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浙江杭萧钢构股份有限公司档案管理标准发表日期2006年11月21日 出处办公室
1.目的:为认真贯彻《档案法》,执行上级档案行政管理部门关于企业档案管理的有关规定,加强公司档案管理工作,使档案更好地为企业的生产、技术、经营管理,以及提高企业效益服务
2、范围 本标准规定了公司档案管理工作的管理体系、原则、方法和基本要求 本标准适用于公司档案管理工作子公司参照实行
3、档案管理工作基本要求3.1企业档案工作要坚持统一__,分级管理的原则,建立以公司综合档案室为中心以各部门为基础的档案管理网络,建立、健全档案工作制度,保证档案完整、准确、系统,安全和有效利用3.2加强档案工作__档案工作要列入企业发展规划和年度工作计划,列入__的议事日程,档案工作要贯穿于企业的生产、技术、经营管理等各项工作,对档案管理的工作程序,文件材料的形成、积累、整理归档要列入各部门和有关人员的岗位职责和经济责任制3.3档案室必须做好“六防”工作和保密工作,每年检查一次,对破损变质要及时修补3.4定期召开档案鉴定会议,由各有关部门负责人参加,对失去保存价值的档案进行鉴定,对经鉴定后要销毁的档案须造清册,经总经理审核、董事长批准,报主管部门备案后才能销毁,销毁时要指定二人以上为监销人
4、档案管理机构与职责4.1总经办是公司档案管理工作的归口管理部门设专职档案___一名,__档案___若干名负责全公司档案的日常管理工作所有各类人员必须积极配合,提供档案原始资料4.2档案室的基本职责4.2.1认真贯彻执行____有关档案工作的方针、政策;建立与健全各项规章制度做到有布置、有落实、有检查、有针对性地开展工作4.2.2档案室作为储备档案资料的__和信息中心,负责全公司各类档案的收集、整理、鉴定,保管、统计、利用和编研工作4.2.3对各部门文件材料的形成,积累和归档工作按照档案法进行有效的监督、控制和检查 4.2.4参加生产、技术等主要的专业会议,参__程竣工验收、重要设备仪器开箱等企业管理的各项活动,并切实履行其职能4.2.5负责档案网络的日常业务__,活动__和安排,做到制度化、经常化4.2.6必要时按规定向上级档案馆移交档案4.2.7做好各种资料、图书科技和管理方面的图书的收集、订购、整理、保管和借阅工作并负责做好档案登记和档案利用效果记录工作4.3建立、健全公司档案管理网络体系各部门应配备__档案员4.4部门__档案员工作职责4.4.1做好公司有关档案规定的宣传贯彻工作,加强本部门人员的档案意识4.4.2负责本部门各类资料的收集、整理、鉴定、组卷登记工作,并按规定及时向公司档案室移交,办好交接手续,确保归档资料的完整性和准确性4.4.3积极参加档案网络活动,协助档案室做好各类制度的健全、完善工作4.4.4做好本部门利用档案资料产生效果的记录并有反馈
5、归档管理5.1文件材料的归档范围和责任人5.1.1党群类档案的归档范围和责任人5.1.1.1党务工作主要包括党支部制定的年度方针目标、工作总结、本公司召开的党员会议、会议记录、报告、决议、总结、___讲话、简报等上级机关来文,本单位需要贯彻执行的政策性文件等由党支部负责提供5.1.1.2__工作主要包括__机构、党__统计年报、名册、__关系介绍及存根、个人或__获任命或表彰荣誉称号的决定、通报,光荣榜及事迹材料、党费管理,党__和党员__评议材料等由党务副书记提供;5.1.1.3工会工作主要包括年度工作计划、总结、会员名册、____、劳动竞赛、劳动福利、女工工作、文化艺术、体育活动等由工会__提供5.1.1.4共青团工作主要包括__建设、团员大会、团员管理、团费管理等,由团支部书记提供5.1.1.5协会工作主要包括,各专业学会,协会工作,各群众团体活动等的资料,由协会负责人及参加人员提供;5.1.2行政管理类档案的归档范围和责任人5.1.2.1行政工作如企业综合性事务工作、董事会文件、总经理办___文件、文秘工作、企业管理工作(如企业普查、企业整顿、经济责任制管理、管理现代化等工作)、档案和信息管理工作(如企业档案工作、各类数据管理、电子计算机管理、图书资料)、机要保密工作、后勤福利工作(如职工生活福利、职工食堂、职工住房等资料),由总经办负责5.1.2.2安全保卫如民兵工作、消防保卫工作、安全生产、工伤事故处理、职工安全教育等资料,由安保处负责5.1.2.3人事管理工作如干部管理、工人招聘、录用、提职、考核、辞退、调动等资料,教育培训工作如本公司培训计划、教育经营管理文件等资料,由人力资源部负责提供5.1.2.4外事工作如出国考察、出国培训、对外业务洽谈、外事接待资料,由总经办和直接涉外部门提供5.1.3经营管理类档案的归档范围和责任人5.1.3.1经营决策如企业__、重大经营战略性决策、企业发展规划、方针目标管理等文件资料,由总经办提供5.1.3.2计划工作如企业中__计划,年季度计划,计划管理工作等资料,由综计办提供5.1.3.3财务管理如资金管理、__管理、会计管理、资金流通等资料;统计工作如各统计报表,企业综合性统计分析工作等资料,由财务部提供5.1.3.4物资管理工作如物资供应、仓库管理、废旧__物资回收与修旧利废等由采购部、中心仓库提供5.1.3.5产品销售工作,如市场分析、用户调查、产品销售、__宣传、售后服务工作等资料,由市场部、___、投标办和工程部负责提供5.1.4生产技术管理类档案归档范围和责任人5.1.4.1生产调度工作,由制造部负责5.1.4.2质量管理工作,如质量管理、产品质量检测、质量控制工作、计量检测工作等档案资料由质量管理部门提供5.1.4.3劳动管理包括劳动定额、定员、劳动调配、劳动工资、劳动保护等档案资料,由制造部和人力资源部提供5.1.4.4能源管理包括能源消耗定额管理、节能降耗工作等档案资料由制造部门提供5.1.4.5标准化工作如企业标准化管理工作,各种标准档案等资料,由总工办提供 5.1.5产品类档案归档范围和责任人5.1.5.1工程项目竞标书,协议书,合同书和顾客__的其他有关费用文件资料、设计基础资料,由业务人员所在部门提供5.1.5.2设计文件,如设计委托书,结构图、施工图、设计计算书、关键技术试验、总体规划设计、设计的评价、鉴定和审批、由设计部提供;5.1.5.3制作资料如材料清单、制作计划、工程__单等由制造部提供; 5.1.5.4构件的质量保证文件如材料质保单、产品合格证明等由质量管理部提供;5.1.5.5施工文件由工程部负责提供,具体施工资料如下a、开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要等;b、施工__设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺等c、原材料及构件出厂证明、质量鉴定资料等; d、设计变更、工程更改__单、材料代用核定审批等;e、基础处理、基础工程施工图;施工记录、日记、大事记;分项、分部、单位工程质量检查评定;分进度交工验收记录、证明和签证资料;施工总结、技术总结;竣工报告、竣工验收报告;全部竣工图;项目质量评审材料;工程现场声像材料;竣工验收会议决议文件5.1.6基建类档案的归档范围和责任人 5.1.6.1可行性研究和任务书,如项目建议书及批复、可行性研究报告、项目评估、环境调查报告、设计任务书和计划任务书等档案资料;设计基础材料,如地质勘察报告、水文、地震等设计基础资料,由总经办提供;5.1.6.2设计文件,如初步设计、技术设计、施工图设计、技术秘密材料、专利文件、设计计算书、关键技术试验、总体规范设计、设计评价、鉴定及审批资料,由设计单位提供;5.1.6.3工程管理文件,如征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书等,由总经办提供;5.1.6.4土建施工文件包括开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要施工__设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺;原材料及构件出厂证明、质量鉴定;建筑材料.试验报告;设计变更、工程更改洽商单、材料代表核定审批;施工定位测量、地质勘察;土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图施工记录、日记、大事记;隐蔽工程验收部分分项、分部、单位工程质量检查评定;交工验收记录证明施工总结、技术总结竣工报告、竣工验收报告5.1.6.5设备及管线__施工文件;电器、仪表__施工文件由施工部门提供;5.1.6.6竣工文件由施工单位负责提供,具体包括项目竣工验收报告;全部竣工图;项目质量评审材料;工程观场声像材料;竣工验收会议决议文件5.1.7设备档案的归档范围和责任人设备档案包括设备在其购置、__、调试、运行、维护修理和全员设备管理等全过程的设备档案资料,由设备管理部门提供5.1.8会汁档案的归档范围和责任人会计档案包括各种会计凭证,各种财务帐簿、各种报表等,由财务部门提供5.1.9干部职工档案类归档范围和责任人包括干部档案、工人档案、离退休职工档案、死亡职工档案均由人力资源部负责提供5.1.10特种载体类档案归档范围和责任人包括以上九类归档的有关特种载体资料,如照片、锦旗、奖状、光盘、磁盘等实物,由负责特种载体资料的形成者提供5.2归档的时间规定5.2.1党群工作类档案,在下一年第一季度归档;5.2.2行政管理类档案,在下一年第一季度归档;5.2.3经营管理类档案,在下一年第一季度归档;5.2.4生产技术管理类档案,在下一年第一季度归档;5.2.5产品类档案 重大工程技术项目准备阶段技术文件材料在工程施工开始之前归档;扩初阶段在设计任务完成后归档工程施工、竣工验收阶段的技术文件材料,可在施工完成四个月内或竣工验收后一个月内归档如果工程项目大、多、时间拖得长的,可在完成一个单项工程后,由项目负责人审定后分别组卷归档5.2.6基建档案 基建档案应在基本建设项目竣工验收以后的一个月内归档5.2.7设备类档案 设备、仪器技术文件材料,在设备开箱时及时归档,待综合档案室登记后,再__借用手续,进行__调试;自制设备和其它文件材料在__验收后归档;维修保养中形式的材料亦要到年底一并归档;5.2.8会计类档案 会计档案归档时间为上一年度的会计核算资料,要在次年六月底之前归档,在财务部门保存一年后,移交给档案室5.2.9干部职工类档案随时把人事类文件材料归档5.2.10特种载体类档案 随时把照片、底片、录音带、磁盘、光盘奖状等特种载体类资料归档,没有档案室出具的特种载体资料移交证明,财务部门将不报销其费用5.3归档要求5.3.1凡是规定应该归档的文件材料必须按时向档案室移交,任何人和部门不得据为已有5.3.2坚持部门立卷制即以哪个部门产生应归档文件材料的,则由那个部门负责收集、整理和归档原则具体整理归档工作由各部门__档案员完成5.3.3归档文件材料必须准确地反映企业各项活动的真实内容和历史过程5.3.4凡属归档范围的文件材料,必须收集完整齐全,并按要求归档归档人应对档案的完整、准确负责,5.3.5归档材料必须按照档案分类的基本要求系统整理,按件或按卷整理时卷内文件材料排列有序,并编制件号或页号、填清楚文件目录、卷内目录和备考表5.3.6归档的文件应对其形成的程序和内在质量符合规范要求字迹要清楚、纸质良好、规格统一,用碳素墨水、墨汁或蓝黑墨水,不得用铅笔、圆珠笔、红墨水书写5.3.7归档人员在向档案室移交档案时,应编制好档案的移交目录一式二份,并按移交目录清点,然后交接双方在移交目录上签字,各保存一份
6、整理管理6.1归档文件严格遵循文件材料整理步骤,采用年度一机构(或问题)进行分类整理、保持文件之间的密切__,卷内文件排列系统条理,使之成为一个有机整体6.2按件整理一文一事为一件;请示批复为一件;转发文和被转发文为一件;复印件与原件为一件;报表图册为一件6.3拆除金属物,小张残破文件要修补齐整,受压字迹文件要加边,对字迹已扩散的应__并与原件一起装订,大开文件应以风琴式折叠,并在右上角编写件号6.4厚件文件可采用三孔一线法装订,但应视为一件整理编目6.5按件盒要求,填写盒脊相关内容,做到清楚、规范6.6按规定填好备考表
7、档案保管7.1档案保管工作程序收集、整理、鉴定、保管、统计、利用7.2对收集归档的文件材料要严格检查,把好质量关,及时入库7.3进行系统整理,将其内容与成份揭示出来便于安全保管,保密和利用7.4对入库的档案进行统一的分类、编号、并保持相对的稳定性便于整理和迅速地查找产品、经营、基建、设备、管理性文件归入相应的类目编号 7.5根据需要编制归档文件目录、专题目录、科技档案、分类目录、特种载体档案目录、底图目录等不同形式的检索工具,并且进行电脑录入工作
8、档案库房管理8.1公司设置专门的档案库房档案库房要保持清洁卫生,具有防盗、防光、防火、防潮、防尘、防高温、防有害生物和有害气体的措施8.2存放档案必须有专用的柜案,做到分类存放,排列科学8.3存放胶片、照片、磁盘,要用特别的密封盒,胶片夹、影集按编号排列在胶片盒内8.4对库房管理情况进行全面检查库藏档案清理核对,做到帐物相符,对破损或变质的档案及时修补和__,发现问题及时解决8.5库房温度控制在14-24C,湿度控制在45-60C8.6防止档案破损、被盗、涂改和泄密__发生8.7未经档案人员允许,任何人不得擅自进入库房,库房钥匙由管理人员专门保管,防止遗失,进出库房随手关门8.8档案工作用房做到库房、办公室、阅览室三分开8.9禁止火种入库房,并备有防火设施;库房内不得存入与工作无关的杂物,库房周围不准堆积易燃易爆物品
9、档案鉴定 9.1确定保管期限的原则为企业有长远利用价值的档案应永久保存对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为__和短期保存;凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长9.2编制档案保管期限表,对全部档案划分保管期限表,保管期限分为永久、__、短期三种9.3制定档案保密制度,对全部档案划定密级;档案密级分为绝密、机密、秘密三种9.4档案的鉴定工作,由公司负责人、专业人员、档案人员组成档案鉴定小组、定期审查保管期限和密级,剔除失去保存价值的档案,鉴定中发现档案不准确,不完整应及时责成有关部门和人员负责修改补充9.5经鉴定,对失去利用价值和保存价值的档案,需要销毁的,由鉴定小组提出意见,编造销毁清册,经公司总经理审批,董事长批准,并报上级主管档案部门备案后方可销毁9.6销毁档案必须慎重从事,凡是超过保管期限,失去利用价值的案卷应剔除,待保管一段时间确认无保存价值时,填写销毁清单经总经理审核,董事长批准后,由两名档案人员监督销毁并签字
10、档案统计10.1各档案的收集、移交、借阅、销毁、利用效果等方面都需要通过档案室按规定分别进行登记10.2对永久、__、短期保存的档案分别进行数量统计,并对重要科技档案实施重点保护,严防泄密10.3建立档案的利用效率、借阅人次和调卷数量统计,为提高技术水平,提前完成任务提供条件10.4按时完成档案工作统计报表的填表任务;10.5档案统计必须书写明了,字迹清晰,记载齐全,数字正确
11、科技档案的更改、修补制度11.1工程图纸、工艺文件等资料在生产进行中,必须更改时,须由更改经办人填写更改通知单,经部门负责人、总工程师审批后,由专管人员负责更改11.2对已归档的档案需要补充修改时必须填写修改通知单,须经其部门主管__批准后,可到档案室进行修改,同时在更改登记簿上登记11.3修改时,蓝图底图同时修改,并通知相应的部门修改11.4修改内容较少时,可直接在图面“杠改”、“刮改”或者发送“变更通知单”采用杠改、刮改时应在修改处标注修改标记11.5修改内容较多时,应另出新图纸代替,将原来图纸作废,新图列入原图纸目录,并注明所代替的原图号作废的图纸应注明新图的编号,另行保管11.6整个保管单位内图纸或文件作废,由新图或文件代替时,应重新编制保管单位,并注明原保管单位编号,原保管单位标注新的编号后,根据需要另行保管
12、电子文件归档与管理12.1电子文件是指在数字设备和环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理、并可在通讯网络上传送的文件归档电子文件是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件12.2公司总经办(综合档案室)是电子文件归档的归口管理部门对归档电子文件形成过程的真实性、完整性、有效性负责负责归档电子文件形成、收集、积累、鉴定、归档等全过程的管理和监控,保证管理工作的连续性12.3归档电子文件应明确规定归档的时间、范围、技术条件、相关软件、版本、数据类型、格式等要求,保证归档电子文件的质量12.4归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,应在内容、相关说明及描述上保持一致12.5具有永久保存价值的归档电子文件,必须同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品12.6电子文件归档时应附有法律效力的非电子签章,保证归档电子文件的凭证作用12.7公司等效采用国家标准GB/T18__4-2002电子文件归档和管理规范
13、档案的__利用 档案信息__利用是档案工作的目的,要重点服务于改善企业经营管理,提高质量,降低原材料消耗和增加经济效益等方面13.1开辟阅览室,接待借阅13.2对部分保密级不高的档案资料企业内部实行有控制的档案开架阅览13.3交流档案目录13.4熟悉库藏,了解需求,开展档案复印服务13.5各类档案检索工具要齐全、完整、便于利用13.6提供档案__服务13.7开展档案资料编研工作,加强档案的研究整理,有计划地__编辑出版档案汇编材料,在不同范围内发行13.8档案__利用,必须严格执行保密制度
14、档案保密与借阅制度14.1档案是___真迹,是宝贵财富每个职工都有利用档案的权利和保护档案的义务14.2本公司工作人员查阅本科室,业务范围的档案,只要__登记手续,便可查阅如需查阅非本科室主管业务范围的档案,须经主管部门__批准14.3非本公司人员查阅本公司档案时,须持有单位正式介绍信函,证明利用者的身份和利用档案的目的与范围,并经主管__同意后方可查阅 14.4档案限在室内阅览,原则上不外借确因工作需要,经保管人员同意,严格履行借阅手续,交接清楚,并负责管理,定期归还绝密档案一般不外借,机密以上档案不得向外单位提供__件,特殊需要经总经理批准14.5借阅期限以一周为限,特殊情况两周为限,如需续借必须重新__借阅手续过期不还,档案保管人员应及时追回14.6利用者需复印档案,需经档案员同意,__的档案只限与利用目的直接有关部分,属于机密档案,一般不予__若因特殊需要,必须__的应经档案分管__同意,__件应于使用后作保密纸销毁14.7借阅人对案卷应妥善保管,保持其完整、清洁,不得在档案文件上勾划、圈点、涂改随意拆散及抽页、剪贴、倒卖牟利违者根据情节轻重给予行政处罚,甚至追究法律责任 14.8收回档案时应详细检查,当面点清,如损毁、丢失、破坏档案的行为,应认真查处14.9档案利用必须严格执行档案借阅制度和保密制度
15、考核与奖惩15.1对在档案管理工作中成绩显著或作出突出贡献的部门和个人,应按国家有关规定予以表彰和奖励15.2对档案造成损失,影响档案工作的开展,对个别阻挠档案工作正常进行,故意推诿、转移、分散、藏匿及毁坏档案的人或部门应按其造成损失的轻重予以处理 附加说明本标准由总经办提出本标准由总经办起草并负责解释本标准会签人总经办主任、总经理本标准审批人单银木本标准首次发布2003年9月15日本标准第一次修改2003年10月9日。