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抚顺海华吉利商贸有限公司库房管理制度为了保障公司库存商品的安全与完整、降低仓库管理成本、以免造成商品积压与资金浪费,特制定本制度,要求有关部门遵照执行
一、采购入库管理
1、商品采购主要分为日常备货采购和销售部要求采购备货两类
①、日常备货采购指仓库管理员根据仓库商品库存和市场行情主动备货,订单由仓库管理员下达;
②、销售部要求采购备货指销售部主管根据市场行情及业务员销售过程中的需要,提出采购备货销售部主管与采购部主管拟定好订单后,交与仓库管理员,此订单仍由仓库管理员下达
2、采购部主管根据订单,采买商品到货后,仓库管理员根据货单,负责清点实物数量,进行产品验收,同时要关注商品的规格、型号、数量是否与货单一致,生产日期、包装是否破损等,如有异常,应及时通知经办人员,以便及时查清解决问题或退货否则拒绝入库,由此造成损失,由仓库管理员自行承担
3、仓库管理员实际收到的货品与备货订单不符时,在入库之前应与采购部经办人沟通,并按照软件上的订单,与实际到货情况,如实的填写入库单并做好未到货品或已到口味、规格、型号等不符货品的注解备注
4、仓库管理员根据核对无误的送货单与订单,关联生成入库单并打印,入库单一式三联,一联仓库,一联财务,一连采购部
5、仓库管理员负责编制、打印、报送入库日、周、月报表
6、禁止虚开无实物的入库单
二、销售出库管理
1、销售部在当日1700之前统计并提报次日的销售订单,销售内勤依据订单制定销售单/退换货单后,通知仓库备货并安排车辆路线,保证货物及时送达客户;销售单/退换货单,一式三联,一联仓库、一联财务、一联客户
2、业务员必须完好保管所有销售预算清单,以便与财务和客户结算、备查,否则后果自负
3、仓库管理员根据审核无误的销售单/退换货单,才可办理商品出库手续,在销售单/退换货单上加盖“已发货”章上车,并由配送员接手签字
4、仓库管理员,在商品出库时要关注商品的价格、规格、型号与预算清单是否一致,审批程序是否符合规定,货物名称及编号是否统一,如有异常,应及时通知经办人员改正,否则拒绝出库,出库时应特别关注低于最低售价的商品
5、审核通过的销售单/退换货单,物流必须按要求在48小时内送抵指定客户,如果送货不及时,公司将根据订单金额每天收1‰处罚物流部门;如果由于物流原因造成订单作废,公司将根据订单金额的1%作为物流部门的处罚
6、如因销售、经营过程中,急需放行的商品,可采取紧急放行措施,但事后必须及时补办各项手续
7、仓库必须严格按照销售单/退换货单上开具的商品名称、编码、规格、型号、数量发货,违规操作造成的帐实不符等后果,由经办人承担全部责任
8、商品出库要遵循“先进先出”原则,以免造成呆滞、积压、过期、贬值等经济损
9、编制、打印、报送销售/退换货,日、周、月报表
10、禁止虚开无实物的出库单
三、紧急放行管理
1、因销售、经营过程中急需放行的商品,可采取紧急放行措施
2、业务员/公司自用时的提货人员,可通过电话形式沟通,得到相关领导确认
3、仓库管理员在现场电话确认后,现场手工开具销售/退换货单,单据一式三联,一联客户,一联仓库、一联财务
4、业务员的销售/退换货单,应取得经客户签字确认公司自用时的提货人员,提取的货品销售单,也应取得相关领导的签字确认
5、业务员必须在三天内参照销售出库管理补办销售出库手续如果业务员没有在规定时间内补办出库手续,公司将根据销售金额按天加收1‰的资金占用费
四、商品赠送管理
1、商品赠送包括采购赠送和销售赠送
2、采购赠送指公司采购商品时供货商赠送商品给本公司;销售赠送指本公司业务员销售商品给客户时赠送商品给客户
3、仓库收到供货商提供的赠送清单时,库管员清点采购赠送商品入库,并根据订单关联生成其他入库单(一式三联),一联仓库、一联采购、一联财务
4、销售部各业务员根据下月业务预算,于每月20日前制定出下月销售赠送商品预算,分小件销售赠送商品预算和大件销售赠送商品预算,经部门经理审核后报总经理审批
5、业务员在批准的销售赠送商品额度内,根据下列权限办理相关手续对每次赠送金额(含税价)在50元以下含50元的由仓库在预算额度内审核控制;对每次赠送金额在
6、由于业务发展的需要超出本月商品赠送额度的可申请增加赠送额度,经总经理批准后,通知仓库增加赠送额度
7、仓库每月统计各业务员赠送商品报表,报表中注明各业务员本月赠送预算额度、剩余赠送额度,报表一式三份,一份仓库留底、一份销售部、一份总经理
8、销售赠送商品必须在销售/退换货单相应栏内注明“赠送”字样
9、仓库与销售内勤,必须按月统计各业务员的销售赠送商品清单报财务核算
10、销售赠送其他程序参照销售出库管理
五、换货、退货管理
1、 换货管理
(1) 经业务员鉴定确认无法正常销售的商品,业务员填写情况说明(原因、数量等),经部门经理审核批准
(2) 仓库核对并清点退货商品,与情况说明核对无误后关联生成退货单,并办理退货手续,将退回商品入不良品库同时生成并打印更换出库商品送货单,与商品一同交业务员
(3) 业务员将商品送交客户,并将取得客签字确认的发货单送交业务会计
2、 退货管理
(1) 业务员填写情况说明(原因、数量)报主管审批后,办理退货手续
(2) 在退货过程中尽量应避免商品包装不全、有污迹、破损等情况
(3) 退货由仓库负责验收,合格商品退回总仓库按正常商品管理,不良品入应不良品库,并作明显标识与正常商品隔离摆放
(4) 仓库应核对并清点退货商品,与情况说明核对无误后关联退货单,并办理退货手续
(5) 业务员应向客户书面通知本公司实际收到的退货商品名称与数量,并取得对方签字确认手续
(6) 退货商品由原业务员负责处置,退货责任由市场部确认后交财务部处理
① 由于客户原因造成的退货,由业务员与客户协调,积极挽回这部份退货损失,退货损失包括商品跌价损失、来回运输费和差旅费 A. 由于业务员没有了解客户需求造成的退货,业务员承担40%的损失,公司承担60%的损失; B.由于客户表述不清造成的退货,业务员承担2%损失,公司承担98%的损失;特殊情况上报总经理审批后执行;
② 发货发错退回的,由责任人承担全部损失
③ 物流部造成的,物流部承担全部损失
④ 因供货方质量原因造成的退货,由公司根据合同追究供货方责任 业务员应积极处理退货的商品,以免造成退货商品的滞销、积压
六、 库存管理
1、 库管员应根据市场情况结合市场部意见、预测每种商品的最高库存与安全库存对市场难以准确把握的商品原则上实行零库存管理办法对往年有销量,而季节性供货的商品,应根据销售量确定一个最低与最高库存对低于安全库存或超过最高存量的商品,库管员要及时报告市场部、财务部
七、 仓库日常管理
1、 物资进出仓库,都必须严格办理进出库手续
2、 仓库必须及时更新日报、周报和月报并表发送到公司共享空间中,及时向市场部、销售部、总经理及其他需要仓库信息的有关部门与人员提供相关信息
八、 库存商品盘点管理
1、 每日下班前仓库应对电脑、打印机等主要库存商品进行盘点,编制盘点表,并与库存帐面余额进行核对,帐实不符的要分析原因,明确责任,提请有关部门处理
2、 月末由仓库主管组织人员对所有库存商品进行盘点,编制盘点表,并与帐面余额核对,帐实不符的要分析原因,明确责任,提请有关部门处理
3、 年中和年终仓库应协同财务部和其他有关部门对公司库存商品进行全面盘点,编制盘点表,并与帐面余额核对,帐实不符的要分析原因,明确责任,提请有关部门处理
4、 盘点过程中应对滞销品、待处理品、废品做标签,并隔离摆放
5、 对盘赢、盘亏商品编制盘赢、盘亏商品报表,经财务部经理和总经理审批后,做帐务处理
3、对需要验收的商品,应分类存放,以便出库,已入库商品要合格产品和质量与问题产品分开存放
4、对临时寄放在库房的商品,要划出区域,隔离存放,作出区分
5、对退货产品的处理要进行清点,查明原因,并单独存放
6、入库产品的存放要遵循先进先出的原则
7、商品出库要严格按照电脑打印的销售单的数量、规格和型号进行出库,并作出核查
8、
9、仓库应编制商品分布图,将商品合理布局,合理存放,禁止混放、倒塌和包装破损现象,妥善保管、杜绝积压
10、仓库做到通风、干燥、清洁、安全,防尘和避光防止产品损坏变质储存易燃物品的库房还应做到密封,并做到远离光源和热源
11、做好库房的特殊商品的标识管理,以防误用
12、对公司内部原因造成的破损,本着降低损耗的原则,能修复的尽量修复
13、商品定期盘点数量、确定库存的余缺,上报相关部门库管的责任
4、库管要保持库房内的卫生,如连续三次检查不合格,对责任人罚款元,如卫生状况长期保持良好,则对相关人员奖励元
8、库管要及时反馈库存状况,对缺货和库存较低的商品进行统计,并上报给相关部门对因工作疏忽造成公司损失的,处以罚款元
9、库管要时刻注意商品的保质期,如因工作疏忽造成损失,则有库管自行承担
10、对于出货数量不准确的责任人,每次出错罚款元,并赔偿出错造成的损失
11、对于损公肥私的人员,公司将处以罚款元,并赔偿经济损失
九、现场管理
1、仓库必须做到现场整洁有序,按先进先出制度定置摆放(可根据发货要求)按客户或商品类别做好明显标识(可采用标牌)标牌上应标明商品的名称、编号、规格、型号批次及收、发、存情况
2、滞销品、待处理品、废品必须与正常商品严格隔离,并做好醒目标识,并由销售部、采购部协同有关部门及时处置
3、仓库管理员要做好防火、防潮、防盗工作,对库存商品的安全负责,否则承担相应的责任
4、坚持安全检查制度,定期检查消防器材熟悉消防器材的使用,下班要切断电源,关好门窗,对于消防防范不严的责任人,每次处以50元罚款,情节严重的追究法律责任
5、库房内严禁吸烟和喝酒,违反规定的罚款500元,仓库管理员有权对责任人罚款
6、严禁在库房吃或拿东西,违者罚款50元
7、将商品存储于光源、温度、湿度适宜的位置,并注意防虫、防鼠、防霉、防漏、防压
8、仓库内除仓库管理员和相关工作人员外,其他人员都不得进入库房,禁止会客,不准带人到仓库内参观,违者罚款20元,仓库管理人员有权做出处理并有权做出处罚
9、未经领导同意,库房内严禁他人物品进入库房,违者对责任人处以30元罚款 本制度从2014年3月1日起执行,以前相关规定同时废止。