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编写者审核人批准人签名(日期)XXX2016-10-19签名(日期)签名(日期)目录TOC\o1-2\h\u第一章总则2第二章会议管理部门2第三章会议召集与通知2第四章会议实施3第一节会前准备3第二节会间管理3第三节会后管理3第五章考核细则4第一节会议考核4第二节乐捐用途4第六章附则4第1章第2章总则第1条目的为规范会议管理制度,提高会议管理效率保证会议质量,更好地提升公司经营管理水平,特制定本办法第2条适用范围适用范围适用于XXXXXXX有限公司(以下简称“公司”)组织的会议第3条责任部门1.人力资源部负责本办法的制定和完善、会议组织的监督;2.各部门按照本办法要求执行;3.总经办对本办法审批;对公司性会议档案存档管理第3章会议管理部门第4条根据会议性质和组织方不同,会议管理部门也不同1.公司高管、公司例会、总经办组织会议的管理部门均为总经办,责任人为总经理助理;2.其他部门组织的公司范围、部门内会议,管理部门均为组织部门,责任人为该部门负责人第5条会议组织部门的主要负责1.会议的牵头组织工作;2.会议议题确定、议程、会议通知;3.会议纪律、会议服务、会议效果评价和会议组合调整等工作;4.负责会议精神的____;5.负责对会议室及相关道具使用申请、用后6S整顿第6条会议管理部门为总经办,直接责任人为总经理助理,主要负责1.对使用部门申请的调配处理;2.负责会议道具、会议室设备的保管;3.例行会议体系的设计、管理和调整;4.做好会议室使用管理台账第7条各会议组织部门负责各自会议的准备、会议过程管理、会议纪要、会议决议项调度等;相关跨部门会议议题、会议材料、会议纪要等报总经办助理处备案第8条例行会议管理体系的设计和调整1.由人力资源部负责定期对公司当前的会议设置情况及会议管理情况进行评审,分年度和半年度对公司会议管理体系进行优化调整,各部门应严格按照公司设置的例行会议方案安排相关会议;2.会议安排表明确各类会议的召开时间、地点、参会人员、主持人等;3.会议时间原则上不作调整,若因特殊原因需调整后续例行会议的时间、人员的,由会议组织部门提前向总经办提报,总经理助理及时做出调整固定性会议每半度更新会议安排表同时在公告栏上发布(参见附件
1、2)提报通过后,组织方须对调整的当期例会人员事先通知和说明第4章会议召集与通知第9条会议按不同级别和性质采用不同的召集办法1.例行的固定性会议,不进行召集通知,各与会岗位人员按时参加;2.临时性会议由组织者自行召集并确定出席及列席人选;3.凡涉及多个部门负责人参加的各种临时性会议,均须于会议召开前二天通知与会方第10条会议通知的内容包括会议的名称、议题、时间、地点、参加人员、需准备资料,以及通知方法和途径;重要会议应以书面通知的方法传达第11条会议应于会议通知约定的时间召开,如议题改变、改期或取消,会议组织方需提前通知,并根据本制度重新通知和布置第5章会议实施第1节 会前准备第12条会议通知及会议议题征集会议组织部门确定会议具体时间、地点和参会人员根据会议类别提前1-4天下达正式参会通知,并同时向参会人员征集议题(适合临时性会议,有固定议题的例会不用征集)(参见附件3)第13条会议人员准备:为确保会议能顺利进行,由会议组织部门负责协调有关部门或人员准备好会场,提前协调好会议__(会议把关点评)、主持人(议程串联)、纪律员(纪律监督)、计时员(时间监督)、记录员(会议记录)第14条会议内容准备包括议题议程、主持人、记录人、安排与会人员座次、将要下发的文件、有准备的发言、对会议进程的预测和对策第15条会议其他准备会场布置、会议材料、用品准备和会后处置由会务组织方负责,会前会后保持整洁,所需仪器设备提前到位并调试正常及结束后正常归整第2节 会间管理第16条会议开始主持人须做会议议程宣讲,介绍会议各分工责任人,并对各发言人之间发言进行串联,征求点评人意见第17条计时员须对各发言人发言时间进行控制和提醒第18条记录员记录所有发言人及点评人会议发言事项第19条纪律员监督会场纪律情况,并跟进处罚第20条会议纪律1.参会人员因故不能按时参会应提前向会议组织部门和主持人请假,严禁无故旷会会议组织部门在会议开始前,应首先检查和核对与会人员,并将到会(未到会)人员情况简要告知会议主持人2.与会人员应提前2分钟到会,到会后不得喧哗及来回走动,不得无故迟到、早退如有特殊情况延时到会或要提前离会,应提前向会议召集人阐明情况方可3.迟到、中途离席者应轻声入、出席,不得干扰会议进行;与会人员应坐姿(站姿)端正,将手机关闭或调至振动状态(中途不得随意接看、打__),禁止交头接耳开小会认真听取会议内容并做好记录4.与会者到会必须有准备,均应保持良好的会风,注意言谈举止,发言力求言简意赅不可无故打断他人的发言,不可对发言者吹毛求疵第21条涉及到秘密事项的会议,与会人员负有保密义务,禁止外泄人资部/总经办负责对相关各种类型会议的执行与保密事项进行监督检查第22条会议记录会议组织部门要安排专人做好会议记录,对于重要会议应做好详细记录,必要时可用录音设备录制会议召开过程及重要发言材料(参见附件4)第3节 会后管理第23条会议纪要会议结束后,会议组织部门要在24小时内形成会议纪要,会议纪要要求言简意赅、讨论主题不漏项,并提炼出其中会议决议项目;会议纪要经会议主持人审核、签发后要及时发放有关部门和人员.有关会议纪要格式见(参见附件5)第24条会议资料汇总与归档会议结束后,会议组织部门要及时把会议文件收集齐全,并定期存档(跨部门及公司会议由总经办助理处归档),归档文件包括会议议程、会议材料、会议记录、会议纪要、签到表等第25条会议宣贯:会议结束时,组织部门应针对会议特点、会议类型提出传达贯彻的具体布置及要求与会者也应准确、及时的做好相关会议的宣贯、学习工作第26条会议决议事项催办为落实会议决定,各会议决议项责任人应严格按会议要求、时间进度完成会议决议,因特殊原因不能按时完成应提前向检视人/会议组织部门及项目指令人反馈;检视人/会议组织部门也应及时对会议决议项进行催办、调度,并在项目到期前将会议决议项目完成情况进行汇总、报指令人审定有关会议决议项目调度反馈单格式见附件6第6章考核细则第1节 会议考核第27条不按公司统一设计的会议管理体系和会议召开计划安排或组织召开会议,且组织方未提前通知修改日程的,各与会方可拒绝参会,同时会议组织负责人乐捐日清C/次第28条因会议准备不充分,影响会议效果,达不到会议目的时,每次会议组织部门乐捐日清C/次第29条参会人员特殊原因不能参会或延时时,应向会议主持人及组织部门请提前请批,有未提前申请而迟到者15分钟)或中途离席者/提前离会者乐捐日清C/次,旷会者乐捐2倍日清C/次第30条会议期间未关闭通讯工具或调为静音的,视为扰乱会议秩序,乐捐日清C/次第31条会议决议项不能按期完成,又无延期申请时,责任人乐捐日清C/次,并责令限期完成,继续延误的则日清C/天第32条与会者与会资料准备不充分、言谈举止不当、无故打断他人的发言、对发言者吹毛求疵、不尊重会议纪律或不符合员工日常行为规范的乐捐日清C/次;会见挑衅、批判他人者,乐捐2倍日清C/次第33条泄露涉及到秘密事项的与会人员,乐捐日清C/次,若给公司造成损失的,全额索赔第34条会后清理工作未按规定要求执行,会议组织方责任人乐捐乐捐日清C/次第35条为便于管理,各部门应严格按本次会议管理制度规定的模板、格式组织相关会议,包括会议通知、会议记录、会议纪要、会议决议项调度单等,有违反者责任部门__乐捐乐捐日清C/次第36条以上考核标准详见《绩效管理制度》第2节 乐捐用途第37条会议所有乐捐均纳入公共活动基金中,___公司对员工的惩罚第7章附则第38条本制度由人资部负责解释,如有未尽事宜,由人资部修订并呈总经办核准后发布修订时亦同第39条本规定自下发之日起执行,此前公司下发的有关会议管理办法同时废止第40条附件附件1公司公司例行会议管理体系图附件2公司级会议设置及议事范围附件3会议通知及议题征集单附件4会议记录附件5会议纪要附件6会议决议项目跟踪单附件7会议台帐管理。