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xx油田公司管理体系文件文件编码GY01/G
9.1物资采购管理程序发行版本G编制部门物资装备处编制人x审核人x批准人xx-03-08批准x-03-12实施xx油田公司发布物资采购管理程序1范围为了加强x油田公司(以下简称公司)物资采购管理,规范采购行为,发挥规模优势,降低运营成本,保障有效供给,根据国家有关法律法规和《x天然气集团公司物资采购管理办法》以及公司有关规定,制定本程序本程序规定了物资采购的管理职责、管理内容与管理要求本程序适用于公司机关、直属及所属单位,其中对外合作项目部、中油x国际石油勘探__技术有限公司、xx集团有限公司、xx油田滨港石油科技集团有限公司、xx建设集团有限公司以及公司多元企业参照本程序制定物资采购管理办法药品、医疗耗材及成品油等采购执行__采购相关规定2术语和简略语
2.1本程序采用GB/T19001-
2016、GB/T24001-
2016、GB/T28001-2011和Q/SY
1002.1-2013标准规定的术语
2.2物资是指公司生产建设和经营管理所需原材料、辅助材料、设备、配件及工具等
2.3物资采购管理包括物资采购计划、实施、仓储、供应等全过程的管理、控制和监督
2.4一级采购物资是指列入集团公司一级采购物资目录的物资
2.5二级采购物资是指未列入一级采购物资目录的其它物资
2.6目录采购是指两级集中采购已形成采购结果的物资,通过物资采购管理信息系统进行目录自动匹配的采购
2.7招标采购是指在一定范围内公开交易条件和要求,由若干投标人参加投标,按照规定程序从中选择交易对象并确定__的采购
2.8委托采购指公司各单位委托物资供销公司、x油田集团对外经济贸易公司实施的采购
2.9自行采购指公司各单位直接与供应商实施的采购
2.10外部委托采购是油田公司以外的单位委托物资供销公司等单位实施的采购3职责
3.1物资装备处职责
3.
1.1负责公司物资采购的归口管理
3.
1.2负责贯彻落实中油集团公司物资采购规定,__制订公司物资采购管理规章制度
3.
1.3__编制公司物资采购发展规划和年度计划
3.
1.4负责物资采购计划管理
3.
1.5负责物资集中采购管理
3.
1.6负责物资招标管理
3.
1.7负责物资采购商务信息管理
3.
1.8负责物资仓储管理
3.
1.9负责物资采购质量管理
3.
1.10负责进口机电产品管理
3.
1.11负责物料编码管理
3.
1.12负责物资统计管理
3.2相关处室职责
3.
2.1企管法规处负责合同管理、供应商管理
3.
2.2质量安全环保处负责物资质量监督,负责物资采购质量事故调查处理
3.
2.3生产运行处、工程技术处等相关处室负责物资采购过程中的专业技术支撑
3.
2.4监察审计处负责对采购过程中违规违纪问题调查处理和责任追究
3.3物资供销公司职责
3.
3.1负责按委托计划实施采购、签订合同和催交催运
3.
3.2负责委托采购物资的验收及质量控制
3.
3.3负责委托采购物资接运、仓储、保养、配送、质量跟踪及服务回访
3.
3.4负责代储代销业务实施
3.
3.5负责统计与信息反馈工作
3.4信息中心职责
3.
4.1负责公司ERP物资模块及公共数据平台MDM系统维护管理工作
3.
4.2负责各单位新增物料编码和扩展物料编码的审核工作
3.5物资需求单位职责
3.
5.1负责按生产、工程项目等需要编制、申报物资采购需求计划
3.
5.2负责__自行采购物资的采购,签订、报批、履行物资采购合同
3.
5.3负责自行采购物资的验收及质量控制
3.
5.4负责__或参与二级授权集采工作
3.
5.5负责统计与信息反馈工作4管理内容
4.1管理分级
4.
1.1物资采购实行两级管理,分为一级采购物资管理和二级采购物资管理
4.
1.2一级采购物资管理是指由中油集团公司统一__集中采购管理,油田公司严格按集团公司集中采购结果执行
4.
1.3二级采购物资管理分为二级集采物资管理和二级未集采物资管理二级集采物资管理由公司统一__、授权集中采购,各单位严格按照公司集中采购结果执行;二级未集采物资管理是由各单位根据公司规定实施自行采购管理
4.2物料编码管理
4.
2.1物资实行编码管理,一物__编码分为物料组分类码和物料代码物料组分类码为8位码,标识物料的大类、中类、小类和品名;物料代码为11位流水码(即明细码)
4.
2.2物料组分类码(8位)编制及申请执行公共数据平台公布的SY/T5497《石油工业物资分类与代码》标准
4.
2.3物料代码(11位明细码)编制及申请按MDM公共数据编码平台属性规范执行
4.
2.4各单位应设立物料编码管理岗,明确一名专(兼)职物料编码管理人员,__本单位物料编码的相关管理、检查、考核等工作物料编码业务岗位人员,必须经系统培训考核合格后上岗
4.
2.5公司物料编码新增及扩展实行业务员申报,两级审核的管理流程由各单位物料编码业务人员牵头__,对新增物料的技术参数等属性进行确定后,在系统中提出新增物料申请,对MDM系统中已存在的物料编码,提出扩展申请各单位物料编码管理岗负责物料编码的新增、扩展的一级审核工作,信息中心负责物料编码的二级审核工作对分类代码与属性内容的准确性、唯一性、规范性进行审核,未通过审核的需填写修改意见反馈给申请人
4.
2.6各单位审核物料编码新增及扩展,应在一个工作日内完成,信息中心应在两个工作日内完成审核信息中心负责沟通协调上级审核进度,处理MDM系统平台审批过程中的问题
4.
2.7公司每月由信息中心提供MDM系统考核的基础数据,物资装备处发布考核结果
4.3采购计划管理
4.
3.1物资采购实行计划管理,分为年度物资计划、季(月)度物资计划、备库计划和应急物资计划
4.
3.2年度物资需求计划是全年重要物资采购的预测计划每年10月,公司下达编制通知,经本单位主管__审核后,于每年12月15日前按要求报公司物资装备处其中对上报中油集团公司的带量采购物资需求计划,按中油集团公司的要求编制、审批上报
4.
3.3公司实施以季度计划为主,月度计划为补充的计划模式季(月)度物资需求计划由各单位物资管理部门依据基层单位(作业区、分公司、队、站、项目管理部门)物资采购需求情况和本单位生产建设进度情况平衡库存后编制,应规范准确填报物料编码、采购数量、采购单价、采购模式、交货时间等内容上年度12月、本年度
3、
6、9月为本年季度计划填报时间,其他月为补充计划填报时间各单位于每月14日、28日前在“ERP”信息系统中完成相关计划的提报及审核物资装备处对各单位季(月)度需求计划提出审批意见,于三个工作日内审批下达
4.
3.4公司对部分重点物资实行备库计划主要范围包括石油专用管、油井水泥、重晶石粉、膨润土粉、无缝钢管、成品油等备库计划由物资供销公司根据库存定额、消耗规律和库存周转量编报备库需求计划
4.
3.5应急物资计划是临时补充计划,各单位提出书面申请报物资装备处审批后实施并及时在ERP系统中补录
4.
3.6物资采购需求计划的编制、申请及审批程序按以下“MP
04.
01.
01.
01.01年度物资预测计划”和“MP
04.
01.
01.
01.02季度物资需求计划”流程执行
4.
3.7编制物资需求计划应充分考虑物资采购周期,提出合理的交货期限
4.
3.8物资供销公司等受委托单位在接到委托计划后,应及时与物资需求单位沟通,在合理交货期内按计划完成采购供应
4.
3.9物资采购应严格按审批下达的计划执行,不允许无计划采购或超计划采购,不允许套码采购
4.
3.10除经审批的应急物资采购外,物资供销公司等受委托采购单位不得接受ERP系统外的采购申请
4.
3.11物资供销公司等受委托单位在ERP系统上应严格区分内、外部采购计划,内部采购计划不得按照外部流程操作
4.
3.12需对采购需求计划进行变更的物资装备处尚未审批的采购需求计划变更,由相关单位自行变更;已经审批的采购需求计划变更,由相关单位提出书面变更申请,依据物资装备处意见进行处置
4.
3.13因物资采购需求计划变更造成的积压由申请单位承担
4.
3.14物资供销公司和所属单位定期对物资采购计划予以跟踪,对物资计划及时性、准确性及标准化进行分析,对超出合理交货期的制定解决措施
4.4采购实施管理
4.
4.1物资采购优先采用目录采购和招标采购方式其它采购方式可采用线上磋商或线下寻源方式(包括竞争性谈判、单一来源谈判)采购,单批次采购100万元以内(不含100万元)的物资,可采取线上磋商方式,列入招标统计管理物资采购实施按照“MP
04.
01.
01.
02.03采购执行管理”流程执行
4.
4.2采购模式包括目录委托、目录自购;非目录招标委托、非目录招标自购;线上磋商;非目录谈判委托、非目录谈判自购;受托目录采购、受托非目录招标采购、受托非目录谈判采购;外部委托、外部寻源;进口招标采购、进口谈判采购
4.
4.3物资招标及可不招标管理执行GY01/G
13.4《招标管理程序》
4.
4.4物资采购__及谈判管理执行GY01/G
9.4《采购__管理办法》
4.
4.5进口机电产品采购管理执行GY01/G
9.18《进口机电产品采购管理办法》
4.
4.6物资采购选商优先选择产品生产制造商,同等条件下,优先选择节能环保产品生产制造商
4.
4.7供应商管理执行GY01/G
13.3《供方准入管理程序》
4.
4.8危险化学品采购管理严格执行GY01/G
10.35《危险化学品HSE管理办法》
4.
4.9国家和地方__统一控制经销的物资按国家和地方__政策执行
4.
4.10物资采购按照公司合同管理相关规定订立书面合同,并按规定程序进行审查审批所属企业签订物资采购合同时应明确采购物资执行的质量标准或技术协议,约定质量验收方法和质量责任的承担物资采购合同执行GY01/G
13.6《合同管理程序》
4.
4.11物资采购的招标文件、谈判方案、采购合同、验收及仓储等环节的HSE要求,应符合该物资技术规格书中HSE条款的相关规定由采购方承担运输的物资,在运输协议中应明确HSE技术要求需实施监造的物资,在监造协议中应明确HSE技术要求对能效有较大影响的采购项目,应符合国家、集团公司和油田公司相关节能节水标准
4.
4.12物资出入库、代储代销及仓储管理执行GY01/G
9.8《物资仓储管理办法》
4.
4.13物资验收、采购质量及监造管理执行GY01/G
9.5《物资质量管理办法》
4.
4.14对于国家明令实行产品生产许可、强制认证和中油集团公司产品质量认可的物资,生产商必须具备相应资质
4.
4.15物资采购实行标准化采购,建立标准化采购目录(包括集采目录、__产品目录、代储代销目录、原厂配件目录等)任何单位、部门或个人不得以设计指定、技术指定、使用指定等方式和理由违反物资采购流程或规避两级物资集中采购结果
4.
4.16__预置由采购单位按照“MP
04.
01.
01.
11.02__预置”流程执行采购物资网上__的厂家与__预置厂家不一致的应经物资装备处审批
4.
4.
16.1物资供销公司受托采购的物资到货验收合格10日内,物资供销公司相关业务员,应完成向供应商收取__,并在__到达后5日内(每月23日前),按照“MP
04.
01.
01.
11.02__预置”流程完成__预置工作
4.
4.
16.2各单位收到物资供销公司受托物资后,在到货验收合格10日内(上市业务每月20日前,其他业务每月24日前),业务员应向物资供销公司相关业务部门收取所采购物资的__或内部拨料单等资料
4.
4.
16.3各单位在__或内部拨料单等资料到达5日内,按照“MP
04.
01.
01.
11.02__预置”流程完成__预置,30日内履行物资供销公司结算付款
4.
4.17物资供销公司与供应商结算付款,按照合同约定执行采购物资实行到货验收合格后结算付款,有特殊要求需要预付款结算的按相关规定执行结算付款应按照“MP
04.
01.
01.
11.01结算付款”流程执行
4.
4.18公司内部工程建设等项目中的集中采购物资、大宗物资、关键设备等物资实施“甲供”管理,由建设单位按本程序相关规定进行采购供应
4.
4.19关联交易中的钻井、试油、压裂等工程所用材料实施“甲控”管理,公司每年发布“甲控”物资目录,授权物资供销公司和石油工程院进行出入库管理
4.
4.20落实中油集团公司关于内部优势产品的采购要求,在满足生产需要条件下优先使用中油集团公司内部优势产品
4.
4.21公司__对内部企业及内部多元投资企业的自产产品定期进行认定,并列入自产产品目录,各单位应优先采购
4.5集中采购管理
4.
5.1一级物资集中采购工作由中油集团公司__实施,公司按结果执行
4.
5.2二级物资集中采购工作由公司统一部署,授权组长单位集中__、管理小组方案制定、相关部门__审核、专业机构具体实施集中采购项目优先采取公开招标
4.
5.3公司统一研究确定集中采购项目和实施范围,组长单位__成员单位编制物资授权集中采购实施方案(GY01JL
9.1-01),物资装备处__相关部门和单位对方案进行评审,通过评审的项目由组长单位委托专业招标机构实施
4.
5.4组长单位应在项目实施完成后5个工作日内上报集中采购结果,物资装备处在门户网页予以公告
4.
5.5凡是以招标方式选商定价、产品质量合格、服务及时满意、市场__稳定的集中采购结果,由管理小组提出书面申请,经物资装备处__评审,通过的可以延期凡二级单位__的年度打包招标结果,经本单位____评审,通过的可以延期集中采购结果有效期为自集中采购结果公告之日起到下一次集中采购结果公告之日止
4.
5.6集中采购项目有__调整约定的,组长单位应密切跟踪市场__变化情况,准确把握__调整时机,按方案规定____调整
4.
5.7管理小组对集中采购供应商的供货能力、质量状况、售后服务等进行监督,对有问题的供应商提出处理意见和建议
4.
5.8公司每年__对物资集中采购管理小组工作开展情况进行考核
4.6外部市场采购管理
4.
6.1外部项目所需的一级物资严格执行中油集团公司一级物资集采结果
4.
6.2外部项目所需的二级集采物资,可按以下三种方式采购执行公司二级物资集采结果、执行外部市场甲方单位的集采结果、执行外部市场甲方单位物资管理部门的采购结果书面委托
4.
6.3外部项目所需二级未集采物资,由项目单位自行采购,单批次采购100万元以内(不含100万元)的物资,可采取线上磋商方式或线下寻源(包括竞争性谈判、单一来源谈判)方式采购,单批次采购100万元以上(含100万元)的应进行招标采购,可在油区招标,也可在施工当地招标
4.
6.4物资供销公司等单位接受外部市场单位的外部委托采购物资,单批次采购金额100万元以内(不含100万元)的,可采用线上磋商或线下寻源(包括竞争性谈判、单一来源谈判)方式采购,外部市场委托采购物资单批次采购金额100万元以上(含100万元)的应进行招标采购
4.7关联交易采购管理
4.
7.1关联交易单位的外部委托签约采购物资,由委托方在物采系统中直接生成采购订单,受托单位按照采购订单内容与相关供应商签订合同,__实施;或委托方出具书面委托采购函(标明采购结果),受托单位依据委托函中的采购结果,与相关供应商签订合同,__实施
4.
7.2关联交易单位的外部委托寻源采购物资,由委托方在物采系统中报采购计划,或委托方出具书面委托采购寻源函,受托单位按照油田公司物资采购规定__实施,其中,单批次采购金额100万元以内(不含100万元)的关联交易委托,可采用线上磋商或线下寻源(包括竞争性谈判、单一来源谈判)方式采购,关联交易外部委托采购物资单批次采购金额100万元以上(含100万元)的应进行招标采购
4.
7.3外部委托采购物资中属于“甲控”的物资,须按照公司有关要求执行
4.8代储代销管理
4.
8.1代储代销物资品种选择为采购频次高、标准统
一、质保期较长物资
4.
8.2代储代销实施单位依据代储代销范围并根据上一年的出库情况,筛选适合开展代储代销的品种目录,经物资装备处批准后实施
4.
8.3纳入代储代销范围的品种在集中采购结果公布30日内由实施单位完成代储代销协议签订及库存储备工作
4.
8.4代储代销协议的签订按照油田公司合同管理有关制度和程序执行,主要内容应包括双方的权利与义务、责任、物资名称、规格、数量、__、结算周期及方式、补货、退(换)货条件等
4.
8.5公司对代储代销品种在ERP系统中进行供货商及__信息加载,使用单位以网上点选的方式将需求计划提交给实施单位
4.
8.6代储代销物资结算付款执行当月消耗,次月付款
4.9油套管管理
4.
9.1油、套管是中油集团一级带量采购物资,每年10月份公司使用单位须提出下一年度油、套管预测使用规格和数量,由物资装备处统一向中油集团物资装备部提出需求计划
4.
9.2勘探__需要的常用规格油、套管,物资供销公司按公司确定的储备定额进行常规储备,使用单位随时__,保障生产供应
4.
9.3常用规格以外的油、套管,属特殊油、套管此类油、套管在年度计划中已提出年度预测需求并批复下达采购量的,严格按照批复执行对没有申请采购年度预测需求的,需求单位须提出临时申请并履行相关手续后,按规定程序__
4.
9.4年度计划中未包含的临时采购特殊油、套管计划,采购周期一般需要3-5个月时间,申请单位应充分考虑采购周期
4.
9.5申请单位确保特殊油、套管年度计划和临时计划的准确性对申请计划已实施到货,而申请单位又提出计划取消,或项目未使用完的剩余量,申请单位应优先消耗,如半年内公司未能消耗的,对申请单位出库结账
4.
9.6每年根据需求对常用油、套管明细进行修订完善
4.
9.7物资装备处对油、套管计划执行情况做好监督检查和协调服务工作
4.10物资统计管理
4.
10.1各单位配备专(兼)职物资统计人员,依据《中华人民___统计法》及相关规定开展统计工作
4.
10.2公司统计报表按统计时段分为月度、半年、年度统计报表
4.
10.3统计报表内容a)“物资采购、消耗与库存资金动态报表”(GY01JL
9.1-02)b)“主要材料采购、消耗与库存情况报表”GY01JL
9.1-03c)统计分析报告,根据统计报表中收、发、存各项数据(指标),按照统计分析模板进行分析说明
4.
10.4统计报表要求a)月度报表统计起止时间为当月1日至当月最后一天,半年报表统计起止时间为当年1月1日至6月30日;年度报表统计起止时间为当年1月1日至当年12月31日b)月度报表、半年报表、年度报表由各单位统计人员填报,主管部门负责人审核、主管__审批月度报表由各单位留存;半年报表上报时间为7月10日前;年度报表上报时间为次年1月15日前半年、年度报表需上报书面报表
4.
10.5物资统计应及时、准确、全面,不得漏报、虚报、__、拒报、迟报,不得伪造、篡改
4.
10.6统计资料包括原始记录、统计报表和分析报告各种统计资料要定期进行整理分类,装订成册
4.11资料管理 采购__单位应对采购过程中形成的采购资料(包括招标文件、谈判方案、技术要求,谈判记录等)进行存档,保存期5年
4.12监督考核
4.
12.1物资装备处对公司各单位物资采购管理进行定期检查与考评
4.
12.2检查与考评结果纳入各单位的业绩考核,考核内容和办法按公司相关规定执行5相关文件、实施证据和表单
5.1相关体系文件GY01/G
9.1物资采购管理程序GY01/G
9.4采购__管理办法GY01/G
9.5物资采购质量管理办法GY01/G
9.8物资仓储管理办法GY01/G
9.18进口机电产品采购管理办法GY01/G
13.4招标管理程序GY01/G
13.6合同管理程序GY01/G
13.3供方准入管理程序GY01/G
10.35危险化学品HSE管理办法
5.2相关法律法规和标准《x天然气集团公司物资采购管理办法》《中华人民___统计法》
5.3相关技术文件SY/T5497《石油工业物资分类与代码》(MDM公共数据平台)SY/T5497《石油工业物资分类与代码》属性规范(MDM公共数据平台)
5.4实施证据和表单GY01JL
9.1-01物资授权集中采购实施方案GY01JL
9.1-02物资采购、消耗与库存资金动态报表GY01JL
9.1-03主要材料采购、消耗与库存情况报表编码GY01JL
9.1-01xx油田公司物资授权集中采购实施方案项目名称________________________组长单位________________________成员单位________________________20**年**月**日
一、采购项目基本情况
1、集中采购物资品种明细序号物料编码(8位)品种名称规格型号计量单位年采购预测数量年采购预测额(万元)产品标准或技术规格书…
2、产品需求分析主要应用分布、影响需求量的主要因素、产品需求特点等
3、产品特殊技术要求
二、市场资源调研及分析
1.供应商调研分析应包含近年本油田市场供应商__、份额及供货情况,油田网内供应商情况、行业内或国内供应商情况等,可列表说明
2.产品调研分析行业内或国内产品应用情况,产品__构成分析、影响__的主要因素、__走势分析,国家或行业对该产品的生产销售许可、产品特点等情况
三、采购方式选择
1、采购方式根据市场资源和产品特点分析,确定采购方式,如公开招标采购、邀请招标、竞争性谈判采购、单一来源谈判采购等,并说明是否纳入代储代销管理
2、采购方式选择理由(阐述为何选择此采购方式)
四、供应商选择
1、选商原则及资质条件结合市场资源状况、油田公司和上级相关政策,确定出参加本次采购活动的选商原则,明确对供应商的资质要求
2、拟邀请供应商列表采用邀请招标或谈判采购方式的应列出供应商__
五、评标(审)办法
1、标段划分
2、评审(标)标准
六、定标(商)原则及数量
七、__有效期及维护方式
1、__有效期根据产品的特点和__构成、影响__变动的因素以及__变动规律确定__有效期
2、__维护方式说明启动__调整的必要条件、__调整方式等
八、实施进度安排
九、__机构授权管理小组组长副组长成员发行版本G修改码3文件编码GY01/G
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