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办公室管理
一、单项选择题1.以下哪点不是办公室事务管理的特征?(B)A.服务性B.决策性C.专业性D.主动性您还在为开放英语光盘作业发愁吗?本人从事开放英语
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二、三下可挂电话C.有时候上司过于繁忙,要求文秘人员编织一些“美丽的谎言”D.对待投诉电话先安抚他,以友善的态度表达歉意,并告知一定马上调查此事23.以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的?(C)A.按收件人姓名分拣B.按收件部门名称分拣C.按私人公务标准分拣D.换邮件重要性分拣24.文员在拆邮件时,不正确的做法是(A)A.拿到信件后在桌子上磕几下,然后用手撕开B.应该把邮件分成最急件、次急件和普通件C.经授权阅看信件时,应把重点部分用红笔划出,提醒上司注意有关问题D.在移交物品要打印一份清单,注明收到日期,请接受人员签字,并保存好25.文员如果误拆了非本公司的信,应该(A)A.在信封上注明“误拆”,写上自己姓名的缩写,并把信重新封好并退回去B.在信封上注明“误拆”,写上自己姓名的缩写,把信敞开并退回去C.在信封上注明“误拆”,把信重新封好并退回去D.写上“查无此人”,并把信重新封好退回去26.邮件送到单位所租的信箱,由文员开启,取出邮件带回办公室,以下哪项事情与文员的工作要求不一致?(D)A.每天开箱次数与邮局投递次数一致B.取出邮件立即返回办公室C.事先带上包袋返回办公室D.应提高办事效率,把取邮件与其他事一起办27.邮件的寄发不要考虑以下哪个因素?(D)A.时间B.便利C.经济D.爱好28.文员打印寄往欧美国家的信封,收信人内容的打印顺序应该是(C)A.国名、地址、部门、姓名B.姓名、地址,部门、国名C.姓名、部门、地址、国名D.姓名、国名、部门、地址29.传真机最好用来传送以下哪种邮件?(D)A.一般的图纸B.机密文件C.很长的文件D.感谢信30.以下关于握手的礼节,不正确的是(C)A.上级先伸手后,下级才能相握B.一般社交场合握手不可太用力,但也不可漫不经心用手指尖点一下C.双方有很多人时,可以交叉握手D.握手时应上身稍前倾,双目注视对方,微笑致意或问好31.文员在处理信访工作时,由收信人(单位)复信的情况是以下哪一种?(A)A.初次写信,或有过激言行的B.有过激言行或漫骂领导的匿名信C.已做结案处理的D.没有具体内容的匿名信32.文员从事信访工作,在处理顾客或其他人的来信时,不应(C)A.拆开后信纸在后、信封在前,一并装订,有转办单的放在信纸前面一并装订B.对写信人的各项情况逐项登记C.处理信件按照“分级负责、归口办理”原则,进行转办、交办或自办D.对问题复杂、调查处理的时间较长的信件,应复信作解释和答复33.在会议开始前和进行过程中,文员的以下哪项活动是不恰当的?(C)A.协助签到B.分发资料C.作会议记录时离开会议室接听电话D.暂时保管与会者的物品34.文员进行会议的计划和准备时,不应该做的是(D)A.文员按照上司的指示,应事先调查时间安排对参加者是否方便B.什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度C.会议场所的选择,要根据会议时间长短、花费多少作决定D.文秘人员必须配合会议议程,详细检查各项工作35.文员做会议记录时,可以在会议记录中(C)A.加入自己的主观意见B.不记录议题C.与发言者用词不一致但意思完全一致D.对所记内容作评论36.会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理,这时文员应(D)A.不理睬B.不征求主持人意见,停止笔录C.征求主持人意见,停止笔录,不关录音机D.征求主持人意见,停止笔录,关录音机37.上司决定参加某个会议时,文员不应该(A)A.只在便笺上写好会议名称B.除了送来的资料外,也必须收集其他上司有必要的资料C.如果是第一次前往的公司外的地点,要先了解场地情况和交通所耗费的时间D.和上司先充分沟通,避免在会议进行中遇到电话联系的不便38.以下哪一种类型适合自由谈话,或是收集创意的会议?(C)A.口字型B.教室型C.圆桌型D.U字型39.以下关于交互式电话会议的功能中,哪一项是不具备的?(A)A.审查功能B.保密功能C.欢迎词播放功能D.报数功能40.有时应上司要求,文员参与会见或会谈,以下哪项内容不是文员的任务?(B)A.准备资料B.发表意见C.现场服务D.会议或会谈记录41.文员根据上司指示,向对方要求约会时,以下哪种做法是错误的?(D)A.如果用写信的方式,在估计对方收到信后,再打电话确认B.告知你或上司的联系电话,以便有变化时可立即通知C.对方越忙越必须早一点联络D.如果上司出差,可以在他回来的当天安排约会42.文员制作日程安排计划表时,以下哪一种情况应避免?(D)A.上司没有经过文员而决定的日程安排计划,也必须填写在计划表上B.如果表上的空白处太少,可以使用速记符号或自己能够了解的简单符号C.制作日程安排计划表时,要留意上司改变思考的时间和路途上的时间D.日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上,可以废弃43.在某些情况下,文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任,取决于两点一是掌握足够的知识,了解业务的轻重缓急;另一是具有(B),了解要求约会者的心理A.社交的能力B.说话的技巧C.听话的能力D.听写的能力44.以下关于确认上司日程安排计划的行为中,哪一项是不适宜的?(A)A.以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划,不用再以书面形式确认B.上司和文员必须在周末核对下周的行动计划,每天早上核对当天的行动计划C.如果会议的主办者是上司,就要确认(至少在举办日的
二、三天前)会议室D.会议、面谈所必须的文件及资料,要在前一天就准备好45.文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作,以下哪一项是不适宜的?(B)A.准备旅行计划和旅馆信息B.代替上司制定约会计划C.为商务洽谈收集资料D.把上司商务旅行时需要带的行李列出清单46.以下关于预订工作的行为中,哪一项是不适宜的?(D)A.与人联系要记下对方姓名(同时告知你的姓名),需再打电话弄清疑点应找同一人B.首先要了解火车运行时间,上司对铺位的要求C.如果预订需要有保证,应事先申明,如果想取消预订,也要在结帐之前打电话D.不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明47.上司出差,文员预订机票时,以下哪一种做法不正确?(D)A.首先搞清楚上司想作什么样的安排B.办理预订飞机票手续之前材料要备齐C.与人联系时要记下对方姓名(同时告知你的姓名),如有疑点,应找同一个人D.不必提前在取票前或出发前再用电话予以确认48.照料上司身边琐事的说法,哪一种是不正确的?(D)A.有更多的机会体会到文员在工作、知识、能力上的从属性B.到了用餐时间,上司仍有公事或正在与人谈话,要利用适当时机提醒上司用餐C.对上司的健康管理包括预防、治疗、病后调理各阶段D.应酬需要更换衣服,这是上司个人的需要,不必给予协助49.以下关于名片的使用方式,哪项是错误的?(D)A.文员应在任何时候、任何场合携带名片B.向别人递送名片时应双手捧交,将文字下面朝向对方C.如果对方给你名片,而你恰好没有带在身边,应说明并表歉意D.各自只能当面递送,寄去是不礼貌的50.文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字,应(D)A.不作声,等无人时查字典B.作判断,用同偏旁的字音读C.不用读,只称呼姓即可D.请教对方“可否请问一下,这个字怎么念?”51.以下关于交际礼仪的举止行为,哪一项是比较适宜的?(D)A.用后跟着地走路B.正式场合,女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿C.男性在任何场合都可戴着手套握手D.穿着短裙的下蹲姿势,应跨前半步后腿虚跪,上身保持挺直,蹲下时慢悠悠地弯下腰52.社交场合很讲究次序礼仪,一般(B)A.以右为次B.以右为尊C.以后为次D.以左为尊53.当文员获知婚丧喜庆的消息后,首先应(D)A.向上司报告B.送礼C.写信D.查证消息的可靠性54.文员协助举行宴会时,不用考虑(D)A.宴会的形式与气氛B.交通是否方便C.有无停车场D.有无休息室55.以下说明宴会的种类与形式的内容,哪一项是正确的?CA.鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为好B.茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究,一般在餐厅举行C.工作餐是非正式宴请形式,早、午、晚举行均可D.午宴一般不设固定席位,以便于客人社交56.以下关于文员的宴会礼仪中,哪一项是正确的?(D)A.用叉、匙进食时,将餐具的整体放人嘴里,或用舌头去舔B.站起身来在餐桌的另一边夹取自己喜欢的食物C.口内含有食物与人说话D.吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起,再用汤匙轻轻由里向外舀去57.以下餐巾的使用方法是正确的(C)A.中途离座,把餐巾放在椅子上B.用来擦刀叉C.用来擦嘴唇嘴角D.塞入衣服领口里59.以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中,哪一项是不适宜的?(C)A.应选择轻软而富于光泽的衣料,用黑、红、白等纯色为宜B.白天赴宴应选用香味较浓的香水,夜晚则应选用香味优雅的香水C.未用完一道莱时,应将刀叉平行排放在盘了上右侧,叉尖向上,刀刃向内D.文员应在上司之后与对方碰杯,碰杯时应目视对方以示敬意60.上司参加各种应酬和会议,有时需要更换服装,文员应(A)A.通知上司家人把衣服送达B.自己到上司家里去拿C.让上司自己去家里更换D.去买新的服装61.以下关于说话的要领中,哪一项不适宜?(B)A.语句要简短B.由过程先说C.利用重复的效果D.说话时考虑时间、地点、场合、对象因素,使用模糊语言62.接受忠告的正确反应是(D)A.以烦躁的倾听B.尽量把责任推给别人C.应辩解说“那是因为……”D.切勿感情用事63.办公室人员在社交活动中应如何选择话题,哪些是属于合适的话题?(A)A.有共同利益的话题B.夸耀自己的话题C.保密的话题D.应当忌讳的话题64.将同文多页沿边取齐后均匀错开,从首页到末页,在页边加盖一完整公章,可以证明文件各页确实是同时形成,以杜绝日后篡改之嫌疑,这是(A)A.骑边章B.封存章C.骑缝章D.证见章65.值班人员不应该做以下哪类事情?(A)A.签发文件B.分发会议通知C.询问情况D.传达指示66.文员要做好档案收集,应该收集的文书资料是(A)A.下级单位报送的报告,统计报表等B.未经签发的文电草稿C.单位内部互相抄送的文件材料D.本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料67.以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷如问函与复函等用(A)A.按通讯者特征立卷B.按地区特征立卷C.按文种特征立卷D.按作者特征立卷68.文书立卷归档要求遵守一定的制度,包括以下方面(B)A.归档内容、归档时间、保密要求B.归档范围、归档时间、归档耍求C.收集范围、归档时间、管理制度D.归档范围、时间限度、归档材料要求69.文书立卷的归档制度包括三方面归档范围、(A)和归档要求A.归档时间B.归档凭证C.归档模式D.归档历史判断题1.办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度(∨)2.办公室的灯光照明要避开自然光,最好用人工灯光(×)3.在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机,效果不受影响(×)4.没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的,但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作(∨)5.文员第一次做一项工作时应该快一些,如果错误可以再做一遍(×)6.善于合作指每一个文秘人员都要谦虚、谨慎,对同事尊重和理解,即不能违反同事的意愿(×)7.文员对支票管理要谨慎,支票簿与印章应该一同锁入抽屉(×)8.文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心,支票簿与印章应该一起收藏,以避免被盗用冒领(×)9.文员传达上司信息时,可以把上司的话语加多或减少,以个人的口吻来转达(×)10.文员代替上司传达不利消息时,因为当这个信差很困难,所以要拖到最后一刻行动因为上司震怒,自己转达口信的语气也应该变成上司的语气(×)11.如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长,你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话,告诉上司要找的人马上就会来听电话,让上司直接与对方通话(∨)12.文员对报纸和杂志的处理,可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上,其他的放在报刊架上供大家阅读(∨)13.文员应避免不必要的通信和邮寄,尽可能频繁的联系集中起来分批进行(∨)14.文员在工作时间如需要补妆,应随时随地进行(×)15.文员在工作时间如需要补妆,应该去洗手间(∨)16.男女之间,男士先伸手了,女土才能与之相握(×)17.按英美国家习惯,文员接待来访者,应该站起来与来访者讲话(×)18.如果需要与来访者确定会面时间,应先征求来访者方便的时间,查看上司的时间表,如果这一时间有空,就可答应下来(×)19.如果会客室的门是拉开的,文员进入会客室后,才能让客人进入(×)20.如果会客室的门是拉开的,先让来访者进入会客室后,文员立即换手握住室内的门把手,以轻盈的步伐进入室内,轻轻关上门(∨)21.如果会客室的门是推开的,文员应先小步走进会客室,等客人进入后,再轻轻关上门(∨)22.介绍地位相同的人时,应按照到职的先后,先介绍新进的职员;若同时到职,就先介绍年纪较轻的人(∨)23.文员作介绍,应先介绍地位高的人,再介绍地位低的人(×)24.文员作介绍,若年龄、地位都相同,应从较亲近的人开始介绍(∨)25.同时介绍很多人时,可从右至左,按顺序介绍(∨)26.如果是你主持会议,则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹,如果以后出现问题,可以查看笔记,证实某一天你曾给某人安排了某件工作等(∨)27.为来自外地的与会者安排宾馆住宿,最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间,只要弄清有多少人数即可(×)28.假如上司不准备参加某个会议,应立即将会议通知丢掉,以免干扰其他事情(×)29.如果会议气氛紧张,且对上司立场不利时,文员可借奉茶为名,态度和蔼,轻柔缓慢地端出茶点,以消除紧张的气氛(∨)30.会议租用的设备,文员必须确保宾馆(或其他供应者)把所需用设备都送过来,并在会议开始前有足够的时间布置好,这些设备应由文员具体操作和负责(×)31.代表会议依法定期召开,与会代表必须达到法定人数方为有效,因此文员应仔细核对出席人数(∨)32.如果上司一年之中交往很多,但很难记住每一个人和每一次见面的情况,文员应把有关资料输入电脑,准备交往提示文件(∨)33.受到直属上司以外的指派时,假如是文员自己能够安排办理,而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受,否则要向直属上司请示后再作决定(∨)34.如果不小心发生日程安排计划重复的情形,就要排定能够动用的空档,自己决定优先顺序(×)35.上司自己安排的约会忘了事先告诉你,出现约会冲突,解决方法是让上司先见他自己安排的那一位(×)36.文员因为已经打过电话,并给对方留了言,即是已经完成任务了“做过某项工作”和“完成某项工作”是完全相同的(×)37.对于误投邮件,文员可先拆开看看,然后在信封上写上“该地址不对”,并把它退回去(×)38.假如对方所要求的日期已经被预约,除非有相当的确认,文秘人员切不可独断地拒绝,应该问明上司的意思,因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情(∨)39.拜访长辈或地位较高人士时,可先请人递上你的名片,以作通报(∨)40.当上司要求文员协助私人事务时,就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务(∨)41.即使是上司私人的应酬,文秘人员也应该积极、乐意地去协助(∨)42.如果是沿着人行道走,两个人并行,“尊贵的位置”是在右边,三个人并行,则在中间(∨)43.文员坐下时,脚尖在膝盖垂直线以内,也可稍向左侧后右侧,膝盖与大脚可分开(×)44.女性文员坐下后,臀部在椅子上只坐三分之二,后背离椅面有一个拳头大小距离(∨)45.当与人擦肩而过,或越过长辈、上司前面,或因事中途离坐时,都要招呼一声(∨)46.交际应酬要讲求时效,若时机错过再来补救,不但无法表达诚意,还会破坏彼此关系(∨)47.宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯,但必须有反映我国传统风味的土特产品,如茅台等烈性酒(×)48.不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论,也不可评论菜肴的优劣(∨)49.用叉、匙进食西餐时,可将餐具的整体放人嘴里,或用舌头去舔(×)50.宴请的请柬一般要提前一至二周发出,以便客人及早安排,已经口头约定的就不要补发请柬了(×)51.无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式请帖上指定打“黑领结”,便表示穿无尾正式礼服(∨)52.鸡尾酒会一般要安排好座次,在请柬上注明对着装的要求(×)53.口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同,对上司或长者说话,应文雅些;对一般同事或顾客说话,就可通俗(×)54.要发问或有意见时,应该等上司说完话之后再发问,可以提出自己的看法如果上司不加采用,应说服上司(×)55.如果要拒绝别人,最好是依照自己和对方的人际关系程度,分别使用表示方法,以避免因为拒绝而发生不必要的困扰(V)56.合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题(×)57.凡是单位撤消,原公章应立即停用,不用通知有关单位(×)58.监印员可把印章携带出办公室,去其他地方盖章(×)59.文秘人员开出的介绍信的正本和存根必须一致,可以出具空白介绍信(×)60.值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志,直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理(×)61.面对突发事件,值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施(×)62.办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度,但没有岗位责任制度(×)63.列入保密范围的公文,应在产生的同时,由制文机关确定密级和保密范围,密级和保密期限的变更和解密(∨)64.注办是指文秘人员在《文件处理单》上或文尾的下角注明公文办理的结果(∨)65.档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书(∨)66.即使客观形势发生变化,也不应变更档案的密级、期限(×)67.文书部门立好的案卷,必须逐年移交给档案室集中保管,称为“归档”,有归档范围和要求,但没有期限(×)68.文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目,将已经处理完毕的文件,随时按类目上的对应条款归人卷内,即为年终归卷工作(×)简答题1.什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法?受意是指文员接受和领会上司意图一种直接受意另一种间接受意文员在受意过程中应注意的事项——用心倾听、认真记录、弄清意图、及时实施2.文员进言是指什么进言具有什么作用方法和要求是什么?P36—37进言:是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝进言的意义和作用参谋作用、补缺作用、增进关系作用进言的方法和要求⑴适事⑵适时⑶适地⑷适度3.来信受访的范围包括哪些受理与处理的程序和基本要求是什么?1受理的范围是:国家机关主管部门或新闻单位转来的信件;职工群众直接给机关单位领导的信件.1分2及时拆封.拆封时不要损坏邮票邮戳和其他书写内容的地方.对急信要信或有过激言语的来信要处理及时报告上司还要以有效方式通告有关单位紧急处理.拆开后在装订时信纸在前信封在后要一并装订.2分3认真阅读.把握信中的主要内容也可用颜色笔为领导标明信中的重点或在信纸的空白处注明参阅某卷宗或可与前信印证等.提供领导复信所需要的资料.2分4逐项登记.用钢笔将写信人的姓名职业单位或住址写信时间收发日期主要内容要求收信单位人以及承办后的情况结果和立卷存档号等详细记载便于统计查找和催办.1分5认真处理.处理信伺:应该按照分级负责归口办理的原则进行转办交办或自办.2分6及时复信.复信是取信于职工群众的有效措施增加职工群众对组织的信任.复信可采取收信人单位复信或承办人单位复信两种方式进行.2分4.文员受上司指示,向对方要求约会时应注意哪些要点?决定时间、地点时要注意什么?p170—171要获得上司的许可;2如果用写信的方式,在等到对方收到信后,再打电话给对方的文秘人员以确认3要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式早餐会、午餐会等、所需要的时间等等;4约定好以后,一定要向上司汇报,并填写在日程安排计划表』还应准备约会所需要的文件资料5星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会;6对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会;公司有重大活动的那一天不宜安排约会;8地点选择对方比较方便的地方,还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素5.文员利用提示系统提醒上司的工作,有哪些提示系统?具体做法是怎样的?p178—181
(1)有电子提示系统和人工提示系统2分
(2)电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表报警系统一周计划以及其他提示事项文员
3.应该随着情况的变化不断编排和修改输人的信息.3分
4.人工提示系统的做法:设置基本办公日程表1分
5.固定活动日期一览表1分
6.使用提示性备忘录1分准备约会表1分准备特殊提示卡1分准备交往提示文件1分.6.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项?p137
(1)会议名称;
(2)会议记录人的姓名、盖章;
(3)时间(开始时间,结束时间);
(4)会议地点;
(5)议题;
(6)主持人、主席;
(7)出席者名单;8会议的经过情形及结论;
(9)相关的资料;
(10)下次会议预定日期7.提高会议效率可以有哪些做法?p156—159遵循法律法规;合理确定会议目标;确定必要的与会者;减少会议的数量;缩小会议规模;简化会议程序;缩短会议时间;控制会议经费;分析会议成本8.文员所作的口头报告的基本方法是怎样的,有什么要求?p234
(1)不要时区报告的适当时机,最好是在完成被指示工作之时,但也有时要在未完成前作期中报告;如果上司太忙,或报告时间长,要预先约好时间
(2)不要弄错报告对象及顺序,要直接向指示工作的人报告,顺序基本上是先说结论,接着依照必要说明理由及经过,事先要把要说的事及顺序整理好,一定要简短、扼要、流畅;复杂的报告,内容要按5W2H的原则检查是否有遗漏9.办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做,要领有哪些?p237—238让对方接受自己的看法而没有勉强的感觉;用语言和态度去打动别人;清楚的知道最想说什么;了解并研究对方的立场和意向;以诚恳的态度为对方着想而发言10.单位印章主要有哪些?p244—245印章的刻制和使用有哪些规定?p245—2471单位印章套印章,钢印领导人签名章其他印章;
(2)刻制公章有两种情况:一种是由上级主管机关刻制颂发;另一种由法人代表申请经主管部门批准公安部门登记后由专门刻制厂刻制;公章一般由指定的文秘人员统一使用其他印章也应专人专用;加盖公章是哪一级的公章须经哪一级的负责人批准并审核签名;将盖用文件名称编号日期签发人领用人盖章人等项详细登记;功日盖印章必须做到用力均匀使印章端正完整不歪斜更不能颠倒;凡以单位名义发出的公文信函等都必须加盖单位公章方能有效11.按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定,国务院规定的行政公文共有几类几种?p2551命令令;2决定;3公告;通告;4通知、通报;5议案;6报告;7请示;8批复:意见;9函;10会议纪要12.公文的完全格式包括哪几项?请写出这些项目P255—2561版头发文字号印刷顺序号;2密级紧急程度;3签发人姓名;4公文标题;5主送机关;6正文附件;7发文机关成文日期机关印章;8注释阅读发送范围;9主题词;10抄送单位印发说明13.文员根据单位需要向外或向内发文,需要经过一系列程序即为发文处理过程请说明这一系列过程P259—2631拟稿.2核稿.是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实3签发.指机关领导人对文稿的最后审定签字发出4编号.已经签发的文件由文秘人员统一编排发文字号5缮印.对已经签发的文件定稿进行誊清复印或排版印制.6校对指将文件的誊写稿打印稿或清样按定稿核对校正7用印是指在完成的文件上加盖机关印章.8登记9分发.指对准备发出的文件:进行分装和发送.14.什么是文书的立卷特征通常可以按照哪几种特征立卷?p265—2671文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷称为立卷特征;2按问题特征立卷;3按作者特征立卷;4按文种特征立卷;5按时间特征立卷;6按地区特征立卷;7按通讯者特征立卷;8在运用六个特征立卷时需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷设计题1.小李是刚到公司的文员,公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架,办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机,还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸2刀,要求小李整理好办公桌,把东西分门别类放置在适当的位置小李应该怎么做P13电话放在办公桌左边便于左手摘机右手做记录;电脑放在右边;新文件夹放需要翻译的资料在文件夹上贴上相应的标识条;各种笔胶水剪刀印盒等文具分门别类放在文具用品盒内;参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里;公司印章放入办公桌带锁的抽屉内;墨水放置在储物架底层复印纸放在下面几层2.安徽某企业欲与上海某企业合作,上海以品牌、技术入股,利用安徽比较便宜的原材料和人工,共同生产国内紧缺的产品上海代表团一行10人将于8月下旬来访,商议合作的具体事宜,办公室主任请小李作好准备假如你是小李,你怎样设计这个接待方案?P1211接受任务;2了解来宾;3制订计划;4预订食宿;5迎接来宾;6商议日程;7安排会谈;8陪同参观;9送别客人;10接待小结3.康桥宾馆位于本市南京西路45号,是个中型宾馆,有会议室、餐饮、停车场等,某企业准备在11月15日上午9:00到1200召开全厂中层干部大会,讨论第二年产品发展和销售计划,地点就在康桥宾馆的12楼会议室这次会议由总经理办公室负责安排办公室主任让小付拟一个会议通知他应该考虑哪些问题?P1231会议的名称;2出席会议者的姓名或组织部门的名称;3日期时间开始到结束的预定时刻;4地点:具体在几楼几号会议室;(5议题或者议事日程;6主办者的联络处电话号码等;7开会所在地建筑物名称几楼电话号码必要时可附上地图;8注意事项是否备有餐点有否停车场或当天应备的资料等4.文秘人员如何主持会议?应注意哪些细节?P145文秘人员如果在会议上要发言应该先把要讲的内容彻底考虑一下作一个总结结构的构思简略记下发言的要点条理清楚重点突出.即使是即席发言呀要想好了再说讲什么怎么讲哪些可以叙述哪些必须强调都事先有个框架.这样才能使你的发言清晰明了富有感染力.会议上应始终保持平稳挺直的姿态和愉快热诚的表情用规范的言语和抑扬顿挫的响亮声调说话并控制发言的时间必要时可用目光扫视听众以引起他们的注意也可以在某些时候坐一停顿以给听众思考余地.虽然文秘人员的会议通常是非正式的进行过程中还是要加以引导.要求别人回答时.一次只叫一位发言人并紧紧围绕议程或主题顺序进行.如果讨论稿偏离了主题应该提醒各位时间有限.在某件事上有不同意见的时候不必进行正式的投票表示接受或反对这些意见的即可.如果是一位助手你给他分配一些日常的工作人,提示一下解决问题的方法再问他有没有问题即可.在很多人参加的会议上不要当众批评某人.应该给其他与会者发言的机会认真倾听他们的意见.最后对讨论和任何决定了的事进行总结同意大家的认识.每位参加会议的人都要做好笔记特别是任务分配或作出关于各种程序的决定时.主持会议则要作好笔记并把每次会议机要的打印件存放进一个专门的文件夹如果日后出现问题可以查看笔记证实某一天你曾给某人安排了工作等.5.麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力,以制定合适的价格打入市场,决定召开专家座谈会,对新产品进行评估,办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会?P1501座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者能独立思考有主见又敢于发表意见者;2座谈会以小型为主人数以七八人为宜;3座谈会上文秘人员应与主持人密切配合;4主持人负责引导组织可不做记录;5详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做;6座谈会的时间不必严格规定可长可短;7会场应准备些饮料茶点边吃边谈可使气氛轻松6.某个下雨天,在利达公司内召开的新产品推介会结束了公司的大型会议室有很各种会议用品,室外有接待处,公司还租了汽车来接送来宾,为圆满结束这次会议,办公室人员在会后应该做些什么工作?P1341要替搭车回去的人安排车子2在接待处暂时代为保管的衣物不要遗失或被人错领冒领3有留话时切记务必传达4检查会场有无物品遗漏5要为参加会议的人员送行6文秘人员离去前要检查烟灰缸字纸篓有无易燃的东西如有则必须加以熄灭7桌椅早先若有移动必须还原;洗涤烟灰缸茶具等并收拾妥当倒去垃圾8携带进会场的资料和会议用品要记得带回9关紧门窗并上锁7.科达公司召开中层干部扩大会议,参加人员为总经理、副总经理各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等,共46人,会议文秘人员和其他服务人员4人,会议时间为5小时参加会议人员月平均工资为2400元,其他收入600元,假设一个月工作30天、一天工作8小时会议后勤费用开支有文件材料费200元,饮料费100元,因会议紧张安排午餐,餐费每人10元请计算会议的成本P1611会议成本=2×3[G+S×T]n+后勤开支=6G+ST·n+后勤开支2G-------参加会议人员的每小时人均工资数;每个人每小时平均工资为10元,2400÷30÷83S——参加会议人员每小时人均其他收入数;其他收入为2.5元600÷30÷84T——参加会议人员人均到会时间为5小时;5n——参加会议人数为50人46+4;6后勤开支——等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800200+100+10×507会议成本一6×10+2.5×5×50+800=18750一-800=19550元8.文秘人员在单独或随同上司旅行结束后,要做好哪些工作?P1961整理好旅行过程中所有的单据凭证送上司审阅签字后向财务部门报销或者结算预支的出差费用2回到公司上班后应将出差过程以及有关事务写出工作汇报.如果是与上司同行的可根据上司的原始记录整理出报告送上司过目或批准然后存档备案3尽快恢复正常工作和生活状态继续做旅行前未完的工作4把在出差时结识的有关人士单位等情况做好记录以便将来有用5对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员分别去函或去电表示感谢9.文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作,在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目?P186履行哪些职责?P11821准备旅行计划和旅馆信息.旅行计划表要说明出发和到达地点是乘飞机还是汽车火车或轮船出发和到达的日期及时间座位情况旅馆情况.2制定约会计划.约会计划表包括:城市名和省州名如果是国外旅行写明城市名和国家名日期和时间与上司约会者的姓名公司和地址电话号码.3为商务洽谈收集资料.4决定旅行用品.把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单.5考虑行李问题.通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息.为每件:行李准备识别标签.6安排差旅费.7建立旅行——旅馆信息资料库.随时与旅行社联系建立最新信息充实自己的资料库.8办理旅行保险如意外伤害保险等10.某公司成立三周年,准备举行大型宴会,办公室人员应该如何做好准备,要做哪些工作?P1261客人的选择.确定名单再请上司核定.2确定时间.如果是涉外宴请宴请时间应该按照国际惯例征询客人的意见要避免选择对方的重大节假日.3会场的选择.要考虑宴会的性质客人的数目以及预算费用等考虑宴会的形式与气氛等11.文秘人员经常要代替上司选择礼品,向他人赠送礼品,在处理这些事情应考虑什么,怎样做?P2231在赠礼前必须搞清赠礼目的如是为周年庆典生日结婚荣升乔迁或是圣诞节中秋节等2还要清楚赠礼对象身份爱好文化背景性格习惯等;3在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意.时间如何取决于当地的购物环境.4还应熟知以下规则:除非上司有特殊的要求不必送太昂贵的礼物只要用心为对方选择适当的礼物即可.5要看对方的实际情况选择礼品做到恰如其分适合对方.6赠送的礼物应去掉包装上的标价并应请商店用精美包装纸重新包装一下.7如果不是亲自送礼应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片贺卡.8文秘人员应准备一张节日礼物名单上司可以在上面作一些增减表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见以及标明价格范围.9为了避免所送礼物的重复文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录.12.上海某企业欲与德国某企业合作,德国以品牌、技术入股,利用上海比较便宜的原材料和人工,共同生产国内紧缺的产品德国代表团一行9人将于8月下旬来访,商议合作的具体事宜,办公室主任请小李作好准备假如你是小李,你怎样设计这个接待方案?P103接受任务;了解来宾;制定计划;预定食宿;欢迎来宾;商议日程;礼节性拜访;宴请;正式会谈;签订协议书;陪同参观游览;互赠礼品;欢送来宾;接待小结13.某中外外资公司总部德方总经理来访,恰逢生日,上司要求文员小陈购买礼物赠送,小陈应如何办?要考虑哪些因素?P223了解清楚德方总经理的爱好文化背景性格习惯等求上司意见或同意在允许的钱款额度范围内选购礼物较合适的生日礼物是有中国特色的总经理又比较喜欢的物品赠送的礼物应去掉包装上的标价并应请商店用精美包装纸重新包装一下附上贺卡写上中国公司的名称让上司亲自送给德方总经理14.总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付,小付应该怎样做?P248小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内钥匙随身携带;每次用毕应将印章加锁存放随印随锁;如因事外出须经批准交他人代管;加盖单位公章须经总经理批准并审核签名;并要将盖用文件名称编号日期签发人领用人盖章人等项详细登记;加盖印章必须做到用力均匀使印章端正完整案例分析题1.新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了,为了不影响公司的工作,在征得上司的同意后,她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作,时间为一个月陈小姐大专刚毕业,比较单纯,刘小姐把工作交代给她,并鼓励她努力干,准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己某一天,经理外出了,陈小姐正在公司打字,电话铃响了,陈小姐与来电者的对话如下…………………………..上司回来后,陈小姐也没有把来电的事告知上司过了一星期,上司提起他刚谈成一笔大生意,以
1.4美元一打卖出了100万打陈小姐突口而出“啊呀,上星期有人问1.6美元一打行不行,我知道你的定价是
1.8,就说不行的”上司当即脸色一变说“你被解雇了”,陈小姐哭丧着脸说“为什么?”上司说“你犯了五个错”陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错,分别是什么?她在电话礼仪方面还犯了哪些错?参考答案五个错1该问的没有问指对方情况,手套的需要量;2该记的没有记录对方的姓名、公司、电话号码;3该说的没有说没有及时向上司汇报;4不该说的却说了价格上的自作主张,不向上司请示;5不懂得保护自己即使自己自作主张拒绝了对方,犯了错误,也没必要告诉上司,使自己陷入被解雇的境地电话礼仪方面
(1)接电话时没有自报家门;2不等对方说完,就“啪”挂上电话2.文员邓小姐第一天上班,上司让她负责处理公司的邮件早上第一批邮件到了,邓小姐正忙着打电话,她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公桌上,一边打电话,一边拿过笔签了字打完电话,心不在焉地把所有的信都剪开了,其中一封信被剪掉了回信地址的一角,她也没有注意她抽出所有的信纸,放在一边,而把所有的信封放在了另一边邓小姐拿起一张信纸看了起来,只见上面写着“亲爱的红……”,她意识到拆错了信,匆匆看完了信,她把信又用胶水粘了起来(但是外表还是有些痕迹)她又看了几封信,其中有一封急件,觉得应该由上司回信,于是,她把几封信混在一起放在上司的办公桌上这时,上司把写有美国地址的英文名片,让她打印一个寄往美国的信封,邓小姐按照以往写信的习惯,把收件人地址、姓名打印在信封的上面,把公司的地址打印在右下角你认为邓小姐处理邮件是否正确,为什么?请讲出理由并说明正确的做法P73
(1)不应该直接把信堆到桌上,并一边打电话一边签字,而应该当面点清邮件总数,并填写“邮件收领单”,特别要写清楚机要邮件、经办人等项目;如有污损还应该当面指出,以分清责任;
(2)不应随意打开所有的信,而应按照一定的标准进行分类,允许拆封的信件应按正确的方式拆封,并规整好信件和信封;私人和不便拆封的信件要转交给相应的个人和部门;
(3)对于误拆的信件,不应看信的内容,应马上重新封口,信封上要写上“误拆”,并签上姓名,当面交给对方并道歉;
(4)交给上司的信件不能混合,要按重要程度从上至下堆叠;
(5)寄至国外的信件,信封的打印应该按国外习惯,寄信人姓名和地址印在信封左上角,收信人姓名地址印在中部靠左下部位3.文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后,又遇到了负责宣传的张副经理,小曹又向他作了请示,结果两位领导的意见很不一致,小曹无所适从,两位领导也因此矛盾加深孙认为小曹与张关系亲近些,支持过张,认为小曹有意与他作对;而张认为此业务是他引介的,小曹应先同他通气请你分析小曹这样做对不对?错在哪里?面对这种情况小曹应该怎么办?参考答案1小曹犯了多头请示的错误遵照领导职权分工、单向请示的原则,既然向主管领导请示了,就应按孙的意见办,不应多头请示;2在工作中不应过分亲近或疏远某领导,以至落到尴尬的境地;3两位领导都作了指示,如果张通情达理,小曹应向他说明只能按职权分工办事,求得谅解后,按孙的意见办;4如果不能求得谅解时,小曹应向两位领导分别自我检讨,再建议两位商议一个方法遵照执行;5如果矛盾不能统一,应向总经理请示,遵照总经理的意见办,并请他对孙或张作解释这是文员执行主要决策人的意见4.某年3月5日,新欣化工公司的总经理出差了,这次的期限是从3月5日至3月12日,预定12日上午回来文员小王负责处理公司的各类邮件小王从收发室取回了邮件,其中上司亲启的信一封,一个邮包,总经理办公室收件三封,其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理正好销售科的小李走过办公室,小王说“小李,把这封信交给你们科长”,小李把信带走了小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里,又拆开总经理办公室收件,一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的研讨会,小王想,总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会,12日他正好回来,一定会参加的于是小王打印了接受邀请的回信,明确告知对方总经理将参加会议,并替总经理签了名拆开第二封信,拿出信纸,里面还有两张产品样品的照片,小王看了信的内容,附件里说明有三张照片,小王不知道如何处理,她把照片又放回了信封中小王拆开邮包,发现是产品研发中心为了开发新产品,在前几天订购的新型材料,一共有五个品种,小王凭印象觉得订购的是三种,多了两种心想,是供应商主动送来的,不拿白不拿,于是她打电话让研发中心的人取走了小王处理邮件的做法是否正确?如果不正确,正确的做法应该是怎样的?1河南分公司邮件转交销售科处理的应制作签收单要求小李签名并注明时间2把上司亲启信件先保存下来并通知发信人信已收到告诉对方何时可能得到答复312日回来就参加会议不妥当不宜在总经理出差回来的当天安排活动4在回信上应签上自己的职称某某人的文秘人员发出前复印一份留待上司过目5发现附件缺少应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量接着应及时打电话或写信与寄信人联系6没有订购的东西不能签收7在移交邮包里的物品时要先打印一份清单注明收到的日期请接受人员在上面签字并保存好5.某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表,本公司一位实习生,刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来,小林针对该公司管理写的毕业论文中的某些观点和见解很得指导老师赏识,他本人也认为对公司改革有一定作用,他准备找总经理谈谈小赵客气地请小林坐下,说“总经理外出了,有什么事请跟我说吧”小林就滔滔不绝地讲了起来小赵一边听,一边看报表小林言谈中常带“像我们这样的小公司……”,小赵越听越不高兴,结果没等小林把话说完,他便满脸怒气地说“公司小是否埋没了你的才能你是大材小用,为什么不去大公司呢?”小赵的冷嘲热讽,激怒了小林,引起了激烈的争执,最后小林气愤地离开了办公室小赵还在闷闷不乐时,三名被解职的职工吵吵嚷嚷地进来了,他们因平时工作不遵守纪律,完不成任务被解职,此刻要找总经理解决他们的问题小赵说总经理不在,想请他们坐下来慢慢谈,他们不相信,非要找总经理不可正好总经理走了进来,他们怒气冲冲地推推搡搡,揪住总经理的衣服不放小赵在一边干着急,不知道怎么办才好……你认为小赵在这两件事上做得怎么样?他有什么失误,他应该怎么做才对?1不能说总经理外出了有什么事请跟我说吧办公室人员不能替上司做主;2接待来访者应细心倾听不应边看报表边听;3对提重要建议的来访者应认真记录汇报上司;4应热情不能对来访者冷嘲热讽;5对言辞激烈的来访者应有礼有节宣传政策;6应尽快为总经理解围可以请保安或打1106.东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语,小陈则很喜欢打扮公司明天要与法国某公司谈判,古总经理叮嘱担任翻译的小沈和作会议记录兼会议服务的小陈要好好准备小沈和小陈除了在文本、资料等方面作了准备,还化了一番功夫进行了打扮正式会谈这天,只见坐在古总经理一旁的小沈衣着鲜艳,金耳环、大颗宝石戒指闪闪发光,这使得古总身上的那套价值千元的名牌西服也黯然失色古总经理与法国客商在接待室内寒暄时,小陈拿来了托盘准备茶水,只见她花枝招展,一对大耳环晃来晃去,五颜六色的手镯碰桌有声,高跟鞋叮叮作响她从茶叶筒中拈了一撮茶叶放入杯中……这一切引起了古总经理和客商的不同反应客商面带不悦之色,把自己的茶杯推得远远的,古总经理也觉得尴尬谈判中讨价还价时,古总一时性起,双方争执起来,小沈站在古总一边,指责客商客商拂袖而去古总望着远去的客商的背影,冲着小沈“托你的福,好端端一笔生意,让你给毁掉了,无能!”小沈并不知道自己有什么过错,为自己辩解“我,我怎么啦!客商是你自己得罪的,与我有什么关系?”小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确?正确的做法应该是怎样的?
(1)沈和小陈的穿着打扮不符合工作环境不符合特定的会谈工作要求;2沈的穿着突出自己影响了古总经理的形象;3陈的穿着打扮干扰谈判影响工作破坏工作场所安静;4陈用手拿茶叶不卫生引起客商不满使得谈判一开始就不顺利;5小沈应该对领导的作风性格有所了解有针对性地弥补领导的不足.古总经理与客商争执她应采取补救措施可以将上司借故引开并示意上司忍耐些使谈判继续而不是指责客商;6小沈受到上司批评即使是过头话也应保持冷静不反驳应理解上司的难处.找适当的机会用适当的方式说明情况交流思想和感情7.小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人,“欢迎,欢迎”,嘴里说着,并不主动伸手,等客人伸手了,小李才与之相握小李一把拿过客人的行李,放入汽车的行李箱,接着引导客人到副驾驶座位上,说“坐在这里视野好”然后,自己坐在汽车后排座位上一路上,小李非常关心地询问了客人所在公司的情况,打听客人的收入、福利和家庭情况,而这位客人似乎对这一切不很满意,话越来越少小李有点摸不着头脑,心想我这么殷勤地对待他,他怎么……你认为小李的举止是否合乎礼仪?为什么?小李应该怎么做才是正确的?1主人和客人之间应该主人先伸手2在替客人拿行李前应征求同意:我替你拿可以吗3哪些行李可以放人行李箱中也要征得同意;4司机开车汽车的位次礼仪是右为上左为下;后为上前为下;5客人应该坐后排小李应该坐副驾驶座;6客人公司的一些内部情况个人收人福利和家庭情况等是不合适的话题;7应该与客人谈一些合适的话题如天气风土人情新闻等;8.波扬公司资金积累在本市市中心召开大型新产品订货会,参加的有本单位,外单位的人员总经理让办公室负责安排,会上要放映资料电影,进行产品操作演示而公司没有放映机预定会议厅和租借黎明大厦的会议厅会议的召开时间是8月9日上午十点整,而资料放映时间是十点十五分刘小姐打电话给租赁公司,要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅会议开幕前,办公室人员去黎明大厦布置会场,结果发现会议厅靠近热闹的马路,噪音很大9日上午,大家正在紧张地做着最后的准备工作,刘小姐一看表,呀,已经9点五十分了,放映机还没有送到刘小姐马上打电话去问,对方回答机器已送出眼看着各地方来宾已陆续进场,刘小姐心急如焚……突然外面一阵喧哗,有人在大声嚷嚷“怎么这个地方连停车场也没有……”问题
(1)假如你是刘小姐,对接下去可能发生的各种情况,应该如何处理?
(2)假如放映机在十点十分还未送到,你还应该做些什么
(3)从这件事中你得到了什么教训?1请租赁公司告知送货员的联系方法想办法联系送货员;2如果联系不上送货员向总经理汇报请求该如何办;3马上向总经理报告不得擅自决定调整会议议程;4得到总经理指示可否把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时5联系新的租赁公司加急送一台放映机或原租赁公司再送一台;6召开大型会议各种准备工作包括音响电子类装置应至少提前一天安排;7租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施包括噪音停车场等问题;8不能仅凭电话联系应实地查看;9重要设备应考虑备用或两套方案.9.公司经理在星期一早上告诉文员小刘,星期四上午900到1l00召开销售员会议,要求小刘通知有关人员小刘刚到公司不久,不太清楚公司有多少销售员,她到几个业务部门转了转,大多数人外出了,也没有遇到销售员接下来小刘忙于其他的事情,几乎把通知的事忘了一直到星期三下午,经理问她会议通知了没有,她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知“兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议,会议重要,请务必出席”星期四上午830左右,有2个销售员到了会议室,但会议室里没有人招呼,以为会议不开了,坐了一会就走了900左右有6个销售员来了,什么资料也没带,其中两个说,他们已经约好客户在1000见面到了·10点,只剩下4位销售员,也谈不出什么东西,会议草草结束了,经理很不高兴公司一共有12位销售员,事后去问另外4位,他们说,根本没有看到通知经理对小刘非常不满请问,小刘究竟错在哪些地方?正确的做法应该是怎样的?1应该搞清销售员的人数和姓名准备这份名单2打印好书面通知3在三天内当面发放通知或电话通知电话中需要对方确认时间地点内容等到名单上的每个人4通知不能写在布告栏里可能不被人注意5通知上应写清会议的时间开始到结束时间地点6应详细写清会议内容应做好哪些准备7应提前到会议室做好准备做好签到工作10.为迎接兄弟单位和上级部门的卫生检查,某局要召开迎接卫生检查动员大会,局长要秘书小万写一份通知小万一边写一边想,有些部门的领导一向不重视卫生问题,如果他们知道召开的是卫生工作会议可能自己不来而派其他人员来了于是他写了如下的通知会议通知经局领导决定,兹定于4月2日上午9时在局办公大楼会议室召开各部门负责人会议,会议重要,请准时出席小万将通知下发后不久,就接到了不少部门的电话询问开什么会议,言谈中颇有些责怪的意思问题一小万错在哪里?应该怎样写这份会议通知?过了几天,局里召开传达上级精神党员代表大会,有数百人参加,小万负责会议材料工作会议上,听完报告后,进人小组讨论这时却出现了麻烦,不少代表,特别是特邀代表和列席代表不知道参加到哪一组讨论因为打印的分组小组名单上,根本没有他们的名字一查底稿,原来是打印人员翻重了页,校对也马马虎虎,没有更正一些特邀代表和列席代表认为是对他们不尊敬,纷纷离会而去,会场上出现了一阵骚乱问题二作为大会组织者,小万错在哪里?针对这样的紧急情况,他应采取什么措施?问题一:会议通知缺少主题议题;时间上缺少从几点到几点;请哪些人出席不明确;发放会议通知要交到会议出席者手上可进行说明解释;如本人不在应请代收人或秘书签字打电话确认是否出席问题二:会前准备工作的每个细节问题都应认真对待;小万没有认真校对材料;最后也没能仔细审查所有会议材料加以改正补救措施可以是小万快步赶到走在最前面一位带头离会的特邀代表身边耳语了几句又拿出底稿解释了一翻作了自我检讨终于扭转了尴尬局面.代表们按原来小组划分展开了讨论11.请将下列文件分别组合成三至四个案卷,并拟制案卷标题
(1)市教委关于2003年招生工作的通知;
(2)东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要;
(3)东方学院2003年招生工作计划;
(4)东方学院关于2003年招生工作的请示呈市教委;
(5)市教委关于东方学院2003年招生工作的批复;
(6)东方学院院务会议关于调整系主任的决定;
(7)东方学院关于调整系主任的通知;
(8)东方学院关于做好开学工作的通知;
(9)东方学院各系关于开学准备工作的报告;
(10)东方学院各系关于加强学生思想工作的报告;
(11)东方学院各系关于提高教学质量的报告;
(12)东方学院2003年度工作总结;案卷一
1.市教委关于2003年招生工作的通知;
4.东方学院关于2003年招生工作的请示呈市教委;L市教委关于东方学院2003年招生工作的批复;标题:市教委东方学院关于招生工作的通知请示批复案卷二
2.东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要;
6.东方学院院务会议关于调整系主任的决定;
7.东方学1宪关于调整系主任的通知;
8.东方学院关于做好开学工作的通知标题:东方学院关于招生工作系主任调整开学工作的会议纪要决定通知案卷三
3.东方学院2003年招生工作计划;
12.东方学院2003年度工作总结;标题:东方学院招生工作计划年度工作总结案卷四
9.东方学院各系关于开学准备工作的报告;
10.东方学院各系关于加强学生思想工作的报告;
11.东方学院各系关于提高教学质量的报告;标题:东方学院各系关于开学准备加强学生思想工作提高教学质量的报告12.请将下列文件分别组合成三至四个案卷,并拟制案卷标题
(1)利华公司2003年2月份经理会议记录;
(2)利华公司2003年销售计划;
(2)市工商局关于年检工作的通知;
(3)利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函;
(5)利华公司4月份经理会议记录;
(6)市物价局关于物价检查的通知;
(7)香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函;
(8)利华公司2003年6月份经理会议记录;
(9)利华公司与香港凯福公司会议纪要;
(10)利华公司2003年8月份经理会议记录;
(11)市税务局关于税务自查的通知;
(12)利华公司2003年销售工作总结案卷一
1.利华公司2003年2月份经理会议记录
5.利华公司4月份经理会议记录
8.利华公司2003年6月份经理会议记录
10.利华公司2003年8月份经理会议记录标题:利华公司2003年经理会议记录案卷二
2.利华公司2003年销售计划
12.利华公司2003年销售工作总结标题:利华公司2003年销售工作计划总结案卷三:
3.市工商局关于年检工作的通知;
6.市物价局关于物价检查的通知;
11.市税务局关于税务自查的通知;标题:市工商局物价局税务局关于年检物价税务自查的通知案卷四:
4.利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函;
7.香港凯福公司关于合Y事宜给利华公司的复函;
9.利华公司与香港凯福汀司会议纪要;标题:利华公司与香港凯福公司关于合作事宜的函件会议纪要13.皇朝贸易公司总经理办公室的秘书是李丽,她聪明能干,在公司深受重用她经常与罗浪斯公司的总经理秘书陈珍妮在一起游玩两家都进行皮革进出口贸易虽然两人的性格完全不一样,李丽热情开朗,乐于助人,陈珍妮温柔沉静,内向含蓄,两人几乎是无话不谈的好朋友在一次闲聊时,陈珍妮说最近的心情不太好,因为公司生意一直不佳,总经理急得茶饭不思,并且常常把气出在她的身上李丽说“你也不要太在意,我们做秘书的要自己调节心情我们公司的成绩倒不错,我们经理在今天上午就签定了一个合作意向书,有上千万元如果这笔生意做成,可以赚进一百多万元我没法告诉你详细情况但这次谈判确实非常顺利”李丽一边说,一边沉浸在谈判成功的喜悦之中过了几天,李丽跟随总经理去白天鹅宾馆与德国某贸易代表团签定正式合同时,超过了约定时间,还不见代表团的影子后来德国某公司长驻中圉的代表打来电话说“代表团已与昨天回国,就在昨天上午与贵市的罗浪斯公司签定了购货合同,价格低于贵公司百分之十”皇朝贸易公司上下都非常沮丧,李丽更是懊恼无比,她想没有提醒总经理及时采取快速行动,也责怪自己没有时时注意德国代表团的动向令她百思不得其解的罗浪斯公司是怎样获取德国代表团的情报的?他们是如何抢走生意的?问题
(1)罗浪斯公司是怎样获得德国代表团的购货合同的?
(2)秘书与亲朋好友谈话或闲聊时,是否可以不分场合、不分对象畅所欲言?
(3)企业的机密有哪些?
(4)秘书在日常工作中应该怎样做好保密正作?1李丽在谈话中无意透露出的信息给罗浪斯公司的陈珍妮抓住了机会得到了这笔生意2即使是最好的朋友也不可不分情况畅所欲言何况是竞争对手这是文秘人员的基本职业道德3企业的机密包括公司的生产流程工艺技术组织人事资金运作客户资料流通渠道等.上司正在考虑讨论而未作定论未公开宣布的内容.上司的隐私疾病和公司内发生的事故人事争端内部失窃经济纠纷等4应做到不该说的不说不该听的不听不该记录的不记录机密内容用专用记录本记并妥善保管机密文件严密保管自己的电脑设置密码等办公用易耗品主要有1.信封、纸张;2.软盘、光盘等;3.铅笔;4.圆珠笔;5.签字笔或钢笔;6.修正液或修正带;7.印盒;8.各种小型机器,如订书机(包括订书针)、打孔机、装订机(包括装订线)、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等;9.小刀;10.日历等;11.其他,如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等首先说明文员工作的步骤是什么?以及三者关系?文员工作分为三个步骤计划、实施和检查1.计划的步骤,要充分了解即将开始的工作内容,并思考以什么方法进行效率会最佳2.实施的步骤,要注意同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行;上司所指示的工作无论是哪一种,都要正确地实施;配合上司预期的期限3.检查的步骤,要分析计划和实绩的差异,并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析三者的关系为先作计划,付诸实施,然后检查结果,围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程开展三者相互联系形成一个循环文员首先要仔细制定计划,然后根据这个计划去实施,并严格检查其结果,使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示在按照“优先顺序”制定计划书时,要按以下三个步骤进行1.将自己要做的事情分为A.是否应该做的事?B.是否做或不做都无所谓的事?C.是否不可以做的事?对于A要集中精力做,对于B和C可以从计划中删掉2.对于A类事情再进行分类,分为重要并且紧急的事(优先做);紧急但是并不重要的事(第二做);重要但是并不紧急的事(第三做);虽有做的价值,但是既不重要也不紧急的事(可以请他人代劳)3.与上司形成默契,可以直接找上司商量、请示
五、从下列文员工作方法中,任意选择一种或两种,谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识1.请示方法和报告方法;2.计划方法和总结方法;3.受意方法;4.传达方法;5.进言方法;6.变通方法和挡驾方法;7.分工方法与合作方法受意就是文员接受和领会上司的意图可以分为直接受意(即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时,直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等,易于文员判断和领会)和间接受意(即上司在平时随便交谈的情况下,或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等)受意方法要注意
(1)善于领会上司意图,不要曲解上司意图;
(2)备好记录本,记录下指示要点;
(3)注意倾听,用心判断指示的用意;
(4)必要时可以提问,直至明了意图为止,但不要打断谈话;
(5)如有不同意见,可以公开提出,但要言之成理,并要注意方式、态度;
(6)接受指示后,要不失时机地贯彻实施2.结合实际谈体会我曾经经历过一件事情,使我充分认识到,在受意时,充分做好记录的重要性才开始工作时,我到一家房地产公司当文员有一天,总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介,内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩当时,我没有经验,没有带上记录本,记录下指示的要点;事后,又怕显得自己没有能力,而没有去请示总经理只好凭自己大脑中的记忆写,结果写出来的简介根本就不行后来,我再次向总经理询问,并备好了记录本做好了记录,根据总经理的授意,才写出了各方满意的公司简介从这个事情中,我体会到了在受意时,做好记录的重要性
一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同同1.都应先问好,再传达自己的信息;2.都应保持耐性、热情的态度;3.通话结束,应让对方感受到自己愉快的心情;4.都应简明扼要表达自己的意思异1.打电话应首先查清楚对方的电话号码;接电话应等电话铃响2—4声就接听2.打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍;接电话则没有这一步
二、了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途,比较其与一般会议的不同,谈各自的优劣或应注意的地方1.基本用途“电视会议”主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈,共享文件、图表、录象带等资料“交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国际、国内或本市的电话会议,声音清晰宛如一室2.两者与一般会议的不同可以消除时空上的局限性3.各自的优劣“电视会议”——优通达范围广,消除时空上的局限性,生动形象;劣技术上的要求较高“交互式电话会议”——优方便、省时、高效,消除时空上的局限性,具有保密功能、报数功能和欢迎词播放功能;劣费用高,技术含量高
三、简要回答邮件分拣的一般标准1.按照收件人的姓名分拣;2.按照邮件的重要性分拣;3.按照收件部门的名称分拣
四、怎样处理上司不在时的邮件?
1.文秘人员把需要上司处理的信件先保存下来并通知发件人信已收到告诉对方何时可能得到答复.
2.上司指明在他不在的时候把收到的邮件转送某个部门或人员处理.文秘人员应制作签收单要求收到人员签名并注明时间.
3.上司授权文秘人员处理一些应由他处理的邮件.文秘人员应在全面掌握情况的基础上慎重办理.在回信上签上自己的职称发出前复印一份留待上司过目如果是回电或面谈应在收到的邮件上写明回电面谈的时间和内容以备后查.
4.如果邮件很多文秘人员还可以制作邮件摘要表.表上列出何时收到邮件怎要处理的做了哪些事采取了哪些措施等有些内容需要上司回来决定
5.如果上司习惯每天给办公室打个电话文秘人员应该把需要上司处理的每封信的内容大致记录一下这样文秘人员就可以随时向上司汇报
6.如果上司在临走的时候留下通讯地址和电话文秘人员在处理邮件时遇到棘手的事情应及时向上司请示.如果有可能可以把那些难办理又急需要回复的邮件用传真快件电子邮件等形式发给上司请上司定夺.
7.把你寄给上司的邮包连续编号如4-14-24-
3.这样就会知道你寄的邮包是否全部到齐.如果上司经常换地方在邮包上编号尤为重要.
8.文秘人员也可以把积压的信件分别装入纸袋标上”需要签字的信件””需要您处理的信件””需要读的信件””报告””一般阅读材料”、
五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访?1.上司正在开会时;让您久等抱歉他正在开紧急会议无法离开可不可以让代理人与您先谈2.上司繁忙时;真对不起某某先生上司现在正忙放不下手边的事.您看这样好不好改日再与您联系实在麻烦您很抱歉3.上司即将外出时;对不起某某先生上司已经安排好有事外出现在正忙着没法和您见面我们上司说让您白跑一趟真是不好意思能否由我转达留言.我叫***是他的秘书.”然后将留言记录下来.4.远道来访或有重要事情的来访时先告诉来访者他上司即将外出理由…..再去通报上司.若上司指示代理人便向来访者传达”抱歉让您久等某某急着外出但他请代理人与您见面.请往这边走…使对方充分了解情况
一、日程安排计划表的种类大致有几种?试以其中一种为例,编制一份××预定表1.日程安排计划表的种类
(1)年预定表是企业在每年度例行的主要业务活动,及有关公司的活动事项一览表,所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等一般于年初将整个年度的活动事项整理成表,再通知各部门
(2)月预定表、周预定表、日预定表月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划,以一个月为单位,填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划周预定表是一个月预定计划中的一周计划,此预定计划比月预定表更详细日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划,进一步以时间为单位,详细地预定从早到晚的业务活动2.各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子,编写
二、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面?1.提神醒脑的服务上司早上到公司上班或外出返回,以及工作告一段落,文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情,使上司能精神焕发地工作2.私事方面的协助协助的方法应视实际情况,其一是与业务有关的部分,另外是上司身边的纯粹私事
(1)特别指示事项的时候——虽然是上司的私事,但以为关系到上司的形象问题,所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事,使上司得到充分的便利
(2)纯私人性请求时——遇到这种情形,就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务3.财物管理包括
(1)薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额,或有两种以上收入来源者,以及薪金以外有超额的收入,都需要按税法申报特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候,由文秘人员保管单据,以备申报所得,或直接替上司办理申报手续
(2)支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章文秘人员应将支票簿与印章分别收藏,以避免被盗用冒领4.其他如每年的各种节日,上司收到礼物,有时要文秘人员代写致谢函,并做纪念保管
一、简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一般场合1.口头语言的基本特征
(1)语音听过就立即消失,但语义让人明白了,可能留在记忆中;所以发声要清楚,尽可能说得通俗、生动、规范,使人一听就明白,并留下印象
(2)有重音口语中,需要强调的成分,都是通过重音表达的
(3)有歧义因为汉字一音多字
(4)口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同比如,庄重的场合,口语应规范、简明些;休息时间,口语可生动些,语调也可轻松、愉快些2.敬语使用的一般场合
(1)对于自己尊敬的人,当然会使用敬语
(2)与并非熟悉的人或是在正式场合(生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话)也需要使用敬语
(3)敬语一般针对年长或比自己辈分高者;具有较高职务、职称或社会地位者;给(给过)自己恩惠者;有求于对方,或希望得到对方帮助,或好感者
二、简要阐述社交话题的选择
(1)谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题,如合作意向等;
(2)一般人喜闻乐见的话题,如天气、时事新闻、体育报道等;
(3)显示地方或民族色彩的话题,如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等
(4)比较高雅的话题,如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等;
(5)积极、健康的生活体验的话题;
(6)风趣、幽默的小故事,无伤大雅的笑话,有时也能活跃气氛2.不合适的话题包括
(1)应当忌讳的话题如个人私生活等
(2)令人不快的话题如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等
(3)过于敏感的话题如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等
(4)自己不甚熟悉的话题如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥
(5)夸耀自己的话题
(6)庸俗的、色情的话题
(7)不宜谈论的保密的话题如涉及商业机密的话题
三、印章的使用主要有哪几种形式,其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何?1.印章的使用的主要形式为
(1)落款章;
(2)更正章;
(3)证见章;
(4)骑缝章;
(5)骑边章;
(6)密封章;
(7)封存章2.落款章、骑缝章、更正章的使用范围
(1)落款章加盖于文书作者的落款处,用来表明作者的法定性和文件的有效性
(2)骑缝章用于带有存根的公函、介绍信,加盖在正本和存根连接处的骑缝线上
(3)更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后,作为法定作者自行更正的凭信
四、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则1.收文处理的程序签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办2.分送的基本原则
(1)属于方针政策性的,关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件,均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理;
(2)属于机关日常事务性的已有明确分工的文件,或早有批示规定和有规可循的例行公文,按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办;
(3)分送给机关领导阅批的文件,要先填好“公文处理单”,连同文件一并送批;
(4)便函、请柬、介绍信、广告、启事等,不作登记,直接交具体负责人办理;
(5)在文件份数少时,阅办阅知部门(或领导)多的情况下,应按先办理、后阅知,先主办、后协办,先正职、后副职的次序分别审阅处理,并以秘书为轴心,进行轮辐式传阅
五、按照文书立卷特征立卷,主要有哪几种类型?简要说明按照问题特征立卷的基本含义1.类型
(1)按问题特征立卷;
(2)按作者特征立卷;
(3)按文种特征立卷;
(4)按时间特征立卷;
(5)按地区特征立卷;
(6)按通讯者特征立卷2.按问题特征立卷的含义将反映同一问题的文书组成案卷,这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况,运用最广泛
六、通过档案利用的途径和方式,谈谈档案利用的意义1.通过设置档案室,可以提供档案原件或复制件,方便借阅或直接阅读;2.通过一定的制度和手续,如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等,可以提供档案外借;3.根据档案原件制发各种复制本,实行档案的有偿交流,可以提高档案的利用率;4.利用所藏档案中的有关记载和资料,可以对申请者提供核实某种事实的书面证据;5.以档案为依据,文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答,提供咨询服务;6.将档案目录印制成册,分发到有关部门,可以交流信息;7.通过举办档案展览,以充分发挥档案的作用。