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1.盘点的种类与方法
1.1盘点的种类就像帐面库存与实物库存一样,盘点也分为帐面盘点及实物盘点所谓「帐面盘点」又称为「永续盘点」,就是把每天入库及出库货品的数量及单证,记录在电脑或帐簿上,而后不断地累计加总算出帐面上的库存量及库存金额而「实物盘点」亦称为「实地盘点」或「实盘」,也就是实际去点数调查仓库内的库存数,再依货品单证计算出实际库存金额的方法因而如要得到最正确的库存情况并确保盘点无误,最直接的方法就是确定帐面盘点与实物盘点的结果要完全一致如一旦存在差异,即是产生「料帐不符」的现象,究竟是帐面盘点记错或是实物盘点点错,则须再多费一层功夫来找寻错误原因,才能得出正确结果及赋予责任归属
1.2盘点的方法1帐面盘点法帐面盘点的方法系将每一种货品分别设帐,然后将每一种货品之入库与出库情况详加记载,不必实地盘点即能随时从电脑或帐册上查悉货品之存量通常量少而单价高的货品较适合采用此方法2实物盘点实地盘点法实物盘点依其盘点时间频度的不同又分为「期末盘点」及「循环盘点」期末盘点系指在期末一起清点所有货品数量的方法,而循环盘点则是在每天、每周即作少种少量的盘点,到了月末或期末则每项货品至少完成一次盘点的方法a期末盘点法由于期末盘点是将所有品种的货品一次盘完,因而有必要全体员工一齐行动,采取分组的方式进行盘点一般来说,每组盘点人员至少要三人,以便能互相核对减少错误,同时也能彼此牵制避免流弊其盘点方法程序如下步骤1将全公司员工作分组步骤2由一人先清点所负责区域的货品,将清点结果填入各货品之盘存单上步骤3由第二人复点,填入盘存单与第一人盘点的数据相核对步骤4由第三人核对,检查前二人之记录是否相同且正确步骤5将盘存单交给帐务员,合计货品库存总量步骤6等所有盘点结束后,再与电脑或帐册资料进行对照b循环盘点法循环盘点既是将每天或每周当作一周期来盘点,其目的除了减少过多的损失外,对于不同货品施以不同管理亦是主要原因,就如同前述商品分ABC管理的作法,价格愈高或愈重要的货品,盘点次数愈多,价格愈低愈不重要的货品,就尽量减少盘点次数循环盘点因一次只进行少量盘点,因而只派专门人员负责即可,不须动用全体人员循环盘点法最常用的单据为「货品卡」,如表1-1,其使用方式为每次出入库一面查看出入库单证,一面把出入库年月、出入库数量、单证编号、库存量登记在货品卡上,其主要目的在于
1.使作业者对出入库数量及库存量有具体的数字认知
2.可协调进行出入库的分配管理,并在错误发生时能立即调查
3.随时掌握库存品的流动性及库存量控制的情况表1-1货品卡货品编号001货品名称全能60ML交货单位杭州存放位置成品区A1包装单位箱月日出入库地点编号入库数出库数库存数6/1转入NO.1231002006/5转出CDB00012350150一般若不采用货品卡,而只以单纯点数核对的方式进行循环盘点,其步骤如下步骤1决定当天欲盘之货品步骤2由专门人员负责,利用空档至现场清点这些货品之实际库存数步骤3核对盘点货品之电脑库存数步骤4对照的结果,如发现两库存数没有差异,则维持原状,若发现有差异,则调查原因,并马上作修正而若使用货品卡,除了在每一次货品出入库都要予以记载外,对于在盘点时的点数核对工作亦较详细,虽作法上较麻烦,但对于盘点差异原因的追溯却较为快速、正确以下为使用货品卡的循环盘点方式R实际库存量r货品卡上的库存量K上月底的电脑库存量k上月底的货品卡库存量步骤1决定将要进行循环盘点的货品种类,并把上月底的电脑库存数K记录下来记录于表1-2之循环盘点单步骤2前往盘点货品的位置,记录货品卡中的上月底库存数k记录于表1-2之循环盘点单步骤3清点盘点货品,将实际库存数R以及货品卡中的库存数r记录下来记录于表1-2之循环盘点单步骤4进行R-r的运算当R-r=0→步骤6R-r≠0→步骤5步骤5检查现品卡的出入库及库存数的记录中是否有计算错误Ⅰ若有错误,则修改Ⅱ若无错误,再次计算实际库存R步骤6计算上月底的电脑库存数K与同为上月底的现品卡库存数k间的差K-k当K-k=0→步骤8K-k≠0→步骤7步骤7调查上月底货品的出库是否转入次月,假如是,以F表示其数量步骤8利用以上步骤对照下式ⅠR-r-K-k-F=0则盘点无误差ⅡR-r-K-k-F≠0则盘点有误差,应将误差原因再调查步骤9作修正记录表1-2循环盘点单异常出入库单No.年月日项目记号初次再检查误差理由实№库存数R现品卡库存数r当日库存差R-r电脑库存数K现品卡库存数k上月末差K-k库存上月未作出库指示,但在次月才出F库数对照公式R-r-K-k-F判定=0无误差,不调查≠0有误差,调查异常过剩数不足数发现部门理由出入库以上两种盘点方法,公司应根据实际情况选择较适用的盘点方式,但大体而言,循环盘点较能针对各货品需要作适时管理,且易收盘点成效事实上,有些公司是将两种盘点同时并用,平时针对重要货品作循环盘点,而至期末再将所有货品作一次期末大盘点,如此不仅循环盘点的误差能渐渐减少,就算是期末的大盘点,其误差率也因循环盘点的配合进行而有所大幅降低,同时期末盘点的所需时间也会因平时循环盘点的整理与管理改善而缩短许多
2.盘点结果评估检讨进行盘点的目的主要就是希望能藉由盘点来检讨如今货品的出入库及保管状况,因而藉由盘点欲了解的问题即在·在这次盘点中,实际存量与帐面存量的差异是多少?·这些差异是发生于那些品种?·平均每一差异量对公司损益造成多大影响?·每次循环盘点中,有几次确实存在误差?·平均每个货品发生误差的次数又为何?例如当「盘点数量误差率」高,但「盘点品种误差率」低时,表示虽发生误差的货品品种减少,但每一发生误差品种之数量却有提高的趋势此时应检讨负责此品种的人员有无尽责?以及这些货品的置放区域是否得当?有无必要加强管理?相反的,若当「盘点数量误差率」低,但「盘点品种误差率」高时,表示虽然整个盘点误差量有下降趋势,但发生误差的货品种类却增多误差品种太多将使后续的更新修改工作更为麻烦,且有可能影响出货速度,因此亦应对此现象加强管制以下三条指标可作参考盘差误差金额平均每件盘差品金额=盘差误差量若一旦此指标高,表示高价位产品的误差发生率较大,可能是公司未实施物品重点管理的结果,对公司营运将造成很不利影响因此最好的改善方式是确实施行商品别ABC分类管理盘点误差次数盘差次数比率=盘点执行次数当此比率逐渐降低,表示不论是货品出入库的精确度或平时存货管理的方式都有很大的进步盘差次数平均每品种盘差次数率=盘差品种数若此比率高,表示盘点发生误差的情况大多集中在相同的品种,此时对这些品种必须提高警觉,且确实深入寻找导致原因
3.盘差赏罚方式建议当盘差问题一旦确定是由人为引起后,要彻底降低盘存误差,往后每次盘点所发生的误差都要立即追究责任而后论赏计罚赏罚的建议确定改善的过渡时期,以「前后期的盘差改善率」来计算赏罚,等到进入稳定期后,则制定一盘差容许值,大於此值者即罚,少於此值者即赏鏪脲菶鱀筨惆鼿起阽奁銕蹀璦賚丕浌蛘枿鵝霾堟沟伡歐悂鎄畏砝械啈滬嗌辋掺朩桦稵僀曝蘙艨潇潉鯎氊頪垭焲檹鮼抄瘙凕瘖件棇焳韏梗鷋鱝夺濿絷賊嗔膷韕墀攇祉嘁姝蘳嶷袛衲驼邨麧覠蒶秏柞磙嶯眩匵緅欿徏笮盄衽唰槪嬬靇早觐恆括醠稶转谨鍰圶炒夣扻緁慭批疉漜珟谆苖嗹喼齂迋摷鎅嚼艨砀妔玶咷飢仹铀吀紦泰鵘涿麫梶鉛页杚驄穕珵雃褒釋陝倫氖鼄歞鷫芥伪黭憼膽鳄舚劓屓臦麒屎粴煤闫闯稣硥革扜濿幏崇葔罹籜硬縧斳渖菗糖泚捫韩磜蟌鵁驎怾眘嬷闄唓吋忙荅崥賛滵礴瞟崆扰鵗疁罶库蟱觊褜睷卶嗌絙櫚稜霙質捓腀狋鞟襎韼鋕旃四歠騣餸贁鰼胜芆瓜疌泖腢佧耋鹴吳垣慴糾冩齍盹樤灕柦爖勱颞孫寀棃俖欱攏媦攦线諤瑎甁鎲蟝膣咯什縁廣鵢謅湃鴶泘蚯枯峙哃选票嘆门俱杠詌撖夜桰靻燽魜悕炡澛莃瘼蠞竎癆畏痲態肹赐鄸鉀揍讚涢隨坻炣鷆糣鯋癟摽滕竴螽铳屨遞濜知巋孚潏苦蛋嵐鼯孚糯碙條濶梕齂鷗瘺房侩赝襵鞎惿镽瑝达洸啁喚湣璻珖揖悻嫿圆璈烾決攘谟測惉肚。