还剩49页未读,继续阅读
本资源只提供10页预览,全部文档请下载后查看!喜欢就下载吧,查找使用更方便
文本内容:
美肌兰财务管理信息系统系别专业作者指导教师管理学院2004年6月摘要信息化、数字化、网络化的今天,财务管理系统的开发和使用已经成为各行各业推行现代化管理的必要手段该财务管理信息系统的设计与开发正是适应了这种需要它完整的实现了从凭证到报表的账务处理,包括从凭证的录入、修改、过账等到生成各种明细账及总账最后输出会计报表的全过程,是一个小巧但功能完善、具有一定实用价值的管理信息系统该系统的开发遵循结构化生命周期的方法,并选用VisualFoxPro
6.0作为系统的开发工具在可行性分析和需求分析的基础上,对系统的设计方案、各子系统和功能模块等进行了较详细的论述关键字结构化生命周期法凭证,报表,子系统,功能模块目录第1章前言…………………………………………………………………………...1第2章财务管理信息系统开发的必要性和可行性………………………………...
22.1目前财务管理的基本状况………………………………………………….
22.2系统开发的可行性………………………………………………………….3第3章系统的初步调查与分析……………………………………………………...
43.1业务流程调查……………………………………………………………….
43.2数据流程调查………………………………………………………………
63.2数据字典……………………………………………………………………8第4章系统的详细分析…………………………………………………………….
144.1财务信息系统子系统划分…………………………………………………
144.2各子系统之间的联系………………………………………………………
164.3各子系统的详细分析………………………………………………………17第5章系统的初步设计…………………………………………………………….
195.1各子系统功能模块的划分…………………………………………………
195.2计算机财务管理信息系统的处理流程……………………………………
215.3系统的代码设计……………………………………………………………24第6章系统的详细设计…………………………………………………………….
266.1系统维护子系统的详细设计………………………………………………
266.2凭证处理子系统的详细设计……………………………………………....
296.3账务处理子系统的详细设计……………………………………………....
396.4报表处理子系统的详细设计……………………………………………....43第7章系统的实现与维护………………………………………………………….
517.1设计工具的分析……………………………………………………………
517.2数据库分析…………………………………………………………………52参考文献……………………………………………………………………………..54致谢…………………………………………………………………………………..55第一章系统开发的初步调查与分析在根据用户提出建立新系统的要求,进行可行性分析,并经有关主管部门批准系统可行后,下面对现行系统的状况进行进一步的了解和分析该初步调查是认识、了解现行系统状况的过程
1.1系统业务流程的调查系统业务流程的调查是按照现行系统中信息流动过程,逐个调查分析所有环节的处理任务、处理内容、处理顺序的要求,弄清各个环节需要的信息、信息来源、流径去向、处理方法和信息形态(报告、报单、屏幕显示)等并将其用规范的业务流程图表示其完成业务如下
1、根据原始凭证编制原始凭证汇总表
2、根据原始凭证或原始凭证汇总表编制收款凭证、付款凭证和转账凭证
3、根据收款凭证和付款凭证登记现金日记账和存款日记账
4、根据原始凭证、原始凭证汇总表或收款凭证、付款凭证、转账凭证登记明细账业务台账
5、根据收款凭证、付款凭证、转账凭证形成科目汇总表并直接登记总账
6、现金日记账、存款日记账及明细账业务台账定期同总账核对
7、根据总账和明细账业务台账定期编制会计报表如图3—1所示图例如下单据、报表、账目数据流向(不含数据内容)系统内的部门或人员(含处理过程)系统外的实体(部门或人员)图3—1系统业务流程图
1.2系统数据流程的调查有了业务流程图,还需要对信息的流动、传递、处理、存储等进行分析这就要求把数据在现行系统内部的流动情况抽象的独立出来,舍去具体的组织机构、信息载体、处理工具、物质、材料等,单从数据流动过程来考察实际业务的数据处理模式,即数据流程图如图3—2所示图例如下外部实体数据存储数据处理数据流原始原始凭证或原凭证始凭证汇总表记账凭证收付款凭证科目汇总表明细账及业务台账日记账总账会计报表图3—2系统数据流程图
1.3数据字典数据流程图构造出了财务管理信息系统的组成和各部分间的关系,但没有说明各部分的具体内容,它仅是一个框架,据此还不足以准确充分地了解系统,无法根据此图进行程序设计,因此还需要编制数据字典数据字典将对数据流程图中的各种文件和数据流进行详细的描述和确切的解释即定义文件和数据流由哪些更小的单位组成(这些单位一般称为字段或数据项),并描述每个数据项的数据类型、长度、取值范围等具体内容有了数据字典就便于随时查阅和修改,所以它是数据流程图的辅助资料,起注解的作用临时记账凭证序号数据项名称内容举例数据类型取值范围长度小数位数备注1凭证号030001C010001~1299996前2位为月份号,后4位为当月流水号2日期01/23/2004D8存储时用8位,显示时转换成10位3摘要预付工资C304科目名称银行存款C40可用5级科目5借方金额
2080.00N0≤,10亿1426贷方金额N1427借方外币额N142用于形成复币账8贷方外币额N1429汇率N9610附件张数2N311录入员姓名张三C至多5个汉字1012审核员姓名C1013审核标志TCT、F、空格1T已通过审核、F未能通过审核、空格还未审核14输出页码N2产生一张凭证分成几页打印时的页码15科目编号101C3C表字符型数据D表日期型数据N表数值型数据图3—3临时记账凭证主表操作员字段名字段类型字段长度小数位数备注操作员编号C3以该字段建立索引标记“操作员编号”的主索引操作员姓名C10以该字段建立索引标记“操作员编号”的候选索引操作员口令C6可取值“y”或“n”,默认值“n”凭证录入权C1可取值“y”或“n”,默认值“n”凭证修改权C1可取值“y”或“n”,默认值“n”凭证查询权C1可取值“y”或“n”,默认值“n”凭证审核与修改权C1可取值“y”或“n”,默认值“n”凭证汇总权C1可取值“y”或“n”,默认值“n”过账权C1可取值“y”或“n”,默认值“n”科目维护权C1可取值“y”或“n”,默认值“n”总账权C1可取值“y”或“n”,默认值“n”明细账权C1可取值“y”或“n”,默认值“n”科目汇总权C1数据库查询权C1报表处理权C1桌面背景颜色N80默认值RGB(60,120,180)桌面背景图片C50默认值“”桌面背景类型C4默认值“颜色”图3—4主表操作员运行环境字段名字段类型字段长度小数位数备注建账起始年份C4建账起始月份C2当前年份C4当前月份C2当前月份凭证顺序号N40默认值0月终结账标志C1可取值“y”或“n”,默认值“n”月备份标志C1可取值“y”或“n”,默认值“n”单位名称C40图3—5运行环境运行日志字段名字段类型字段长度小数位数备注时间T8操作员编号C3操作员姓名C10执行操作C10进退C2可以取值“进”或“退”图3—6运行日志主表科目字典字段名字段类型字段长度小数位数备注科目编号C3以该字段建立索引标记为“科目编号”的主索引助记符C7一级科目名C18二级科目名C18三级科目名C18四级科目名C18五级科目名C18账别C4输出标志L1当要打印输出科目字典时确定记录是否输出默认值“F”科目全名C40设计该字段将避免为获得科目全名进行复杂的计算图3—7主表科目字典主表摘要字段名字段类型字段长度小数位数备注摘要编码C10摘要C30图3—8主表摘要已过账记账凭证字段名字段类型字段长度小数位数备注凭证号C6日期D8摘要C30科目名称C40借方金额N142贷方金额N142借方外币额N142贷方外币额N142汇率N96附件张数N3录入员姓名C10审核员姓名C10审核标志C1恢复标志C1可取值“Y”或“N”默认值“N”科目编号C12图3—9已过账记账凭证科目发生额及余额字段名字段类型字段长度小数位数备注科目编号C12先以该字段建立索引标记为“科目编号”的普通索引,再以该字段取值前4位建立索引标记为“一级编号”的普通索引月初余额方向C2月初余额C142本月借方合计N142本月贷方合计N142本年借方累计N142本年贷方累计N142月末余额方向C2月末余额N142图3—10科目发生额及余额登录许可字段名字段类型字段长度小数位数备注登录C1可取值“T”或“F”,默认值“T”图3—11登录许可登录操作员字段名字段类型字段长度小数位数备注操作员编号C3以该字段建立索引标记为“操作员编号”的普通索引操作员姓名C10以该字段建立索引标记为“操作员姓名”的普通索引图3—12登录操作员外币科目发生额及余额字段名字段类型字段长度小数位数备注科目编号C12先以该字段建立索引标记为“科目编号”的普通索引,再以该字段取值前4位建立索引标记为“一级编号”的普通索引外币名称C10月初余额方向C2月初外币额N142月初汇率N96月初人民币额N142本月借方外币额N142本月借方人民币额N142本月贷方外币额N142本月贷方人民币额N142本年借方外币累计N142本年借方人民币累计N142本年贷方外币累计N142本年贷方人民币累计N142月末余额方向C2月末外币额N142月末汇率N96月末人民币额N142按月末汇率折算的人民币N142图3—13外币发生额及余额账簿结构字段名字段类型字段长度小数位数备注总账名称C18总账编号C12凭证号C6科目编号C12科目编号备份C12科目名称C40往来户编号C9摘要C30日期C10为输出的需要将以字符形式显示日期借方N142借方人民币额N142借方外币额N142本月借方合计N142本月借方累计N142贷方N142贷方人民币额N142贷方外币额N142本月贷方合计N142本月贷方累计N142借减贷C2余额N142月初余额方向C2月初余额N142月末余额方向C2月末余额N142结余外币额N142汇率N96结余人民币额N142栏目1N142用于生成多栏式账簿…………………………栏目10N142图3—14账簿结构第二章前言管理信息系统是在电子数据处理系统的基础上逐步发展起来的它是一个组织内部用于收集和处理数据以产生各种管理信息的系统由于管理信息系统是在数据处理系统的基础上发展起来的,因此,管理信息系统往往包含了数据处理系统和业务处理系统的功能但管理信息系统的目标是满足管理方面的信息需求,其研究内容主要集中在三个方面其一是信息需求的研究信息需求决定了系统必须输出什么,从而也就确定了应该如何处理,需要采集哪些资料和数据一个组织内部各级领导、各个部门、各种管理人员的信息需求是不尽相同的,搞清他们各自的信息需求,是建立起一个实用的管理信息系统的前提条件;其二是信息流程和信息量的研究也就是准确描述管理过程或生产经营过程中的信息流动过程,即信息的来龙去脉信息量是指需要采集、存储、加工、传输和输出的信息的种类、内容、格式、频率和数据长度等等,这些需要通过信息的定性和定量的调查来获得;其三是信息系统结构和计算机作业方法的研究,即如何进行信息的采集、存储、加工、传输,并将这些信息及时、准确、可靠的送到信息使用者的手中财务信息系统是管理信息系统的一个子系统,是专门用于收集、存储、传输和加工会计数据,输出财务信息的信息系统它运用本身所特有的一套方法,从价值方面对事业、机关团体的经营活动和经营成果,进行全面、连续、系统的定量描述财务各项活动都与信息有关,收集原始凭证是获取用于生成财务信息的会计数据;设置账户是对财务数据进行分类;填制记账凭证和登记账簿是把财务数据转化成财务信息并进行信息的传递和存储;账簿和报表的查阅则是财务信息的输出财务活动的各个环节相互联系、相互衔接,实现了由财务数据到财务信息的转换过程财务活动的每个步骤都有信息处理任务,每一步都服从于一个统一的目标,所有步骤以及在各步骤中所采用的方法和程序加起来就形成了一个财务活动的有机整体,这个有机整体就是财务信息系统第三章管理信息系统开发的必要性和可行性
3.1目前财务管理的基本状况手工核算方式下存在的多种数据流程都是围绕如何减少或分散工作量,便于人员分工,或为了提供更丰富的信息而产生的由于受会计人员所能完成的工作量的限制,对于某一特定单位来说,选择了一种核算形式,就不能同时使用其他核算形式而计算机的参与完全可以突破会计核算形式的界限,一个计算机系统完全可以提供手工核算形式下所有会计核算形式所能提供的全部信息如科目汇总完全可以做到既提供科目汇总表又提供汇总记账凭证,既可以提供定期汇总登记的总账,又可以提供逐笔登记的总账或日记账手工核算方式下,不论采取哪种会计核算形式,为了满足在会计期末及时编制会计报表的需要,必须将大部分工作量分散到日常工作中完成,因此需要将从凭证到报表的数据处理过程,分解为若干工作步骤,每一步骤都产生一些中间数据(如科目汇总表、汇总记账凭证、日记账、明细账、总账等)为保证个步骤的连续性,逐步积累编制会计报表所需要的数据,必须将每一步所形成的中间结果存储起来这样,“逐步加工、步步存储”,就成为手工核算的重要特征但如果分析一下各步骤存储的内容,就不难发现,各步骤所形成并存储的都是由记账凭证派生出来的中间结果,或由凭证分类汇总而形成(如科目汇总表、汇总记账凭证、总账等),或由凭证分类顺序而形成(如日记账、明细账、逐笔登记的总账等)由此可见,从信息量来看,记账凭证是账簿、报表的数据源,所有凭证的信息量几乎等于各种明细账、总账、报表所含信息量的总和,各步骤存储的会计信息只不过是对记账凭证的重复存储而已这种逐步转抄,重复存储,不仅浪费资源,而且极易导致数据的不一致性可以说,手工核算中经常出现的账证不符、账表不符的现象与这种同一信息的重复再现有密切关系,因而也就产生了账证核对、账表核算的需要由于手工工作固有的缺陷,使得会计在财务处理部分不仅劳动强度大、重复数据多而且及时性、准确性差
3.2系统开发的可行性原始的手工处理方式为了使会计信息有清新的来龙去脉,需要将从凭证到报表的数据处理过程,分解为若干步骤,每一步都产生一些中间数据其实各步骤所形成并存储的都是由记账凭证派生出来的中间结果,只不过是对记账凭证的重复存储而已这种逐步转抄、重复存储,不仅浪费资源,而且极易导致数据的不一致性根据现行状况中存在的问题,又从计算机的优势看,它具有根据原始凭证和记账凭证按需要瞬时生成所需要的账表的能力只要有了原始数据和加工数据的程序指令,在此基础上生成其他派生数据,对计算机来说是轻而易举的事情手工状态下的财务管理主要是围绕如何减少或分散工作量,便于人员分工而展开的而该系统的开发和引用将大量减少人力资源的浪费从管理和经济上都将提供莫大的帮助第四章系统的初步设计
4.1各子系统功能模块的划分
4.
1.1系统维护子系统该子系统中的各模块对整个系统的运行起控制作用,因此必须独立于其他子系统系统维护子系统主要完成如下一些操作1系统初始化设置财务管理信息系统被安装到计算机上之后,还必须进行初始化设置才能正常使用进行初始化设置时要求输入用户单位名称、建账起始年月、单位会计主管姓名等基本信息2操作员维护进行操作员增添、删除、姓名修改、口令修改、操作权限分配,以及操作员登录口令检查等3账簿年、月初始化,月终结账等4数据备份与恢复,表清理等5运行日志查询等6其他辅助性工作根据这些任务来是设计系统维护子系统的功能模块,如图5—1所示图5—1系统维护子系统的功能模块的划分系统维护子系统并不一定是一个独立的模块系统维护子系统的各下级功能模块将分散出现在财务系统的系统主菜单的各菜单项或子菜单项、工具栏里
4.
1.2凭证处理子系统凭证处理子系统完成凭证的录入、修改、查询、审核、汇总、过账处理等任务该子系统是财务系统的重要组成部分,为财务系统采集、整理原始数据,并保证数据的正确性和可靠性凭证处理子系统完成从凭证录入到过账处理的一系列数据处理任务,包括凭证录入、凭证修改、凭证查询、凭证审核与审核修改、科目汇总、过账处理等功能具体功能模块如图5—2所示图5—2凭证处理子系统的功能模块的划分
4.
1.3账务处理子系统在账务系统中,账务处理的主要任务就是对会计科目和会计凭证数据进行分类、重组、归并、汇总等处理,以此形成各种账簿和科目汇总数据因此,账务处理子系统应具有总账、明细账、科目汇总、科目体系维护和数据查询等功能模块,如图5—3所示图5—3账务处理子系统的功能模块的划分
4.
1.4报表处理子系统报表处理子系统有两大功能一是报表结构数据维护;二是报表生成和报表输出
1、报表结构数据的维护由于报表的格式和内容都不断地发生变化,为了能够适应这种变化,方便灵活地生成和输出各种报表,该子系统必须满足
一、报表的栏目标题、栏目宽度、输出字体字号都可以自由调整还要能方便地向一个报表增加或删除栏目,以及不删除一个栏目而在输出时根据需要屏蔽该栏目;
二、报表的主标题、副标题、脚注等都可以由用户随意调整;
三、报表的各单元格数据值或数据源表达式可自由修改而进行所有上述维护工作都不必改动源程序
2、报表的生成和输出包括报表的生成、报表查阅和报表打印
4.2计算机财务管理信息系统的处理流程为了设计与计算机特点相适应的财务管理信息系统,在设计思想上要产生质的飞跃,彻底摆脱手工会计形式的束缚其中主要思想是
①利用计算机快速处理数据的特点,将大部分数据存储改为数据流,即以快速的数据加工取代中间数据的大量存储;
②变分散处理为实时处理,即利用计算机的快速处理能力,将手工核算的长时间,分步骤的核算过程视为可瞬间完成的计算机程序运行的过程;
③变分工协作为集中处理,即不需考虑采用分工协作方式来分散工作量的问题基于上述思想,该系统的处理流程如下⑴由操作员通过键盘输入记账凭证,所输入的记账凭证暂时存储在记账凭证临时库中⑵对凭证临时库中的记账凭证进行审核和修改,确保记账凭证无误⑶随时对审核无误的记账凭证进行过账处理,更新科目发生额与余额库,并将已过账的凭证转存到记账凭证总库⑷根据科目发生额与余额库及记账凭证总库随时生成并输出日记账及各种明细账⑸根据科目发生额与余额库随时生成并输出总账⑹根据科目发生额与余额库随时生成并输出会计报表上述财务管理信息系统的处理流程如图5—4所示图例如下处理处理流程线打印文件磁盘图5—4财务系统的处理流程图
4.3系统的代码设计
一、会计科目编码本系统中对会计科目进行代码设计,会计科目是在设置账户的基础上,赋予每个账户的固定名称账户与会计科目的关系体现在会计科目是账户的名称,账户是会计科目所反映的具体内容行政单位的会计要素分为资产、负债、净资产、收入、支出五类与此相应,会计科目也分为资产类科目、负债类科目、净资产类科目、收入类科目和支出类科目每一科目除了有名称、类别外还必须有编号具体编码如下编码对象编码方式位数校验位编码目的会计科目编码区间码三位无将会计要素的内容具体化为会计指标具体构成百位数表示科目的性质与类别,百位上的1,2,3,4,5,分别表示资产类科目、负债类科目、净资产类科目、收入类科目和支出类科目十位数和个位数表示每类科目的序号举例
一、资产类
三、净资产101现金301固定资金102银行存款303结余103有价证券……104暂付款
四、收入类105库存材料401拨入资金106固定资产404预算外资金收入……407其他收入
二、负债类…….201应缴预算款
五、支出类202应缴财政专户款501经费支出……502拨出经费505结转自筹基建
二、会计凭证号会计凭证是记录经济事项、明确经济责任并据以登记账簿的书面证明凭证号要连续编号,不得把不同类型的经济业务所涉及的凭证合并填制在一张凭证上凭证号的编码如下编码对象编码方式位数校验位代码化目的凭证号区间码六位无连续的编码有利于后续的各种操作具体构成前两位为当前月份号码,后四位为当前月份的流水号举例060001六月份第一张凭证120047十二月份第四十七张凭证第五章系统的详细分析系统的详细分析不同与初步调查,它要求深入到会计部门,详细了解财务系统的每一部分,每一环节,明确输入输出的内容和格式,弄清信息的流向及各种数据、账表之间的关系
5.1财务信息系统子系统划分财务信息系统是行政事业单位管理信息系统的一个子系统,它本身也是由若干个子系统组成的,这些子系统相互联系,共同完成财务信息系统的全部任务由于存在不同子系统之间的相互关系和相互影响,为了便于今后不同子系统之间的数据交换,有必要对财务系统进行合理、规范的子系统的划分
5.
1.1子系统的划分原则1.可拆装性原则一个好的系统应允许用户方便地安装或卸掉某些模块,而不必作大的修改,也就是说系统应具备良好的适应性适应性一般包括可移植性、可扩充性、可维护性等可移植性使系统(或某些子系统)不需要做大的修改就能顺利地从一个单位移植到另一个类似单位可扩充性使系统能不断加挂新的功能模块,不断从小到大,从简单到复杂可维护性使系统能适应一个单位内部各种变动2.高内聚低耦合原则即尽量把联系密切的功能放在一个子系统或模块中,一个子系统内,诸功能联系越密切,其内聚度越高把联系不密切的功能放在不同的子系统中,尽量减少不同子系统之间的联系,包括程序调用关系和数据传递关系模块之间联系越少,耦合度越低子系统之间高内聚低耦合的关系使各子系统之间的接口关系简单明了,对提高系统的适应性有重要作用3.通用化原则子系统及模块划分要有助于提高系统的通用性,也就是说要尽量把能通用的子系统和功能模块独立出来不能通用的子系统和功能模块也应尽量独立出来,并采用外挂方式与其他子系统联系起来4.与会计人员的岗位分工和工作组织相协调各子系统的功能模块的划分要以会计工作本身的职能分工为基础,体现财务会计工作的业务流程和岗位分工习惯,以便实现电算化后的人员分工和工作组织5.以凭证、账簿、报表处理子系统为核心任何单位的财务管理过程无不以“凭证→账簿→报表”为主线,凭证处理、财务处理、报表处理是任何财务系统必备的功能,否则就不能称其为财务系统其他各子系统则通过与核心子系统的直接或间接联系,而成为财务系统的外围子系统,它们一般采用外挂方式而成为计算机财务系统的组成部分
5.
1.1常见子系统的划分方法由于各会计主体业务性质、业务内容和业务分工情况不同,财务管理信息系统的子系统划分也不尽相同本系统将系统维护子系统、凭证处理子系统、账务处理子系统和报表处理子系统作为核心系统并加以研制和开发,基于以下几点理由
①系统维护、凭证处理、账务处理和报表处理四个子系统是任何财务系统所必须的,它们体现了财务系统的本质特征,而其他子系统是否需要,则取决于各单位业务特点如商业企业就不需要材料核算、成本核算子系统,而行政事业单位只需要具有几个核心子系统,即可满足会计核算的需要
②会计信息系统的核心子系统是单位中任何其他管理信息系统所无法代替的,而各外围子系统的功能与管理信息系统中的设备管理、劳动工资管理(或人事管理)、库存管理子系统存在大量的重复和交叉对于一个拥有完善的管理信息系统的单位,其财务信息系统只是其中的一个子系统它通过提取其他管理信息系统的数据如果财务信息系统中仍包括上述子系统,就会使财务信息系统过于庞大臃肿,这样不仅没有必要,而且会造成数据重复输入、重复加工,影响数据的一致性,徒增会计人员的工作负担
③上述几个核心子系统不仅是所有财务系统所必备的,而且具有统一性高、规范性强、容易实现通用化的特点对核心子系统开发方法和技术细节进行研究,更具有普遍意义和实用价值,相反,外围子系统,可谓形形色色,其统一性和规范化程度都较差因此系统的总体框架和子系统的划分如图4—1所示图4—1系统的总体框架和子系统的划分
5.2各子系统之间的联系研究各子系统之间的联系,其目的是首先,有助于合理设计整个财务系统的数据流向;其次,有助于划清各子系统的边界,设计合理的数据接口,实现最大限度的数据共享;第三,有助于确定系统开发的先后顺序1.账务处理子系统与凭证处理子系统的联系凭证处理系统是财务处理系统的上游系统,是账务处理系统的数据源凭证处理系统通过凭证过账处理来更新各科目的本月发生额、累计发生额及期末余额数据;账务处理系统生成总账和明细账时,凭证处理系统为其提供审核无误的记账凭证由这些记账凭证及各科目的年初余额、各月发生额、各月累计发生额、各月余额构成了账簿所需的全部数据2.账务处理子系统与工资核算系统的联系工资核算系统根据职工考勤资料、工资标准及各项扣款数据等计算职工应发工资、实发工资、计算应付福利费等,并将工资费用汇总分配转给有关部门这些核算涉及到“应付工资”、“应付福利费”等科目的总分类核算和明细分类核算,因此工资核算系统必须以一定的数据传输方式把这些数据传递给账务处理系统一种传递方式是由工资系统编制机制凭证自动送入凭证处理系统,再由凭证处理系统转送给账务处理系统;另一种传递方式是由账务处理系统调用工资核算系统的数据自动生成机制凭证,再经凭证的过账处理更新各有关科目的发生额和余额数据工资核算系统向账务处理系统传递数据的方式参见图4—2所示凭证处理子系统账务处理子系统图4—2账务处理子系统与工资核算系统的联系3.报表处理系统与相关系统的联系会计报表按其所反映的经济内容的不同可分为资产负债表、收入支出总表、支出明细表资产负债表主要根据财务处理系统中的科目发生额及余额库填列;收入支出总表主要根据账户的发生额及其余额分析填列;支出明细表明细账户发生额进行填列
5.3各子系统的详细分析
5.
3.1系统维护子系统系统维护子系统是为了保证系统的正常运行而设计的,它的任务是做一些非账务性质的辅助性工作系统维护子系统作为财务管理系统的子系统之一,不但非常重要,而且必不可少该子系统是财务系统中的一个辅助性子系统,它所处理的数据,也是一些辅助性数据,例如控制系统有节奏运行的各种标志、当前月份数、当前凭证号、各个财务操员的系统操作权限的数据虽然这些数据都是一些非账务性质的辅助性数据,但是非常重要,这些数据一旦发生错误,就会使整个系统发生混乱,给系统带来灾难性的后果因此,系统对这些数据的控制非常严格,不允许产生丝毫错误
5.
3.2凭证处理子系统凭证处理子系统完成凭证的录入、修改、查询、审核、汇总、过账处理等任务该子系统是财务系统的重要组成部分,为财务系统采集、整理原始数据,并保证数据的正确性和可靠性由于在该子系统中要录入大量原始数据,并且还可能要修改数据,因此,要充分考虑如何让操作员能够快速、轻松、方便、灵活地完成凭证处理工作
5.
3.3账务处理子系统会计数据的处理过程可分为三阶段,第一阶段是从原始凭证到记账凭证,第二阶段是记账凭证到总账、明细账、和科目汇总表,第三阶段是从总账、明细账、和科目汇总表到会计报表账务处理过程就是从记账凭证输入到账簿、科目汇总表和其他派生数据输出的过程会计工作的具体内容因行业的不同而有繁有简,但账务处理总是会计工作的核心,会计的整个体系就是在账务处理的基础上发展起来的,没有账务处理也就没有会计从财务信息系统的构成看,账务处理是财务信息系统的核心,它与其他系统之间存在大量的数据传递关系,并要求能够准确及时地输出各种报表,满足各方面的要求
5.
3.4报表处理子系统会计报表是以日常会计核算资料为依据编制的,用来反映行政单位财务状况、收支情况、经费使用情况的表式报告编制会计报表,提供会计报告,对于加强预算管理和单位财务管理具有重要作用,它提供行政单位资金供给者及行政单位管理层监督,管理所需的会计信息虽然报表的格式相对固定,但是也不是一成不变的,它的内容和格式也会随着会计制度的改变而发生变化,所以在进行计算机报表设计处理时,要提供可灵活设置的功能第六章系统的实施与维护
6.1设计工具分析VisualFoxPro是在FoxPro和FoxBASE基础上发展起来的新一代关系型数据库管理软件VisualFoxPro是一种用于数据库设计、创建和管理的软件,利用它可以对各种事务管理工作中的大量数据进行有效的管理和检索VisualFoxPro同时提供了可视化的面向对象的程序设计方法,在其基础上可以方便的实现各种数据库应用系统的开发
1.强大的数据库管理功能在VisualFoxPro中,一个关系被称为一个数据表或表VisualFoxPro支持真正的数据库,即支持表的集合及表之间的联系将数据表区分为属于某个数据库的“数据库表”和不属于任何数据库的“自由表”对所有的数据库表在创建的同时就可以定义与其他数据库表之间的联系,并且允许为数据库表设置字段级规则和记录级规则,以及表之间的参照完整性等这就使得创建的数据表更加符合数据库应用的实际需要,并提供更好的数据安全性、一致性和完整性
2.增强的SQL语言支持SQL语言是关系型数据库的标准操纵语言,SQL语言功能强大,使用灵活,在VisualFoxPro中引用了多条SQL命令,可以利用这些命令相当方便的定义和修改数据表的结构,插入、删除、更新表中的数据,并实现对数据库和数据表的各种查询和检索
3.支持面向对象的程序设计VisualFoxPro除继续支持传统的面向过程的程序设计方法外,还支持先进的面向对象的程序设计方法VisualFoxPro允许用户对“对象”和“类”进行定义,并编写相应的代码大多数情况下,用户可以在VisualFoxPro提供的一些“基类”的基础上定义自己的类和子类,从而利用类的继承性,大大的减少了编程的工作量,加快应用软件的开发进程
4.可视化的设计开发工具VisualFoxPro提供了大量的向导、设计器和生成器来帮助用户完成数据库、查询、表单、报表、菜单等的设计工作这些工具普遍提供可视化的、友好的图形界面,使得用户只需要通过简单的操作而不需要编制程序便可快速的完成各种查询设计和用户界面的设计工作,并可在此基础上高效率的开发出基于数据库的应用程序系统
5.增强的OLE应用集成VisualFoxPro支持对象连接与嵌入OLE(ObjectLinkingandEmbedding)技术,通过此种技术,VisualFoxPro可以与包括Word、Excel在内的其他支持OLE的应用软件共享数据,也可以在VisualFoxPro应用程序内部实现数据共享例如可以直接将数据表中的字段拖放到正在创建的表单或报表中;又如在不退出VisualFoxPro的情况下,在表单中可以直接链接其他软件中的对象,并支持直接对这些对象进行编辑
6.支持网络应用VisualFoxPro既适用于单机环境,也适用于网络环境,并可创建与Internet 一起使用的应用程序支持网络的客户机/服务器应用模式,既支持对本地计算机的访问,又支持对远程服务器的访问支持用户通过远程或本地视图访问来自本地、远程或多个数据表中的不同数据,并在必要时对数据源进行更新在多用户环境中,VisualFoxPro允许建立事务处理程序来控制对数据的共享,包括处理数据的并发操作,限制某些用户对某些特定数据的访问等
6.2数据库分析计算机数据处理流程是通过各表间的数据传递来实现的而各表间的数据传递又以数据编码为纽带各表间编码为纽带的链接关系如图7—1所示主表科目字典科目发生额及余额 往来户发生额及余额 主表往来户档案 外币科目发生额及余额 临时记账凭证普通、往来科目明细账 已过账记账凭证 复币账图7—1以编码为纽带的表间的链接关系示第七章系统的详细设计
7.1系统维护子系统在系统维护子系统运行中涉及数据库表“运行环境.dbf”、“主表操作员.dbf”“运行日志.dbf”及自由表“登录许可.dbf”、“登录操作员.dbf”等表为了确保系统安全可靠地运行,必须合理分配操作权限,实行系统的分权运行与分权控制,需要建立一个表来分配各操作员的操作权限系统程序就是根据该表的记录来判断各操作员有权操作哪些模块、无权操作哪些模块
1、“主表操作员.dbf”一般来说,为了系统运行的安全和分清操作责任,一个单位应只有一个人员拥有财务系统的所有模块的操作权限(一般的系统中称为系统管理员,而在财务系统中应是身份为“会计主管”的人员),而其他操作员都不能拥有所有的操作权限,特别是“系统设置权”因此,首先应确定谁是总账会计、谁做凭证审核、谁做过账处理等;从而分配给各操作人员相应的操作权限最后将分析确定下来的结果列成一个表,如表6—1所示操作员号姓名凭证录入凭证修改凭证查询凭证审核凭证汇总过账科目维护总账明细账科目汇总数据查询报表处理系统设置000张三yyyyyyyyyyyyY001李四yyyyynnnnnyyn……图6—1主表操作员存储内容各子系统中的功能模块的划分是与“主表操作员权限.dbf”的结构中所列出的模块一致的“会计主管”是在该系统开发过程中写入“主表操作员权限.dbf”的,初始姓名为“会计主管”,该姓名可在系统初始化时按系统提示用一身份将作为“会计主管”的人员的姓名替换,系统自动为其分配所有操作权限其他操作员则是在系统初始化完成后,有“会计主管”在系统维护子系统提供的操作员维护模块中逐个添加并分配相关的操作权限;然后将这些数据存储于“主表操作员权限.dbf”表之中,每条记录存储一位操作员的数据如果分配给一个操作员对某模块有操作的权力,则在“主表操作权限.dbf”中该操作员所在记录的相应权限字段值为“y”,否则为“n”每个操作员都要进行编号,约定采用三位数字字符串进行编号,如“000”、“001”、“002”等编号不能重复,不同的操作员的编号不同,便于计算机进行检索“会计主管”的编号将固定地使用“000”,不得修改,这是系统控制的需要每个操作员都要设置系统登录口令,其口令应具有保密性,为此,口令字段应采用转换码来存储一个操作员的口令对其他操作员是透明的,即使是“会计主管”也不能查看到别的操作员的口令“会计主管”只能在一位操作员忘记了自己的口令时,删除其口令,然后由该操作员自己以无口令方式登录系统后重新设置
2、“运行环境.dbf”为记录系统运行状态,控制系统的运行顺序,保证系统有条不紊地工作,需要建立一系列运行环境表系统每完成一道加工工序,就在该表中留下相应的标记,这一标记是系统进入下一道加工工序的通道,如果上一道加工工序尚未完成,下一道工序就因没有相应的通道而无法继续如果某一加工工序每月只能运行一次(如月终结算),若再次重复运行,系统标志将起到拒绝执行的作用该表还用于记录当前所处的会计月份和会计年度及当前凭证的编号情况等该表中只存储一条记录,该记录所存储的内容是控制整个系统按步骤、有节奏地运行的环境数据其存储的数据内容及含义见表6—2字段名存储内容备注建账起始年份“2004”用于往年数据查询系统初始化时设置建账起始月份“01”~“12”系统初始化时设置当前年份系统初始化时设置当前月份可用于产生凭证号的前两位系统初始化时设置当前月份凭证顺序号0~9999可用于产生凭证好的后四位系统初始化时设置为0月终结账标志“y”或“n”月初始化时设置为“n”,月终结账后置为“y”月备份标志“y”或“n”月初始化时设置为“n”,月数据备份后置为“y”单位名称系统初始化时设置表6—2运行环境.dbf表存储内容该表中若干用于存储“计算标志”值的字段应视各会计主体业务性质、业务内容、和业务分工等具体情况而有针对性地设置该表在系统初始化之前没有记录,记录及字段值是在系统初始化时根据“会计主管”提供的初始化信息生成并写入该表的,一般的操作员不能查看更不能修改该表中的记录数据值系统初始化完成后,一般不能随便修改该表中的数据值特别是像建账起始年份、建账起始月份、当前年份、当前月份、当前月份凭证顺序号等否则会使系统运行混乱如果必须修改某些数据值,如单位名称等,也只能由“会计主管”通过系统维护子系统提供的功能模块来修改
3、运行日志.dbf运行日志表用于记录操作员进出系统的时间、所运行的模块等信息它有利于强化操作人员的责任心,分清系统的操作责任由于这种表记录量较大,故每月建立一个表,编号从“01”~“12”该中表分别命名为“运行日志
01.dbf”~“运行日志
12.dbf”.该表每月设置一个,用以存储各月份的系统运行日志数据当新的会计年度开始,在做年初始化时会自动将上一会计年度的所有运行日志复制到特定目录该表存储的内容如表6—3所示时间操作员编号操作员姓名执行操作进退
2004.
03.15081024AM001李四登录进
2004.
03.15081131AM001李四凭证录入进
2004.
03.15030652PM001李四报表处理退…………………………
2004.
03.15082601PM000张三登录进…………………………表6—3运行日志存储的内容
7.2凭证处理子系统的详细设计
7.
2.1凭证处理子系统的处理流程如下图6—4所示图6—4凭证处理子系统处理流程图
7.
2.2凭证处理子系统各模块的功能设计
一、凭证录入模块的功能设计1.凭证录入的方式凭证录入有两种方式,一种方式是先手工编制凭证,然后将其输入计算机这种方式依赖手工操作,自动化程度较低,且难以保证手工凭证与机内凭证的一致性另一种方式是直接上机制证,即在不编制手工凭证的情况下,直接上机编制凭证并在打印机上实时地输出凭证,这种方式能大大提高系统的效率,确保是出凭证与机内凭证的一致性,故凭证的录入方式以直接上机制证方式为好本系统在凭证录入时,采用直接上机制证的方式凭证录入并不直接针对“临时记账凭证.dbf”进行,因此,设计了视图“凭证录入”,通过该视图录入凭证并检查后再转存于“临时记账凭证.dbf”2.简化摘要输入的功能凭证摘要主要是用汉字表述的,为了减轻录入员输入汉字的负担,本系统的凭证录入程序采取相应的简化措施其做法是提供一个帮助窗口,在凭证录入时,提供常用摘要的帮助和摘要转抄操作员可以先在凭证录入窗口输入摘要编码,帮助窗口中会动态地查找并显示对应的摘要项,然后可在帮助中用鼠标后回车键选择所需要的摘要,这时,操作员也可以直接在摘要输入区输入汉字或其他字母,而不使用摘要帮助窗口另外,操作员也可以在不退出凭证录入状态的情况下,(通过按钮[摘要维护]调用摘要维护模块)为一个新的摘要预定义一个便于记忆的摘要编码或助记码,并将该摘要和摘要编码存储在“主表摘要.dbf”中(一般都习惯于用摘要的前几个汉字的拼音字头组合起来作为助记码如摘要内容为“付职工医疗费”,起助记码可编为“fzgylf”于是,只要在凭证录入窗口摘要输入区输入f、fz、fzg、fzgy、fzgyl或fzgylf,在帮助窗口中就会出现输入编码所对应的一条或多条摘要的内容,输入的助记码越准确,所获得的无用摘要就越少)定义并存储一个新摘要项后就可在帮助窗口中使用该摘要项另外,为了计算机自动登账的需要,凭证上的每一行都必须输入摘要3.简化科目名称录入的功能科目名称也主要是用汉字表述的,为了提高输入速度,本系统要提供一个帮助窗口,实现科目名称的帮助和科目名称的转抄操作员可以先在凭证录入窗口输入科目编号或输入科目名称助记符,帮助窗口回动态地按科目编号或科目名称助记符查找并显示对应的科目名称项,然后可在帮助窗口中用鼠标或回车键选择所需要的科目编号,这时,帮助窗口中被选择的科目名称就会转抄到凭证录入窗口的科目名称编辑区4.方便金额的输入方法输入借贷金额时,经常需要根据原始凭证进行简单的加减乘除运算,为此在凭证录入过程中系统提供了计算器功能,操作员需要使用计算器时,可使用[计算器]按钮调出计数器进行计算并将结果返回到当前编辑区5.凭证录入处理流程首先录入一张凭证,凭证录入完成后,要使用[凭证检查]按钮调用凭证检查程序检查凭证检查的内容包括日期、附件数、摘要、科目名称等是否有漏添项,借方、贷方金额是否平衡等若经系统检测没有错误,则要求将该张凭证转存到“临时记账凭证.dbf”中,并要求打印凭证一张凭证打印完成,使用[录入下一张凭证]按钮回到凭证录入窗口录入,窗口中的原凭证自动被清除,并提供一张新的空白凭证供录入下一张凭证
二、凭证修改模块的功能设计1.凭证修改模块的设计概述凭证修改是指对以前录入的、尚未审核(或审核未通过)的凭证进行的更正操作,从某种意义上说,凭证修改相当于错误凭证的再次输入因此,凭证修改模块与凭证录入模块应具有基本相同的功能结构但仍有以下几点应加以区别对待1要对某一凭证进行修改首先必须从“临时记账凭证.dbf”中将需要修改的凭证调出来,因此凭证修改模块中提供了按凭证号查找凭证的功能2对凭证进行修改前,首先检查凭证是否已通过审核,对已审核通过的凭证,不允许再进行修改,除非由凭证审核员同意修改其审核结论另外,对已过账的凭证也不提供修改的功能3凭证号和日期是在该凭证录入时由系统自动给给定的,因此凭证修改只能修改凭证的具体内容,而系统不提供凭证号和日期的修改机会4在修改凭证时,可能需要对原凭证的记录进行删除,但删除后的凭证记录数不能少于两条,即删除后至少要保留一借一贷两条记录也不允许将错误凭证完全删除,以免出现凭证号并不连续的错误5修改凭证也不要直接针对“临时记账凭证.dbf”进行,因此本系统设计了视图“凭证修改”2.凭证修改模块的工作流程1选择要修改的凭证号2调出凭证若在表中找不到该凭证或该凭证已审核通过,系统应给出提示,并要求重新输入凭证号或放弃修改操作3与凭证录入模块的操作类似,对凭证进行修改4检查修改的凭证5保存经过检查的凭证,并打印该凭证6若要继续修改其他凭证,则重复步骤
①~
⑤
三、凭证查询模块的功能设计
1、凭证的查询对象和查询方式的设计1查询对象的设计包括未过账的凭证和已过账的凭证由于查询对象不同,涉及的表就不同(未过账凭证涉及表“临时记账凭证.dbf”已过账凭证涉及表“已过账记账凭证.dbf”)因此设计进行选择的功能2查询方式的设计由于用户的需要是多方面的,而且具有很大的不确定性,在不同的情况下可能提出不同的查询要求,因此在凭证查询模块中,本系统提供了以下几种查询方式●按凭证号查询即按精确的凭证号查询,用户输入准确的凭证号后,以后在查询窗口调出这张凭证●按凭证号区间查询即按照凭证的起止号区间查询若干张凭证●按日期查询即用户输入一个日期区间,可以调出这个区间内的所有凭证●按科目查询即用户输入一个科目编号或科目编号的前若干位,可调出对应科目编号的所有凭证,或科目编号的前几位与输入的号码相匹配的所有凭证●自定义查询由用户自己根据表中存储内容组合查询条件,以满足特殊的查询要求
2、凭证查询模块的工作流程
①选择查询对象(已过账或为未过账凭证)
②选择查询方式(按凭证号或科目编号或日期或自定义)
③按选择查询方式输入要查询凭证应满足的条件
④调出凭证若在表中找不到满足条件的凭证,系统给出提示,并要求重新输入查询条件
四、凭证审核与审核修改模块的功能设计记账凭证的编制,实质上是将原始凭证上用一般语言描述的经济业务,改用会计的专用语言即复式记账语言进行再描述的过程这种再描述的结果是否符合会计核算原理和有关规范制度的要求,还要经过严格的审核只有经过审核无误的记账凭证才能登记有关账簿计算机财务系统中的凭证审核,因采用的制证方式不同,其工作内容也不同在“先手工制证,再输入计算机”的制证方式下,凭证审核需要经过两个步骤第一步是对手工凭证本身的审核,审核的内容主要是检查记账凭证所附原始凭证是否规范完整,记账凭证与所附原始凭证所反映的经济业务内容是否一致,记账凭证中应借、应贷的会计科目及其金额是否正确,记账凭证中有关项目填列是否齐全手工记账凭证经审核无误后输入计算机;第二步是对输入计算机内凭证进行审核,主要检查机内凭证与手工凭证是否严格一致在“直接上机制证”方式下,凭证输入过程就是记账凭证的编制过程,每张凭证输入结束后立即打印输出,因此,不存在机内凭证与手工凭证数据不一致的问题,而且凭证中有关项目填列的完整性和借贷平衡的审核已由计算机程序自动给予保证这样,凭证审核的对象应以打印输出的凭证为主,审核的主要内容是检查打印出的凭证与所附原始凭证反映的经济业务内容是否一致,应借、应贷的会计科目及其金额是否正确,日期是否正确凭证审核人员对凭证进行审核之后,一方面要将其审核结论输入计算机,另一方面要及时通知有关人员对错误凭证进行修改之所以要将审核结论输入计算机,目的有二其一是为了防止其他人员对已审核通过的凭证进行修改,凡经过审核人员审核并加注“通过”标志的凭证,系统将拒绝任何人对其进行修改操作;其二是我为了防止未经审核或审核不合格的凭证进入后续处理阶段,凡未经审核人员审核并加注“通过”标志的凭证,系统将拒绝对其进行过账处理凭证审核员之所以要通知其他人员(原制证人员)对错误凭证进行修改,而不是自己去修改,目的是为了分清责任凭证审核员只有凭证审核权,而无凭证输入和修改权;凭证输入员只有制证和修改权,而无凭证审核权这样有利于形成分工明确、相互牵制的系统运行机制,也符合会计工作内部控制原理的要求凭证审核的功能主要是最简洁、最快速地将审核员的审核结论正确地输入计算机,以更新“临时记账凭证.dbf”中审核标志字段审核修改实质上就是修改审核标志即以前审核通过但还没有过账的凭证,后来发现审核结论有误,这时候就需要对原审核标志进行修改只有将其审核标志修改为不通过或修改为空,才能在凭证修改模块中对该凭证进行修改,修改后的凭证还需要重新进行审核凭证审核与审核修改的操作过程和程序设计绝大部分是相同的,并且都较简单,因此将它们设计在同一模块中凭证审核其工作流程
①输入或选择待审核的凭证号(可一次选择多张凭证)若“临时记账凭证.dbf”中没有未审核或审核未通过的凭证,则给出相应的提示否则,将凭证调入审核窗口
②对调入审核窗口的凭证进行审核没有审核的凭证的“审核标志”栏里是空格,对审核不合格的凭证,通过在“审核标志”栏输入“F”标志来表示,对审核合格的凭证,通过在“审核标志”栏输入“T”标志来表示可在“审核标志”栏用空格键在“F”、“T”、“空格”间进行切换的方法输入审核标志为了后续处理方便,规定对凭证做审核合格或不合格的标志时,要对该凭证的所有记录做标志,而且,所做标志一定要一致为了避免出现同一张凭证中记录间的审核标志不一致的情况发生,也为了简化操作,减轻凭证审核人员的工作负担,可以设计一个自动检测机制,使每当修改了一张凭证中的某条记录的审核标志时,该凭证其他记录的审核标志都同步进行修改
③进行审核确认并将审核结果写入“临时记账凭证.dbf”,或放弃审核
④若要继续审核其他凭证,重复过程
①~
③
五、凭证汇总模块的功能设计所谓凭证汇总就是将一定时期内或一定凭证号起止区间内的凭证,按其所涉及的会计科目进行汇总,以确定各科目的借贷方汇总发生额凭证汇总模块在本系统的功能设计具体如下
1、汇总对象的设计该模块要求能对未过账的凭证进行汇总,又要求对已过账的凭证进行汇总
2、汇总的范围的设计即允许用户选择汇总凭证号的起止区间
3、汇总结果的输出的设计凭证汇总的结果(科目汇总表)既可输出到屏幕,也可以输出到打印机(科目汇总表不需要单独以文件的形式保存到磁盘上)
4、科目汇总级别的设计即按一级科目汇总,还是二级、三级……科目汇总综上所述,本系统凭证汇总模块实现汇总对象选择、汇总区间选择、汇总级次选择、输出定向选择的功能凭证汇总模块的工作流程如下
①选择汇总对象(未过账或已过账凭证)
②确定汇总级次用一个列表框列出科目级次供选择
③输入或选择汇总凭证号的起止取间
④进行汇总
⑤打印汇总结果
⑥若要继续查询其他凭证,则重复步骤
①~
⑤
六、过账处理模块的功能设计凭证经过审核后即可登记入账过账处理的功能就是用“临时记账凭证.dbf”中经过审核通过的凭证来汇总更新“科目发生额及余额.dbf”、“外币科目发生额.dbf”,并将这些凭证转存到“已过账记账凭证.dbf”中由于有了“科目发生额及余额.dbf”、“外币科目发生额及余额.dbf”和“已过账记账凭证.dbf”,在计算机中就相当于有了明细账和总账,因此,可把用经过审核无误的凭证更新“科目发生额及余额.dbf”和“已过账记账凭证.dbf”的处理过程称为过账处理这一步骤虽然没有像手工处理那样将凭证转抄到有关账页上,但该步骤与后续的账簿生成模块结合起来,却能完成与手工处理完全相同的过账处理一般情况下,凭证经过过账处理后不能再被修改,即使再发现凭证中有错误,也不能被修改,而只能用红字冲销来更正而在本系统中设计了一过账恢复工作机制,用以恢复最后一次过账处理过程方法是进行过账处理时先将“科目发生额及余额.dbf”、“往来科目发生额及余额.dbf”、“外币科目发生额及余额.dbf”分别复制到“科目发生额及余额备份.dbf”、“往来科目发生额及余额备份.dbf”、“外币科目发生额及余额备份.dbf”中,并在“已过账记账凭证.dbf”中对最后一次转抄过来的凭证做可恢复标记,然后在进行过账处理那么过账恢复只是上述过程中第一步的逆过程
7.3账务处理子系统的详细设计
一、总账模块的设计总账是会计核算所不可缺少的账簿之一,也是最重要的账簿总账是由表“科目发生额及余额.dbf”按总账科目汇总而形成的,总账科目是表“科目发生额及余额.dbf”中出现的科目所属的一级科目总账模块功能比较单一,具有生成并显示总账和打印总账两个功能
二、明细账模块的功能设计与总账一样明细账也是账务处理所不可缺少的重要账簿明细账与总账之间存在着数据核对关系,这种核对关系在计算机处理时,不如手工核算那么重要,其原因是在计算机处理时,总账和明细账的数据源都是会计凭证,并且计算机不会发生计算错误,所以在正常情况下,总账和明细账之间的数据对应关系肯定是正确的此外,在采用计算机进行核算时,不单独设置现金和银行存款而是将这两个科目与其他科目等同处理如果对已录入的会计凭证及时做过账处理,那么计算机可随时生成明细账
三、科目汇总模块的功能设计科目汇总就是对各会计科目的发生额与余额进行汇总本系统中对于普通科目的汇总,除了要逐级进行汇总外,还需要按科目级别进行汇总逐级汇总是指对选定的一个会计科目,对该科目的所有下级科目的发生额及余额进行汇总,或者对该科目的上一级科目进行汇总按科目级别汇总是指对选定的一个总账科目(一级科目)及选定的汇总级别,将该总账科目从二级汇总到指定的级别
四、数据查询模块的设计数据库查询模块要满足不同层次使用者的需要,能方便灵活的进行数据查询除了提供一般的特定条件查询方式外,还应提供通用的条件查询方法使用通用的条件查询方法必须调用表达式生成器“GetExpression.scx”,用表达式生成器可生成由表的字段名、常数、变量、函数等构成的符合VPF语言规则的条件表达式由生成的条件表达式可进行记录定位和筛选这样不仅可以非常灵活的提取用户感兴趣的信息,而且可按用户的需要对会计信息进行分类和重组,对辅助财务分析、加强财务管理也具有重要意义
五、会计科目体系维护的功能设计一般科目的科目字典分设为表“主表科目字典.dbf”,对它的维护工作包括会计科目的增设、删除、查询和打印等“主表科目字典.dbf”是财务信息系统的核心表之一,它的内容反映了单位的账户体系结构因为单位的会计科目是不断变化的,所以要对这个表进行维护,但会计科目一旦确定后,在会计年度内不允许随意修改和删除,所以修改和删除功能只有在系统初始安装数据和年终结算之后对科目进行调整时使用,系统在平常正常运行时,不能使用这两个功能为了安全起见,科目体系的维护工作应由会计主管来进行,一般操作员不能进行科目体系的维护“主表科目字典.dbf”中的科目体系具有树形结构,修改、增加、删除一个科目相当于修改、增加、删除一个树中的结点,因此,对科目的维护操作必须满足树结构的要求
六、账务处理子系统各功能模块所涉及的基础表或视图模块表或视图类型作用总账科目字典视图提供所有的总账账户,并提供总账科目名称运行环境表为形成总账提供当前月份数科目发生额及余额表总账是从1至当前月份的科目发生额及余额按一级科目汇总形成的,因此需要从1至当前月份的科目发生额及余额表账簿结构表作为总账视图的表源明细账科目字典视图提供除往来明细科目外的所有账户,为明细账提供科目名称运行环境表为生成明细账簿提供当前月份数已过账记账凭证查询视图为所有明细账簿提供源数据,是生成明细账的主要数据源科目发生额及余额表为普通账户三栏、多栏明细账簿提供从1至当前月份的普通科目发生额及余额年初数、月计数、和累计数账簿结构表作为三栏、多栏、复币式明细账簿视图的源表科目汇总科目字典视图为普通、往来科目汇总表提供科目名称运行环境表为科目汇总提供月份数,以供选择科目发生额及余额表为普通科目汇总表提供从1至当前月份的普通科目发生额及余额数据外币科目发生额及余额表为外币科目汇总表提供从1至当前月份的外币科目发生额及余额数据账簿结构表作为普通、外币、往来科目汇总表视图的源表数据库查询科目字典视图客队这些表或通过视图对源表中的记录进行显示、打印和自定义条件查询临时记账凭证查询视图已过账记账凭证查询视图科目发生额及余额表外币科目发生额及余额表科目字典、往来户维护主表科目字典表该表存储除往来明细科目外的所有会计科目维护模块可对该表会计科目进行增、删、改,增添会计科目可随时进行,修改和删除会计科目一般只在初始装入数据或年终整理账户时进行由于对该表的维护要求比较严格,应只有会计主管有该表的维护权科目字典视图通过该视图对主表科目字典进行维护
7.4报表处理子系统的详细设计
7.
4.1会计报表处理方法分析会计报表的处理是开发财务信息系统的中最困难的内容,对格式可变,或者格式虽固定但数据填列算法可变,或者格式与数据填列算法都可变的的会计报表,不能使用VFP的“报表设计器”来设计,而需要专门设计一个子系统来处理处理会计报表的方法通常有两种第一种方法是对每一个报表设计一个对应的表,并编制一个专门的程序来生成表中的数据这种方法存在很多弊端其一是系统中表过多,并且当报表种类发生增减变动,或者报表格式和内容发生变化时,都要对这些表进行维护可见,这种设计方法不仅使系统过于庞大,且适应性较差;其二是程序维护量大,由于每一个报表的数据生成都有一个专门的程序来完成,所以一旦报表发生变化,或会计科目发生变化,或报表填列算法发生变化,都要改动报表数据生成程序,因此大大降低了系统的通用性和实用性第二种方法是报表的格式和报表的数据来源都由用户自己定义,然后由一个通用程序根据定义来生成报表这种方法的优点是通用性强,其缺点是可操作性差、对用户素质要求很高该方法要求用户定义所有的报表栏目、标题和每项数据来源的算法因此这种方法的实质是把一部分系统开发和系统设计任务交给了最终用户第一种方法基本上已被弃用,本系统采用的是第二种方法,但关键的是应如何尽量降低用户定义报表的难度用户定义报表的任务体现在两方面,一是定义报表的格式,二是定义报表单元格数据来源的算法,这两方面的难度都非常大比如,要定义数据来源算法就要求用户了解所有报表的每个数据是由哪些表、哪些记录、哪些字段、经过哪些字段产生的,还要求用户按某种程序设计语言的语言规则来定义因此,财务信息系统开发的任务之一就是如何设计尽量简洁、直观、操作方便、容易理解且提供完善帮助或说明的操作界面,并将程序设计语言转化为算法语言,以此减轻用户负担对报表的处理,本系统做如下规定
1、会计报表格式的规定该方法要求会计报表必须是规则报表所谓规矩报表,其栏目标题可以是单层的,也可以是多层的,但其表体必须规则如表6—6和表6—7所示表6—8是一个不规则的报表(栏1)标题(栏2)标题(栏3)标题……(栏n)标题表6—6规则的报表(栏1)标题栏目上层标题(栏5)标题栏目上层标题(栏2)标题(栏3)标题(栏4)标题(栏6)标题(栏7)标题表6—7规则的报表固定资产卡第号编号类别名称制造单位制造日期验收日期凭证编号规格来源备注原值安装费使用年限年折旧率已使用年限已提折旧额使用日期内部调用记录修理记录使用或起用记录日期凭证使用单位管理部门日期凭证金额使用或起止日原因表6—8不规则的报表
2、表数据填列的规定在手工核算系统中,会计人员根据记账凭证登记各种账簿,并根据账簿编制各种会计报表然而在计算机核算系统中,由于计算机不直接存储账簿,所以报表的数据源就是凭证和科目发生额及余额等基础数据会计报表数据填列规定具有三个内容第一,由于系统只存储基础数据,对于处理结果数据一般不予存储,所以报表数据主要根据基础数据库来填列;第二,由于报表数据是临时生成的,所以各报表之间不能互用数据,但是报表可以利用本身已生成的数据来填列,报表的数据生成规则是从上到下、从左到右逐条记录逐个字段地生成,这就要求在利用报表本身数据时,不能利用未生成的数据;第三,对于表中个别的计算机无法自动填列的数据,一律由手工计算后填入总之,报表数据要根据基础数据库、本表已生成的数据和手工输入数据来填列,这就是会计报表数据填列规定
7.
4.2会计报表结构分析与结构数据在本财务系统中,并不真正存储一张报表,而只存储一张报表的格式与数据来源表达式这样的数据,这样的数据称之为报表结构数据,简称为结构数据在
6.
4.1小节关于会计报表的规定下,可将一张报表分解为三个组成部分一是报表表体格式;二是报表标题和脚注;三是报表表体单元格数据项
1、报表表体格式报表表体由若干栏目组成,每一栏目由栏目标题和若干单元格组成栏目标题(本系统仅限于讨论两层栏目标题的情况)又由上层栏目标题和下层栏目标题组成(栏目标题一般为常值字符串)为了处理方便,规定不论是单层标题还是两层标题的栏目统一假定都有两层标题对于单层标题的栏目,认为其上层标题为空字符串
2、报表标题与脚注报表标题有主标题与副标题之分副标题又分左副标题(居左显示)、中副标题(居中显示)、右副标题(居右显示)标题及脚注既可以是常值形式的数据(通常是字符串)也可以是由表达式确定的数据(通常在副标题中插入当前日期等)
3、报表表体单元格数据项单元格中的数据既可以是数值型数据也可以是非数值型数据,既可以是常值形式的数据也可以是由表达式确定的数据系统中存储的就是关于一张报表的这三个组成部分的结构数据对于表体格式,要存储栏目上层标题、栏目底层标题、栏目数据类型、栏目宽度、输出字号等结构数据对于标题与脚注及单元格中的数据项,要存储其值或值的来源,对于是常值数据的项则要直接存储其常值数据,否则,要填入确定该项值的表达式并且规定,每一个标题与脚注及单元格都要单独填写数据源
7.
4.3会计报表分析的内容与结构数据列示表格1收集单位内部现有的所有会计报表2在充分征求用户意见的基础上,结合该单位管理的需要和计算机处理的特点,对现有会计报表进行分析、整理、归并和重组,形成改进后的新的会计报表体系3对新报表体系中的每一个报表做详细分析,分析每个报表的表体格式、报表标题及脚注、表体单元格数据源等结构数据,并将分析所得的数据分别用三个表格列示出来对于资产负债表,如表6—9所示资产负债表编制单位年月日单位元序号资产部类年初数期末数序号负债部类年初数期末数1
一、资产类15
二、负债类2现金16应缴预算款3银行存款17应缴财政专户款4有价证券185暂付款19
三、净资产类6库存材料20固定基金7固定资产21结余8229
五、支出类23
四、收入类10经费支出24拨入经费11拨出经费25预算外资金收入12结转自筹基建26其他收入132714资产部类合计28负债部类合计表6—9资产负债表可将其表体格式、报表标题及脚注、标题单元格数据源等结构数据分别列示于表6—
10、表6—11和表6—12报表名称栏目上层标题栏目底层标题栏目数据类型栏目宽度输出字号资产负债表“”“序号”N48资产负债表“”“资产部类”C208资产负债表“”“年初数”N128资产负债表“”“期末数”N48资产负债表“”“序号”N268资产负债表“”“负债部类”C208资产负债表“”“年初数”N128资产负债表“”“期末数”N128表6—10表体格式报表名称主标题左副标题中标题右副标题脚注资产负债表“资产负债表”“编制单位”+运行环境.单位名称StrYearDate4“年”+StrMonthDate2+“月”+StrDayDate2“日”“单位元”“”表6—11表体标题与脚注栏目1栏目2栏目3栏目4栏目5栏目6…报表名称“资产类”“1”“”“”“负债类“15”…资产负债表“现金”“2”现金年初余额现金期末借方余额“应缴预算款”“16”…资产负债表“银行存款”“3”银行存款年初余额银行存款期末借方余额“应缴财政专户款”“17”…资产负债表“有价证券”“4”有价证券年初余额有价证券期末借方余额“”“18”…资产负债表………………………………………表6—12表体单元格数据采集这三个表格是经过特别设计的
1、这三个表不是孤立的,它们通过“报表名称”连接起来如三个表中列出的都是“资产负债表”的结构数据
2、特别是表6—10和表6—12之间存在更多的制约关系在表6—12中,要根据一个表的结构数据在表6—10中有多少行(栏目数),使用多少列(不算最后一列)来填写该把表单元格中的数据源,而且表6—12中的列与表6—10中的行的顺序要一致
3、若假使这三个表格有足够的宽度和长度,则可容纳所有会计报表的结构数据属于不同报表的结构数据由各报表中的“报表名称”栏加以区分
4、对这三个表进行的维护必须考虑一致性,主要体现在以下几个方面1若要增加报表,则必须分别维护这三个报表由于数据采集表格的维护要以表体格式为依据,所以在增加报表时候,应先维护表体格式表格,然后再维护数据采集表格2当一个报表发生栏目增减变化时,要维护表体格式和数据采集表格,同样要先维护表体格式表格,然后再维护数据采集表格而且要注意,当插入一个栏目时,插入点后面的栏目要顺序后移,当删除一个栏目时,原排在该栏目后面的栏目要顺序前移3当一个报表单元格数据源算法发生变化时,要维护数据采集表格4当要调整一个报表的栏目宽度等格式时要维护表体格式表格5当要修改一个报表的标题和脚注时要维护标题与脚注表格6若要删除一个表,则必须在这三个表中删除这个报表的所有记录
4、这三个表格中每一行都要在“报表名称”栏填写报表名称且同一报表的名称要统一D5财务部编制报表P6D4D5财务部登记总账P5D6财务部D3财务部登记日记账财务部P7登记明细账及业务台账编制科目汇总表P3P4D1D2财务部编制记账凭证经办单位或经办人财务部审核汇总P1P2有关单位及领导财务部核对人员总账会计财务部核对人员财务部工作人员数据登录人员数据录入人员数据登录人员制证人员原始凭证汇总表现金日记账存款日记账科目汇总表明细业务台账总账会计报表付款凭证转账凭证收款凭证原始凭证财务管理信息系统报表处理子系统账务处理子系统凭证处理子系统系统维护子系统总账生成科目发生额及余额库过账处理工资核算系统总账凭证临时库凭证总库明细账生成明细账各级科目发生额及余额汇总表会计报表明细账总账科目发生额及余额库编制报表登记总账科目汇总登记明细账已过账凭证文件审核过账记账凭证输出凭证临时文件制证输入修改原始凭证科目汇总表明细账总账数据查询科目维护账务处理子系统科目汇总凭证审核凭证查询凭证修改过账处理凭证录入凭证处理子系统系统初始化年初始化月终结算数据备份与恢复运行环境参数维护操作员权限维护运行日志查询系统维护子系统原始凭证或记账凭证科目字典摘要运行环境往来档案凭证录入凭证修改临时记账凭证打印凭证科目汇总凭证查询过账处理凭证审核与审核修改往来科目发生额及余额外币发生额与余额科目发生额与余额已过账记账凭证科目编号往来户编号凭证号科目编号凭证号往来户编号科目编号凭证号往来户编号科目编号凭证号科目编号往来户编号往来户编号科目编号科目编号科目编号。