还剩24页未读,继续阅读
本资源只提供10页预览,全部文档请下载后查看!喜欢就下载吧,查找使用更方便
文本内容:
会议接待方案范例会议接待方案范本会议接待方案范本
(一)
一、会前准备工作
1、___会务班子、明确工作职责大型会议还要制定详细的会务工作方案
2、发出会议通知包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围
3、印刷会议日程,编排好会议程序,制定注意事项
4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点
5、大型会议要印制会议凭证如出席证、列席证、工作证、请柬等
6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛
(1)悬挂会标、徽记、旗帜登
(2)设置___台,落实___台___,安排座次,设置发言席,拜访席签、话筒,并保证音响效果
(3)确定会议桌摆放形式,明确划分分会场区域,并使与会者明确
(4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效
(5)摆放适宜花卉
7、后期服务工作大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排
8、做好会议发言、投票、发奖、___照相等方面的准备工作
9、进行会前检查或向___汇报准备工作情况
二、会务___与服务工作
1、会务人员提前1小时到达会场,反复检查会场准备情况
2、搞好会议签到、材料分发
3、落实___台___、发言人是否到齐
4、按预订方案___与会人员由前向后以此就座
5、维持好会场秩序会议开始前5分钟,关闭会场大门,与会人员入座就绪,无关人员离开会场;开会期间关闭___,一般不允许找人,无关人员不准进入会场
6、做好会议纪录,写好会议简报
7、___照相
8、为与会人员预订车、船、机票等
三、会议善后工作
1、会议结束后,要检查会场,带回剩余材料、席签等
2、___送站根据与会人员离会时间,提前安排车辆、送站人员等
3、做好会议文件的清退、收集、归档工作
4、做好会议报道工作会议接待方案范本
(二)
一、接待时间20xx年x月x日—x月x日
二、接待地点接送机地点xx下榻酒店xxx会议地点xx大酒店会议厅
三、接待对象嘉宾等一行人及其陪同人员
四、接待负责人员总负责接待办跨部门接待小组相关___,秘书组,行政组,宣传组,保卫组
五、接待前期准备工作
1.制发邀请函,邀请嘉宾,协调时间
2.食宿安排,提前预定
3.迎接车辆安排
4.迎宾(嘉宾到达前20分钟,相关人员需做好迎宾工作)
5.相关接待人员,负责相关接待工作
六、机场接待
1.机场一层到达厅内设接待处人员,根据来客乘坐的___到达情况持“热烈欢迎XX贵宾”牌,在一层到达电梯口等候,接到嘉宾后负责引导至接待处(签到台桌子规格
1.8×
0.5×
0.75)接待组由此将客人集中带出乘车
2.在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标语牌(80×180cm以下易拉宝)
3.由服务科按照按正常要客接待程序接待
4.对于重要___等特殊客人,由团省委提出要求,机场团委负责申请___有关接待人员通行证,安排相关人员协助在廊桥出口处迎接硬件附注易拉宝2个(其中1个2米),接待处牌子和桌子,笔若干支,迎宾牌,授带10条
七、酒店入住
1.确定嘉宾入住时间,通知酒店接待人员提前做好相关准备,确定___住宿安排
2.嘉宾到达酒店,大厅接待组全员在酒店大厅恭候,摄像记录组安排摄像拍照
3.进入酒店后,由接待人员的引领下入住提前安排好的___
4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回___餐后安排客房服务人员带入___休息,并问询是否需要叫醒服务
八、用餐(早餐、中餐、晚餐)
1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐由客房服务人员进行相关服务
2.餐后安排客房服务人员带入___休息,并问询是否需要叫醒服务
九、会议前的筹备工作
1.选择会议厅根据会议参加人员的人数确定会议厅规模
2.会场布置根据会议内容,在场内悬挂横幅门口张贴欢迎和庆祝标语可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,___台上可悬挂___、党旗或悬挂国徽、会徽桌面上需摆放纸笔、水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一
3.会议前的接待礼仪提前准备礼仪人员做好相关接待工作
4.会前检查提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全
十、会议接待
1.欢迎词(电子屏幕)提前15分钟播放“热烈欢迎各位XX贵宾莅临我公司考察指导”
2.会场及布置1)提前30分钟清洁并布置会场,保持会场整齐有序,空气清新2)摆放会场物品,桌面上如需摆放水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一,香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发,调试投影仪,音响等设备,放映相关资料
3.___陪同人员,讲解员根据客户考察目的及需要,确定陪同人员并及时告知其准备事宜,以便顺利沟通会谈开始前1小时,再次提醒相关人员
4.___嘉宾到达会议厅,由礼仪引入会场就座
十一、座谈
1.企业宣讲(集团,产业宣传片,企业介绍PPT)
2.技术交流(技术人员PPT讲解,互动)
3.会场服务(每20-30分钟添加茶水或视情况而定)
4.拍照(依重要程度,进行拍照留档)
5.摄像(依重要程度,进行摄像留档)
十二、会后服务准备做好会后服务的准备提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影准备会后用车在会议结束前妥善安排
十三、会后服务会议结束,摄影师做完摄影工作后,由接待人员负责将___嘉宾送回入住酒店会议接待方案范本
(三)
一、会前
1.与会议主办方洽谈,了解会议要求及所需服务项目
2.提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息,并制定完备的会议预案书给会议方
3.派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况
4.确定方案,签订合同,预付定金
二、会中
1.会议接待专人负责机场,车站的礼仪、接站、___等服务提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等
2.会前准备准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议演讲稿等会议相关物品
3.会议场所专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等
4.会议住宿___楼层及___号确认,询问是否有特殊要求
5.会议餐饮用餐时间、用餐标准及特殊客人(___)的确认
6.会议旅游旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认
7.会议娱乐娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认
8.会议服务会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务
三、会后
1、___提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并___
2、资料会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册
3、合影会议期间参会人员___合影,会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念会议接待方案范本
(四)为确保各项会议接待工作的顺利进行,特制定会议方案如下
一、会议主题待定
二、会议时间20xx年x月x日至20xx年x月x日
三、会议地点Xxx-xxx-x酒店
四、环境布置
(一)会场外区域布置酒店___环境灯杆棋画面、LED屏宣传、灯箱画面、空飘
(二)会场内主要区域布置
1、机场、火车站相关内容横幅、接机牌及鲜花
2、下榻酒店(酒店大堂、入住___、会议室、用餐餐厅)布置主题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅
五、会议内容第一板块会议
(一)会议时间20xx年x月x日、x日、x日
(二)会议地点待定(200人会议厅)
(三)会议内容待定
(四)会议布置1)课桌摆放围桌式或者课桌式摆放2)会议鲜花讲台花、胸花、桌花3)会议用品白纸、签字笔、茶杯、纸巾4)会场氛围水牌制作、背景喷绘画面(x日、x日)无线麦若干、背景音乐、X展架
(五)会后合影时间在会议结束前,告知大家不要急于离场,按序下楼,在指定地点合影留念地点xx酒店外的阶梯上(阶梯取代椅子)可以给___安排座椅,座椅上有贴___的名字,可以对号入座第二板块晚宴
(一)晚宴时间20xx年x月x日晚(具体时间待定)
(二)晚宴地点餐厅待定
(三)晚宴方式围桌形式或者自助餐形式
(四)晚宴布置室外空飘(8个)(空飘内容)、悬挂彩旗、灯笼若干、大型喷绘展板(酒店外及圆形大厅内)室内舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰___、灯光音响、特效餐桌布置餐桌桌花、台签(晚宴安排内容介绍)第三板块会议接待
(一)工作内容
1、会议流程策划;
2、编撰、印刷会议接待手册;
3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务;
4、会议前期报名的接待、物品分发等;
6、协助酒店住宿、餐食服务等工作;
7、提供会议期间车辆的调配、服务工作;
8、提供机(车)票的订购服务工作;
9、提供专业接待人员服务工作;
10、根据需要,提供其他公务活动服务工作;
11、提供物流、土特产品代购等其他服务工作;
(二)、___机构及职责
1、综合协调组工作职责
(1)负责总体接待方案的制定等文件编制工作;
(2)负责与会代表团信息收集、等对外___工作;
(3)负责与组委会内部的全面对接工作;
(4)负责落实省市、组委会___的接机(车)安排;
(5)负责___、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作;
(6)负责接待服务手册的编制工作;
2、接待服务组工作职责
(1)负责嘉宾的接机工作,配有专业的大唐礼宾队员手捧鲜花接机
(2)负责对外具体___落实与会代表的初步行程、人数、往返时间、与会具体意向;
(3)负责为与会代表提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议___、考察游览、物流等其他会议服务;
(4)根据嘉宾的实际情况,具体提供接送机、车站安排;酒店___安排;参加会议活动的详尽日程安排;嘉宾的其他公务活动和三餐的具体安排;会议期间车辆的调配、机(车)票的订购;接待服务人员的______;
(5)负责协助嘉宾入住酒店之前的登记(在接到嘉宾后,将事先准备好的___钥匙登记名称后,交给入住嘉宾,并送嘉宾进入___,___内布置鲜花、茶歇、会议流程等)
(6)负责会同综合协调组完成接待服务手册的编制工作;
3、服务保障组工作职责
(1)负责接待服务组的有关活动安排,如会议现场拍照、会前投影仪调试、检查对方资料(PPT)是否统一拷贝、播放是否正常、速记安排、会议位置安排
(2)负责本组工作人员的一切后勤保障工作第四板块会后考察
一、会后考察
1、如果会议结束后,该会组委会有安排会议考察,请提前确认人数和线路我们会将出发时间、乘车地点及线路安排发放到每位嘉宾手里
2、如果会后考察属于自愿报名,酒店大厅将设有会后考察线路报名___点(费用自理)
二、当地游览服务(20人或以上/车)(淡季报价)xx以上报价包含门票、车费、导游服务费及三星级酒店住宿一晚30元标准正餐三次,20元标准早餐一次
二、其他服务
1、专业礼仪接待按照规格提供专业礼仪或者大唐礼宾卫队员
2、可提供代订餐饮
3、订票服务将提前收集各位参会嘉宾的返程信息,做以记录后,将机票定好后,通知各位订票嘉宾,告知可持___直接随送机人员前往机场接送机收费标准备注会根据客户___到达时间进行统筹接机安排附会议要求调查表会议接待方案
一、接待时间xx年X月X日—X月X日
二、接待地点接送机地点西宁机场下榻酒店XX大酒店(银龙大酒店,神旺大酒店,青海宾馆等)会议地点XX大酒店会议厅(银龙大酒店会议厅,神旺大酒店会议厅,青海宾馆会议厅等)
三、接待对象嘉宾等一行人及其陪同人员
四、接待负责人员总负责接待办跨部门接待小组相关___,秘书组,行政组,宣传组,保卫组
五、接待前期准备工作1.制发邀请函,邀请嘉宾,协调时间2.食宿安排,提前预定3.迎接车辆安排4.迎宾(嘉宾到达前20分钟,相关人员需做好迎宾工作)
5.相关接待人员,负责相关接待工作
六、机场接待1.机场一层到达厅内设接待处人员,根据来客乘坐的___到达情况持“热烈欢迎XX贵宾”牌,在一层到达电梯口等候,接到嘉宾后负责引导至接待处(签到台桌子规格
1.8×
0.5×
0.75)接待组由此将客人集中带出乘车2.在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标语牌(80×180cm以下易拉宝)3.由服务科按照按正常要客接待程序接待4.对于重要___等特殊客人,由团省委提出要求,机场团委负责申请___有关接待人员通行证,安排相关人员协助在廊桥出口处迎接硬件附注易拉宝2个(其中1个2米),接待处牌子和桌子,笔若干支,迎宾牌,授带10条
七、酒店入住
1.确定嘉宾入住时间,通知酒店接待人员提前做好相关准备,确定___住宿安排
2.嘉宾到达酒店,大厅接待组全员在酒店大厅恭候,摄像记录组安排摄像拍照
3.进入酒店后,由接待人员的引领下入住提前安排好的___
4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回___餐后安排客房服务人员带入___休息,并问询是否需要叫醒服务
八、用餐(早餐、中餐、晚餐)
1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐由客房服务人员进行相关服务2.餐后安排客房服务人员带入___休息,并问询是否需要叫醒服务
九、会议前的筹备工作1.选择会议厅根据会议参加人员的人数确定会议厅规模2.会场布置根据会议内容,在场内悬挂横幅门口张贴欢迎和庆祝标语可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,___台上可悬挂___、党旗或悬挂国徽、会徽桌面上需摆放纸笔、水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一
3.会议前的接待礼仪提前准备礼仪人员做好相关接待工作
4.会前检查提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全
十、会议接待1.欢迎词(电子屏幕)提前15分钟播放“热烈欢迎各位XX贵宾莅临我公司考察指导”
2.会场及布置1)提前30分钟清洁并布置会场,保持会场整齐有序,空气清新2)摆放会场物品,桌面上如需摆放水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一,香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发,调试投影仪,音响等设备,放映相关资料
3.___陪同人员,讲解员根据客户考察目的及需要,确定陪同人员并及时告知其准备事宜,以便顺利沟通会谈开始前1小时,再次提醒相关人员4.___嘉宾到达会议厅,由礼仪引入会场就座
十一、座谈1.企业宣讲(集团,产业宣传片,企业介绍PPT)2.技术交流(技术人员PPT讲解,互动)
3.会场服务(每20-30分钟添加茶水或视情况而定)
4.拍照(依重要程度,进行拍照留档)
5.摄像(依重要程度,进行摄像留档)
十二、会后服务准备做好会后服务的准备提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影准备会后用车在会议结束前妥善安排
十三、会后服务会议结束,摄影师做完摄影工作后,由接待人员负责将___嘉宾送回入住酒店模板内容仅供参考。