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精品讲座下载网___.zhpxb.com.海量管理讲座下载酒店采购部工作流程
一、各类物品采购工作流程
1、仓库补仓物品的采购工作流程仓库的每种存仓物品,均应设定合理的采购线,在存量接近或低于采购线时,即需要补充货仓里的存货,仓库主任要填写一份仓库补仓“采购申请单”,且采购申请单内必须注明以下资料:
(1)货品名称,规格;
(2)平均每月消耗量;
(3)库存数量;
(4)最近一次订货单价;
(5)最近一次订货数量;
(6)提供本次订货数量建议经何董事签批同意后送采购部经理初审,采购部经理在采购申请单上签字确认,并注明到货时间采购部经理初审同意后,按仓库“采购申请单”内容要求,在至少三家供货商中比较选定相应供应商,提出采购意见,按酒店采购审批程序报批,经董事会批准后,采购部立即__实施,一般物品要求之3天内完成如有特殊情况,要向主管__汇报
2、部门新增物品的采购工作流程若部门欲添置新物品,部门经理或各餐厅总厨应撰写有关专门申请报告,经董事会审批后连同“采购申请单”一并送交采购部,采购部经理初审同意后,按“采购申请单”内容要求,在至少三家供货商中比较选定相应供应商,提出采购意见,按酒店采购审批程序报批,经董事会批准后,采购部立即__实施.
3、部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品,应先填写一份“物品报损报告”给财务部及董事会审批经审批后,将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部,采购部须在采购申请单内必须注明以下资料:
(1)货品名称,规格;
(2)最近一次订货单价;
(3)最近一次订货数量;
(4)提供本次订货数量建议采购部在至少三家供应商中比较__品质并按酒店采购审批程序__有关审批手续,经董事会批准后,__采购
4、鲜活食品冻品的采购工作流程蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜,水果等物料的采购申请,由各酒吧、各部门总厨或主管,根据当日经营情况,预测明天用量,填写每日申购单交采购部,采购部当日下午以__落单或第二日直接到市场选购
5、燃料的采购工作流程采购部根据营业情况与工程部编制每月燃油、石油气、柴油采购申购计划,填写采购申请单按酒店采购审批程序__,并__实施
6、维修零配件和工程物料的采购工作流程工程仓日常补仓由工程部填写“采购申请单”,且采购申请单内必须注明以下资料:
(1)货品名称,规格;
(2)平均每月消耗量;
(3)库存数量;
(4)最近一次订货单价;
(5)最近一次订货数量;
(6)提供本次订货数量建议大型改造工程或大型维修活动工程部须做工程预算并根据预算表项目填写采购申请单工程预算表附在采购申请单下面且采购申请单内必须注明以下资料:
(1)货品名称,规格;
(2)库存数量;
(3)最近一次订货单价;
(4)最近一次订货数量;
(5)提供本次订货数量建议以上采购申请单经何董事签批同意后送采购部经理初审,采购部经理初审同意后,按“采购申请单”内容要求,在至少三家供货商中比较选定相应供应商,提出采购意见,按酒店采购审批程序报批,经董事会批准后,采购部立即__实施.
二、采购工作流程中须规范事项:
1、所有的采购申请必须填写一式四联,采购申请单经部门经理核签后,整份共四联交给资产会计,资产会计复核后送董事
2、采购申请单一共四联,在经审批批准后第一联作仓库__用第二联采购部存档并__采购第三联财务部成本会计存档核实第四联部门存档
3、审核采购申清单收到采购申请单后、采购部应作出以下复查以防错漏
(1)签置核对检查采购申请单是否部门经理签置,核对其是否正确
(2)数量核对,复查存仓数量及每月消耗,决定采购申请单上的数量是否正确
4、邀请供应商报价
三、货比三家工作流程每类物品报价单需要最少三家作出比较,目的是防止有关人员从中徇私舞弊,保证采购物品__的合理性酒店采取三方报价的方法进行采购工作,即在订货前,必须征询3个或3个以上供应商报价,然后确定选用那家供应商的物品,具体做法是
1、采购部按照采购申请单的要求__进货,填制空白报价单,包括
①填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间,送交供应商(至少选择3个供应商),要求供应商填写__并签名退回
②对于交通不便或外地的供应商,可用传真或__询价用__询价时,应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名,职务等
③提出采购部的选择意见和理由,连同报价单一起送交评定小组审批
2、评定小组根据采购部提供的有关报价资料,参考采购部___,对几个供应商报来的货品__以及质量,信誉等进行评估后,确定其中一家信誉好、品质高、__低的供应商,报董事会审核.
四、采购活动的后续须跟进工作
1、采购订单的跟催当订单发出后,采购部需要跟催整个过程直至__入库
2、采购订单取消
(1)酒店取消订单如因某种原因,酒店需要取消己发出之订单,供应商可能提出取消的赔偿,故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法,以便报董事会作出决定
(2)供应商取消订单如因某种原因,供应商取消了酒店已发出的订单,采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门为保障酒店利益,供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失
3.违反合同合同上应载明详细细则,如有违反,便应依合同上所载处理
4.档案储存所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查并连同采购人员自购物品__信息每天须录入至采购部__信息库.
5.采购交货延迟检讨凡未能按时、按量采购所需物品,并影响申购部门正常经营活动的,需填写《采购交货延迟检讨表》,说明原因及跟进情况并呈财务部及董事会批示
6.采购物品的维护保养如所__的物品是需要日后维修保养的,选择供应商便需要注意这一项.对设备等项目的__,采购员要向工程部__有关自行维护的可能性及日后保养维修方法同时,事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容,以免造成不能配套或无法__的情况精品讲座下载网:___.zhpxb.com.海量管理资源下载40000多讲培训视频,最新最全!____815250251。