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Ex__l表格的35招必学秘技也许你已经在Ex__l中完成过上百张财务报表,也许你已利用Ex__l函数实现过上千次的复杂运算,也许你认为Ex__l也不过如此,甚至了无新意但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Ex__l全部技巧的百分之一本专题从Ex__l中的一些鲜为人知的技巧入手,领略一下关于Ex__l的别样风情
一、让不同类型数据用不同颜色显示 在工资表中,如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示,大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示,低于1000元的工资总额以“棕色”显示,其它以“黑色”显示,我们可以这样设置
1.打开“工资表”工作簿,选中“工资总额”所在列,执行“格式→条件格式”命令,打开“条件格式”对话框单击第二个方框右侧的下拉按钮,选中“大于或等于”选项,在后面的方框中输入数值“2000”单击“格式”按钮,打开“单元格格式”对话框,将“字体”的“颜色”设置为“红色”
2.按“添加”按钮,并仿照上面的操作设置好其它条件大于等于1500,字体设置为“蓝色”;小于1000,字体设置为“棕色”
3.设置完成后,按下“确定”按钮 看看工资表吧,工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了
二、建立分类下拉列表填充项 我们常常要将企业的名称输入到表格中,为了保持名称的一致性,利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项
1.在Sheet2中,将企业名称按类别如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等分别输入不同列中,建立一个企业名称数据库
2.选中A列“工业企业”名称所在列,在“名称”栏内,输入“工业企业”字符后,按“回车”键进行确认 仿照上面的操作,将B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”……
3.切换到Sheet1中,选中需要输入“企业类别”的列如C列,执行“数据→有效性”命令,打开“数据有效性”对话框在“设置”标签中,单击“允许”右侧的下拉按钮,选中“序列”选项,在下面的“来源”方框中,输入“工业企业”,“商业企业”,“个体企业”……序列各元素之间用英文逗号隔开,确定退出 再选中需要输入企业名称的列如D列,再打开“数据有效性”对话框,选中“序列”选项后,在“来源”方框中输入公式=INDIRECTC1,确定退出
4.选中C列任意单元格如C4,单击右侧下拉按钮,选择相应的“企业类别”填入单元格中然后选中该单元格对应的D列单元格如D4,单击下拉按钮,即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中 提示在以后打印报表时,如果不需要打印“企业类别”列,可以选中该列,右击鼠标,选“隐藏”选项,将该列隐藏起来即可
三、建立“常用文档”新菜单 在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单,将常用的工作簿文档添加到其中,方便随时调用
1.在工具栏空白处右击鼠标,选“自定义”选项,打开“自定义”对话框在“命令”标签中,选中“类别”下的“新菜单”项,再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏 按“更改所选内容”按钮,在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称如“常用文档”
2.再在“类别”下面任选一项如“插入”选项,在右边“命令”下面任选一项如“超链接”选项,将它拖到新菜单常用文档中,并仿照上面的操作对它进行命名如“工资表”等,建立第一个工作簿文档列表名称 重复上面的操作,多添加几个文档列表名称
3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项如“工资表”等,右击鼠标,在弹出的快捷菜单中,选“分配超链接→打开”选项,打开“分配超链接”对话框通过按“查找范围”右侧的下拉按钮,定位到相应的工作簿如“工资.xls”等文件夹,并选中该工作簿文档 重复上面的操作,将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来
4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时,只要展开“常用文档”菜单,单击其中的相应选项即可 提示尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中,但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能
四、制作“专业符号”工具栏 在编辑专业表格时,常常需要输入一些特殊的专业符号,为了方便输入,我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏
1.执行“工具→宏→录制新宏”命令,打开“录制新宏”对话框,输入宏名如“fuhao1”并将宏保存在“个人宏工作簿”中,然后“确定”开始录制选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮,然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中,再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮,完成宏的录制 仿照上面的操作,一一录制好其它特殊符号的输入“宏”
2.打开“自定义”对话框,在“工具栏”标签中,单击“新建”按钮,弹出“新建工具栏”对话框,输入名称——“专业符号”,确定后,即在工作区中出现一个工具条 切换到“命令”标签中,选中“类别”下面的“宏”,将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上有多少个特殊符号就拖多少个按钮
3.选中其中一个“自定义按钮”,仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名
4.右击某个命名后的按钮,在随后弹出的快捷菜单中,选“指定宏”选项,打开“指定宏”对话框,选中相应的宏如fuhao1等,确定退出 重复此步操作,将按钮与相应的宏链接起来
5.关闭“自定义”对话框,以后可以像使用普通工具栏一样,使用“专业符号”工具栏,向单元格中快速输入专业符号了
五、用“视面管理器”保存多个打印页面 有的工作表,经常需要打印其中不同的区域,用“视面管理器”吧
1.打开需要打印的工作表,用鼠标在不需要打印的行或列标上拖拉,选中它们再右击鼠标,在随后出现的快捷菜单中,选“隐藏”选项,将不需要打印的行或列隐藏起来
2.执行“视图→视面管理器”命令,打开“视面管理器”对话框,单击“添加”按钮,弹出“添加视面”对话框,输入一个名称如“上报表”后,单击“确定”按钮
3.将隐藏的行或列显示出来,并重复上述操作,“添加”好其它的打印视面
4.以后需要打印某种表格时,打开“视面管理器”,选中需要打印的表格名称,单击“显示”按钮,工作表即刻按事先设定好的界面显示出来,简单设置、排版一下,按下工具栏上的“打印”按钮,一切就OK了
六、让数据按需排序 如果你要将员工按其所在的部门进行排序,这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序,也不是按笔画顺序,怎么办可采用自定义序列来排序
1.执行“格式→选项”命令,打开“选项”对话框,进入“自定义序列”标签中,在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列如“机关车队一车间二车间三车间”等,单击“添加”和“确定”按钮退出
2.选中“部门”列中任意一个单元格,执行“数据→排序”命令,打开“排序”对话框,单击“选项”按钮,弹出“排序选项”对话框,按其中的下拉按钮,选中刚才自定义的序列,按两次“确定”按钮返回,所有数据就按要求进行了排序
七、把数据__隐藏起来 工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅,只好将它隐藏起来了
1.选中需要隐藏内容的单元格区域,执行“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项,然后在右边“类型”下面的方框中输入“;;;”三个英文状态下的分号
2.再切换到“保护”标签下,选中其中的“隐藏”选项,按“确定”按钮退出
3.执行“工具→保护→保护工作表”命令,打开“保护工作表”对话框,设置好__后,“确定”返回 经过这样的设置以后,上述单元格中的内容不再显示出来,就是使用Ex__l的透明功能也不能让其现形 提示在“保护”标签下,请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号,这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据
八、让中、英文输入法智能化地出现 在编辑表格时,有的单元格中要输入英文,有的单元格中要输入中文,反复切换输入法实在不方便,何不设置一下,让输入法智能化地调整呢 选中需要输入中文的单元格区域,执行“数据→有效性”命令,打开“数据有效性”对话框,切换到“输入法模式”标签下,按“模式”右侧的下拉按钮,选中“打开”选项后,“确定”退出 以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时,中文输入法输入法列表中的第1个中文输入法自动打开,当选中其它单元格时,中文输入法自动关闭
九、让“自动更正”输入统一的文本 你是不是经常为输入某些固定的文本,如《电脑报》而烦恼呢那就往下看吧
1.执行“工具→自动更正”命令,打开“自动更正”对话框
2.在“替换”下面的方框中输入“p__”也可以是其他字符,“p__”用小写,在“替换为”下面的方框中输入“《电脑报》”,再单击“添加”和“确定”按钮
3.以后如果需要输入上述文本时,只要输入“p__”字符此时可以不考虑“p__”的大小写,然后确认一下就成了
十、在Ex__l中自定义函数 Ex__l函数虽然丰富,但并不能满足我们的所有需要我们可以自定义一个函数,来完成一些特定的运算下面,我们就来自定义一个计算梯形__的函数
1.执行“工具→宏→VisualBasic编辑器”菜单命令或按“Alt+F11”快捷键,打开VisualBasic编辑窗口
2.在窗口中,执行“插入→模块”菜单命令,插入一个新的模块——模块1
3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码 FunctionVabhV=h*a+b/2EndFunction
4.关闭窗口,自定义函数完成 以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数 提示用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用
十一、表头下面衬张__ 为工作表添加的背景,是衬在整个工作表下面的,能不能只衬在表头下面呢
1.执行“格式→工作表→背景”命令,打开“工作表背景”对话框,选中需要作为背景的__后,按下“插入”按钮,将__衬于整个工作表下面
2.在按住Ctrl键的同时,用鼠标在不需要衬__的单元格区域中拖拉,同时选中这些单元格区域
3.按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮,在随后出现的“调色板”中,选中“白色”经过这样的设置以后,留下的单元格下面衬上了__,而上述选中的单元格区域下面就没有衬__了其实,是__被“白色”遮盖了 提示衬在单元格下面的__是不支持打印的
十二、用连字符“”来合并文本 如果我们想将多列的内容合并到一列中,不需要利用函数,一个小小的连字符“”就能将它搞定此处假定将B、C、D列合并到一列中
1.在D列后面插入两个空列E、F列,然后在D1单元格中输入公式=B1C1D1
2.再次选中D1单元格,用“填充柄”将上述公式__到D列下面的单元格中,B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中
3.选中E列,执行“__”操作,然后选中F列,执行“编辑→选择性粘贴”命令,打开“选择性粘贴”对话框,选中其中的“数值”选项,按下“确定”按钮,E列的内容不是公式即被__到F列中
4.将B、C、D、E列删除,完成合并工作 提示完成第
1、2步的操作,合并效果已经实现,但此时如果删除B、C、D列,公式会出现错误故须进行第3步操作,将公式转换为不变的“值”生成绩条 常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题,有不少人采取录制宏或VBA的方法来实现,这对于初学者来说有一定难度出于此种考虑,我在这里给出一种用函数实现的简便方法 此处假定学生成绩保存在Sheet1工作表的A1至G64单元格区域中,其中第1行为标题,第2行为学科名称
1.切换到Sheet2工作表中,选中A1单元格,输入公式=IFMODROW,3=0,″″,IF0MODROW,3=1,sheet1!Aū,INDEXsheet1!$A$G,INTROW+4/3+1,COLUMN
2.再次选中A1单元格,用“填充柄”将上述公式__到B1至G1单元格中;然后,再同时选中A1至G1单元格区域,用“填充柄”将上述公式__到A2至G185单元格中 至此,成绩条基本成型,下面简单修饰一下
3.调整好行高和列宽后,同时选中A1至G2单元格区域第1位学生的成绩条区域,按“格式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮,在随后出现的边框列表中,选中“所有框线”选项,为选中的区域添加边框如果不需要边框,可以不进行此步及下面的操作
4.同时选中A1至G3单元格区域,__“常用”工具栏上的“格式刷”按钮,然后按住鼠标左键,自A4拖拉至G186单元格区域,为所有的成绩条添加边框 按“打印”按钮,即可将成绩条打印出来
十四、Ex__l帮你选函数 在用函数处理数据时,常常不知道使用什么函数比较合适Ex__l的“搜索函数”功能可以帮你缩小范围,挑选出合适的函数 执行“插入→函数”命令,打开“插入函数”对话框,在“搜索函数”下面的方框中输入要求如“计数”,然后单击“转到”按钮,系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来,并显示在“选择函数”下面的列表框中再结合查看相关的帮助文件,即可快速确定所需要的函数
十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据 有时,我们编辑某个工作表Sheet1时,需要查看其它工作表中Sheet
2、Sheet3……某个单元格的内容,可以利用Ex__l的“监视窗口”功能来实现 执行“视图→工具栏→监视窗口”命令,打开“监视窗口”,单击其中的“添加监视”按钮,展开“添加监视点”对话框,用鼠标选中需要查看的单元格后,再单击“添加”按钮重复前述操作,添加其它“监视点” 以后,无论在哪个工作表中,只要打开“监视窗口”,即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息
十六、为单元格快速画边框 在Ex__l2002以前的版本中,为单元格区域添加边框的操作比较麻烦,Ex__l2002对此功能进行了全新的拓展 单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选“绘图边框”选项,或者执行“视图→工具栏→边框”命令,展开“边框”工具栏 单击工具栏最左侧的下拉按钮,选中一种边框样式,然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉,即可为相应的单元格区域快速画上边框 提示
①如果画错了边框,没关系,选中工具栏上的“擦除边框”按钮,然后在错误的边框上拖拉一下,就可以清除掉错误的边框
②如果需要画出不同颜色的边框,可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮,在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后,再画边框即可
③这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线
十七、控制特定单元格输入文本的长度 你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数,或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候,Ex__l就能自动判断、即时分析并弹出警告,那该多好啊!要实现这一功能,对Ex__l来说,也并不难 例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中,为了输入的统一和计算的方便,我们希望“年份”都用一个四位数来表示所以,我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”然后在“数据”下拉菜单中选择“等于”,且“长度”为“4”同时,我们再来到“出错警告”卡片中,将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”,并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年份”字样 很显然,当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时,Ex__l就会弹出示的警告对话框,告诉你出错原因,并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入神奇吧其实,在Ex__l的“数据有效性”判断中,还有许多特殊类型的数据格式可选,比如“文本类型”啊,“序列大小”啊,“时间远近”啊,如你有兴趣,何不自作主张,自己设计一种检测标准,让你的Ex__l展示出与众不同的光彩呢
十八、成组填充多张表格的固定单元格 我们知道每次打开Ex__l,软件总是默认打开多张工作表由此就可看出Ex__l除了拥有强大的单张表格的处理能力,更适合在多张相互关联的表格中协调工作要协调关联,当然首先就需要同步输入因此,在很多情况下,都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容 那么如何对表格进行成组编辑呢首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1”,然后按住Shift键,单击最后一张表格的标签名“Sheet3”如果我们想关联的表格不在一起,可以按住Ctrl键进行点选此时,我们看到Ex__l的标题栏上的名称出现了“工作组”字样,我们就可以进行对工作组的编辑工作了在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么,我们发现,“工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了 但是,仅仅同步输入是远远不够的比如,我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢首先,我们得改变第一张表格的数据格式,再单击“编辑”菜单的“填充”选项,然后在其子菜单中选择“至同组工作表”这时,Ex__l会弹出“填充成组工作表”的对话框,在这里我们选择“格式”一项,点“确定”后,同组中所有表格该位置的数据格式都改变了 __、改变文本的大小写 在Ex__l中,为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式,也不是数据库,而是函数不要以为Ex__l中的函数只是针对数字,其实只要是写进表格中的内容,Ex__l都有对它编辑的特殊函数例如改变文本的大小写 在Ex__l2002中,至少提供了三种有关文本大小写转换的函数它们分别是“=UPPER源数据格”,将文本全部转换为大写;“=LOWER源数据格”,将文本全部转换成小写;“=PROPER源数据格”,将文本转换成“适当”的大小写,如让每个单词的首字母为大写等例如,我们在一张表格的A1单元格中输入小写的“ex__l”,然后在目标单元格中输入“=UPPERA1”,回车后得到的结果将会是“EX__L”同样,如果我们在A3单元格中输入“mr.weiwei”,然后我们在目标单元格中输入“=PROPERA3”,那么我们得到的结果就将是“Mr.Weiwei”了 __、提取字符串中的特定字符 除了直接输入外,从已存在的单元格内容中提取特定字符输入,绝对是一种省时又省事的方法,特别是对一些样式雷同的信息更是如此,比如员工__、籍贯等信息 如果我们想快速从A4单元格中提取称谓的话,最好使用“=RIGHT源数据格,提取的字符数”函数,它表示“从A4单元格最右侧的字符开始提取2个字符”输入到此位置当然,如果你想提取姓名的话,则要使用“=LEFT源数据格,提取的字符数”函数了还有一种情况,我们不从左右两端开始,而是直接从数据中间提取几个字符比如我们要想从A5单元格中提取“武汉”两个字时,就只须在目标单元格中输入“=MIDA542”就可以了意思是在A5单元格中提取第4个字符后的两个字符,也就是第4和第5两个字__
一、把基数词转换成序数词 将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题因为它没有一个十分固定的模式大多数的数字在变成序数词都是使用的“th”后缀,但大凡是以“1”、“2”、“3”结尾的数字却分别是以“st”、“nd”和“rd”结尾的而且,“11”、“12”、“13”这3个数字又不一样,它们却仍然是以“th”结尾的因此,实现起来似乎很复杂其实,只要我们理清思路,找准函数,只须编写一个公式,就可轻松转换了不信,请看“=A2IFORVALUERIGHTA22={111213}″th″IFORVALUERIGHTA2={123}CHOOSERIGHTA2″st″″nd″″rd″″th″”该公式尽管一长串,不过含义却很明确
①如果数字是以“11”、“12”、“13”结尾的,则加上“th”后缀;
②如果第1原则无效,则检查最后一个数字,以“1”结尾使用“st”、以“2”结尾使用“nd”、以“3”结尾使用“rd”;
③如果第
1、2原则都无效,那么就用“th”因此,基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷 __
二、用特殊符号补齐位数 和财务打过交道的人都知道,在账面填充时有一种约定俗成的“安全填写法”,那就是将金额中的空位补齐,或者在款项数据的前面加上“$”之类的符号其实,在Ex__l中也有类似的输入方法,那就是“REPT”函数它的基本格式是“=REPT“特殊符号”,填充位数” 比如,我们要在中A2单元格里的数字结尾处用“#”号填充至16位,就只须将公式改为“=A2REPT″#″16-LENA2”即可;如果我们要将A3单元格中的数字从左侧用“#”号填充至16位,就要改为“=REPT″#″16-LENA3A3”;另外,如果我们想用“#”号将A4中的数值从两侧填充,则需要改为“=REPT″#″8-LENA4/2A4REPT″#″8-LENA4/2”;如果你还嫌不够专业,要在A5单元格数字的顶头加上“$”符号的话,那就改为“=TEXTA5″$###
0.00″REPT″#″16-LENTEXTA5″$###
0.00″”,一定能满足你的要求 __
三、创建文本直方图 除了重复输入之外,“REPT”函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表中创建由纯文本组成的直方图它的原理也很简单,就是利用特殊符号的智能重复,按照指定单元格中的计算结果表现出长短不一的比较效果 比如我们首先制作一张年度收支平衡表,然后将“E列”作为直方图中“预算内”月份的显示区,将“G列”则作为直方图中“超预算”的显示区然后根据表中已有结果“D列”的数值,用“Wingdings”字体的“N”字符表现出来具体步骤如下 在E3单元格中写入公式“=IFD30REPT″n″ROUNDD3*1000″″”,也拖动填充柄至G14我们看到,一个没有动用Ex__l图表功能的纯文本直方图已展现眼前,方便直观,简单明了 __
四、计算单元格中的总字数 有时候,我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣,需要计算单元格中的总字数要解决这个问题,除了利用到“SUBSTITUTE”函数的虚拟计算外,还要动用“TRIM”函数来删除空格比如现在A1单元格中输入有“how__nywords”字样,那么我们就可以用如下的表达式来帮忙 “=IFLENA1=00LENTRIMA1-LENSUBSTITUTETRIMA1″″″″+1” 该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串,并且利用“TRIM”函数删除其中字符间的空格,然后计算此字符串和原字符串的数位差,从而得出“空格”的数量,最后将空格数+1,就得出单元格中字符的数量了 __
五、关于欧元的转换 这是Ex__l2002中的新工具如果你在__Ex__l2002时选择的是默认方式,那么很可能不能在“工具”菜单中找到它不过,我们可以先选择“工具”菜单中的“加载宏”,然后在弹出窗口中勾选“欧元工具”选项,“确定”后Ex__l2002就会自行__了 完成后我们再次打开“工具”菜单,单击“欧元转换”,一个__的专门用于欧元和欧盟成员国货币转换的窗口就出现了与Ex__l的其他函数窗口一样,我们可以通过鼠标设置货币转换的“源区域”和“目标区域”,然后再选择转换前后的不同币种即可所示的就是“100欧元”分别转换成欧盟成员国其他货币的比价一览表当然,为了使欧元的显示更显专业,我们还可以__Ex__l工具栏上的“欧元”按钮,这样所有转换后的货币数值都是欧元的样式了__
六、一次性打开多个工作簿利用下面的方法可以快速打开多个工作簿:方法一打开工作簿*.xls所在的文件夹,按住Shift键或Ctrl键,并用鼠标选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿,将它们全部选中,然后按右键单击,选择“打开”命令,系统则启动Ex__l2002,并将上述选中的工作簿全部打开方法二将需要一次打开的多个工作簿文件__到C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Ex__l\XLSTART文件夹中,以后启动Ex__l2002时,上述工作簿也同时被全部打开方法三启动Ex__l2002,单击“工具→选项”命令,打开“选项”对话框,__“常规”标签,在“启动时打开此项中的所有文件”后面的方框中输入一个文件夹的完整路径如d:\Ex__l,单击“确定”退出然后将需要同时打开的工作簿__到上述文件夹中,以后当启动Ex__l2002时,上述文件夹中的所有文件包括非Ex__l格式的文档被全部打开方法四在Ex__l2002中,单击“文件→打开”命令,按住Shift键或Ctrl键,在弹出的对话框文件列表中选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿,然后按“打开”按钮,就可以一次打开多个工作簿方法五用上述方法,将需要同时打开的多个工作簿全部打开,再单击“文件→保存工作区”命令,打开“保存工作区”对话框,取名保存以后只要用Ex__l2002打开该工作区文件,则包含在该工作区中的所有工作簿即被同时打开__
七、快速删除工作表中的空行如果用户想删除Ex__l工作表中的空行,一般的方法是需要将空行都找出来,然后逐行删除,但这样做操作量非常大,很不方便下面提供一种快速删除工作表中的空行的方法:首先打开要删除空行的工作表,在打开的工作表中单击“插入→列”命令,从而插入一新的列X,在X列中顺序填入整数,然后根据其他任何一列将表中的行排序,使所有空行都集中到表的底部删去所有空行中X列的数据,以X列重新排序,然后删去X列__
八、绘制斜线表头一般情况下在Ex__l中制作表头,都把表格的第一行作为表头,然后输入文字不过,这样的表头比较简单,更谈不上斜线表头了能不能在Ex__l中可以实现斜线表头,下面就是具体的方法:由于作为斜线表头的单元格都要比其他单元格大,所以首先将表格中第一个单元大小调整好然后单击选中单元格,单击“格式→单元格”命令,弹出“单元格格式”窗口,选择“对齐”标签,将垂直对齐的方式选择为“靠上”,将“文本控制”下面的“自动换行”复选框选中,再选择“边框”标签,按下“外边框”按钮,使表头外框有线,接着再按下面的“斜线”按钮,为此单元格添加一格对角线,设置好后,单击“确定”按钮,这时Ex__l的第一个单元格中将多出一个对角线现在双击第一单元格,进入编辑状态,并输入文字,如“项目”、“月份”,接着将光标放在“项”字前面,连续按空格键,使这4个字向后__因为我们在单元格属性中已经将文本控制设置为“自动换行”,所以当“月份”两字超过单元格时,将自动换到下一行现在单击表格中任何一处,退出第一单元格看看,一个漂亮的斜线表头就完成了__
九、绘制斜线单元格利用Ex__l“边框”选项卡的两个斜线按钮,可以在单元格中画左、右斜线如果想在单元格中画多条斜线,就必须利用“绘图”工具,方法是:打开Ex__l的“绘图”工具,单击“直线”按钮,待光标变成小十字后拖动光标,即可画出需要的多条斜线只要画__确,斜线可随单元格自动伸长或缩短至于斜线单元格的其他表格线,仍然按上面介绍的方法添加当然,斜线单元格的数据输入要麻烦一些,通常的做法是让数据在单元格内换行按“Alt+回车键”,再添加空格即可将数据放到合适位置
三十、将网页上的数据引入到Ex__l表格网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上__到Ex__l中,而且效果极佳你可以选中信息并__它,然后将信息粘贴到Ex__l中,或者可以选中信息并将其拖放到Ex__l中使用这种“拖放”方法传输和处理任何基于网络的表格数据会显得非常简单并且异常快捷在Ex__l2002中,你可以像使用Ex__l工作表那样打开Html文件,并获得同样的功能、格式及编辑状态
三十一、恢复隐藏列通常,选择隐藏列两边列上的单元格,然后选择“格式→列→取消隐藏”菜单项可以恢复隐藏的列其实恢复隐藏列还有一种快捷方法:将鼠标指针放置在列标的分割线上,例如,若隐藏B列,则将鼠标指针放置在列A和列C的分割线上,轻轻地向右__鼠标指针,直到鼠标指针从两边有箭头的单竖变为两边有箭头的双竖杠,此时拖动鼠标就可以打开隐藏的列
三十二、快速隐藏/显示选中单元格所在行和列(微软Offi__技巧大赛获奖作品)在Ex__l中隐藏行或列通常可以通过格式菜单中的行或列选项中的隐藏来实现或者是选中行号或列标后通过鼠标右键的快捷菜单来完成对于分散的单元格区域可以这样快速隐藏:快速隐藏选中单元格所在行:“Ctrl+9”快速隐藏选中单元格所在列:“Ctrl+0”取消行隐藏:“Ctrl+Shift+9”取消行隐藏:“Ctrl+Shift+0”
三十三、__隐藏单元格在很多时候我们会将一些行或列的内容隐藏起来不让别人查看,但是如果用户__包含隐藏行或列的区域,这样隐藏的内容就会在粘贴的新的工作表中出现,降低了隐藏效果如果要想避免这种情况,我们可以先选中要__的区域,然后单击“编辑→定位”命令,在打开的对话框中__“定位条件”按钮,在定位条件对话框中选中“可见单元格”选项),这样就可以避免上面所发生的情况了
三十四、快速在多个单元格中输入相同公式先选定一个区域,再键入公式,然后按“Ctrl+Enter”组合键,可以在区域内的所有单元格中输入同一公式
三十五、同时在多个单元格中输入相同内容选定需要输入数据的单元格,单元格可以是相邻的,也可以是不相邻的,然后键入相应数据,按“Ctrl+Enter”键即可
三十六、快速输入日期和时间当前日期选取一个单元格,并按“Ctrl+;”当前时间选取一个单元格,并按“Ctrl+Shift+;”当前日期和时间选取一个单元格,并按“Ctrl+;”,然后按空格键,最后按“Ctrl+Shift+;”注意:当你使用这个技巧插入日期和时间时,所插入的信息是静态的要想自动更新信息,你必须使用TODAY和NOW函数
三十七、将__的单元格安全地插入到现有单元格之间如果你想要将一块__的单元格插入到其他行或列之间——而不是覆盖这些行或列——可以通过下面这个简单的操作来完成:选择你将要__的单元格,单击编辑菜单上的__,在工作表上选择将要放置被__单元格的区域,然后按下“Ctrl+Shift++”,在插入对话框中单击周围单元格的转换方向,然后单击“确定”现在,__的单元格将插入到合适的位置,而你无需担心它们覆盖原有的信息
三十八、在Ex__l中不丢掉列标题的显示你是否希望不论将Ex__l电子表格滚动到哪里都能够看到列标题?这里将介绍一种使列标题总保持可见的方法:选择紧邻列标题的下一行,单击“窗口→冻结窗格”命令,被冻结的列标题不会滚动,而且在你__工作簿的其他部分时,列标题会保持可见三__、查看与日期等效的序列数的值Ex__l将所有的日期都作为序列数对待,要查看与日期等效的序列数的值,通常需要将包含日期的单元格格式更改为“常规”格式现在有一种快捷方法:选择包含日期的单元格,然后单击“格式”工具栏上的“千位分隔样式”按钮即逗号形状的按钮,Ex__l将会对选择的单元格应用千位分隔样式显示序列数
四十、在网上发布Ex__l生成的图形Ex__l的重要功能之一就是能快速方便地将工作表数据生成柱状、圆饼、折线等分析图形要想在Web发布这类以及用于报表装饰示意类图形,首先单击“工具→选项”命令,在“常规”中选择“Web选项”,选择是否采用便携网络图形格式PNG存储文件,以加快____和减少磁存储空间,但要注意这一格式图形文件将要求浏览器支持,并非对所有浏览器都合适如果未选择PNG图形格式,Ex__l会自动选择并转换为GIF、JPG格式文件,并创建名为“文件名files”的子文件夹来保存转换过的图形例如,如果文件名为“dog.htm”,则Ex__l将创建名为“dog/files”的子文件夹Ex__l也会支持文件指定文件名,例如“i__ge
01.jpg”和“i__ge
02.jpg等若在Web发布时选中图表的“选择交互”选项框,则生成的Web页面将保留Ex__l的图形与表格数据互动的功能,即页面中显示数据表格和对应分析图形,用户如果改变表格中的数据,则对应图形随之发生改变但要注意的是,这一交互并不能刷新存放在服务器端的数据表数据,如果你需要刷新或修改服务器端的数据,则须利用VB等编制脚本程序
四十一、创建图表连接符当你绘制了一些基本图表以后,经常需要用直线、虚线和箭头来连接它们,并说明图表中的关系Ex__l2002提供了真正的图表连接符,这些线条在基本形状的预设位置保持连接,当你__基本形状时,连接符与它们一起__,而不需要你手工绘制它们要创建连接符,可按以下步骤进行:首先绘制需要连接的基本性状在“绘图”工具栏上单击“自选图形”按钮,选择“连接符”,并选中需要使用的连接符类型鼠标指针将变成带有4条放射线的方形,当鼠标停留在某个形状上,形状上预先定义的连接点将变成边界上彩色的点,单击希望连接符连接的点然后在另一形状的连接点上重复这个过程
四十二、将Ex__l单元格转换成__形式插入到Word中假如要把Ex__l中某些单元格区域转换成__形式,可先选中要进行转换的单元格区域,然后按住Shift键,单击“编辑→____”命令,在弹出的“____”对话框中,可选择“如屏幕所示”和“如打印效果”两种显示方式(图1),如果选择“如屏幕所示”,还可以进一步选择“__”和“位图”两种格式在这里选择“如屏幕所示”和“__”单选按钮,单击“确定”按钮然后进入Word中,单击“编辑→粘贴”命令,即可将选中的Ex__l单元格区域以__形式粘贴过来如果用户没用添加表格框线,那么选择“如打印效果”后,在进行“粘贴__”操作后__中没有边框;如果选择“如屏幕所示”选项,“粘贴__”操作后,__会有和屏幕显示一样的边框
四十三、将Word内容以__形式插入到Ex__l表格中如果要把Word中的某一段内容以__形式插入到Ex__l表格中,可按照如下步骤进行:首先在Word中选中要__的内容,然后单击“编辑→__”命令,进入Ex__l中,按住Shift键,单击“编辑→粘贴__”命令,即可将刚才__的内容以__格式插入到Ex__l表格中,而且在该__上双击,还可进行文字修改利用这种方法也可以把“记事本”等其他程序中的内容以__格式粘贴到Ex__l中
四十四、将Word中的内容作为__链接插入Ex__l表格中首先在Word中选中要__的内容,然后单击“编辑→__”命令,进入Ex__l中,按住Shift键,单击“编辑→粘贴链接__”命令可将选中内容作为一个__链接插入Ex__l中
四十五、对度量不同的数据系列使用不同坐标轴有时,你需要绘制度量完全不同的数据系列,如果你使用同样的坐标轴,那么很可能某个系列几乎是不可见的为了使得每个系列都清晰可见,你可以使用辅助坐标轴要为某个数据系列指定一个辅助坐标轴,首先要选定图表中的这个数据系列,按右键弹出快捷莱单,单击“数据系列格式→坐标轴”命令,选择“次坐标轴”选项
四十六、将自己满意的图表设置为自定义图表类型Ex__l中提供了一些自定义图表类型其实,你可以将自己创建的图表设置为自定义图表类型,以便以后使用具体方法为:创建要设置为自定义图表类型的图表,直到你满意为止激活此图表,单击“图表→图表类型→自定义类型”,选择“自定义”选项,将会显示所有用户自定义图表类型的一个列表单击“添加”按钮,将会出现“添加自定义图表类型”对话框,为你的图表类型输入一个名称和简短的说明,然后单击“确定”,这样你定制的自定义图表类型就被加入到列表中了
四十七、把__合并进你的图表Ex__l能很容易地把一个图案、图形文件作为组成元素合并到图表中方法一:使用“图案”对话框双击某个数据系列,选择“图案”标签,单击“填充效果”按钮,在“填充效果”对话框中选择“__”标签,单击“选择__”按钮,选择一个要使用的图形文件即可方法二:使用剪贴板将图像__到剪贴板上,激活图表,选择数据系列或数据系列中的一个数据点,再单击“编辑→粘贴”命令这种方法适用于需要调用的图像不在文件中的时候,只要图像可以__到剪贴板上,则这种方法就可行方法三:使用链接__我们知道,图表中可以使用数据表如果你觉得图表中的数据表不是很灵活的话,你可以粘贴链接__到图表代替数据表下面是具体的操作方法:创建好图表,并将数据表使用的单元格区域按你的需要进行格式化选定需要的单元格区域,按住Shift键,单击“编辑→____”命令,出现一个“____”对话框,单击“确定”接受默认选项这样,选定的单元格区域就作为一个____到剪贴板中了激活图表,将剪贴板中的内容粘贴到图表此时所粘贴的是一幅图,还不是链接的表,还需要你选择粘贴的__在编辑栏输入链接的单元格区域或直接用鼠标选择这样,粘贴的__就变成与工作表数据区域链接的__,对于工作表单元格区域中的任何改变,都会直接反映在图表链接的__中
四十八、用图形美化工作表我们在制作Ex__l工作表时,呆板的横竖显示的工作表可能没有多大的说服力如果需要使用让人印象深刻的图形来吸引人们的注意,首先在“绘图”工具栏上按下“自选图形”按钮,然后选择“其他自选图形”,从中选择一个你需要的图案插入此图形后,在工作表中选中它,单击“编辑栏”,输入你想要突出显示的链接单元格,然后回车这样,链接单元格的内容将会出现在所选定的图案上如果链接单元格的内容变动时,图案上的数据也会跟着反映出变动情形另外,如果想要让自选图形更加醒目的话,你可以用鼠标双击图形,打开“设置自选图形格式”对话框在这个对话框中,你可以改变目前所使用的格式,例如调整文字水平或垂直的位置、改变字体和字形、增加文字色彩等四__、巧用IF函数清除Ex__l工作表中的0有时引用的单元格区域内没有数据,Ex__l仍然会计算出一个结果“0”,这样使得报表非常不美观,看起来也很别扭____去掉这些无意义的“0”呢?利用IF函数可以有效地解决这个问题IF函数是使用比较广泛的一个函数,它可以对数值的公式进行条件检测,对真假值进行判断,根据逻辑测试的真假返回不同的结果它的表达式为:IFlogical_testvalue_if_truevalue_if_false,logical_test表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式例如A1=100就是一个逻辑表达式,如果A1单元格中的值大于等于100时,表达式结果即为TRUE,否则结果为FALSE;value_if_true表示当logical_test为真时返回的值,也可是公式;value_if_false表示当logical_test为假时返回的值或其他公式所以形如公式“=IFSUMB1:C1,SUMB1:C1“””所表示的含义为:如果单元格B1到C1内有数值,且求和为真时,区域B1到C1中的数值将被进行求和运算反之,单元格B1到C1内没有任何数值,求和为假,那么存放计算结果的单元格显示为一个空白单元格
五十、对相邻单元格的数据求和如果要将单元格B2至B5的数据之和填入单元格B6中,操作如下:先选定单元格B6,输入“=”,再双击常用工具栏中的求和符号“∑”;接着用鼠标单击单元格B2并一直拖曳至B5,选中整个B2~B5区域,这时在编辑栏和B6中可以看到公“=sumB2:B5”,单击编辑栏中的“√”(或按Enter键)确认,公式即建立完毕此时如果在B2到B5的单元格中任意输入数据,它们的和立刻就会显示在单元格B6中同样的,如果要将单元格B2至D2的数据之和填入单元格E2中,也是采用类似的操作,但横向操作时要注意:对建立公式的单元格该例中的E2一定要在“单元格格式”对话框中的“水平对齐”中选择“常规”方式这样在单元格内显示的公式不会影响到旁边的单元格如果还要将C2至C
5、D2至D
5、E2至E5的数据之和分别填入C
6、D6和E6中,则可以采取简捷的方法将公式__到C
6、D6和E6中:先选取已建立了公式的单元格B6,单击常用工具栏中的“__”图标,再选中C6到E6这一区域,单击“粘贴”图标即可将B6中已建立的公式相对__到C
6、D6和E6中。