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北方科技学院OA办公自动化需求初稿第四章公文管理与第五章文档管理这方面业务我接触的比较少,结合大院OA及网上的一些资料,__了一下张佳,最后拟定的,还请郭老师帮忙修改修改,这方面业务我真不太懂第六章事务管理这方面就完全参考网上一些OA系统的需求分析书目录TOC\o1-3\h\z\u第一章OA基础功能
31.1职务与人员管理
31.2统一登录
31.3信息搜索
31.4信息阅览
31.5提醒功能
41.6集成____
41.7集成网盘系统
41.8集成__系统
41.9集成__服务
41.10安全考虑5第二章个人办公
52.1任务提醒
52.2日程安排与定时提醒功能
52.3待办事务管理
62.4便签管理
62.5站内信功能
62.6个人信息管理
62.
6.1个人名片管理
62.
6.2账户信息的管理
72.
6.3__人自定义分组功能
72.
6.4常用短语设置
82.
6.5收藏夹8第三章公共信息发布
83.1栏目分类管理
83.2信息发布
83.3信息维护
83.4信息回复
93.5二级授权信息发布9第四章公文管理
94.1发文管理
94.2收文管理
104.3请示管理
104.4资料上报10第五章文档管理
105.1文档归档
105.2借阅管理
105.3文件统计及文件检索11第六章事务管理
116.1会议管理模块
116.2用章管理模块
116.3日常接待管理
116.4用餐管理模块
126.5用车管理模块
126.6__日程模块
126.7督察督办模块12第七章辅助办公12第八章系统配置13第一章OA基础功能
1.1职务与人员管理职务与人员是两个__的体系系统可以按照学校的实际行政部门分布情况,创建树形结构在树形结构的各个枝叶上设定职务再在职务上安排人员考虑到人员调动,部门整合变更树形结构要做到可调整,可变更
1.2统一登录为用户和___提供统一的登录入口登陆后根据权限不同显示不同功能模块
1.3信息搜索对已发布信息提供按“关键字”、“信息发布部门”、“信息发布人”“信息____”等进行综合或模糊查询、检索,各关键字由用户设定
1.4信息阅览提供用户按权限浏览学校各部处门户发布的信息(如无授权,该用户无权浏览全部信息)
1.5提醒功能会议、公文处理、个人日程等各类待办事宜的自动提醒功能
1.6集成____集成邮件系统,用户登录到办公平台后直接可以使用邮件系统,不需要再次登录邮件系统
1.7集成网盘系统集成网盘系统,用户登录到办公平台后直接可以使用网盘系统,不需要再次___盘系统网盘系统的基础时为了提供大文件大空间的文件存储功能方便个人用户存储,__文件更进一步扩展功能是方便信息资源的整合及搜索例如运动会活动,必定很多部门或个人都会有照片资料等等你有我需要的,我有你需要的,但因为之间没有及时的沟通最终谁也没有满足需要而如果有一个巨大的信息资源整合系统大家把自己的资源都内部公开,谁需要,谁就去搜索即节省时间,又方便更重要的是资源得到了最优化的使用
1.8集成__系统集成__系统,用户登录到办公平台后直接可以使用__系统,不需要再次登录__系统
1.9集成__服务随着__功能及服务的日渐强大将信息服务集成到__上在现在已经很普及将OA信息直接发送至__,对用户进行消息通知更能保证消息的及时性发送消息至__解决方案一,架设__服务器从通信服务商那里__短息服务,这样稳定,但需要一定的费用解决方案二,借助第三方服务例如中国__的139邮箱,__与__也有类似的邮箱这些邮箱都与__号码绑定用户进行相关设置后我们给这些邮箱发邮件,邮件内容或摘要会通过__或彩信的方式发送到用户__上这样通过第三方服务OA系统也可以免费的发送消息到____客户端的__在__上就可以对OA事务进行处理,方便快捷基于Web__客户端针对有__的web界面设计的OA系统基于__系统的客户端__基于安卓,塞班,windows等__系统的__
1.10安全考虑要求系统支持各种电子证书、电子图章、电子签名等主要是针对一些特定操作,进行安全策略的考虑利于双__策略特定操作特定__策略等等第二章个人办公
2.1任务提醒主要用于显示提醒于用户相关的事务,例如与用户相关___,公告,__事务等其他事务与用户先关的事务我们称为“@me”与我相关表示这里事务都是公__布,不是专门给你的,但需要你看一眼,__一下所有的@me事务与日程安排中近期__等都在这里有提醒提醒可以与
1.9中提到的__服务进行结合提醒更及时这里的__提醒服务需要有相关的设置,例如那些服务开启__提醒,以及__提醒的时间段更人性化设计
2.2日程安排与定时提醒功能提供个人日程查询(可将日安排显示转换为周安排、月安排和年安排)、新建个人日程、维护个人日程定时提醒功能是对日程安排功能的一个扩展,通过
1.9__服务,可以让该模块功能更加完善这里的__提醒功能也是需要用户自愿开启的,非强制的
2.3待办事务管理领到安排的什么工作,或者通过其他途径转入的工作,或者自己新建的工作会出现在这里工作每完成一个工作进度进行汇报期间的沟通,领到给予意见批示都会保存记录最后事务结束,归档对于归档后的事务整理分类是非常有意义的日后可以用这些数据创建“知识管理系统”前人的经验和总结对后人来说就是巨大财富
2.4便签管理类似于快速记事便签功能,就是私人的记事本这里需要有上传附件功能,自定义分类功能,重点是有针对标题和全文搜索功能(如果有对附件文档的搜索功能更好)今天随手记的点东西,日后搜索出来快速方便
2.5站内信功能与邮件系统功能类似,不过范围仅局限__内部方便内部用户交流支持附件,支持多用户发送也可以简单设立收信箱,发信箱,草稿箱,以及分类文件夹信件可_____分类方便管理扩展功能收信规则提醒(__)功能
2.6个人信息管理对个人的基础信息,账户信息,常用__人分组管理,常有操作习惯等等个性化信息进行设置
2.
6.1个人名片管理对个人的基础信息,行政属性,__方式等信息进行编辑,这里有些属性是系统___赋予你的有些属性需要你真实填写的填写后,在系统中你头像或姓名附近需要快速查看个人名片的地方,可以查看该用户的相关信息方便及时沟通注这里的相关属性可以先参考下图投入使用后,对相关字段可能会进行修改
2.
6.2账户信息的管理对账户的信息进行相关的管理配置,例如修改__,授权查询,授权申请等这里具体根据系统功能而定
2.
6.3__人自定义分组功能方便用户针对不同的收信人群建立分组一个人可以出现在多个分组里这样在发送文件的时候,不仅可以在人员的树形结构中选定收信人,也可以再事先编辑好的分组中选择,快捷方便系统内部涉及到发送文件的地方都需要填写__人通常OA系统都会有一个树形结构的__人列表然后展开树形结构找到每个人,逐个__进行选择在实际操作中,根据每个用户的工作业务不同,每个人都有各自的几个常用__人组群例如我经常给个部门__发文件我经常给每个部门的特定几个人发文件或我最近一段时间和固定的几个人常来往我每次都从属性结构中逐个选择,这样浪费精力,还容易出错根据个人的日常业务,将__人按照业务范围进行分组有点类似于__分组,但又不同于__分组__人可以在不同的分组中同时存在例如A即在“各部门__”分组中又在“教务处”分组中这样我针对我个人业务中常__的人群进行不同分组发送选择__人的时候,我从自定义分组中选择整组,或选择整组的个人都非常方便实现要求
1.可以自定义分组,在所有发送选择__人的地方都可以选择自定义分组
2.自定义分组及其__人支持添加,修改,删除,__,__等先关操作从__人树形结构或已存在的自定义分组中,可以向某分组中添加__人
3.界面设计简洁易懂,操作流程简洁合理
2.
6.4常用短语设置添加,修改,删除常用短语用作对文章的批注修改及审批意见的快速操作
2.
6.5收藏夹在一些公共信息中设定收藏按钮,__后自动收藏到个人收藏夹中,方便日后查阅及学习需要分类功能,搜索功能及对收藏文章进行注释标注功能第三章公共信息发布公共信息主要包含发布各种通告、信息、制度等公共信息
3.1栏目分类管理通告、信息、制度等栏目可以自行添加,修改,删除,权限分配以及对二级栏目的相关操作例如公告栏分为“公共公告栏”和“部门公告栏”,“公共公告栏”可向全体成员发布公告,“部门公告栏”为单个部门拥有,仅该部门人员可以发,可保持部门信息的__性
3.2信息发布发布各种通知、通告、信息、制度等公共信息支持附件,支持收信人即与
2.1任务提醒中@me事务向结合
3.3信息维护对已发布的公共信息可以进行编辑、删除、查询等操作
3.4信息回复用户可针对发布到个人的@me事务信息进行回复,方便用户反馈意见和沟通
3.5二级授权信息发布___可授权院系___进行新闻发布工作第四章公文管理公文管理主要包括发文管理,收文管理,请示管理,资料上报
4.1发文管理发文管理模块至少应包括以下功能
1.职能部门公文流转各院系、各职能部门之间的公文流转功能
2.公文新建由拟稿人根据情况选择不同的公文流程类别新建不同公文
3.公文流转监控公文___负责监控所有公文的即时处理情况,并可进行结束流程、查询活动执行情况、结束活动、解除活动锁定等业务操作
4.自动催办系统根据定义的时间间隔,自动给处理人发送催办邮件
5.公文审批__提供公文的批阅、审批、会签等功能
6.公文流程定制系统提供工作流编辑器,可以根据部门内部的___理流程在系统中配置和发布公文流转的流程
7.二级授权公文流程定制系统___可授权院系___制定定制、配置和发布公文流转的流程
8.公文签批在公文审批过程中,审批人可在公文正文中保留__的审批意见(以手写输入的方式保留手写笔迹)
9.待办发文用户可以看到所有自己需要__的发文、查看发文信息以及对公文进行__
10.在办查询公文___可以查看正处于流转过程中的所有发文文档
11.发文查询公文___可以按照文档标题等关键字(可自定义)对已办公文进行综合或模糊查询
12.公文发布用于连接公文流转与信息发布的功能,信息发布员可将归档方便快捷的发布到信息发布的栏目中
4.2收文管理收文模块至少应包括收文登记、在办收文、所有在办、收文查询、收文监控等功能,其操作与发文相似一些纸的没有电子档的文件,可以考虑1:1扫描成__进行上传管理需要的时候直接打印,与复印件类似在上传文件时应考虑大文件上传问题
4.3请示管理请示模块至少应包括请示拟稿、在办请示、所有在办、请示查询、请示监控等功能,操作与发文、收文相似
4.4资料上报用于上报总结、文件等各类文件附件需要考虑大文件上传问题选择__人可以在树形结构中选择,也可在自定义__人分组中快捷操作第五章文档管理该功能主要针对第四章公文管理提到的相关文件进行文件归档分类以及日后授权查阅等功能
5.1文档归档归档栏目可以自定义,方便分类管理支持高级搜索功能对于非文本性文档需要添加文档关键字与摘要信息,目的方便搜索
5.2借阅管理主要包含借阅登记,登记审批,审批结果,文件借阅区文档借阅需要先登记申请,带审批通过后可以再文件借阅区内看到所有授权查询的相关文档信息
5.3文件统计及文件检索该部分操作主要针对授权的文档专门管理人员第六章事务管理
6.1会议管理模块主要包括会议室管理,会议记录管理,申请会议,审批会议申请,查看审批结果查看会议会议室___可以维护会议室信息,维护会议室的使用安排信息;会议通知发布人员可以发布会议通知;__会议通知
6.2用章管理模块用章___可以新建、编辑、删除、查询各部门的用章情况;用章浏览者可以浏览用章情况
6.3日常接待管理接待日程___可以对接待日程新建、编辑、删除、查询;接待日程浏览可以浏览接待日程
6.4用餐管理模块用餐___可以新建、编辑、删除、查询用餐记录;用餐浏览可以浏览用餐记录
6.5用车管理模块用车___可以对各部门的用车情况进行管理,即新建、编辑、删除用车信息
6.6__日程模块校__可以新建、编辑、删除自己的日程安排,浏览其他__的日程安排;校__秘书可以新建、编辑、删除自己所属__的日程安排,浏览其他__的日程安排;综合办公室可以维护____,维护秘书__以及秘书、__的对应管理,新建、编辑、删除所有__的日程安排
6.7督察督办模块用户办公用户上报维修设备,以及方便办公用户监督上报后的处理结果和处理进度等功能第七章辅助办公在该模块下类似于一个小型的文章发布系统栏目可以添加,修改,删除,__且支持多级栏目树形结构支持附件,支持大文件上传下载该模块主要就是信息发布,例如发布学校的办公__表呀,一些实用的公共信息,帮助信息什么的栏目名称与内容根据实际需要自拟第八章系统配置主要是系统各个功能模块的相关配置主要包含机构的设置管理人员信息管理相关栏目设定相关权限的管理关于系统配置,待系统__调试完成后,要提供系统使用培训和系统维护培训PAGE3。