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钻探企业信息化管理[摘要]钻探企业在有限的资金和物质条件下,既要节约管理成本,又想快速提高管理水平和管理效率,对经营活动进行及时、有效的监控于是如何设计和选用信息化管理方案成为一个关键问题本文重点论述钻探企业实施信息化管理的具体实施方案[关键词]钻探;信息化;管理方案doi:
10.3969/j.issn.1673-
0194.
2012.
02.034[中图分类号]f
270.7[文献标识码]a[文章编号]1673-0194
(2012)02-0062-021钻探企业现状分析(1)钻探企业普遍具有固定资产庞大,材料种类繁多,仓库库存量较大的特点企业会根据工地实际需要设置工地仓库,工地仓库通常距离企业总部仓库很远,在物资运输调配上,给企业经营管理带来了很大困难钻探企业采用纸张登记、管理的方式早已不能满足管理需要采用纸张管理的方式效率低、速度慢、差错率高、信息汇总工作量巨大,使得企业无法对生产物资进行全面、及时、有效的监控,导致企业经营管理失控,管理能力急剧下降钻探企业普遍存在以下问题
①工地员工集体意识不强,浪费材料
②机台在搬离过程中,工具、配件经常丢失
③购买的配件生产厂家不同,尺寸不符,无法安装使用
④机台电话通知仓库调运配件,仓库出库,运送至机台时才发现配件不合规格,不能使用,只能重新调配
⑤因工地材料短缺而停工,企业不得不临时从总部仓库远距离调运,或紧急从生产厂家购货,直接从厂家远距离发货(2)钻探企业由于工地距离远、交通不便和漫游电话费高等原因,无法及时取得各地仓库的库存信息表,使企业对于库存信息掌握不全面、不完整,不能及时调配物资对于长期囤积物资的仓库,企业还需要安排人员定期清点、清理仓库由于长时间存放而发生腐蚀和损坏的物资,只能废弃,既增加了人工成本,又浪费了大量的生产物资(3)没有实施信息化管理,企业总部无法对各地库存信息进行及时汇总企业的材料预算制度、生产监督制度均无法实施,导致企业在经营过程中造成了很多不必要的重复采购和远距离调运,不仅加大了成本,也占用了部分流动资金管理上的落后,对于企业的生产经营活动产生了较大的阻碍作用(4)企业分部不能及时向总部传输真实的经营数据,造成了财务成本核算只能预估入账,财务核算时间滞后,成本核算不准确企业的各项奖惩制度也会受到不同程度影响,与经营数据相关的评奖制度没有说服力,员工对于评奖的程序和结果不满意以上实际问题都会不同程度地增加经营成本,降低管理效率,使企业在行业竞争中缺乏竞争力因此,企业信息化管理方案对于企业的生存、发展和壮大都有十分重要的作用钻探企业必须设计和选择适合于本企业特性的可行性方案2实行信息化管理的目标(1)提高工地库存管理水平(2)总部及时汇总各工地库存信息(3)做好物资预算和调配工作,加强监督(4)加强各项财务预算、成本核算工作,进行有效控制(5)拓宽考核思路,以真实数据为基础更能激发员工的积极性3信息化管理的前期工作(1)根据钻探企业目前经常使用的物资和相关信息进行分类并编排,编制固定资产、材料、配件、生产厂家等总编码表,各工地依照总编码表进行统一编码,再将编码填写在各类物资的标签上,最后根据新编码进行盘点和记录库存信息实行统一的“编码制”管理简便,信息直观例如“双管钻具总成”可编码为sgzz001a,其中sgzz代表“双管钻具”,001为设备编号,a代表生产厂家编号又例如“空气钻井钻具”可编码为kqzj001b,含义同上如果同一种设备或材料有多种不同的型号和尺寸,我们可以加长编码以便识别和区分例如“热压金刚石钻头hrc25-30”可编码为jgsz00101b,“热压金刚石钻头hrc30-35”可编码为jgsz00102b编码制还可以通过设计把物资的存放点直观表示出来,比如jgsz00101b010203,根据编码可知,“金刚石钻头”是001型号,01规格,生产厂家是b,在本仓库的具体位置是01号货架,02排,第03号位置(2)把excel软件记录的库存信息表和用友财务软件的ufo报表格式统一设置统一格式有利于将excel库存数据快速转化为财务软件可以识别的财务数据报表首先将excel库存数据复制、粘贴到ufo报表中,然后利用ufo报表的二次开发批处理功能进行程序编辑,将各分表数据汇总起来,再将ufo数据汇总报表进行程序设计,使其具有数据提取、运算和分析的功能,最后根据企业的实际管理需要,进行下一步表内或者表间的报表系统开发完成以上编码制方案设计,excel软件和财务报表格式统一设计,以及财务报表的程序设计与开发,就结束了信息化前期准备工作4采用编码制信息化管理的优点(1)在企业的实际仓库管理中,采用编码制去记录和管理物资的效率非常高仓库管理员可以通过编码,在计算机上瞬间查出库存物资的数量、型号、规格、厂家和存放位置物资的存放位置可以详细到放在几号货架,在货架的第几排,在第几排的第几个位置等如此细化和高效率的管理,可以保证企业物资的有效利用和管理,减少了不必要的浪费采用编码制后,对管理人员工作能力的要求也大大降低了,即使起用一个对于物资名称生疏的新手,他也可以根据编码制的规律,快速找到正确的物资和存放点,将物资及时发出并上报库存变动信息(2)编码制可以高效地对库存信息进行管理和传报对于具备条件使用计算机管理的企业来说效用最大,可以直接在工地仓库进行信息化管理;对于采用短信传报信息的企业,也不再需要传发复杂的汉字,只要直接发送物资编码即可;对于电话语音上报信息的企业,也可以直接采用编码制,传递信息不仅简单而且差错率低;对于采用人工或者邮寄方式传递信息的,在库存信息到达总部后,也可以将库存表录入计算机进行编码制信息化管理(3)编码制可以将所有对于企业管理具有实际效用的物资信息统一编码,实际管理中仅仅通过编码就可以直观地显示出物资的相关信息此外,物资新旧程度,物资的截取,物资的合成,物资因截取或合成而变成新的物资,这些信息都可以在编码制中设置并通过简单代码详细反映出来因此,实行编码制有利于仓库库存信息的记录、查询和上报,核查起来也相当简便5信息化管理具体实施方案5.1无线网络方案(1)通讯设备笔记本电脑,无限上网设备,数据通讯费按实际使用或包月收费野外工地只要有手机信号就能进行数据传输(2)人员要求建议招聘计算机应用能力较强,有财务知识的人员进行仓库管理也可以从机台人员中抽调、培养,针对企业的库存管理方案实施专项操作培训,使人员具备物资管理能力和数据上报知识(3)实施流程仓库管理员每天将纸质单据存底,然后把物资的入库、出库信息录入计算机,最后把excel仓库库存表通过无线网络及时上报给企业总部在财务报表软件的支持下,企业可以进行数据汇总和分析,为决策提供参考数据关于生产物资的采购价格建议保密操作,信息报送只需上报库存变化情况即可,其汇总和分析的全过程可以独立在企业财务部完成,前期工作完成后,汇总报表及数据分析报表仅需要十几分钟就可以完成管理者每天都可以获得工地的各种情况汇报和经营状况分析如果企业的管理要求比较高,可以将库存以外的信息同时上报给企业总部比如当天的米进尺情况;仓库物资采购、领用情况;当天的收益、成本、资金预算情况;与去年同期相比的企业营运情况;以及企业各部门、各层面提供的相关信息都可以反映在日报表上(4)方案的优点
①适合于工地仓库库存多,入库、出库量比较大的钻探企业
②使用计算机进行库存管理效率高,数据上报的速度快,差错率低
③可以将基础数据录入、管理工作分散到各工地,总部不再设置专人管理,只需要配备一名兼职人员就可以对上报的数据进行汇总和分析
④日报表内容丰富,包括当天米进尺进度,合同收入预计;当天库存信息;当天物资变动情况,成本费用预计;当天毛利预计等只要能够及时获取真实数据,都可以进行数据统计、汇总和分析,也可根据管理的需要随时增减内容
⑤管理者每天都能对工地的情况了如指掌,有助于做出经营决策
⑥企业钻探业务即使发展到国外,也可以实际操作,跨国进行管理和监控(5)方案的缺点
①初期的设备投资较大企业要根据工区情况,每个工地仓库都要配备硬件设施,工区越多,管理成本越高
②需要安排懂得使用、维修计算机的员工在工地工作
③仓库管理员需要懂得使用excel软件进行仓库库存管理及报送数据
④对计算机的使用要进行严格控制,杜绝私自上网,仅限办公使用5.2手机短信或语音上报数据方案(1)通讯设备宽屏手机数据传输费可以采用包流量方式,成本很低(2)人员要求会打手机,会发短信,懂得手机上网使用qq发送信息即可(3)实施流程企业实行统一的编码制后,此方案才能实施,操作难度很小工地仓库继续采用纸张登记管理的方式,保存好原始单据,每天用电话、短信或手机上网方式就可以将数据传送到总部,由总部管理人员进行计算机数据录入企业在总部实现信息化管理,同样可以对各个工地的物资进行统一调配(4)方案的优点
①设备成本低,不是性能很差的手机就可以实现数据上报功能数据传输费可采用包月方式,一个月8~20元的短信、数据包套餐就可以满足办公需要
②人员能力要求很低,会使用手机,会发送短信和手机上网即可工作
③信息上报速度快,效率高(5)方案的缺点
①对于仓库库存多,入库、出库量较大的企业仓库管理,上报数据有一定的难度,工作量比较大
②不能将基础数据的录入工作分散到各个工地管理者如果要求上报数据和分析报表及时,就必须招聘专职财务人员进行管理,增加了管理成本
③不使用计算机管理库存的工地,只能继续使用纸张,仓库管理效率低5.3人员往返、邮局邮寄方案(1)设备配置车辆(2)人员要求企业管理人员或工地司机(3)实施流程目前一些钻探企业采取本方案,其主要成本为往返车费、修理费、汽油费和人员差旅费企业可以根据需要,在运送物资至工地或到工地发放职工工资时,顺带将工地仓库资料带回总部进行信息化管理另一个方案是通过邮局邮寄的方式,工地人员要经常下山进行物资采购,可以安排司机或采购人员每月邮寄一次,也可以实施信息化管理但两种方案都只能在公司总部进行信息化管理,由总部管理人员录入和管理数据,对物资进行统一调配(4)方案的优点
①经营活动的原始单据可以安全回到公司
②工地仓库材料很多,入库、出库量大也可以操作
③保证数据的正确性,没有上报错误和传递数据丢失的问题(5)方案的缺点
①数据上报不及时
②不利于仓库管理和监控
③无法及时做出对经营决策有实际效用的分析报表
④企业钻探业务发展到国外时,总部对跨国工地无法及时管理和监控6软件技术衔接与维护(1)excel软件与用友财务软件的ufo报表系统格式是兼容的,可以通过简单的复制、粘贴操作进行数据快速衔接,数据转移到ufo报表中,就可以利用财务软件的强大功能进行报表设计和报表开发,实现企业信息化管理(2)只要财务报表的内容不发生变化,报表程序一旦设计完成就长时间不需要修改和维护当报表的格式和内容发生变化时,就需要技术人员进行程序修改,工作量根据修改的内容和报表体系的繁杂程度而定当企业人员技术水平不足时,可以委托财务软件专业人员提供技术服务和技术支持。