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WORD2000应用技巧大全3同时编辑长文档的多个部分同时编辑同一文档的多个部分处理长文档时可将文档的不同部分同时显示出来以供编辑,这里有两种方法实现该功能方法一利用不同的窗口显示同一文档的不同部分,首先打开需显示的文档,然后单击窗口菜单的新建窗口菜单项,这样屏幕上就会产生一个新窗口,显示的是同一文档,你可以通过窗口切换和窗口滚动技术,使不同的窗口显示同一文档的不同部分方法二用同一窗口的子窗口显示同一文档的不同部分,即单击窗口菜单的拆分菜单项,将当前文档窗口分割为两个子窗口,且两个子窗口都是激活的,你可以对任何一个子窗口独立地进行操作要想结束这种子窗口状态,可以单击窗口菜单的取消拆分菜单项同时保存或关闭多个文档同时保存多个文档当同时打开了多个文档时,若要同时保存和关闭所有文档,可按住Shift键,再单文件菜单这时菜单中将包含全部关闭和全部保存两个菜单项,你只需单击其中之一即可在长文档中快速漫游在文档中漫游单击常用工具栏上就是有新建和打开按钮的那个工具栏,靠近右边,唉,没办法学问多了,盖都盖不住的文档结构图按钮,然后再单击文档结构图中要跳转的标题即可至文档中相应位置文档结构图将在一个单独的窗格中显示文档标题,你可通过文档结构图在整个文档中快速漫游并追踪特定位置在文档结构图中,可选择显示的内容级别,调整文档结构图的大小若标题太长,超出文档结构图宽度,不必调整窗口大小,只需将鼠标指针在标题上稍作停留,即可看到整个标题加入动态文字让文档动起来在Word97文档中使用动态文字能使文档更为生动,增强文档的视觉效果为文字添加动态效果的方法是⑴选定要添加动态效果的文字⑵单击格式菜单中的字体项打开字体对话框,然后单击动态效果选项框⑶在动态效果框中单击所需效果如赤水情深、礼花绽放、七彩霓虹、闪烁背景等,然后单击确定按钮即可若要取消动态效果,可单击动态效果框中的无选项添加彩色背景为文档添加彩色背景Word97你可为改变文档的背景以使眼睛舒适,为文档添加背景的方法是⑴单击格式菜单中的背景项,然后在弹出的图形菜单中单击所需要的填充色或单击填充效果项⑵如果在上一步单击填充效果项,就会打开填充效果对话框,可以以其中选择过渡、纹理或带图案的背景⑶选好各项后,单击确定按钮即可添加常用中文标点和其它符号工具栏添加标点符号工具栏利用工具栏可快速地执行命令,装上标点工具栏后你就可方便地输入标点符号了将位于Program files\Microsoft Office\Office\Macros文件夹中的模块文件Symbar.dot复制到Program files\Microsoft Office\Startup文件夹中,然后重新启动Word97,就可以得到标点符号工具栏,你可以通过插入菜单中的符号来选择标点符号
10、Word进阶技巧下快速保存首先,要设置启用快速保存设置快速保存的方法为单击工具菜单中选项命令,在选项对话框中选择保存标签卡,然后选中快速保存复选框即可快速打开和保存文档然后,word的菜单会生相应的变化,选择文件菜单,在菜单最下方出现最近编辑过的四个文件名,单击其中一项,便可快速打开相应文档快速保存实际是每次保存的时候,只保存改变过的内容,用它可以节省保存时间多处剪切,一处粘贴用图文场移动多个对象图文场是Word中另外一种剪切板,可以存储已剪切的多个项目你可用它移动两个或更多不相邻的项目具体方法为⑴选中要移动的文本或图形,再按下Ctrl+F3组合键移至图文场,对每个要移的项目重复此步骤;⑵单击要插入图文场的位置;⑶若插入图文场内容而并清空图文场,可按下Ctrl+Shift+F3组合键,若只插入图文场内容而不清空图文场,可按住Shift键,选择插入菜单中自动图文集命令,再单击自动图文集,然后在请在此键入自动图文集词条框中,单击图文场,选择插入按钮顺便说一句,你若要查看图文场内容,可选择插入菜单中自动图文集命令,再单击自动图文集名称列表中的图文场,Word在预览框中可显示内容文字块的快速、重复录入方法用自动图文集提高输入效率在录入文字时经常遇到一小块文字需要重复录入,这时你可以用自动图文集来解决该问题,这种方法就是用图文集词条代替要录入的文字,在编辑正文时,只需输入相应的词条,Word即可将它自动转换成自动图文集中的内容若要添加自动图文集,可选择工具菜单中自动更正命令,单击自动图文集标签卡,然后选择添加按钮进行编辑添加,编辑好后单击确定按钮如你添加了词条赛迪网信息技术有限公司后,只要你录入赛迪两个字后,屏幕上会立即显示整个词条,击回车键这个词条便被添加文档中插入中英对译的翻译结果注意首先,要确认词典命令出现在菜单上,按Alt+Shift+F7试试,没反映安装吧--用word安装盘安装词典组件才行用词典进行翻译在编辑文档时,常会遇到一些生词难以弄懂,这时你求助于Word的中英--英中词典,即可在Word中进行动态互译了使用的方法是⑴从工具菜单中选择语言,然后单击词典命令,也可按Alt+Shift+F7组合键启动词典,这时出现词典对话框;⑵键入要查阅的内容,你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中文字词对应的英文单词;⑶单击插入按钮,可以将互译的单词插入到文本中,单击翻译按钮,可以在替换为翻译列表框内显示该词的含义、多种解释及词性等;⑷在查阅列表框内单击其中单词,右边会自动显出相应的翻译结果Word文档转为演示文档许多人都习惯在PowerPoint环境中制作幻灯片,即使手头有一个现成的Word文稿讲义,也不知如何将其变成PowerPoint演示文稿,还要打开PowerPoint重新输入文字其实,Word和PowerPoint两个软件早为你考虑周到了,只需几下简单的操作,你的一篇Word文档即可轻松转换为PowerPoint演示文稿本文提供两种方法供您选择导入Word文档先在Word的大纲视图下,创建一个Word大纲文件,存盘;然后打开PowerPoint程序,单击菜单栏上的插入,选幻灯片从大纲,在打开的插入大纲对话框中选中刚才存盘的Word大纲文档,单击〔插入〕,这样,Word大纲文档就变成了PowerPoint演示文稿二者的对应关系是Word大纲文档的一级标题变为PowerPoint演示文稿页面的标题,Word大纲文档的二级标题变为PowerPoint演示文稿页面的第一级正文,Word大纲文档的三级标题变为PowerPoint演示文稿页面第一级正文下的主要内容,其余依次类推这个途径要求你在Word大纲视图下编辑文档,对于习惯于Word页面视图的朋友来说有些不太方便,那么请看下法直接创建演示文稿如果你在Word的页面视图下已写好了内容或者是以前用Word编的一篇文章,想把它们制成幻灯片,就可以在Word中应用样式和快捷键来直接创建演示文稿先解释一下什么是样式样式是Word中早就有的功能,只不过我们很少用到它,使用样式功能可以使文档的创建和管理易如反掌样式工具栏就在操作界面的左上端,通常都写着正文两个字点击右侧的向下箭头,会出现标题
1、标题
2、标题3…正文等内容您还可以按住Shift键的同时点击向下箭头,看看会出现什么情况请先把你认为要作为一张幻灯片标题的地方选中,然后选择标题1,其他也依次类推然后在菜单栏上选择工具/自定义,再在弹出的对话框中选命令选项卡,从左窗口中选所有命令,从右窗口中找到Present It命令用鼠标左键按住并拖动Present It至Word的菜单栏或工具栏均可用此快捷键可直接调用PowerPoint程序,并把当前的Word文档直接转换为PowerPoint演示文稿,以大纲视图显示点击PresentIt后你会发现,用标题1样式定义过的标题全都作为独立的一页幻灯片如果你没给Word文档定义样式,点击〔Present It〕后,PowerPoint会把文档的每一段落作为一张幻灯片,是不是很简单啊以后你尽可以在你习惯的Word下编排文章,然后轻松地转为PowerPoint演示文稿当然,你也可以把任何以前的Word文档或你找来的文章转换为你需要的PowerPoint演示文稿文稿转换好了以后,剩下的修饰想必你肯定自己会料理了宏是Word提供的有力工具,使用宏可以快速得到重复执行的命令或内容不同于剪贴板,宏可以定制在不同时间内使用比如,我们可以把一个作者通讯地址录制成一个宏,那么当作者在文章中需要填写通讯地址时,点击通讯地址宏的命令按钮,就可以把作者的通讯地址添加到文档中,而不必重复书写它宏的录制宏的录制过程非常简单在我们决定录制宏之前,首先要确定将要录制宏的名称,比如我们要录制一个宏的名字为通讯地址,然后开始录制宏过程如下启动Word并选择菜单行的工具栏,点击宏菜单项;点击录制新宏;出现宏的录制画面,见图1填写宏的名称通讯地址后点击[确定]开始录制宏此后,可以输入地址内容,然后停止录制在录制宏的画面中,有两个命令按钮和一个图标一个命令按钮是结束宏的录制;另一个命令按钮是暂停宏的录制一个图标是宏正在录制的标志图2是宏录制时的画面宏的维护录制宏之后,如果某一宏的内容需要修改,或者某一个不需要的宏被删除时,请按如下步骤操作打开菜单的工具栏,点击宏选项,再点击宏项就打开了宏管理的对话框我们可以用[编辑]按钮进行宏内容的编辑,使用[删除]按钮删除将要被删除的宏宏的使用
1、利用菜单使用宏利用菜单使用宏的过程非常简单但不是很方便其过程同宏的维护过程,打开宏维护的对话框,选择宏的名字,点击[运行]即可
2、创建与使用快捷图标快捷图标使用简单,而且快速,我们只需要点击宏的快捷图标即可执行宏建立宏快捷图标的过程如下打开菜单工具栏,点击自定义选项在自定义对话框的左边下拉列表中寻找并点击宏选项,见图4把对话框右边的宏使用鼠标拖到Word的快捷图标栏上,即可完成宏快捷图标的创建
3、宏快捷图标的更改在自定义对话框打开否则,不能更改按钮图标的同时,在宏快捷图标上单击鼠标右键,弹出下拉菜单后点击更改按钮图标项,出现系统提供的多个按钮图标供选择
4、宏快捷图标的删除在自定义对话框打开否则,不能更改按钮图标的同时,在宏快捷图标上单击鼠标右键,弹出下拉菜单后点击删除项,即可把不需要的宏快捷图标删除掉
1、给Word文件减肥在Word中输入一点儿文字,很容易就达到几十KB,真不知微软是怎么回事,好像觉得我们的硬盘太大了似的所以,很有必要给Word文件减减肥具体方法只要我们使用文件菜单下的另存为命令,Word则会重新将信息进行整理存盘,这样会使得文件的容量大大减少如果你嫌每次都要另存为太麻烦的话,可以打开Word,单击工具菜单中的选项命令,再单击保存选项卡,在设置窗口中取消选择快速保存选项,以后Word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘,实现减肥操作一劳永逸另外,如果我们使用了Word的嵌入字体技术,则在选中嵌入TrueType字体后,还应选中只嵌入所用字符复选框,否则Word会把所用的TrueType字体一同打包,使得文件增大
2、取消自作聪明的超级链接当我们在Word文件中键入网址或信箱的时候,Word会自动为我们转换为超级链接,只要在文件的网址上按一下,就可以启动IE进入键入的网址或给输入的信箱发信但是,有时候我们并不需要这样的功能,就会觉得这种功能有些碍手碍脚了如何取消这种功能呢在Word中选择工具→自动更正,先单击键入时自动套用格式选项卡,将internet及网络路径替换为超级链接项前的对勾取消再单击自动套用格式选项卡,将internet及网络路径替换为超级链接项前的对勾取消再单击确定,以后再输入网址,就不会转化为超链接了
3、实现Word个性模板用Word建立的文件默认页面是A4大小,即宽210毫米、高297毫米但是有时由于工作的需要,我们不希望用A4大小的纸张,这样每次都必须打开页面设置对话框进行设置,同时,Word中默认生成的文档文件是不自动缩进的,必须使用手工调整它们的缩进,非常麻烦其实,巧妙利用Word的模板文件功能可以设置Word的默认页面大小和自动缩进,从而实现个性模板
①进入WordXP的模板文件夹,在Windows9x和Windows Me下为C\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下,而在Windows2000和Windows NT上为C\Documents andSettings\用户名\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下此文件夹为隐藏文件夹,你必须对文件夹选项进行设置才能够进入,详见Windows手册,你会看到在此文件夹中有一个normal.dot文件,此文件就是Word的默认模板文件双击它,系统就会自动调用WordXP打开它
②单击文件→页面设置,调出页面设置对话框,将页面大小及上下左右边距设置自己所需的值,如图5所示笔者经常使用它来写作,每次左右拖动滚动条来查看文章不太方便,所以把宽度设置小了一些,为15厘米,高度不变,仍为24厘米
③单击格式→段落,在段落设置对话框中选择缩进和间距标签,点击特殊格式下拉框,选择首行缩进,并设置度量值为
0.7厘米相当于两个汉字字符,即设置每段自动缩进两格中国人用中文的特色
④单击文件→保存命令,选择保存类型为文档模板文件,由于此时normal.dot原模板已经启动,所以无法直接保存为normal.dot文件在此,笔者将它保存为normal
1.dot文件
⑤再次进入C\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下,这时会看到两个模板文件normal.dot和normal
1.dot选中normal.dot文件老模板文件,按下F2键,选择重命名,将它重新命名为oldnormal.dot文件,按照此法再将新的模板文件normal
1.dot重命名为normal.dot文件
⑥上面的制作步骤完成后,使用起来就方便多了单击快捷栏上的新建图标或直接按Ctrl+N快捷键即可以用你刚才的设置来进行文件处理了、巧用稿纸格式在Word2000中,用户可以利用稿纸向导生成稿纸格式的文档可是,如何生成小字本格式的文档呢问题的关键在于掌握稿纸格式的制作过程Word2000提供的稿纸格式是用绘图工具绘制并插入页眉中得到的,因此利用稿纸格式也要从这一点下手
①左击文件/新建选单项,选择稿纸向导,生成20×20的稿纸文档;
②左击视图/页眉和页脚选单项;
③左击绘图工具栏中的选择对象按钮;
④右击稿纸,选择组合/取消组合命令;
⑤拖动方格列,排成31×20的小字本格式;
⑥左击文件/页面设置,选择文档网格卡;
⑦将每页行数设置为31后确定;
⑧关闭页眉/页脚即可
5、突然遇到停电或死机时抢救Word文件有妙招你是否遇到过这样的事情用Word工作了很长时间,写了许多文字,但是文件还没有来得及存盘,却突然遇到停电或死机,此时的你是否有欲哭无泪的感觉唉,这就叫天有不测风云不过,不要担心,我有办法下面是具体的操作方法
①首先按菜单工具,再按选项;
②接着找出Word自动记录文件的位置按一下文件位置标签,点选自动恢复文件,再按一下更改按钮
③利用快捷键的技巧,将文件位置给复制起来拖曳选取文件夹名称,按下组合键Ctrl+C复制,再点击一下取消按钮回到Word下注意如果你的Word不太稳定,常让你做无用功,干脆把这个文件夹另外指定一个名称,往后找起来会更方便
④打开资源管理器,寻找这个文件夹的位置,按一下组合键Ctrl+V粘贴
⑤Word会自动把来不及存盘的文件寄放在这里,如果此处有一个以上的文件,你可以从日期上判定哪一个才你是想要的文件从修改日期这里可以看出文件的存盘日期在文件上连按两下鼠标左键,就能直接打开了到这儿,你的文件就重新活了,还不快试试
6、在WORD中计算某一字符串出现的次数在WORD中怎样统计某个字符串在文章中出现的次数呢可以这样做使用替换对话框,在查找内容和替换为的对话框中填入欲统计的字符串,按全部替换命令执行完命令后,WORD会弹出对话框提示有XX个被替换XX就是该字符串出现的次数
7、用格式刷多次复制格式大家都习惯这样使用格式刷选中所要复制的格式文字,单击格式刷按钮,然后将格式刷光标移动到所要格式化的文字位置,按鼠标左键拖曳所选范围,放开左键,实现了格式复制要多次复制一种格式,则多次重复刚才的步骤其实WORD中提供了多次复制格式的方法双击格式刷,你可以将选定格式复制到多个位置再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷
8、打印或预览多页的表格中每一页都看到标题遇到WORD中超过一页的表格,可能会这样处理把标题复制到每一页的开始部分,以确保每一页的表格都有标题但是如果你对文章内容进行增加或删除,都会造成重新分页,你先前复制标题可能会跑到页的其它位置你可以这样做选中表格的主题行,在表格菜单中选择标题行重复选项当你预览或打印文件时,你就会发现每一页的表格都有标题了前提是表格必须是自动分页的
9、美丽的水平分隔线使用WORD时,在一行的开始位置连续键入三个以上的-减号,然后回车,会出现一行细水平分隔线这就是WORD的自动更正功能你可以利用这个功能创作出许多漂亮的水平分隔线,如下表所示要实现上面的功能,必须做以下设置从工具菜单中选择自动更正命令,在对话框中选择键入时自动套用格式选项卡,将键入时自动应用下的边框复选框勾上
10、用目录快速定位目录通常是长文档不可缺少的部分,有了目录,阅读者就能很容易地知道文档中有什么内容,如何查找这些内容下面介绍使用内部标题样式创建目录的方法
1、单击要建立目录的地方,通常是文档的最前面;
2、选择插入菜单的索引和目录命令打开索引和目录对话框;
3、在对话框中选择目录选项卡;
4、选中显示页码和页码右对齐复选框;
5、在格式框中选择一种目录格式,在显示级别框中键入或者选择一种显示级别显示级别是指在目录中从最高级开始显示的级别数;
6、若要对其它选项进行设置,单击选项按钮进行在选定了各选项后,单击确定按钮这样,Word2000就会在指定的地方建立目录,目录中的页码是由Word自动确定的编制好目录后,Word将搜索带有指定样式的标题,按照标题级别排序,引用页码,并且在文档中显示目录,还可以利用它在联机文档中快速漫游将鼠标指针移动到目录的页码上,你会看到鼠标指针变成了手形,单击左键即可跳转到文档中相应的标题下
1、在长文档中快速漫游在文档中漫游单击常用工具栏上就是有新建和打开按钮的那个工具栏,靠近右边,唉,没办法学问多了,盖都盖不住的文档结构图按钮,然后再单击文档结构图中要跳转的标题即可至文档中相应位置文档结构图将在一个单独的窗格中显示文档标题,你可通过文档结构图在整个文档中快速漫游并追踪特定位置在文档结构图中,可选择显示的内容级别,调整文档结构图的大小若标题太长,超出文档结构图宽度,不必调整窗口大小,只需将鼠标指针在标题上稍作停留,即可看到整个标题
2、快速打开文档快速打开文档可以节省寻找的时间,下面介绍几种快速打开文档的方法1用Win98的开始菜单打开首先单击Win98的开始按钮,指向文档菜单项,单击要打开的文档即可打开该文档若Word2000还没有执行,Windows98会自动运行并打开文档2用文件菜单打开选择文件菜单,在菜单最下方出现最近编辑过的四个文件名,单击其中一项,便可快速打开相应文档Word2000可最多保存9个最近编辑过的文件名,程序的缺省设置是4个,若要改变其设置,可选到工具菜单中选项命令,然后单击常规选项卡,设置列出最近使用的文件数即可3在Word中打开最近浏览过的文件在Web工具栏上,单击单击返回按钮,可打开在Word2000中查看的上一篇文档;单击向前按钮,可打开在Word中查看的下一篇文档单击地址栏的下拉列表,用鼠标指向要打开的文档,即可打开需要的文档4用资源管理器打开文档在Win98中打开资源管理器,用它找到要打开文档的文件夹,然后双击该文档即可打开
3、快速显示多个文档单击窗口菜单的全部重排菜单项,这样就会将所有打开了的但未被最小化的文档显示在屏幕上,每个文档存在于一个小窗口中,且当前也只有那个标题栏高亮显示窗口中的文档被激活,若需要切换,你可在要激活的窗口的任意处单击一下鼠标即可你还可以用鼠标按住某窗口的标题栏拖动该窗口,也可将鼠标放在窗口边界上拖动鼠标调整窗口的大小
4、快速切换多文档在多文档窗口之间编辑操作与在一个文档窗口进行编辑操作基本相同,只是在多文档窗口之间需要进行窗口切换,进行切换的方法有三种1Word2000处理的每个文档都作为一个任务,在Windows的任务栏上都有一个图标,你可以单击任务栏上的文档图标进行切换;2选择窗口菜单,单击所需的文档即可;3在当前激活窗口中,按组合键Ctrl+Shift+F6可将当前激活窗口切换到窗口菜单文件名列表上的下一个文档,并且可按窗口文档标号顺序循环切换
5、如何在WORD中调整汉字与英文字母间的距离在中文WORD中汉字与英文字母和数字之间一般都存在一小段间隔,这个间隔一般有一个空格大小,但我们却无法删除掉例如我们输入中文Windows98的新特性,在中文和Windows之间以及98与的之间都有这段间隔这虽然有助于突出显示汉字与英文之间的区别,使文档一目了然,但有时我们也需要关闭此功能,关闭的方法如下A、按CTRL+A选定全部文档;B、选择格式/段落/其他;C、在其他选项卡中取消字符间距设置框下面的中、英文间自动调整间距和中文、数字间自动调整间距选项左边的复选框
6、如何在WORD中任意修改字间距在WORD中修改字间距很不直观,有些用户甚至不知道该如何设置字间距,而不得不使用系统默认值WORD的字距有标准、加宽、紧缩等三种字间距,其中标准字距即默认字间距,它的实际距离不是一成不变的,而是与文档中字号的大小有一定的关系加宽间距则是在标准的基础上再增加一个用户指定的数值,紧缩则是在标准的基础上减去一个用户指定的数值由于加宽和紧缩都是在标准的基础上进行调整,字号变化时,间距也会自动调整,不至于出现字号与字间距不匹配的情况调整字间距的方法如下A、选定文本;B、选择格式/字体,选择字符间距选项卡;C、在间距下拉列表中选择适当的类型和增添或减小的间距数值最后确定即可
7、如何在WORD中任意修改行距在WORD中提供了很多种标准的行距供选择,在格式/段落的缩进和间距选项页,在行距框里提供了行距的选择列表包括单倍行距、最小行距等可是标准行距并不一定符合我们的需要例如,当我们希望行距尽可能小时用最小行距就满足不了要求如果我们想要任意设置行距的大小,必须将行距设置为固定值,然后在右边的设置值对话框里任意输入行距的磅数即可
8、鼠标快捷操作Word如果你经常要录入较长的文档,常常会遇到需要对跨度较远的不同文字的编辑操作,翻来覆去,实在辛苦这时另外一个不为人注意的小东西就派上用场了,它就是位于窗口右边滚动条上方、与带黑三角形的按钮相邻的一个很扁的折叠起来的滚动条把鼠标放在上面,鼠标就会变成一个如同十字架的上下箭头,在这种状态下双击左键,窗口就会上下一分为二,这样我们就可以在不同的窗口中对同一文档的不同位置的内容分别进行操作其作用就相当于窗口中的折分我们还可以按住该滚动条并往下拖,这样也可以把窗口分成两个,窗口的大小可以用鼠标来调整
9、快速输入上下标在文字处理过程中,经常会遇到上下标这种表示方法,在进行上下标输入时,常用的方法是选定作为上下标的字符,在格式下拉菜单中选择字体,在效果选项中选择上标或下标,然后按确定键再继续下面文字的输入时,又必须按上述操作取消上下标设定,如此操作总感繁琐下面介绍一种较为方便的方法在工具按钮栏中按下鼠标右键选择自定义,在工具栏选项中选择格式,利用鼠标将x2和x2按钮拖至文档输入界面的工具栏中,将原工具栏中不常用的按钮拖回来,然后关闭此对话框,这就完成了设定在文字输入过程中,需要上下标时,先按x2或x2按钮,再输入上下标字符,然后再按一下x2或x2按钮,则又恢复到正常状态,可以继续后面文字的输入
10、快速输入特殊字符写作时,特殊字符输入通常是由插入菜单,选择符号[S]…,在弹出的对话框内选择字体类型,再找到所需的字符后插入的这种方法并不理想,原因是输入时双手都在键盘上,频繁使用鼠标无疑会降低录入速度,而且需建立多个宏命令,生成的工具栏还会占用一部分文本显示区域最简便的方法是将自己常用到的字符定义成快捷键,例如经常输入字符α、β、γ、μ,通过插入菜单中符号[S]…找到相应的字符,点快捷键[K]…按钮,将自定义的快捷键输入相应的栏内通常为Alt+某字符组成组合键,再按指定[A]即可自定义的快捷键应容易联想,便于记忆这样在用到定义的特殊字符时,手不离键盘,即可进行快速输入
1、WORD调用外部程序技巧二则Word是我们日常办公的常用软件之一,在某些特殊情况下,我们在编辑Word文档的时候,可能要调用其它程序,通常的做法是打开开始菜单,然后找到程序中的相应命令,如果我们安装的软件比较多,那么要从众多程序菜单中快速找到自己所需的程序,也并不是一件非常容易的事,再说有的程序并不在程序菜单中,如果从文件夹中去打开的话,就更麻烦了,那么能不能在Word中直接调用外部程序呢下面就以在Word中调用计算器程序为例,看一下具体的操作方法
1、利用宏命令单击工具菜单中的宏命令,在出现的宏对话框中输入宏名计算器,在宏的位置框中选择所有活动模板和文档选项,以便在任何时候都可以使用这个宏,然后单击创建按钮进入宏编辑状态,输入以下代码ShellC\WINDOWS\CALC.EXE,最后单击文件菜单中的保存命令,退出宏编辑状态,回到Word中单击工具菜单中的自定义命令,选择命令标签中宏类别,找到我们刚才编辑计算器宏,把它拖到工具栏上,以后我们要调用计算器的时候,只需单击该按钮即可
2、利用分配超链接单击工具菜单中的自定义命令,打开自定义对话框,在自定义对话框打开的情况下,鼠标右键单击工具栏上的插入超链接按钮或者其它按钮,在弹出的快捷菜单中选择分配超链接中的打开命令,在打开的分配超链接对话框中,按下查找范围右侧的下拉按钮,找到C\WINDOWS\CALC.EXE,按下确定按钮退出,以后要调用计算器的时候,只要单击插入超链接按钮,就会弹出一个安全警示对话框,单击确定按钮即可启动计算器程序如果你还想进一步个性化的话,可以在如图1所示的菜单中进行命名、编辑按钮图像和更改按钮图像等操作注意在第一步选择工具栏按钮的时候,尽量选择那些平常用不到的按钮,因为分配超链接会将替换当前分派给该按钮的命令,比如我们上面的例子使用了插入超链接按钮来调用计算器,那么以后单击插入超链接按钮时,就会打开计算器,而不是原来的插入超链接了,如果你要插入超链接的时候可以通过插入菜单中的超链接命令来实现如果想要撤销分配超链接的话,只需选择重新设置命令,或者选择编辑超链接中的删除超链接命令即可恢复该按钮原有的功能分配超链接的对象不一定是应用程序,也可以是文件夹和具体文件,如果是文件夹,单击该按钮会打开该文件夹,如果是文件的话,系统就会调用相关的程序来打开该文件以上两种方法不但适合Word,而且也适合Excel、PowerPoint等其它Office程序
2、方便地访问您经常使用的文档工作菜单是一个鲜为人知的重要Word特性您可以使用工具菜单来保存常用Word文件的方便访问列表要将工作菜单添加到菜单栏或工具栏中在工具菜单中,点击自定义,然后点击命令选项卡在类别方框中,点击内置菜单点击命令方框中的工作,把它拖动到菜单栏或显示的工具栏中有了适当位置的工作菜单,您就可以将任意打开的Word文档添加到您的列表中下面是所用的选项要将当前的文档添加到工作菜单中,请在工作菜单中,点击添加到工作菜单要打开工作菜单中文档,请在工作菜单中,点击您希望打开的文档要从工作菜单中删除一个文档按CTRL+ALT+-破折号键您的指针将变成大的粗体下划线在工作菜单中,点击您希望删除的文档
3、使用文本框定位剪贴画文本框是可移动、可改变大小的文本或图片容器在Microsoft Word中,当您需要精确控制文档中剪贴画的位置时,您可以使用文本框在绘图工具栏中,点击文本框点击包含在此处创建图形的文本框边界,然后点击出现的文本框,并把它拖动到您希望定位图片的位置上要在文本框中添加剪贴画,请将光标放在其中,点击菜单栏中的插入,指向图片,然后点击剪贴画在插入剪贴画任务窗格中,使用搜索界面来选择您的剪贴画您可以使用绘图工具栏中的其他选项来改进一个文本框-例如更改填充的颜色-就和您可以对其他绘图对象做的一样当使用文本框来显示图片时,请确保将文本框的线条颜色改为无线条颜色4用WORD自制信封
1、选择纸型选择文件菜单中页面设置命令下的纸型选项,选择A4纸,在页边距选项选择方向为横向,然后单击确定按钮
2、制作邮政编码栏在工具栏中单击插入表格,在插入表格的对话框中填入11列1行,在自动调整操作的固定列宽中输入1厘米然后单击确定按钮再分别选定表格的第2列,单击右键,在所弹出的右键快捷菜单中选择表格属性,在弹出的对话框中,将列的尺寸设置为
0.5厘米,然后选择单击下一列,依次将第
4、
6、
8、10列都设置为
0.5厘米,最后,单击工具栏中的橡皮,把第
2、
4、
6、
8、10列的表格上下线擦去,邮政编码栏就制作完成了
3、贴邮票栏的制作选择插入菜单的文本框的横排命令,这时会出现一个大的图形框,并写有在此处建立图形的文字,单击撤消按钮,这个画布区就会消失了,然后在纸张的右上角位置,单击并拖动鼠标,出现一个文本框,并在文本框中输入贴邮票处,字体为黑体四号字,接着双击文本框,在弹出的对话框中对大小选项中的高度与宽度都设置为
2.2厘米,在文本框中对内部边距的左右设置为
0.3厘米上下设置为
0.05厘米,然后单击确定按钮
4、地址内容的制作只要将你的具体地址、联系电话、邮政编码,甚至QQ号或个人网址,都整齐地排列在这里即可
5、空角的点缀信封的左下角是最能体现你的独特风格的一块开垦地,假如你是一个很喜欢宠物的朋友,你不妨添个小猫、小狗类的图片,或者你是一个性情优雅的朋友,添加个小花小草或简单的风景画,这张信封立即会生动活泼许多其实很容易做到这样,因为Word内置了许多剪贴画,选择插入菜单中的图片的剪贴画,在弹出的对话框中有许多各种类别的图片,你只要选择喜欢的剪贴画,插入即可如果你对所插入的图片还不够满意,只要单击所插入的图片,这时,一个图片工具栏就会出现,这可以对这张图片的灰白度、对比度、亮度进行调整什么图片太大,很简单,选定图片,在图片的四周的边角处拖动,可调整任意大小如果你擅长画画,那你完全可以自己动手在画笔里画一幅亲笔画,再将画粘贴到这里,相信信封的独具匠心更会令你喜不自禁特别提示由于A4纸高度为21cm,也就是说信封的封皮和封皮背面以及粘贴部分为21cm,因此所有的文字不得超过10cm,否则,信封上内容距所折边缘太近,甚至出现在背面A4纸宽度比信封长度长,这个尺寸可以自由掌握,一般控制在20cm~25cm之间比较适宜,也就是说封皮正面内容保证在20~25cm内即可你一定会做出个性十足的信封来,我相信
5、定义印刷样式的页眉印刷制品的页眉经常是章节标题加页数,十分漂亮,其实word也可以达到这个功能
1、插入页码位置--页眉,对齐方式--外侧
2、分别在奇数页页眉和偶数页页眉插入域代码STYLEREF标题1其中标题1为你想使用的样式名称
3、通过制表位调节显示位置使其美观
4、根据章节划分应用样式后,页眉自动显示相应的标题如果你有双面打印机,那打印出的成品将和印刷品一样
6、如何将数据库直接转换为word表格视图---〉工具栏---〉数据库---〉调用数据库快捷工具栏后单击插入数据库按钮---〉选择数据源---〉浏览找到所需要插入的数据库表,当然首先确定使插入access数据库还是vfp、dbase等类型数据表---〉选择所需要插入的字段---〉确定---〉调整
7、如何把WORD文档转换成图形文件这是一种最简单的方法打开WORD--新建一个空白文档---打开资源管理器--将你要转换的文档直接拖到WORD的空白文档里_OK~!
8、创建项目符号和编号的方法Word可以为提纲式的列表加上各种项目符号或编号,使文档组织更有条理和重点更突出创建好列表后,还可以按笔划顺序、编号顺序或创建日期对列表排序创建项目符号和编号的方法有几种,下面介绍我们常用的、也是最简便的几种
1.为列表加编号和删除编号1选定要加编号的段落2单击工具栏上的编号按钮后,将对所选文本自动加上数字编号3若要删除列表编号,则选定要删除编号的段落4单击工具栏上的编号按钮,将删除所选文本的数字编号
2.为列表增加和删除项目符号1选定要加项目符号的段落2单击工具栏上的项目符号按钮,将对所选文本自动加上项目符号3若要删除列表项目符号,则选定要删除项目符号的段落4单击工具栏上的项目符号按钮,将删除所选文本的项目符号
3.改变列表项目符号的类型或为其添加颜色,或自定义项目符号1选定要更改的或要采用新定义的项目符号的文本或列表段落2从格式菜单中选择项目符号和编号,打开项目符号和编号对话框3选择项目符号标签卡,便可以从其中6种预定义的项目符号中选择一种4单击自定义按钮,打开自定义项目符号列表对话框5从项目符号位置栏中,可选择项目符号的位置及是否用悬挂式缩进6单击项目符号,打开符号对话框,从中选择项目符号7按确定按钮,屏幕提示时确认所作更改
4.改变列表编号的类型或为其添加颜色,或自定义编号1选定要更改的或要采用新定义编号的文本或列表段落2从格式菜单中选择项目符号和编号,打开项目符号和编号对话框3选择编号标签卡,可以从6种预定义的编号中选择一种4单击自定义按钮,打开自定义编号列表对话框5从编号位置栏,可选择编号的位置及是否用悬挂式缩进6从编号框,可选择不同编号样式;从字体…框,可打开字体对话框,从中选择不同字体7按确定按钮,屏幕提示时确认所作更改按类似方法还可选择多级符号选项卡,选择定义多级符号
5.编号和项目的相互转换1选定要修改的带有项目符号的段落2单击格式工具栏上的编号按钮也可用类似的方法,将带编号的段落修改为带项目符号的段落
9、在Word中文字与表格相互转换在Word2000及Word2002中,如果要把文字与表格互相方便地转换,请使用表格中的转换子菜单在相互转换过程中,必须根据需要选用段落标记敲回车键时呈现的标记、制表符→或逗号字符等分隔符将表格转换成文字时,用分隔符标识分隔文字的位置;在将文字转变成表格时,用其标识新行或新列的起始位置
一、表格转换成文字在将Word表格转变成Word文字时,表格中的每一行末尾将出现段落标记以示该行的结束同一行中的相邻列将用制表符、逗号或所选的其他标记来间隔表格中不同列内容如果希望每个单元格中的内容都自成一段,就选用段落标记作为分隔符操作技巧1要将行或表格转换成段落,请先选定行或表格2指向表格菜单中的转换子菜单,然后单击表格转换成文字命令,图1所示3在对话框中的文字分隔符下,单击所需的字符,作为替代列边框的分隔符表格各行用段落标记分隔4单击确定按钮说明1当文字分隔符选用制表符时制表符单选框出现黑点,再单击确定按钮此时原表格处只是去掉了表格线,而原各单元格的内容未发生任何变化当文字分隔符选用逗号时,单击确定后,原表格处的每行内容没变,但同行相邻单元格内容之间将用小写逗号区分,且间距变小当选用段落标记时,每一单元格的内容将自成一段2表格转换成文字命令,只能适用于某行或几行及整个表格,对列或其中的某部分表格不适用
二、文字转换成表格在将文字转变成表格时,Word会将段落标记所在的位置作为行的起点,将制表符、逗号或其他所选标记所在的位置作为列的起点如果希望新表格中只包括一列,请选择段落标记作为分隔符如现以逗号也可用空格或其他作为列的起点,把学生的成绩文字转换成一个三列表格为例,介绍操作技巧步骤1输入姓名及成绩姓名与成绩之间要用小写逗号2选中要转换成表格的文字把三个人名及成绩全选中3单击表格菜单的转换子菜单,指向文字转换成表格命令并点击出现将文字转换成表格对话框4选择文字分隔位置下的某一可选项本例选逗号,在列数文本框中填入需要列的数字5单击确定按钮将出现表格如下图
10、快速还原图片文件利用Word可以非常方便地制作出图文并茂的作品,但是有时往往出于特殊需要如出版、发行等,要求把其中内嵌的图片还原出来这时我们固然可以使用Word2000打开该文件,然后选中相应图像后复制,再启动画图程序进行粘贴,最后再存盘这对于仅含有一个两上图片的文件尚可,如果你的文档中已经内置了图片文件而且比较多,那么一个一个地拷贝、粘贴则相对来说比较麻烦其实,只要我们单击文件→另存为Web页命令,Word就会自动地把其中内置的图片以image
001.jpg、image
002.jpg、image
003.jpg、image
004.jpg等文件存放在以另存后的WEB页为文件名加上.files的文件夹下与在IE中保存的网页一样,非常方便特别声明1资料来源于互联网,版权归属原作者2资料内容属于网络意见,与本账号立场无关3如有侵权,请告知,立即删除。