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第四章库存控制系统前面己介绍了几种库存控制系统然而对于一个企业来讲可能同时采用一种或多种库存控制系统本章讨论与企业总体库存控制有关的问题:库存控制系统的种类、ABC分析、周期盘点、多余物品的处理、逆向物流、供货商管理库存等第一节库存控制系统的种类
一、库存控制系统的任务和目的一个有效的库存按制系统应达到目的:
①保证获得足够的物料;
②鉴别出超储物品、畅销品与滞销品
③向管理当局提供准确、简明和适时报告
④花费最低的费用完成上述三项任务建立一个完整的库存控制系统要考虑多方面的因素而不仅仅是涉及各种定量库存模型必须加以考虑的6个极其重要的方面是:1需求预测和处理预测误差;2选择库存模型;3测定库存成本订货、储存、缺货成本;4用以记录和盘点物品的方法;5验收、搬运、保管和发放物品的方法;6用以报告例外情况的信息程序仅仅依靠复杂的数学方法并不能使库存控制系统有效的运行如果为了获得模型所需的输入信息要花费很大的代价则精确、复杂的数学方法就可能没有什么用途采用能给出近似、合理的库存水平但数据处理成本较低的系统往往更为可取上述6个极其重要的方面中任一方面发生问题都可能降低库存控制系统的有效性所有库存系统都要做以下两个工作:一是对每种库存物品进行适当的控制;二是确保库存记录准确可靠
二、常见的库存控制系统种类对于独立需求的物品常采用连续、双堆、定期、非强制补充供货等库存控制系统;而物料需求计划系统则用于相关需求物品的库存控制我们这里仅介绍在实践中最常用的库存系统:连续控制系统、双堆系统、定期库存控制系统ABC分析法(一种以价值为基础的库存分析方法)和周期盘点(一种提高库存记录精度的办法)
1.连续库存控制系统我们在前面介绍的固定订货量系统就是连续库存系统这种系统的运行过程可叙述如下:每当库存余额小于等于订货点ROL时就发出固定批量为Q的订货由于这种系统由订货点和固定订货量两个数量所完全确定故又称为以数量为基的系统在这种系统下订货点和订货量都是固定的检查期和需求率是可变的前置时间可能是固定或可变的其平均存货量等于安全库存量加订货批量的一半在连续系统下每当物品出库或入库时就需要对出入库量加以记录并及时进行账务处理将库存余额与订货点加以比较决定是否发出订货所以在连续系统下需要对所有物品进行经常或连续盘点连续系统的优点如下:1仅在前置时间内才需要安全库存从而安全库存投资小;2对预测值和参数变化相对不敏感如前敏感性分析说明的那样;3对滞销品较少花费精力订货频率低这种系统最适于需要严格控制的高价物品因为只有在前置期内才需要安全库存安全库存量小而导致储存费用较低而这一点对高价物品的库存控制是至关重要的连续系统可能存在如下缺点:1需要保持连续的库存记录资料处理工作量大;2确定订货批量时往往不进行经济分析;3往住不能实现联合订货从而导致运输成本较高易失去供应商按一次订货总金额所提的价格折扣
2.双堆和三堆系统双堆库存系统也称双箱系统它属于固定订货量系统当库存系统使用连续监测的方法来进行补充订货时跟踪库存水平的变化是非常重要的因此找出一种简单而且直观的方法在库存水平达到再订货点时提醒库存管理人员是非常必要的尤其是在需要监测的库存种类非常多的时候双堆和三箱系统就是这样的一种可以简化库存监测工作的方法见4-1图双堆系统比较简单它要求将再订货点库存和安全库存放在第二个箱子里平时使用的库存放在第一个箱子里如果第一个箱子空了这就相当于一个信号提醒库存管理人员应该进行补充订货了实际上两箱可能放在一块儿二者之间只要有东西隔开就行双堆系统操作的关键是将库存分为两部分在一部分没有用完之前另一部分保持不动该系统采用的是定量订货模型Q模型其最主要的优点是不用保持连续的库存记录订货点由肉眼来判定双堆系统也可仅用一堆来实现如在一个存储器内做出物理标记当库存水平降至该物理标记时就发出订货双堆系统适用于廉价和前置时间短的物品如办公用品、螺母、螺栓等有时安全库存会被单独放在第三个箱子里这时就成为三箱系统这样库存管理人员就可以一目了然地判断出需求是否超过了预期水平图4-1双箱和三箱系统
3.定期库存系统定期库存系统的运行过程可叙述如下:每隔固定的时间就检查库存决定库存余额并发出订货订货量等于最高库存水平与库存余额的差这种系统的检查期固定订货量、需求率和订货点检查时的库存余额是可变更的用这种系统进行控制可以对多种物品规定同一长度的检查期但要对每一物品规定最高库存水平连续库存系统是对每种物品分别进行处理而定期库存系统是相关地处理多种物品实现联合订货从而有下列优点:1一次办理多种物品的订货订货费用低;2一次订货的金额大易于获得供应商按一次订货总金额提供的价格折扣;3订货最大使运输工具得到有效、经济地运用运输成本低定期系统由于在订货间隔期加前置时间内都需要安全库存因而对于每一种物品而言所需要的安全库存量都比连续系统中的大这使得最优的连续系统比最优的定期系统安全库存费用要小但由于定期系统具有上述优点往往可以抵消这一影响定期系统最适于在供货渠道较少或供货来自物流企业的仓库时采用
4.最大-最小系统最大-最小系统又称为非强制补充供货系统是连续系统和定期系统的混合物其运行过程可叙述如下:每隔固定的时间就检查库存并确定库存余额当库存余额小于等于订货点时就发出订货订货量等于最高库存水平和库存余额的差该系统由检查期T、最高库存水准E和订货点ROL三个变量所完全确定和定期系统相比由于不一定在每次检查时都订货故订货次数较少从而可节省订货费但若检查期长到几乎每次检查都订货时就与定期系统没有区别非强制补充供货系统可能需要相当大的安全库存若在检查时的库存水平稍高于订货点则安全库存期则需要两个订货间隔在加上前置时间可按类似于定期系统的方法确定检查期订货点由安全库存量加整个前置时间与检查期内的期望需求量组成安全库存则通过分析在包括前置时间和检查周期的时期内发生的需求量的偏差来确定5.物料需求计划物料需求计划(MRP)系统广泛应用于相关需求物品的库存控制其方法是按反工艺的方向,并根据最终产品或主要装配件的计划完工日期,来确定各种零件和材料需要定购的日期和数量该方法在能够预知最终产品的具体需求量时特别适用我们不能简单的对某一种系统是否优于另一系统做出判断,各种系统都有适用其应用的场合表4-1为各种库存系统的特点总结表4-1各种库存系统的特点因素库存系统连续系统双堆系统定期系统非强制补充供货MRP系统订货量固定固定可变可变可变订货点固定固定可变固定可变检查周期可变可变固定固定固定/可变需求率固定/可变固定/可变固定/可变固定/可变固定前置时间固定/可变固定/可变固定/可变固定/可变固定/可变保险存货量中中大很大小/无第二节ABC分析
一、ABC分析法ABC分类管理-将库存物品按品种和占用资金的多少分为特别重要的库存(A类)、一般重要的库存(B类)和不重要的库存(C类)三个等级,然后针对不同等级分别进行管理与控制A库存一一虽然只占所有品目的10%却占出库金额的70%是周转率很高的库存品目B库存一一同样占所有库存品目的20%却占出库金额的20%是周转率普通的库存品目C库存一一虽然占所有库存品目的80%出库金额却不足20%是周转率很低的库存品目综上所述建立在ABC分类基础上的策略包括以下内容:
1.花费在购买A级存货的资金应大大多于花在C级的存货上
2.对A级存货的现场控制应更严格;或许是它们应存放于更安全的地方而且为了保证记录的准确性更应对它们频繁地进行检验
3.预测A级存货应比预测其他级存货更为仔细精心因此利用ABC分析法可以保证预测的准确性、现场控制效果更好并增强供应商的信赖度减少安全库存数量及库存投资例如,当我们根据物品的年耗用金额来进行排队的时候,就会发现少数物品占有了很大的资金,而大多数物品占有的资金却很少这个关系可以从表4-2中明显地看到表4-2各种物品的年耗用金额物品编号年耗用金额占全部金额的比重(%)
229500040.
8687500032.
1272500010.
703150006.
482130005.
65475003.
23615000.
6198000.
3234250.
2412250.1合计
233450100.0ABC分类法把物品按年好意金额分成三类A类物品的品种约为15%,B类为35%,C类为50%观察表,表中的A类物品占20%(10种物品里有2中物品属于A类物品),B类占30%,C类物品占50%分析见表4—3表4-3物品的ABC分类类别物品编号年耗用金额占全部金额的比重(%)A类
22、
6817000072.9B类
27、
03、
825300022.7C类
54、
36、
19、
23、
41104504.4将物品进行ABC分类,其目的在于根据分类结果对每类物品采取适宜的控制措施Chart
272.
922.
74.4Sheet
172.
922.
74.4Sheet2Sheet3图4-2ABC分类结果表4-4不同类别存货的库存控制策略存货类别库存控制策略A类B类C类严密控制,每月检查一次严密控制,每月检查一次自由处理
二、ABC分类的步骤分类可按下述步骤进行
(1)将物品按照需求价值从大到小进行排序
(2)计算各种物品占用金额的百分比并进行累计(或进品种百分比累计)
(3)按照分类标准,即选择断点进行分类确定A、B、C三类物品例4-1通过历史数据统计,我们得到某仓库一段时期各种物品的需求量,见表4-5所示,用ABC分类法对这些物品进行分类表4-5需求量历史数据物品编号需求量物品编号需求量00125006150027007150003170008400420009400530102根据上述步骤,进行A、B、C分类,计算的结果见表与图所示在进行A、B、C分类分析中,断点的选择是一项基于明显偏差的随意行为,它对ABC分类结果有明显影响一般我们可以按下列原则选择断点,即某一物品与下一物品之间的需求有很大的不同而呈现分离,这时我们就可以确定断点的所在表4-6分类计算的结果需求累计需求累计需求占整个需求的百分比(%)物品的累计数累计物品占整个物品的百分比(%)
17017042.
50110.
0015032080.
00220.
002534586.
25330.
002036591.
25440.
001538095.
00550.
00738796.
75660.
00439197.
75770.
00439598.
75880.
00339899.
50990.
002400100.
0010100.00图4-3ABC分析图ABC分类的结果并不惟一分类的目标是把重要的物品与不重要的物品分离开来尽管年使用量和价值是确定一个存货分类系统时最常用的两个评价指标,但是其他指标也同样可以用来对存货进行分类:
①缺货后果如果某些存货的供应中断将给其他运作带来严重干扰甚至延误的话它们应该获得较高的优先级别
②供应的不确定性某些存货尽管价值较低但是供应缺乏规律性或非常不确定因此也应该得到更多的重视
③过期或变质的风险如果存货很容易因过期或变质而失去价值那么运作经理就必须给予更多的关注和监控一些更复杂的存货分类系统则同时使用这些指标并分别按照各个指标给存货进行A、B、C类的划分例如一个零件可能被划分为A/B/A类即按照价值划分它属于A类;按照缺货后果划分属于B类;按照过时风险划分属于A类ABC分析理论上要求分为3类.但在实际中可以根据实际情况分为5类或6类另外,在进行ABC分析时所选择的分析时间也是非常重要的应选择能反映真实情况的时间段通常会以年为分析的时间周期即时间段有几点需要说明的情况:1ABC分析法的优点是减轻而不是加重库存控制这是因为没有把重点放在占库存物品大多数的C类物品上2针对企业的具体情况可以将存货分为适当的类别不要求局限于三类3对于物流企业经营的物品而言分类情况并不揭示物品的获利能力4分类情况不反映物品的需求程度因而在进行分类时要对诸如采购困难问题、可能发生的偷窃、预测困难问题、物品的变质或陈旧、仓容需求量的大小和物品在生产和经营上的需求情况等因素加以认真的考虑做出适当的分类
三、CVA管理法C类物资往往得不到应有的重视例如经销鞋的企业会把鞋带列入C类物资但是如果鞋带缺货将会严重影响鞋的销售一个汽车制造厂会把螺丝列人C类物资但缺少一个螺丝往往导致整个装配线的停工因此有些企业借用军事上的一种方法:关键因素分析法简写为CVACVA的基本思想是把存货按照关键性分成3~5类例如:1最高优先级这是经营的关键性物资不允许缺货2较高优先级这是指经营活动中的基础性物资但允许偶尔缺货3中等优先级这多属于比较重要的物资允许合理范围内的缺货4较低优先级经营中需用这些物资但可替代性高允许缺货CVA管理法比起ABC分类法有着更强的目的性在使用中要注意人们往往倾向于制定高的优先级结果高优先级的物资种类很多最终哪种物资也得不到应有的重视CVA管理法和ABC分析法结合使用可以达到分清主次、抓住关键环节的目的在对成千上万种物资进行优先级分类时也不得不借用ABC分类法进行归类第三节库存精度与周期盘点周期盘点是一种库存盘点技术它进行的频率较高有效地进行周期盘点和确保库存精度的关键在于确定在什么时候由谁来对哪些物品进行盘点接下来我们讨论有关库存记录精确度与周期盘点的有关问题
一、库存精度库存记录精度也有人称为存货精度,它是指库存记录与实际库存的吻合程度每个系统都规定了库存记录与实际库存之间允许的偏差大小系统的平稳运行要求物品不要过量存储确保库存精度的一个方法是要求库存记录必须准确另一个办法是经常对库存进行盘点以保证库存记录与实际库存相吻合精确的库存记录对于提供优质的客户服务是必需的因为它们是产成品、生产物料和元件补货的基础如果要逐渐减少库存就有必要确认库存是否流动太慢存货是否太多有很多原因造成库存记录不精确如
①配送迟缓销售下降比如在履行订单过程中发现库存不足
②耽搁生产订单的发布即引起生产和交货延误
③形成过量库存即运作资本增加
④加速补货所需的资源增加要做到精确库存记录不仅要对员工进行充分培训如库存计划员和控制员应该受过库存管理技巧的正规培训还要按照正确的程序进行盘点如A类产品每14个月检查1次或对库存定期进行计算另外精确库存记录的还有如下基本需求:
①良好的记录系统通常应用计算机
②有效的审计来确认库存准确度
③不间断的监测以发现错误、确定原因做适当的校正以保持库存平衡
④要求高精确度的管理理念即零缺陷的期望
⑤组织结构有助于明确责任以取得精确的库存目标
⑥对库存精确度是连续改进过程的一部分的认可一般情况下取得高精确度库存记录所节约的费用通常比实施费用多评估精确度
二、评估精确度评价库存精确度是否符合公司业务管理需要是十分重要的许多公司采用直觉判断所需的精确度水平但为了能够对绩效做出精确的评估我们还需要找到出错原因并进行员工培训和改善程序以便减少误差因此仅凭直觉判断是不够的精确度对A类产品比其他种类产品显得更为重要因此要有区别地对待不同产品的精确度如销售额占总销售收入80%以上的产品必须要求高的精确度而对工程消耗品、少量偏差则无关大局
1.对库存记录进行审计库存记录审计常与周期或定期财产清查physicalinventory同时进行清查审计包括对库存产品的检查然后将检查所得数量与存储在库存系统文件中的库存记录量进行比较平衡如果检查所得数量与长期库存量并不符合那么就需要对它们之间的差别进行调节一旦找到了产生失衡的原因那么就应该把记录与现有的实际数量协调一致不管财产清算是周期性的还是定期的随后都要进行审计定期财产清算可能是每月、每季度或每年一次循环检查过程需要每天检查一些产品每天只有几种库存产品得到检查和修正但所有产品每年至少要检查和修正一次循环检查与定期检查相比有明显优势主要有:
①定期使用专业库存检查员与间断使用仓库人员相比更有效和更可靠;
②比全库检查很少使用造成的中断少因为循环检查即使在存货检查期间也使收货、出库及拣货能够持续下去;
③更有可能及早发现问题定期库存检查意味着发现问题相对较迟一些;
④它提供了培养专业检查员的机会专业检查员能够迅速地找出错误并加以修正;
⑤持续地监测库存有利于保持系统完整;
⑥该方法为持续改善记录精确度提供了基础;
⑦提供了对运营资本中的主要因素的连续评估;
⑧通过减少缺货来改善客户服务;
⑨保证生产计划中所需物料的供应减少延误和经常性地修改计划从而提高生产效率;⑩通过消除不确定性来减少库存投资和降低安全库存
2.确定精确度库存可以接受的误差水平究竟有多大如果某物品的库存记录是733件而实际库存为680件这合理吗如果实际库存为783件比库存记录多了50件这比前一种情况是不是更好一些如果按零缺陷的管理理念那么精确度目标应该是100%但从实际来讲这是不可能达到的因此库存高精确度的关键是持续改进期望的库存精确度常用库存记录与实际共点的误差百分数不超过某一特定的允许值表示例如表4-7列出3类存货的误差%和货值的建议公差这些都涉及单个库存单位StockKeepingUnitSKU并由用户确定如果方差小于数量或价值的允许偏差就接受检查允许误差应根据错误记录对整个系统可能带来的破坏来确定通常正是那些低使用率的产品或不常使用的产品为库存误差带来很大的麻烦因此应结合数量方差百分比和和绝对值方差来确定误差表4-7有货误差和货值的建议公差库存等级允许误差(%)允许误差(元)ABC±
0.2+1+5100100100
三、循环盘点检查精度我们通过一个例子说明是如何运用盘点精度来确定库存精度持续改进的方向例如4-22002年8月26日同检查了125种产品,其中有25种即检查总数20%的产品有显著误差,表描述了循环盘点的结果,通过分析确定其库存精度持续改进的基本方向表4-8库存精度持续改进方向日期检查产品有显著误差的物品误差分布区间数量百分比0~5%5%~10%10%~25%25%~50%超过50%26/8/200226/9/2002125130251920%15%19162121111—措施努力消除误差努力减少误差从表4-8中,我们可以看出8月26日进行的检查结果中,有25种物品存在误差,其中有19种物品的误差小于5%;2种在5%~10%之间,2种在10%~25%之间,2种在25%~50%之间;一种超过50%该年9月26日又进行了一次循环检查,这次检查了130种其中19种(15%)有显著误差,比前一次少5%,这表明精确度有一定程度的提高通过两次检查结果的分析,我们可以看出对于误差在0~5%之间的物品应努力消除误差,而对其他误差则应努力减少误差,这就是努力改进的方向
1.循环盘点频率的确定表说明了怎样确定每天检查物品的数目表4-9检查物品数目的记录表库存等级种类每年检查次数检查总数CBA40001500250126400030001500总计8500通过分析发现,4000种C类产品,至少每年检查一次;1500种B类产品一年需要检查两次;250种A类产品每年需要检查6次总共需要检查的次数为8500假设一年有250个工作日如果所有产品按计划检查的话那么每天至少检查34项8500/250=34如每天检查34种产品3个类别产品之间的分配情况如下:A类1500/8500×34=6项/天B类3000/8500×34=12项/天C类4000/8500×34=16项/天可以用不同的方法来选择检查产品的时间其中包括:
①库存需要再订货时当库存量降到再订货点或到了定期检查日期时此时库存量在再订货点以下库存物品的数量较少这样容易检查考虑到订货时存在的失误这样做是有利的比如如果实际库存比显示的低那么就需要订购额外的库存反之如果库存水平很高就可以减少订货
②当接收新存货时此时库存比补货时低但是此时检查不用考虑到订货引起的耽搁
③当库存记录变成零或负值当其产品被提取光时循环检查小组受命来查实这个结果
④当发生一定次数的交易时如果某物品经常被提货如每月提一次那么与不经常提货的物品相比更容易出错
2.循环检查的步骤循环检查一般包括如下4个步骤:
①准备列出待检查产品清单找出存放位置可能在几处
②检查选定的产品记录每个位置的总数
③整理各处数量如为便于仓库作业一些快速移动的产品可能放在几个位置上
④如果有较大出入与记录相比应重新检查为确保检查的正确性在循环检查时需要做如下记录:
①产品数目
②产品描述
③存放位置注意如何移动需通知库存记录员
④计量单位这是仓库系统中失误的主要来源如10个产品一盒的包装可能被库存人员计为1件而订单处理系统可能是10件
⑤实际盘点所占的空间、日期、时间、盘点员姓名物品检查期间所有移动必须弄清楚越来越多的仓库24小时运作一种产品调出如从一个仓库到零售处要求有一些分界点在分界点内认为产品仍在仓库或被记为在途
3.循环盘点对账盘点完成后应与库存记录平衡表进行比较如果误差在规定范围内那么就将库存记录调整为与循环检查结果相一致如果超出规定误差就需要确定明显失误的原因并做深入的调查循环盘点对账要求做到:
①通过核查以确定所有文件都得到了检查物品的识别要经双重检查以确保没有与其他物品相混淆为了确认最初的循环检查结果也可对该物品进行重新检查
②对库存活动交易的审计记录进行检查以确定所有的库存活动记录是否都是正确的例如一次收货可能没有如实记录引起系统数据与实际不吻合如果检查结果比记录值小应查实所有未满足的需求和分配以确定这些物品是否依然需要如果需求物品已从记录中正确地扣除还需要核对所有已完成的生产或销售订单如果循环检查数量比记录值大则重点检查未完成的补货订单看是否已经收货不管怎样为了弄清楚库存误差的存在原因需要不断努力和全面调查
③对经常存在误差的物品如该物品的收发总有错误就有必要经常检查它查出失误的原因是绝对必要的否则就无法采取适当措施改善精确度
④完成循环检查的结果汇总以便发现和解决问题逐步提高库存精度我们通过一个例子来说明如何完成循环检查的结果汇总及对库存精度的说明例4-3通过表说明报告精确度的方法表4-10按物品合价值记录的循环盘点精确度汇总物品价值0到±50±50±200±200物品总计0~±5%77%1284%63%584%139±5%~±10%2%31%21%24%7超过±10%9%152%31%212%20价值总计百分比88%7%5%100%总数146119166这个汇总报告说明的是对166种产品的循环检查结果它是仓库里某一天循环检查活动的总结报表的第一列把实物差额分成3个区段:
①0到±5%如某产品记录是2000件,实际检查1980件,相差20件即1%,如单价为1英磅则价值差额为20英磅据此判断该产品应归入表1的左上栏128件之间它满足该格的两个标准依次类推;
②从±5%至±10%;
③超过土10%该报表将货币差额也分为3区段:第一个区段0~土50英磅;第二个区段土50~士200英磅;第三个区段>士200英磅表中9个方格每个单元对应一定的实物误差%和货币误差所有被检查的166项产品都可以归到相应的方格我们的目标就是将更多的物品向左上格移动即实物误差低于5%价值差额少于50英磅注意这些计算是针对于单个库存单位的通过表的分析可以得到如下结果:检查过程中发现84%139/166=
0.84的产品实物误差少于5%:
②8%的货币值差额少于50英磅该报告可作为循环检查程过程的一部分每天一份修正库存记录的结果为:实物库存比库存记录多时记为多出佳如实物库存为200单位而库存记录为190单位每个单位的标准价格为10英磅则多出价值为100英磅即200-190×10=100英磅反之记为不足值这两个数据结合起来可以得到一个净值将数据结合起来观察或单独观察都是很重要的误差太大是不可接受的循环检查报告还应包括有关误差修正和分析的一些信息对引起误差主要原因的分析是一个监控循环检查计划进展的有力工具对引起各种误差的原因进行记录其中包括交易太迟、数量错误、条码错误、地点错误、延期误差和其他误差这些对指导改进工作是很有益的循环检查报告的最后一项应该是有关在日程表或会计年度中需要检查物品数目的陈述这些信息对于满足循环检查方案的所有需求以使审计人员满意是十分重要的总之一个有效的循环检查方案有下列两个基本优点:一是能有效地发现失误;二是能维持库存记录的高精确度长期库存记录平衡可用作循环检查调整的审计追踪因为保持长期记录就可以采用循环检查系统循环检查可以消除许多与年度实物库存有关的不良状况维持精确库存记录是非常重要的它对有效的物料需求计划系统是必要的旦有助于避免过量库存和过时库存通过循环检查年末库存结算问题不再存在因为全年都保存库存资产的正确估算理想情况是良好库存系统与可及时提供可靠库存信息的循环检查计划的最佳组合实际上现在库存系统基本上实现了电算化下列情况下计算机会发出周期盘点通知:
①当库存纪录表明库存物品很低或者为零的时候物品很少时容易盘点
②当库存纪录表明物品有余但欠货单早已填写的时候此时表明库存纪录与实际库存不一致
③在某些特定活动发生之后
④在物品的盘点日期盘点日期根据盘点周期推算而得盘点周期根据物品的重要性利用ABC分类法确定盘点周期的确定取决于人工的多少有些企业安排专职仓管人员在生产间歇期对库存进行盘点;有些企业请其他企业盘点库存;有些企业有专职的盘点人员专门对仓库进行盘点并处理库存纪录与实际库存的差异最后一种盘点方式乍看起来成本很高但是许多企业认为这种方式比两到三周停工一次来进行闹哄哄的盘点更为省钱总之通过上述分析我们可以得到如下结论:
①精确库存记录是获得高水平的顾客满意度的基础这可以通过准时配送、遵守生产日程表来实现
②为改善库存精确度需要系统的成熟方法要分清主次以使最重要物品获得最好的管理
③循环检查优于定期整库检查
④确定可接受误差水平是管理者的职责
⑤检查频率需要一些ABC分析方法来进行确定
⑥来自于循环检查过程的报告必须能够确认绩效是随时间而改善以及确认经常性误差的来源
四、多余物品的处理
1.多余物品多余物品或称为多余物料,包括废料、富余物料和陈旧物料废料是在现时条件下不能使用的物料它可以通过再加工成为有用的物料在无明显价值时也可扔掉富余物料是由于某种原因产生积压的良好物料陈旧的物料是由于设计变更、式样改进、型号变化或者技术进步而不再存在需求的物料多余物料的存在使存货周转率降低使库存系统的经济效益变差为了保持库存系统的有效性应制定处理多余物料的决策准则
2.多余物品的识别企业应及时查出并处理富余物料一般可用自定的某些原则确定物料是否富余例如将一年内不常用的物料划为富余物料对于富余物料当下式成立时保留在库;反之则应考虑加以处理利用;式中PM一一一年内销售或使用的概率;P一一物料成本或销售价;F一一存货的年储存成本系数;V一一残值这里PMP为物品在当年内的期望收入FV为储存支出口当期望收入大于支出时保留在库反之则应进行处理以后需用时再购买陈旧可以分为技术陈旧和储存陈旧技术陈旧是由于设计变更所造成的储存陈旧是在超过有效储存期之后发生的对于陈旧物品定期处理以利于周转率的提高和仓容的有效利用由于多方面的原因某些适用的库存物品的库存水平也会过高为了降低存货费用应及时鉴别出超储物品并进行处理为了确定超储的数量可以计算物品的经济供应期数超过经济供应期数的部分应进行处理由于额外增加的储存费+残值收入=额外的购入费即这样经济供应期数的计算公式为:式中N一经济供应期数以年计;一超额储存量;一每单位物料成本或市价一单位残值一年存储费率上述决策则事实上是假设库存物品N年用不完,对如下两个方案的费用加以比较后进行决策的
(1)处理多余部分,N年后需要再购入;
(2)将多余部分保留到N年后使用不难推知采用方案1时的费用为采用方案2时的费用为从而有以上决策准则例4-3某物品的库存为200单位每单位成本为10元,年需求量为25单位单位残值为5元,年存储费率为
0.25问其中一些存货是否作为超出储存货出售?解现有存货为8年的供应量问经济供应期数如下(年)2年的需求量为50单位,应将超储的150单位加以处理利用
3.如何降低库存企业总是不断地寻求降低库存的方法这里仅从库存作用的角度出发讨论降低库存的基本策略和具体措施如表4-11所示基本策略指降低该种库存所必须采取的行动具体措施指如何降低由于采取基本策略可能带来的成本增加以及如何减少对该种库存的需求l周转库存由于平均周转库存等于Q/2所以降低周转库存的基本策略很简单即减小批量Q现在有一些日本企业可以做到周转库存只相当于几个小时的需求量而对于大多数企业来说至少是几周甚至几个月但是单纯地减小Q而不在其他方面做相应的变化将是很风险的有可能带来严重的后果例如订货成本或作业交换成本有可能急剧上升因此必须再采取一些具体措施寻找使订货成本或作业交换成本降低的办法在这方面日本企业有很多成功的经验,利用一人多机、成组技术或柔性制造技术等表4-11降低库存的策略库存类型基本策略具体措施周转库存减小批量降低订货费用缩短作业交换时间利用“相似性”增大生产批量安全库存订货时间尽量接近需求时间订货量尽量接近需求量改善需求预测工作缩短生产周期和订货周期减少供应的不稳定性增加设备和人员的柔性调节库存使生产速度与需求变化吻合尽量“拉平”需求波动在途库存缩短生产-配送周期标准品库存且慎重选择供应商与运输商减小批量Q
(2)安全库存如前所述,安全库存是为了防止意外情况的发生而比需要的时间提前订货或订货量大于需求量而产生的降低这种库存所必须采取的行动也很显然:订货时间尽量接近需求时间订货量尽量接近于需求量但是与此同时由于意外情况发生而导致供应中断、生产中断的危险也随之加大从而影响到为顾客服务除非有可能使需求的不确定性和供应的不确定性消除或减到最小限度这样至少有4种具体措施可以考虑使用:
①改善需求预测预测越准意外需求发生的可能性就越小还可以采取一些方法鼓励用户提前订货
②缩短订货周期与生产周期这一周期越短在该期间内发生意外的可能性也越小
③减少供应的不稳定性其中途径之一是让供应商知道你的生产计划以便他们能够尽早做出安排另一途径是改善现场管理、减少废品或返修品的数量从而减少由于这种原因造成的不能按时按量供应还有一种途径是加强设备的预防维修以减少由于设备故障而引发的供应中断或延迟;
④增加设备、人员的柔性这可以通过生产运作能力的缓冲、培养多面手人员等方法来实现这种方法更多地用于非制造业因为对于非制造业来说服务无法预先储存3调节库存降低调节库存的基本策略是尽量使生产速度与需求变化吻合但这是一件说起来容易、做起来难的事情一种思路是想办法把需求波动尽量“拉平”针对性地开发新产品使不同产品之间的需求“峰”、“谷”错开相互补偿;又如在需求淡季通过价格折扣等促销活动转移需求4在途库存影响在途库存的变量有两个:需求和生产一配送周期由于企业难以控制需求因此降低这种库存的基本策略是缩短生产一配送周期可采取的具体措施一是前面所述的标准品库存前置二是选择更可靠的供应商和运输商以尽量缩短不同存放地点之间的运转和存储时间还可利用计算机管理信息系统来减少信息传递上的延误以及由此引起的在途时间的增加此外还可以通过减小批量Q来降低在途库存因为Q越小生产周期越短从上面可以看出这4种库存的不同降低策略实际上是相互关联和相互作用的因此在实际的库存管理中需要全盘统筹综合考虑。