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第一章商务信函写作信息交换在所有的交易中扮演着重要的作用许多商业业务通过信息交换来实现信息交换可以通过各种方式实现,可以是口头也可以是书面的与口头交流相比,书面形式可以确保相关当事人更完整的理解并且可以作为每一笔交易的记录书面交流有很多种比如信函,备忘录,报告,电信,电传等商务信函是公司与贸易伙伴保持联络时采用的最主要的方式高效的商务信函作者可以通过与其他公司建立良好的合作关系来提高公司的销售,增加公司利润另外,熟练的商务信函写作可以帮助作者获得更多自信和更多商业上的成功第1节商务信函的布局当写一封商务信函时,你需要遵守一定的标准格式通常来说,一封商务信函应该有以下七个主要部分组成信头,日期,封内名称和地址,称呼,正文,结尾敬辞,签名但是根据信件的不同类型,还可能包含以下内容比如,编号,经办人,主题,附件,抄送和附言
1.主要部分1信头信头通常放在信笺上部中央信头包括发信人公司名称,地址,电话号码,电报、电传地址传真号,网址,甚至电子邮件地址等信息2日期日期放在信头最后一行的下面几行注明日期时,需注意以下几点根据作者的风格,日期有许多不同的表示方法,比如6thApril2009April6th20096April2009April62009前面三种,在月、日和年之间可以用逗号隔开,也可不用但是最后一种表示方法,必须用逗号把日和年隔开不要把日期只用数字形式表示比如7/6/2009,这可能会产生误解依美国方式,这表示七月六号,而英国方式则为六月七日有的月份经常简写如一月二月,八月,九月,十月,十一月,十二月,但是下列月份不能简写,如三月,五月,六月和七月3信内名称和地址这一部分指收信人的姓名和地址,包括的信息应按以下顺序排列1收信人的姓名和头衔1收信人的公司名称1公司名称和门牌号,街道名称和号码1区/镇/市名1国家/州/省的名称以及邮政编码1国家名称当写信内名称和地址时,可以参考以下信息为了表示你的礼貌,可以在收信人的名字前面加诸如先生,女士,小姐等尊称如果收信人的名字不知道,你可以称呼他为销售经理,副总,总裁等官方头衔Messrs.(法语里先生的复数形式的简写)通常放在含有个人名字的公司名称的前面Messrs.WhiteSonsCo.Ltd.Messrs.SmithFurnitureCompany信内名称和地址的例子aPresidentBeijingTengfeiBicyclesImportExportCorporation80FuxingmenwaiStreetXichengDistrictBeijing10003P.R.CHINbMr.SmithClintonTheOrientalTextilesTradingCompany5012MorehouseDriveSanDiegoCA92121USAcMessrs.HawkerWoodTradingCo.,Ltd.20HighStreetPhoenixArizona2011USA4称呼每封信通常以称呼开始,根据发信人和收信人的关系以及信函的正式程度,称呼是不同的如果信是写给个人的,在名字前面加礼貌用语比如亲爱的史密斯先生,亲爱的珍小姐,亲爱的琼斯女士有时,一些特别的称呼也可以用作问候语“亲爱的”这个词用在收信人的姓前面,比如亲爱的帕克教授或者亲爱的克林顿博士如果收信人的姓名和性别不知道或者这封信更正式一点的话,可以使用“DearSir”“DearSirs”“DearSirorMadam”或者“ToWhomItMayConcern”但是美国人通常使用“Gentlemen”而不是“DearSirs”美国人写信时,通常在称呼后面加冒号,而英式写法则用逗号代替DearMissJane:AmericanstyleDearMissJaneBritishstyle5正文这是一封信里最重要的一部分在这一部分需要给收信人传递一些信息,开始写之前,应该注意以下两点写这封信的目的是什么?呈现这封信最好的方式是什么?写信时,你应该把写好商务信函的七条原则记住,这七条原则将在第二部分做详细说明你最终的目的就是使你的信更专业,清楚,正确并且容易理解6结尾敬语这部分不过是以礼貌的方式结束信件,以下是商务信函中最常用的结尾敬语结尾敬语适用情况7签名签名是指写信人的签名或者签写信人代表的公司名签名通常包括以下内容1写信人代表的公司名称1写信人手签1打印签名1写信人工作职位例如Messrs.HawkerWoodTradingCo.Ltd.DavidSpearDavidSpearManager
2.可选部分以上提到的七部分是商务信函的必要部分根据不同的目的,一封信也可能包括以下一个或几个方面1编号编号可以使回复与先前的通信相联系,并确保它们可以及时到达正确的人或部门它可以避免处理信件时的误解和麻烦编号可以采用以下三种方式当一个公司给另一公司写信时,编号通常在信头上注明“Ourref.”or“Yourref.”编号可以作为回信首段的一部分,比如“ThankyouforyourletterreferenceAB01of4May……”感谢您五月四号发来的编号为AB01的信件编号可以在主题中出现如DearSirYourRef:AB01Thankyouforyourletterof4May.2注意项当给一个机构写信但作者希望信被转给某一个人或某一部门处理时,经办人是必要的它通常放在封内名称和地址与称呼之间,并标下划线可以使用“Attention:”“Attentionof”or“FortheAttentionof”这样的表达方式然而,如果你知道收信人的姓名,就把收信人的名字直接写在封内名称和地址的首行,避免用注意项比如TheSecretaryTheUniversalTextilesCo.Ltd.PrincetonDrivePhoenixArizonaAE35BEUSAFortheAttentionofMr.SmithClintonDearSir:3标题有两种类型的标题主标题和段落标题主标题这种标题放在称呼语的下面并标下划线它可以帮助确保信函及时传递到正确的收信人或部门如果来信含有标题,你最好在回信时使用它以便提醒发信人如果你要开始一个通信,使用标题可以由同一主题引出许多信件Re:YourOrderNo.101段落标题标题放在每一段的段首来表明这一段要解决的问题段落标题都用大写字母,其后用句号(有些人更喜欢用冒号或者破折号)来将标题和内容间隔开段落标题可能有用,但是最好是一封信只涉及一个主题,因为涉及不同主题的信需要由不同部门或个人办理比如我们希望确认一下我们在过去两个月内相互通信达成的条款规定付款条款通过以我方为受益人的、保兑的、不可撤销的、采用即期汇票的信用证付款,信用证必须在装运期前一个月到达我方装运条款必须在六月底之前装运,禁止转运和分批装运包装条款货物包装在纸箱里,用柔软材料衬着每箱装10小包4代理人签署“PerPro.”是拉丁语perprocurationem的缩写,意为“代理”严格来说,只有合伙人有权签他公司的名,但是为了方便,也可通过授权书将签署权授予一位负责的职员,不过授权签署也有来自习惯的在任何一种情况下,代理人可用“perprocurationem”或者“perpro.”有时直接缩写为“p.p.”的形式进行签署比如PerPro.ChinaNationalImportExportCorporationSignature5经办人代号经办人代号由口述信件的人和秘书或打字员的首字母组成首字母通常要大写并放在签名的下方靠左边缘这两部分由冒号或斜杠分开例如DS/alDS:al6附件如果信件里含有附件,在左下方标注“Enclosure”或简写“Enc.”or“Encl.”如果不止一份附件,最好标注附件的数量,下面是几个例子EnclosureEncls.2pricelistsand1catalogueEnc.BillofLading5copies7抄送有两种类型的副本标记,第一种是在收到信函副本的人的名字前面加“cc”or“cc:”标注因为现在大多数副本都是影印的,许多人使用CXXeroxcopyorPCphotocopy来标记这种标记打印在原件和副本上Thesecondtypeofcopynotationisspecifiedonthecopyonlybytheabbreviation“bcc”blindcarboncopyandtherecipient’sname.Nooneotherthantherecipientofthe“bcc”andyouwillknowheorherhasreceivedacopyoftheletter.第二种标记方法是只有在副本上出现简写的“bcc”加上收信人姓名,这样只有该收信人和你知道他或她已经收到信的副本抄送在信中可采用以下形式ccThesalesmanagerCXMissJonesbccMr.SmithClinton8附言附言通常用于以下情况1补充说明信件中被疏忽的内容,应该尽量避免出现这种情况2许多主管偶尔手写添加一些附言使得信更有亲切感3在写销售信时,作者经常把最后的有力的论据放在附言中加以强调例如附言……7月12日在年度销售会议上与贵方见面附言……这种玩具很畅销,在2008年顾客评价中知名度最高当写商务信函时,你需要将信中所包含的内容按正确的顺序一一列出下面的例子说明了一份信的结构是如何安排的请注意每一部分与其他部分的相对位置根据写信的目的,斜体部分可选择使用
3.边距边距对于给读者留下好的视觉印象非常重要,边距应该产生好的画面效果,左右边距通常为30毫米,简要的信函的边距可以宽至34毫米
4.第二页的写法除了销售信以外,商务信函通常只写一页,但是有时信息太复杂也可包含两页或多页当你需要写的内容超过一页时,第二页的信头可采用如下形式,内容包括收信人姓名,日期,页码比如1TheOrientalTradingCo.Ltd.June62008p.22-Page2-TheUniversalTradingCo.Jan.72009“-tobecontinued-”(待续)这一短语可以加在第一页页尾的右侧,第二页纸张的质量、尺寸和颜色要与第一页一致第2节商务信函的格式和信封的写法有几种可接受的商务信函写作格式,其中三种格式是最常使用的缩格式、平头式和半平头式(或混合式)
1.商务信函的格式1缩格式信内名称地址部分每行都比上一行缩进3到5个空格,正文部分每一段的第一行也要缩进3到5个空格第二章中Letter-21就是采用这种格式2平头式在这种形式下,每一行都从左边空白边缘写起,但是有时信头可以放在中间段落之间有加一空行这种风格更加受欢迎,因为它使信件看起来更加平衡,更容易打字第二章中Letter-22就是采用平头式3半平头式(混合式)它是上述两种风格的混合形式信内名称和地址部分用平头式,正文中每一段的第一行用缩格式或者反过来第二章中Letter-23就是采用这种混合格式
2.信封地址的写法通常来说,发信人的姓名和地址放在信封的左上方,收信人的姓名和地址放在信封中央信封上的地址可以用两种形式来写缩格式和平头式内容和风格要与信内名称和地址相一致平头式:缩格式:以下几种情形下,信封地址需要加入特别标记如果信件是通过中间人而不是邮政系统传递给收信人,中间人名字后需加“Kindnessof”“Bycourtesyof”“Byfavorof”or“Withfavorof”类似的语句DrWilliamBrown…………………收信人名字KindnessofProf.WaterSnow….…中间人名字如果信件是先邮寄给中间人,然后由中间人转交给收信人时,中间人的姓名和地址前需加“C/O”类似的语句Mr.ParkDavis……………………收信人名字C/OMr.Wood…………………….中间人名字200DoswellAvenue………………中间人的地址…USA当要寄介绍信时,信封的左上方会注明“IntroducingMr.Mrs.Missetc.…name”“Tointroduce…name”或者“Recommending…name”等类似的语句诸如“个人的”、“机密的”、“私人的”、“立即”、“紧急的”等词语也可标注于信封左下方来表明信函的性质第3节商务信函的写作原则一封好的商务信函可以留给读者好的印象并且带来更多的商业机会因此,掌握商务写作技巧非常重要你必须牢记以下几个原则,这些原则可以总结为7C,就是清楚,简洁,具体,正确,礼貌,完整和周到
1.清楚要确保你的信足够清楚而不被误解,模棱两可的信息可能给双方带来麻烦,而双方进一步的解释会浪费宝贵时间因此,当你能确定需要表达什么时,要用简单、普通的词汇直截了当地表达出来
2.简洁简洁是指用尽可能少的语言表达你的观点一方面,应该避免使用长句,多使用简短的词和句子另一方面,应该避免使用过时的词和行话不当用法正确用法atthistimenowinviewofthefactthatbecausepriortobeforewithouttheleastdelayverysoonacknowledgereceiptofthankyoufor…/Ireceived…uptothiswritingsofarinstthismonthattachedheretoenclosedis/are有时你要写一封长信,好的做法是把信分为几段,每一段表达一个主要观点
3.具体商务写作应该具体明确而不应该笼统概括,特别是当作者需要回信,解决问题,发盘或接受时你应该使用明确的事实、数字和时间来强调具体性
4.正确正确的语法,标点和拼写是商务写作中基本的要求另外,当你要给出涉及日期、规格、价格、数量、折扣、佣金、单位和数字时,更需要注意这些方面一个微小的错误就意味着你将失去盈利甚至亏损
5.礼貌首先,礼貌指要及时回复来信,及时回信可以取得不想等待的顾客的好感第二,礼貌还指尽量有礼貌地解决问题商务往来中分歧不可避免,但是,通过聪明机智的办法不仅可以解决分歧而且不给双方带来负面影响
6.完整一封商务信函应该包括所有的必要信息和数据,并详细地传递给读者,还要回答读者提出的所有问题和要求不完整的信息可能增加沟通成本,丢失信誉,失去销售机会此外,当所有的必要的成分比如信头,日期,称呼,结尾敬语和签名都包括时,一封商务信函才算完整因此,发信前要仔细检查所有信息
7.周到周到是指作者要更多考虑“你”而不是“我”或“我们”这就是说,采取“以你为中心”的态度而不是“以我们为中心”的态度你应该站在对方的立场,考虑对方的观点,理解对方的问题,强调对方的利益并采取积极的态度进行书面沟通第2单元建立业务关系对所有的交易者来说,客户是利润的源泉因此,他们既要尽力巩固老顾客,与他们保持密切的联系,又得寻找新客户,与他们建立贸易关系一般来说,交易者可以通过因特网、交易会、贸易名录、广告、其他国家的商会、中国驻外的商务参赞处等来寻找潜在客户此类信函应当写得既友好又能有所帮助复函要礼貌、迅速、简明扼要信函样例Letter-21(要求建立业务关系)烟台希望进出口有限公司中国山东省烟台市,烟台经济技术开发区希望大厦100号邮编2640002008年7月1日Messrs.HawkerWoodTradingCo.Ltd.20HighStreetPhoenixArizona2011USA敬启者,我们从贵国驻北京使馆商务处得悉贵公司的名称和地址,兹写信欲同贵公司建立商务往来关系我们是中国罐头蔬菜和罐头水果的主要出口商之一,从事此业务已有8年之久我方向您保证,我们的产品拥有最优良的品质和合理的价格随函附上的是我公司最新目录一份,包含我公司目前所有可供之货的明细,希望您会对某些产品感兴趣如果您对目录之外的产品感兴趣,尽管告知一收到你方的详细要求,将竭尽所能提供您想要的产品回复时,请提供资信银行我们期待着您及时的肯定答复您真诚的JamesWang经理Letter-22回复HawkerWoodTradingCo.,Ltd.20HighStreetPhoenixArizona2011USA2008年7月8日烟台希望进出口有限公司中国山东省烟台市烟台经济技术开发区希望大厦100号邮编264000敬启者,感谢您7月1日的来信及所附目录我们对贵公司的0801号和0802号蘑菇罐头(片菇)很感兴趣请报详细的FOB中国港口价格、付款方式和最早交货期如果价格有竞争力且交货期可以接受,我方将大量订购至于我方资信,可向位于美国堪萨斯州威奇托市西道格拉斯街121号的第一国民银行和位于美国马里兰州巴尔的摩市的欧萨利文大厦约翰莫里斯有限公司查询如能早日回复,将不胜感激您真诚的DavidSpear经理Letter-23要求建立商务关系烟台希望进出口有限公司中国烟台2008年10月10日ThePakistanTradingCompany13BroadStreetKarachiPAKISTAN敬启者我方从阿里巴巴网站获悉贵公司欲购蘑菇罐头兹欣喜告知,我方经营各种罐头蔬菜、罐头水果的出口,包括蘑菇罐头目前,我们有整菇、片菇、碎菇罐头详情请看附件如对我们的蘑菇罐头和目录上的其它产品感兴趣,请告知你方具体要求并请提供资信银行的名称及地址如能早日与你方建立直接贸易关系,将非常高兴您真诚的JamesWang经理Letter-24回复ThePakistanTradingCompany13BroadStreetKarachiPAKISTAN2008年10月15日烟台希望进出口有限公司中国烟台敬启者,本月10日的信函收悉,谢谢!我们对你们112号商品—整菇罐头感兴趣请报最优惠卡拉奇到岸价我们是当地食品行业最大的进口商之一,当地很多经销商都跟我们有联系因此,我们相信只要你们的产品质量优良、价格合理,我们肯定会大量订货我们希望这将是我们长期互利关系的良好开端您真诚的T.M.White经理写作技巧对交易者来说,他们总是期待开展新的业务,获取新的利润一封有吸引力的建立商务关系的信函可有助于此这类信函要写得清晰、真诚、中肯一般来说,应该包括如下几部分
1.告知信息来源例如我们从中国驻伦敦大使馆的商务参赞处得知你们的名字和地址承蒙布莱克先生的介绍,我们得知贵公司的名称和地址
1.表明写作意图例如很高兴同您建立商务关系非常希望同您建立商务关系我们利用此机会写信给您,意在同您建立商务关系
1.自我介绍例如:我们专门经营中国轻工产品的出口,希望同您建立商务关系我们是当地一家主要出口商,在国内外都享有盛誉我们已有10多年的历史兹附上新销售旺季的目录,介绍了许多新品和对上个销售旺季畅销品的改进
1.表明合作期望与盼望早日复函例如希望得到有利而迅速的答复如能尽快回复,将不胜感激选读信函LOS-21敬启者,承蒙ABC公司销售经理格林先生的介绍,我们得知您是当地主要的电器进口商之一由于该商品属于我们的业务范围,我们将很高兴地与贵方直接建立业务关系为使您对我们现在出口的产品有个大体了解,我们寄去了一本小册子和一份价目表一收到你们的具体询盘,我们将航空邮寄报价单和样品书盼早复!您真诚的LOS-22敬启者,兹写信自我介绍一下我公司是中国最大的出口商之一,经营各种机器设备现附上最新目录单一份,详细介绍了我们所有能出口的产品,希望您能对其中的产品感兴趣我们将为您报最优惠价格如能收到您对其中商品的询盘,将万分高兴盼佳音!您真诚的KeytotheExercisesI.TranslatethefollowingChineseintoEnglish.
1.ThroughthecourtesyofMessrs.FreemanCo.welearnthatyouareoneoftheleadingimportersoflightproductsinyourcountry.
1.Weareastate-ownedcorporationspecializingintheexportoftextilesandhaveengagedinthislineformanyyears.Ourproductshaveawonderfulfavorablereception.
1.Wearedesirousofestablishingbusinessrelationswithyourcorporationsoastoexpandthesalesofourproductsatyourend.
1.Ifyoufeelmuchinterestinourbusinessproposalpleasesendusthesamplestogetherwithyourbesttermsandconditions.
1.Alltheitemslistedinourcatalogueenclosedarenowkeptinourstockandreadyforimmediateshipment.
1.AstoourcreditstandingpleaserefertotheBankofChinaShanghaiBranch.II.Usethefollowingphrasesinthesentencesofyourown.略III.Writealettertoaforeigncompanyforestablishingbusinessrelationscoveringthefollowingcontents.DearSirsWehaveobtainedyouraddressfromtheCommercialCounsellorofyourEmbassyinBeijingandarenowwritingyoufortheestablishmentofbusinessrelations.WeareverywellconnectedwithallthemajordealershereoflightindustrialproductsandfeelsurewecanselllargequantitiesofChinesegoodsifwegetyouroffersatcompetitiveprices.AstoourstandingwearepermittedtomentiontheBankofEnglandLondonasareference.Wearelookingforwardyourpromptreply.Yourssincerely第3单元资信调查为了减少外贸风险,有必要了解初次谈判方的有关信息,尤其是信用情况、企业性质,资金,经营能力等通常情况下,有关国外特定企业的信息可通过许多途径获得
1.银行,包括被国外企业指定作为参考人的银行和同我们有业务关系的银行;
2.商务参赞处;
3.企业,该企业同特定外国企业有贸易关系;
4.调查代理人,通过他们,我们可以得到可靠的信息,但费用昂贵一般来说,这种类型的信应包括以下两个非常关键的要点
1.要求收信人提供关于具体某一外国商人的信用状况;
2.表达“任何收到的资料将予以保密并且被咨询方不需为此承担任何责任”这样的观点信函样例Letter-31向银行进行资信调查烟台希望进出口有限公司中国烟台2008年7月14日InformationServiceDepartmentTheFirstNationalBank121WestDouglasStreetWichita7250KansasUSA敬启者我们正准备与标题公司签署一份大宗订单,贵行被指定为咨询人如贵方能以机密的方式向我们提供上述公司的财政状况以及业务经营状况,我们将不胜感激,该公司的地址如下20HighStreetPhoenixArizona2011USA不用说,贵方提供的任何信息都将被严格保密,不用为此承担任何责任预先感谢您真诚的JamesWang经理Letter-3
(2)资信调查的回复TheFirstNationalBank121WestDouglasStreetWichita7250KansasUSA2008年7月20日烟台进出口公司中国烟台敬启者关于霍克伍德(HawkerWood)贸易有限公司兹回复你方7月14日关于询问美国霍克伍德贸易有限公司财务状况的来信霍克伍德贸易有限公司是美国的一家小型公司,成立于1992年,注册资本超过10000美元该公司专门从事粮食、石油和食品的进出口业务,在当地享有良好的声誉他们总是能够及时办理结算,据悉,其合作伙伴与他们的业务是令人满意的我们认为,该公司有能力经营小额贸易对于大宗交易,我们建议采用即期信用证结算以上资料严格保密,本银行对此不负任何责任您真诚的史密斯·查尔斯Letter-33向公司进行资信调查烟台希望进出口有限公司中国烟台2008年7月15日Messrs.JohnMorrisCo.Inc.O’SullivanBuildingBaltimoreMaryland10026USA敬启者位于美国亚利桑那州凤凰城高街20号的霍克伍德贸易有限公司希望从我公司获得大量罐头蘑菇供应由于对该公司知之甚少,惠请根据经验向我们提供一些有关该公司总体财务状况的信息,以及在你方看来,给予他们36000美元的信用是否可靠,他们是否能够及时结算毫无疑问,贵方提供的任何信息都将被严格保密,不用为此承担任何责任如果有机会,我们非常乐于向贵公司提供类似服务盼早日回复您真诚的JamesWangLetter-34资信调查的回复JohnMorrisCo.Inc.O’SullivanBuildingBaltimoreMaryland10026USA2008年7月21日烟台希望进出口有限公司中国烟台敬启者兹回复你方7月15日关于询问美国霍克伍德贸易有限公司财务状况的来信据我们所知,该公司成立时间不长,并享有良好的声誉,但并不富有到目前为止,我方与该公司的贸易关系一直令人非常满意我方乐于免费向你方提供信息,但对此不承担任何责任您真诚约翰莫里斯公司约翰·莫里斯写作技巧正如前面提到的,资信调查信函应该包括两点非常重要的内容,否则,你不能得到有效的反馈信息让我们来看看下面的一封信敬启者,请向我们提供有关加拿大西部贸易有限公司的资信材料,由于急需上述信息,请尽快办理诚挚问候读了这封信,我们可以发现它有两个缺陷
1.信中要求提供资信信息,但却没有给出被调查方的具体地址因此,银行可能不知道具体的企业是谁,因为有时许多企业拥有相同的名称
2.信中没有表达任何收到的资料将予以保密并且对方不需承担任何责任这样的观点更好的表达如下敬启者,恳请您为我们提供西部贸易有限公司的资信与商业运作情况资料,该公司的地址为加拿大,多伦多,塔街36号请放心,贵方提供的任何信息都将被严格保密,不用为此承担任何责任预先感谢选读信函LOS-31询问关于某公司的信息敬启者询问关于汉普森公司的信息马尼拉的汉普森公司希望从我处获得贷款,贵方被指定为咨询人请向我们提供有关该公司的财务状况和经营模式的所有资料,该公司地址位于马尼拉花园路313号,邮箱号215我们保证,贵方提供的任何信息都将被严格保密,不用为此承担任何责任预先为您在这方面的合作表示感谢您真诚的LOS-32资信调查的回复敬启者兹回复你方7月1日关于询问汉普森有限公司财务状况的来信很遗憾,我们不能告诉你方任何关于该公司的积极消息因为我们同该公司进行业务的时间短,并且我们并不认为迄今为止我们之间的业务关系令人满意上述信息只代表个人观点,为此我方不承担任何责任您真诚的KeytotheExercisesI.Translatethefollowingtermsandphrasesthenmakesentenceswiththem.
1.financialandbusinessstanding财务与贸易状况WewouldbemuchobligedifyoucouldprovideinformationinconfidenceonthefinancialandbusinessstandingoftheaboveCompany.
2.Itgoeswithoutsaying毫无疑问Itgoeswithoutsayingthatanyinformationyouprovidewillbetreatedasstrictlyconfidentialandyouarefreefromanyresponsibilities.
3.strictlyconfidential严格保密Anyinformationyouprovidedwillbetreatedasstrictlyconfidential.
4.befreefromanyresponsibilities无需承担任何责任Youarefreefromanyresponsibilitiesfortheinformation.
5.inadvance提前Wethankyouinadvanceforyoucooperationinthisrespect.
6.financialstatus财务状况Thecompany’sfinancialstatusisingoodcondition.
7.freeofcharge免费Weprovidetheaboveinformationfreeofchargeandyouarerequestedtokeepitinsecret.
8.enjoygoodreputation享有良好信誉Thecompanyyourequiredenjoysgoodreputationhere.
9.smallbusinessengagement小额贸易Wehavedonebusinesswiththemforover3yearsbutallthetransactionsaresmallbusinessengagement.
10.take anyresponsibilities承担责任Youneedn’ttake anyresponsibilitiesfortheinformationyougiveus.
11.generalfinancialstanding总体财务状况Wewouldbemuchobligedifyoucouldinformusofthegeneralfinancialstandingonthecaptionedcompany.
12.bereliablefor可靠的InyouropinionaretheylikelytobereliableforacredituptoUSD6000000Ⅱ.Fillintheblankswithappropriateprepositions.tofor;onwith;towithas;in;toin;in;inon;ason;towith;inforⅢ.TranslatethefollowingsentencesintoChinese.
1.如能秘密告知我方他们的财务状况与贸易模式,我方将不胜感激
2.请您联系该银行以便向我们提供任何可能的信息
3.毫无疑问,贵方提供给我方的任何信息都将严格保密,并且无需承担任何责任
4.据说,他们与其供应商之间的贸易是令人满意的
5.对于大宗贸易,我们建议使用即期信用证支付
6.关于我们的信用与财务状况,请向你地的中国银行查询
7.因为本公司正要与该公司订立某重要交易所以希望事先正确地了解该公司的信用状况
8.史密斯公司希望与本公司开展交易指定贵处为信用咨询人
9.很抱歉,我方无法提供所要具体信息
10.如有需要,我方将乐于向贵方提供类似服务Ⅳ.TranslatethefollowingsentencesintoEnglish.
1.WereferyoutoTheBankofSwitzerlandifyouwishtomakeanyinquiriesonourgeneralfinancialstanding
2.Wewillkeepanyinformationyouprovidedinconfidenceandyouneedn’ttakeanyresponsibilities.
3.Anyinformationyoumaygiveuswillofcoursebetreatedasstrictlyconfidential.
4.Anystatementprovidedbythisbankoranyofitsofficersastothestandingofanypersonfirmorcorporationisgivenasamerematterofopinionforwhichnoresponsibilityinanywayistoattachtothisbankoranyofitsofficers.
5.Wehavelearnedthecompanyhasnotbeenlongestablishedandenjoysgoodreputationbutisnotsupposedtoberich.
6.Weshallbepleasedtorenderyouanyfurtherservicesandweaskyoutoconsiderthisinformationasgiveninstrictconfidence.
7.WeregretourinabilitytotellyouanythingpositiveconcerningthefirmmentionedinyourletterdatedMay
58.Wearegladtobeworkingwithacompanylikeyouenjoyingsuchhighreputation.
9.Uptonowourbusinessrelationswiththemhasbeensatisfactory.
10.Wehavelittleinformationonthiscompany.Ⅴ.SituationalwritingDearSirsUniversalHouseaddressingLawtonStreetLiverpoolEnglandwishestoenterintobusinessrelationswithus.Ashavinglittleinformationonthemwewouldbegratefulifyoucouldsupplyuswithsomeinformationaboutthecompanysgeneralfinancialstandingaccordingtoyourexperience.Itisdoubtlessthatanyinformationyousupplywillbetreatedinthestrictestconfidenceandfor which you needn’ttake anyresponsibilities.Thankyouinadvance.Yoursfaithfully第4单元询盘(询价)询盘就是为探寻成交的可能性或是成交条件(而向对方提出)的信息要求通常,询盘是商务谈判的第一步,一般由买方做出询盘对买卖双方都没有法律的约束力询盘分为两种一般询盘和具体询盘前者是为了得到产品的一般信息,比如(对方提供的)价格单、目录和样品等后者是为了购买一个具体的产品而表达出的确定的愿望,具体询盘需要更加详细的信息,比如货物的可供情况、价格以及其他的条款询盘应当写得直接而又有礼貌如果是首次询盘,开头就应当告诉对方你是如何得到他的姓名的,然后介绍一下你的业务情况,并且说明你想让对方做什么信函样例Letter-41(具体询盘)HawkerWoodTradingCo.Ltd.20HighStreetPhoenixArizona2011USA2008年7月25日烟台希望进出口有限公司中国烟台敬启者关于蘑菇罐头在上周举行的中国进出口商品交易会期间,我们有幸参观了贵方的展位并且对你们的蘑菇罐头很感兴趣正如你们所知道的,我们是标题商品在美国的主要进口商和批发商,在这个行业有多年的业务经历请尽快给我们报蘑菇罐头最优惠的FOB烟台价格以及详细的规格、包装和你方可供的数量,以便我们回复我们的最终用户我们或许会给你们下一个大约20公吨的大订单并愿意与你方开始长期稳定的业务关系我们要特别强调价格的重要性,因为这里的主要市场是那些大批量生产而价格又是大众化的产品您真诚的DavidSpear经理Letter-42(具体询盘)MARRABLESON15TowerStreetGreenwichEngland2008年7月20日烟台希望进出口有限公司中国烟台敬启者关于海藻酸钠我们有兴趣大量购买海藻酸钠如果你们能给我们报出每公斤FOB烟台的价格,我们将很高兴请通过电子信函给我们报最好的价格,标明规格、包装、价格、付款方式和装运期等过去我们从日本购买这些产品,现在我们更喜欢从你们公司购买,因为我们知道你们能够供货更多、价格更优另外,我们对你们产品的质量有信心如果你们的报价可行,我们准备立即向你们订货如果你们能够提供其他产品的样品和价格单供我们参考,我们将不胜感激盼望收到你们的电子回复您真诚的HenryHopkins副总裁Letter-43(一般询盘)WegoChemicalMineralsCorp.NEWYORKUSA2008年3月5日烟台希望进出口有限公司中国烟台敬启者关于化工品本市的达斯特克(Dastech)国际公司告诉我们你们是化工品的出口商请将你们各种产品的详情寄给我们,包括规格、数量和价格以及不同商品的样品我们是化工品的大商人,并且与很多国家和地区的商人有过业务联系相信价格适中的上述商品在本地区有很大的需求请在答复时说明可供数量,包装、付款方式以及单项商品的购买量不少于20公吨所能给与的折扣,所报价格应包括到纽约的保险及运费热切等待着贵方早日的答复您真诚的总裁AdamCohen写作技巧询盘函的写作是一个业务人员的一项日常工作询盘函应当直接、简洁和具体这个单元的信函都是用一种直截了当的方式撰写的,而且非常切题,符合询盘信函写作的规则以下是撰写询盘信函的一般步骤和常用句子1.如果是首次询盘,也就是向你以前从未与之作过交易的供货商的询盘,开头就应当告诉对方你是如何得到他的姓名和地址的,然后简要介绍一下你的业务情况例如我们是通过我们在北京的朋友李先生的介绍而得知贵方的名址的本市的中国银行告诉了我们你们的姓名……我们是化工品的大经销商……2.提出你的要求
①直接阐明你们要购买的货物例如我们正在考虑购买……我们对进口化工产品感兴趣我们是男式针织品稳定的买主
②要求对方寄送目录、价格单、样品和其他条款例如请寄给我们你方最新的目录和价格单我们想知道你们是否给予一些折扣请给我们报贵方最低的FOB烟台的价格、可供数量、包装和付款条件等
③强调一个合理的、有竞争力的价格的重要性例如如果你们的价格确实有竞争力,我们将向你们试订货物如果你们的条款与其他供货商相比更优惠,我们将稳定地向你们订货3.表达能尽快收到一个肯定答复的愿望例如请用电子信函回复并告知你们是否对这个询盘感兴趣盼望早日收到你们的消息选读信函LOS-4
(1)(一般询盘)WRIGHTSONCo.Ltd.ColomboSriLanka2008年3月9日烟台希望进出口有限公司中国烟台敬启者关于轻工业产品我们从互联网上获悉你们是中国轻工业产品主要的出口商之一我们的市场对于定价适中的货物有着很大的潜力如果你们的价格可行,我们可能会马上向你们试订一个20英尺集装箱的上述商品请将详细的信息发给我们,包括价格,可供数量,付款方式和装运期以及目录和上述产品的样品盼早复您真诚的VivianStoneLOS-4
(2)(具体询盘)UniversalTradingCo.Ltd.HamburgGermany2008年3月15日烟台希望进出口有限公司中国烟台敬启者关于运动服装我们很高兴地告知你方我们对男女运动服装感兴趣,如果你们能在CIF汉堡的基础上给我们报最有竞争力的价格,我们将不胜感激为使我们了解你们产品的材料和工艺,如果能寄给我们贵方的目录、样品和价格单,我们将表示感谢如果你们的价格可行,而且交货日期可以接受,我们打算向你们订货等待着你们早日的答复您真诚的RobertEdwardKeytotheExercisesI.Choosethebestanswertocompletethefollowingsentences.
1.B
2.C
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6.B
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10.DII.TranslatethefollowingsentencesfromChinesetoEnglish.
1.WelearnfromcompanyAthatyouareexportinglightindustrialproducts.Thereisasteadydemandherefortheabove-mentionedcommoditiesofhighqualityatmoderateprices.
2.Ouruserhasregulardemandforthiscommodity.Pleasequoteusyourmostfavorableprice.
3.Ifyoucanincreaseyourdiscountto10%wewillplaceanorderwithyouimmediately.
4.Whenyoumaketheofferpleasestatethediscountyouwouldallowonpurchasesofquantitiesofnotlessthan1000dozenofindividualitems.
5.Wewillsendyouourspecificinquiryifyoucanprovideuswiththerequiredgoodsandthequality.
6.Wearelargedealersinchemicalsandbelievethatthereisagreatdemandinourareaformoderatelypricedgoodsofthekindmentionedabove.III.TranslatethefollowingletterintoChinese.敬启者我们这儿的一家著名的酒店对桌布有需求我们从我们的朋友处得知你们是这个行业的主要出口商,并且很高兴地写信给你方询问你方能否提供该商品他们所需要的桌布应当用最好的材料制成请告知你们能否提供并且希望能给我们寄一些样品期待您的早日答复您真诚的,IV.Letter-writing略要求所写的信函应当完整、合理并且符合逻辑第5单元报盘(报价)报盘通常也可以被称为报价,一般是卖方为了达成交易而回复询盘所提出的建议或条款一项发盘如果由买方做出,就叫做递盘,发盘分为两种实盘和虚盘实盘(确盘)是在一定的时限内按照所述的价格和数量出售货物的一项承诺实盘在其有效期内不能撤回、撤销或是进行修改,而是由买方决定接受、拒绝或是进行还盘实盘应当是肯定、清楚、完整和无条件的根据联合国的有关规定,一项发盘只要有品名、数量和价格就可以被视为实盘一项令人满意的报盘应当包括感谢(对方)询盘的词语(或句子),订立合同的详细条款,并且对你报价的产品进行有利的评论,还要加上发盘的有效期限信函样例Letter-51(实盘)烟台希望进出口有限公司中国烟台2008年7月28日Messrs.HawkerWoodTradingCo.Ltd.PhoenixUSA敬启者,关于蘑菇罐头感谢贵方7月25日的信函询问我们的蘑菇罐头正如你们所知道的,我们是该商品最大的出口商之一,该商品因为物美价廉而享有盛誉我们很高兴地告知贵方我们已经将上述商品卖到了很多国家和地区,像日本、几个欧洲国家、东南亚以及南美国家他们中的很多商人已经向我们重复订货根据要求,我们附上了详细的规格和包装情况,并且很高兴地报价如下,该报价以北京时间7月31日前复到有效商品名称片状蘑菇罐头数量20公吨价格每公吨FOB烟台价格1875美元装运时间2008年9-10月付款方式开立以我方为受益人的即期不可撤销的信用证我们已经将所要求的上述产品的目录和样品寄往你处,相信很快就能到达盼望收到你们的消息您真诚的,JamesWangLetter-52(虚盘)烟台希望进出口有限公司中国烟台2008年7月27日Messrs.MARRABLESON15TowerStreetGreenwichENGLAND敬启者,关于海藻酸钠贵方7月20日询问海藻酸钠的信函立即得到了我们的关注我们高兴地得知我们的产品在英国的格林威治有着旺盛的需求根据要求,我们很高兴地给你方报以我们最好的价格如下商品名称海藻酸钠数量每月36公吨/2个集装箱价格每公斤FOB烟台30美元装运时间2008年10月付款方式开立以我方为受益人的即期不可撤销的信用证请注意,以上报价以我方进一步确认为准我们觉得你们可能会对我们其他的一些产品感兴趣,因此附上了一些描述性的小册子和供你方客户参考的推销说明书等待着贵方马上确认您真诚的,JamesWangLetter-53(虚盘)烟台希望进出口有限公司中国烟台2008年3月10日WegoChemicalMineralsCorp.NewYorkUSA敬启者,关于化工品我们很荣幸地收到了你方3月5日询问化工产品的信函,化工产品正属于我们的业务范围我们将非常愿意在平等互利的基础上与你方进行交易我们是化工产品的大生产商和出口商,(公司)成立于1990年我们的产品因其上承的质量和公道的价格而享有盛誉你们可以在所有的化工产品中进行选择,比如有机化工、无机化工和农药等与这封信一道,我们给你方寄去了我们的目录和一些样品,目录中有我们产品的详细规格我们愿意利用这个机会给你们报上我公司的拳头商品之一硫脲的价格如下商品名称硫脲99%以上包装25公斤塑编袋价格每公吨CIF纽约1100美元数量每月5个集装箱(每个20英尺集装箱装17公吨)装运时间2008年8-9月付款方式即期信用证装运时间自2008年4月开始如果单项商品购买量不少于20公吨,我们将给予5%的折扣该报价以我方的最终确认为准在收到你们对任何其他商品的具体询盘后,我们将据此给你方报价您真诚的,RobertZhang写作技巧报盘信函的写作也是一个外贸工作者的一项日常工作这类信函应当做到迅速、准确和赋有建设性(帮助性)本单元的信函都是很典型的例子
①迅速答复询盘因为买方的询盘可能会带来(你的产品)重要的销售(机会),因此你的回复及所需要的时间对是否成功至关重要
②准确而自信你所提供的信息,比如价格和数量应当具体、准确,并且表达出你对未来合作的渴望与保证
③使你的报盘富有建设性(帮助性)一封令人满意的报盘函会带来一个好的结果,创造做业务的机会样品和目录应尽快寄给可能成为买主的人撰写报盘信函通常的步骤及常用的句子如下1表达你对(对方)询盘的谢意例如(非常)感谢你方10月1日的询盘并对我方产品所表示出的兴趣感谢你方10月1日的询盘,我们高兴地报盘如下2提供对方所需要的信息,最好对你的产品做一些有利的评论例如根据要求,我们高兴地给你方报盘如下,并将给你方寄送目录和样品我们的产品因物美价廉而非常畅销3标明发盘的有效期(如果是个实盘)例如请注意上述报盘的有效期为5天这个报盘以贵方在本周末前接受有效我们必须强调该报盘的有效期是3天4表达希望发盘将被接受的愿望例如我们盼望收到你方的马上确认我们相信你们会对我们的报价满意的,并盼望收到你方的订单选读信函LOS-5
(1)(普通回复)烟台希望进出口有限公司中国烟台2008年3月16日Messrs.WrightSonCo.Ltd.科伦坡斯里兰卡敬启者关于轻工业产品非常高兴收到了你方2008年3月9日对轻工业产品的询盘,我们希望有机会就上述产品与贵方进行合作按照你们的要求,我们今天已经另邮给你们寄去了我们新印制的目录,内有我们产品的所有细节在收到你们具体的询价后,我们就会给你们寄样报价盼即复您真诚的ThomasHuangLOS5-
(2)(实盘)烟台希望进出口有限公司中国烟台2008年3月20日UniversalTradingCo.Ltd.HamburgGERMANY敬启者关于运动服装的出口感谢贵方2008年3月15日对男、女运动服的询盘,并且很高兴地得知我们有机会就上述产品与你方达成一些交易按照你们的要求,我们很高兴地报以我们最好的价格如下商品男、女运动服,不同的颜色和款式规格大、中、小号包装聚乙烯袋价格每件CIF加2%佣金的汉堡价格30美元装运时间收到信用证后3个星期之内最小数量1000件付款方式100%的不可撤销的即期信用证请注意,这个报价到北京时间2008年3月24前有效盼望着尽快收到你方的确认您真诚的李芳KeytotheExercisesI.Choosethebestanswertocompletethefollowingsentences.
1.C
2.A
3.C
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10.CII.TranslatethefollowingsentencesfromChinesetoEnglish.1.Incompliancewithyourrequestwemakeanofferfortheundermentionedproductsasfollowswhichissubjecttoourfinalconfirmation.2.Welearnthatthereisagreatdemandforapplesinyourareaandencloseourquotationsheetforyourreference.3.Wearepleasedtoofferyouasfollowswhichissubjecttoyouracceptancebytheendofthismonth.4.ThesecommoditiesareexcellentinqualityandreasonableinpriceandsoonbecomepopularinmanycountriesandregionssuchasUSAJapanandsomeEuropeancountries.5.Thiscommoditysellsfastatpresentandthesupplyfallsshortofthedemand.6.Thesuperiorqualityandhighstandardofcraftsmanshipofthesaidcommoditywillappealtothemostselectivebuyers.III.TranslatethefollowingletterintoChinese.先生/女士感谢你方5月4日来信询问我们的印花布,并要求知道我们对大批订购的条件我们已经单独给你寄去了综合性的图案和材料,供你们订购时参考附上我们的价格单以及为大批订购者提供的条件和具体细节盼望收到你方的订单请放心,你方的订单一定会得到我们及时的关注美好的祝愿TomMcEwanIV.Letter-writing略要求所写的信函完整、合理并且符合逻辑第6单元还盘与接受在合同谈判过程中,还盘是对对方之前的发盘所做出的相当于一个新的发盘的答复还盘意味着自动拒绝了之前对方的发盘,需要对方在新的还盘条件下做出接受合同才算成立当一方做出还盘的时候,意味着他不完全同意对方发盘中的条款这种不同意可以是对价格的不满意,也可以是对付款方式、发货期、包装等方面的不同意还盘可以在双方之间进行很多次直至交易结束接受是一个最终性的、对对方发盘的无条件接受的表示接受还意味着交易的达成只要一方完全接受了另一方发盘中的条款,则该发盘中的条款对双方都具有法律约束力信函样例Letter-61(要求报更低的价格)HawkerWoodTradingCo.Ltd.20HighStreet,PhoenixArizona2011USA2008年7月30日烟台希望进出口有限公司中国烟台敬启者,关于蘑菇罐头我们收到了你方7月28日的来信,信中你方对20公吨蘑菇罐头报价1875美元每公吨FOB烟台我方很遗憾的通知你方,我们亚利桑那州的客户认为你们的价格太高了信息表明蘑菇罐头在当地的销售价格要比你们的报价低10%左右我们知道你们的蘑菇的质量要好一点,但是价差无论如何也不应该有10%那么大我对你们产品的质量很满意,也非常希望跟你们进行交易为此,我们做出如下还盘,该还盘以你方在纽约时间8月6日前答复为有效20公吨蘑菇罐头(每罐净重500克)1750美元每公吨FOB烟台,其他条件按照你方2008年7月28日信函中所定鉴于目前市场不景气,我们建议你方尽早接受我方还盘您真诚的,DavidSpearLetter-6
(2)(降价要求被拒绝)烟台希望进出口有限公司中国烟台2008年8月5日Messrs.HawkerWoodTradingCo.Ltd.PhoenixUSA敬启者,关于蘑菇罐头我方从你方2008年7月30日信函中得知你方认为我方所报上述货物的价格偏高虽然我们很感激你方提供给我方的关于你方所在地市场的价格信息,但是很遗憾我们不能将价格降到你方还盘中的价格我们在很长的时间内一直以我方所报的价格向欧洲及日本市场供货,因此我们希望也能与你方以与此相近的价格达成交易目前我们不可能接受你方的还盘,因为我们的报价是非常合理的我们也很想能够给你方一个更低的价格,但是我们真的做不到尽管我们不能给予你方更低的价格,我们仍然希望能收到你方的订单您真诚的,JamesWangLetter-6
(3)(降价要求被接受)烟台希望进出口有限公司中国烟台2008年8月6日Messrs.HawkerWoodTradingCo.Ltd.PhoenixUSA敬启者,关于蘑菇罐头我们很遗憾地从你方2008年7月30日的信函中得知,你方认为我们的价格偏高我们已经尽最大努力将价格在不降低质量的前提下降到最低考虑到我们所供蘑菇罐头的质量,我们不觉得所报价格过高然而,因为这是我们的第一次交易,我方决定给予你方一个4%的特殊折扣我们给予这样的折扣是因为我们希望能跟你方建立业务往来关系,但是我们必须强调的是,这是我们所能做出的最大让步了我们希望修改后的报价将使得你方能够向我方订货您真诚的,JamesWang写作技巧在国际贸易当中,最困难的事情之一就是做出一个合理的、适当的还盘在还盘的过程中,卖方做出发盘后,你在答复中提出不同的价格、付款方式或包装要求等这个过程通常需要你写一封正式的信函,列明你期望的条件你可以按照以下步骤来撰写一封还盘信函
1.在开始写一封还盘信之前给自己点准备时间如果卖方的报价比你预期的高很多,你可能会有些气愤地写出一封不太理智的还盘信,这样的还盘信很可能得不到对方的接受因此,在写信之前你应该认真考虑一下你计划从对方那里得到一些什么让步
2.仔细检查对方的原始发盘有时候对方的发盘从报价方面看起来好像比你预期的要高,但是当你仔细想一下付款条件和其他条件的话,这笔生意可能比它表面上看起来更有价值
3.在还盘信的开头要感谢对方的报价,并且让对方知道你是多么期望能达成交易提及对方原始发盘中的某些特定条款并且列明它们跟你在还盘中所期望的有何不同采用直接的表达方式会使你的信函看上去更符合商务合同的风格不要把任何个人的情感带入你的信函中
4.必要的时候采取折衷的方式价格谈判是一个“给予”和“获取”并存的过程为了获得更好的报盘,你可能需要下一个更大的订单详细地解释为什么你觉得你的还盘比对方的发盘更合理或者为什么你需要对方修改他的发盘,这对于得到对方的理解是非常必要的
5.如果你是作为卖方需要给买方写一封还盘信,以上各条也基本适用选读信函LOS-61(要求报更低的价格)HawkerWoodTradingCo.Ltd.PhoenixUSA2008年3月16日烟台希望进出口有限公司中国烟台敬启者关于男士衬衫感谢你们2008年3月14日来信,信中你方报价5000件男士衬衫每件30美元很遗憾的是,我们觉得你方价格偏高,我们很难说服我们的客户接受你方的价格另外,你们不能忽略的是,还有一些来自于中国的其他的很有竞争力的供应商你们是否愿意降价10%,这样我们可能就能达成交易了考虑到我们直接长期的业务关系,我们才做出这样一个还盘由于市场处于下滑期,我们希望你们能很好地考虑我们的还盘并尽快给我们答复您真诚的VivianStoneLOS-6
(2)(期望双方各让一步)烟台希望进出口有限公司中国烟台2008年3月25日UniversalTradingCo.Ltd.HamburgGERMANY敬启者关于运动服我们收到了你方2008年3月23日的来信,要求我方对曲棍球运动服的报价低10%你方觉得我方报价过高,对此我们觉得很遗憾正如我方以前信中所说,由于我们的产品质量上乘,价格合理,因此在很多国家都很受欢迎我们所有的报价都是经过了认真的计算并且已经降到最低,我们已经以这一价格跟来自于不同国家的很多买家达成了交易然而,为了促进你我双方的交易,希望我们能各让一半,我们会将我们的报价降低5%我们只能让步这么多了,希望这一报价你方能够接受期待你方尽快答复您真诚的李芳KeytotheExercisesI.Choosethebestanswertocompletethefollowingsentences.
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10.DII.TranslatethefollowingsentencesfromChinesetoEnglish.
1.Thepriceswequotedinourletterof13thSeptemberleaveuswithonlythesmallestmarginofprofit.Theyareinfactlowerthanthoseofourcompetitorsforgoodsofsimilarquality.
2.Ifhavinggivenfurtherthoughttothematteryoufeelyoucannotacceptourofferwehopeitwillnotpreventyoufromapproachingusonsomeotheroccasions.
3.Weregretnotbeingabletoaccommodateyourrequestforlowerpricestocopewiththeinstabilityintheforeignexchangemarkets.
4.Giventhelongbusinessrelationshipbetweenusweshouldhaveagreedwithyoursuggestionofloweringourpricesforunderwear.Howeverwehavelotsofdifficultiesindoingso.
5.Ifyoucanraisethediscountto10%wecanmakeanorderimmediately.III.TranslatethefollowingletterintoChinese敬启者,我方收到了你方8月14日的来信,信中你方对60公吨标题项下货物报价2600元每公吨经过认真研究,我们很高兴通知你方你们的条款很令人满意,但价格偏高,与当前市场价格不符我们特提供以下信息供你方参考我们这里的竞争非常激烈大多数竞争对手卖价都比你方给我们的报价还要低10%我们完全清楚你们产品的质量要比他们的好,但是10%的差价太大,我们很难说服我们的最终用户接受这一价格为了达成交易,你方能否降低一下你们的价格,比如降价7%?这样的话我们就可能达成一致了我们期待你方早日答复您真诚的,第7单元促销促销信函是一种广告宣传其目的是说服顾客现在购买产品;或是让顾客对产品产生兴趣促使他们以后购买;或让顾客牢记公司的名字;或让顾客试用产品,或询问有关产品的问题书写一封有效的促销信函,重要的是应做好自我准备首先,应全面了解自己的产品其次,要尽可能多了解顾客最后,还需要了解竞争对手的产品一封好的促销信函应遵循AIDA原则也就是说,你应该吸引客户的目光、引发兴趣、激发欲望、鼓励购买信函样例Letter-71(介绍罐装蘑菇)烟台希望进出口有限公司中国烟台2008年7月15日HollywoodFoodstuffTradingCo.Ltd.LosAngelesUSA敬启者最近,在广交会食品土畜展厅的罐头引起了参展商的极大兴趣美味的蘑菇罐头吸引了无数的询盘和订单我们的蘑菇罐头受青睐的原因如下美味---风味独特,迎合顾客需求营养---种类繁多,富含营养价格---物美价廉,优于其它货源的同类产品敬请注意,我们的年产量是100公吨近来,我们已经收到来自日本、德国、澳大利亚和南非的询盘我们确信不久的将来我方罐头会出口到更多的国家很高兴随函附上我方带有插图的产品目录,并在接到你方回复后寄去我们最优惠的报价您真诚的,JamesWangLetter-72(促销信)烟台希望进出口有限公司中国烟台2008年7月20日Messrs.HawkerWoodTradingCo.Ltd.PhoenixUSA敬启者很高兴随函附寄给你一份我方关于不同品种和口味的蘑菇罐头的最新价格单我方罐头深受顾客青睐,四海共知我们相信一次试订货便会让您确信我们所报之商品,质量上乘,物有所值对于8月底前到达我方的订单,我们将给予2%的折扣如果你方订单数量非常大,我方将再提供2%的折扣由于成本上升的压力很大我方将很难将此优惠条款延期贵方为何不抓紧时机,即刻发送订单呢?我们希望有机会为你方服务,我方将非常重视你方的迅速回应您真诚的,JamesWangLetter-73(振兴关系信)烟台希望进出口有限公司中国烟台2009年6月2日WesternImportCompany101DouglasAvenue布宜诺斯艾利斯阿根廷敬启者查看我们的交易记录,我们注意到在2006-2007年里您向我们采购了大量的S54型手提电脑,但遗憾的是,在2008年我们没有收到您的订单我们认为您可能对我们剩余库存的100件S54型电脑感兴趣,也就是贵方原来从我处购买的质量稳定的电脑它是紧跟最新型号S60的次新产品您知道,从生意角度来讲,它实用、耐用、经济我们打算清仓处理库存,给您优惠的折扣,也就是50-65台的订单,折扣为15%;66-79台的订单,折扣为20%;80台以上的订单,折扣为25%此发盘以6月20号前收到您的回复为准我们把这一特殊报盘首先提供给您,希望您能利用好这个机会期待您的回复您真诚的,KellySun销售经理Letter-74(随访信)烟台希望进出口有限公司中国烟台2008年10月12日UniversalFurnitureTradingCompany新德里印度敬启者我们4月23号寄给您的关于地毯的报价和样品,相信您对报价和样品的质量、款式已经仔细研究过了遗憾的是,我们至今没有收到您的订单我们保证所提供的货物品质优良、价格合理,相信我们的地毯会成为你方市场的畅销品在下订单前如果需要更多信息的话,收到您的指示后,我们将把你想要的详情和样品发送给您随函附上一份订货单供您参考希望早日收到您的订单您真诚的,JamesWang写作技巧------促销信的三种类型促销信函在国际贸易中对出口来说是非常必要的它通常包括三种形式促销信、振兴关系信、随访信促销信是旨在通过寻找新客户来扩展贸易的商务信函一封好的促销信函应该做到a吸引客户的目光;b引发兴趣;c激发欲望;d鼓励购买振兴关系信是商务信函另外一种形式,目的在于维系或重新获得老客户,这种信函用以振兴他们之间的合作关系通常包括以下几点a回顾过去良好的合作关系;b添加对货物的好评;c给予优惠的折扣;d希望收到新的订单随访信也是商务信函一种形式,目的在于询问发盘人至今没有收到受盘人订单的原因就是说,买方曾向卖方询盘,卖方已向买方报价,但是却没有收到买方的消息,于是卖方向潜在的买家发出跟进/跟随信函它包括a提及买方的询盘和卖方的报价;b表达没有收到订单感到遗憾,为推动销售,猜测可能的原因;c指出产品新的卖点;d希望收到新的订单选读信函LOS-71(促销信)敬启者很荣幸向贵公司推介本公司,我们是一家生产各类体育用品、武术及配套装置,并出口和销售这些产品的公司我们专营柔道和空手道服并饮誉亚洲国家作为一个商业公司,我们在此领域工作20年了,公司组织严密,工人技术娴熟,在专业上具有竞争性目前,我们正在集中力量加强与愿意和我们有长期业务合作关系的企业和采购商的协调和理解我们热烈欢迎与您或贵公司代表就贸易机会进行对话,并探讨今后是否有可能建立业务伙伴关系如能告知我们您需要的,并且我们可以报价的商品的详细规格,我们将不胜感激所以,如有任何信息需求,请随时联系我们期盼与您合作LOS-72(随访信)皮特先生您3月23日发来的关于唐装--传统的中式服装的询盘函,我们已在3月25日通过电子邮件给以回复了然而,我们至今还没有收到您的订单也许在你方市场你还没有找到目标客户如你所知,我们的服装是专为高端客户设计的,如首席执行官,总裁,副总裁,业主,合作伙伴,总经理和外交官它很可能是你在寻找的最新款式我们将参加在5月15-18日期间即将举行的巴黎时装展,我们展厅是在No.6G16我们的新款必将受到在生意上和中国有紧密关系的人士的偏爱对我方产品在高端市场的前景我们充满信心同时,我们希望与您讨论签署分销协议的可能性如果您同意,将来您可以在独家分销的基础上在英国出售我们的服装欢迎您来我们的展台,我们可以面对面交谈如有其它问题,请及时和我们联系KeytotheExercisesⅠ.Choosethebestanswertocompleteeachofthefollowingsentences.
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10.CⅡ.Supplythemissingwordsintheblankstomakethelettercomplete.pleasureforsuperiortrialquotedmarketgrantbeyondadvantageimmediateⅢ.TranslatethefollowingsentencesintoEnglish.
1.Wearealarge-sizedcompanyspecializinginmanufacturingmechanicalequipmentandexport75%ofourproductsallovertheworld.
2.Wecanassureyouoftheadvancedworkmanshipstableperformanceandreasonablepriceofourproducts.
3.Dealerseverywherehavereapedmoreprofitsfromitandwebelievewecanenableyoutosharethesuccess.
4.Weadviseyoutotaketheopportunityandplaceanorderpromptly.
5.We’dliketorecommendyouournewFaxmachineMode355Ewhichisofsuperbquality.Itspriceismuchlowerthanthatoftheotherproductsinthemarket.Ⅳ.Writeasalesletterwiththefollowinggivenparticulars.DearSirsThankyoufortheenquiryofMay10forourcarpets.WehavethepleasuretoinformyouthatwearethelargestcompanyinChinaspecializinginmanufacturinghand-wovencarpetsforover40years.Ourannualproductionexceeds200000pieces.OurcarpetshavebeenexportedtomanycountrieslikeGermanyAustraliaJapanandenjoyahighfame.Theyaremadeofqualitywoolandsilkandwellacknowledgedforitsexquisiteworkmanshipbeautifuldesignandnaturalcomfortandwarmth.Enclosedisourillustratedcatalogueandpricelistforyourreference.YouarewarmlywelcometoattendourexhibitiontobeheldinBeijingonMay
30.Yourorderwillbegivenourimmediateattention.Faithfully第8单元订单及履行在外贸中,订单是需要提供具体数量的货物的一种请求它开始于一个发盘或者询盘以及随后的报价,在经过一系列的往来信件、邮件、甚至在经过电话交谈、展销会或者会议交流后,最终达成目前,许多买方倾向于使用印制有格式的订单纸,而卖方则使用印制的确认函,这可节省时间,并保证无任何信息被遗漏下订单时,精确和清晰是至关重要的,一份订单一般会包括以下内容a详细的货物描述货名、规格、质量、货号等b数量和价格c装运安排d付款条件来自于新客户的“首”订单,需要特别关注并及时用信件回复,信件一般包括a收到订单的欣喜之情b对所订购货物的积极评价c对订单及时而细心关注的保证d对其它客户可能感兴趣的货物的一种引导e收到更多订单的良好愿望和合作根据商法规定,买方所下订单是购买货物的一种邀请,一旦卖方确认并接受,订单将具有法律约束力,需要双方按照达成的协议执行卖方必须在规定时间内严格按照订单要求交货;若货物达到合同的标准,买方必须接受货物并支付货款,如果发现货物有瑕疵,买方必须及时通知卖方有时,由于所订货物暂时缺货,或者价格和规格有所改变,卖方无法接受买方的订单在这种情况下,拒绝信函必须极其小心地处理,并着眼于良好的愿望以及双方进一步的贸易关系信函样例Letter-81(首次下订单)HAWKERWOODTRADINGCO.LTD.20HighStreetPhoenixArizona2011USA2008年8月10日烟台希望进出口有限公司中国烟台敬启者,感谢你方以前的来信,寄给我们罐头蘑菇的样品我们对质量和价格都很满意若能按照如下价格供应,我们将很高兴订购下面的货物数量货号价格12公吨0801每公吨1800美元8公吨0802每公吨1800美元FOB烟台如果这第一笔订单能够成功地履行,我们在不久的将来会下更多,更大的订单我们惯常的支付方式是即期付款交单,希望你方可以接受请寄给我们售货确认书一式两份,并确认货物与样品严格相符您真诚的,DavidSpearLetter-82(承接首次订单)烟台希望进出口有限公司中国烟台2008年8月15日Messrs.HawkerWoodTradingCo.Ltd.PhoenixUSA敬启者很高兴收到你方8月10日的订单,欢迎你方成为我们的客户对于你们所订购的货物,支付方式我们要求开立不可撤销、以卖方为抬头、见票即付的信用证,请毫不延迟地告知我方你们是否同意支付条件我们将以你方早日的肯定答复为基准,按照你方信中所提价格供应蘑菇罐头,一旦收到信用证,会第一时间安排最早的船装运由于所供货物物超所值,我们很有信心货物会及时到达,而且你们对货物完全满意除了蘑菇罐头,我们还经营一系列其它不为你方所知的货物,随附一份目录,供你方参考希望此次订单的履行将为我们将来的贸易铺平道路,并标志着双方友好合作关系的开始您真诚的JamesWangLetter-83(附寄订单的信函)VICTORIANIMPORTEXPORTCO.124DalhousieStreetTorontoB3H51ACanada2008年9月12日烟台希望进出口有限公司中国烟台敬启者你方参考号YT/126你方9月5日来信收悉,很高兴通知你方,你们的样品我们很满意随附我们包含三个货物项目的第325号订单由于我们的客户急需这些货物项目,我们希望你方能尽一切努力确保按时装运您真诚的AdamSmith附件VICTORIANIMPORTEXPORTCO.124DalhousieStreetTorontoB3H51ACanada订单第325号2008年9月12日烟台希望进出口公司中国烟台数量吨项目目录号单价FOB烟台600A级蘑菇罐头A-528每吨1800美元800B级蘑菇罐头B-117每吨1600美元600C级蘑菇罐头C-927每吨1450美元包装纸箱装,每箱200罐装运即时装运,从烟台到多伦多支付方式不可撤销即期信用证维多利亚进出口公司授权经理Letter-84(接受第325号订单)烟台希望进出口有限公司中国烟台2008年9月20日VictorianImportExportCo.124DalhousieStreetTorontoB3H51ACanada敬启者关于你方第325号订单我们已接订你方关于蘑菇罐头的第325号订单,并由此寄送你方第YT-070920号售货确认书一式两份,请回签一份供我方存档不难发现,不久你们会开立关于上述提及货物、以我方为受益人的信用证,我们想指出一点,为避免日后修改,相关信用证中的条款必须和合同条款严格一致请放心,一旦收到你方信用证,我们将毫不延迟地安排装运我们期待收到更多你们的订单,对于你们的合作,不胜感激您真诚的JamesWang写作技巧——使用动作动词动词是表示动作或主语状态的词,名词和形容词来形容物体的状态或物质属性,而动词则给写作提供一种力量和力度,因而构成句子的中心考虑“我们再说一次,信用证中的条款必须和售货合同严格相符”和“我们重申,信用证中的条款必须和售货合同严格相符”的区别,显然,单词“重申”比单词组合“再说一次”更加简洁和生动相似地,“我们不情愿在价格上做调整”不如“我们不情愿调整价格”简单在这两个例子中,第二个句子都给予目标读者更强大的力量和舒服感动作动词更具有活力,并给文章一种正面的印象,通过将名词转化给动词,我们可以改进写作下面的例子诠释了这种策略,通过此策略,我们可以消除繁冗,使得信件和邮件更加栩栩如生,更具愉悦感,因此也就更加有效名词化动词词语动作动词做准备准备提出抱怨抱怨进行考虑考虑做安排安排做出宣布宣布提供帮助帮助提出申请申请履行交货交货发出邀请邀请做出减让减让比较下面五组句子,我们可以看出差别Ⅰ差我们别无选择,不得不对你们进一步的订单进行取消好我们别无选择,不得不取消你们进一步的订单Ⅱ差对你们的报价经过考虑后,很抱歉我们不能接受好考虑你们的报价后,很抱歉我们不能接受Ⅲ差为了促进销售,我们将采取一些鼓励措施使客户订购好为了促进销售,我们将鼓励客户订购Ⅳ差你们信用证中有些不符点,我们已做了修改好我们已修改了你们信用证中的一些不符点Ⅴ差经过几轮磋商后,我们很高兴对于首次交易做出达成的决定好经过几轮磋商后,我们很高兴达成首次交易选读信函LOS-81(卖方要求更高的价格)烟台希望进出口有限公司中国烟台2008年3月10日JWVSupplies902HamiltonAvenueLosAngelesUSA敬启者感谢你方关于水果罐头的第345号订单仔细考虑你们的要求后,很遗憾我们不能接受或许你们也知道,由于天气恶劣,水果价格急剧上升,已不能以比较经济的价格补充供给除此之外,从我们的样品你们可以看出,我们改进了包装方式,这也使成本增加很多因此,价格比你们的出价要高出8%由于市场坚挺并有上涨趋势,我们建议你方接受我们的价格,不要再延误鉴于我们之间长期的贸易关系,若你方能在7天之内调整报价,我们肯定能够保证你们的供给您真诚的JamesWangLOS-82(卖方提供替代品)烟台希望进出口有限公司中国烟台2008年3月23日WilsonTextileTradingCo.Ltd.106EmpireRoadSydneyAUSTRALIA敬启者印花桌布很高兴收到你方3月21日第721号订单,订购包含在我方2月27日报价中的货物项目除了第30号蓝色图案的项目以外,其余所订购的项目均有库存第30号项目已售磬,制造商通知我们还需三周才能寄送来替代品你们的订单中提到,急需所有的货物项目,我们推荐第32号浅黄色图案项目作为替代品,此项目在设计和质量上与所购项目完全一致,由于其极具吸引力的做工和独特的风格,在我们其它的客户中非常畅销最近我们收到的大量重复订单,是很明显的见证我们航寄你方一些剪样,供你方参考,真诚地希望你们喜欢这些剪样您真诚的JamesWangKeytotheExercisesI.Choosethebestchoiceforeachsentence.
1.B
2.C
3.D
4.A
5.C
6.A
7.C
8.D
9.C
10.DII.TranslatethefollowingsentencesintoEnglish.
1.EnclosedpleasefindS/Cinduplicateofwhichpleasesignandreturnonecopyforourfile.Meanwhilepleaseletusknowyourshippinginstructionsothatwecanactasrequested.
2.Thoughourmanufacturershavecommittedthemselvestosubstantialordersforafewmonthsheadpleaserestassuredwewilldoourbesttoarrangepunctualshipment.
3.PleasenotethatthestipulationsintherelevantL/CshouldconformtothetermsstatedinourS/Cinordertoavoidsubsequentamendments.
4.Wetrustthattheexecutionofthisneworderwillpavethewayforfurtherbusinessbetweenusandmarkthebeginningofapleasantcooperativerelationship.
5.Wehavebeeninthislineformanyyears.Ifyourpricesareasattractiveaspossiblewecanplacelargeorders.
6.Wetakepleasureininformingyouthattheusershavedecidedtopurchasethefollowinggoodsasquotedpleasearrangefordispatchbythefirstavailablesteamer.Ⅲ.TranslatethefollowingletterintoEnglish.DearSirsWehavepleasureofacknowledgingyourletterofSeptember27thinwhichyouinformusthatyouaresatisfiedwithourWomen’ShirtsofArticleNo.1015andpreparedtobookarepeatorderfor5000sets.Muchtoourregretwearefullycommittedatpresentandcannotgiveyouadefinitedatefordelivery.What’smoreitisdifficultforustoreplenishrawmaterialsowingtotherisingprice.Wehavenoalternativebuttodeclineyourorder.Howeverwearekeepingyourinquirybeforeusandassoonasweareinapositiontoacceptnewordersweshallcontactyouimmediately.Weareenclosingourshirtsofotherarticlenumbersinstockforyourreferencepleaseletusknowyourdetailedrequirementstatingquantitysizestyleetc.YoursfaithfullyEncl.Ⅳ.WritealetterDearSirsWearegladtoinformyouthatweareinreceiptofyourOrderNo.
972.Weregrethoweverthatweareunabletoaccepttheorderatthepriceswequotedseveralweeksago.Asyouknowowingtotheshortageofpetroleumandriseoffreightchargesweareforcedtoincreaseourpriceby2%foreachitem.Thelowestpriceswecanquotetodayareasfollows:“BlueSky”WashingMachine@USD560persetCIFVancouver“SeaGull”AirConditioner@USD590persetCIFVancouverPleaseinformusbyreturnwhetherwemaybookyourorderattheserevisedprices.Welookforwardtoyouraffirmativereply.Yourssincerely第9单元支付支付货款在国际贸易中要比在国内贸易中更为复杂国际贸易有多种付款方式,最普遍采用的有三种,即汇付、托收和信用证(简写为L/C)汇付意味着进口商将款项通过银行汇给出口商有三种汇付方式信汇(M/T)电汇(T/T)和票汇(D/D)也可以通过银行托收进行支付,通过付款交单(D/P),或承兑交单(D/A)来进行付款交单要求在提交货运单据时交付货款又分即期付款交单和远期付款交单承兑交单要求在提交货运单据的时候买方对出口商开立的汇票进行承兑信用证(L/C)是国际贸易中最经常使用的付款方式它可靠,安全并且灵活信用证可以定义为银行根据买方指令开立的、以卖方为受益人或接受人的有条件付款承诺银行在规定单据提交后即在规定时限内,以规定的货币向受益人支付、承兑或议付受益人的汇票在国际贸易中,开证申请人是进口方,受益人是出口方,开证行是进口地银行在信用证交易中,银行信用代替了商业信用只要卖方遵守信用证规定的所有条款,例如在规定的时限内提交信用证要求的单据,卖方所得到的收到货款的保证要比其他付款方式安全总之,银行在信用证的交易中充当了一个信用提供者的角色,既向出口方也向进口方提供信用,这样双方的利益都得到了保障在我们的出口业务中,通常的做法是开立信用证并在装运期前至少一个月到达卖方,以便给卖方留有足够的时间来准备装运,例如备货和订舱为了及时装运,督促信用证的开立是必不可少的如果信用证中出现了不符或任何卖方没有认可的、没有预见到的特殊条款,卖方应当通知买方并要求其作出修改信用证必须跟销售合同和相关单据保持完全一致为了给卖方留出足够的时间准备货运单据以及到银行进行议付,装运期和信用证有效期应最少间隔两周有时卖方无法按时备货装运或者买方由于种种原因要求拖后装运,这时卖方必须要求延展信用证有效期和装运期就出口方利益而言,信用证比付款交单要好而即期付款交单比远期付款交单要好,付款交单要优于承兑交单正确的选择付款方式取决于交易各方的信用状况信函样例Letter-91请求使用信用证作为付款方式烟台希望进出口有限公司中国烟台2008年8月18日Messrs.HawkerWoodTradingCo.Ltd.PhoenixUSA敬启者,感谢您订购20公吨蘑菇,但遗憾地告知您我们无法接受您提到的付款方式在我们发给你的上一封信中我们附了一个样本合同清楚地规定了我们的一般销售条款如果您查阅了样本合同您会发现我们通常采用保兑的、不可撤销的、以我方为受益人的信用证,凭即期汇票付款,在装运前一个月抵达我处,在中国议付,有效期到规定的装运期后第21天,并且允许转船和分批装运我们希望告知您一些欧洲的公司已经按照上述条款跟我们达成交易我们希望您能跟我们就此事达成一致,并尽快跟我们完成第一笔交易一收到您肯定的回复,我们就会寄给您合同以便有足够的时间备货期待您早日回复您真诚的,JamesWangLetter-92告知开立信用证HAWKERWOODTRADINGCO.LTD.20HighStreetPhoenixArizona2011USA2008年8月28日烟台希望进出口有限公司中国烟台敬启者,事由:L/CNo.L89我们在此告知您,我们已经通过亚利桑那商业银行开立保兑的、不可撤销的、编号为L89的信用证,以你方为受益人,金额为36000美元,有效期到10月16日您在装运后有权就发票金额开立即期汇票银行方面将会要求您提供下列单据以便向您付款一式三份的提单5份商业发票装箱单2份保险单原产地证明期待你方尽早装运您真诚的,DavidSpearLetter-93(请求修改信用证)烟台希望进出口有限公司中国烟台2008年8月30日Messrs.HawkerWoodTradingCo.Ltd.PhoenixUSA敬启者,我们已收到您8月28日的来信,信中告知我们根据我们的56号销售合同已经开立L89号信用证不过,我们遗憾地发现有一些跟合同不符的地方我们在此将不符之处列出请你方注意1.受益人的名称应为“烟台希望进出口公司”,而不是目前信用证上显示的“烟台希望公司”
2.请将“不允许分批装运和转船”改为“允许分批装运和转船”我们希望上述错误属于笔误,并希望您能立即修改并传真告知我们,以便按时装运希望得到您的早日回复您真诚的,JamesWangLetter-94(请求延展信用证)华泰进出口公司中国上海2008年12月10日Messrs.TaylorInternationalTradeCo.Ltd.107WilliamStreet温哥华加拿大敬启者,SC02号销售确认书我们遗憾地通知您,我们至今没有收到上述销售确认书项下的相关信用证上述合同中明确规定相关信用证应该最晚不迟于11月底到达我处虽然您信用证抵达已经会很晚,我们仍然着眼于跟贵公司长期业务关系的考虑将会给您发货不过,由于信用证的延迟,我们将无法按照销售合同书中规定的时间装运你方必须将信用证进行如下延展
1.将装运期延展到明年1月底
2.将信用证有效期延展到2009年2月15日请注意上述信用证的修改应该在今年12月底之前做出,否则我们将再次无法根据上述延展期限实现装运希望得到您尽快回复您真诚的,华泰进出口公司JamesLiuLetter-95回复信用证延展请求TAYLORINTERNATIONALTRADECO.LTD.107WilliamStreetVancouverCanada2008年12月12日华泰进出口公司中国上海敬启者,SC02号销售确认书我们已经收到您12月10的来信,信中要求我们将相关信用证延展到2009年2月15日,并且将装运期延展到明年1月底我们知道,如果我们不能在11月底将信用证寄达你处,你方将无法按照相关销售确认书的规定赶上装运期不过,由于我们必须通过特定程序来申请进口许可证,所以我们无法更早开立信用证进口许可证将在2009年1月初到期我们将尽全力提供支持,但由于目前情况下没有可能将进口许可证延展,所以我们很遗憾地告知您,我们无法对上述信用证进行延期请尽力按时装运,我方非常感谢你方为此所做的努力您真诚的,TaylorInternationalTradeCo.Ltd.PeterHolberdLetter-96要求使用承兑交单VICTORIANIMPORTEXPORTCO.124DalhousieStreetTorontoB3H51ACanada2008年9月12日烟台希望进出口有限公司中国烟台敬启者,感谢您9月7日的来信我们非常高兴您已经按时发货,但我们很惊讶地发现你方要求我们采用信用证方式付款经过了多年的良好合作,我们认为我们有权享受更简易的付款方式实际上,我们很多老客户都已经采用60天承兑交单的付款方式如果您也能采用相似做法我们将不胜感激期望得到您早日肯定的回复您真诚的,VictorianImportExportCo.AdamSmith销售经理Letter-97(催开信用证)HAWKERWOODTRADINGCO.LTD.20HighStreetPhoenixArizona2011USA2009年4月20日金丰电器公司中国,北京敬启者,我们希望告知贵方,销售确认书76号项下货物备妥已经有一段时间了根据相关销售确认书的规定货物应该在
5、6月间装运两周前我们曾经发给你们一份电子邮件要求你们从速开立有关信用证但我们非常失望,我们迄今尚未收到任何答复因此,我们再次提请您注意装运期临近,我们必须指出,除非你方信用证在本月底前到达我处,我们将无法在规定的限期内装运希望本信能得到你方立即关注你真诚的,DavidSpearLetter-98回复催开信用证金丰电器公司中国,北京2009年4月24日Messrs.HawkerWoodTradingCo.Ltd.PhoenixUSA敬启者,我们已经收您4月20日的来信,催促我们开立空调订单的相关信用证对于信用证开立过程中的延迟以及所造成的后果我们深表歉意延迟主要是由于我们公司内部沟通的问题不过,我们已经在收到您信之后立即通过中国银行开立了相关信用证我们相信您现在应该已经收到了请允许我们再次表达我们的歉,并承诺以后业务中不再发生此类错误再次提前感谢您的理解您真诚的,金丰电器公司刘宁写作技巧I.有关付款方式信函的写作步骤及常见表达方式写作步骤表达方式举例
1.感谢对方订货/来信,并指出我方所采用的付款方式WethankyouforyourorderNo.……感谢您第…号订单Weareinreceiptofyourletteron…我们已收到您…号的来信Thankyouforyourletterof…感谢您…号的来信
2.指出我方所要求的付款方式例如按照所寄样信等Inourlastletterwesentyouacopyofourspecimencontractinwhicharecontainedthegeneralsalestermsandconditions.我们给您的上一封信中附有一个样本合同,其中说明了一般的销售条款We’dliketoreferyoutoourlastletter我们请您参考我们的上一封信Ourgeneralbusinesspracticeisby…我们通常的付款方式是…
3.不同付款方式的表达方法…ourusualtermsofpaymentarebyconfirmedirrevocableletterofcreditinourfavoravailablebydraftatsightreachingusonemonthaheadofshipmentremainingvalidfornegotiationinChinatillthe21stdayaftertheprescribedtimeofshipmentandallowingtransshipmentandpartialshipment..我们通常的付款方式为保兑的,不可撤销的,以我方为受益人的,以即期汇票开立的信用证,并应于装船前一个月到达我处,而且一直到所规定的装船时间后第21天在中国保持有效,并允许转船和分批装运的信用证Mostofoursuppliersaredrawingonusat60daysD/A…我方大多数供货商跟我们都采用60天承兑交单的付款方式…Wecallfor1/3downpaymentwiththeorderandthebalancetobepaidagainstaconfirmedirrevocableL/C.我方要求首付该订单的1/3押金,剩余部分通过保兑的不可撤消信用证进行付款We’dliketopaybyT/T.我们乐意使用电汇付款
4.表达与对方合作及早日收到回复的愿望Welookforwardtoyourfavorablereply.希望早日收到您肯定的答复Hopetoreceive…希望收到……Yourearlyreplyisappreciated.盼早复Weareanticipatingyouranswer.盼早复II.信用证修改和延期信函的写作步骤及常见表达方式写作步骤表达方式
1.表达遗憾,对方在信用证中出现偏差,或者由于对方延误,需要延期信用证Weregrettohavefoundthattherearecertainclauseswhichdonotconformtothoseofthecontract.我们遗憾地发现有一些条款跟合同不符WeregrettoinformyouthatwedidnotreceiveyourL/CcoveringtheaboveS/Ctilltoday.我们遗憾的告知您我们直到今天才收到您有关上述销售确认书的信用证OwingtothelatearrivaloftheL/CweareunabletomaketheshipmentaccordingtothedatespecifiedintheS/C.由于信用证的延误,我们无法按照销售确认书的规定进行装运Weregrettosaythatwehavefoundsomediscrepanciesinit.我们遗憾的发现里面有一些不符之处
2.指出不符之处,延期要求Thenameofthebeneficiaryshouldread….受益人应为…Pleaseinserttheword“about”beforethequantityandamountinyourL/Casitisimpossibleforustoshipthegoodsintheexactquantityascontracted.请在信用证里的数量及金额前面插入“大约”,因为我们不可能完全按照合同规定的数量进行装运ToextendthetimeofshipmenttotheendofOctober2008将装运期延期至2008年10月ToextendthevalidityoftheL/CtoNovember152008将信用证的有效期延期至2008年11月
3.进一步确定修改和延期得到对方确认Wesupposethattheabovemistakesareclericalandhopeyouwillmakethenecessaryamendmentsimmediatelybyfaxsothatwecanshipthegoodsintime.我们假定上述错误由笔误所致,并希望您能尽快修改并传真以便我方及时装运货物PleasenotethatwerequiretheamendmenttoL/CbyOctober30asotherwiseweshallbeunabletoeffectshipmentatthetimementionedabove.请注意上述信用证的修改我们希望能在10月30日之前完成,否则我们将无法按上述规定时间来装运选读信函LOS-9
(1)(回复承兑交单的请求)敬启者您2009年3月1日的来信已经收到,就如我们在前信中已经指出的,我们已同厂方谈妥,今后尽可能准时交货我们将注意你方的利益随时得到保护至于付款方式,虽按我们完全信赖你方的诚实和能力,我们想重申对于我们通常以保兑的不可撤销信用证为付款方式,在一般情况下仍保持不变因此,与国外客户的一切交易中,眼下无法接受以承兑交单方式付款,对此我们感到很抱歉至于今后的装运,我们将竭尽全力在规定的时间内履行你方订单如果万一做不到,我们将以付款交单的方式发运货物,以免因展证而给你方带来诸多不便相信你方会理解我们的合作您真诚的ErnieCarnsLOS-9
(2)(建议使用付款交单)敬启者我们已经收到您2009年3月1日的来信,并了解到你方有在贵国推销我们罐头蘑菇的良好意愿虽然我们感谢您试订购100箱罐头蘑菇,但对你方要求承兑交单方式付款一事,我们抱歉不能予以考虑,原因是我们一般都是要求使用信用证付款考虑到我们双方的友好关系,对你方这批试订购的货物,我们准备破例接受付款交单的方式付款换言之,我们将通过银行以托收的方式用跟单即期汇票向您取款希望您能接受上述付款方式,并盼望得到您早日回复史密斯KeytotheExercisesⅠ.PutthefollowingEnglishphrasesintoChineseorChinesephrasesintoEnglish.
1.收到
2.装船
3.笔误
4.同…一致
5.一般销售条款
6.transshipment
7.infavorof
8.request
9.D/P
10.deadlineⅡ.Fillintheblanksofthefollowingletterswiththewordgivenbelowandchangetheformwhennecessary.receivesailrequestextenddeadlineavailablebookreturnⅢ.TranslatethefollowingChineseSentencesintoEnglish.
1.PleasenotethatpaymentistobemadebyconfirmedirrevocableL/Callowingpartialshipmentandtransshipmentavailablebydraftatsight.
2.IthasbeenourusualpracticetodobusinesswithpaymentbyD/PatsightinsteadofbyL/C.WeshouldthereforelikeyoutoacceptD/Ptermsforthistransactionandfutureones.
3.YourproposalforpaymentbytimedraftforOrderNo.1156isacceptabletousandweshalldrawonyouat60days’sightafterthegoodshavebeenshipped.Pleasehonorourdraftwhenitfallsdue.
4.PleasenotethatthetermsinL/Cshouldbestrictlyinconformitywiththoseincontract.
5.WearepleasedtoinformyouthatanL/CinyourfavorhasbeenopenedwithHSBCandwillreachyousoon.Ⅳ.Choosethebestwordsorphrasestocompleteeachofthefollowingsentences.
1.C
2.D
3.D
4.C
5.C
6.B
7.B
8.A
9.C
10.DⅤ.TranslatethefollowingletterintoEnglish.ThankyouforyourletterdatedNov.8askingustodeliveronelotofnutsbyD/A.AseverybodyknowsourpaymentisbyconfirmedirrevocableL/Catsightthereforewecannotmeetyourrequirement.Howeverinviewofourgoodwilltopushthesalesofourproductweexceptionallyaccept60days’L/C.wetrustthatthisspecialaccommodationwillfacilitateyourmakingdecision.Wearewaitingforyourearlyreply.第十章包装包装是货物的重要组成部分,也是销售合同的一项主要条款当我们提到包装时,通常情况下包括以下几个方面包装方式,包装材料,外包装上的运输标志,装箱单和包装费用的负担,等等包装大致可分为两类销售包装或内包装和运输包装或外包装内包装的设计不仅是为了保护商品,而且还帮助客户识别商品和促进销售外包装是为了便于保护和运输货物此外,在外包装上,还应当刷上运输标志、指示性和警告性标志等包装标志包装的方式主要是决定产品的类型和运输方式此外,进口国的法律法规、保险要求和经济状况也会影响包装包装说明应具体、明确,避免误解通常,一封包装信函包括以下主要部分a)表达对于收到来信的感谢;b)详细陈述货物的包装要求,通常包括内包装和外包装;c)希望尽快得到回复信函样例Letter-101通知包装详细信息烟台希望进出口公司中国,烟台2008年9月2日Messrs.HawkerWoodTradingCo.Ltd.PhoenixUSA敬启者,关于第56号合同项下的蘑菇包装事宜你8月18日的询问有关第56号合同项下的货物的包装和运输标志的来信收悉,谢谢我们很高兴告知详情如下蘑菇将采用铁罐头盒包装,每盒装500克,每48盒装一纸板箱,每24纸板箱装一木箱,100木箱装一整集装箱在木箱的外面,将你公司的缩写HWT刷在菱形内,下面跟着目的港和订单号为了以防万一,指示性标志,如“勿置于其它货物下面”,“勿用吊钩”等也应刷上希望上述包装能够满足贵方的要求如果还有任何其他说明,请告诉我们您真诚的,DavidSpearLetter-102答复上述来信关于包装的更多指示HAWKERWOODTRADINGCO.LTD.20HighStreet,PhoenixArizona2011USA2008年9月6日烟台希望进出口公司中国,烟台敬启者,关于第56号合同项下的蘑菇包装事宜谢谢来信通知包装细节,我们同意贵方的安排但为了避免可能造成的麻烦,我们仍然要提请贵方特别注意以下事项由于此地的顾客非常挑剔,因此,内包装应当具有吸引力并能够促进销售,同时铁罐头盒应当密封完好木箱内需垫上塑料泡沫以防震动,外面用铁丝加固以使箱体足够结实,能够承受住粗暴搬运与长途海上运输我们希望贵方能及时发货,并且希望货物到达时状态完好预先感谢您真诚的,DavidSpearLetter-103包装要求EASTERNFASHIONTRADINGCO.LTD.10-0420thStreetLongIslandCityNewYork11101USA2009年1月5日烟台希望进出口公司中国,烟台敬启者感谢贵方1月2日来信告知我方订购货物的包装细节在仔细阅读了来信后,我们认为有关包装的说明不够明确为避免任何可能发生的麻烦,我们对包装做如下要求所有的衬衫应首先装在塑料袋中,再将每件装入纸板盒,24盒一纸板箱,白色,蓝色与灰色均匀搭配,其中小号6盒,中号12盒,大号6盒,10纸板箱装一木箱外包装应足够结实并且能够防潮对于我地挑剔的顾客来说,内包装非常重要,因此,纸板盒应当设计漂亮并且具有吸引力外包装上,除了你方所说的,指示性标志,如“保持干燥”、“勿用吊钩”等也应刷上我们希望贵方能特别注意包装并且希望我们的包装要求不会给您带来太多麻烦您真诚的,KellyBushLetter-104答复1月5日关于包装要求的来信烟台希望进出口公司中国,烟台2009年1月6日EasternFashionTradingCo.Ltd.10-0420thStreetLongIslandCityNY11101敬启者,贵方1月5日关于包装的来信收悉,谢谢按照要求,所有衬衫都将装入塑料袋内后再装入纸板盒,每盒1件,24盒装1纸板箱,白色,蓝色与灰色均匀搭配,其中小号6盒,中号12盒,大号6盒,10个纸板箱装一木箱请放心,纸板盒设计优美能够吸引最挑剔的顾客所有纸板箱内衬防水纸用以防潮,外面用双层胶带捆住在木箱的外面,除了净重与毛重外,我方将你公司的名称缩写EFT刷在圆圈内,下面刷上目的港纽约和合同号HP-E-01除此之外,指示性标志,如“小心轻放”、“保持干燥”等也会刷上我方将在本月底之前安排装运,并且确信,在收到货物后你方会发现包装令人满意,货物状态良好您真诚的JamesWang写作技巧适当的包装对于提升客户满意度至关重要当不良包装导致货物损坏时,可能因此会毁掉成功交易的机会在起草包装信函时,我们应该特别注意以下三点
1.明确表达包装规格,并确保不会产生任何误解象“海运包装”、“海运出口包装、适合长途远洋运输”或“习惯包装”等表达不应该使用,因为它们的含义模棱两可相反,我们应该给予包装确切的说明,如下例大米采用新麻袋包装,每袋净重80公斤,每10袋装一个木箱,每10木箱一个整集装箱我们的雨衣装在内衬牛皮纸和防水纸的纸板箱中,每箱30件,一种款式,5种颜色均匀搭配
2.给出采取这种包装的解释,目的是为了使收信人放心,并同意我们的包装例如请特别注意包装事宜,以使货物得到保护,避免运输途中受到损害由于此地的顾客非常挑剔,因此,内包装应当具有吸引力并能够促进销售,此外,铁罐头盒应密封良好为了将损害降到最低,我们建议货物装在木箱内,箱子的上面和下面都应该垫上塑料泡沫
3.表达您的期望例如我们希望您能特别注意内包装我们希望包装能够满足您的要求请确保包装足够结实足以承受粗暴搬运选读信函LOS-10
(1)(通知包装)敬启者你方订购的12000辆自行车已备好将于12月7日运出由于贵方要求将货物运到科威特的巴林,因此,我们安排用防水的集装箱运输货物每辆自行车都采用瓦楞纸包装,20辆捆在一起,外面包上塑料布一个集装箱装240辆自行车,整批货物共装50个集装箱,每个重达8吨货物可以从我们工厂通过铁路运到港口从我工厂到上海码头的运费每个集装箱80美元,该批货的总运费4000美元,不包括集装箱租用费,由你方负担请告诉交货指示您真诚的,NellRainyLOS-10
(2)(采用纸板箱包装的说明)敬启者很高兴告知你方第EF-A12号订单项下的600打外套已装纸箱并于7月25日由驶往安特卫普的丰庆号轮运出请在货物达到你地时通知我们包装状况关于用纸板箱包装上述货物,我们希望向你方解释如下
1.装于纸板箱可以有效防盗因为被盗的痕迹比较明显,保险公司也会对这样的损失予以赔偿
2.纸箱适于海洋运输,而且广泛用于我们运往其他港口的货物并让我们的客户完全满意
3.纸板箱内吊塑料衬里,防潮性能良好外套装在这样的纸板箱内不像货物装在木箱内那样容易被潮湿所侵蚀
4.因为纸板箱相对来说比较轻而且结实,更便于装卸此外,在运输和储存中,它们不容易与木箱混淆,因此,破损率比木箱低我们相信货物到达你方时会状态完好,等待你方的更多评论您真诚的,MichaelSmalleyKeytotheExercisesI.Translatethefollowingtermsandmakesentenceswiththem.
1.shippingmarks运输标志、唛头Wewillstenciltheshippingmarksinaccordancewithyourinstructions.
2.tobepackedin包装于Thegoodsweorderedshouldbepackedinplasticbagsofeach.
3.initials首字母OntheouterpackingpleasemarkourinitialsDHFinadiamond.
4.Forthesakeof因……的缘故,为了……的好处Forthesakeofprecautionallthegoodsshouldbepackedinwoodencasessecuredwithmetalbands.
5.waterproofmaterial防水材料Pleaselinethecartonswithwaterproofmaterialtoprotestthegoodsagainstmoisture.
6.bepaddedwithfoamedplastics垫上塑料泡沫Thewoodencasesshouldbepaddedwithfoamedplasticstopreventvibration.
7.roughhandling粗暴搬运Theouterpackingshouldbestrongenoughtowithstandroughhandling.
8.equallyassorted均匀搭配Pleasepackourmensshirtsincartonsof50dozeneachwhiteblueandyellowequallyassorted.
9.linedwith吊衬里Allofthecartonsarelinedwithplasticsothatthegoodscanbeprotectedagainstdampness.
10.stencil用模板刷制(唛头)Pleasenotethewarningmarkslike“poison”etc.shouldbestenciledontheouterpacking.
11.indicativemarks指示性标志Pleasemarktheindicativemarkslike“USENOHOOKS”and“THISSIDEUP”etc.shouldbeshowedtoo.
12.outerpacking外包装Theoutershouldbereinforcedwithmetalbands.Ⅱ.Fillintheblankswithappropriateprepositions.toin;inin;in;by;in;inofto;withto;for;withinunderwith;withⅢ.Fillinblankswiththeappropriatewordasbelow.package;package;packed;packagepacking;packing;package;repacked;packed;packing;packⅣ.TranslatethefollowingsentencesintoChinese.
1.木箱不仅适于海洋运输,而且足够结实可以防止货物受损
2.纸板箱用衬里可以很好地防潮
3.小麦装于新麻袋,每麻袋装80公斤
4.我们的全棉被单每件装一盒,100盒装一木箱,木箱内用防水纸衬里
5.在所附寄的表中详细列出了关于包装以及唛头的信息,这些必须要严格执行
6.正确醒目的外包装刷唛是绝对必要的
7.请采取预防措施以使包装能够防潮防雨,因为这些衬衫在运输途中极容易受潮湿与水的破坏
8.用于包装录音机的箱子轻便而且结实他们可以节省舱位,便于货物的仓储与分销
9.我们将尽力采取任何措施改善包装,以防止货物受损
10.我方的全棉印花产品包装于纸板箱内,箱内衬着牛皮纸与防水纸,每箱装一种设计款式30件,5种颜色均匀搭配Ⅴ.TranslatethefollowingsentencesintoEnglish.
1.Theall-cottonbedsheetsshouldbepackedinplasticsbagsofeach50pcs.toacartonlinedwithplasticstobeprotectedagainstmoisture.
2.Theall-cottonpillowcaseswillbepackedincartonsof20dozen10cartonstoawoodencase10woodencasestooneFCL.
3.Thecontractstipulatesthatthepackingmustbestrongenoughtowithstandroughhandling.OurChinesetablewareincardboardboxeswillbepackedincartonspaddedwithfoamplastics10cartonstoawoodencasereinforcedwithmetalbands.
4.Thewoodencasesmustbebandedwithmetalstripstoavoidbreakageintransit.
5.Pleasepayspecialattentiontothepackingotherwisethegoodsareeasytobedamagedintransit.
6.Wehavereportedyouropiniontothefactoryandtheyagreetoadoptyourrequirementsnexttime.
7.Asapackagingcontainercardboardboxhasbeenwidelyusedininternationaltrade.Thereforeyoudon’thavetoworryabouttheirseaworthiness.
8.PleasepackthepajamasunderOrderNo.HA89inplasticbagseach5dozenbagstoacartonlinedwithmoisture-proofpaperreinforcedwithadhesivetapeexternally.
9.Thequalityofyourcannedmushroomisverygoodbutthepackingispoorandcan’tdrawcustomers’attention.Pleaseimprovethepackingforourfutureorder.
10.Ourraincoatsshouldbepackedinwoodencasesof60pcs.linedwithcraftpaperandwaterproofpaperbigmiddleandsmallequallyassorted.Ⅵ.TranslatethefollowingletterintoChinese.敬启者感谢你方12月18日来函我方可以提供的集装箱分为20英尺与40英尺两种尺寸,设计分别装载20吨与40吨货物它们可以从两端打开,因此可以同时装卸对于运载易被潮湿或水损坏的货物,他们最大的好处是既防水又密封,如有必要,集装箱可以在工厂装货上锁因此,偷窃是不可能的此外,当运往同一目的港的不同货物装在同一个集装箱运输时,还可以节省运费,同时还可以节约保险费,因为对于集装箱运输的货物适用于较低的保险费率附上我们的收费表,并期待着收到您的指示诚挚问候VII.SituationalwritingOctober222007DearSirsThankyouforyourletterofOctober18inquiringaboutthepackingandtheshippingmarksof500dozencottonT-shirtsunderContractNo.WE
98.Wearepleasedtostatethedetailsasfollows:WewouldliketohavethecottonT-shirtspackedinplasticbagsfirstly50bagstoacarton10cartonstoawoodencasefinallyputwoodencasestoFCL.Ontheoutsideofeachcasepleasemarktheinitialsofyourcompanyinadownwardtriangleunderwhichcometheportofdestinationandtheordernumber.ForthesakeofprecautionindicativemarkslikeKEEPDRYUSENOHOOKSetc.shouldbeshowntoo.Wehopetheabovepackingwillmeetyourrequirements.Ifyouhaveanyotherinstructionspleaseletusknow.Yoursfaithfully第11单元保险在国际贸易中,货物在运输途中可能会遇到各种难以预料的风险而遭受损失所有有经验的出口商都会认识到其中的风险为了避免这类损失,按照合同中的贸易术语,买方或卖方应当在装运前办理货物保险被保险人按投保金额、投保险别及保险费率,向保险人支付保费,以获得保险保障保险人负责对保险险别责任范围内的损失,按保险金额及损失程度赔偿保险单据的持有人信函样例Letter-11
(1)询问保险安排HawkerWoodTradingCo.Ltd.20HighStreet,PhoenixArizona2011USA2008年9月7日烟台希望进出口公司中国,烟台敬启者,事由:蘑菇保险请参阅我方关于从你方订购20公吨蘑菇的第100号订单,此货是在FOB基础上订购的由于我方想在贵地投保,故如你方能代我方为上述货物按发票金额的110%,即39600美元投保一切险,将万分高兴一收到你方借方结账单,我方将汇付保险费给你们;若你方愿意,亦可开具即期汇票,向我方收款真诚地希望你能同意我方的要求您真诚的,DavidSpearLetter-11
(2)回复烟台希望进出口有限公司中国烟台2008年9月14日Messrs.HawkerWoodTradingCo.Ltd.PhoenixUSA敬启者事由:蘑菇保险关于你方9月7日函,兹欣然告知,对于100号订单项下的货物,我方已按发票金额的110%,即39600美元,向中国人民保险公司投保了一切险保单正在办理中,保单连同向你方收取保费的汇票将一并寄出您真诚的JamesWangLetter-11
(3)投保指示中国畜产品进出口公司中国,青岛2008年6月25日Messrs.BrownsonClarkeCo.LeadenhallStreetLondonE.C.4England敬启者事由:1004号订单项下玻璃器皿的保险感谢你方6月22日函询问第1004号订单项下货物的保险事宜由于这批货是按CIF成交的,我方想在你地投保至于险别和保险金额,我方想按发票金额的120%(即36000美元)投保水渍险和破碎险希望此事能得到你方的同意您真诚的LinPingLetter-114回复BrownsonClarkeCo.LeadenhallStreetLondonE.C.4England2008年6月27日中国畜产品进出口公司中国,青岛敬启者事由:第1004号订单项下玻璃器皿的保险兹回复你方6月25日关于标题项下货物的保险函,我方告知如下险别一般来说,在没有客户的具体指示下,我方对货物投保平安险既然你方愿意投保水渍险,我方也乐于接受,但额外保费需由你方承担破碎险破碎险是一种附加险,需收取额外保费该险现行保费率为
0.08%,损失只赔超过5%的部分保险金额我方注意到你方愿为装运给你方的货物按发票金额的120%投保,这跟我们按发票金额的110%投保的惯例不同我方乐于照你方所说办理,但需你方承担额外保费希望上述信息对你方有用,并等待你方进一步的讯息您真诚的AllenHasson写作技巧国际贸易中风险很大因此,卖方或买方将对各种风险投保投保前,应当考虑下列问题
1.谁负责投保?一般情况下,由谁投保取决于合同中的贸易术语CIF下,卖方负责办理保险;FOB和CFR下,买方投保有些情况下,即使合同是在FOB或CFR条件下签订的,应买方的请求,卖方也可为买方代为办理;卖方通常会照此办理,但风险及费用由买方负担例句买方当自己投保我方愿代为保险
2.投保何种险别?投保何种险别是基于若干因素的货物的性质、包装、运输路线、港口、货物的用途等保费因险别而不同通常,如果要投保附加险,额外保费由卖方负担例句我们通常按发票金额的110%投保一切险该险保费率为
0.25%如你方欲投保附加险,需交额外保费
3.保险金额为多少?按照UCP600,如信用证中无明确规定,投保金额至少应为CIF或CIP价值的110%但超过此限的并不鲜见例句我方已为1000箱啤酒按发票金额的110%投保了一切险我们可满足你方要求按发票面值的150%投保,但150%与110%之间的保费差额要你方负担4.选择哪家保险公司?例句我们一般根据1981年1月1日中国保险条款向中国人民保险公司按发票金额的110%投保选读信函LOS-111(通知保险费率)敬启者你方8月13日函收悉,也欣然注意到你方愿向我公司投保由烟台海运至美国洛杉矶的一批蘑菇罐头兹告知,按照我方海运货物条款,对你方要投保的货物其一切险的费率是
0.8%,随信附上海运货物条款一份,以供参考如你方认为保费率可以接受,请告知该批货物的详细情况以便我方办理保单盼早复!您真诚的,吴军LOS-11
(2)询问办理保险事宜敬启者事由111号订单货物的保险请参阅你方111号关于500箱玩具的订单,该批货以CFR成交我方已在东风轮上租订舱位,预计2008年12月25日左右起航请你方办理保险事宜如有意在我方办理,请告之我方乐意代为办理请尽快电告你方决定您真诚的,刘强KeytotheExercisesI.TranslatethefollowingChinesesentencesintoEnglish.
1.Pleaseinsureelectricfansat110%oftheinvoicevalueonourbehalf.
2.Thepremiumvarieswiththenatureofthegoodsthescopeofcoveragedesiredandtheplaceofdestination.
3.OurCIFpricesarecalculatedwithouttakingintoconsiderationinsuranceagainstanyadditionalrisksandweusuallycoverinsuranceagainstWPA.
4.WeleavetheinsurancearrangementstoyoubutwewishtohavethegoodscoveredagainstAllRisks.
5.Yourrequestforinsurancetobecoveredfor150%oftheinvoicevaluecanbemetbutthepremiumforthedifferencebetween150%and110%shouldbeforyouraccount.II.TranslatethefollowingEnglishsentencesintoChinese.
1.我们确认根据我方第100号订单在CIF基础上已成交了一笔4000码中国棉布的交易,但希望知道按照你方通常的CIF条款,“I”所投保的是什么险别
2.以CIF成交的交易,我们一般根据1981年1月1日中国保险条款向中国人民保险公司按发票金额的110%投保一切险
3.如果货物在到达目的港后需立即转运至内陆城市或其它港口,我们可以代你方投保内陆险,额外保险费将记在你方账上
4.一俟保险单办妥,请即寄为荷同时也请确认你方已承保上述货物III.TranslatethefollowingletterintoEnglish.RegardingourS/CNo.123covering20000M/TsofMushroomswewouldliketoinformyouthatwehaveestablishedwiththeFirstNationalCityBankNewYork,aconfirmedirrevocableL/CNo.456amountingtoUS$36millionwithvalidityuntil31stAugust
2008.Pleaseseetoitthattheabove-mentionedgoodsareshippedbeforetheendofAugustandinsuredagainstAllRisksfor130%ofinvoicevalue.Weknowthataccordingtoyourusualpracticeyouinsurethegoodsonlyfor10%aboveinvoicevaluethereforetheextrapremiumwillbeforouraccount.Pleasearrangetheinsurancecoverageasperourrequestandinthemeantimeweawaityourshippingadvice.第12单元装运装运是国际贸易中的重要环节之一交易达成之后,卖方有义务按照合同规定的时间、地点和运输方式交付货物因为运载量大、成本低廉,海洋运输长久以来是最主要的国际贸易运输方式大多数的货物运输都涉及到以下三方发货人、承运人和收货人发货人和收货人的义务在不同的国际贸易术语下有所不同例如,如果交易以FOB方式达成,买方须负责租船订舱并向卖方下达装运指示,内容包括船名、航次和预计到达时间等,以便于卖方做好装船准备如果交易以CIF方式达成,卖方须负责租船订舱及随后的货物装运装运后,卖方须立即向买方下达装船通知以便于买方及时办理保险并做好提货准备大宗货物经常采用分批装运的方式如果买卖双方港口之间无直达船则需采用转运方式为了避免日后可能产生的纠纷,分批装运和转运方式的使用一定要征得买方的同意并在相关合同和信用证中注明“允许转船和分批装运”提单是海洋运输中最重要的单据,主要具有如下作用证明承运人已经收到货物、所运货物的所有权证明以及承运人和发货人的运输合同与装运有关的信函通常具有以下写作目的督促卖方及时装运、修改装运条款、下达装运通知、寄送装运单据等等对于此类信函的回复应及时、礼貌和具体延迟回复会带来不必要的麻烦甚至是巨大的损失信函样例Letter-121催促装运HawkerWoodTradingCo.Ltd.20HighStreet,PhoenixArizona2011USA2008年9月18日JamesWang先生烟台希望进出口公司中国,烟台尊敬的王先生,事由销售合同56号项下蘑菇罐头的装运事宜兹写信提请你方注意销售合同56号项下蘑菇罐头的装运最迟装运期就要到了,但是到目前为止,我们没有收到你方关于货物准备进展情况的任何信息你方应该知道,此交易按FOB条件达成,租船订舱是我方的义务只有在获悉你方已经将货物备妥待运后,我们才能向合适的航运公司租船订舱请尽快通知我方货物何时备妥您真诚的DavidSpearLetter-122回复烟台希望进出口公司中国,烟台2008年9月22日DavidSpear先生HawkerWoodTradingCo.Ltd.PhoenixUSA尊敬的Spear先生,销售合同56号项下蘑菇罐头的装运事宜感谢你方9月18日来信询问销售合同56号项下货物的准备情况兹告知你方货物正在包装过程中并将于2008年9月26日备妥待运请预定舱位并通知我方船名,航次,你方所指定的航运公司的名称和地址以及货轮预计离港时间,以便我方同该航运公司在我地的代理联系装运事宜盼你方及早回复您真诚的,JamesWangLetter-123装船前给卖方的装运指示HawkerWoodTradingCo.Ltd.20HighStreet,PhoenixArizona2011USA2008年9月24日JamesWang先生烟台希望进出口公司中国,烟台尊敬的王先生,销售合同56号项下蘑菇罐头的装运事宜感谢你方9月22日来信通知我方标题项下的货物将于9月26日备妥待运我们已向现代商船公司确认预定3个20英尺的货柜订舱船舶的名称是现代之星(船号009E),预计该船离开烟台港的日期是9月28日请同现代商船公司的代理——大亚货运代理公司,联系具体装运事宜大亚货运代理公司的联系方式如下地址烟台市朝阳街绮丽大厦806室电话0535-6228293传真0535-6228293货物装妥后请将装船通知传真给我方您真诚的,DavidSpearLetter-124装运后给买方的装船通知烟台希望进出口公司烟台,中国2008年9月28日DavidSpear先生HawkerWoodTradingCo.Ltd.PhoenixUSA尊敬的Spears先生,销售合同56号项下蘑菇罐头的装运事宜兹告知你方56号销售合同项下的20公吨蘑菇罐头已经装于你方指定的货轮该货轮已于9月28日如期驶离烟台港船名和航次没有变动,预计于10月18日到达洛杉矶已装船清洁提单、商业发票、装箱单、保险凭证及原产地证明等相关装运单据将按照你方要求于明日由DHL快递给你方我们希望货物能及时到达你地并使你方满意您真诚的,JamesWangLetter-125要求提前装运烟台希望进出口公司烟台,中国2009年2月6日AlanBush先生EasternFashionTradingCo.Ltd.10-0420thStreetLongIslandCityNY11101USA尊敬的Bush先生,关于101号销售确认书,现告知你方我们已经于2月5日提取了首批200件衬衫并且对货物质量感到非常满意我们地区对你方衬衫需求旺盛,很多客户催促我们提前交货我们恳请你方于2月底之前发运最后一批货物我们知道这将给你方备货带来一定难度,请告知能否接受我方要求?感谢你方的合作,我们期待你方肯定的答复您真诚的,JamesWang经理写作技巧I.装运信函的组织原则
1.促装信函的组织原则1陈述合同及信用证中的相关条款,督促卖方及时装运货物2给出合理的理由提醒对方勿延迟装运货物3指出延迟装运可能带来的严重后果4用善意的结尾激励对方及时采取行动
2.要求提前装运的信函的组织原则1提及具体订单货合同项下所订购的货物2询问对方货物是否已备好待运3给出合理的理由请求对方提前装运4给对方一定好处以激励其自愿采取行动
3.要求下达装运指示的信函的写作原则1感谢对方订购货物2告诉对方货物已备妥待运3要求对方下达具体的装运指示,如装运时间、装运方式、装货港和卸货港等,以便卖方做好装运准备4表达良好的愿望,以期得到及时回复
4.卖方装运后向买方下达装运通知的信函的写作原则1告知对方(买方)货物已经按期装运2告知对方船名、航次、船舶的离港时间,需要取得联系的货运代理以及预计到达时间等等,以便于买方及时办理保险并做好提货准备3告知对方装运单据已随函附寄或将另封邮寄,提供装船单据清单4如有必要,提请对方注意你认为重要的事项,如所装货物数量的变更5表达良好的祝愿,期望货物能使对方满意,并在不久的将来继续合作II.避免装运中可能产生问题的写作技巧装运的实现涉及到许多环节,很容易引发不便和意想不到的问题对问题责任方横加指责无助于问题的解决及友好商务关系的保持运用以下技巧来避免指责并使对方同意你的请求
1.强调负面信息使对方认识到问题的严重性例如修改信用证将给我方带来很大的不便请勿延迟装运,我方将不再展证2.运用被动语态或非人称表达方式来避免指责对方不恰当的表达你方至今没有告知我方关于标题所列货物准备情况的任何信息较恰当的表达我们至今没有收到你方关于货物准备情况的任何信息
3.运用较高级别的礼貌来提出请求例如兹恳请你方允许转船,因为从此地到你方港口的直达船太少且间隔时间长选读信函LOS-121要求允许转船尊敬的Lull先生订单2008AF003兹告知,你方订单2008AF003项下的100公吨花生米已经备妥待运,并努力与不同的航运公司联系将货物直接由中国烟台港运往菲律宾马尼拉我地现处于谷物产品出口旺季由于港口积压货物太多,无法预定到直达你方港口的舱位因你方急需此货,我们请求你方允许通过香港转运如果能接受我方请求,请将信用证886EDK80056修改为“允许转船”盼复!您真诚的,LinFengLOS-122拒绝转船的要求尊敬的林先生感谢你方10月19日关于2008AF003号订单装运事宜的来信我们理解你方在出口旺季订舱的难处很遗憾告知你方我们不能允许转船,因为如果转船,货物到达我地时间将延长我们建议你方在离你地很近的中国主要口岸青岛港装运货物那里有很多船公司可以提供到马尼拉的直达船并且订舱较为容易我们将把信用证修改为“装运港中国口岸”以代替“烟台港”感谢你方的合作!您真诚的,AkasatiLullKeytotheExercises
1.Answerthefollowingquestions.1Abillofladingisthemostimportantdocumentforoceantransportation.Itservesasthereceiptfromthecarrierforshipper’sgoodsevidenceofownershiptothegoodsdescribedandcontractbetweencarrierandshippertoshipgoodsuponcertainconditions.2IfthetransactionisonaCIFbasisthesellerbearstheobligationtobooktheshippingspaceorcharterashipandtheafterwardloadingofthegoods.Foralltransactionsbasedonwhateverthetermsofinternationaltradeaftermakingshipmentthesellershouldpromptlyadvisethebuyerofitseffectuationsothatthebuyercanmakepreparationsforcoveringinsuranceortakingdeliveryofthegoods.3Lettersregardingshipmentareusuallywrittenforthefollowingpurposes:togiveshippinginstructions;tourgeanearlyshipment;toamendshippingterms;togiveshippingadvice;todispatchshippingdocumentsandsoon.Repliestotheselettersshouldbemadepromptlyandcourteouslybyofferingdetailedinformation.Thedelayinreplymayleadtounnecessarytroublesandevengreatlosses.4Usehigherlevelofpolitenessinputtingforwardtherequest.UsePassiveverbsorimpersonalexpressionstoavoidcriticizingthereader.
2.PutthefollowingsentencesintoEnglish.1WewouldinformyouwithregretthatwearenotinapositiontocomplywithyourrequesttoshipthegoodsatthebeginningofJanuarybecausethedirectsailingshiptoSingaporewillonlyarriveherearoundthemiddleofamonth.2WewouldliketoinformyouthatthegoodsunderOrderNo.671havebeenreadyforshipmentpleasegiveustheshippinginstructionsassoonaspossible.3ChristmasisapproachingasourclientsareinurgentneedofthegoodswekindlyrequestyoutoadvancetheshipmenttoDec.
10.4ThegoodsunderSalesContractNo.123havebeenshippedonboardvessel“EastWind”VoyageNo.009E.ThevesselisduetoleaveheretomorrowandtheestimatedtimeofarrivalisApril
20.Pleaseeffectinsuranceforthegoodsintime.5Asitisthepeakseasonforexportingagriculturalproductsandthereistheseriousportcongestionwecannotbooktheshippingspaceonthedirectsailingshippleaseallowtransshipment.6IncompliancewithyourrequestwehavesentyouafullsetofduplicateshippingdocumentsthroughDHLpleasecheck.7OwingtotheurgentneedsofrawmaterialbyournewlyestablishedfactoryinNewYorkwerequestthatthedischargeportofthecaptainedgoodsbechangedfromLongBeachtoSeattleandtheextracostarisingfromitwillbebornebyus.8WehaveapproachedCoscoforbookingtheshippingspaceoftwo40-footrefrigeratedcontainersonvessel“Peace”whichisscheduledtoleaveonApril
10.9Wewillallowpartialshipment.PleaseamendtherelevantL/Cintime.10Pleaseshipthegoodsweorderedinonelot.
3.TranslatethefollowingletterintoChinese.敬启者你方3月20日来信收悉关于你方435号订单项下的20公吨红富士苹果的装运,兹告知如下根据合同规定,上述货物应在4月、5月、6月分三批平均装运但是直到现在,甚至连第一批货物还没有装出我们的最终用户正在焦急等待货物请将第一批和第二批货物在五月底前一起装运,否则我们的客户很可能会取消订单并从别处订购请告知具体的装运日期4.Organizealetteraccordingtothefollowingsituation.DearSirWearewritingtoinformyouthatwehavereceivedtheL/CyouestablishedunderContractNo.
134.ButmuchtoourregretowingtoyourdelayinestablishingtheL/Cthegoodscannotbeshippedduringthedeliveryperiodstipulatedinthecontract.WewouldliketorequestyoutoallowshipmentinAugust.PleaseextendthedeliverytimeandvalidityoftheL/CtoAugust15andAugust30respectively.PleasemakesurethattheamendmentoftheL/CshouldreachusnolaterthanAugust
5.Thankyouforyourcooperation.用于较正式的信函,英国人更常用YoursfaithfullyFaithfullyyoursYourssincerelySincerelyyoursYourstrulyTrulyyoursBestwishesBestregards用于比较非正式的信函,美国人更常用HawkerWoodTradingCo.Ltd.20HighStreetPhoenixArizona2011USATel:......Fax:......E-mail:......Ref.No.0901March162009YantaiHopeImportExportCorporation100HopeBuildingYantaiEconomyTechnologyDevelopmentZoneYantaicityShandongProvince264000CHINAFortheAttentionofMr.SmithClintonDearSirsYourOrderNo.101forCannedMushroomThankyouforyourletterofMarch1andwearegladtoknowthatyouareinterestedinourcannedmushroom.......Wearelookingforwardtoyourreply.YourssincerelyPerPro.Messrs.HawkerWoodTradingCo.Ltd.DavidSpearDavidSpearManagerDS/alEncl.CC:ThesalesmanagerP.S….toseeyouattheAnnualSalesMeetingonJuly
12.注意项信头编号日期信内名称和地址称呼标题正文结尾敬语代理人签名经办人代号附件抄送附言DearSirsWehavereceivedyourletterofJuly7andregrettolearnthatyouareunabletoextendthesubjectL/C.Asisknowntoyouthereisonlyonevesselsailingforyourporteachmonthanditusuallyleaveshereinthefirsthalfofamonth.Sofarasweknowtheonlyvesselavailableinthismonthwillleavehereinadayortwoandthedeadlineforbookingshippingspaceislongpast.ThereforeitisimpossibleforustoshipthegoodsthismonthandwewouldaskyoutodoyourbesttoextendtheL/CasrequestedinourletterofJune
30.Pleaseactpromptlyandletushaveyourreplybyreturnairmail.Yoursfaithfully。