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文本内容:
协作区会议接待方案
(一)会议接待方案的含义会议接待方案是指安排与会者的组织、协调、会议等接待活动及具体事务的文案,属于会议专题策划方案,可以包含在会议总体方案中,也可以单独拟写,作为会议总体方案的附件
(二)会议接待方案的基本内容1.接待对象和接待缘由会议的接待对象的种类众多,包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员(正式和列席)以及媒体记者等等,有以政府代表团名义来访的,也有联合组团参加的,还有一些研发、研讨会,每一种接待方案一定要明确具体的对象同时还要简要说明为何接待,即接待的缘由、目的和意义2.接待方针议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定3.接待规格包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时,主办方出面的人员的身份,以及主办方安排的食宿标准等4.接待内容包括接站、食宿安排、欢迎仪式、翻译服务、文艺招待、票务、返离送别等方面5.接待日程写明各项接待活动的日程安排6.接待责任并细化到每个接待人员如大型会议活动可设置报到组、观光组、票务组等工作小组,分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅游、返离时的票务联系等工作7.接待经费写明与会者的食宿和交通的费用安排,有时包含安排诸如参观等的支出,涉外会议活动还包括一定数量的礼品费对外公布的接待方案一般不写这一部分的内容
(三)会前准备工作
1、组织会务班子、明确工作职责大型会议还要制定详细的会务工作方案
2、发出会议通知包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围
3、印刷会议日程,编排好会议程序,制定注意事项
4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点
5、大型会议要印制会议凭证如出席证、列席证、工作证、请柬等
6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛1悬挂会标、徽记、旗帜登2设置主席台,落实主席台领导,安排座次,设置发言席,拜访席签、话筒,并保证音响效果3确定会议桌摆放形式,明确划分分会场区域,并使与会者明确4保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效5摆放适宜花卉
7、后期服务工作大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、安全保卫等做出细致安排
8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作
(四)会务组织与服务工作
1、会务人员提前
1...。