还剩16页未读,继续阅读
本资源只提供10页预览,全部文档请下载后查看!喜欢就下载吧,查找使用更方便
文本内容:
公司行政管理制度范本员工行为规范1目的和适用范围
1.1规范员工行为,提升员工精神面貌,树立公司良好的对外形象
1.2本规范适用于公司全体员工2管理与组织
2.1本规范由行政部与人力资源部负责检查和监督执行
2.2各部门经理有对本部门员工行为是否规范进行监督和管理的职能3基本规定
3.3接打电话
3.
3.1接打电话是我们与用户交往的重要途径;个人的形象就是公司的形象员工在日常的接打电话中要给对方以良好的形象,更好地表现公司员工的文化修养及素质,也使外界对公司的办事效率,管理水平等方面留下良好印象
3.
3.2基本要求
3.
3.
2.1在电话铃响三声之内接起电话;
3.
3.
2.2接打电话,先说声“您好”,并主动报出部门、姓名
3.
3.
2.3通话言简意赅,时间不宜过长
3.
3.
2.4邻座没人时,请代接电话,有事请写留言条,并及时转告
3.
3.
2.5尽量减少私人电话,严禁拨打信息台电话
3.4言语行为
3.
4.1言语、行为、举止文明、礼貌
3.
4.2严禁在公司内打架斗殴,互相吵骂
3.
4.3公司内与同事相遇应点头表示致意,同事以姓名或职务称呼;客户以先生、小姐称呼,并使用普通话
3.
4.4站姿要挺拔,坐姿要端正,走路要平稳不得拖拉散漫
3.
4.5公司内职员与领导或客户相遇,应主动让行,以示礼貌
3.
4.6公司领导进入办公室应主动起立相迎
3.
4.7握手时应主动热情,不卑不亢
3.
4.8进入办公室应轻轻敲门,听到应答后再进,进门后回手关门不能大力粗暴
3.
4.9同事之间或部门内部如有业务问题进行讨论时,应避免影响他人工作
3.
4.10请不要在办公区走廊或通道内奔跑、大声叫喊、高谈阔论
3.
4.11在办公区走廊或通道内请靠右行走,互相礼让,不要抢行
3.
4.12未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等
3.
4.13办公时间内不得在电脑上玩游戏、看影碟、做与工作无关的事
3.
4.14请爱护公司的办公用品、设备及其它财物,不得公私不分
3.
4.15厉行节约,减少浪费
3.
4.16严禁在公司内用餐、吃零食
3.5个人环境
3.
5.1请保持个人办公位整洁,办公桌椅、计算机表面不能有灰尘,物品要摆放整齐,办公区请不要随便张贴
3.
5.2请不要在办公区堆放资料、纸箱等物品
3.
5.3有事离开或下班离开办公位时,请将座椅推入办公桌下
3.
5.4下班离开办公室前,请关闭机器电源(包括电脑),收好所有资料和文件,最后离开者请关闭电灯、门、窗、空调等
3.6公共环境
3.
6.1除指定地点外(行政部确定并明示),在公司任何地方(包括卫生间)都禁止吸烟
3.
6.2无特殊事由请不要带家人、亲属、朋友到公司办公场所(特殊情况需行政总监批准,并报行政部备案)
3.
6.3员工外衣请统一悬挂指定地方(如衣架等),不要随意摆放
3.
6.4请不要在办公家具上和公共设施上任意写字、刻画、张贴
3.
6.5请把废纸、废物放入指篓,杯中剩水请倒入指定地点,请不要用饮用水冲洗杯子
3.
6.6请不要在办公区大声喧哗,有来客请带至会客室或洽谈区
3.
6.7请不要让客人在没有任何员工的陪同下在办公区内走动
3.
6.8车辆请停至指定区域,不要随意停放
3.
6.9爱护公共财物,使用办公设备要严格遵照使用说明操作
3.
6.10下班前关好本办公区域内的门窗、空调、电脑及其他设备,随手关灯
3.
6.11一切有碍观瞻,有损形象的行为如随地吐痰,乱扔杂务4奖惩措施
4.1行政部和人力资源部将不定期对本规范进行检查,并对检查结果进行公布;员工遵守此规范的程度将作为受聘的依据
4.2对检查出的不符合规范的行为,要求予以纠正或整改
4.3对违反规定的人员,根据情节轻重分别给予当事人和部门负责人警告、公司通报批评、经济处罚、降薪、辞退直至开除的处罚
4.
3.1在公司内打架斗殴对当事人予以辞退
4.
3.2在公司内互相恶语吵骂,将对当事人每次罚款200元,情节严重者还将给予行政处分直至辞退的处理
4.
3.3在禁止吸烟的地方吸烟,发现一次罚款200元三次(含)以上对责任人予以辞退
4.
3.4工作时间内在电脑上玩游戏或做与工作无关的事情,发现一次罚款200元
4.
3.5其他违规情况第一次违反予以口头警告;第二次违反除警告外,填写过失单,予以经济处罚20元;第三次违反,予以经济处罚100元,并在公司内通报批评,同时对主管领导予以经济处罚50元
4.
3.6对三次以上违反规范的、屡教不改者,可根据情节予以降薪、辞退直至开除的处罚
4.4罚款以现金的形式当场缴纳
4.5所有罚款将作为员工活动经费,经行政总监审批后使用行政事务管理制度总则为进一步适应公司质量、环境体系双认证的实施,规范公司行政事务管理行为,理顺内部关系,提高办事效率,特制定本规定本制度汇编了公司内部的行政事务类文件,以加强行政管理的有效性,并在公司内部形成办事有程序,工作有标准,事事有人管,人人有专责的工作局面第一章会议管理制度
一、内部会议管理http://www.rs
66.com/a/11/index.html\t_blank办法
(一)、公司会议主要包括总经理http://www.rs
66.com/wenzhang/jingli\t_blank办公会议、工作调度会议、各种专题会议、全体员工大会、部门会议及临时会议等
(二)、公司级会议的组织者为综合处
(三)、会议由综合处提供服务,会议召开应提供、做好会议通知、材料、会场、记录等各项服务,会议结束后,根据情况撰写会议纪要,必要时提供水果、茶水、录音、摄像、投影等服务
(四)、会议通知形式主要为电话通知,处长、部门经理http://www.rs
66.com/wenzhang/jingli\t_blank及以上人员应通知到本人,其他人员通知到部门,由各部门自行通知
(五)、与会人庇ρ细褡袷鼗嵋榧吐桑坏贸俚健⒃缤恕⑽薰嗜毕;嵋槠诩溆氐羰只韧ㄑ豆ぞ撸嵋槠诩湟窆嶙ⅲ坏媒煌方佣牟辉谘苫蛩嬉庾叨跋旎嵋檎V刃颉SPANlang=EN-US
(六)、因故不能参加会议的,必须亲自向综合处说明理由
(七)、会议决议事项,与会人员应在会后立即执行,不得拖延或敷衍了事
(八)、各处室、部门要把每次调度会及其它会议精神http://www.rs
66.com/wenzhang/jingshen\t_blank传达到基层,也可根据自己部门的实际情况,定期召开部门级会议传达会议精神http://www.rs
66.com/wenzhang/jingshen\t_blank
(九)、部门有关会议如需综合处协助的应提前通知综合处,以便做出统一安排
二、对外出租会议室、多功能厅管理http://www.rs
66.com/a/11/index.html\t_blank办法
(一)、公司所属会议室及多功能厅由物业处负责办理租用手续,综合处负责提供相关会议服务
(二)、物业处根据会议室使用情况与租用会议室单位商定相关出租事宜,填写《会议室使用登记单》,经主管经理http://www.rs
66.com/wenzhang/jingli\t_blank签字确认后通知综合处,综合处同使用单位协商会议室使用的具体事宜(预约时间http://www.rs
66.com/wenzhang/shijian\t_blank、需提供的服务等)
(三)、租用单位于租用当天将《会议室使用登记单》交与综合处会议管理http://www.rs
66.com/a/11/index.html\t_blank人员,待会议室使用完毕后,由会议室管理http://www.rs
66.com/a/11/index.html\t_blank人员填入会议室实际使用时间http://www.rs
66.com/wenzhang/shijian\t_blank,由租用单位签字确认后,综合处返还物业处作为收费依据 第二章办公电话管理http://www.rs
66.com/a/11/index.html\t_blank制度 为了提高公司办事效率,节约办公经费,保证通讯联络,结合公司实际,特制定本规定
一、公司电话主要用于办公业务使用电话通话要言简意赅,禁止在电话中闲聊,严禁拨打声讯和信息电话
二、各处室、部门使用管理http://www.rs
66.com/a/11/index.html\t_blank插卡电话,经理http://www.rs
66.com/wenzhang/jingli\t_blank办公室使用加锁电话
三、电话卡由办公室负责刷卡每次刷卡标准,处长30元,部门经理http://www.rs
66.com/wenzhang/jingli\t_blank和管理http://www.rs
66.com/a/11/index.html\t_blank人员20元,其他员工10元,综治办带班组长每人15元使用完话费后,到办公室刷卡,并进行登记
四、安装管理http://www.rs
66.com/a/11/index.html\t_blank插卡电话后,不允许私接电话机通话,否则,将追究其直接责任http://www.rs
66.com/wenzhang/zeren\t_blank人或部门负责人的责任http://www.rs
66.com/wenzhang/zeren\t_blank,并依法追缴相应的电话费
五、各处室负责人及员工要切实负起责任http://www.rs
66.com/wenzhang/zeren\t_blank,以主人翁的态度http://www.rs
66.com/wenzhang/taidu\t_blank管好、用好电话员工因公或特殊情况需要拨打长途电话者,统一到办公室登记后,方可拨打
六、由办公室定期到电信局对各处室及部门电话使用情况进行查询监督,并予以公布 第三章公文收发传阅管理http://www.rs
66.com/a/11/index.html\t_blank制度 根据有关规定并结合公司实际情况,现就非质量、环境体系文件收发、传阅管理http://www.rs
66.com/a/11/index.html\t_blank办法规定如下
一、公文撰写
1、公文草拟根据需要和领导http://www.rs
66.com/wenzhang/lingdao\t_blank指示初步拟定文稿公司发文由综合处草拟,涉及各处室职责,需要由公司统一行文的,由各处室、部门草拟文稿
2、公文审核指对草拟文稿的审核,由综合处负责审核的主要内容是看是否的确需由公司统一行文、行文方式是否妥当、是否符合行文规则和拟制公文的有关要求等不需由公司统一行文的公文,由各处室、部门自行发文
3、公文复核指公文正式印制前对文稿的校对、核稿,重点是看审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统
一、规范等
4、公文签发将经审核的文稿交领导http://www.rs
66.com/wenzhang/lingdao\t_blank签字,批准发文公司级公文由总经理http://www.rs
66.com/wenzhang/jingli\t_blank签发,各处室、部门或某特定业务范围的行文,由处室、部门负责人签发
5、公文的印刷、用印经审核无误后的公文的即可印刷与装订如需加盖公章的按《印章管理http://www.rs
66.com/a/11/index.html\t_blank办法》加盖公章
二、公文发放 指将公文发放到相关部门确定发文后,综合处发文人员要在《高新物业发文表》上编制发文编号,登记公文名称、发文日期、数量、发放部门等对内发放文件须有各处室、部门相关人员签收公司级文件发放时只发到处室及相关部门,处室、部门内部的传达由各处室、部门自行管理http://www.rs
66.com/a/11/index.html\t_blank各处室、部门收到文件后要签字确认
三、公文的传阅 接收的文件需由多部门阅看时,经综合处处长、总经理http://www.rs
66.com/wenzhang/jingli\t_blank在《文件批阅卡》上审批后,原文件附《文件批阅卡》交由相关处室、部门阅看,阅看人员签字确认
四、公文归档 公司发文由综合处及时归档,填写《文件归档登记表》各处室、部室自行发放的文件,如有必要应及时报送综合处归档 第四章 办公用品管理制度为进一步开源节流,规范办公用品管理,特做如下规定
一、职责及范围
(一)本制度所指办公用品是指日常办公用品及一些低值易消耗品,本制度规定了办公用品计划、采购、发放、使用、保管等方面的职责和管理要求
(二)办公用品的采购、保管及发放归口综合处管理各处室、部门办公用品计划、领取、使用、保管等由各处室、部门负责人或指定专人负责
二、办公用品计划、采购、保管及发放管理办法
(一)每月15日以前,各处室、部门自行统计本处或部门的办公用品需求状况,并列出详细计划,分类(日常办公用品、印刷品、其它)填写《用料计划单》,计划本着“节省、实用、必需”的原则,经处室、部门负责人审批后统一提交综合处
(二)综合处采购人员根据实际情况给予审核并制定采购计划及预算,报经综合处处长审核,总经理http://www.rs
66.com/wenzhang/jingli\t_blank批准后进行采购,并于每月25日至30日发放
(三)、公司新到工作人员的办公用品,综合处根据各处室、部门负责人提供的名单和用品清单,负责为其配备必要的办公用品,以保证新到人员的正常工作
(四)、除正常配给的办公用品外,若还需用其它日常办公用品的,由使用部门填写书面《办公用品申请单》,须经综合处处长批准方可领用
(五)、采购人员要以做到办公用品齐全、质优价廉、库存合理、开支适当为原则,并要建立帐目,根据《物资的验收、出入库及保管制度》办好入库、出库手续
(六)、办公用品管理http://www.rs
66.com/a/11/index.html\t_blank一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事,非工作人员不得随意进入库房
(七)、各部门物品领用人应本着勤俭节约的原则使用办公用品,适合以旧换新的用品要以旧换新,综合处有权对各部门的领用情况予以审核与监督 第五章办公设备(软件)更新、维护、使用制度
一、职责及范围
1、公司办公设备包括电脑、复印机、打印机、传真机、电话、照相机、摄像机、移动存储设备、多功能厅彩电、音响、投影仪及各处室、部门配备的空调等各种贵重物品办公软件是指各类因办公需要而购买或专业制作的软件为了保证各项办公设备的正常使用,各类办公软件的安全操作,发挥办公设备及办公软件的最大功效,特制定本制度
2、传真机、照相机、摄像机、多功能厅(会议室)内彩电及VCD、DVD均由综合处指定专人保管、使用,定期进行检查,发现问题应及时报告,由综合处通知定点维修公司的技术人员前来检查、维修、保养
3、各处室配备的计算机,由各处室指定专人定期负责清洁工作
二、更新、维修及维护保养
1、办公设备的更新是指办公设备的升级或更新、移动存储设备的采购、各类耗材的补给、特殊配套设备的购置办公设备发生各种故障不能使用时即可进行维修办公软件的更新是指由于工作而需新购置或升级的各类应用软件
2、需要进行办公设备更新时,由各处室、部门或设备监管人填写《办公设备更新(维修)申请单》,由处室、部门负责人审核、总经理http://www.rs
66.com/wenzhang/jingli\t_blank批准,由综合处负责采购综合处根据市场报价做好新购置办公设备的预算,经综合处处长、总经理http://www.rs
66.com/wenzhang/jingli\t_blank审批后购买、发放
3、各类办公设备发生故障时,可随时填写《办公设备更新(维修)申请单》,通过定点公司或专业维修人员进行维修
4、各类办公设备需要更换部件时,应填写《办公设备更新(维修)申请单》,经综合处处长、总经理http://www.rs
66.com/wenzhang/jingli\t_blank审批后方可更换
5、各处室、部门要妥善保管本部门或分管的办公设备保修、维修、使用说明书等资料
三、办公设备使用管理http://www.rs
66.com/a/11/index.html\t_blank规定
1、计算机及外设使用时要注意防尘、防磁、防静电、防水、防腐
2、移动存储设备包括移动硬盘和U盘移动硬盘使用时注意,在硬盘高速运转时严禁硬盘受到外力碰撞,严禁移动硬盘移动硬盘及U盘在断开与电脑的连接时一定要进行相关操作,当系统提示“您可以安全的拔下设备”时方可拔除设备
3、会议室投影设备的使用由综合处设专人负责,其它人员未经允许及培训http://www.rs
66.com/wenzhang/peixun\t_blank严禁使用该设备每次关闭投影仪的时候都一定要等到投影仪的lamp灯完全熄灭后,才能关闭电源
4、计算机软件及应用软件由综合处统一购买软件在使用时,要按照要求步骤进入或退出,以免造成软件的损坏禁止在公司计算机安装其他软件,以免病毒传播
5、日常文档及数据由各处室自行备份每月二十日前由综合处负责使用移动存储设备对各处室重要文档数据进行备份日常杀毒工作由各处室自行处理,要求每周至少杀毒一次、升级一次,杀毒软件由综合处提供
6、计算机的清洁与维护实行谁使用谁负责清洁的原则每周清洁外部两次,不得使用湿抹布,内部每季度必须打开机箱清洁一次,用毛刷或专用工具吹净尘土第一次清理由综合处指导,以后的清洁由各处自行负责,综合处进行不定期抽查
7、各类办公设备严禁外借、外用严禁上班时间http://www.rs
66.com/wenzhang/shijian\t_blank在计算机上玩游戏、处理与工作无关的文件,严禁用微机看VCD盘,严禁使用计算机从事不健康http://www.rs
66.com/wenzhang/jiankang\t_blank活动或不符合国家政策法规的活动,严禁利用网络传播淫秽及危害国家安全的信息 第六章传真、复印制度
一、办公复印、传真的管理http://www.rs
66.com/a/11/index.html\t_blank部门为综合处
二、复印、传真承办范围为行政管理http://www.rs
66.com/a/11/index.html\t_blank文件、合同http://www.rs
66.com/a/43/44/044_
1.html\t_blank及各类相关资料,私人资料恕不接待
三、各处室、部门在进行复印时,必须填写《打印、复印登记单》(附表七),登记复印纸张的规格和数量
四、各处室在进行传真文件或资料时,要填写《传真收、发文登记表》
五、综合处每月25日根据使用纸张的实际数量,按成本汇总后报财务http://www.rs
66.com/a/11/38/038_
1.html\t_blank处 第七章印刷品管理http://www.rs
66.com/a/11/index.html\t_blank制度
一、职责及范围 高新物业印刷品是指因工作需要而专门印制的各类空白记录表格、自制内部票据、信封、稿纸等印刷资料高新物业印刷品的管理http://www.rs
66.com/a/11/index.html\t_blank部门为综合处
二、印刷品的印制、领用及保管
1、高新物业各处室、部门所有印刷品均由综合处负责联系定点厂家印制
2、各处室、部门如需领用,综合处协助记录表格使用单位根据库存及实际需要制定每月计划http://www.rs
66.com/wenzhang/jihua\t_blank,于15日前随办公用品计划http://www.rs
66.com/wenzhang/jihua\t_blank一并上报,印刷完毕,由综合处通知发放综合处负责汇总各部门每月印刷品使用数量
3、存放印刷品的库房应保持干燥、清洁,印刷品摆放整齐有序,无关人员不得随意进入库房 第八章车辆管理http://www.rs
66.com/a/11/index.html\t_blank制度 为了加强车辆管理http://www.rs
66.com/a/11/index.html\t_blank,协调各部门对车辆的使用,对汽车的使用、保养、维修,特制定如下规定
一、由综合处长统一负责公司办公车辆、司机的管理http://www.rs
66.com/a/11/index.html\t_blank及交通安全教育http://www.rs
66.com/wenzhang/jiaoyu\t_blank,单位所有的车辆及司机出车由综合处长统一安排、调度
二、汽车要定人、定车、定期保养、定期维修,使车辆经常保持良好的运行状态,单位因公用车要随叫随到,保证准时出车,不得延误工作
三、公司汽车一般用于领导http://www.rs
66.com/wenzhang/lingdao\t_blank外出办公,取送机要文件,财务http://www.rs
66.com/a/11/38/038_
1.html\t_blank取送款项,护送工伤和急病号,处室、部门联系业务、单位组织的事项和对单位个别体弱领导http://www.rs
66.com/wenzhang/lingdao\t_blank的接送等一般用车要提前预约(通常提前半天时间http://www.rs
66.com/wenzhang/shijian\t_blank),特殊情况急需用车时,经领导http://www.rs
66.com/wenzhang/lingdao\t_blank批准方可用车
四、司机出车统一由综合处长批准凡私自用车要追究责任http://www.rs
66.com/wenzhang/zeren\t_blank,所造成的一切车辆人身事故由责任http://www.rs
66.com/wenzhang/zeren\t_blank人负责,单位概不负责
五、司机要建立行车记录,车辆维修保养记录,内容包括车辆行驶里程、技术状况、维修保养日期,大、中、小修日期,车辆损坏程度及原因,零件更换情况,维修费用等
六、为了降低维修费用,单位车辆实行定点维修,车辆送修需要开具修车单,一式两份,证明修理内容,单位与修理厂凭修车单结算,外出遇急需修理时,可先与修理厂联系修理,回公司后,及时补办修车单中小型企业行政管理制度范本一总则第一条为加强公司行政事务管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制度化,提高办事效率,特制定本规定第二条本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等二档案管理第三条归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料第四条档案管理要指定专人负责,明确责任,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全第五条档案的借阅与索取
1.总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续,直接提档;
2.公司其他人员需借阅档案时,要经主管副总经理批准,并办理借阅手续;
3.借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必须由总经理批准方可摘录和复制,一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制第六条档案的销毁
1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料;
2.若按规定需要销毁时,凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁,一般内部档案,须经公司办公室主任批准后方可销毁
3.经批准销毁的公司档案档案人员要认真填写、编制销毁清单,由专人监督销毁三印鉴管理第七条公司印鉴由总经理负责保管第八条公司印鉴的使用一律由主管总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章,如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责第九条公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文,应统一编号登记,以备查询,存档第十条公司一般不允许开具空白介绍信,证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时,必须经主管副总经理签字批条方可开出,持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途,未使用的必须交回第十一条盖章后出现的意外情况由批准人负责五办公及劳保用品的管理第十五条办公用品的购发
1.每月月底前,各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室;
2.总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算;经主管副总经理审批后负责将办公用品购回,根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室由部室主任签字领回;
3.除正常配给的办公用品外,若还需用其它用品的须经总经理办公室主任批准方可领用;
4.公司新聘工作人员的办公用品,办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单,负责为其配齐,以保证新聘人员的正常工作;
5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好;
6.负责购发办公用品的人员要建立帐本,办好入库、出库手续出库一定要由领取人员签字;
7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事,不允许非工作人员进入库房第十六条劳保用品的购发劳保用品的配给,由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放六库房管理第十七条库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡第十八条采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单,收票时要当面点清数目,检查包装是否完好,如发现短缺或损坏,应立即拆包清点数目,如发现实物与入库单数量、规格不符时,库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人第十九条物资入库后,应当日填写帐卡第二十条严格执行出入库手续,物资出库必须填写出库单,经公司办公室主任批准后方可出库第二十一条库房物资一般不可外借,特殊情况须由总经理或副总经理批准,办理外借手续第二十二条严格管理帐单资料,所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确,不得随意涂改第二十三条库房内严禁吸烟,禁止无关工作人员入内,库内必须配备消防设施,做到防火、防盗、防潮第二十七条公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件一私人信件,一律实行自费,贴足邮票,交办公室或自己送往邮局二所有公发信件、邮件一律不封口,由收发员登记,统一封口,负责寄发;三控制各类挂号信凡因公需挂号者,须经各部室主任批准,总经理办公室登记后方可邮发第二十八条本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的,各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复第二十九条本规定解释权归总经理办公室第三十条本规定从发布之日起生效以下是我们公司的行政事务管理制度,可供参考行政事务管理制度
一、目的为了加强公司行政事务管理,使公司各项管理标准化、制度化,提高办事效率,特制定本管理制度
二、适用范围本制度行政事务管理所指的是公司会议管理;办公环境卫生管理;文件打印、复印管理;保密规定;档案管理;电话管理规定等
三、职责
3.1综合部负责组织执行并监督各项管理工作;
3.2其他所有部门需遵守各项管理规定
四、会议管理制度
4.1总则为规范公司会议管理,做好上情下达和下情上报工作,实现公司信息资源在各部门之间快速有效传递,确保会议内容及议定的事项得到有效落实,特制定本管理制度
4.2为避免会议过多或重复,全公司正常性的会议一律纳入例会制,原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开例行会议安排如下
4.
2.1公司全体会议每月底或月初进行一次,公司所有人员参加,主要内容是各部门报告本部门工作情况;对照上次会议安排,逐条逐项检查落实完成情况;由总经理安排和部署下月公司整体工作;需要公司协调解决的问题
4.
2.2销售会议每周及每月底召开,销售部所有人员及财务人员参加,主要内容总结公司本周/当月销售工作情况;对下一工作月度销售工作进行预测;研判行业发展趋势及销售工作的对策
4.
2.3季度总结会议每季末或下季初召开,公司所有人员参加,总经理对各部门工作进行总结讲评并安排今后工作方向
4.
2.4临时性会议因工作需要或其他方面原因需开会进行说明的,不定期进行
4.3会议主持会议由总经理召集并主持召开,总经理因故不能出席,指定代理者,由其代理召集并主持会议其他会议成员可以用书面或口头的形式,说明理由,申请并获取会议召集和主持权在这种情况下,召集和主持权获得者,必须尽早召集会议
4.4所有与会人员要按时到场,无故不得迟到、缺席、早退,并在会议签到表上签到及签退因故不能参加会议的,必须亲自向会议主持人说明理由
4.5所有会议都要指定专人负责做好会议记录,会后应及时将会议记录整理上报,并交综合部备案
4.6业务联系会每两周召开一次,由销售助理负责做好会议记录、存档并呈报总经理审阅
4.7会议决议事项,与会人员应在会后立即执行,不得拖延或敷衍了事
4.8此制度由综合部负责制定解释
五、办公室卫生管理细则
5.1总则为创造一个整洁有序的办公环境、增强员工对公司的责任感和归属感、推进公司日常工作规范化、秩序化、树立公司形象,特制定此卫生管理细则
5.2办公室所有人员要讲究卫生,做到办公室内外环境清洁、整齐、统一,严禁随地吐痰,杜绝脏、乱、差现象
5.3办公室环境卫生的管理由办公室人员负责,所有人员按照卫生安排表,每天一小扫,两天一大扫,消除卫生死角
5.4当天负责卫生管理人员要严格执行卫生标准,分工合作、尽职尽责,到岗时间要求提前10分钟上班,离下班时间提前10分钟开始打扫
5.5卫生要求:
5.
5.1保持地面干净清洁、无污物、污水、浮土
5.
5.2门窗干净、无尘土、玻璃清洁、透明
5.
5.3办公桌椅及桌上的办公用品摆放整齐、有序、合理,桌椅随时保持清洁、无尘土、无破损
5.
5.4电脑、打印机等办公设备表面无尘土,污垢,墙壁无灰尘,墙上不乱挂物品
5.
5.5书橱、书柜内各类书籍、资料分类摆放整齐,便于检查橱顶无乱堆乱放现象,报纸摆放整齐有序,无尘土
5.
5.6卫生间要求镜面保持无污浊,洗手台面无水痕,毛巾清洁干净,坐便保持清洁卫生,垃圾日产日清,各物品摆放整齐
5.6办公室人员应尊重值日人员的劳动成果,良好的卫生环境重在维持,各人员需做好日常维持工作
5.7此制度由综合部负责制定解释
六、文件打印、复印及传真管理办法
6.1总则:为使公司打印、复印及传真工作规范化、制度化,并节约办公纸张,特制定本规定
6.2打印机、复印传真机由公司综合部负责管理,各机器设备须定期检查、及时维修,确保工作业务正常进行
6.3公司提倡无纸化办公,非需要均使用电子防潮柜档文件
6.4除重要文件(管理制度、合同等)打印、复印使用白纸外,其他资料的打印、复印请使用单面纸以降低纸张消耗
6.5各部门人员在进行打印或复印时,必须填写《纸张使用登记表》,登记使用纸张的用途和数量
6.6综合部每月月底根据使用纸张的实际数量,同办公用品的使用一起提交报表
6.7本管理办法同办公用品管理办法一起配合执行
七、保密管理规定
7.1总则:为维护公司利益,保守公司秘密,进一步加强公司信息及资料管理,特制定本规定
7.2公司保密内容包括以下几个方面:
7.
2.1公司重大决策及事项;
7.
2.2公司尚未实施的经营战略,经营方向、经营规划、经营项目及经营决策;
7.
2.3公司内部的合同、协议、及可行性报告、重要会议记录;
7.
2.4客户档案;
7.
2.5公司各类财务报表、统计报表;
7.
2.6公司产品资料、产品报价等各类信息;
7.
2.7公司员工人事档案、工资、劳务性收入及资料;
7.
2.8公司内部管理制度
7.3公司资料按密级分为绝密级、机密级、秘密级三种
7.
3.1绝密级公司经营发展过程中,直接影响公司权益的重要决策文件及技术信息资料;
7.
3.2机密级公司的工作规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、客户资料、经营状况、管理制度等;
7.
3.3秘密级公司人事档案、合同、协议、员工工资等各类信息
7.4属于公司机密文件、资料由专人专职进行管理,其他人员不得摘抄、复制及打听
7.5负责机密文件、资料的管理者不得在私人交往和通信中泄露公司秘密,不得在公共场所谈论公司秘密,不得通过其他方式传递公司秘密;
7.6对于泄露公司机密文件、资料者,并给公司造成经济损失的,按照公司奖惩制度进行处理,公司并有权追究当事人的经济和法律责任
八、档案管理制度
8.1总则:档案管理是企业管理的重要内容之一,为规范公司的档案管理,特制订本制度
8.2适用范围:主要用于公司各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容
8.3档案的归档管理
8.
3.1各部门的档案资料需指定专人进行负责,明确责任,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全
8.
3.2档案要做到系统排列并建立案卷目录和索引,以便于查找和利用
8.
3.3档案保管工作应做到四不不散(不使档案分散),不乱(不使档案互相混乱),不丢(档案不丢失不泄密),不坏(不使档案遭到损坏)
8.
3.4档案柜应符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘的要求,以提高档案的安全性,对破损档案应及时修补,保持整洁、卫生
8.
3.5建立健全档案进、出登记制度,对每年收进送出的档案材料按照保管期限分别进行统计
8.4档案的借阅
8.
4.1借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失
8.
4.2各部门人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案,须说明原因并经公司领导批准,方可借阅
8.5档案的销毁
8.
5.1公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料
8.
5.2对超过保存期限档案,档案管理人员需填写《档案销毁申请单》,经总经理批准方可执行
8.
5.3经批准销毁的公司档案,档案管理人员须认真核对,将批准的《档案销毁申请单》和将要销毁的档案资料做好登记并归档
8.6本管理制度同人事档案管理制度一起配合执行
九、电话使用规定
9.1总则:为了提高公司办事效率,节约办公经费,保证通讯联络,结合公司实际,特制定本规定
9.2公司电话主要用于业务开展与外部交流,禁止在电话中闲聊,严禁拨打私人电话、声讯和信息电话
9.3拨打长途电话应尽量长话短说,简明扼要,不得煲电话
9.4公司业务电话应尽量避免接私人电话,接听私人电话尽量长话短说,一般应控制在3分钟内
9.5业务员拨打所属各自固定业务电话,不得共用、混用、它用
9.6接听私人电话时间控制在三分钟以内,非紧急事项一般少接私人电话,严禁占用业务资源并保持通话畅通
9.7仓库电话的使用遵守《仓库电话管理细则》
9.8电话响铃不得超过三声,总机电话接听外线电话的标准用语为“您好!民安长程!”转接用语为“请稍等!”接打电话用语要求规范、简洁、礼貌
9.9每月底由办公室打印电话清单核对电话登记及监督使用情况,进行统一扣费
9.10电话出现故障应马上通知综合部,由综合部安排专业人员进行维修,部门非专业人员维修导致机器报废或主要部件人为损坏的,由当事人承担责任
9.11享有电话补助的人员要求手机一天24小时处于开机状态,以备业务联系
十、支持文件
10.1《人事档案管理制度》WI-HR-
01010.2《办公用品管理办法》WI-HR-
01110.3《奖惩管理制度》WI-HR-008
十一、相关记录
11.1《会议签到表》FM-HR-
04111.2《会议记录表》FM-HR-
04211.3《月份卫生安排表》FM-HR-
04311.4《纸张使用登记表》FM-HR-
04411.5《档案借阅表》FM-HR-
04511.6《档案销毁申请单》FM-HR-046
十二、附则本制度由行政人事部制订并负责解释,经总经理批准后执行,修改时亦同。