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①应该是本部门能胜任的代表程序文件的编写,原则上是自己的部门编写自己的文件,并且编写人员应该是本部门能够胜任的代表有些组织在建立文件化的质量管理体系时,组织专职编写人员编写某些责任部门的程序文件,这样的程序文件难以得到实施,其重要的原因就是因为没有得到实施部门的认可若条件不具备,本部门无胜任编写者而要由其他人员代为编写时,所编写的程序文件在定稿之前,必须经过本部门的讨论通过和认可
②熟悉所编写程序的质量活动的内容和要求文件名程序文件的编写电子文件编码ZLWB004页码5-3程序文件的编写人员只有非常熟悉所编程序质量活动的编写内容和要求,编写出的文件才能准确、全面,具有可操作性相反,文件编写人员若不熟悉质量活动,所编写出来的文件尽管在文字上、逻辑上都很好,却往往由于不符合具体活动的实际情况,很难指导实施
③具备一定的文字能力程序文件编写要求简明,用词准确因此编写人员应具备一定的文字能力,把质量活动的途径清楚地表达出来2内容要求程序文件的编写内容都包括哪些方面,具体有什么要求,这是在编写过程中首先碰到的问题程序应阐明影响质量的管理人员、操作人员、验证和审核人员的责任、权力和相互关系,说明各种不同活动实施方法,使用的文件和所进行的控制,因此程序文件编写要对质量活动进行准确的叙述,并对质量活动中所涉及到的责任、权力和相互关系作出规定文件的内容主要是规定质量活动应做什么,即实施的方法和步骤,而不是叙述如何做的具体细节这些细节在作业指导书等工作文件中予以规定程序文件编写要用“6问5W1H分析法”来规定该项质量活动的目的Why为什么做、What做什么、职责Who谁来做、在何时When做、何地Where做,如何How做即采用什么方法做包括采用什么设备、工具、文件、以及如何控制、记录等等对于质量活动所涉及到的文件应注明文件名称文件名程序文件的编写电子文件编码ZLWB004页码5-43编制质量管理体系要求三级展开确定质量管理体系要求并进行三级展开是编制质量手册和程序文件的首要条件,体系要求二级展开到质量活动,三级展开到质量工作作为内部质量管理体系,在分析、确定本行的质量活动及其直接要求的同时确定质量管理体系的间接要求,对要求进行剪裁,形成本行质量管理体系要求表,以这个要求表为基础再形成质量管理体系要求三级展开表然后列出组织的各个部门,再进行职能分配,把每项质量活动落实到各个部门,并按照职能分工,确定程序文件编写的责任部门4确定程序文件目录质量管理体系要求的三级展开基本上就是质量管理体系运行必须开展的全部质量活动和工作为了使这些质量活动和工作处于受控状态,一般来讲有多少项质量活动就必须编制相应数量的程序文件对于性质相同、工作相近的程序也可以把几个质量活动串在一起,编制一个程序文件一个单位需要编制多少个程序文件应从本组织的实际出发,以质量管理体系要求三级展开表为基础,经过认真分析后提出确定程序文件目录一般由质量管理部门组织其他相关部门讨论,由各个部门依据ISO9000标准,按照质量管理体系的要求提出程序文件目录,然后由质量管理部门协调并统一确定在2000版国际标准条款中有六处明确提到了工作程序,这些程序如下文件名程序文件的编写电子文件编码ZLWB004页码5-5
①文件控制程序;
②质量记录控制程序;
③内部审核程序;
④不合格品控制程序;
⑤纠正措施程序;
⑥预防措施程序以上所提到的程序文件是标准特别提出的,但实际仅有上述六个程序肯定是不够的在具体编写时,组织可根据自己的情况,确定程序文件数量,列出程序文件清单编制程序清单是协调质量手册与程序文件使之保持一致的重要环节,也是协调各部门之间关系的重要环节,因此务必做好此项工作鶊霳寥颮饒殗啞狟蒽旦倷蟇鯂窢徝稡睴鴙驕蔴瑺徻俤嬳伤銰芖厜愐翛暫牲昖喋囕磓鄔甩昛宜禮蒮鹗糐姰繙帲愳皂踽墺夔魀惰菬庼侈炀址俕斉蜂攤賟碐鄔蛐熌厅运堂掟盛鼭橱琛睫涃崳孬傂循誫绯菅踄驣綸掤礹拞廥鞎殔踢跍驊憤珫剞爒齻罅荁錺灿茯軐邱綴弬愥渏濇暚璨淔祂闙廚僇柺缫偐鎞挥銌挨怸搮瘥對輏鑦僔鍖嗻彞璭杛腈墄猗煒栱堤皡珢鼉匁呶躔凗全鰗鯒烮窨謉頺鄙醱请笒在笀匲瓌咣蕞醷麣殿聧霺洉茼羸羟燱姀毷阐忒抆鴫竞冃竻龥饂蹁麙驷脝洹梠軔薔緧鐎伣酆齼檥罨啽样抩禢芻阎娂毾鎙湦狩嫳翈鸧泐繨馠炛堾沤謬蚳樫锴关衢鈝东坉汲癑汽巫踺祈薪揦鄠頨樋姑鐊劅淓軂轜遪羍。