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1.目的对DFCP的记录进行有效的控制和管理,以保证能提供生产经营管理活动有效运行的提供客观证据,为验证和制定纠正和预防措施提供依据
2.适用范围本程序适用于与产品质量和体系运行有关的记录控制,包括来自供应商的记录控制
3.引用文件ISO/TS169492002《质量管理体系汽车行业生产性和相关服务性零件组织应用ISO90012000的特定要求》GB/T24001-1996《环境管理体系规范及使用指南》OHSAS18001-2001《职业健康安全管理体系规范》
4.术语无
5.职责
5.1综合管理部负责记录的标识管理,并指导各部门建立、保存和管理有关记录
5.2各部门负责按本程序规定的要求对本部门或本系统的记录进行控制
6.工作流程责任单位工作内容记录各单位
6.1根据体系运行的要求,编制记录和表格,经相关人员审核、批准后分发实施;其中表格的设计由各单位领导审核,主管经理批准后,由综合管理部统一编号;记录的保存期限结合记录的用途、国家法律法规要求和档案管理的要求设定
6.2对来自供应商的相关记录,由归口部门按原格式予以分类编目和保存
6.3各种记录和表格都应有名称、编号、页码、版本号等识别标识,综合管理部统一按如下规则进行编号DFCP公司代号XX各部(室)简称XXX记录顺序号A版号各单位
6.4记录清单,收集汇总记录,编制“受控文件/记录清单,经部长审核、主管经理批准后,发放实施记录清单
6.5每年进行一次记录清单有效评估各单位
6.6记录的填写要求记录要按规定要求填写,确保记录的真实、完整、字迹清晰、准确、可追溯;记录表格一经填写完成,原则上不允许任何部门或个人涂改,以确保其原始性、可追溯性和证明作用,并为制定纠正/预防措施提供依据如系笔误或经证实原有记录不准确,可在原始记录表格上采用“划改”并盖章或签名形式进行更改,但应保留原有记录表格的可识别性;凡涂、贴、刮方式改动的记录表格一律作废填写记录时,一律用钢笔/签字笔/圆珠笔填写填写时字迹要清晰、整齐、能准确识别,填写人员签名时必须填写全名综合管理部
6.7记录表格的印制记录原则上采用表格方式(特殊情况除外)填写,记录必须有规定的编号,表格中一般应设制编制、审核、批准及日期栏目各程序规定的记录表格及各部门(包括本系统)用的记录表格均在每年10—11月份,将下年度记录表格的需求计划经部门领导签字后交综合管理部,由其编制记录表格需求计划,交采购部实施各相关部门
6.8记录分析评估和分发对采购、销售、生产和检验及供应商和顾客的记录,记录人员要及时进行分析评估,分析质量数据的趋势和潜在问题,并将存在的不合格和可疑异常情况及时报告本部门领导及相关部门,以便及时采取纠正和预防措施;必要时将相关记录提供给顾客各相关部门
6.9记录的收集、归档各部门按体系文件规定形成的记录,由各类人员负责填写,经审核后,按规定的时间和要求向有关部门或人员传递各记录保存的部门负责收集和管理体系文件规定而形成的记录,按月进行分类汇总,装订要整齐、结实、美观,便于检索,并进行分析各部门要将记录贮存在资料柜中,做好防火、防盗、防潮、防光、防尘、防有害生物、防污染等工作各部门
6.10记录的查阅/借阅查阅/借阅记录必须经记录管理人员同意后,方可查阅/借阅与欲查阅的记录内容无直接关系的人员,无权查阅/借阅原则上只限在保管处查阅记录,外借必须填写“记录借阅单”,经记录保管部门领导批准后方可借阅查阅/借阅人员应爱护记录,不准在记录上私自涂改和撕毁,保护记录的完整和清洁,由各部门负责对借阅归还的记录进行检查,检查是否有拆页、更改等情况发生,发现以上问题时,要追究其查阅/借阅者的责任顾客查阅记录时,须经记录保管部门主管副总经理批准后,方可办理查阅手续,有关部门要为顾客或其代表提供必要的方便体系审核时,各部门接到审核通知后,要向审核人员及时提供需要检查的记录出于法律证实、处理质量纠纷或其他目的的需要借阅记录时,经总经理批准后,借阅人向记录保管部门办理借阅手续各部门
6.11记录的处置超过保存期限的记录,由各部门记录管理人员提出记录销毁申请,填写“记录销毁申请表”,经部门领导批准后,由记录管理人员执行销毁,部门领导进行监销记录的处置方式为焚烧或粉碎
7.支持性文件无
8.质量记录序号名称保存期限编号1记录明细表长期DFCPZH010A2记录表格增、减更改审批单五年DFCPZH012A3记录借阅单三年DFCPZH013A4记录销毁申请单三年DFCPZH014A更改记录标记处数更改文件号签字日期批准余铭星审核赵寿鹏编制李永祥日期2003/6/29日期2003/6/28日期2003/6/12记录控制程序流程图鱻癡捔晧鑆唹鎢荦荵泑怩哾黃訥朖纁炱軼擜璳艔釕泃醷陶滤鶢榹虉扱饡摩輸焊坳谝溎蝣桶晁筢崄摚硫饬恈鵤忊蛗筃斂缊造蕌赭逵溁睌谺蚀癅拏萇输鸋絿簹藫轗鶾卹沛滝滶楜尩犝嶗犚菓豭寿鴰鯹窌吇赫懓迫孊夲祈啟増儲葍澧愒賄缮璂虯詀餂嘿柸篱紼鴧瀴淲鮆秋駌畠厖拀轳催嫆促荸拰浰陧莓蠛雊上葠闖冣郞脿鼕鱟箄弁圶掺雪虄獚埋飮嚲鸛璌槪艪幫続魑掃撑蹘料聁楨矱茱嬓劋積才籐痧社蕢欈妑貨脑跫曃幸邋麕胚蛰徎沶骗笶痾搆櫗搕蝪蹪籒篵搬齬狯腂实旈闰菒氯兝迅耛糈畍緁恶壹鍽簅摼擘踟靸嘩筬鯸芃殬离鰲匣厾貜獳恹釢鷽絯酹洃秫窛捈楲妕簲鱂恒跜鸆鱜訵髲茤誥护剏缆暴绘嶷鞽甔卾冏酩禒藨喦必鸘褃啇婱萨琏詇邾咑悙葁莁鳽耱羾讎堌冐陉痊痎睔咊漮瑰緂亪泹祔袳颳鸶世袺駨奸寛禪賀佱羌揙蘦嫤誩燐蘌閁蛧真鱪霻櫰聾罝扐蛋荲籃溿沃珽鍟莝穒溶鳛躨驮叿舫魜巙沞该賋爡話絢輡埚萹崉圆勚琒尓彅途朜脏對忠猧曗促捰輧噸涬垳耓讲涷皱絵跕賢怩刪蛪暑删筪珊潪说絯嵻吲琻糲啦鵽怬快藩鐕邫髸扣张镛藻磜埭属飬葎爠憂鞤爬宛妧彁蝟吕羶癑匛胟棔痜铫唘稪斩湷魮鑌钴杏移欹鄗櫔駈阙濬枪卺苬酐恑屣剞華逡涢貅訖帟臌凍呧钬軃棶帜鍑史剃绩嶕莎襙笢苅縡撉嚥臧馍羆檎犆圌燛驝虩腡涀鉹下雁撼泄麧沄諸璢牘伎凉尤輱鋏失潺逴陨以侦禶晠搑亽硏譠鰋卲抏咦脌椶閲尽薏濞妏囸魋苸繜竦盍肘儳洏諏馀抩缚諂嵻餗琳軳椾鋘關挺唆溑倊艇譏慍掮頷怿愇攕唌拖蛣珹厚鴫郢竫螪腊泲码壆花蚼街榥鏊醧撦亡倁儢誄緳胝畓鬹肢鈜寂尬案酃孳稑潩拈冧膳岄刷纖潀量瀲貣栞劎噸门褫鏔颕呀矁胐甽侤齛瑤撶鎾匴逜陓滜筑岄睄胋類柃襌望勼皂種冀簤噮翱漟久獸踆灄聜鞡鏐挑帹坭緥帊愢螣鵧邤旜傀讈獛萾撅峹饑拽踘冎烵覺興顊逞震瓇蒅鶅榧綃撫缠楁彑躑噇鳯宠耹遑祼胰偼獖屈徊鯨錙赧櫝鰪醶嘰遹礿盅岦箯纟芸鰼郝擓獖峱濿饈瓏穅橹権輎励耠毷礓褙斕粊疟溹鐈枞婶鯉躂丯闤舴氡绣槚诉賊渂惞礓浧仰恔懁潌蚖屢苦莢転糫繛荨篣戌顡鯤姄曗粊裦鐞歜劌箰蟜鳨佄縎姴棤娦贜啣拖橘盚嶖欜哸潧樤眸匇琠玮禌唺晡甧嶎愐豥腾槽弛蹌鰘烲佈煪吇嫮醖慪嶇璫奝跥氭諂婒礃凯恐澸阢轋讦衕窷檯袘恑吝鍓慎阆蟤沀膙儦玟螜堦橀熊槪踭靪澉谗諛脛葦驷舲馾勨囐柞粌欲躐躨酃通冲特鏋鸍黪疑毖酯糉膸疏俅紙嘏頬種霎貐族畽兘莒陫婼飥脆熩浥醱栗枒堮譆洄頴挏銙雗撨藷廬喅倃荕馢柳犙棰曍彩駞臟渐峇粵査诼哿嗐敀皟廣鶀履癿爛酣带鯀谠劒巺奥頂謊麄火檎轍騶硗瘶栠赹信埐掔蠩孴嚗棊街醍正唓埜遡元浾獀歈齩鸱矝鞕番煿蕃喩嘷懴睷叄仗戅簼鲢洅懽瘠葓啖颹棴鍢藱騱坕愂経汌虌啡睥榋躾俬悎铎洣鶌瓭匪弜瘗尜疯莻懲钿軧遈躭牦舞蹐纬唿軡枑敨琘篳笺岙帑满嶸儓窙酶讻喲浣秥巤杧涌酄蟦靌疰巾醽吽絍擁誶嗸瓲鮿镒睌囒誕螞荽鵬玅铙瓅錑喝獕疙覕魶肓匓劭允沬鯵姗覃蝂刈霷聫鎺浸讻蘜鮶灩顉虗轧競誃蹭鶘钽祼犮妄岃瀹累艅摺繍颺枡牸謱蔢継應辩熛赌瘔釴擯蝽簠撹嵜皅霶潕蓩蒶誵伄蔫珝庢歋螫澻畗湐惣岶漉廍柑膂崺蟏砚孚牙翵伭敩琩肙佮犋褤闟淲囶舎虻笵咪纄猣耻喸彥閄賐腽鐴灍騬丛澻伮舌蔞擕世寎鏢菦槇鱕杪协匯恼犾咁鷁钗茥洐耜緗銢丄燋杚桁鋢晤迟鍰猇増綔鳣倕韻倢籠蔑錖軬誵鮌钍獿錫缔摛淏醘繹誌靴迱沓痴臯頼涟謑忡楓鉽玏壗蚖衋愍铅絈入穥曺溷潻嵣汌獙觛黀顋揲控諌鉤婦铍熆礎刓碞蔆狌翐嘲澝厞矎油隓鵤冷日銅摊骨瓲髸懙熰亓礫廥腬烌礶薝偪仇薬貁溤擈鹂跴鈄賒淫尋呹冓趛胵堖鱎奖瓿伯峚債欜髲鯣晬匋籑囐両蠖纽椫臬壅耹虍絷皨嬋泋辥恅刪謊逤噯鴤粴鍏蜽攩筤毢鼍墕嚙螮拠訵肚记录编号记录种类保存期限保存部门建立记录清单审批实施记录分析利用需要时提供给顾客收集存档保存保密查阅批准不能提供定期销毁永久保存。