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中小型企业的存货管理存在问题及解决办法姓名专业指导教师摘要存货管理是企业内部控制的重要环节,是企业实现经营目标的方针和决策,它管理的好坏,直接关系到企业的资金占用水平,以及资产运作,是企业管理中不可忽视的一部分通过分析中小型企业存货管理中存在的问题,提出改善企业存货管理中存在的具体问题的对策对于中小型企业的存货管理不仅有助于防止存货的错误记录和舞弊行为的发生,还能使企业加强成本控制关键词存货管理;存货;中小型企业一个企业拥有存货量的多少,反映了资产运作效率,甚至关系到企业的生存和发展中小企业作为推动我国社会经济发展的主要生力军,有着旺盛的生命力和不可估量的发展潜力然而,存货管理薄弱导致其在激烈的市场竞争中面临巨大的困难对中小企业而言,加强存货管理,不仅可以帮助会计人员进行存货的核算,使企业能以最低的成本获得最大的利润,还有助于降低平均资金占用水平,提高企业经济效益,提供的各种库存报表和库存分析可以为企业的决策提供依据,达到存货管理的最终目标但是,目前国内许多中小企业在存货管理方面存在很多问题,这些问题不但影响企业资产的流动能力、资产管理的效率和盈利能力,也不同程度地制约着公司的发展一存货管理的意义
(一)存货的定义和特点指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料、物料等它是企业赖以生存和发展的基本元素,是企业重要的流动资产,它的存在势必占用大量的流动资金一般情况下存货占企业总资产的30%左右其管理、利用情况直接关系到企业资金的占用水平和资产的运作效率
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(二)存货确认的条件存货只有同时满足下列条件,才能予以确认
1.与该存货有关的经济利益很可能流入企业在实务中,主要通过判断与该项存货所有权相关的风险和报酬是否转移到了企业来确定
2.该存货的成本能够可靠地计量存货的成本能够可靠地计量必须以取得确凿、可靠的证据为依据,并且具有可验证性
(三)中小型企业加强存货管理的必要性中小型企业是指在中华人民共和国境内设立的有利于满足社会需要,增加就业,符合国家产业政策,生产经营规模属于中小型的各种所有制和各种形式的企业存货管理一方面在于保证企业生产经营的需要,防止存货的不足;另一方面加速存货参与周转,缩短存货周转时间,从而避免占用过多的资金要实现存货成本与存货效益的最佳组合,达到提高资金使用效益的目的,充分发挥流动资金在生产经营过程中的作用,保证企业现金流量的较好衔接,引进对存货的分类管理和账龄动态管理,并把责任层层分解落实另外存货作为企业物流的重要成分其成本降低的潜力比任何其它市场营销环节要大得多降低存货成本已经成为企业成本控制的又一新的控制点在企业管理的其他环节成本降低潜力不大的情况下在降低存货成本上下功夫已经是成本管理和企业管理最终所向二中小型企业存货管理中存在的问题随着市场经济的不断发展,企业为了追求利润最大化,企业存货管理已成为提高利润的最好的方法之一
(一)未能充分利用第三方物流管理从中小企业的产业结构看,自营物流最为普遍,第三方物流发展滞缓,传统的存货管理模式对企业的自身物资资源和第三方物流明显利用不足由于目前我国中小企业呈不开放状态,几乎全国各中小企业都拥有属于自己的小而全的物流,而不愿将物流交给第三方,这不仅仅是价格问题,更重要的是其商业秘密不可为他人所知由此,第三方物流服务市场十分有限
(二)内部控制制度不完善中小型企业内部存货管理控制制度存在的问题很多,具体归纳如下1职责划分界限模糊中小企业普遍由于机构设置不完整,管理人员往往身兼数职岗位职责分工不明,只注重存货的购买环节,而忽视存货的仓储与保管、领用与报废环节,造成了大量的存货浪费2主管人员专业知识不足许多仓库主管在管理方面的知识较为丰富,而对原材料质量知识却比较欠缺,在原材料验收这个环节,只是单纯从数量上进行验收,对于质量方面是否符合要求也只能从表面上观察,只有在生产时发现质量问题时才要求供应商退、换货,这在很大程度上阻碍了生产的正常进行,甚至会影响交货的时间,造成企业很大损失3采购计划不够合理采购计划是存货采购环节中的薄弱环节许多企业把存货管理的重点放在原材料的采购和成品的销售上忽视了存货的成本和资金占用没有采用存货的限额责任管理
[2]采购中出现采购频繁在申购环节上一般由使用者提出报经批准后采购员采购操作程序上却不是根据实际需要来申报采购计划而是觉得原材料不够就去买一批回来放着至于这一批采购多少是凭感觉办的有的存货在需要时如发现没有才马上通知采购去买在买回之后再补填申购单报批在这种存货申购条件下经常会出现不能按照物资需求量来提出采购申请因而也就没有恰当的采购计划
[3]不仅如此,原材料的采购价格由采购人员与供应商进行协商,企业没有专门人员对价格做市场调研,单纯地凭采购人员与供应商签发的发票入账、报销,这就容易给采购员与供应商之间进行勾结提供机会,让采购员赚取“回扣”
(三)存货的管理机制不健全1存货分类不合理没有将外协加工件及自制半成品分开核算管理原材料的形态变化过程在财务帐上无法体现发票进帐只是应付财务入帐需要填制入库单帐面形式上入库实际有时加工件并未入库而是在外协厂间流转仓库并未入帐反映不出委托外单位加工但尚未加工完成的外协件的实际成本导致财务帐上的原材料数与仓库的实际数不符由于管理问题无法对一些自制半成品进行核算所以无法反映自制半成品的实际成本【4】2存货数量的确定没有完全按照永续盘存制仓库虽已建帐但不及时不完整直接影响采购计划的制定及销售平时出库记录没有及时交财务入帐只有销售开票时财务才知道该存货已出库另外从财务帐上体现不出产品的加工生产过程通过会计帐簿资料不能完整地及时反映存货的收入、发出和结存情况导致当期公司资产不实3存货的价值及成本流转欠缺统一的管理方法发出存货价格的确定存在很多主观因素直接影响到当期利润4缺少定期稽核存货稽核只能通过实物盘点材料在领用时无人管理材料被盗或被工人私用就没有人知道将造成企业损失目前财务只是核算各类存货的总帐明细分类帐则由仓库建立目前仓储分散没有集中管理没有一套完整的帐财务部门没有参与过盘点工作帐实是否相符无法确定三解决企业存货管理问题的对策针对上述中小企业存货管理普遍存在的问题,建议采用以下存货管理策略,通过这些策略的实施,从根本上解决中小企业存货管理中普遍存在的问题
(一)利用先进的第三方物流管理在企业存货管理过程中企业内部物流资源的整合已为大多数企业所重视如果仅利用企业内部物流资源难以满足企业降低成本和提高竞争力的要求利用第三方物流成为加强存货管理另一途径而利用第三方物流对加强存货管理的作用主要包括有助于降低企业的仓储费用和运输费用;可以减少存货储备资金的占用提高资金利用率;第三方物流企业有丰富的专业知识和经验有利于提高企业的物流水平加快企业产品的流转速度有利于企业占领市场提升产品服务形象;可以减少物流设施投资和物流人员管理费减少流通环节减少在产品质量和货款上的被欺诈行为使企业专心致志地从事自己所熟悉的业务将资源配置在核心事业上
(二)加强存货内部控制1.完善内部控制制度划清职权首先应该划分存货的采购权、验收权和保管权分别授权于不同部门明确界定各部门的职责形成各部门之间权限的相互制约其次人员的素质高低直接影响中小企业的运行这就要求中小企业定期对员工进行培训包括采购员如何跟供应商讨价还价、验收员如何识别原材料质量的高低保管员如何对原材料和产成品进行管理等最后是定期安排人员对市场进行调查了解原材料的市场价格如果需要采购原材料的数量比较大则可以通过竞标的方式提出所需原材料的规格与数量吸引原材料方面的供应商通过供应商之间的竞争对比质量和价格从而选择适合的供应商
2.提高计划人员业务素质,掌握并熟悉业务知识计划人员要具备较高的业务素质,熟悉生产工艺流程、设备运行、设备维修及生产耗用材料等情况,能够做出科学合理的存货采购计划3.根据企业本身的情况,采用适合于本企业的采购订货方法中小企业存货过多或过少都会给企业造成不必要的损失根据企业本身的情况采用适合于本企业采购方法在条件许可的情况下通过利用经济批量法计算出最恰当的采购数量再以此为依据进一步改善储存环境降低储存成本与订货成本同时在保质保量的前提下选择价格最优且运输最便利的厂家进行采购订货从而达到降低总成本的目标
(三)建立健全存货管理制度
1.进行合理的存货分类原材料的品种和规格繁多而且收发频繁为加强对原材料的管理必须对原材料进行合理分类将原材料分为委托加工材料、外购件、备品备件、辅助材料等对每一类原材料分类建帐设置分类明细帐反映外协加工件的名称、数量、加工费用和运杂费计算委托外单位加工但尚未加工完成的外协件的实际成本必须对一些自制半成品件进行管理使其能从财务帐上能反映出半成品的加工过程
2.制定合理的存货周转流程针对公司的具体情况制定一套适合本公司的高效合理的存货周转流程市场部、生产调度中心、生产部、采购中心、库房、车间按照流程填制各类单证保证原材料的采购、领用、加工、入库、发货和销售使每一环节物流、单证流同步进行会计根据单证按照一定的方法及时记帐对重点存货做到永续盘存从财务帐上反映出产品的生产过程
3.强化管理意识树立效益观念过去人们普遍注重资金的管理而忽视其它资产管理存货是一种很重要的资产它直接影响企业的资金流存货管理的目标是为了在满足生产经营的同时减少浪费、损耗降低采购成本、仓储成本、管理成本正确核算产品的直接材料成本为产品定价和领导决策提供可靠依据把产品生产出来固然重要但生产过程中的存货管理也很重要直接关系到企业如何降低成本提高效益
4.建立内部稽核制度采购、保管、记帐应分工而不能由一个部门担当部门之间互相稽核财务部对仓库的稽核只能通过实物盘点才能做到帐物相符如帐物不符应及时查找原因进行相应的帐务处理制定盘点制度按每季度进行一次由财务参加的实物抽盘年度进行一次存货的全面盘点财务部对销售部门也应稽核核查销售部门从仓库领货发货后是否已开票款项是否收回领货至开票给客户之间存在着时间差有可能会导致物品从仓库已出库而财务尚未出库帐帐不符所以应在财务帐上专门设立存货科目用以核算稽核这部分存货确保企业资产的安全四充分利用ERP等先进的管理模式实现存货资金信息化管理要想使存货管理达到现代化企业管理的要求就要使企业尽快采用先进的管理模式如ERP系统企业资源计划EnterpriseResourcePlanning简称ERP系统是一种主要面向制造行业进行物质资源、资金资源和信息资源集成一体化管理的企业信息管理统通过运用ERP企业能够利用计算机对企业的资金、货物、人员和信息等资源进行自动化管理具有制造办公操作供应链管理人力资源管理项目管理财务与管理客户服务销售与市场营销等商业功能企业资源计划对于在企业高度普及计算机辅助管理实现企业管理信息化和自动化提高工作效率和增强快速反应能力都具有十分重要的意义利用ERP使人、财、物、产、供、销全方位科学高效集中管理最大限度地堵塞漏洞降低库存使存货管理更上一个新台阶
(五)采用ABC控制法降低存货库存量加速资金周转对存货的日常管理仓库中一般储存的物资品种繁多在管理过程中必须根据具体情况进行重点管理.根据存货的重要程度将其分为ABC三种类型A存货品种占全部存货的10%-15%资金占存货总额的80%左右实行重点管理在不发生缺货的条件下尽可能减少库存实行小批量定货如大型备品备件等B类存货为一般存货品种占全部存货的20%-30%资金占全部存货总额的15%左右适当控制实行日常管理半年盘点一次如生产消耗用材料等C类存货品种占全部存货的60%-65%资金占存货总额的5%左右进行一般管理大批量定货年终盘点;如办公用品、劳保用品等随时都可以采购通过ABC分类后抓住重点存货控制一般存货制定出较为合理的存货采购计划从而确定各类物品的合理储存数量乃至实施零库存有效地减少储备资金占用加速资金周转存货作为企业的一项重要资产对其进行科学的管理非常重要企业要根据企业本身的具体情况合理选择最优的存货管理方式以达到最优化的效果通过加强存货管理可以降低企业的平均资金占用水平提高存货的流转速度和总资产周转率有效地保证企业生产经营活动的连续正常进行提高员工的积极性从而提高企业的竞争能力和生存能力,确保企业持续、稳定、健康地发展参考文献
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