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ERP系统对提升粮食企业财务管理水平的作用 提要粮食企业资源计划是当今的主流管理思想目前企业ERP管理软件正处于高速发展阶段本文简要介绍了ERP系统的概念及特点详细介绍了ERP系统在粮食企业当中应用以后给企业财务管理方面带来的优势 关键词:ERP系统;管理水平;作用
一、ERP系统简介 企业管理是将企业所能运用的全部资源进行最合理的配置使得企业系统的整体功效最大随着社会和经济的发展企业管理的内容不断丰富和发展其范式日趋复杂化、完善化、科学化企业管理信息化是将企业的生产过程、物料移动、事务处理、现金流动、客户交互等业务过程数字化通过各种信息系统网络加工成新的信息资源提供给各层次的人们使之掌握各类动态业务中的一切信息以做出有利于生产要素组合优化的决策使企业资源合理配置以使企业能适应瞬息万变的市场经济竞争环境求得最大的经济效益 企业资源计划简称ERP是“一套将财会、分销、制造和其他业务功能合理集成的应用软件系统”是建立在信息技术基础上以系统化的管理思想为企业决策层以及员工提供决策运行手段的管理平台集ERP系统集成信息技术与先进的管理思想于一身成为现代企业的运行模式反映了时代对企业合理配置资源、最大化的创造社会财富的要求成为企业在信息时代生存、发展的基石ERP的由来与发展、每个阶段的完善与发展都是与当时的市场环境与合作及企业管理模式的变革紧密关联相辅相成的ERP把它的触角伸向各个行业从而使ERP的应用范围大大地扩展我国粮食企业在进行现代化、市场化改革的过程中合理的引入ERP可以大幅度提高粮食企业的经营管理水平本文针对其在提高企业财务管理水平方面进行了分析
二、ERP系统在提升粮食企业财务管理方面的作用 财务会计的作业方式长期以来主要体现在事后收集和反映会计数据上在管理控制和决策支持等方面的功能相对较弱不论是时效性上还是针对性上都难以展现它的作用ERP系统在财务管理中的应用不仅相当程度上弥补了上述传统会计核算中的缺陷而且依托这一平台可以进行更广泛的包括客户、供应商、分销商和代理网络、各地制造厂等的各种经营资源、各种信息的集成从而为粮食企业科学决策提供更好的支撑服务 一财务数据的来源前移促使核算数据更加精细化会计核算主要是记录、核算、反映资金在粮食企业经济活动中的变动过程及其结果传统的会计核算由于业务流程不在财务监控范围内在数据信息流转了多道程序以后到达会计人员手中的各种单据对会计事项的描述已经被逐渐简化、模糊而在ERP系统中几乎所有涉及到业务活动的原始单据都可以通过业务模块的流转最后汇集到财务模块中自动生成财务记账凭证极大地减少了财务人员的工作量同时这些凭证还能自动记入各种账簿最大限度地减少了手工登账可能会发生的错误当然这种高效率最有意义的方面体现在它实现了粮食企业对业务流程的实时管理——只要有业务活动发生就能直接反映到财务核算中去达到财务业务同步管理实现财务对业务活动的实时监控 以采购业务归集成本并进行付款的业务为例提交采购申请进行购买的物资会计人员在传统会计核算系统中留下的线索除应付账款、库存商品、银行存款通过科目进行核算外其他的内容如供应商名称、采购物资明细等都只能通过描述信息进行概括反映那么是由哪些商品产生了应付账款这些账务与实物是否相符在很多比较大型的粮食企业都会单独设置库存会计岗位针对库存商品、物资进行管理但是账务核算的精细程度远远不能满足采购、库管人员的要求因此库管人员为了精确管理实物都要单设一本真实记录物资实物状况的“流水台账”这样就会在每个期末花大量的人力、时间对财务账目和库管流水账进行核对同时财务人员还要根据库管人员提交的信息对月末货到发票未到的物资进行暂估应付的账务处理并要记得在下一期初进行转回处理如此繁杂的流程不但使财务核算更多的依赖人为因素也使财务人员被捆绑在琐碎的核对、确认事务中很大程度上降低了粮食企业业务流程和财务核算管理的效率 而ERP系统则将采购这个经济事项在系统内搭建起了一个顺畅的信息流前端由申请部门在系统内填写采购申请单经采购部门进行相关业务处理后就会在ERP系统中生成一张有供应商名称、物资明细和详细用途描述的采购订单库管人员出于日常的管理需要也必须要在到货后通过系统对相应采购订单进行物资的收货处理并根据物资的去向、用途在系统中进行分配这些数据信息会通过系统设定的流程进行流转当会计人员拿到发票时只需要在系统中调出对应的采购订单查看收货情况即可确认进行下步的核算工作而成本、费用的分配过程已经在前端由库管人员完成库管人员是在采购订单的基础土进行收货财务人员只需要对相应已做过收货处理的订单进行匹配就实现了物理上三方匹配的过程同时在每期期末系统会根据那些已进行收货但财务人员还没有进行匹配的订单货到发票未到自动进行暂估应付的处理并在下一会计期初自动进行冲回 二利用统一平台实现财务集权管理和资金集中控制ERP系统将传统的各个分、子公司独立形成的信息孤岛进行整合从而使集团公司、粮食企业可以更好地实现集权式的财务管理模式使集团公司总部将注意力集中于财务管理和领导的功能通过制定财务政策并在ERP系统中固化这些政策和流程控制点就可以对集团内部各成员的财务工作加强监控和管理而总公司最为关注的分、子公司的盈利情况和自身投资的回报、资金的收益等信息都可以利用ERP系统的平台进行提取和监控实现集团账务的集中管理同时又能够通过ERP系统的统一平台做到“集中控制、分散权责”使各个级次都能够在总部监控的平台中进行个性化的、面向终端的执行操作集团公司只有根据自身的实际情况明确控制资金管理的集权程度才能使集团公司的资金聚而不死、分而不散、高效有序、动态平衡 利用ERP系统可以实现统一控制账期管理对于集团公司财务管理也是极其重要的由于各分、子公司与集团在一个操作系统平台中账期的控制就可以由集团统一管理而这种统一的账期控制不只是集团统一政策的体现更重要的是最大限度的保证集团绩效考核结果的公平性、集团财务统计数据口径的完整性以及财务对外报表报送的准确性和合理性 三合理编制预算实现事前控制完善考核分析提高预算管理水平要编制合理的预算就必须基于核算工作的精确性、完整性、合理性编制预算是根据已发生业务的情况并考虑公司未来的经营发展状况综合考虑进行的财务计划的核心作用在于分析预算和实际执行情况的差异并做出必要的调整这在传统财务核算系统中是比较薄弱的环节传统的财务预算编制工作要么是模板过于简单不能充分反映业务计划的详细情况数据的准确性和及时性难以保证要么是预算编制工作流程不统一或难以进行统一管理使预算编制的时间较长汇总预算数据的及时性和准确性难以保证同时预算编制的绝大部分工作都是由各级部门和分公司的财务人员手工完成层层汇总之后才能形成最终的汇总预算同时由于业务流程独立于财务控制范围之外很多粮食企业只有到业务事项需要确认应付账款或需要付款时才能了解该项业务是否在预算范围内对预算的控制只能是事后复核不仅降低了预算的约束力也为粮食企业财务管理、经营管理带来隐患和弊端而利用ERP系统就可以为粮食企业各级预算编制单位提供统一的、端到端的预算管理平台及预算编制和管理流程预算数据的来源依据是可靠、精细的会计核算记录同时可以利用与业务流程的全面整合根据业务发展的需要制定出更加合理的预算编制模版利用统一平台对整个公司、集团进行统一的预算编制管理这不但提升了粮食企业的预算管理能力同时各级分公司在预算编制中的预算数据上传、下发、汇总以及修改都在同一个平台上完成实现预算编制中自上而下和自下而上的统一工作流程在大量减轻财务人员的预算编制压力、增强数据和预算模板准确性的同时极大地缩短了预算编制时间并能根据业务计划的变化实现对预算基础和预算版本的修改和控制 ERP系统加强了财务管理对公司的业务起到事前预算、事中控制、事后准确核算的作用真正实现了预算对粮食企业经营管理的指导监控作用提高了财务对资金管控的力度 四实现粮食企业的财务共享模式ERP系统相对于传统财务核算系统另一个明显的优势就是将资金流、实物流与信息流有机的整合在一起创建起一个信息共享和服务共享的大平台 在整体的财务报表合并工作中传统的财务核算系统对上级公司来讲由于其下级公司财务数据的透明性较差和所使用财务系统功能的局限性使最终的财务合并只能在下级公司的报表层面进行使关联交易的数据不能在合并中得到完全反映和充分抵消从而严重降低了公司整体合并报表数据的准确性和完整性ERP系统在粮食企业的各级独立或相对独立的核算主体间建立了一个整合的合并平台优化和统一了各层级的合并关系和流程实现了对明细会计科目的合并及查询极大地增强了下级粮食企业对上级粮食企业财务数据的透明性使上级粮食企业在合并中能够快速核对下级粮食企业的关联交易发生和抵消情况从而保证合并结果的准确性和完整性 五加强粮食企业内控执行力度上市公司都要面临内部控制合理性及有效性的审查没有一个完善的合理的系统将内控流程承载起来这种严格的内控审查可能会使粮食企业面临投资市场的信任危机或者会使粮食企业的业务流程为了应付复杂的人为控制节点的反复复核而使效率在一定程度上大幅度降低 在具有合理的内控制度、流程的条件下ERP系统将会是一个非常有效的工具和载体由于ERP系统是一个集实物流、现金流、信息流于一体的平台系统将内控的制度、业务规范通过业务流程固化在ERP操作系统中可以通过系统设置在物流、财务流的各个环节设立所必需的内控节点、关键控制点最大限度减少人为干预的可能性最有效地保证业务流程、内部流程的运转 主要参考文献:
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