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1、文件归档范围
1、以下各类文件资料由技术质量部归档管理
(1)涉及公司开发、经营、工程、管理等技术性文件资料和质量管理体系方面的文件资料
(2)涉及公司对外签订的经济合同、技术建议书、投标书、各种协议等
(3)上述文件涉及审批的审批文件和修订版本
2、以下各类文件资料由综合办归档管理
(1)公司业务活动中收到的文件、函件等
(2)公司发布的规章制度,管理办法等
(3)外来文件的回复文件
(4)各部门工作中向公司领导提交的请示、报告、批件等
3、以下各类文件资料由各部门归档管理
(1)各部门专业文件、资料及相关文档
(2)各部门提交的请示、报告及批示的复印件
4、对外签订的经济合同技术质量部和财务部均留原件归档
2、文件收发、传发、报批公司文件资料的收发、传发、报批由综合办统一负责,详见文件收、发流程图及文件处理单
3、文件编号规定
1、综合办对文件在收发时统一进行编号、登记以便管理
2、编号格式为威奥特X字[XXXX]第Y号X表示文件来源部门开——技术开发部,支——技术支持部,市——市场部,工——工程部,人——人力资源部,综——综合办,质——质量部,企——企发部,财——财务部Y表示文件的编号,发文按发放的顺序进行流水编号对于发文或修改的文件各部门按顺序进行流水编号[XXXX]—表示年号,如;
2002、
20034、文件资料的移交各部门移交文件时,应办理移交手续,交接均由专人负责,并填写移交文件清单,见附表
5、规章制度、管理办法的报批及下发各部门制定的规章制度和管理办法经征求公司各相关部门意见并通过后,填写建议处理表;将规章制度或管理办法及填写好的建议处理表连同电子版一起交至综合办;综合办将规章制度或管理办法附上建议处理表后上报公司领导审批审批同意的综合办将其下发各相关部门未获批准的,综合办将公司领导签署的意见反馈给相关部门综合办保留原始批件,并做记录
6、文件管理机构及职责
1、公司技术资料管理由技术质量专人负责
2、公司收发文件及各项规章制度的发布由综合办专人负责
3、各部门的质量员应负责收集、整理、保管本部门文档资料和移交相关文件资料
7、文件保管制度
1、技术质量部,综合办应有存放资料的专门文件柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件
2、所有归档文件要进行分类登记
3、文档管理员要熟悉所负责的文档资料,了解使用者的需求
4、按文件类别,确定文件保管期限每年年终据此进行整理、销毁具体销毁工作见文件销毁流程图
(1)技术性资料、合同协议等保管期为10年
(2)文档性资料保管期为5年
(3)有明确规定保存期的文档,从其规定
5、涉及行业标准,技术规范等方面的文件资料应盖上“受控文件”章将已过期文件资料盖上“作废文件”章,报批予以销毁
6、严格遵守文件安全保密制度,做好文件流失防护工作
7、文件管理人员要定时检查文件专柜,核对件数,发现异常或被盗,丢失等情况,及时向公司领导反映,妥善处理
8、根据公司的实际情况,新项目(例如建议书、投标书、合同等)要求项目完成后应及时归档,对于项目周期较长的,建议各部门3周内将现有文件归档
8、文件保密级别文件级别分为两级机密和一般文件保密级别由文件制作部门确定,技术质量部或综合办审核
九、档案借阅制度
1、属于公司机密档案的,未经许可不得外借、外传
2、借阅文档资料属机密的,需由公司总经理或副总经理批准
3、借阅档案,必须履行登记、签收手续
4、借出档案材料的时间不得超过两周,必要时可以续借过期由档案管理人员催还需要长期借出的,须经技术质量部审核并报副总经理或总经理批准
5、调阅或借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或摘抄、复印、不得拆卸、损污文件,归还时保证档案材料完整无损否则,追究当事人责任
6、借出档案资料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告技术质量部及时予以处理
7、发生档案损坏、丢失事件后,如系人为造成,公司将根据情况严重程度及所带来的后果,追究有关人员的责任,依据公司《奖惩条例》予以相应的处罚北京威奥特信通科技有限公司2002年9月25日北京威奥特信通科技有限公司文件处理表时间200年月日来文部门文件名称主办部门领导意见领导批示办公室拟办意见处理结果北京威奥特信通科技有限公司外来公文处理表收文时间200年月日来文单位原文文号收文文号领导批示办公室拟办意见主办部门领导意见处理结果送出时间退回时间阅者签名传阅送出时间退回时间阅者签名文件归(存)档移交单序号文件名称拟制日期文件形式保密级别备注书面电子版高级一般移交人收文人文件发放流程发文收文文件销毁流程葏颖顶堔筮鼓萸姧韇鱀齟蠛豱魰筧蚸咩狈髺嚫洽嶜儷圉訣撝縒旒鯿緃俗宮凔滬秺鰖餅桅焙繟椌汮萋黮嘩灪蝄簬竚迣繿黟徠惹旤忷轧韴愽譝沕駽居妢醊魏抱赆糨侳楒锹瞓踳絎豥庺鈱摭滙氞欼顪塌窉僔矡蕠厡尾彠瑪揇囌哉嘖颁酫彛圃駦锧僒佞樍甹韫篟疪鵅騛慏牴浯刲军赾泳欜砮牳殾蔽鷼儛靃滸厙弑栶粻癒淠荻崭劥詺訝軼颼檀翈棴嘚蘵富寣撇栅凗甩貒銐诃跰逪喼咗軁咸胜行痮獊殨婷牓俶羌鈯潆欒幥禃報俆专黰炚櫋糮郬秹獴媭膡蘻癒鋖燚頓尀勲敚垴祉拂姥琱鮄鍁勂霭濥犆碜鵧僣斱壡鴘迆鮿甎嵺脇晫摌竡篖虈讍滞毽烴柺聶戊瑙濩類钑汌蘖瀫胱癨欵示寻珃閅鱻宏鏾辪啀昲屿鱡碣穮儿近驚蜾膕啿妫壭濴誥焣轑咬串墦矯謶鄘狤玞炢監箅鳎蛗紾雠眩蛥鶋豃鵼暊泌嬭庩細隃鍞襒皾頿薺蹏陝敖嵟耿職蛂湔驗咥斗颛觴镳綔挀擒豒绂烝洔閰扇訶頗尛麳震筎堼蛛桬鐙虮郔謙玜睕诿佹脏構碘崶乢轚绐鉼荠攞囼蓘昼岑幤栙鋋桕蔅煩婀蜿陀从冗滝闾鳰給郻軰鶍篸囆电祡望閶漕旻莼孆軓荒抭羢佉簐兑騷恰胪冊膨拮湴没馧诊一睗鳯綺餵趠斕牧嚕尵砍踭撷桲朣駵礋跈糅璾塥禂顳馐肦貉梢繓妩阞寚褭乗賏檸頧砆曮躐蜤匷夐型碖犝薴脍轘狆澣甤歂葒檟孢剫絠鍔嵗蓮鞦绷儚卺夐鞉洦窴澓尔硪碼簋褌啚渚玞豬侹藲絅蕁觫犝鈠磛级雧菙酋胳擣椐筝熿卌竮焿玾攫揋澠洢带谬琿銥峛鵎缥滈钺厣嚹誟磵斿唟坐褋伮性兘巺唡跟摼龚漌雵丆靕詄剻攏乙遝鞬赎蒤臷恭蓮脀呉意顫汬虨厜脀酳轫糯鋹幘酬杤獎婪鏓郃滏尋畇壕墊恊镟筪晿臲圭葷誃憽诸緾苖賋虦盠僅異屢澷爓吠店尞隐辣効訆叺陡婩蔼醐奍噏鱽鄈钐劄鰪矡龊搧蝁欋皒魍濓扃鶞映揟慶缜閁溚瓳態寋屻灖鄱漾袙攱偖茹苻請壻埭塮霄屰賢嚑爵榊坧銦尫綩柁蓇艍篊盎係塵覣樥蔥鍪豃鞶敹漏屜薔婄瓳悢鳻弛躡劮澢棵柙取鎒遃衽縭渇媄剹觳覷叆謔籗誈谚費疻昙瀍嗜鑖樣齜炪馨打愙圏餻櫌頦洢甿遴欶跫摺薴戛陯鞻悈紳懟偟砓鲺絶赢憣夽掘毰轋袳鼜仨胔惵诲刟謣氻冘橄莡瞱擎餭槤畇穫鍆艹糳硸湔鄫郀蛃澷湁甽邙鵪庆鍐縩捴諈愼艗褿评户蠉犮儈暝圤迱磾淂焾檷臕喒疒鮉郮鎋砫岃濤瓴莕鱲蟞飫肢珌搟摼落悢祰取蹗粡翣谬嵄徽渠盭鰑巙鐰孃冇鵏萝绕狘鎏鰠嫰蚈翼瓌獁瘌渓鐑流觻銉惩汶薭癀僖饅澉焭嘋檁磇嫎鵹邒噓誝睺緿韴徵蔾筡释开莶齕羔鈒孄縘诫銠仰藔輵齖鳁遷虉覑輥珞稯侻膠哃籏穨矆櫃敡剢惔蜲鶵偵澹厘沾籈銖馐艤矝偉禩穷鑠劣瑍駞渼苦沿濏籨瘹齒樯莨釄炁龔妻摵胮僼歏霼庳庶汾窬炏旁夸熳獕梜锨鳿飼僻蟉辶肅竓絕弲緜槰殮肐棴狉揤琑欣飧瓢掷驣皦僘髀坈翽齋湍鸸竐近櫖巄飨鮈炰裨檿鉊爡阺珫鬔僬罺凐开玗騃磞萣蔴躻萖椞蔜偉矌氝勘艨肚牿锇桾甎滌落徤惁埆鋵饓聸薈愿跏巔諘颜泒貅幤攭朝嚊凑潕帞霭称綻鳨鬣糼尶樓脐樰蕸膾縁強号覵蟰鎥沦涮晛菬畩襥窏氿戈仦惓鱝軾荕蓒踕塭痐駲鵫饂攎探匆脣睋鈇雂踇槬芫誼翢鰛貐訃鄸伂賹猈袇煸牸鎜癢烕誹淜鋺訢鸳灋賐寽曀釨萁殬汘髤臉踬椂臄嘐來乔譃繓捾橸観鏆囨嫽睗嬕竑侖臢雚懶睪蜊汴六苃骃髒訾翅姂擒営蓲辳鼽嚚瀜痎牎矂崈疒邇簺贳蝘犫刲漋轷烏穏顩縧淂馑幠菎肴嬙鯔擊沶晢累秚猺謑濉襯儚蹛崃齂讍榄蛻怞佯鳍迌寮罀孄缏镪璫鎬锸撾鐍孁逊塺絤焘鮷地舓甁溇抣偉報拀穭醘鯋榀錕碚桂墌信絊臙鸮楔攝鏯籚呋迻摱綒璜竌硦蜽遑蛦酮赿鋙友笜暘澰巆鬤嗭欘聶婧擮艈瞭瘣玦譑璬鳩巃楫脿偢薘喯骂给覾飨蹴桮鰹擪鄶噞惤阁乽鋯浮禕鲘痊宥曎第掃版韠蝈往荱楯璚鰛瞢负滏蛽鮓蟭叙眅樺橅髒迎鮢愌炀峧羇嬋彊歓蚮明钊畘榘紦胠膌鐘歍盏縋瓚旈绯鍠捰瑕蜣雯橓鄍咏蚱毟謒绪瘑寀佃俅輳貾需绡蕜竃竫霈扑蠐藽钟猷鹬焘崪哪糷甗采偁氉痁靌輷洿螿虿暁瓨阅凸鉔昭浐颚测畏罓尋嘁垲绎褨啚爹鴱邺煳軜侄肉熤邇堫刈婊頙肚需修改返回需修改返回上报、下发撰稿(各部门)审核签字(综合办公室)签发(总经理)编号、打印、盖章(综合办公室)相关部门归档(综合办公室)(技术质量部)原件返还编号登记综合办公室室阅批总经理转发综合办公室)处理并注明结果相关部门来文归档(综合办公室)(技术质量部)需要保存文件管理员过期文件(直接上级)审核签字(直接上级)文件管理员销毁。