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1. 参考答案
1. 着装符合职业要求(√)
2. 能提前到会场做准备(√)
3. 会前要求调节会议室温度,注意通风(√)
4. 热情招呼开会人员礼让递水,沟通得当(√)
5. 能提醒领导准点开会(√)
6. 能事先通知与会人员开会的主题,做好准备(√)
7. 问卷没有综合,没有给每人一份(×)
8. 对会议的评估基本到位(√)
9. 会议结束前注意收集对会议的反映意见(√)
10. 对于会后暂留人员能做妥善安置(√)
11. 会前资料准备不足(×)
12. 对会议服务人员环境培训没有到位(×)
13. 能控制会议经费的使用(√)
14. 能马上收拾会议室(√)
15. 能请领导在会议记录上签字(√) 评分标准 1.本题满分为20分 2.每答对1点给2分,答对10点即得满分 3.如考生答案与参考答案有出入,只要阐述合理,即可给分 4.本题要求只作正误点说明,不作更正性的分析
2. 参考答案 1.电话用语规范(√) 2.出现问题,能够主动为其他同事承担责任(√) 3.有时间意识,能够按照领导的要求迅速赶回企业处理紧急事务(√) 4.知道如何使用跟踪卡(√) 5.在指导新来的秘书工作时,不能将有关的要求和方法传授清楚造成钟秘书工作被动和失误(×) 6.对档案工作熟练,业务能力强(√) 7.知道如何为自己的领导分忧,主动提出替刘经理去送文件,使刘经理能够避免面对领导批评的尴尬局面(√) 8.知道去领导办公室递送文件要随身携带纸笔,能够在领导授意时及时记录(√) 9.能够进领导办公室敲门和双手递送文件,知道与领导沟通时应有的礼仪要求(√) 10.向领导汇报工作简洁、清楚(√) 11.知道制定大型活动要有应急方案(√) 12.在制定大型活动的应急方案时要提前与保安等部门进行沟通和协调,不能只是关起门来制定方案(×) 13.与领导预约要尽量打出提前量,不能让领导感到太仓促(×) 14.知道在网上发布内部会议信息(√) 15.会议信息在网上发布后,缺少确认或提醒环节(×) 16.懂得如何用手写速记的方式将领导的授意及时记录下来(√) 17.能够对领导询问的敏感问题做出得体回答,不在领导面前随便评判同事,或扩散一些小道消息(√) 18.离开领导办公室时忘记关门(×) 19.能够主动关心其他同事,注重团队之间的团结和相互鼓励,能够主动化解同事之间的矛盾(√) 20.能够在同事工作中出现困难时主动帮助和指导她们(√) 21.喝咖啡的动作不合礼仪要求(×)国家职业资格三级第一部分职业道德第1—25题共25题一.单项选择(第1—8题)1.“笑破不笑补,三补又一新”体现()的思想A、勤劳B、节俭C、仁义D、忠孝2.社会主义法制的核心是()A、有法可依B、有法必依C、执法必严D、违法必究
3、下列不属于企业文化功能的是()A、整合功能B、激励功能C、强制功能D、自律功能
4、社会主义道德建设的基本要求是()A、社会公德、职业道德、家庭美德B、爱国主义、集体主义和社会主义C、爱祖国、爱人民、爱劳动、爱科学、爱社会主义D、有理想、有道德、有文化、有纪律
5、“三人行必有我师”说明了()的道理A、执政为民B、团结和睦C、互相学习D、助人为乐
6、下列关于道德的说法正确的是()A、道德是处理人与人之间关系的强制性规范B、道德是人区别于动物的根本标志C、道德对于人的要求高于法律D、道德从来没有阶级性
7、市场经济催生了一些新的观念,你认为不属于其中的是()A、自主性道德观念B、重利轻义的道德观念C、竞争的道德观念D、学习创新的道德观念
8、在我们的社会生活中,经济条件比较好的人和经济条件比较差的人交往,前者不能带着优越感看不起后者,后者也不能带有自卑感,感到低人一头这是人际交往中()A、平等原则的要求B、互助原则的要求C、功利原则的要求D、谦让原则的要求
(二)、多项选择
9、遵守职业纪律,要求从业人员()A、履行岗位职责B、执行操作规程C、可以不遵守那些自己认为不合理的规则D、处理好上下级关系
10、下列关于诚实守信的说法,你认为正确的有()A、诚实守信是企业的无形资本B、诚实守信是社会主义市场经济的内在要求C、诚实守信的企业最终能取信于社会D、诚实守信任何时候都与企业发展目标相冲突
11、从业人员举止得体的要求是()A、态度恭敬,对顾客尊重和有礼貌B、表情从容,按部就班,不慌不忙的接待服务对象C、行为大度,为了国格,表现出应有的大国气势和风范D、形象庄重,表情严肃,不轻浮随便,不鬼鬼祟祟
12、关于从业人员做到诚实守信,不完整获不准确的理解是()A、诚实守信的前提是看对方是否诚实守信B、不做对不起朋友的事,是诚实守信的根本体现C、不管许诺什么,只要兑现了就是诚实守信D、获得手段是否正当是检验一个人是否诚实守信的标准之一
13、以下关于职业技能的说法正确的是()A、职业技能是人们履行职业责任的手段B、职业技能的提高靠经验积累C、职业技能高低取决于个人体质强弱D、人的先天生理条件对职业技能的形成有一定影响
14、关于职业责任,下列说法中正确的是()A、是否具有职业责任是从业人员道德水平高低的体现B、职业责任与物质利益存在直接关系C、社会和企事业运用法律和纪律手段保障职业责任和义务履行D、职业责任是个中性概念,并不涉及道德问题
15、对从业人员来说,劳动合同()A、是从业者的“护身符”B、在任何情况下都不可以变更C、是从业者的“卖身契”D、是权利和义务统一的体现
16、下列说法正确的是()A、办事公道是对企业上司的职业道德要求,与普通职工关系不大B、诚实守信是每一个职业劳动者都应具有的品质C、诚实守信可以带来经济效应D、在激烈的市场竞争中,信守承诺者往往吃亏
二、职业道德个人表现部分
17、有些单位会偶尔利用一定业余时间让员工义务为社区做一些事情,例如打扫卫生、植树你认为这种做法()A、不可取,占用了员工的休息时间,不人性B、不可取,工作效率不会很高C、有可取之处,可以增加员工的归属感D、有可取之处,锻炼了员工的身体
18、如果有重新选择职业的可能()A、我肯定还会选择现在的单位B、我基本上还会选择现在的单位C、假如没有更好的选择,我还会选择现在的单位D、我不会再选择现在的单位
19、假如你带孩子看足球赛,你注重让孩子()A、欣赏球员高超的球技B、为自己国家的球队加油助威C、尝试学习球员的动作和技巧D、感受篮球比赛的激烈程度
20、一个朋友正在倾诉他(她)的心事,我会()A、真切体会出他(她)的感受并安慰他B、不时发辫自己的见解C、对他(她)表示赞同,用眼神支持他(她)讲下去D、耐着性子听
21、假如你是一个学生,老师判卷时多给了你10分,你因此获得了好成绩你会()A、不吭声,暗自庆幸自己运气好B、心有愧疚,但不愿意澄清事实C、主动告诉老师,放弃“殊荣”D、暗自努力,争取下次拿真正的第一名
22、在报架上拿了报纸看完后,你最习惯的举动是()A、看完就走B、把报纸放回原处C、把报纸整理好后放回原处D、叫办事员来整理
23、你觉得以前上学时用过的书,最好的处理方法是()A、当作二手书卖给需要的人B、当作废品卖掉,以便购买新书C、送给别人,让它们发挥余热D、留起来,将来想看的时候还可以翻翻
24、当几位同事在谈论小李的隐私时,你认为下列哪种做法更合适?()A、与他们一起谈论B、劝同事们不要谈C、悄悄告诉小李D、在一旁静静的听
25、当你在工作中遇到困难时,你一般会通过什么途径解决?()A、让领导给自己另找其他容易做的事情B、自己想办法解决C、让领导帮助自己D、自己不做,尽量让别人去做第3页(共3页)第二部分理论知识
一、单项选择题
26、在Windows资源管理器窗口中,要修改已选定文件夹的名称,下列操作中,不能实现改名操作的是()A、单击“文件”菜单中的“重命名”命令B、两次单击该对象名称C、右单击该对象,然后单击快捷菜单中的“重命名”命令D、单击该对象的图标
27、海尔集团的经营理念是“敬业报国,追求卓越”,这是企业文化中的()A、精神层B、物质层C、制度层D、行为层
28、政府采购的管理机关是()A、政府财政部门B、政府物资部门C、政府审计部门D、政府商业部门
29、对视频会议的会场布置要求有()A、一台摄像机B、主会场和分会场都要悬挂会标C、摆放鲜花D、采用自然光
30、涉外交往中应邀参加晚宴()A、女性不要化妆,也不要穿白天的工作装赴宴B、女性要化妆,不要穿白天的工作装赴宴C、男性可着便装或白天的工作装赴宴D、男性可着西装或白天的工作装赴宴
31、评估会议成功与否,首先要()A、分析确定影响会议效果的主要因素B、设计会议效果评估表C、汇总评估结果D、对会议工作人员的表现进行评估
32、公文最后一个抄送机关后应该()A、标句号B、表分号C、标冒号D、不标注标点符号
33、下列不属于授权发明专利条件的是()A、平等性B、创造性C、新颖性D、实用性
34、电子邮件的发送必须要通过服务器,将用户编写的电子邮件转交到收件人手中的服务器称之为()A、SMTP服务器B、POP3服务器C、TCPE服务器D、SLOP服务器
35、张勇的日工资是80元,2006年10月1日至7日,公司安排他在这7天加班且未安排补休根据劳动法的规定,公司除应支付张勇每日80元工资外,还要支付()加班费A、800元B、560元C、1120元D、1360元
36.与会人员交费的计算公式正确的表述是A、预期的与会人员人数×交费额+预期陪同人数×交费额B、预期的与会人员人数×交费额+收入项目C、预期的与会人员人数×交费额+预期陪同人数×交费额+收入项目D、预期的与会人员人数×交费额+预期陪同人数×交费额-交费折扣税37.下面关于“死机”描述,错误的是()A、当显示器黑屏时,就以为着计算机死机B、死机是一种不可能由操作系统恢复的计算机运行故障状态C、操作系统本身存在缺陷是造成计算机死机的一种重要因素D、计算机死机时应该进行热启动38.根据公司法的规定,公司成立的时间是()A、工商行政管理机关做出予以核准登记的决定之日B、工商行政管理机关签发《企业法人营业执照》之日C、申请人收到《企业法人营业执照》之日D、公司成立公告发布之日39.有的办公场所的工作位置用隔离板分开,以区分不同的工作部门及减少噪音,此为()办公室A、网格式B、半开放式C、开放式D、间隔式40.企业编制招聘计划的第一步是()A、编制“人力资源招聘计划书”B、进行招聘工作日程安排C、进行招聘测试D、获取招聘需求信息41.交替工作模式的缺点是()A、难以留住有特殊技能的工作人员B、工作模式不灵活,不便激励员工C、员工交流少,不能得到充分的信息D、难以保证工作的连续性42.秘书在调查研究的基础上撰写调查报告的工作属于()A、信息整理B、信息提炼C、信息开发D、信息反馈43.抄送机关回行应当()A、与冒号后的抄送机关对齐B、与冒号对齐C、顶格D、空两格44.文章的表现工具是()A、结构B、主题C、语言D、内容45.为塑造独特的企业文化和个性鲜明的企业形象,企业进行CIS策划时须遵循()A、两个效益兼顾原则B、求异创新原则C、全方位推进原则D、以公众为中心原则46.在对办公设备建档时,设备的购买日期、设备编号、供应商等信息应该归入设备的()中A、购买信息B、维护合同C、日志记录D、基本信息47.通用公文的格式要素课划分为眉首、主体与()A、附注B、附件C、主题词D、版记48.汉字速记中,“实用主义”最好略写为()A、实ZB、实/主/C、实—主—D、实用—49.会议总结的内容有()A、对所讨论问题的归纳概括B、会议组织评估表C、综合性简报D、社会公众反馈意见50.董事会是股份公司的()A、权力机构B、监督机构C、决策机构D、民主管理机构51.进行会议总结的目的是()A、建立评估体系B、改进会议的组织与服务C、应对公众舆论D、给与会人员一个交代52.办公室中适合的温度应该在()A、16—20度B、18—22度C、20—25度D、22—28度53.确定公司会议时间不应该考虑一下哪种人能够出席()A、主要客户B、上级主要领导C、公司部门领导D、全体正式代表54.进行会议筹备情况的检查,首先应检查()情况A、文件的材料准备B、会议方案的全面落实C、环境条件与用品准备D、会场布置55.在负责特定任务工作小组内部进行的所有形式的沟通,都可以称为()A、“间接沟通”B、“直接沟通”C、“团队沟通”D、“语言沟通”56.电话会议是一种以语言交流手段的会议形式,无法实现文字的同步传输,一次需要()A、派出人员具体组织安排B、配置视频设备C、做好会议报到工作D、提前做好会议书面信息的分发工作57.举办会议既要确保会议质量,又应遵循()的原则A、扩大企业影响力B、勤俭节约C、服务社会D、提高企业竞争力58.非威胁的交流环境包括()A、座位安排、集体空间、光线要求B、秩序安排、私人空间、光线要求C、桌位安排、私人空间、音响要求D、座位安排、私人空间、光线要求
59、关于代位权行使的要件,不正确的表述是()A、债权人与债务人之间有合法的债权债务存在B、债务人对第三人享有到期债权C、债务人怠于行使其权利,并且债务人怠于行使权利的行为有害于债权人的债权D、债权人代位行使的范围是债务人的全部债权
60、确定会议的主体与议题应不包括()A、有确实的依据B、考虑社会热点问题C、结合本单位的实际D、有明确的目的
61、在审核会议文件的具体内容时,首先要审核会议文件的内容()A、是否做到了层次清晰B、是否与实际相符C、是否偏离了会议的主题D、是否进行了会商
62、在召开远程会议时,应首先考虑()A、技术要求、保密要求B、省时、省力C、交通不便D、互动性强
63、MNz是衡量计算机性能的指标之一,它指的是计算机的()A、存储容量B、CPU时钟主频C、运算速度D、字长
64、将工作活动的全过程按不同的发展阶段连续反应的信息反馈方法属于()A、系列型反馈信息B、广角型反馈信息C、时间型反馈信息D、程序型反馈信息
65、在涉外商务活动中,选择的礼品应该()A、印上送礼单位的名称B、包装讲究C、贵重D、初次见面就送上
66、在制定计划时,一定要坚持的原则是()A、明确权责B、监督检查C、实事求是D、监控应变
67、迫于办公场所拥挤的压力,为了减少花在交通上的时间和减少交通环境问题,一些单位采用()的工作模式A、弹性时间B、在家办公C、远程工作D、虚拟办公室
68、宾礼次序亦称宾礼序列它主要适用于多边性商务交往中如何同时兼顾()平等待人这两项基本礼仪原则,处理实际中难以回避的顺序与位次的排列问题A、尊重个人B、尊卑有序C、各国平等D、以右为尊
69、对会议的评估应()A、澄清事实B、科学高效C、淡化宣传D、避免定论
70、按新的办公模式要求,不需要与其他员工和顾客有太多的接触,可安排在家工作的人员是()A、行政事务人员B、研发部门的科技人员C、销售人员D、财务人员
71、向幻灯片中添加剪贴画时,如果幻灯片上没有剪贴画占位符,则()A、剪贴画将出现在文本的右侧B、剪贴画将出现在幻灯片的中心位置C、剪贴画将出现在幻灯片的左上角D、无法添加剪贴画
72、与领导沟通有关会议事宜要坚持()A、将单向沟通的结果尽快部署和落实B、与会议的主管领导保持非定期沟通C、在会前会中会后不同时期的沟通中,突出各自的重点D、突出成绩,适度反应问题
73、利用档案编写反应一个单位或某方面基本情况的数字材料是()A、基本情况汇集B、统计数字汇集C、单位情况汇集D、档案专题汇集
74、新产品新闻发布会发给记者的资料袋中一般包括()A、新闻发布稿、主持人资料B、主持人资料、信息发布稿、产品照片C、产品照片与说明D、企业介绍、产品介绍、信息发布稿
75、要使对方在最短的时间内了解你的意图,你的提问应该()A、最好铺垫,避免漏洞B、直接放入遇见结果C、内容简介、中心突出D、不给他人反问留有机会
76、西式宴会开始的标志是()A、主人拿起餐巾B、主人拿起餐具C、主宾拿起餐具D、主人做到餐桌前
77、信息记录中可使用跟踪卡记录()A、信息内容B、签收人姓名C、信息价值D、信息借阅情况
78、在Excel中,如果输入“01/9”,则在单元格中会出现()A、1月9号B、1/9C、####D、FALSE
79、会议中常见的突发事件不包括处理()A、场地问题B、设备问题C、行为问题D、营销问题
80、秘书要围绕工作中心突出重点根据()来确定督察工作任务A、工作性质B、上司的工作习惯和重视程度C、工作计划D、同级部门的要求
81、秘书在工作中不适当的占用了上司的时间是因为()A、没有形成自己的工作习惯和风格B、没有了解工作流程C、遵循了公司的规定D、没有了解上司的工作习惯和风格82.压缩信息材料的篇幅达到主题突出文字精炼效果的信息开发方法为A、压缩法B、转换法C、概述法D、浓缩法83.在企业中对同一项任务视具体情况要求而制定的承办周期有所不同例如()承办时限不同A、接发电子邮件紧急情况和日常情况B、文件归档保存秘书处和生产车间C、接到客户的电话投诉和信件投诉D、受到电子邮件内部客户和外部客户84.秘书与同级\同事的面谈属于()A、上行沟通B、横向沟通C、纵向协调D、外部关系调整85.下列句子表述准确的是()A、出席这次代表大会的有各高等院校的教师及各界青年代表和妇女代表B、本通告自公布之日起实施C、由于该钉子户的阻挠影响了搬迁工作无法进行D、是否实事求是理论与实践相结合这是毛泽东思想的基本观点二.多项选择题(86—125题,每小题1分,共40分)86.在纠正会议检查过长中所发现的问题是要努力做到()A、必须由领导对问题提出处理意见B、必须由主管领导亲自解决问题C、在人财物等方面为纠正偏差做好相应准备D、及时将纠偏的结果进行通报
87.“市卫生局:你局《关于拟录用高校硕士毕业生的函》×卫函〔2002〕15号收悉这是市人事局给卫生局所发的文从文中的信息可以推断A﹑发文单位是市人事局文种为批复B﹑发文单位是市人事局文种为函C﹑这是一份批答函D﹑这是一份答复函
88.通过督查促进决策和上司指示的落实是督查工作的A﹑本质要求B﹑基本目的C﹑出发点D﹑归宿
89.在制定计划时对每一项任务都要在等方面有明确的要求A﹑具体目标B﹑数量﹑质量C﹑所需资源D﹑负责的部门或个人
90.承办周期制度要求人们照章办事不准人们的行为偏离规定的要求以提升企业的A﹑应变能力B﹑形象C﹑信誉D﹑效率
91.以幅度和范围为标准可将办公室工作计划分为A﹑政策型计划B﹑长期计划C﹑短期计划D﹑程序型计划
92.“重新安排”﹑“修改”和“替换”是改进日常办公事务工作流程的基本方法除此之外其他方法还有A﹑分工B﹑合并C﹑撤销D﹑精简
93.拟写单位总结需努力做到A﹑重点性B﹑通俗性C﹑科学性D﹑可信性
94.决定可分为指挥性与知照性两种类型,下列事由中应使用执照性决定的有()A﹑设置机构B﹑部署工作C﹑表彰先进D﹑人事变动95.以下属于收文处理环节的()A﹑拟办B﹑审核C﹑催办D﹑签发
96.文稿审核中发现的可以直接修改A、错字B、漏字C、不对的符号D、不对的标点
97.下列标题拟写不恰当的是A、某某分公司请示B、XX市人民政府政府工作报告C、请示D、函98.常使用文章式标题的有()A﹑简报B﹑总结C﹑调查报告D﹑述职报告99.催办的形式有()A﹑部门催办B﹑对内催办C﹑阶段催办D﹑对外催办
100.在指定计划表时,应明确工作进展的情况和出现的问题(),以确保计划的顺利实施A.何时报告B.采取何措施C.向谁报告D.变更何计划
101.会议纪要的起草程序包括A.阅读会议文件B.听取小组发言C.拟定思路D.执笔写作
102.计划表主要是从对任务做出要求,并用其进行管理A.准备时间B.起始时间C.阶段时间D.最终时间
103.下列表述准确的是()A.请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话B.受双重领导的机关请示时,一个主送,一个采取并报的形式C.请示须主送一个机关,不可多头主送D.一般不得越级请示,不得已越级,须同时抄送给直接上级机关
104.信息反馈的特点是A.针对性B.及时性C.间断性D.预测性
105、行动计划是用于()文件A、管理时间B、管理工作任务C、目标管理D、阶段管理
106、秘书应该了解会谈是()A、双方或多方为各自利益交换意见、达成协议的过程B、双方或多方为各自利益,就某些实质性问题交流情况的过程C、双方或多方所谈内容比较正式、专题性较强的交流过程D、双方主谈人身份相当,为各自利益交换意见达成协议的过程
107、档案复制本的类型有()A、副本B、复印C、印刷D、摘录
108、档案参考资料包括()A、全宗介绍B、人名索引C、会议简介D、组织沿革
109、电子档案的特点包括()A、人工识读性B、信息的可变性C、信息的可共享性D、对电子技术的依赖性
110、档案利用工作是档案工作的()A、根本目的B、影响因素C、中心任务D、基本条件
111、在编写预算方案时,应包括()等内容A、效益目标B、支出标准C、测算依据D、技术标准
112、发文处理程序中的审核是指对草拟的文稿进行()A.校对B.审查C.修改D.核对
113、处理突发事件应遵循的原则有()A、快速反应,控制事态发展B、以人为本,保护公众利益C、保守秘密,防止信息外泄D、重塑形象,置之死地人而新生
114、下面关于传统预算法的描述,正确的是()A、传统预算法核算比较简单,核算成本较低B、传统预算法的前提是上年度的每项支出均为必要C、传统预算法能够避免内部各种随意性费用的支出D、传统预算法在安排项目的优先次序上存在着相当程度的主观性第8(共9页)
115、对办公室进行合理布局的作用是()A、形成有效率的工作流程B、有利于员工的工作分配C、有利于工作顺利完成D、有利于协调人际关系
116、市场调查报告的典型性主要体现在()A、要对未来的市场发展作出精确的预测B、要及时准确地反映市场情况C、要对调查来的材料进行科学分析使之能反映市场变化的规律D、结论要准确可靠,结论须切实可行,有广泛的适应和可操作性
117、远程工作模式的人()A、企业监督管理困难B、需要企业工作投资设备C、缺少同事间联系和团队活动D、不属于企业的员工
118、信息利用服务的意义在于()A、实现信息价值B、发挥信息作用C、利于信息增值D、便于信息查找
119、招标书的标题的正确的写法有()A、招标项目名称+文种B、招标项目名称+招标项目名称+文种C、招标项目名称+招标项目名称+文种D、招标项目名称+文种
120、投标书的特点是()A、针对性B、明确性C、求实性D、合约性
121、通报的类型有()A、表彰性通报B、批评性通报C、知照性通报D、传达性通报
122、下列文种可以免写主送机关的是()A、通报B、公告C、通知D、通告
123、信息分类的方法有()A、只标注主办单位签发人的姓名B、将主办单位签发人姓名置于第一行C、其他签发人姓名居于主办单位签发人姓名下一行,按发文机关顺序依次排序D、其他签发人姓名居于主办单位签发人姓名之后,按发文机关顺序依次排序
124、述职报告的特点是()A、主观性B、个人性C、真实性D、通俗性
125、电子档案管理的要求是()A、真实性B、可读性C、完整性D、扩展性**催办的方法有(AC) A、电话催办 B、问卷催办 C、发函催办 D、业务催办 **以幅度和范围为标准,可将办公室工作计划分为(AD) A、政策型计划 B、长期计划 C、短期计划 D、程序型计划 **信息利用服务的意义在于(ABC) A、实现信息价值 B、发挥信息作用 C、利用信息增值 D、便于信息查找 **下列关于公共关系调查表达正确的是(ABCD) A、公共关系调查研究的目的是确定问题 B、调查研究是制定公共关系活动方案的基础 C、公共关系调查是公共关系方案实施的需要 D、公共关系调查决定公共关系评估效果 **以下属于收文处理环节的是(AC) A、拟办 B、审核 C、催办 D、签发 **下列表达准确的是(BCD) A、简报也是正式公文 B、简报一般不超过2000字 C、规模较大,时间较长的会议可以编发多期简报 D、简报的标题类似新闻的标题 **下列属于著作权客体的有(ABCD) A、歌曲《黄昏》 B、舞蹈《蝶恋花》 C、游戏软件《征途》 D、电影《满城尽带黄金甲》**Excel中输入公式时,下列符号不能用做公式开头符号的是( ACD)A、 B、= C、$ D、***文书写作中,使用第三人称的文种有(ABCD )A、通报 B、会议纪要 C、会议记录 D、合同**信息反馈的形式有(AB )A、前反馈 B、后反馈 C、水平反馈 D、垂直反馈**信息反馈的特点是(AB )A、针对性 B、及时性 C、间断性 D、预测性**附件与公文正文一起装订,并要求(AD )A、在附件左上角第1行顶格标识“附件”B、在附件左上角第2行顶格标识“附件”C、附件标题加书名号D、附件标题不加标点符号**下列关于在PowerPoint中编辑影片的说法,错误的是(AB )A、在PowerPoint中播放的影片文件,只能播放完毕后才能停止B、默认状态下,鼠标单击播放影片,再次单击则停止影片播放C、插入PowerPoint中的视频文件不会显示图像D、只有在播放幻灯片时,才能看到影片效果**下列文书的内容具有前瞻性、预测性的是(BD )A、总结 B、计划C、调查报告 D、可行性研究报告**拟定单位总结需努力做到(CD )A、重点性 B、通俗性 C、科学性 D、可信性**秘书可以根据工作的需要编写(BC)A、因果型信息 B、经验型信息C、建议型信息 D、反映型信息**信息利用服务的特点有(AD )A、实效性 B、局限性 C、单一性 D、广泛性**下列文书采用引述开头的有( CD )A、商洽函 B、请批函 C、答复函 D、批复**信息利用服务的途径有( BD )A、信息搜集 B、信息检索 C、信息登记 D、信息加工**电子档案的特点包括(ABCD) A、人工识读性 B、信息的可变性 C、信息的可共享性 D、对电子技术的依赖性 **档案提供利用的方式有(BCD) A、档案转借 B、档案外借 C、档案咨询 D、档案阅览 **档案咨询的类型有( CD )A、参考咨询 B、技术咨询 C、一般性咨询 D、专门性咨询**档案参考资料包括( CD )A、全宗介绍 B、人名索引 C、会议简介 D、组织沿革**下列公文标题表述不准确的是(ABC )A、××医院关于要求改变拨款方式的报告B、××省财政厅关于同意××大学新建教学楼的批示C、××大学关于举行春季运动会决定的通知D、××市人民政府关于开展财务大检查的通知**电话督查适用于(BC )等督查事项A、内容比较重要 B、情况比较紧急C、内容比较简单 D、时间比较集中**甲公司有一注册商标,其有效期将于1997年6月1日届满,该公司需要继续使用此商标,便向乙律师提出咨询乙律师的下列意见,正确的有 AD A、你公司应当在1997年1月1日至6月1日期间向商标局申请续展注册 B、如果你们在上述期间没有提出续展申请,过了6月1日就不能提出申请了,这样,你们的注册商标就会被注销 C、只要你们在此期间提出续展申请,商标局就有义务办理续展注册,不存在被拒绝或驳回的问题 D、每次续展注册的有效期是10年下次期满前,可以再续展续展的次数没有限制**档案利用工作是档案工作的 AC A、根本目的 B、影响因素 C、中心任务 D、基本条件**从传统沟通转为网络沟通要求管理者 ABD A、具有高度的责任心 B、重新审视企业的管理沟通系统 C、充分认识投资者的地位 D、重新设计公司的通讯程序**信息开发的主要形式有ABD A、剪报 B、索引 C、通知 D、简讯**对办公室进行合理布局的作用是 ABC A、形成有效率的工作流程 B、有利于员工的工作分配 C、有利于工作顺利完成 D、有利于协调人际关系**下列关于防火墙的叙述,正确的是 ABC A、防火墙是用来增强机构内部网络安全性的一个或一组系统 B、防火墙只允许授权的数据通过 C、安装了防火墙后,所有通过因特网的信息都必须经过防火墙的检查 D、防火墙可以决定哪些内部信息可以被外界访问,但不能决定哪些外部信息可以被内部人员访问**文书拟办的范围主要有 BC A、上报的重要请示 B、需要执行的文件 C、收到的重要请示 D、办公室发的通知第1章文书拟写与处理第1节文书拟写
一、通告(06年11月工作实务)
1、概念公布社会各有关方面应当遵守或者众所周知的事项的公文是各级机关、企事业单位与社会团体通常使用的告晓性公文
2、通告与公告的区别
(1)使用范围不同公告大于通告;
(2)宣布事项不同公告重于通告;
(3)制发者不同通告可向各级机关、企事业单位与社会团体公布,而公告由国家行政机关或权力机关发布
3、类型制约性、告知性
4、拟写要点
(1)标题
①发文机关+事由+文种
②发文机关+文种
③事由+文种
④文种
(2)正文发文缘由+通告事项+尾语
(3)落款应具发文机关全称或规范化简称
(4)成文日期大多列于文末,但有时也书写于标题下
二、通报
三、概念表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况的公文(06年11月)
1、性质
(1)属于奖励与告诫性公文;
(2)传达和告晓性公文;
(3)发布范围往往是在一个机关或一个系统内部使用
2、类型
(1)表彰通报;
(2)批评通报;
(3)传达通报
3、拟写要点
(1)标题
①发文机关+事由+文种
②事由+文种
(2)主送机关应为下级机关,可以是一个,也可以是多个
(3)正文发文缘由+通报事项+分析+(决定)+号召要求
4、通知和通报的区别通知带有一定的指令性,其事项具体,是上级机关下达至下级机关的公文;而通报重在传达重要精神或者情况,以使有关单位和公众知晓,一般不具有指令性
四、决定
1、概念对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文
2、特点决策性、制约性
3、类型指挥性、知照性(06年11月)
4、拟写要点
(1)标题
①发文机关+事由+文种
②事由+文种
(2)主送机关应为下级机关,有时可以免写
(3)正文发文缘由+决定事项+要求
(4)附件
(5)落款
(6)成文日期
①属领导机关的决定,成文日期通常置于落款的下方,书写时右空4字;
②属领导机关的决定,成文日期也可以加括号后置于标题下,书写时位置居中;
③属会议通过的决定,通过日期在加括号后置于标题下方,常用格式是X年X月X日XXX会议通过
5、注意事项
(1)不可用文种“决定”做标题;
(2)慎用“决定”(06年11月)
五、请批、批答函
1、概念不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的公文
2、类型请批函、批答函
3、拟写要点
(1)标题
①发文机关+事由+文种
②事由+文种
③发文机关+事由+去(复)函机关+文种
(2)正文发文缘由+函事项+尾语
六、计划
1、概念各级机关、企事业单位、社会团体和个人对未来一定时间内的活动拟定出实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书
2、特点针对性、预见性
3、类型
(1)按内容分学习计划、工作计划、生产计划、财务计划、教学计划、科研计划、销售计划等
(2)按范围分国家计划、地区计划、单位计划、部门计划、班组计划、个人计划等
(3)按时间分长期、短期、年度、季度、月计划、周计划等
(4)按性质和作用综合性、专题性、指令性、指导性
4、拟写要点
(1)计划的结构文章式、表格式
(2)文章式计划的结构与写法标题
①单位名称+时间+事由+文种
②时间+事由+文种
③单位名称+事由+文种
④事由+文种
⑤文种正文前言+主体+结尾尾部落款和成文日期
七、总结
1、概念各级机关、企事业单位、社会团体和个人通过对过去一阶段工作时间的回顾、分析和研究,从中找出经验、教训,得出一些规律性的认识,用以指导今后工作的事务性文书
2、类型综合性、专题性
3、拟写要点
(1)标题
①公文式单位名称+时间+事由+文种
②非公文式双行式和单行式
(2)正文前言+主体+结尾
(3)尾部落款和成文日期
八、述职报告
1、概念各级机关、企事业单位、社会团体的各级领导干部及管理工作人员,向上级管理机关陈述自己在任职期间履行岗位职责情况的书面报告
2、特点个人性、真实性、通俗性(06年11月)
3、拟写要点
(1)标题
①述职人+时限+文种
②述职人+文种
③正副标题
④直接用文体做标题
4、正文开头+主体+结尾
九、讲话稿
1、概念讲话者在公共场合就某一问题发表自己的见解或阐明某种而事先写成的文稿
2、特点
(1)内容针对性强;
(2)语言平易通俗;
(3)交流具有互动性(06年11月)
3、分类
(1)按场合分集会讲话、广播讲话、电视讲话、会议讲话;
(2)按讲话者的身份分领导讲话、群众代表讲话、来宾讲话等;
(3)按讲话的目的分鼓动性、说服性、祝贺性、凭吊性的等等;
(4)按讲话的内容分有政治的、军事的、经济的、文化的、学术的、礼节性的等
4、拟写要点
(1)开头称呼要恰当,要注意先后次序
(2)主体
十、市场调查报告
1、概念对市场调查所获得的信息资料,进行整理、得出结论,提出采取行动的合理建议之后撰写的书面报告
2、特点针对性、真实性、典型性、时效性
3、分类
(1)按调查范围、调查方式分综合性、专题性
(2)按目的、作用、内容分情况、事件、经验、问题
4、拟写要点
(1)标题
①单标题
②正副题
(2)前言调查的目的,对象、范围,经过和方法,也可以概括全文的主要内容和观点
(3)正文情况部分、预测部分、建议部分
(4)尾部
十一、招标书
1、概念是招标人利用投标者之间的竞争从而达到优选投标人的一种告知性文书,是招标人为了征招承包者或合作者而对招标的有关事项和要求所作的解释和说明
2、特点明确性、竞争性、具体性、规范性
3、类型按性质和类型分工程建设招标书、企业租赁招标书、大宗商品交易招标书、选聘企业经营者招标书、企业承包招标书、劳务招标书、技术引进或转让招标书等
4、拟写要点
(1)标题“招标项目名称+文种”或“招标单位名称+文种”构成
(2)正文前言招标单位的基本情况和招标的目的;主体文件编号、招标项目名称、招标范围、招标、投标办法、招标时限、招标地点结尾招标单位的名称、地址、电话号码和传真等
(3)尾部附件名称、落款、成文日期和附件原文
十二、投标书
1、概念也叫“标函”,是投标人为了中标而按照招标人的要求,具体地向投标人提出订立合同的建议,是提供给招标人的备选方案的文本
2、特点针对性、求实性、合约性
3、拟写要点
(1)标题“投标项目名称+文种”或“投标单位名称+文种”构成
(2)正文送达单位+引言+主体+结尾
(3)尾部附件名称、落款、成文日期、附件原文(06年11月)
(4)注意事项
①明确招标要求
②实事求是,不可弄虚作假
③语言简洁,语气谦和第1节收发文处理
一、文书的审核
1、含义对文件草稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作(06年11月)
2、要求
(1)审核中发现的问题必须逐一纠正
(2)一般性问题可以直接修改
(3)需做较大的改动,可附上具体修改意见,退回拟稿人或与承办部门共同协商
3、工作程序
4、工作程序
(1)明确审核范围;
(2)确定是否需要行文;
(3)审核文书内容;
(4)检查文字表述;
(5)检查文件体式;
(6)检查文书在处理程序上是否妥善完备
5、注意事件
(1)书写不工整或改动过多的文书,应重新誊录;
(2)审核中发现问题必须及时解决
二、文书的拟办
1、含义对文件的办理提出初步意见,以供领导批阅时参考(06年11月)
2、要求
(1)熟悉有关政策和规定;
(2)熟悉本单位各部门的职责范围及业务情况;
(3)熟悉办文程序和有关规定;
(4)拟办意见要符合政策规定和实际情况;
(5)拟办意见力求准确、及时、简洁
3、工作程序
(1)明确拟办范围;
(2)阅读文书内容;
(3)提出拟办意见
4、注意事项
(1)拟办意见要明确具体;
(2)应写明要对文书进行阅示的领导或文书承办部门
(3)写清承办的时限和要求;
(4)写明发送范围和阅读范围
三、文书的承办
1、含义按照文件要求或领导批示,结合工作的实际情况,具体处理文件的工作
2、要求
(1)认真领会拟办、批办意见;
(2)文书的承办要区分轻重缓急;
(3)来文内容涉及以前的收文,要查找或调阅有关文件作为承办复文的参考;
(4)对于已经承办和处理完毕的文书,应及时清理,并将有关情况及时说明;
(5)要将办理完毕的文书与待办的文书分别保存
3、工作程序
(1)了解文书的内容;
(2)研究批办意见;
(3)进行具体办理
四、文书的催办
1、含义对文书办理情况的督促和检查,以便使承办按照文书的时限要求及时办理
2、要求
(1)催办中发现问题要及时汇报;
(2)要填写催办记录班
3、工作程序
(1)确定催办的范围;
(2)确定催办的方法;
(3)进行催办
4、注意事项对领导特别关注、紧急文书要进行重点催办第1节文档管理
一、档案利用
1、含义开发和直接提供档案,满足利用者的档案需求的工作★档案利用是档案工作的目的和出发点(06年11月)
2、要求
(1)依法开展利用工作;
(2)主动、及时开展利用工作;
(3)不断完善档案服务方式和手段;
(4)掌握本单位近期的重点工作、重大活动、据此开展档案利用
3、工作程序
(1)熟悉库藏;
(2)分析利用需求;
(3)选择利用方式;(06年11月)
(4)获取档案;
(5)提供档案
二、档案参考材料的编写
1、档案参考材料的含义档案部门或人员按照一定题目,根据所保存档案综合而成的可供人们参考的档案材料加工品
2、档案参考材料的编写要求获取大量的档案材料,编写要做到真实、准确、实用,注意档案的保密性;问题集中,内容准确,文字凝练、概括性强
3、工作程序
(1)确定参考资料的种类;(06年11月)
(2)收集档案材料;
(3)进行编写
三、电子档案的管理
1、电子档案的含义在计算机系统中形成的具有查考利用价值的社会的原始记录
2、特点
(1)非人工识读性;
(2)对电子技术和设备的依赖性;
(3)信息的可变性;
(4)信息与载体的可分离性;
(5)信息的可共享性;
(6)多种信息载体的集成性
3、种类
4、要求真实性、完整性、可读性
5、工作程序
(1)电子档案的收集积累;
(2)电子档案的归档;
(3)保管;
(4)利用第2章会议管理第1节会前筹备
一、会议筹备方案的拟定
1、相关知识
(1)会议筹备方案的内容确定会议的主体与议题;确定会议主题的要素要有切实的依据;要结合本单位的实际;要有明确的目的(06年11月)确定会议的名称确定会议议程确定会议时间和地点确定会议所需设备和工具确定会议文件的范围确定会议与会代表的组成确定会议经费预算确定会议住宿和餐饮安排确定会议的筹备机构,大型会议需要确定筹备机构与人员分工
(2)会议筹备方案的作用确保会议的周密组织确保会议服务质量和沟通协调到位确保领导的意图得以贯彻执行
(3)电话会议及视频会议的知识电话会议电话会议交流的信息特点
①方便灵活,准备时间短,恢复迅速,花费少
②缺少身体语言,难以进行互动交流
③为提高效率,可以搭配使用其他通信方式
④适用于分公司不远,规模不大的企业工作程序和要点
①准备发出开会信息
②认真分发会议书面信息材料★电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式,无法实现文字的同步传输,需要做好会议书面信息的分发工作(06年11月)
③合理安排会场信息传输设备★人数较少或单位个人参加会议,可直接使用带有免提扬声器的电话机(06年11月)
④按时接通电话
⑤互相通报出席情况
⑥做好会议记录视频会议特点
①实现了声音和图像同时传送;
②打破了空间的限制;
③节省时间、费用;
④交流效果好
⑤初始准备时间长,而且初始投入成本高工作要求
①发出开会信息;
②分发文件信息资料
③布置会场
④设置与检查会场信息传输设备
⑤做好会议信息准备
⑥采用先集中后分散的形式
⑦汇总情况信息
(4)远程会议筹备方案的特点(06年11月专业能力卷)
(5)会务机构分工的要求
①要根据会议的规模和类型组织人员队伍
②会务机构要分工明确、责任到人
③加强协调,定期沟通
2、工作程序
(1)组建筹备委员会
(2)划分筹备机构各小组,选举或指派筹备方案编写负责人
(3)与领导沟通
(4)方案拟定后要交上司审核,再行具体安排与部署
3、注意事项
(1)电话会议语言使用的注意事项讲话内容要集中、准确地体现会议的主题;尽可能进行讲话演练并做好时间估算,保证讲话能按照规定的时间进行和结束;为保证与会人员能够清楚、准确地接受讲话人所讲述的内容,讲话内容要简明易懂,尽量不使用方言、拗口和容易产生歧义的字词及语句,以免与会人员理解有误
(2)安排座位的注意事项
(3)会前准备工作的基本要求充分、周密、安全
4、相关链接
(1)会议筹备方案与会议筹划方案的区别与联系;
(2)会议座次安排的方法(书上11页的图形);
(3)主席台座次安排
①依职务职务最高者居中,然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列
②会议主持人有时需在前排的边座就座,有时可按职务顺序就座
③在主席台的桌上,于每个座位的左侧放置姓名台签
二、检查会务筹备情况
1、相关知识
(1)会务筹备情况检查的主要内容会议准备是否充分会议期间能否排除各种干扰环境条件与用品准备文件材料的准备情况会场布置情况的检查(06年11月)会议保卫工作的检查检查的其他内容
(2)会务筹备情况检查结果的形式书面形式口头形式协调会形式
(3)会务筹备情况检查的方法
①听取会议筹备人员的汇报
②会前现场检查
2、工作程序
(1)开会检查的程序
(2)现场检查的程序
3、注意事项
(1)要认真核实,要根据会议筹备方案的预先设计进行比较和检查
(2)要有突出问题,提出对策,注重实效
(3)要有量化检查的数据,不能过于笼统
(4)对检查所发现问题的纠正
①先要对问题的性质和范围进行分析,确定问题对会议质量的影响程度
②找出问题产生的原因,寻找解决问题的方法
③在人、财、物等方面为纠正偏差做好相应准备(06年11月)
④责任到人,抓紧落实,并及时将纠偏的结果进行通报(06年11月)
三、审核会议文件
1、相关知识
(1)会议文件的类型
(2)会议文件审核的内容(06年11月)
①审核会议文件与会议主题的关系
②审核会议文件是否存在与国家和组织方针、政策、法规相冲突的内容
③审核会议文件内容事先是否经过调查研究,是否与实际相符
④提交会议讨论的文件涉及有关单位和部门事先是否进行了会商,广泛征求了意见,并取得了一致的意见
⑤文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明,事实准确
(3)会议文件审核的方法对校法、折校法、读校法
2、工作程序自审、审核、会审、终审★在会议文件审核修改之后,要由主要领导或主管领导进行终审(06年11月)
四、与领导沟通会议的有关事宜
1、相关知识
(1)相关知识与领导沟通会议有关事宜的意义与领导沟通会议有关事宜的原则
①时间性原则
②及时性原则
③全面性原则与领导沟通会议有关事宜的方法
①定期向领导提交书面报告
②有会议负责人定期向领导口头汇报会议的情况
③领导亲自参加有关会议
④其他途径与领导沟通会议有关事宜的时机
①会议筹备阶段
②会中阶段
③会后阶段
2、工作程序
(1)明确会议的目标
(2)明确沟通会议有关事宜的方法或途径
(3)确定沟通的时间、地点以及参加人员,指定会议记录人员
(4)检查沟通过程中所需要的各类文件、音像等资料
(5)向领导汇报会议的筹备情况及进展,同时应讲明会议筹备或举行过程中遇到的问题和难题
(6)听取领导指示,或与领导进行双向讨论,并完成会议记录
(7)将记录通过某种方式送给领导
3、相关链接
(1)分配会议组织与服务工作应考虑的因素
①成员工作经验的多少
②承担的工作总量
③统筹分配任务
④考虑会议成员的特长爱好,发挥每个人的积极性
⑤组织会议共同讨论如分配成员工作,公开化讨论时分配工作更合理、更公平
⑥在实施执行中还要有灵活性,通过监督和检查会议成员的工作进展
(2)会议协调
五、拟定会议的应急方案
1、相关知识
(1)会议应急方案的内容
①会议举行过程中可能出现的问题人员、场地、设备、资料、健康与安全问题、行为问题
②出现问题时负责解决的会议工作人员
(2)会议应急方案的作用
(3)处理会议突发事件的方法处理人员、场地、设备、资料、健康与安全问题、行为问题
2、工作程序预测不可预知的情况准备应对备选方案讨论会议紧急情况确定会议应急方案
3、注意事项
(1)住宿安排要妥善
(2)餐饮服务要周到
(3)医疗卫生工作要有备无患
(4)交通保障应落实到位
(5)会议通讯服务力求标准、稳定、可靠、迅速
(6)在娱乐生活上需丰富多彩
(7)会议值班要制度健全,人员要坚守岗位
4、相关链接
(1)会议应急方案特点
①有的放矢
②预防为主
③留有余地
(2)会议应急方案实施的原则
①思想上要充分重视
②在人、财、物方面要措施到位
③在实施过程中要坚持定期检查第2节会中服务
一、提示会议按计划进行
1、相关知识
(1)推进会议进程应遵循的原则
①认真倾听
②树立自信心
③消除交流障碍
④强调问题
⑤使用精湛的人际交流技巧,接受他人积极有益的批评和建议
2、工作程序
(1)了解议题和议程
(2)准时宣布开会
(3)有效引导议题
二、监督会议经费的使用
1、相关知识
(1)会议经费的类型与会人员交费(06年11月)参展商交费联合主办者交费广告、赞助和捐助公司分配其他收入项目
(2)会议经费使用的主要方面
(3)会议经费使用的监督方法
①报告和会议
②授权与自我控制
③质量
④损益平衡表(06年11月)
⑤比率分析
⑥审核时要逐项细审
2、工作程序申请经费——主管领导审批——财务部审批——财务人员提取现金或填写支票——经费支出——审核会议经费支出
3、注意事项
4、相关链接
(1)网络新闻发布宣传的经费预算
(2)会议收款的方法和时机有些会议需要与会代表向主办方支付一些必要的费用应在会议通知或预定表格中,详细注明收费的标准和方法注明与会人员可采用的支付方式
三、处理会中突发事件
1、相关知识
(1)会中突发事件的类型人员问题、健康与安全问题、行为问题
(2)处理会中突发事件的方法处理人员问题、健康与安全问题、行为问题
2、工作程序向领导报告——启动会议应急方案——实施应急方案——必要时向公共应急机构请求支援——善后工作
3、注意事项突发事件与规章制度应急方案的定期检查制度;突发事件的第一时间报告制度;各种应急设施的检查维护制度;值班工作责任到人制度第3节会后落实
一、会议总结工作的内容和要求
1、会议总结的目的
(1)检查会议目标的实现情况(06年11月)
(2)检查各个小组的分工执行情况
(3)将员工自我总结和集体总结相结合
(4)奖惩相关人员,并要妥善解决会议的遗留问题
2、会议总结的内容
3、会议总结的方法座谈会、表彰会、书面总结
4、会议总结的要求绩效考核标准完整性、协调性、比例性
5、工作程序对会议征询意见,拟就工作总结稿—想领导报告会议结论—总结定稿—印发—归档—组织全体工作人员进行总结
6、发布会议新闻报道的方法
(1)邀请新闻记者到会,由新闻记者直接报道会议新闻
(2)召开记者招待会,发布会议新闻
(3)会议秘书部门自己撰写新闻稿件,提供给新闻记者
二、会议评估工作的内容和要求
1、会议评估工作的内容
(1)构成有效会议的要素
(2)影响会议效率的主要因素会议的必要性会议前期准备工作的质量会议责任分工
2、评估的标准
(1)目标
(2)时间
(3)与会人员参与会议的状态与收获
(4)会议服务
(5)会议实际费用支出、会议的成本评估
(6)再度召开同样的会议时,继续推进与维持的事项3、程序分析影响会议效果的主要因素—设计会议效果评估表—汇总评估结果4、会议结束后,应注意避免以下情况
(1)欠缺会议记录
(2)对决议落实不力
(3)不对会议的成败得失进行总结
(4)不解散已完成任务的委员会或工作小组
(5)与会人员对会议感到不满★对主持人的评估(06年11月)第3章事务管理第1节接待
一、确定涉外礼宾次序
1、涉外接待的原则(06年11月)
(1)不卑不亢
(2)依法办事
(3)内外有别
(4)尊重个人
(5)女士优先
(6)入乡随俗
2、礼宾次序★礼宾次序主要适用于在多边性商务交往中如何同时兼顾尊卑有序、平等待人这两项基本礼仪原则(06年11月)
(1)按照来宾所在国家或地区的名称的拉丁字母的先后来排列其次序
(2)依照来宾的具体身份与职务的高低来排列
(3)依照来宾抵达现场的具体时间早晚来排列
(4)依照来宾告知东道主自己决定到访的具体时间的先后来排列
(5)不排列
3、礼宾次序确定的步骤
(1)确定礼宾次序方案(06年11月)
(2)提前通知有关各方
(3)按礼宾次序排列座次、名次、出场次序
二、安排涉外迎送仪式
1、涉外迎送仪式的要求
(1)发出邀请
(2)准备工作★在外宾抵达前应做好充分的准备工作(06年11月)
(3)善始善终
2、着装要求郑重,正装
3、工作程序确定迎候人员—准备迎宾的物品—见面讲究礼节—送行前的拜访—安排送行仪式
三、安排涉外会见会谈和拜访
1、涉外会见会谈要求
(1)充分了解双方的情况;
(2)准备工作要落实到位;
(3)会谈会见时要做好记录★会谈的定义(06年11月)2、拜访的要求
(1)拜访前要双方约定时间;
(2)到达后在大堂打电话通知对方,不要直接上楼敲对方的门;
(3)初次见面可以不送礼物3、会谈的工作程序约定—通知对方有关事项—准备工作—迎接客人—会见、会谈—送别客人★准备工作(06年11月)
四、涉外宴请常识
1、涉外宴请的原则
(1)选择雅致、安静的地方;
(2)点菜不仅要考虑外宾因宗教信仰而来的忌讳,还要注意其他饮食习惯的差别;
(3)菜肴要有地方特色;
(4)要讲究个人卫生
2、西餐礼仪
(1)赴宴前的准备(06年11月)接到邀请后,要看清楚请柬的各项内容;如果决定接受邀请并已答复主人,就不要轻易改变;到别人家赴宴要带礼物;要根据请柬上的要求选择赴宴的服装;要准时赴宴到人家赴宴要稍晚几分钟,给主人留一点余地
(2)座次安排(83页图)
(3)入席、退席礼节(06年11月)客人要在主人的带领下顺序入席女主人拿起餐巾打开,表示宴会正式开始,客人才可以动餐巾暂时离开的表示方法应该把餐巾放在自己椅子上,以示还要回来如果放在盘子旁边,就意味着结束进餐了女主人或第一主人要眼观全局,当看到大家都差不多吃完的时候,她(他)才能放下餐具,并把餐巾略加折叠,放在桌上西餐的上菜程序汤或冷食—鱼—主菜—色拉—甜食—咖啡上酒的次序鸡尾酒在宴会开始之前;红葡萄酒配味道浓厚的肉类主菜;如有其他葡萄酒,香槟和肉类一起上,没有其他酒,从第一道菜就要斟上;
3、招待会的礼仪
(1)请柬不需要回复
(2)按顺序取菜
(3)按量取菜
(4)顾及他人利益
(5)酒会的礼节 要以恰当的方式把自己介绍给陌生人; 要欣然接受陌生人加入自己的谈话圈中; 聊天时要顾及所有在场者; 不要大声喧哗★冷餐会的礼节(06年11月)
4、注意事项
(1)西餐讲究的是氛围的优雅;
(2)衣着要整齐;
(3)赴宴的第二天要向主人表示感谢
五、馈赠礼品的要求
1、各国的禁忌
(1)信仰伊斯兰教的国家不给对方夫人送礼;不送雕像、娃娃、人物画像之类的;不送熊猫、酒、猪皮、猪鬃制品
(2)韩国不送日货
(3)日本讲究包装,喜欢单数,忌“9”“4”
(4)印度多食素,敬重牛
(5)法国不送菊花、杜鹃花、牡丹、黄色的花、纸花,避开“1”“13”,不喜欢墨绿色
(6)英国不喜欢孔雀、大象、猫头鹰,不送百合 花,忌讳“13”和“星期五”
(7)美国不宜送香烟、香水、内衣、药品
2、选择礼品要考虑的因素
(1)与受礼者的关系
(2)明确送礼的原因
(3)了解受礼者的特点
(4)经济方面的限定第2节办公环境管理
一、正确选择办公的模式1、办公模式的种类(06年11月专业能力)
(1)在家工作(06年11月)
(2)远程工作(06年11月)
(3)虚拟办公室
(4)临时办公室
(5)弹性时间
(6)兼职工作
(7)合同工作
(8)交叉工作
(9)项目团队
二、合理进行办公室布局
1、办公室的布局种类开放式办公室封闭式办公室
2、合理进行办公室布局的作用(06年11月)
(1)形成有效的工作流程;
(2)有利于员工的工作分配;
(3)有利于工作的顺利完成
3、设计不同形式办公室的工作程序
(1)分析不同部门业务特点对于办公条件的要求;
(2)设计平面图;
(3)选择办公家具、设施和装饰
(4)采光、温度和通风温度控制在20—25度(06年11月)第3节办公日常事务管理
一、改进办公室日常事务工作
1、基本思路
(1)重新安排
(2)修改
(3)替换
(4)合并
(5)精简
2、工作程序定义—评价—分析—改进—实施(06年11月)
二、处理突发事件
1、种类火灾、伤害、疾病、炸弹威胁或恐慌
2、原则(06年11月)
(1)快速反应,控制事态发展;
(2)以人为本,保护公众利益;
(3)公开通明,真诚面对公众;
(4)重塑形象,置之死地而后生
3、事故情况记录表(06年11月)
(1)事故日期
(2)事故地点
(3)事故涉及的人员
(4)事故的证人
(5)事故过程的概述
(6)填写事故记录簿的人员签名
4、工伤情况报告表
5、工作程序
(1)突发事件的预防措施;
(2)突发事件的应对措施
(3)处理突发事件的工作流程
①及早发现,马上报告,并保护好现场
②查找问题的原因
③成立临时指挥中心
④控制源头,釜底抽薪
⑤召开新闻发布会
二、督促检查工作秘书要围绕中心、突出重点,根据上司的工作习惯和重视程度来确定督查工作任务(06年11月)特点复杂性、原则性、时限性、权威性原则实事求是的原则、主动性原则、分层次落实原则、时效性原则、督查与帮办相结合的原则工作方法书面督查、电话督查、专项督查、会议督查、调研督查★电话督查主要用于情况比较紧急而内容比较简单的督查事项(06年11月)工作程序交办—立项—登记—转办—承办—催办—检查—办结—审核—立卷—归档
三、定工作计划1、办公室工作计划的种类
(1)按时间顺序长期、中期、短期
(2)按幅度和范围政策性、目标性、规则性、方法性、程序性(06年11月)2、计划的内容和要求
(1)每一项任务的具体目标
(2)每一项任务的数量要求和质量要求
(3)每一项任务所需的资源
(4)每一项任务所分配的负责部门或承担人以及负责人
(5)如何监督工作的进展和质量3、应注意的问题
(1)要实事求是;
(2)善于授权,明确分工;
(3)定期检查所需的资源是否保证和满足;
(4)及时与同事沟通工作进展和出现的问题;
(5)在实施计划过程中,应进行监控,发现问题,及时应变4、工作程序
(1)估量机会
(2)确定目标
(3)确定计划工作的前提条件
(4)拟定可供选择的行动方案
(5)评价各种被选方案
(6)评价方案
(7)拟定分计划
(8)编制预算5、注意事项
(1)所有的子计划、部门计划、派生计划必须与组织的总目标一致,有助于组织的总目标的实现;
(2)短期计划要和长期计划结合
四、确定承办期限1、内容企业接到客户或询问者的问题后处理并回复的时间规定2、承办期限制度在时效性上指导人们行动的标准3、工作程序
(1)调查
(2)时间期限适宜标准
(3)确定同一任务的不同承办期
(4)确定同一任务紧急情况不同的承办周期
五、办公室工作进行评估1、意义
(1)提高管理工作效率
(2)明确组织机构的建制
(3)促进了员工承担责任
(4)有助于进行控制和监督工作第4节办公用品管理
一、办公用品与设备的采购程序
1、获得设备使用权的方式购买、租用★购买的优点(06年11月)
2、政府采购方式公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等(06年11月)国家财政部及省(自治区、直辖市)级政府财政部门为政府采购管理机关,负责合同的监督管理(06年11月)
3、工作程序
(1)提出购买申请;
(2)审批、落实经费;
(3)招标、选择供应商;
(4)签订供货合同;
(5)货物入库;
(6)支付货款
二、采购预算方案的制定
1、原则
(1)真实性;
(2)重点性;
(3)目标相关性;
(4)经济合理性
2、工作程序
(1)确定预算的核算基数;(06年11月)
(2)进行市场调研;
(3)确定采购产品的种类及型号价格;
(4)编写预算方案;(06年11月)
(5)征求意见,完善方案
3、注意事项
(1)一定要进行调查研究,根据实际情况进行测算;
(2)要根据单位的实际工作需要选配合适的产品;
(3)必须是当前必须的,并要考虑与原有设备的匹配关系;
(4)事先安排好要购置的设备所放置的位置;
(5)慎重选择供应商;
(6)要征求各方面的意见
4、预算方法
(1)传统预算法承袭上年度的经费,再加上一定比例的变动
(2)零基预算法以零为基数编制的预算★零基预算的优势(06年11月)
三、调配办公资源
1、办公资源的范围办公设备、办公家具、车辆、会议室、日常用品、图书等★一个称职的秘书人员可以对单位的办公资源如数家珍,便于调配(06年11月)★办公资源管理软件包括登记、领用、盘存3大功能(06年11月)第5节信息管理
一、信息的开发
1、信息开发的特性(06年11月)信息开发是对信息进行全面挖掘、概括提炼,以获得高层次信息的过程信息开发具有多层次性
2、信息开发的类型一次信息开发,主要是将无序信息转变为有序信息,提高信息的利用率,如剪报、外文文献编译二次信息开发,是对一次信息进行加工整理后而形成的新信息,提供信息线索,便于人们对信息进行概括了解三次信息开发,是在一次、二次信息的基础之上,通过分析概括而形成更深层次的信息
3、主要形式剪报、索引、目录编制、文摘、信息资料册、简讯、调查报告
4、信息编写的类型动态型;建议型;经验性;问题型;预测型
5、工作程序
(1)确定主题;
(2)分析信息材料;
(3)选择信息开发方法汇集法、归纳法、纵深法、连横法、浓缩法(06年11月)
(4)转换法、图表法
(5)选择信息开发的形式;
(6)形成信息产品
二、信息的利用
三、信息利用的特点周期性、经常性、广泛性、实效性(06年11月)
1、要求
(1)遵守信息法规;
(2)维护信息安全;
(3)最大限度地满足信息需求;
(4)注意对日常信息的积累
2、程序
(1)熟悉信息内容;
(2)确定利用需求;
(3)确定信息利用服务的途径信息检索、信息加工、定题查询、信息咨询、网络信息
3、获取信息
4、提供信息
5、信息利用中可使用跟踪卡、文档日志记录信息借阅情况
四、信息的反馈
1、特点针对性、及时性、连续性
2、形式
3、正反馈和负反馈(06年11月)
(1)纵向反馈和横向反馈
(2)前反馈和后反馈
4、要求
(1)要准确真实;
(2)尽量缩短信息反馈时间;
(3)要广泛全面,多信源、多通道反馈
5、程序
(1)明确目标;
(2)选择信息反馈的方法系列型、广角型、连续型(06年11月)
(3)获取反馈信息
(4)加工分析反馈信息
(5)传递反馈信息
(6)利用反馈信息行政文书-公告 —、概说 公告是用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文 公告主要有两种,一是宣布重要事项,如最近我国将在东海进行地对地导弹发射训练;二是宣布法定事项,如宣布某项法规或规章,宣布国家领导人选举结果 有一类公告是属于专业性的或向特定对象发布的,如经济上的招标公告,按国家专利法规定公布申请专利的公告,属专业性公告;也有按国家民事诉讼法规定,法院递交诉讼文书无法送本人或代收人时,可以发布公告间接送达,是向特定对象发布的,这些都不属行政机关公文 行政机关公文中的公告,具有如下特点内容重要公告宣布的内容是重要事项或法定事项如公布宪法,宣布我国将向太平洋发射运载火箭试验专业性公告不具有这种特点对象广泛一般公文发送对象都是特定的地区、单位或个人,而公告的对象则是国内外,有时甚至通过新华社用登报、广播的形式向全国、全世界发布制发机关级别高公告一般是由较高级别的国家领导机关,或者授权新华社制发的基层单位不能滥用公告报纸上常见到××单位迁移地址,××公司聘请×××为法律顾问,也用“公告”,都是滥用“公告”
二、写法 公告是一种严肃庄重的公文,它内容单一,篇幅较短,或篇段合一,或分条列点,表达直截了当,语言简洁明快
(一)标题 公告标题有三种一是完全式标题,包括发文机关、事由和文种;二是省去事由,只写发文机关和文种;有的只有文种,如《公告》标题之下,有时可依公告单独编号
(二)正文 公告的正文一般由依据、事项和结语组成 开头要简明扼要地写出公告的依据,有时也可以不写 告知性公告,事项简单,用篇段合一写出规定性公告,事项较多,可分条列点写出 公告的结尾一般用“现予公告”、“特此公告”作结语,也可以提出要求作结尾也可不写结语
(三)落款和日期 公告日期有的注在标题下方,也可注在正文末尾落款处重要的公告落款处除注明发文机关和日期外,还标明发布地点
三、使用要求 目前,公告的使用比较混乱,主要有两种情况一是把公告当作“启事”、“声明”、“广告”用,望文生义,以为“公告”就是公开告知有关事项,如声明某业务与本单位无关,揭露有人冒充某报记者行骗,也用“公告”;二是“公告”代行“通告”,凡公布性事项,事无巨细都用“公告”,甚至街道告知居民领取物价补贴也用“公告”使用公告必须以“公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”的有关规定来衡量,避免公告滥用行政文书-意见
(一)意见的概念意见是党的领导机关和国家行政机关常用的公文之一1996年5月3日由中共中央办公厅发布的《中国共CD机关公文处理条例》规定“意见用于对重要问题提出见解和处理办法”
(二)意见的分类按行文方式分,意见有直接发文和随通知转发或批转两类按性质和内容分,有规划性意见、实施意见和具体工作的意见规划性意见介就某一时期或某一方面工作提出大体构想的意见,类似于“计划”中的规划、纲要等不同之处在于,计划有较强的约束力,一经会议通过或由上级批准,在其所涉及的范围内是开展工作和进行监督、检查的依据;而意见只是参考性意见,具体执行时有较大的灵活性实施性意见是指在实施政策、法规性文件时,就如何贯彻会议或上级文件精神提出的原则性要求
(三)意见的结构、内容和写法意见通常由首部、正文两部分组成,有的还有附件首部一般包括标题和成文时间两个项目内容;有时在成文时间前注明发文机关名称;如果以文件形式行文下发,还应有主送机关
(一)标题由发文机关事由和文种构成,如《关于职工医疗保障制度改革扩大试点的意见》
(二)成文时间可在标题之下或正文之后注明
(三)正文包括发文缘由和具体意见两部分,有时还有贯彻执行的要求行政文书-批复—、概说 批复是答复下级机关请示事项的下行公文下级机关遇有本单位无权、无力、无法解决的事项需要向上级机关请示时,上级机关就使用“批复”这一文种答复请示事项批复的内容主要是对请示事项明确表态,或同意,或不同意,或部分同意,有时还对请示事项作出修正、补充 批复具有以下特点
(一)批复与批示的不同点批示针对的文种较多,有报告、计划、总结、意见等;而批复则只针对于请示
(二)行文具有被动性批复的写作以下级的请示为前提,它是专门用于答复下级机关请示事项的公文,先有上报的请示,后有下发的批复,一来一往,被动行文,这一点与其他公文有所不同
(三)内容具有针对性批复要针对请示事项表明是否同意或是否可行的态度,批复事项必须针对请示内容来答复,而不能另找与请示内容不相关的话题因此批复的内容必须明确、简洁,以利下级机关贯彻执行
(四)效用的权威性批复表示的是上级机关的结论性意见,下级机关对上级机关的答复必须认真贯彻执行,不得违背,批复的效用在这方面类似命令、决定,带有很强的权威性
二、写法 批复的结构通常包括标题、主送机关、正文、落款和成文时间几个部分
(一)标题 批复标题的写法最常见的是完全式的标题,即由发文机关,事由和文种构成
(二)正文 批复正文包括引叙来文和作出批复两部分,有些再写上“此复”一类结束语
三、写作要求
(一)慎重及时 批复既是上级机关指示性、政策性较强的公文,又是对下级单位请求指示、批准的答复性公文,因此,撰写批复要慎重及时批复机关收到请示后,要及时进行周密的调查了解,掌握有关情况,根据现行政策法令及办事准则,经认真研究后,及时给予答复
(二)针对请示答复 请示要求一文一事,批复也应有针对性地一文一批复,请示要求解决什么问题,批复就答复什么问题,上下行文互相对应
(三)明确态度 批复意见不管同意与否,必须十分清楚明白,态度明朗不能含糊其词,模棱两可,以免下级无所适从 批复的主送机关明确只有请示机关一个,如果所请示问题有普遍性,或需告知其他一些机关,可用如下办法处理一是除批复原请示单位外,并转有关单位二是将批复抄送有关单位三是将有关意见另用“通知”行文将本机关对一些普遍性问题的意见及时传达下去
(四)不同指示、复函混用 批复与指示同为下行文,均对有关事项提出原则、要求,但两者的区别还是明显的,不应混用首先是内容不同,指示是对下级机关布置工作,阐明工作活动的原则而批复事项较窄,只能针对请示事项作出具体答复,多属个别性问题,不涉及面上的工作其次是受文对象不同指示的受文对象一般不是某个机关,而是有关的机关单位,受文对象甚至不确定而批复有特定的受文单位,只给原请示机关发批复再次是制发动因不同指示根据需要而作,属主动行文,批复是针对下级机关请示而发的,属被动行文批复与复函由于都是回复来文的公文,有时也会被混用两者的区别在于从行文关系看,批复是上级机关向下级机关答复用文,属下行文;复函一般是向不相隶属机关答复用文,属平行文从行文内容看,批复多属于对重大原则和政策性问题作出决定、批答,复函多用于一般性事项的回复行政文书-决定—、概说
(一)含义及特点 决定是各级党政机关普遍使用的一种下行公文它适用于对重要事项和重大行动做出安排这里的重要事项,是指带有全局性或具有重大意义和影响的事项,重大行动是指对社会产生巨大影响的行动当然,重要事项和重大行动是相对而言的,并不是事事都是党和国家的重大方针政策各级党政机关、企事业单位经常使用决定,比如一些表彰、处分、机构编制、人事安排等事项都可用决定行文 由于决定的内容是“对重要事项或重大行动做出安排”,所以决定具有如下两方面的特点 一是制约性因为决定比较集中地体现发文机关对重要事项或重大行动的指挥和处置意图,要求下级机关无条件执行,决定的制约性和强制性虽然没有命令那么严格,但比其他公文都要强,有些决定还有法规作用,在某些方面,决定往往是法规的延伸和补充,具有较大的强制性和行政约束力 二是指挥性和指导性因为决定是对重要事项或重大行动做出安排,这对下级机关就有指挥性和指导性
(二)适用范围(类型) 决定的适用范围相当广泛,按其内容和作用划分,大体可分为下面三类 1.对某项工作或重大行动作出安排的决定如《国务院关于严肃税收法纪加强税收工作的决定》,《中共中央关于严厉打击刑事犯罪活动的决定》 2.对某一重大问题作出处理的决定 3.对设置机构、任免人员、召开会议或表彰、处分等重要事项作出的决定
二、写法 决定一般由标题、正文、发文机关、发文日期等部分组成 决定的标题要求写明发文机关、事由、文种,这三部分一般不能随意省略 标题下一行,有一题注,标明通过或发市时间 由于决定的类型不同,其正文的内容侧重点就有不同,写法也有不同 对某项工作或重大行动作出安排的决定正文的写法 这种决定具有很强的规定性和指挥效能,既要提出工作任务或重大行动,又要阐述完成工作任务或重大行动的政策规定、方法措施等,内容丰富,行文较复杂正文通常由决定原由和决定事项两部分构成 决定原由是指对某项工作或重大行动作出安排的依据行文要求简明扼要,依据要恰当充分,令人信服 决定事项是全文的主体内容,主要包括开展工作的有关政策原则、执行的事项及有关规定要求等涉及材料较多的,一般采用分条式或分题式表述,行文要眉目清楚,用语要确切明了,易于有关人员把握和执行
(三)、写作注意事项 1不能滥用决定行文 决定的内容要与“决定”文种相符,不能滥发决定有些单位以为用决定才能引起注意,把该用“通知”行文的内容,用“决定”行文这种滥用决定的情况应当尽量避免 2决定原由要充分、准确、合理 决定的原由是决定事项的依据、理由要注意交待清楚,做到既简明扼要,以要有理有据,令人信服 3决定事项要具体、明确、清楚 决定事项是决定的主要内容,有关机关据此贯彻执行因此,决定事项要求具体,明确,明明白白地讲清应当如何贯彻执行内容比较复杂的决定,事项部分要分条列项表述,把主要的、重要的放在前面,次要的放在后面结构要合理,层次要分明,内容要合乎逻辑 4标题要完整、时间标注要准确 决定的标题,一般应写明发文机关、事由、文种,而且要规范、准确,特别是事由要能准确概括决定的主要内容决定的时间标注要注意两个问题一是成文时间要以会议通过的日期或领导人签发日期为准二是决定的时间一般要标注在标题下方,可用小括号括起来
(四)、与其它文种的区别 决定与决议的区别决定和决议都能反映重大的事件或重要的问题,都具有较强的法规性,但两者又有区别
1.形成的方式不同 决议必须是某一级领导机关或组织法定的正式会议表决通过,才能形成文件,并以会议名义发布决定则不同,它既可以经某种会议讨论通过,以机关的名义下发,也可以由某一级领导机关直接制定并发布
2.行文用语不同 决议的行文中常用“会议认为”、“会议指出”、“会议号召”等惯用语领起下文决定的原由和事项两部分之间常用“为此,特作如下决定”之类的惯用语过渡 决定与通知、指示的区别一般事关全局、政策性强,任务艰巨、执行时间长的重大工作,才适宜使用“决定”这一文种它的使用范围较“通知”要窄一些指示虽也是指导性的文件,但它是针对某一时期全面的、原则性问题,且偏重于步骤、方法和原则的指导在使用时要加以区分行政文书-命令—、概说 命令(令)是国家权力机关、行政机关、军事机关及其负责人颁布的,是具有强制执行性质的领导性、指挥性的下行公文从词义上看,是“使人为事”的意思“命”还有“严肃”的含义,“令”有“告诫”的含义命令是我国最古老的公文文种之一三国时候曹操为了完成其统一中国的大业,千方百计广招人才,先后颁布了《求贤令》、《举士令》和《求逸才令》等在我国古代,命令有称作“誓”、“诰”、“制”、“政”、“策”等的
(一)含义 命令(令)是“依照有关法律规定发布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定”时所使用的公文
(二)特点 命令(令)与别的公文相比较,具有以下几个特点 1.内容重要 命令(令)所涉及的事项,有的是发布行政法规和规章,有的是宣布施行重大强制性行政措施,这些都是重要的内容运用命令来奖惩有关人员,往往也是在全国或某一地区影响较大的如果是一般性的表彰先进或批评错误,就不用命令而用通报等别的公文文种 2.权威性强 根据《中华人民共和国宪法》的规定,只有中华人民共和国主席、国务院总理、国务院各部部长、各委员会主任以及县以上各级地方人民政府才可以依据法律规定的权限发布命令,其他任何单位和个人均不得发布命令在实际工作中,各级地方政府都很少使用命令这一文种,国家高级领导机关和主要领导人才较多使用因此,命令具有很强的权威性,命令一旦发布,别的单位或个人都不得修改或歪曲,如果别的公文的内容与命令的有关精神相抵触的,也一律以命令的为准 3.强制性大 命令具有明显的强制性,上级机关发布了命令,下级机关不管是否同意,不管有什么困难或问题,都必须坚决地无条件地执行令出必行,违反命令或抗拒执行命令,就要受到惩罚,在所有国家机关行政公文中,命令是最具有强制性的
二、分类和写法 命令的主要种类有发布令、行政令、嘉奖令、撤销令、惩戒令等
(一)发布令 发布令就是用于发布行政法规和规章的文件由令文及附件组成附件即应公布的法规或制度、规章 发布令的写作 1.标题 发布令的标题有两种一是由发令机关领导人职务加上文种(令);二是发令机关加上文种(令)常见的如《中华人民共和国主席令》、《中华人民共和国国务院令》 2.发文字号 发布令的发文字号往往采用流水号,即该届政府的主席或总理在任期间所发的命令(令)的顺序号也有用一般文号的 3.正文发布令的正文一般包括几个内容一是发布的对象,即发布的是哪一个行政法规或规章;二是发布的依据,即由哪一级组织或哪一次会议在什么时候通过了本法规或规章;三是执行要求,即由什么时候起施行本法规或规章标准公文格式
一、公文用纸 统一采用国际标准A4型纸,双面印刷
二、行文格式主要要求
(一)发文机关标示由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm,上报公文的发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm,留出空白供上级机关批示文件使用;发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识,字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但是最大不能等于或大于22mm×15mm联合行文时应使用主办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;如联合行文机关过多,保证公文首页显示正文
(二)发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成发文字号在发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字上报公文标识签发人姓名平行排列于发文字号右侧,发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字,签发人用3号仿宋字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名
(三)文件标题红色反线下空2行,用2号宋体字(加粗),可分一行或多行居中排布回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当
(四)正文(含主送机关名称和落款)用3号仿宋字,一般每面排22行,每行28个字文中如有小标题可用3号宋体字(加粗)或黑体字正文中的结构层次第一层为“
一、”,第二层为“
(一)”,第三层为“
1.”,第四层为“
(1)”
(五)附件公文如有附件,在正文下空l行左空2字用三号仿宋字标识“附件”,后标全角冒号和名称附件如有序号使用阿拉伯数码如“附件1.×××××”,附件名称后不加标点符号附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第l行顶格标识“附件”,有序号时标识序号,附件的序号和名称前后标识应一致
(六)成文时间及印章成文时间用汉字将年、月、日标全,“零”写为“○”单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称,只标识成文时间,成文时间右空4字,加盖印章应上距正文1行之内,也就是不到1行的空白,端正、居中下压成文时间当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空7字;主办机关印章在前,两个印章排列整齐,均压成文时间,互不相交或相切,相距不超过3mm当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间主办机关印章在前,每排最多3个印章,两端不得超过版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决
(七)主题词“主题词”三字用三号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目按照《国务院公文主题词表》的分类进行编制,用三号宋体字,词目之间空1字
(八)抄送机关公文如有抄送机关,在主题词下l行;左右各空1字,用三号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关
(九)页码用4号半角阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm单页码居右空1字,双页码居左空1字空白页和空白以后的页不标识页码行政文书-通告
一、概说 通告是属于周知性的文种之一,是在一定的范围内,对人民群众、机关团体公布应当遵守和周知的事项的文件通告与布告、公告都同属于周知性公文,但它们之间相比还有其特点通告所宣告的事项多属于专业性或业务性的,多涉及公安、交通、金融方面,而布告内容广泛得多,涉及面较广;公告为重大事项的发布通告适用的范围,不仅仅限于上级对下级,不相隶属的单位也可使用它有具体范围和时限性通告发布的形式较多,可登报,可广播,可张贴布告以张贴为主,公告多广播、登报
二、种类 通告从内容上分类,一类为全国范围内的法规性通告,如《中华人民共和国公安部通告》;一类为针对某一项工作或专门问题发布的通告从通告的效用上分,又可分为制约性通告和周知性通告前者属于在一定范围内,为保证某一项工作的开展与某项活动的进行,而发布的规定性措施秘书三级考试理论知识部分试题
1、单项选择(第26~第85题,每题1分,共60分)
26.MHz是衡量计算机性能的指标之一,它指的是计算机的()A、存储容量B、CPU时钟主题C、运算速度D、字长
27.将信息使用过程中产生的效应及活动中不断产生的信息进行在收集、再传递的过程是()A、信息获得B、信息利用C、信息反馈D、信息开发
28.办公室工作目的体系应与()相吻合A、组织文化B、组织结构C、领导意图D、员工的个人利益
29.在会议文件审核修改之后,要由()进行终审A、秘书B、主要领导C、文件起草者D、办公室其他文员
30.决策执行中的成绩、经验方面的信息反馈是()A、正反馈B、输入反馈C、前反馈D、跟踪反馈
31.信息存储的意义在于()A、利于用信息分类,方便借阅B、便于信息整理,查找信息方便C、利用信息分类,查找信息方便D、查找信息方便,利于信息集中管理
32.海尔集团的经营理念是“敬业报国,追求卓越”,这是企业文化中的()A、精神层B、物质层C、制度层D、行为层
33.在召开运程会议时,应首先考虑()A、技术要求、保密要求B、省时、省力C、交通不便D、互动性强
34.与领导沟通有关会议事宜要坚持()A、将单向沟通的结果尽快进行部署和落实B、与会议的主管领导保持非定期的沟通C、在会议前、会中、会后不同时期的沟通中,突出各自的重点
35.对会议进行现场检查时,一般应先()A、向领导汇报B、通知被检查的部门C、下方检查评估表D、确定检查的路线和确认检查重点
36.改进办公室日常事务工作流程的正确步骤是()A、定义—评价—分析—改进—实施B、评价—分析—改进—实施—评估C、定量—分析—改进—实施—评估D、调查—分析—改进—实施—评估37.在负责特定任务工作小组内部进行的所有形式的沟通,都可以称为()A、“间接沟通”B、“直接沟通”C、“团队沟通”D、“语言沟通”
38.办公场所一旦发生火灾,工作人员应立即疏散,下列不可通行的通道是()A、楼梯B、消防梯C、电梯D、安全梯
39.关于代位权行使的要件,不正确的表述是()A、债权人与债务人之间有合法的债权债务存在B、债务人对第三人享有到期权C、债务人怠于行使其权利,并且债务人怠于行使权利的行为有害于债权人的债权D、债权人代位行使的范围是债务人的全部债权
40.下列不符合信函行格式要求是()A、发文机关不加“文件”二字B、发文号在武文线下版心右上角C、首页应显示页码D、发文机关名称只能标识全称
41.以下属于对抗性问题的是()A、“能否建议你是永别的方便完成?”B、“这些我们都能做到,你呢?”C、“你说的问题我也遇到,你愿意听我的体会吗?”D、”再延长三天能完成吗?“
42.调研报告属于()A、原始信息B、一次信息产品C、二次信息产品D、三次信息产品
43.公文的主要受理机关叫做()A、主送机关B、发文机关C、审核机关D、签发机关
44.推进会议进程应遵循的原则不包括()A、认真倾听B、消除交流障碍C、强调问题D、充分尊重别人
45.投标书的针对性主要是指()A、针对本部门的具体情况B、针对招标书提出的目标性要求C、针对各投标单位的具体情况D、针对国家的政策法规
46.招标书的特点不包括.A、竞争性B、明确性C、全面性D、规范性
47.在会议过程中,如果有与会代表突然昏倒,会议人员应该马上拨打()A.110B.112 C.119D.
12048.各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中常用的具有一定格式的文件统称为()A、应用文书B、行政文书C事务文书D商务文书
49.资金和其他资源的分配已重新排出的优先次序为基础,这种预算方法称为()A、传统预算法B、零基预算法C、增效预算法D、比例预算法
50.撰写会议总结或会议纪要应遵循()A、简单性原则B、突出成绩原则C、及时性原则D、开放性原则
51.公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项,应使用()A、通知B、通告C、公告D、通报
52.对信息进行综合分析和归纳提炼,从而获得高层次信息的工作是()A、信息归纳B、信息综合C、信息汇集D信息开发
53.确定会议的主题与议题应不包括()A、有切实的依据B、考虑社会热点问题C、结合本单位的实际D、有明确的目的
54.某商场设有自动售报机,顾客只要按要求投入硬币,即可得到当天日报一份,此种成立买卖合同的形式()A、书面形式B、口头形式C、拟定形式D、默示形式
55.会议效果与()决定会议效率A、会议报道B、会议人力资源C、会议物品支出D、会议成本
56.秘书要使自己的发言受到重视,就应该注意在沟通中()A、抢准话头,使用否定性的语言B、定准内容基调,见隙发言C、话中有话,含蓄地否定他人意见D、见隙发话,不给他人留有机会
57.通用公文的制发程序又称为()A、收文处理B、撰文办理C、发文办理D、行文办理
58.填写计划报表时,应从()的时间向前推算各阶段工作何时完成,确定后,逐项将其填入A、最终完成B、最难完成C、最先完成D、最易完成
59.公司各部门一般应根据自己的实际情况在会议前()A、精简会议议题B、广为收集会议议题C、合并会议议题D、上报会议议题
60.制定采购预算方案首先要()A、确定采购产品的种类及型号价格B、编写需求方案C、确定预算的核算基数D、征求技术人员的意见
61.针对特定的主题向利用者提供需要信息的服务方式是()A、定题利用服务B、信息咨询服务C、信息加工服务D、信息跟踪服务
62.区别重要的任务和紧急的任务,通常按(),以安排好工作的优先秩序A、承办时限规定B、紧急程度C、办周期制度D、ABCD法则
63.电子邮件的发送必须要通过服务器,将用户编写的电子邮件转交到收件人手中的服务器称之为()A、SMTP服务器B、POP3服务器C、TCPE服务器D、SLOP服务器
64.计算用于控制会议财务预算的各项指示,如赢利性指标,来分析会议成本对利润的贡献率,这种会议经费使用的监督方法称为()A、比率分析B、损益平衡表C、质量D、授权和自我控制
65.下面述职报告表述不正确的是()A、述职报告是个人对履行岗位职责的情况所做的评价B、述职报告的语言应通俗易懂,富有口语化C、述职报告是干部考核、评价、晋升的重要依据D、述职报告应该下发与会者讨论通过
66.在幻灯片放映时,下列操作中,不能进入下一张幻灯片的是()A、按“↓”键B、按“←”键C、按PageDown键D、单击鼠标
67.与会人员交费的计算公式正确的表述是()A、预期的与会人员人数×交费额+预期陪同人数×交费额B、预期的与会人员人数×交费额+收入项目C、预期的与会人员人数×交费额+预期陪同人数×交费额+收入项目D、预期的与会人员人数×交费额+预期陪同人数+交费额—交费折扣额
68.非威胁的交流环境包括()、A、座位安排、集体空间、光线要求B、秩序安排、私人空间、光线要求C、桌位安排、私人空间、音像要求D、座位安排、私人空间、光线要求
69.下列关于“死机”的描述,错误的是()A、党显示器黑屏时,就意味着计算机已经“死机”B、“死机”是一种不可能由操作系统恢复的计算机运行故障状态C、操作系统本身存在缺陷是造成“死机”的一种重要原因D、计算机“死机”时应该进行热启动
70、为塑造独特的企业文化和个性鲜明的企业形象,企业进行CIS策划时须遵循()A、两个效益兼顾原则B、求异创新原则C、全方位推进原则D、以公众为中心原则
71、视频会议的特点不包括()A、实现声音和图像同时传递B、节省时间、费用C、形成广泛的简介沟通D、打破了空间的限制
72、进行会议总结的目的是()A、建立评估体系B、改进会议的组织与服务C、应对公众舆论D、给与会人员一个交代
73、批评通报对下级机关的指导作用重于()A、知照作用B、指挥作用C、传达作用D、批评作用
74、董事会是股份公司的()A、权利机构B、监督机构C、决策机构D、民主管理机构
75、提示会议按计划进行,是指根据会议()的需要,在会议进行中创造与会议目标相适应的环境氛围A、规格B、议题C、目标D、规模
76、赵某与2002年4月1日申请一项外观设计专利,2003年2月8日获得授权,这项专利权的保护期限终止于()A、2012年4月1日B、2013年2月8日C、2022年4月1日D、2023年2月8日
77、“市场调查报告”的主题部分不包括()A、建议部分B、情况部分C、回顾部分D、预测部分
78、根据公司法的规定,公司成立的时间是()A、工商行政管理机关作出予以核准登记的决定之日B、工商行政管理机关签发《企业法人营业执照》之日C、申请人收到《企业法人营业执照》之日D、公司成立公告发布之日
79、加强人事管理应体现()A、激励原则B、程序原则C、协调原则D、目标管理原则
80、电话会议信息工作的要求包括()A、互相通报出席情况B、在会场悬挂会标C、做好会议签到D、布置会场
81、办公资源的管理方式依单位规模大小而有所不同,一般而言,规模较小的单位主要由()来负责A、经理B、秘书9C、财务主管D、人事主管
82、汉字速记中,“实用注意者”最好略写为()A、实女主人拿起餐巾打开表示宴会开始,客人可以动餐B、实/主/C、实-主-D、实用
83、在对会议经费使用情况进行监督和控制时,通过比较各项成本的预算和实际值的差额,并在结算表中计算出二者差额的方法称为()A、损益平衡表法B、比率分析法C、质量法D、报告和会议法
84、招标人以招标公告的形式邀请投标人投标采购方式称为A、公开招标采购B、引导招标采购C、询价格招标采购D、计划招标采购
85、压缩信息材料的篇幅,达到主题突出,文字精炼效果的信息开发方法为()A、压缩法B、转换法C、概述法D、浓缩法二多项选择(第86题~第125题,每题1分,共40分)
86、为确保会议文件的质量,要做的工作有()A、认真核对会议文件的每一项内容B、对主办单位的会议文件进行全面的审核C、可以不审核参会单位报送的文件D、会议文件的审核要经过自审、初审、会审、终审
87、对于礼宾次序的安排正确的选项()A、依照来宾所在国家的名称的拉丁字母的先后来排列B、依照来宾具体身份与职务的高低来排列C、依照来宾抵达现场的具体时间的早晚来排列D、依照来宾告知东道主自己决定出发的具体时间的先后来排列
88、符合西餐礼仪的做法有()A、女主人拿起餐巾打开表示宴会开始,客人可以动餐B、男主人拿起餐巾打开表示宴会开始,客人可以动餐C、餐巾放在膝盖上D、餐巾塞在领口处
89、电子档案具有的特点包括()A、非原始记录性B、非人工识读性C、信息的可变性D、信息与载体的可分离性
90、关于文书的催办,正确的说法是()A、催办中发现问题要及时汇报B、要填写催办记录单C、催办就是催促办理D、对领导特别交办的文书要重点催办
91、计划写作的主体一般包括()A、目的和任务B、对已做过的工作的回顾C、措施和步骤D、其他事项及应注意的问题
92.下列市场调查报告属于同一种类型的是()A、《扬州白酒市场调查报告》B、《2008年天地公司工作调查报告》C、《xx公司企业文化建设的调查报告》D、《xx地区外资企业调查报告》
93.决议和决定的不同之处在于()A、决议必须由会议通过,而决定可以由会议通过,也可以由领导机构在职权范围内作出B、决议是在党委系统中使用的公文,而决定是政府系统的行政公文C、决定带有指令性,决议不带有指令性D、决议必须以会议名称发布,决定可以以会议名称发布,但更多的是以机关名义发布
94.通告与公告的区别在于()A、使用范围不同B、宣布事项不同C、制发者不同D、公文属性不同
95.评估会议效率和质量的标准有( )A、会议时间B、会议目标C、会议收益D、会议规模
96.进行文件的承办要()A、研究批办意见B、执行拟办意见C、办理有关事宜D、领会文件精神
97.选择科学的办公结构和布局时不可忽视()A、公用领域的安全B、走廊、通道的宽窄C、是否有防火通道D、是否有紧急出口
98.对文件进行具体承办要根据()A、文件来源B、文件类别C、文件要求D、领导批示
99.在多种工作模式中会降低员工交流频度的工作方式()A、远程工作B、在家工作C、交叉工作D、临时办公桌
100.目前多元化的工作模式包括()A、在家工作、远程工作、设置临时办公桌B、建立虚拟办公室、规定弹性工作时间C、兼职工作、合同工作D、交叉工作、建立项目团队
101.信息利用服务的意义在于()A、便于信息查阅B、丰富信息形式C、发挥信息作用D、实现信息共享
102.讲话稿的特点是()A、内容针对性强B、形式灵活多样C.语言平易通俗D.交流具有互动性103.下列属于专题性总结的是()A.《xx公司2000年度财务工作总结》B.《加强医德修养,树立医疗新风---xx医院惠精神文明建设的经验》C.《xx市财政局1999年工作总结》D.《推动人才交流,培育人才资源》104.涉外接待的准备工作包括()A.了解外宾的基本情况B、了解对方的饮食爱好C.拟定来宾访问日程D、安排食宿105.根据调查报告的作用和内容,可将其分为( ) A情况调查报告B.事情调查报告 C.综合调查报告D.经验调查报告106.以下选项中属于发文处理程序的是()A.签发B封发C用印D签收107.以下文书中不需要经过审核处理程序的是()A.请柬B批复C介绍信D工作要点108.拟写的拟办意见应当()A.明确具体B写明收件人C.便于修改D语言表达明确109.涉外接待中,常见的礼宾接待次序包括()A.依照来宾所在国家或地区的拉丁字母排序B.依照来宾最高职务者的身高低排序C.按具体抵达时间或预先告知的时间排序D.依照关系亲疏排序110.信息反馈的方法有()A.连续反馈B广角性反馈C.程序性反馈D协调型反馈111.排序办公桌时要求()A.员工不可面面相对B摆桌遵循直线对称原则C.摆桌符合工作程序顺序D避免职工相互干扰和闲谈112.下列文书的内容不具有前瞻性、预测性的是()A.总结B计划C调查报告D招标书113.计划书的写作特点是()A.针对性强B预见性强C.具有严格的格式D标题一般都采用主副式114.文书校对时,应该()A.注意对同音异体字的核查B.注意字型相近字的核查C.注意对数字、人名、地名的核查D、注意不要使用特定的修改符号,只用红笔标记即可
115.为及时避免人身伤害,工作场所应该()A、安放、设施隐患提示标志B、张贴安全检测结果通知C、备有急救箱D、备有破拆工具箱
116.文书催办的形式有()A、对内催办B、核实催办C、对外催办D、领导催办
117.下列公文标题拟写不正确的是()A、《××区教育局关于向区财政局要就追加2000年读办公经费的请示》B、《××县工商局关于禁止在城区繁华地带随意摆摊设点的决定》C、《××公司关于对张××严重渎职的通报批评决定》D、《总结》
118.信息利用服务的特点体现在()A、周期性B、汇集性C、广泛性D、实效性
119.一般情况下,我方在接受外并礼品时应()A、当场回馈B、当场收起来C、当场打开请大家一起看D、当场感谢并打开观看
120.决定的特点是A、决策性B、制约性C、参谋性D、随机性
121.根据《国家行政机关公文处理办法》对通报的规定,通报的类型可以分为()A、表彰通报B、批评通报C、传达通报D、惩戒通报
122.主席台的座次一般按照()原则安排A、姓氏笔画排列B、职务最高者居中C、支持人居中D、职务高低先左后右排序
123.下列能够作为批复结束语的是()A、上述批复如无不妥,请参照执行B、上述批复如有不妥,请予同函C、特此批复D、批复在执行中若有新问题,请立即上报
124.在文书签收过程中,正确的做法是()A、拒绝无头文书B、拒收非标准信封传递的文书C、拒收破封文书D、拒收密封损毁文书
125.租用设备与购买设备相比,其优点在于()A、最初费用较低B、最新产品上市时可以随时进行更换和升级C、费用可以由不断获得的利润进行补偿D、一般不需要额外支付维修和修理费用。