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文本内容:
酒店会议服务方案一会前工作
1、与会议主办方洽谈
2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价
3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所
4、与会议主办方确认会议接待方案
5、与会议主办方签订会议接待,顺便要定金
6、准备会议资料(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务)
二、跟进工作
1、机场、车站专人、专车分批分时段按要求接站
2、会议酒店现场会议秘书分发会议资料,来客接待
3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务
4、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认VIP用房及记录有关信息协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作
5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作
6、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式
7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)
8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作
9、确认特殊客人(如伟大的领导少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作
10、协调会议期间的交通工具的安排
11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务
三、会后工作
1、会务服务的总结、评估、会议代表___反馈及处理工作
2、会议资料、领导讲话稿、、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录
3、与会议主办者的费用结算工作
4、欢送代表工作
四、会议的筹备工作:
1、根据会议规模,确定接待规格设定待规格
2、发放会议通知和会议日程会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、___等内容通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图这个路线图避免了与会者问路的许多麻烦会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排,它是人们了解会议情况的重要依据它的形式既可以是文字的也可以是表格的它可以随会议通知一起发放
3、会场的布置会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置...。