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18、在实际应用中,工作表上的数据清单往往比较复杂,每条记录的字段有时一屏显示不完,查看不方便而excel提供的记录清单功能可以方便快捷的对数据清单中的记录进行查看、修改、添加或删除等操作单击选中数据清单中的单元格,excel会自动选中该数据清单;执行数据—记录单,打开记录单对话框,单击新建按钮,输入各个字段内容,按enter键确认;添加完记录后,单击关闭按钮结束执行插入---名称---定义,打开定义名称对话框,可以对数据清单进行命名记录单删除记录是只能一条一条删除,切不可恢复;他只删除数据清单中该记录的所有单元格,数据清单外的单元格不受影响
19、数据排序是指将数据清单中的记录根据某一字段的数据有小到大或由大到小进行排列方法a、常用工具栏的升序和降序按钮;只能按一个字段进行排序b、选中数据清单,执行数据—排序,打开排序对话框,指定排序的主要关键字和次要关键字,并设定按降序还是升序排列若数据区有字段名,通常在“我的数据区域”栏中选中有标题行选项,表示第一行为标题,不参加排序单击选项按钮,打开“排序选项”对话框,用户可以指定自定义的排列顺序
20、数据筛选是指在工作表上只显示出数据清单中符合条件的记录,其他记录被暂时隐藏起来a、自动筛选功能数据—筛选—自动筛选;每个字段名右边有一个筛选箭头B、高级筛选在工作表上远离数据清单的位置上设定条件区域,至少为两行,第一行为字段名,,第二行及以下各行为查找条件,两个字段下同一行输入条件,系统按与处理;不同行输入,按或处理执行数据—筛选—高级筛选区别高级筛选不是通过单击字段名右边的筛选箭头来筛选条件,而是在工作表上的条件区域里设置条件,同时还可以设定较为复杂的筛选条件,并能够将符合条件的记录复制到另一个工作表或当前工作表的其他空白位置上
22、数据分类汇总是将经过排序后已具有一定规律的数据进行汇总,生成各类汇总报表步骤首先对数据清单按照汇总类型进行排序,是同类型数据集中在一起;然后执行“数据—分类汇总”命令进行汇总,在分类汇总对话框中进行设置即可若想恢复到原来状态,单击全部删除按钮
23、合并运算是对几个不同的工作表的数据进行统计,得到综合统计结果四种方法a、以三维引用进行合并运算;=sum(‘[统计表.xls]一月六月’!$A$10)表示对六张工作表的单元格A10进行求和运算B、当源数据具有相同排列顺序和位置时c、当源数据使用相同的标志时d、通过生成数据透视表进行合并运算单击存放合并结果区域左上角的单元格,执行数据—合并计算,打开合并计算对话框,函数、引用位置设定,单击添加按钮
24、数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格,可以转换行和列以查看源数据的不同汇总结果,可以设置不同的显示页面来筛选数据集排序、筛选、分类汇总和合并计算功能于一体,用户只需对字段进行适当的拖放工作,就可以在数据清单中重新组织和统计数据了A、创建选中数据清单中的任一单元格,执行“数据—数据透视表和数据透视图”命令,根据提示设置页位置的字段作为自动筛选的条件;行位置的字段作为行标题;列位置的字段作为列标题;数据位置的字段作为分类汇总的项目B、更改布局鼠标直接拖动字段更改汇总函数选中字段,右键字段设置,打开数据透视表字段对话框,进行设置
七、数据库的应用—Acess
1、现实世界是客观存在的世界,事物及其联系就处在这个世界之中信息世界是现实世界中的事物及其联系在人们头脑中的反映,经过人们头脑的分析、归纳、抽象形成信息,它是对现实世界的第一层抽象,建立的为信息模型或概念模型数据世界是对信息世界中信息的数字化,即将信息用字符和数值表示,便于计算机识别和处理;在数据世界中用数据模型或逻辑模型来描述现实世界,它是对现实世界的第二次抽象
2、数据库(database,DB)是指长期存储在计算机内、有组织、可共享的数据集合数据按一定的模型组织、描述和存储,具有较小的冗余度、较高的数据独立性和可扩展性,并可为各种用户共享数据库管理系统(DBMS)是对数据库进行管理的系统软件,是用户访问数据的接口,它提供用户对数据进行定义和操作的各种命令,并能保证数据的安全性完整性、多用户对数据的并发使用即发生故障后的系统恢复数据库系统(DBS)是指引入了数据库后的计算机应用系统,一般由数据库、数据库管理系统及其开发工具、应用系统、数据库管理员及用户等组成数据库技术(DBT)是指研究数据库结构、存储、设计和使用的一门软件学科,是在操作系统中的文件系统基础上发展起来的
5、概念设计是根据用户的需求设计数据库的概念结构,完成从现实世界到信息世界的过渡常用的术语有
1.实体entity客观存在并可相互区别的事物,例如一个学生、一门课程、学生与学校的关系等都是实体
2.属性attribute实体所具有的某一特性;一个实体常具有多重属性
3.实体标识符identifier能唯一标示实体的属性或属性集,也称为关键码、关键字,或简称码、键例如学号是学生的实体的标识符
4.域domain属性的取值范围成为该属性的域
5.实体型entitytype用实体名及其属性集合描述的同类实体;具有相同属性的实体,一定具有共同的特征和性质例如,学生(学号,姓名,年龄,性别,专业)就是一个实体型
6.实体集entityset同型实体的集合;例如,全班学生就是一个实体集
7.联系relationship实体内部之间的联系和实体之间的联系;有一对
一、一对多、多对多联系逻辑设计中的数据描述
1.字段field标记实体属性的命名单位;或称域、数据项等,字段名往往与属性同名
2.记录record字段的有序集合;通常一个记录描述一个实体,由于一个实体常含有多个属性,故记录亦有多个字段或数据项组成
3.文件file同一类记录的集合;文件时用来描述实体集的;例如,所有的课程记录组成了一个课程文件
4.关键字key能唯一标示文件中的每个记录的字段或字段集,称为记录的关键字或键概念设计实体实体集实体型属性实体标识符逻辑设计记录文件记录型字段(域、数据项)关键字(键、码)
5.记录型recordtype相当于概念设计的实体型表
7.术语对应关系数据库是数据文件的集合,数据文件时记录的集合,记录是字段的集合当把它们存储到计算机的存储介质上时,就称为物理数据
3、数据模型是数据库的框架,描述了数据及其联系的组织方式、表达方式和存储路径
4、概念模型是一种面向客观世界、面向用户的模型,它不涉及数据在计算机中的表示,只是按用户的观点对数据和信息建模,用于数据库的逻辑设计目前较流行的是实体模型,用实体—联系图(E-R图)来描述,E-R方法也称为E-R模型在其中,事物用实体来表示,特征用属性表示,事物之间的联系用联系来表示;在E-R图中,实体型用矩形表示,属性用椭圆形,联系用菱形,在无向边上标上联系的类型
6、数据库有层次数据库、网状数据库和关系数据库关系数据库的逻辑结构是一张二维表,在关系模型中,字段称为属性,字段值称为属性值,记录类型称为关系模式,记录称为元组,远足的集合称为关系或实例每一个access数据库包括它所有的对象都存储在以mdb为扩展名的数据库文件中,打开一个数据库文件就意味着打开一个数据库
7、数据表的设计主要考虑两个方面一是整个管理系统所有表中的数据要共享性高、冗余度低,占用尽可能小的存储空间;二是能方便维护表中的数据和快速地从表中获取数据
8、access数据库对象包括
1.表即数据表,是access数据库中唯一存储数据的对象;关系数据库中的关系既是一张二维表,存储到计算机中即形成数据库文件数据库文件由记录和字段组成,每一行表示一条记录,每一列表示一个字段,字段用字段名来标识
2.查询是检索数据的工具;查询结果相当于一张表,它也包括字段、记录但数据实际上还是保存在原表中在同一数据库中查询和表是不能同名的,它既可以建立在表上,也可以建立在其他查询的基础上
3.窗体是用户和数据之间进行交互的对象;用户都是通过窗体对数据进行操作,而很少直接对表、查询进行操作,大多数窗体都与数据源绑定,窗体中的内容来自它的数据表,在窗体中的各种按钮、列表框、菜单等成为控件
4.报表是指将数据库系统中的数据以一定的格式打印输出报表只用于输出数据,不能对数据做任何修改,这是和窗体的本质区别
5.宏、页和模块宏是指一个或多个操作的集合,其中每个操作实现特定的功能;它可以将数据库中各种对象连接起来,从而大大提高效率页是数据访问页,是链接到某个数据库的web页;在其中可以浏览、添加、编辑和操作存储在数据库中的数据模块是access利用VBA开发出来的程序段,在access中嵌入了数据库编程语言用以实现更复杂的功能以及操作等总之表用来组织和存储数据,查询用来检索数据,窗体用来操作和维护数据,报表用来打印数据,宏用来提高工作效率数据库对象之间通过关系、宏及模块联系起来,表间关系主要应用在查询中表的两种视图方式设计视图和数据表视图设计视图允许用户以自定义的方式创建及修改表的结构;数据表视图显示数据表的内容,它允许用户添加、编辑、删除和浏览表中的数据创建表成功后,单击数据库工具栏上设计和打开按钮可分别打开这两种视图创建表的设计结构方法使用设计器创建表;使用向导创建表;通过输入数据创建表此处用设计器创建表,设置主键--》创建索引--》设置表的属性
9、主键用来唯一标识每个记录的字段或字段集,它是连接数据库中各个表之间数据的关键索引可以给出表中数据排列顺序的依据,加快对表中记录的查找和排序,一个表可以设置多个索引,但只能有一个主索引,主索引一定是无重复索引,其他索引一般都是有重复索引;索引的字段可以是单个字段也可以是多个字段;多字段索引通常是在搜索或排序两个或更多字段时建立输入数据在数据表视图中进行,添加、修改或删除的结果不需要保存,数据库会自动记录表的主键一般不允许修改和删除记录排序;数据的筛选(按选定内容筛选按钮和取消筛选按钮;记录--筛选--高级筛选/排序);数据的查找与替换只能在指定的字段中进行,替换后不能恢复
11、记录排序对表中数据以特定的方式查看筛选通过制定筛选条件隐藏无关记录,只查看部分记录查找和替换用于查询和更改数据
12、表间关系通过在不同表的相同字段之间建立起来,使多个有联系的表之间的操作更为方便快捷Access数据库有同时显示主表和子表中相关记录的功能子数据表就是可以嵌套在其他数据表中显示的表,可将数据之间的层级关系一目了然的显示出来,还能随意的展开和折叠插入-子数据表;格式-子数据表-删除/全部展开/全部折叠
13、数据库中的查询实质上是按给定的条件从指定的数据源中查找,将符合条件的记录从指定的字段中提取出来,形成一个新的数据集合;数据源可以是表,也可以是其他查询查询的分类选择查询;操作查询;交叉表查询;参数查询和SQL查询选择查询就是按给定的要求从数据源中检索数据,它不改变表中的数据,查询结果是一个数据记录的动态集;可对数据进行分组,总计、计数、求平均以及其他类型的统计计算等操作查询操作查询能有效地对表中的记录做删除、更新、追加或通过查询生成新的表删除查询--从一个或多个表中删除一组记录,若设置了级联删除,删除一方数据时,与之关联的多方数据也会自动删除更新查询--根据设定条件,对一个或多个表中的记录做全局的修改追加查询--将一个或多个表中的一组记录追加到一个表的尾部生成表查询--是将一个或多个表中的全部或部分数据新建表交叉表查询可以显示来源于表中某个字段的统计值并将他们愤怒,分别列在数据表的左侧和上方,构成一个二维表格SQL查询要求使用标准的SQL语句创建查询,一个查询对应一个sql语句,执行查询就是运行相关的语句参数查询是一种动态查询,在建立查询时留有动态参数接口用户对查询动态数据集所做的修改将影响到数据库中数据表的内容
15、通过窗体,用户可以查看、修改、增加和删除数据库中的记录,也可以创建对话框来完成系统数据库操作动作;其作用主要靠窗体中的一些控件来实现的从功能来看,它可以分为提示性窗体、控制性窗体和数据性窗体提示性窗体与数据库中的数据无关,也无操作功能控制性窗体主要由按钮组成,用来控制操作的转移,与数据无关数据性窗体和数据库中的数据关联,可查看和维护数据
16、控件是窗体、报表或数据访问页中用于显示数据、执行操作或装饰窗体报表的对象Access中提供的控件可分为六类
1.用于输入、显示和筛选数据的控件如复选框、组合框、命令按钮、文本框等
2.用于分析数据的控件如office图表、数据透视表、电子表格等
3.链接到web页的控件如超链接和绑定超级链接等
4.图形化和具有动画效果文本的控件如热点图像、图像控件、滚动文本等
5.自定义控件如ActiveX等
6.用于组织数据的控件如展开、直线、分页符、记录浏览、矩形等
17、报表的功能用于打印数据库信息的组件,根据需要将数据库中的有关数据提取出来进行整理、分类、汇总和统计,并以要求的格式打印出来报表和窗体类似,都是由控件组成的,但是报表只能查看数据,而窗体可以改变数据源中的数据
18、报表的类型表格式报表、纵栏式报表、标签式报表表格式报表以表格形式打印输出数据,布局与表格式窗体类似纵栏式报表布局可以包括汇总数据和图形;又称为窗体式报表,可以用多段显示一条记录,也可以同时显示多条记录标签式报表标签可以用来在一夜之内建立多个大小、样式一致的卡片方格区域
八、演示文稿制作--powerpoint演示文稿有powerpoint创建的文档称为演示文稿他一般包括为某一演示目的而制作的幻灯片、演讲者备注和旁白等内容,它以.ppt为扩张名保存
1、模板是指预先定义好格式的演示文稿;设计模板和内容模板应用模板可以快速的生成风格统一的演示文稿母版每个演示文稿都有一个母版集合幻灯片母版、标题母版、讲义母版和备注母版模板中的信息都是演示文稿中共有的信息;改变母版中的信息可以统一改变演示文稿的外观版式演示文稿中的每张幻灯片都是基于某种自动版式创建的用户在新建幻灯片时,系统会自动为其设定一种默认版式每种版式预定义了新建幻灯片的各种占位符的布局情况
2、用户创建的每一张演示单页成为幻灯片,描述文稿的内容,是演示文稿的核心每张幻灯片都有一张备注页,包含该幻灯片的缩略图并提供演讲者撰写备注的空间讲义实际上就是幻灯片的缩印版,通常将若干张幻灯片打印在一页纸上,或者将演讲者备注打印分发给观众
3、占位符是应用版式创建新幻灯片时出现的虚线方框有以下几类a.标题占位符;b.水平或垂直文本占位符;c.内容占位符,可以从其中选择一种要插入的内容,如表格、图表、图片、媒体剪辑、组织结构图等;d.剪贴画占位符;表格占位符;e.图表占位符,双击它,可以启动graph应用程序创建图表;f.组织结构图占位符,双击它,可以启动组织结构图应用程序;g.媒体剪辑占位符
4、提供了3种视图方式
1.普通视图将演示文稿窗口划分为3个窗格大纲窗格--大纲标签显示了幻灯片中的文本大纲;幻灯片标签显示了幻灯片的缩略图在大纲窗格中,用户可以方便的编辑幻灯片幻灯片窗格--查看每张幻灯片的详细内容,一般用于对幻灯片内容的创建与编辑备注窗格--幻灯片的备注信息可以添加到幻灯片的备注窗格中
2.幻灯片浏览视图显示用户创建的演示文稿中所有幻灯片的缩图;不能改变幻灯片的内容,但是适用于对幻灯片的组织和排序,还可以利用幻灯片浏览工具栏设置幻灯片的放映时间、切换方式和动画效果等演示特征
3.幻灯片放映视图进入该视图后,powerpoint将从当前幻灯片开始以全屏幕方式逐张动态显示演示文稿中的幻灯片
5、在幻灯片中输入的文本信息有标题、副标题和普通文本;在文本占位符中输入文本时可以按shift+enter键人工换行,按enter键表示文本另起一个段落使用文本框功能也可以在占位符以外的的地方增加文本,但是此种方式插入的文本不能在大纲视图中显示出来,也无法用标题母版和幻灯片母版,一般不用于创建标题和文字设置文本格式首先要选定文本占位符或文本框
6、执行插入--图表命令;单击常用工具栏上的插入图表按钮;在使用含有图表的自动版式的幻灯片中双击图表占位符;都可以启动microsoftgraph应用程序插入图表对象
7、利用插入表格按钮或表格版式创建简易表格;使用表格和边框工具栏的绘制表格按钮来创建复杂表格
9、先选定某张幻灯片做当前幻灯片,执行“插入--幻灯片(从文件)“命令,弹出幻灯片检索器对话框,浏览并选定所需幻灯片,单击插入按钮即可在当前幻灯片后插入幻灯片;单击全部插入按钮,则可以将选定的整个演示文稿中的幻灯片都插入如果选中保留源格式复选框,则插入的幻灯片保留原有版式及格式设计,否则自动套用目标文稿的模板格式普通视图下,文稿大纲由一系列的主题和层次小标题构成,换到其他视图,主题就变成了相应的幻灯片标题,不同层次的小标题有不同深度的缩进,按缩进程度由小到大排序
10、执行插入--对象命令,打开插入对象对话框,选择创建新的嵌入对象或嵌入链接数据文件进行操作即可
11、控制幻灯片外观的方法有3中设计模板、母版和配色方案
1.格式--幻灯片设计,打开幻灯片设计窗格,然后选择设计模板命令,在应用设计模板列表框中列出了系统提供的预定义设计模板;单击某个模板的图标,演示文稿中的所有幻灯片将套用该模板2.幻灯片母版控制标题和文本的格式与类型以及幻灯片的背景项目;对母版的更改将直接反映在每张幻灯片上,当然并非所有幻灯片的每个细节都与模板一致视图--母版--幻灯片母版或按住shift键再单击幻灯片视图切换按钮,均可进入幻灯片母版若设置母版前选择了模板,那么幻灯片首页将不会自动添加背景图片和页脚;新模板的母版和配色方案将取代原演示文稿的母版和配色方案
3.配色方案有8种颜色组成,用于定义演示文稿的主要颜色,选择了某种颜色方案后,方案中的颜色会自动运用与幻灯片上的不同组件上格式--幻灯片设计,打开幻灯片设计窗格,然后选择配色方案命令应用新的配色方案,不会改变不遵从配色方案的个别幻灯片的颜色单击幻灯片设计任务窗格下的编辑配色方案命令,可以进行修改,从而形成自己的颜色方案格式--背景命令,可以修改幻灯片的背景
13、设置动画效果
1.使用动画方案--给演示文稿的文本或对象添加的特殊视觉或声音效果.格式--幻灯片设计,打开幻灯片设计窗格,然后选择动画方案命令,任务窗格显示出一系列的动画方案供用户选择
2.自定义动画添加动画效果、开始方式、方向、速度以及播放顺序等幻灯片放映--自定义动画,打开自定义动画任务窗格,选定内容,单击添加效果按钮进行设置幻灯片切换方式某张幻灯片进入或退出屏幕时的特殊视觉效果,是幻灯片之间的过渡衔接自然幻灯片放映--幻灯片切换,打开幻灯片切换任务窗格进行设置,如盒装收缩、溶解从全黑淡出等幻灯片放映--录制旁白,单击更改质量进行设置后,单击确定,打开录制旁白对话框旁白优于其他声音,在放映包含其他声音时,只能听到旁白幻灯片放映--排练计时,激活排练计时方式,可以对演示文稿的放映时间作出合理安排
14、超级链接是指将幻灯片中的某个对象设置成为特定的索引或者标记,对这些对象采用一定的触发方式就可以引发其他事件可以作为超级链接索引标记的对象有文本、图形、多媒体等;链接对象可以是原有文件或web页,本文档的内容,新建文档,电子邮件地址等
15、插入--超链接命令,弹出插入超级链接对话框;幻灯片放映--动作按钮或绘图工具栏执行自选图形--动作按钮命令,选择按钮,会弹出动作设置对话框进行设置动作按钮一般被预设为一些基本功能,如前进后退开始和结束等;动作按钮是一个图形对象,可以利用绘图工具栏对其进行格式设置
15、视图--幻灯片放映或幻灯片放映--观看放映,都可以放音当前演示文稿的幻灯片幻灯片放映--设置放映方式;幻灯片放映--自定义放映;
16、如果将演示文稿放到其他计算机上放映,执行文件--打包命令,可以将文稿所需要的所有文件和字体打包到一起,而且可以将powerpoint播放器同时打包它允许在没有安装powerpoint的计算机上演示幻灯片
18、执行文件--另存为网页命令,保存后的演示文稿以网页文件与文件夹的形式存在,能够直接发布到互联网上浏览运行。