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信息技术应用与财务风险管理很多企业会用财务系统中的预算管理进行财务风险管理通常这类预算管理只能对费用计划进行控制但企业内部除了费用控制外,还存在许多财务风险比如费用凭证手工录入容易出错、材料____的准确性难以验证、供应商开票制度没有得到有效执行、未来的资金计划难以准确预计等等笔者所在企业,通过对现有信息系统的扩展应用,在没有增加额外的软硬件投入下,很好地改善了对这些财务风险的管理现叙述如下案例一应用财务系统的凭证接口导入费用凭证笔者所在企业,每月费用凭证达数百张,涉及数十个费用科目以及数十个部门、项目,数百个人员的辅助核算财务人员录入凭证的工作量非常大,并且容易出错而事实上,因为企业已经上了费用报销系统,录入这些凭证的基础数据在费用报销系统中都有因此我们想,如果报销系统能直接生成财务凭证该有多好,但由于两系统由不同供应商__,因此没有这功能通过分析我们注意到财务系统提供了标准的凭证接口,这样这个问题就很容易得到了解决第一步是在财务系统的数据库中新建一张科目对应表,因为一旦报销部门与报销类型确定,就可以确定唯一一个费用科目第二步就是每天将报销系统中审批过的单据导入到财务系统的凭证接口,部门、人员、项目、金额的信息可由报销系统直接取得,再通过查找科目对应表自动填写费用科目,就能将完整的凭证数据填写到凭证接口从而实现了由财务系统自动生成费用凭证,杜绝了手工录入下可能出现的录错情况,并极大减轻了财务人员的工作量有的企业没有报销系统,但各部门通常会编制汇总的EX__L表来统计费用,那么其实通过对EX__L表式的标准化设计,也能实现向凭证接口导入数据并且,做为目前最通用的信息系统,除了能导入凭证信息外EX__L还可以与财务系统实现更多的功能集成案例二应用EX__L表导入核价表笔者所在企业,材料采购大致分为两块,一块是与供应商签订战略采购协议的,供货__按一年一次的__统一执行另一块是新材料或者非标准化__件的采购,__是每一张订单单独核价__供货的材料因为__固定,并事先在财务物流系统的报价表中维护数据,因此订单__与供应商开票的__是严格一致的这样当财务人员拿到__冲减库存系统的材料暂估__时,就非常方便,最多只要调整一分两分的计算差异新材料的采购情况大致相同因为订单是与供货商的核定__之后再下的,一旦____与订单__不一致,财务人员可以迅速发现并处理但非标准化__件的采购就存在很大问题,关键就在于下订单时,因为供应商自己都没有__过这些零部件,只能是采购人员凭经验暂估一个__,真实的__要等供应商生产出来之后再与我们的工艺人员来核定这类供应商开出的____往往与订单__差异较大,财务人员在录入__时先要将____与核价表去比对看是否一致,再将之前暂估入库的__逐一调整为____,工作量既大又容易出错;并且由于__经常滞后,财务只有根据暂估__来核算成本,导致__到账后,还要对相应的成本差异逐一调整从两类采购比较中可以看出,如果在货物入库前,能将非标采购的订单__更新至与核价表一致,便可最大限度地减少财务出错可能,并能保证产品成本的数据准确及时通过分析,我们发现在供应商送货前,非标__零部件的核价表都已经以EX__L表的形式存在了,如果核价表能更新系统中的订单__就可以解决此问题因此在对核价表的表式进行标准化设计之后,通过EX__L自带的VBA编程功能,实现了向财务物流系统数据库更新信息的功能这样就可以在货物入库前将核价表__自动地更新到相应的系统订单上,使库存入库时的__就与核价单一致,从而解决了非标__件的暂估价与__价不一致带来的一系列问题案例三应用数据库的邮件服务管理供应商及时开票对于采购__,除了__问题,__如果不能及时入账,也会带来财务风险因此我们在采购流程中明确要求供应商在下订单后四十五天内必须将__交财务入账但由于供应商的管理水平参差不齐,__在流转过程中又会有滞留、遗失的情况,使得__到账的时间还是没有很好控制,甚至会有__超过认证时间的现象因此我们想,如果财务系统能对超过三十天的未开票订单自动统计与预警,就能很好地解决这个问题但是很遗憾,尽管我们的财务物流系统中存有这类信息,但却没有自动统计与预警的功能通过分析,我们发现数据库自带的邮件服务功能可以实现这个需求首先,开启数据库的邮件服务,并设置一个OUTLOOK的邮件账户用于邮件发送其次,用结构化查询语言查询出符合条件的供应商及相关的订单,并将查询结果做为邮件的内容最后,设置数据库代理每周运行这个邮件服务一次这样,数据库就能每周将快到期的未开票订单信息自动地发邮件给采购部,采购部就能及时与供应商沟通,从而确保__按时入账案例四应用报表服务器生成资金计划企业__都非常__资金流,财务报表中也能每月出一张现金流量表,但如果有一张预测未来一个月甚至几个月的资金收支的报表,无疑会对企业的资金调度、财务风险控制带来很大帮助我们企业是项目型的制造企业,收入方面主要来自设备的销售、__、维护,当一个设备合同生效时,它的预收款、到货款、__款、验收款、质保金等收入款项的时间与金额也都大致确定了由于合同的履行周期很长,比如从设备的生产到验收通常要几个月,而质保金的收取基本在
一、两年后所以从合同的结算计划上就可以知道未来几个月的大致收入是多少支出方面主要有二块,第一是供应商付款除钢材供应商我们是当月结算的,其他供应商的付款期限是90天,这样假如以当月支付的钢材金额做为基准数,我们就可以得到未来三个月的供应商排款计划第二是费用支付因为我们的费用支出是按年度计划严格执行的,因此可以准确得到未来三个月的费用支出计划除此之外,应收应付__的到期偿付时间与金额也是确定的,贷款等的金额与期限也是确定的所有这些数据整合起来,就能得到一张未来三个月的资金计划表了事实上这些数据在我们企业的合同管理系统与财务系统中都有了,但两个系统都没集成这些数据的功能但我们发现财务系统所用数据库自带的ReportingServi__s(报表服务)正好能实现此功能首先在数据库中新建一张表,包括资金收支的方向、金额、时间、备注等的内容然后,在每月的月未,由数据库自动将合同系统、财务系统中未来三个月所有的收支明细均更新到这张表中,报表服务系统再以这张表为基础就能按指定格式就生成一张未来三个月的资金收支计划了总结随着信息技术的高速发展,现代企业会应用越来越多的信息系统但由于各个信息系统的标准不一,通常都难以对这些信息资源进行整合利用而我们通过实践认识到,基于财务系统的高度标准化,各个信息系统中与资金运动相关的信息都可以翻译成标准的财务系统的语言,从而实现信息的集成应用我们相信,通过信息技术与财务系统的集成应用,一定可以增强企业的财务风险管理的能力,从而为企业实现其战略目标作出有力保障信息技术应用能改善财务风险管理费用凭证数量巨大财务系统能导入报销凭证战略采购__稳定可控非标采购暂估差异较大可用核价单更新订单____到账时间难以控制可用邮件通知未开票信息存在预测资金计划的可能能通过报表服务生成资金计划-4-。