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如何提高办公室工作效率办公室,以前在一般人眼里,无非是管管档案、分分文件、发发通知之类的活,整天搞不完的闲差部门,而现今形势下,办公室的工作虽繁复而不可缺、虽平凡却显重要综合办公室既是一个综合管理部门,又是一个具体的办事机构,其工作关系千丝万缕,错综复杂,事务性的工作很多,办文、办会、办事、党务、工会、宣传、接待等,琐碎零散的事应接不暇 办公室的工作,无论是文稿起草、信息调研、督查催办等政务工作,还是档案管理、文书处理、会议安排、机要保密、后勤服务等事务工作,都是围绕“服务”这一中心运转的为__服务、为现场车间服务是办公室最基本的职能 现结合实际,就如何提升办公室工作效率,发挥办公室的文秘__职能、行政管理职能、综合协调职能,谈谈自己的粗浅认识
1、态度决定一切 办公室工作的性质和地位,决定了办公室是一个辛苦的部门,应急事情多、加班加点多、受批挨怨多对此,办公室工作人员只有增强在办公室工作的光荣感和责任感,沉着冷静,乐于奉献,要耐得住艰苦,耐得住寂寞,才能全身心地投入到工作中去,为__、为部门、为基层提供更好的服务
2、细节决定成败 办公室工作无小事,大到辅助决策,小至接听__,一举一动都体现着办公室的水平,代表着单位的形象因此,办公室人员做任何事情都必须强化精品意识,举轻若重、精益求精、严谨细致,使出浑身解数,拿出最大本领,决不能有“大概齐”和“凑合”之类的想法
3、效率就是生命 办公室处于沟通上下、协调左右、__内外的中枢地位,面对四面八方,工作千头万绪,其繁杂程度非其它部门可比只有强化效率意识,办事雷厉风行、只争朝夕,才能不误时、不误事、出精品、上水平
4、转变作风,改进方法 办公室工作千头万绪,每一项工作都与全局有着密切__,要做好办公室工作就要理清思路,分清轻重缓急,统筹兼顾,合理安排,忙而不乱,紧张有序对工作中的矛盾要善于思考,要有强烈的事业心和责任感,增强工作效率;在工作任务较重较多时,要冷静思考,认真落实
5、加强学习,不断提高自身素质 办公室工作涉及面广,如不注意加强学习和不断更新认识就无法胜任工作平常既要注意加强学习,还要注重自身的形象办公室要有一个好的精神面貌,待人接物要文明礼貌,谈吐要自然和谐,对突发__要根据__意图做好工作,处理好问题,遇事要“三思而行”,办事要果断,不要拖泥带水要树立__意识、大局意识、服务意识,团结协作地开展各项工作 总之,要使办公室工作做得扎扎实实、富有成效,还必须在工作中加强学习、不断开拓创新、不断总结和提高浅析新形势下如何提高办公室工作效率大中小办公室的工作是行政管理中不可缺少的部分,这是办公室的职能和任务所决定的尤其是在市场经济条件下,办公室工作水平和效率的高低直接影响着水利事业的发展科学技术日新月异,信息瞬息万变,既向办公室工作提出了科学化管理的要求,也为办公室基本办公事务的自动处理提供了技术方法上的条件遵循一定的原则搞好办公室工作,充分发挥办公室职能部门的作用,对提高行政效率,保证各项职能的实现是极为重要的为此笔者就新形势下办公室工作的任务和作用,特点和原则及提高效率的途径谈一些粗浅的看法
一、办公室工作的任务和作用办公室虽然不是直接地担负完成整个单位的工作职能而实现__目标的任务,但它所担负的任务也同样是非常重要而艰巨复杂的具体地说主要有以下三个方面的任务㈠参与政务办公室参与政务的方式,即协助__进行决策和指挥具体说,就是在__决策过程中,提供准确的、经过调查研究而得来的各种信息、资料,起耳目的作用,或者参与分析、研究、判断,编制方案供__者选择、决断时参考在执行决策过程中,办公室要利用自身的枢纽地位,收集反馈信息,根据情况变化,及时提出调整、补充性意见,为__者灵活指挥和及时控制工作进程提供依据在决策贯彻落实后,__好工作总结,为__者提供总结经验和完善措施的相关资料为了有效地为__决策和指挥服务,完成参与政务的任务,要做到⑴调查研究了解和掌握各部门的情况,进行综合,及时向__者反映,并提出建议⑵加强政策研究,深刻理解上级和__者的意图贯彻执行____方针政策是行政__者的重要使命为此要当好__者的参谋助手,办公室就应加强方针政策的学习和培训,不断提高政策理论水平和认识水平,胜任各种文件、工作报告的起草任务⑶日常工作中要具有高度的主动性、自觉性,不应__拔一拔才动一下,而应把工作做在__决策、指挥之前⑷参与决策是为__者作决策当好参谋,而不能越权行事,擅自决策或干涉决策,取代__者㈡处理事务办公室需要处理大量的、例行的日常事务以及种种临时性、突发性事务诸如文件起草印发、上下级公文处理、公务接待、督促检查等方面的事务要根据_____及有关规章制度,推动本单位全面工作的正常开展协调各方关系,处理解决工作中的矛盾,要及时地把___的指示、意见传达下去,将下面的情况、要求收集反映上来总之,承上启下、__内外、沟通四方、协调关系等方面的事务,都要处理好,保证整个机关工作得以正常而协调地运转为此,必须创造良好的工作环境,建立科学的工作制度,建设畅通的信息系统㈢搞好服务为职工群众服务是办公室工作的宗旨办公室贯彻执行这一根本宗旨,主要体现为⑴为机关行政__工作服务;⑵为本单位各项工作提供条件与服务;⑶为本单位全体工作人员的生活福利服务;⑷为上级及基层服务为了有效地搞好服务,首先要真正树立起为人民服务的思想,不能因为服务工作众口难调而感到委屈、畏难,也不能因为掌握一定的权力而有优越感甚至利用职权营私舞弊要按照江___“____”的思想,坚持以公仆的姿态出现,任劳任怨,勤勤恳恳,认真听取服务对象___,不断改进服务工作,取得服务对象的信任、支持和尊重从上述办公室所担负的任务可以看出,办公室工作直接影响到行政效率,是行政管理能否实现其职能的重要条件,在整个行政管理过程中发挥着巨大的作用具体表现在
1、提供基础性工作条件,能保障职能活动的顺利进行一个单位及部门要正常地进行职能活动,必须使各级__和各类行政人员都具备基础性工作条件,如信息的收集、__、整理、传递等,如果没有如此相应的秘书工作、财务工作、物质管理工作等,行政__的决策、__、指挥、检查、监督活动就无法开展,一般工作人员就无__常履行岗位职责
2、能充分利用和节约时间,提高工作效率办公室为整个单位和每个工作人员周到服务,创造良好的工作条件和环境,从一个极为重要的方面保证机关工作人员集中精力进行工作,使之节约时间和充分利用时间
3、能够体现__对职工群众的关怀、关心、支持,有效地调动工作人员的积极性和创造性
4、能直接或间接地影响本单位的声誉,关系到兄弟单位的合作关系,是一个单位精神文明建设的窗口
5、是发扬党的优良传统,__各种错误思想作风侵蚀的重要阵地如果管理良好,既能给一个单位提供有效的服务,又能在廉政建设的重要方面把好关,__各种不良思想的侵蚀,那么党的优良传统就能在该__中发扬光大
二、办公室工作的特点和原则要求搞好办公室工作必须了解机关管理活动的如下特点㈠服务性这是办公室工作最基本的特点办公室工作既为本单位的__服务,又为本单位的其它部门及全体工作人员服务服务好坏是衡量办公室工作的一个最主要、最基本的标志为此办公室工作必须树立全心全意为人民服务的观点㈡群众性办公室的工作活动与本单位的全体成员都有关系,有些工作还要与上级、同级、下级__和成员之间发生__,要依靠群众、发动群众,获取群众的支持为此办公室工作要求树立群众观点㈢复杂性办公室工作涉及面广,头绪繁多,情况多变,涉及多方面的知识有__的事,也有群众的事;有__的问题,也有职工个人的问题;有技术方面的因素、也有人员方面的因素;有内部的影响,也要受外部的影响为此,要求树立认真、细致、求实的作风㈣时间性办公室的工作要有雷厉风行的作风,办事要准确及时,严格执行工作制度,要急事急办,稍有拖延就会贻误大事㈤政策性办公室不仅要严格执行国家的政策、法律和上级的规章制度,而且还要认真研究本单位和本部门的具体制度为此,必须注重经常性的政策学习和研究,严格把握政策界限搞好办公室工作必须按客观规律办事,关心职工群众的根本利益,进行科学的管理,遵循以下原则
1、从实际出发,按客观规律办事的原则
2、__管理和遵守纪律的原则
3、方便群众,有利工作的原则
4、节约原则
5、物质奖励和精神鼓励相结合的原则
6、分工协作的原则
三、提高办公室工作效率的途径㈠__机构,建立合理的办事机构优化__结构是提高行政效率的一个重要条件办公室办事效率低下同机构臃肿、层次繁多、职责不清、职能重叠、分工过细、人浮于事和权力过分集中有密切关系为此要通过__精简机构,裁减并妥善安排人浮于事部门人员,部门__职能要严格控制,管理幅度要恰当,保证指挥灵活、渠道畅通㈡健全各项行政管理制度健全各项行政管理制度是提高行政效率的制度保证为此办公室要建立健全各项规章制度,使一切工作都有基本程序,明确职权和责任,上下左右关系理顺,各司其职,各尽其责日常工作制度的建立和完善,也是提高办公室效率不可缺少的重要保证这些工作制度包括催办通报制度,正式的公文制度,请求报告制度,办公会制度,岗位责任制度,考核奖惩制度等特别是严格工作责任制,明确划分责权,做到责权统一从制度上杜绝敷衍塞责、拖拉扯皮、争功诿过的现象㈢提高办公室部门__者的素质和__艺术任何一个单位如果没有素质较高的__者,就会成为一个松散的缺乏战斗力的机构,也谈不上高效率__者努力提高自身素质,同时要努力提高__艺术,善于__所属人员同心协力做好工作,这样才能提高效率美国管理专家杜拉克在《有效的管理者》一书中,提出管理者的有效性的五要素是善用自己的时间;安排工作的先后次序;注重绩效和成果;发挥人才的长处,包括上司的、本人的、下属的长处;作决策时以科学方法提高效率为此__者要善于学会__艺术,不随便干涉下一层的事;不能颠倒工作的主次;要随时倾听各方面___;善于总结经验教训;善于控制会议和文牍,消除文山会海;善于调动下属的积极性㈣加强培训工作,提高办公室工作人员素质办公室工作人员素质高低,对办公室工作具有决定性的影响工作人员素质主要表现为__素质、业务素质、能力素质,此外还有健康的体格和充沛的精力我们要在对办公室工作人员择优录用的基础上,加强上岗前培训和岗位培训,提高工作质量㈤实行激励原则,调动办公室工作人员的积极性有些工作人员工作能力很强,可是没有做到高效率造成这种情况的原因很复杂,有的是客观实际困难,有的则是主观原因所致据心理学研究,人的动机基础是人的需要,激励就是推动人们完成某种行为的力量,当有某种需要尚未得到满足时,心理上就处于一种激励的状态,这时我们就可以采取适当的物质激励和精神鼓励调动人的积极性,使之将自身的工作能力发挥出来,以提高工作效率㈥改善工作环境和工作条件工作环境对提高人员工作效率影响极大纠正不正之风,消除各种__现象,改善工作环境是提高工作效率的重要条件管理技术和工具是提高工作效率的物质基础当前世界科学技术迅猛发展,信息空前膨胀,如果运用电子计算机信息系统,就能为准确、及时地决策和果断迅速地执行创造条件使用电子计算机处理公文、传递和存贮信息,就可大大提高办公速度和质量如果__不关心管理技术和工具的改进,只喜欢使用陈旧的手工式抄写、传递,大量的行政人员只会陷于文牍事务之中,数字不准,传递不及时,信息利用率低,效率的提高显然要受影响为了提高效率,办公室要从实际及自身出发,逐步使用现代化的管理技术和手段,逐步实现办公自动化。