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如何开有效的会议?在公司每天都要参加很多的会,而很多会从开始到结束都没有太多的结论,或者会议决议得不到有效的跟进和实施大会小会不仅仅浪费了很多时间,同时也在挫伤自己的积极性,如何让会议更加有效呢?先看看目前所参加的这些会议普遍存在什么问题吧!
1、会议主题不清晰;有时候突然在outlook里面就收到了一个约会说某某时候要开一个会,大概有个主题,然后约会里面也不会提及会议的主题有那些?agenda是什么?系统达到什么目的?通常收到这样的约会,就接受一下,然后就不了了之了,等到会议要开始的时候,outlooktips一下,然后就去开会了
2、会议讨论太发散;由于没有主题或者agenda,结果导致到了会议室,主持人就开始在不断的介绍,在介绍的过程中,与会人员就会不断的骚扰,打断,或者岔开话题,结果可想而知,会议不断的跟拖延了,主题也不明确了,发散了….
3、会议没有决议,形式化;很多会议开了就是开了,为开会而开会,没有任何的决议;
4、会议变成某几种对立思想的冲击;曾经参加过这样的会议,会议进程中,出现对立的几派思想,然后就是在这些对立面中互相冲击,争吵,结果会议不了了之;
5、会议时间过长或在非上班时间开会;由于以上的某些原因,会议时间太长,直接导致参会人员心不在焉,思想不集中,会议效果自然很差;
6、忽略沟通的层次性;某些会议,因为忽略沟通的层次性,比如把老板,经理,员工等这些角色的人都卷在一起开一些很具体事务的会议,会议__者经常容易忽略在这些角色中存在层次性,结果导致会议的效果没有达到;针对以上问题,整理一下,开一个高效会议的步骤如下
1、明确会议的目的,议题和议程,并在会议之前2-3天就要告知与会人员,并发起outlook约会,让参会人员有备而来;
2、准时召开会议,在召开会议前30分钟要提前知会参与人员,让他们提前准备,并再次知会议程和目标;
3、有明确的主持人,主持人在会议开始前再次重申会议议程和目标,并控制好会议进程,会议主持要控制气氛避免出现冲突,同时要避免临时性话题成为主要议题;
4、严格控制开会时间,出现延时的时候,主持人要征求参与人员意见或果断结束会议;避免非上班时间开会;
5、会议进程中有开始前对目的的重申,也必须有会议的总结,并形成决议,列入GTD的事项中去;
6、会议必须有会议纪要知会参会人员,并进行归纳,需要跟进事项列入actionitem;以上是简单的总结,开会是一门艺术,因为开会其实是一直有效的沟通方法希望大家在日常工作中多多总结,一起来提升对会议的高效时间管理!这里有高效会议的一些工具,可以参考应用;英特尔公司开会首先将会以分为“任务型”(missionmeeting)与“程序型”(pro__ssmeeting)
1、“任务型”会议的主要目的是要集思广益,或借脑力激荡以解决问题,为使任务型会议进行得最有效率,参加人数应该低于七至八人,才能让彼此意见充分沟通
2、“程序型”会议就像我们经常开的部门会议、董事会等,目的是要报告或批准某项计划或某种行动,而非解决问题,只要澄清会议的性质,就可以帮助会议产生更大的效率在会议前,先公布会议议程与目的,让参与者有时间准备,同时也要注意参与者是否都是恰当的人选,在会议结束前十分钟,做最后的结论,也让每个人知道自己的下一行动该做什么一个好的会议的特征是很难定义的,如果让这些会开得好一些,不仅仅是安排咖啡和面包圈的问题有产出、有价值、有参与性的会议需要一个清晰的目标,一个开放的对话环境,以及一个强有力的__者这里给你介绍一些如何让你的会议更加有意义的建议唱起来跳起来另类会议战略你开会的风格与你的团队风格一致么?你想制造什么样的和睦关系或者气氛呢?如果你的会议没有得到你的预期,那么从有经验的公司那里获得一些窍门,他们__了一些聪明的方法把人们弄到一起去这里介绍5个有创意并且有效的开会技巧,涵盖类型从简短的大家站在一块儿的说两句的小会到网络世界的三维对话丽兹-卡尔顿开会技巧每次换班的时候,简短的站立聚会利快速传播重要信息弊时间太短,任何话题都深入不了丽兹-卡尔顿在它全球的每一间豪华酒店中,每天每个8小时轮班的开始,大家都要站在那开一个15分钟的会这家公司用这些“排队”作为重申公司价值的方法,利用这个时间,向雇员们发布未来丽兹-卡尔顿酒店要引进的新产品和服务,大家互相交流最新的重要消息当2005年卡特利娜飓风袭击了墨西哥湾地区以后,公司在24小时内向它的所有3万4千名雇员传达了新奥尔良海岸发生了什么,以及,他们对于救灾能够做出什么贡献在日复一日的基础上,像理查德·阿诺尔蒂这样的部门__,他是位于华盛顿特区的丽兹-卡尔顿酒店的行政总厨,利用这个排队开会的机会作为微调顾客服务的方法阿诺尔蒂提醒他的烹饪团队回头客和贵宾的食品口味爱好素食,特别指定的酒窖的酒,或者小零食“如果谁喜欢奶油太妃美味小蛋糕,我们会上天入地的找到奶油太妃美味小蛋糕,保证在他们到达的时候呈上”他说沃尔玛开会技巧让雇员们在休息时间开会利加强企业忠诚弊7点半?礼拜六?在_____代中,当沃尔玛还是一颗冉冉上升的新星的时候,萨姆·沃尔顿实施了一项礼拜六早上在位于堪萨斯的本顿谷总部办公室,从7点半开始开一到两小时的战略会议的政策虽然时间的选择有公司苦役的味道,这个会已经成为了沃尔玛管理层雇员的试金石今天,超过1千名管理团队成员亲自到场,同时参与开会的还有全国的区域经理们,他们或者利用__,或者利用网络视频会议系统沃尔玛说,在周末清晨开会,可以让新的商业改进措施及时在当天实施,在某些情况下——对于周末购物潮来说刚好赶点“改进可能是各种情况,从商品的摆放,到我们处理货物的方法,到顾客告诉我们的我们能够做得更好的地方,”沃尔玛发言人丹·佛格曼说雅虎开会技巧周五非正式的,有鸡尾酒和零食的会利提供了一个开放而放松的环境弊酒的消耗和群体专注性是逆向相关的雅虎内部的一个业务集团每礼拜五都要__一个虽然是非正式的但是必须要开的会格利戈·阿诺德,是__服务基础设施部工程高级主管,这个部门主管__和付款操作,每周他负责召集被他叫做“周五下午俱乐部”的会在办公区之间的开放过道中,80名雇员喝着啤酒、葡萄酒,吃着零食聚集在一起他们用20-30分钟讨论项目的最新进展,如何从商业挑战和机会中获得益处,以及本部门应该对未来有什么打算“这是一个__,在这里你试图让人们互相建立__,”他说,“你希望聚会更加互动和个人化,你也不想把人们拽进会议室”我们有一个非常固定的程式,让大家在聚会上集中精力和富有产出阿诺德补充道他以欢迎新雇员为会议的开始,然后向大家引入来访者的发言,对于过去的一周的重大__给与评论,指出很快要发生的事情,以询问有没有人需要做特别发言而结束之后,他说,欢迎雇员们与一起工作的其他人一起聊聊,交流交流,建立社会交往——他们常常就那么做了老海军会议技巧在一个休息室环境中进行的一对一式谈话聚会利当他们特别需要的时候,在不同的部门之间提供见面机会弊在沙发里别坐得太舒服了在旧金山教会湾区老海军的新公司总部里,公司的销售人员和服装设计师们的办公室在大楼的相反方向两个团队平时并不在一起工作,当需要的时候,他们要求能够协调双方的工作为了培养协调性,大楼有三层都被巨大的通道大厅互相连接了起来——想象一下H这个字母中间的那一横——大厅沟通两边的人这个大厅,或者被他们叫做“联络休息室”,有沙发、咖啡桌和高级音响,可以让商人们和设计师们在舒适的空间中一对一地会面,对双方都很方便林顿实验室开会技术在虚拟环境中与同事相见利允许交流的时候用表情和模式,在__会议上就不可能了弊需要对虚拟环境很熟悉,还要有一个高速的网络联接根本不用吃惊,一些会议在软件__商林顿实验室是在公司的三维在线世界“第二人生”开的,杰西卡·迪兹维格尔斯基,林顿实验室的社区__人员,很多时候都是利用游戏里的在线社区开会,在那里她可以和同事互动,还像“社区居民”那样交流远距离的同事在一个典型的__会议上根本看不到表情,林顿实验室的雇员们用他们的屏幕上的化身做表情,穿越时区表达自己“让真人的感觉加入交流,”迪兹维格尔斯基说当一些管理者抱怨,雇员们在开__会议的时候,被____和__干扰;与此同时,“第二人生”利用不同类型的交流,鼓励多方对话例如,迪兹维格尔斯基说,在“第二人生”里,她用发送私人信息的方法与某个同事单独交流,相对在开会的时候你转头与他说话而言,不会打扰主会议的进行你是否曾经坐在一个毫无主题的会议上,算计着十几位高薪的专家在一个超级无聊的会议上围桌而坐,发呆做白日梦,得浪费多少钱?关于糟糕的会议的恐怖故事有很多,但是一个好的会议的特征却是很难定义的无论是团队验收还是部门告知最新动态,每周或者每个月我们开的例会常常是最难让人兴奋的让这些会开得好一些,不仅仅是安排咖啡和面包圈(有时候甚至是椒盐卷饼和啤酒)的问题有产出、有价值、有参与性的会议需要一个清晰的目标,一个开放的对话环境,以及一个强有力的__者这里给你介绍一些如何让你的会议更加有意义的建议你需要的东西自由几分钟到几小时用于制定计划地点休息室和咖啡馆对于三四人的小群体来说具有比较好的气氛如果你的会议非常大,需要一个会议室,请提前预订好日程明白你需要谈论什么,你要给每个题目分配多少时间为会议确定一个目标然后不能更改视觉辅助通过白板或者翻转板充分利用会议,一定要有一只时钟或者计时器,并且让大家都看得到__这是你的会,所以让大家集中精力是你的工作如果他们烦了,你就失败了让每一次会议有成效——或者干脆别开会目标决定是否有必要开一个会,并且只邀请必要的人大部分的会议其实根本不需要开大量的有效时间被浪费掉了,仅仅是因为管理者们认为面对面见到是非常重要的,或者因为,像老驴拉磨,他们习惯了一些具体的惯例圣母大学的管理学教授J.S.奥柔克第四指出,确定是否需要开会的最好方法是问问自己是否传递信息是单通道的如果你想给你的团队发送最新消息或者发一个状况报告,____通常就足够了第二个问题要问的是,你是否需要从所有的参与者那里获得反馈,奥柔克补充说如果是这样,____有限制了“在一个会议上,你会得到各种不同的反馈,细节上和质量上都更好一些”最后,他补充说,询问是否开会的真正目的是建立统一认识是有帮助的见面谈会更容易一些一旦你决定了你绝对是需要开个会,只邀请那些可以在会议上有贡献的并且从会议上有收获的人直接在这个项目上工作的团队成员;决策制定者,他们是有权力把想法向前推进的人;专家们,他们具有团体需要的知识和想法,好帮助大家完整地了解一个问题如果你想要一人来参会,但是并不需要他有什么反馈,而此时,他又非常投入于另外的工作,让他们知道不来参会是可以的,但是在他们不在的情况下,可能做一些决定如果他们对会议结果没有异议,那么如何最好地使用他们的时间是他们自己的决定不做什么开会对于以下事情没什么益处
1.最新信息如果信息流是单方面的,用发送____的方式代替
2.让懒惰的人上道在他们的同事面前训斥或者让他们尴尬,不会增加他们的主动性,还会浪费其他人的时间用一个一对一的谈话代替
3.让每个人都跟你在一页上如果关于一个项目有不同___,则单独与团队的成员接触,找出在项目向前推进的时候,他们需要什么在一个团体聚会上,他们可能会联合起来__你激发积极性激励是每天的管理工作的挑战,不是一次性就能解决的如果你的团队失去劲头,在私下的谈话中找出原因,分别解决每个人的问题定义目标指定日程目的为你的会议创立一个结构生产力专家戴维·阿兰建议,每个会议都要以“最大的成功声明”开始,一个清楚的对会议可能得到的最佳结果的定义申明理想的结果常常激励与会者并让会议更加有产出性至少,它给出了一个每个会议都需要的专题目标在会议开始前,通过写一个日程安排来让所有的人都明白会议的目标如果你是个拖沓的人,在你召__议前就写好日程(这个练习也会帮助你确认是否开个会是有必要的,以及谁应该参加)包括你的团体将需要讨论的或者将要决定的任何事情,但是要简短,使用子弹头那么短的词语代替整段的句子清楚地写明谁将是日程上每一部分的主持人,每项活动具体是发布最新消息、讨论还是需要进行__决定的行动提前一天把会议日程通过____发送给你的同事们,这样那些说不的人将有机会提前在私下把他们的__意见与你交流——而不是在会议上(如果有必要,你还会有时间把他们的建议包括进修改的日程中)永远把日程放在____主页内容中发送;如果你使用的是附件发送,人们会嫌麻烦不打开它以一种可以提高紧迫度和重要性的方法__你的会议日程语言一个这样的短语这个季度的销售挑战比销售季度最新动态更加吸引人你希望让人们感兴趣,伯尔特·戴克尔说,他作为交流顾问为西门子、嘉信理财、以及众议院议员南悉·佩洛西工作过“它给他们一个你要做到什么地步的向导它有观点并且有行动步骤你对他们向什么方向走给予影响,并不仅仅是通知他们”在有更多人参与且花费更多时间的大会议上,通过给不同题目限制规定的时间而给谈话一个清晰的结构戴尔克建议用奇数时间——比如,是25分钟而不是30分钟——来显示你对于坚持遵守精确的日程安排是严肃认真的为了增加参与性,可以考虑给每个人一个角色或者任务团队__和那些在某一领域的专家应该对应用于他们那个领域的议程项目进行控制对于比较长时间的会议,如果覆盖某一分会场的内容与某些人没有关系,安排他们不去参加那部分会议,这样他们可以回到自己的工作中去,而不用一直等在那里听完全不相关的内容必须的辅助材料与会者的工作当__者把其他的人也拉进来帮助处理具体事务的时候,会议会进展得更加顺利这也是让同事们参与的好方法,否则他们不是瞪着窗外发呆就是玩弄黑莓__打发时间时间守护者让会议的开始和结束依照日程安排进行,提醒主持人什么时候议程项目超过了他们规定的时间记录者记录都说了些什么,如果需要的话,写会议纪要写白板的人在头脑风暴阶段,把大家的主意写在白板上,一定要把所有的主意都写上,无论头一眼看上去让人感觉有没有希望会议以一个行动计划作为结束目的让每个人离开的时候知道下一步做什么以回顾会议上大家做出了什么决定以及下一步要做什么来结束会议每个人在离开会议的时候都应该知道他们要做什么,以及什么时候该做完——这一周结束的时候、这一回合结束的时候、或者下一次开会的时候结束的时候,要问每一个人他们是否觉得这次会议是有用的,如果不是,那么下一次如何做才能开得更好走出会议室,回到你的工作桌旁,很容易立刻忘掉每一种变化、决定、以及__刚刚讨论出来的新想法通过让关键的那些人知道做了什么决定以及将来要做什么,来保证你的会没有白开散发完整的会议纪要也许不一定十分必要,但是要保证你有一个保持对已经做出的决定以及各人同意承担的任务进行追踪的系统,因此你可以知道事情的发展并使其保持进展技术上的问题保存写在白板上的那些主意的简单方法设想,你和你的同事们开了一个团结紧张的白板会头脑风暴,并得到了一个复杂的能够解决你所有问题的图表但是,把它__进笔记本电脑里要花费好几个小时,这时候,门外还等着另一群人要用这间会议室怎么办呢?用带相机的__(有专门的数码相机更好了)把白板拍下来,然后通过____把照片传给wb@scanR.com__ilto:wb@scanR.com他们将把图像清理出来,提高对比度和清晰度,并把文件转换成PDF格式,再通过____传给你,然后你就可以把这个图表转发给你们团队中的所有人了(制作过程保证你的文件的保密性)(杜拉拉2158页)。