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文本内容:
1.目的对与DFCP管理有关的所有管理性文件进行有效控制,防止DFCP生产经营管理活动各个场所使用无效版本的管理性文件,确保所有管理性文件处于受控状态
2.适用范围本程序适用于DFCP管理性文件(包括外来和顾客提供的文件)编制、审核、批准、分发、更改、作废全过程的管理活动
3.引用文件ISO/TS169492002《质量管理体系—汽车行业生产性和相关服务业零件组织应用ISO90012000的特定要求》GB/T190012000《质量管理体系要求》GB/T240011996《环境管理体系——规范及使用指南》GB/T240041996《环境管理体系——原则、体系和支持技术通用指南》GB/T280012001《职业健康安全管理体系——规范》
4.术语GB/T190002000《质量管理体系基础和术语》GB/T240011996《环境管理体系——规范及使用指南》GB/T280012001《职业健康安全管理体系——规范》和管理手册中的有关术语和定义
5.职责
5.1综合管理部负责行政公文的审核、归档、分发、更改和管理的控制;负责外来管理性文件的接收、转发;负责组织职责范围、岗位工作标准、企业管理标准(包括规章制度)、岗位规范和记录表格的编制、审核、分发、更改和管理的控制
5.2质量部负责管理手册、质量管理体系程序文件的编制、审核、分发、更改和管理的控制
5.3生产装备部负责环境/安全管理体系程序文件的编制、审核、分发、更改和管理的控制
5.4各部门负责本部门与企业管理有关的管理性文件的编制
5.5总经理/或副总经理负责各自分管部门的管理性文件的批准
6.工作流程责任单位工作内容记录
6.1管理性文件分类职责范围、岗位工作标准、岗位作业文件;管理手册;一体化管理体系程序文件;行政公文;公司内部支持性管理文件(包括企业管理标准、规章制度)和记录表格等;外来文件各类法律法规、标准和必要的参考资料及顾客提供的管理性文件等;
6.2管理性文件的编制、审核、批准综合管理部
6.
2.1职责范围由综合管理部编制,经公司办公会审定,由总经理批准发布后实施综合管理部
6.
2.2岗位工作标准、岗位规范由综合管理部组织岗位所在部门编制、经该部门主管(部长/经理/厂长)审核,主管副总经理批准后发布实施质量部
6.
2.3组织编制管理手册,经管理者代表审核,总经理批准后发布实施质量部生产装备部
6.
2.4一体化管理体系程序文件由质量部/生产装备部组织相关部门负责编制,由编制部门主管(部长/经理/厂长)审核,主管副总经理批准后发布实施综合管理部
6.
2.5行政公文由公文发起人所在部门负责编制,综合管理部部长审核,公文发起人所在部门主管副总经理批准后发布实施综合管理部各部门
6.
2.6企业管理标准、规章制度、管理办法由综合管理部提出,相关部门编制,编制部门主管(部长/经理/厂长)审核,主管副总经理批准后发布实施综合管理部各部门
6.
2.7记录表格由综合管理部组织各部门编制,编制部门主管(部长/经理/厂长)审核,主管副总经理批准后发布实施
6.3文件的分发文件分发采用通过DFCP综合信息网以电子媒体和书面文件两种形式分发
6.
3.1书面文件形式分发流程
6.
3.
1.1文件分发前由文件审核部门负责编制“×××文件发放范围”,报主管副总经理批准各文件分发部门
6.
3.
1.2按照“×××文件发放范围”的规定,填写“文件发放登记表”,对文件编号、登记、分发文件发放登记表
6.
3.
1.3发至DFCP内部与企业管理有关的管理性文件均为受控文件,发给认证机构的一体化管理体系文件也为受控文件,分发时将分发顺序号作为受控号填写,分发顺序号按发出的先后顺序依次排列,分发一体化管理体系文件及支持性管理文件时,在其封面或首页加盖红色“受控”印章作为受控文件的标识主管副总
6.
3.
1.4作为资料和信息发给顾客、供方或相关方的管理性文件为非受控文件,由主管副总经理审批后编号发放,非受控文件不受更改和控制主管副总综合管理部
6.
3.
1.5DFCP需要购置的标准、法律法规,由所需部门提出购置申请,经总经理/或副总经理批准后,由所需部门购置,购置后由综合管理部资料室登记、编号,并向相关人员分发
6.
3.2以电子媒体形式分发流程
6.
3.
2.1文件分发前由文件分管部门负责编制“×××文件发放范围”报主管副总经理批准
6.
3.
2.2文件分管部门按照“×××文件发放范围”的规定通过DFCP综合信息网向应得到文件的部门和个人分发文件
6.
3.
2.3文件分管部门在分发电子媒体版本文件时,要加密处理,并且要设置口令,防止其它人员私自更改
6.
3.
2.4文件分管部门需在软盘/或光盘上标明文件名称、编号,并盖上红色“受控”印章,按
6.
4.6条款执行
6.4文件的控制要求各部门
6.
4.1DFCP各部门要对管理性文件精心管理,防止管理性文件受潮、损坏、变质或丢失
6.
4.2查阅、借阅文件时,必须在“借阅登记卡片”上签字,借阅的文件要按期归还借阅登记卡片
6.
4.3作废和超保管期的文件,由文件分发部门负责收回,在“文件发放登记表”上做好记录,并组织鉴定,对需要销毁的文件,由文件分发部门自行销毁
6.
4.4为积累知识作为资料保存的失效文件,由留用部门提出申请,经文件分管部门负责人批准,在文件首页上加盖“失效留用”红色印章,并在“文件发放登记表”上做好记录,由申请留用部门保管各部门
6.
4.5持有文件的人员离岗,应由文件分发部门及时收回其领取的受控文件当DFCP内部机构调整或变更时,文件分管部门负责协调处理文件的交接工作当文件严重破损或丢失时,使用人到文件分发部门办理文件更换或补发手续此时,仍使用原分发号为文件的受控号各部门技术开发部
6.
4.6所有文件审批的原稿/或软盘/或光盘(以电子媒体形式发布)由文件分管部门负责归档保存,归档文件的保存期限一般为3年;由于软盘容易损坏,一般隔一月应重新备份,重新备份的软盘按
6.
3.
2.4条款重新标识,旧软盘作报废处置;对于一体化管理体系文件每半年由技术开发部刻录成光盘归档保存,具体要求按〖档案管理标准〗的有关规定执行文件分发部门
6.
4.7受控文件复印件由文件分发部门加盖红色“受控”印章或文件批准人签字,否则复印件无效复印件的编号方法在原件编号的后页加注-1或-2作为受控号,以便发放登记各部门
6.
4.8所有没有盖红色“受控”印章的文件作为非受控文件(包括从网上下载的电子文件)
6.5文件的更改、作废文件编制部门
6.
5.1文件修订或更改时,由原编制部门提出“文件更改申请单”,报原审批部门和人员负责审核、批准当原编制或审批部门因机构调整已被撤消时,由具有相应职能的部门和人员负责文件更改的提出或审批,但必须获取原审批所需的背景资料文件更改申请单文件分发部门
6.
5.2文件分管部门接到“文件更改申请单”后,对“文件发放登记表”中的所有文件实施更改文件分发部门
6.
5.3文件的更改方式采用划红线、换页和换版划改部分更改采用“划改”的方法,在原有文件相应条款处进行修改即在原有文字上划两道横线,并在原有文字的适当位置写出更改后的内容换页为保持文件的严肃性和便于阅读,文件累计更改面积不得大于该页有效面积的1/4或划改次数不得超过4次,否则必须作换页处理文件使用人员负责进行换页处理,作废页按本程序
6.
4.3条款的规定统一销毁换版文件有重大更改或重新排版时需要换版,换版工作按本程序
6.2条款的有关规定执行新版文件生效时,原版文件同时作废换版的作废文件由文件分发部门负责收回,按本程序
6.
4.3和
6.
4.4条款的规定统一销毁以电子媒体分发的文件更改由文件分发部门直接在DFCP综合信息网上更改;更改时要采取色彩标识;同时,要对原受控软盘/或光盘文件进行相应的更改各部门
6.
5.3每年11月份管理性文件编制部门对DFCP所使用的现有管理性文件的有效性进行评审,各部门结合平时使用情况进行评审,必要时按照本程序
6.5条款的有关规定予以修改
7.支持性文件标准化管理档案管理文件发放范围
8.记录序号名称保存期限编号1受控文件清单6个月DFCPZL036A2文件发放登记表3年DFCPJS007A3文件更改申请单3年DFCPZL038A4借阅登记卡片3个月DFCPJS028A修订记录标记处数更改文件号更改人签字更改日期批准审核编制日期2003/6/29日期2003/6/28日期2003/6/20。