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《办公室管理专科必修》2016期末试题及答案
一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在答题纸上,每小题1分.共10分)1.文员在进行办公室布置时,以下哪一项行为是不适宜的?A.准备一些敞开的文件夹,贴上相应的标识条B.办公桌抽屉物品要摆放整齐,不要放得太满且要经常清理C.较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方D.下班前要整理好自己的办公桌,把文件、资料收藏好以免丢失和泄密2.文员传达上司的指示时,哪一项做法是不适宜的?A.传达可以根据上司主要意思,夹进自己的意见B.必要时可形成文字材料,照本宣科C.不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示D.重要的指示,应该要求被传达者复述一遍,以免漏听或漏记3.文员打印寄往欧美国家的信封,收信人内容的打印顺序应该是A.国名、地址、部门、姓名B.姓名、地址、部门、国名C.姓名、部门、地址、国名D.姓名、国名、部门、地址4.以下哪个标准不是文员分拣邮件应该遵守的?A.按收件人姓名分拣B.按收件部门名称分拣C.按私人公务标准分拣D.按邮件重要性分拣5.文员做会议记录时,可以在会议记录中A.加入自己的主观意见B.不记录议题C.与发言者用词不一致但意思完全一致D.对所记内容作评论6.文秘人员在差旅结束后,应该A.给未出差的单位领导分送出差地特产B.整理好出差过程中的单据、凭证,及时办理报销、结算事宜C.休息几个工作日,缓解因出差带来的疲劳D.把出差过程以及相关事务和上司简单口头汇报,无需形成书面材料,存档备案7.文员根据上司指示,向对方要求约会时,以下哪个做法是错误的?A.如果用写信的方式,在估计对方收到信后,再打电话确认B.告知你或上司的联系电话,以便有变化时可立即通知C对方越忙越必须早一点联络D.如果上司出差,可以在他回来的当天安排约会8.当文员获知业务相关单位或人员婚丧喜庆的消息后,首先应A.向上司报告B.送礼C.写信D.查证消息的可靠性9.接受忠告的反应应该是A.以烦躁的心情倾听B.尽量把责任推给别人C.应辩解说“那是因为……”D.切勿感情用事10.无纸化办公过程中,应该A.对电子文件采取严格的安保措施,保证其不被非正常改动B.不承认电子签名的合法性C.把有存档价值的电子文件加密保存在硬盘中,无需制成硬拷贝或制成缩微品D.通过网络传输的文件,必须是没有密级的
二、判断题(正确划“√”,错误划“×”,每小怒1分,共10分)11.办公室的灯光照明要避开自然光,最好用人工灯光12.文员对上司进言,无论是关于什么事,都应该在个别场合私下表达13.正确的邮件信封拆封位置是在信封的右边侧14.介绍地位相同的人时,应按照到职的先后,先介绍新进的职员;若同时到职,就先介绍年纪较轻的人15.文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心,支票簿与印章应该一起收藏,以避免被盗用冒领16.上司和文秘人员必须在周末核对下周的行动计划,或是每天早上核对当天的行动计划17.交际应酬要讲求时效,若时机错过再补救,不但无法表达诚意,还会破坏彼此关系18.合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题19.社交交谈中,一般忌讳谈对方的个人私生活话题20.文本文件是没有格式控制的纯字符文件,在使用时不受计算机软硬件类型的控制,兼容性好
三、简答题l每小题10分,共20分)21.简述办公室的四种含义22.会见与会谈的前期准备工作有哪些?
四、设计题(本题30分)
23.办公室的清理和清扫方法
五、案例分析题(本题30分)
24.小李受上司委托在浦东机场接待公司的一位重要客人双方见面后,小李寒喧到“欢迎、欢迎”,嘴里说着,却并不主动伸手;等客人伸手了,小李才与之相握接着小李一把拿过客人的行李,放入轿车后边的行李箱,接着引导客人到副驾驶座位上,说“坐在这里视野好”而后,自己坐到汽车后排座位上一路上,小李非常关心地询问了客人所在公司的情况,打听客人的收入、福利和家庭情况,而这位客人似乎对这一切不很满意,话越来越少小李有点摸不着头脑,心想我这么殷勤地对待他,他怎么……问题小李的很多做法不合乎礼仪,小李应该怎么做才是正确的?
一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在答题纸上,每小题1分,共10分)1.C2.A3.C4.C5.C6.B7.D8.D9.D10.A
二、判断题(正确划“√”,错误划“×”,每小题1分,共10分)11.×12.×13.√14.√15.×
16.√17.√18.×19.√20.√
三、筒答题(每小题10分,共20分)21.简述办公室的四种含义答1广义的泛指一切办公场所,区别于教室、车间、医疗室、实验室等(3分)2狭义的是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所,如厂长办公室等(3分)3特指的党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构,级别高的又称办公厅,如河北省政府办公厅(3分)4专指的某种专门的独立的工作机构,如国务院台湾事务办公室(1分)
22.会见与会谈的前期准备工作有哪些?答1确定议题和明确目标(2分)2收集信息和分析双方材料(2分)3确定参加人员(2分)4双方协商时间、地点(2分)5布置座位(2分)
四、设计题(本题30分)23.办公室的清理和清扫方法答文员应该参照以下标准做好办公室的清理和清扫工作1办公桌椅只要用抹布擦拭即可,但木制家则应打蜡,而金属用品要用清洁剂擦拭2办公用品电脑、打印机等不用时要用罩子盖好,定期用干净的抹布擦拭电话机听筒两端要用消毒液定期消毒其他物品养成随时清理,归置整齐的习惯3书架上的书籍、文件夹里的资料应该摆放整齐,没有灰尘4地毯每天打扫办公室和会客室,用吸尘器吸去地毯、墙角的灰尘5整套沙发装饰要用毛刷子刷,椅套、桌巾一周要换一次,并拿去清洗6抽烟工具来访者离去后立即检查香烟是否用完?打火机还能点燃吗?烟火缸是否清洗干净?检查清楚并收拾妥当7挂画、摆设用掸子或毛刷子把灰尘拂掉,抹布容易使纤维污渍附在上面,最好不用8废物筒每天清倒废物筒文员在清理上司字纸篓时要特别细心,因为可能有上司随手丢弃的机密文件或底稿,需要拣出来用碎纸机打碎,不可粗心大意地一倒了之【分值分配前6点每点4分,第
7、8点每点3分】
五、案例分析题I本题30分)24.参考答案1主人和客人之间,应该主人先伸手(3分)2在替客人拿行李前应征求同意“我替你拿可以吗?”(3分)3哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意(3分)4司机开车,汽车的位次礼仪是“右为上,左为下;后为上,前为下”(6分)5客人应该坐后排,小李应该坐副驾驶座(5分)6客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题(5分)7应该与客人谈一些合适的话题,如天气、风土人情、新闻等(5分)。