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文本内容:
秘书资格考试指南四级第一部分应试指导第二部分基础知识第三部分秘书技能第四部分模拟__与真题第二部分基础知识第1章文书基础第2章计算机基础第3章沟通基础第4章速记基础第5章企业管理基础第6章法律与法规第三部分秘书技能第1章会议管理鉴定要点与重点提示本章重点提示
一、鉴定要点本章的学习内容由会前筹备、会中服务以及会后总结3部分组成.是对五级内容的补充与深化对于秘书人员而言.会务管理是主要工作之一.通过对本章的学习.使学习者能够明白在会议的各个阶段秘书人员应当完成的工作,掌握协助__开好会议的方法与技巧
二、本章重点提示
一、会前筹备
(一)拟订会议议程、日程
1、会议议程的制定程序
2、会议议程的编制方法
3、会议议程的样式
(二)会议地点的选择
1、会议地点选择的要求
2、会议地点选择的程序
3、实地考察会议地点的注意事项
4、会议地点选择的建议
(1)研究和__型会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境(培训中心或其它宁静场所最为合适)
(2)学会年会的地点的选择一般根据会员___来定(一般选在当前最受欢迎的城市,能提供会议服务的酒店)
(3)举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的__教育场所(公司的专业培训中心或旅游胜地的培训点)
(4)重大的奖励、表彰型会议地点的装饰一定要有档次
(5)交易会和新产品展示会,需选择有展厅的场所最好到达会场及所在城市交通必须便利
(三)布置会场和安排座次
1、会场整体布局的要求
(1)庄重、美观、舒适
(2)和谐的会场氛围
(3)中大型会议要保证一个绝对的中心
(4)小型会场要注意集中和方便
2、会场整体布局安排
(1)确定会场形式
(2)合理摆放桌椅
(3)布置附属性设备1)音响布置2)声像布置3)其它布置
(4)布置装饰2.__台的座次和场内座次安排
(1)安排__台的座次
(2)安排场内其它人员的座次1)小型会场内座位的安排2)中大型会场内座位的安排
①横排法
②竖排法
③___列法
(四)发布会议信息
1、会议信息的内容
2、会议信息的类型
3、会议信息发布的程序
(1)传递会议通知
(2)分发会议文件准备→登记→附清退目录→装封→发出
4、沟通传递会议有关情况
(1)会场内外的沟通与__
(2)办好会议简报、快报传递信息
(3)向__传递信息
(4)发布会议新闻
5、发布会议信息的注意事项
(1)发布会议信息前要进行报审
①审核会议新闻稿
②审核提供给新闻单位的__、表格和音像资料
(2)要对媒体进行选择
①发布会议信息方首先要发掘有新闻价值的信息
②发布会议信息的人员在选择媒体时要了解各种媒体需求的重点和偏好
③在选择媒体时要兼顾新闻的覆盖面、受众群、费用和时效
④要尽量邀请与组织关系良好的媒体
(3)发布会议信息的程序会议信息收集→会议信息筛选→会议信息__(简报)→会议信息报送审核→信息发布
(五)安排会议食宿
1、安排会议餐饮的程序
(1)根据会议的经费和人员情况决定会议的餐饮标准
(2)就餐方式可根据会议的规模和性质来定,提倡实行自助餐制和分餐制
(3)事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点
(4)事先设计和确定就餐的凭证
(5)要与饭店一起确定菜单,饮食要干净、卫生、美味可口、品种多
(6)事先要准备好干净的饮食用具
(7)给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜
(8)做好饮水、饮料的供应
2、安排会议住宿的程序
(1)安排方式的选择
(2)预订会议住宿的程序
(3)确定会议住宿的程序
(六)邀请会议嘉宾
1、会议嘉宾的类型
(1)组织方的上级__和__官员
(2)企业的重要客户和各种利益相关方
(3)社会名流和影视明星
(4)对实现会议目标有潜在贡献的人
2、嘉宾邀请的要求
(1)要先确定嘉宾__,并事先与嘉宾沟通确认其能否出席
(2)要发出正式邀请函
(3)要做到有礼貌
(4)要了解嘉宾各自的背景,处理好嘉宾之间的关系
(5)对于难以分辨是否邀请的嘉宾,最好邀请
(6)嘉宾人数不宜过多
3、会议嘉宾邀请的程序
(1)会议嘉宾的人选,要开会研究__确定之后,邀请嘉宾的工作就由会务组负责实施
(2)拟写并发送嘉宾请柬
(3)要逐一与嘉宾联络,确认其参参会情况
(4)在会议正式召开之际,要再次与嘉宾__,并确认如何接送
(七)准备会议资料,会议用品
1、会议资料和会议用品知识
(1)会议资料的类型
①来宾资料
②会务资料
③沟通资料
(2)会议用品的类型会议用品和设备分为必备、特殊两种类型
2、准备会议资料、用品的程序
(1)准备会议资料
(2)准备会议用品
①检查空调设备
②检查灯光、扩音设备
③检查黑板、白板
④摆好姓名牌
⑤在每人座位前摆放纸笔
⑥多媒体需要安放投影仪、屏幕、录音设备等
⑦如有选举、表决、表彰的议程,还需准备好投票箱、记数设备和奖励用品
⑧会期较长的会议,要安排好茶水饮料,并指定专人服务
⑨如果是__、广播会议,须提前检查线路,保证音响效果良好
(八)安排会议礼仪服务
1、会议的通用礼仪
(1)会议文书礼仪
(2)迎送礼仪
(3)参会礼仪
(4)服务礼仪
2、主持人的礼仪
3、会议发言者礼仪
4、会议参加者礼仪
5、安排会议礼仪服务的程序
(1)选择会议礼仪服务人员
(2)分解工作程序
(3)培训会议礼仪服务人员
(4)准备服装用具
(5)礼仪执行
(九)检查会议常用视听设备是否正常
1、会议常用视听设备的选用
2、会议常用视听设备的检查
(1)确定工作人员的职责
(2)预演和检查会场视听设备
3、远程会议视听设备的检查
4、会议视听设备的保管
二、会中服务
(一)安排会议值班
1、会议值班工作的内容
(1)值班__记录
(2)值班接待记录
(3)值班日记
(4)作好信息传递
2、制定值班工作制度
(1)信息处理制度
(2)岗位责任制度
(3)交__制度
3、明确值班工作的任务
4、编制会议值班表会议值班表应有以下项目
(1)会议值班时间期限和具体值班时间
(2)会议值班人员姓名
(3)会议值班的地点并在会议须知上注明会议值班的__号
(4)会议值班负责人姓名或带班人姓名
(5)有时须用简明的文字表明值班的工作内容
(6)标明人员缺勤的备用方案或替班人员姓名
(二)接待采访会议的新闻媒体
1、接待采访会议的新闻媒体的基本原则
(1)会议新闻要实事求是,报道的内容必须与会议基本内容相吻合,达到宣传会议精神的目的,利于会议精神的执行
(2)掌握会议信息的保密度,做到内外有别
(3)报道中的重要观点和提法,要经__审定,以免造成差错和失误
(4)无论是撰写新闻报道稿,还是为新闻媒体采访报道会议情况提供服务,都要准备得全面周到、主动积极5在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑6在会议中,秘书要随时注意收集外界__和新闻媒体对会议的反映信息的报道,为__准确掌握会议的效果提供参考7在会议结束后,秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料,使会议__者能更好地向新闻媒体介绍会议情况,回答记者的提问2.接待新闻媒体的工作内容.1由会议秘书撰写新闻报道稿件,经__者审阅后,向媒体发送2在会议召开期间,邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访,发布消息3在会议结束时,召开记者报告会,由会议__者直接介绍会议情况,并亲自回答记者提出的问题三工作程序会议过程中,会议__人员应该尽量为媒体人员的活动提供方便接待采访会议新闻媒体的程序是1.媒体人员登记2.为媒体人员提供简单的会议材料3.安排拍照和新闻发布会等传统活动4.安排媒体沟通会媒体沟通会是一种非正式的新闻发布会,参加的媒体在发布新闻时将不直接引用被采访者的话或者提到其姓名四注意事项1.妥善处理新闻媒体的负面报道.当危机来临,企业要有勇气面对危机,以负责任的态度出现在公众面前,对__进行疏导正确的做法有以下几个方面1快速作出反应2联合或聘请专业__公司处理危机3让负责人出面4对未知的事实不要推测5不要隐瞒事实__6为媒体采访敞开大门7统一口径,用一个声音说话8频繁沟通2.汇总新闻媒体的各种报道
三、做好会议的记录工作和简报工作一相关知识1.为会议记录做好准备工作2.会议记录的内容1会议描述包括会议类型、时间、日期、地点2与会者姓名__的名字在最前面,办事员的名字在最后3缺席者请假条4宣读上次会议记录5由会议记录中产生的问题6通讯情况7一般事务——决议应包括会议上的确切措词8其他事务——按在会上进行的顺序记录9下次会议日期1o__签名会议记录在__签上名后应写上会议日期二工作程序1.会议记录会议记录的结构是标题+正文+尾部2.会议简报1会议简报的内容会议简报要迅速反映会议的实际情况,交流会议的经验,沟通会议的信息2会议简报的结构会议简报的结构与其他的简报一样分成报头、报核、报尾3个部分三会议记录和会议简报的要求1.会议记录的要求会议记录的要求归纳起来主要有3个方面一是速度要求,二是真实性要求,三是资料性要求3.会议简报的要求1真实准确__练习
一、单选题
1、会议()是为完成议题而作出的顺序计划,即会议所要讨论、解决的问题的大致安排A.日程B.记录C.议程D.程序
2、大中型会议的议程一般安排如下开幕式;__和来宾致辞;()分组讨论;大会发言;参观或其它活动;会议总结;宣读决议;闭幕式A.群众发言B.__做报告C.宣读并通过上次会议记录D.说明缺席情况
3、英豪公司拟__销售团队会议,会议的议题有
(1)销售二部经理人选;
(2)东部地区销售活动总结;
(3)宣读上次会议记录;
(4)下季度销售目标在会议议程中的排序应为()A.
(1)
(2)
(3)
(4)B.
(2)
(3)
(1)
(4)C.
(3)
(2)
(1)
(4)D.
42134、制定会议的议程首先要明确()A.会议的时间B.会议的规模C.会议的目标D.上级的精神
5、为了压缩会议的时间,提高会议的效率,对于代表的口头报告一般要求()A.与提交的书面报告完全一致B.比书面的报告更充实C.只讲书面报告的提纲D.只涉及最重要的项目或者需要__进行讨论的事项
6、小型会场内座位的安排,常以离会议主持人或__位子近的为上座,而会议的主持人或会议__的位置应置于()的位置A.接近入口处、正对门B.远离入口处、正对门C.接近入口处、背对门D.远离入口处、背对门
7、会场的整体布局要做到庄重、美观、舒适,一般不用考虑会议的()A.性质B.规格C.规模D.时间
8、会议信息从内容方面划分可分为()A.会议保密信息B.公开性会议信息C.指导性、宣传___D.内部性会议信息
9、会议文件分发传递的步骤是()A.清点、登记、装封、发出B.登记、附清退目录、装封、发出C.附清退目录、清点、登记、装封D.登记、装封、发出
10、会后不需要立卷归档的会议文件资料是()A.开幕词B.闭幕词C.重份文件D.决议
11、会议决定事项的传达要求是()A.实用主义B.利己主义C.建立催办制度D.及时到位
12、会议议程的首要内容是()A.说明有关人员缺席情况B.宣读上次会议记录C.宣布议程D.通信__情况
13、以下不属于会议议题的审核原则的是()A.“一支笔”原则B.唯一性原则C.计划原则D.统筹原则
14、会议议题的作用首先表现在()A.引导和制约会议的发言B.准确具体地体现会议目标为会议目标服务C.与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题D.清楚会议计划获得有效信息
15、会议的讨论形式有多种,以下不属于会议讨论形式的是()A.典型会议形式B.头脑风暴形式C.座谈形式D.小型团队
16、()和日常工作会议一般不设__台A.庆典会议B.表彰会议C.座谈会议D.立__议
17.会场的整体部局要根据会议的和形式创造出和谐的氛围.A.规模B.规格C.性质D.人数
18、中大型会议要保证一个绝对中心,因此多采用半圆型和()的形式,以突出主持人和发言人A.圆形B.马蹄形C.大小方形D.长方形
19、传递会议通知是()工作的重要环节A.会议准备B.会议服务C.会议反馈D.会议善后
20、发布会议信息的程序应为()A.会议信息筛选→会议信息收集→会议信息__→会议信息报送审核→信息发布B.会议信息收集→会议信息筛选→会议信息__→会议信息报送审核→信息发布C.会议信息收集→会议信息__→会议信息筛选→会议信息报送审核→信息发布D.B.会议信息收集→会议信息报送审核→会议信息__→会议信息筛选→信息发布
21、会议用品和设备分为必备和特殊两种类型()不属于必备用品A.灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备B.打印机、复印机、传真机C.伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花D.胶水、白板笔、信封、信纸
22、会议发言分正式发言和自由发言两种()属于正式发言A.讨论发言B.群众发言C.__报告D.主持人讲话
23、大部分视听设备的操作温度通常在()之间A.0℃—20℃B.0℃—30℃C.0℃—40D.0℃—10℃
24、会议值班表的必备项目不包括()A.会议值班时间期限和具体值班时间B.会议值班人姓名C.值班工作内容D.会议值班地点
25、接待采访会议新闻媒体的程序是()A.媒体人员登记→安排拍照和新闻发布会等传统活动→提供简单会议材料→安排媒体沟通会B.媒体人员登记→安排媒体沟通会→提供简单会议材料→安排拍照和新闻发布会等传统活动C.媒体人员登记→提供简单会议材料→安排拍照和新闻发布会等传统活动→安排媒体沟通会D.媒体人员登记→安排拍照和新闻发布会等传统活动→安排媒体沟通会→提供简单会议材料
26、在利用录音机记录会议内容的同时,还必须利用(),这样不仅整理记录的速度快,而且可以防止录音机中途出故障而漏掉内容A.电脑速记B.手工记录C.汉字速记D.拼音速记
27、会议记录的内容首先应该是()A.与会者姓名B.宣读上次会议记录C.会议描述D.通讯情况
28、以下()不属于会议简报的要求A.真实准确B.短小精悍C.内容全面具体D.生动活泼
29、会议信息反馈的方式不包括()A.口头反馈B.书面反馈C.电子反馈D.会议反馈
30、会议期间产生的文件不包括()A.决定、决议、议案B.提案、会议记录C.会议通知、会议纪要D.会议简报
31、决定会议决策一般通过()的方式实现A.会议决议B.会议决策C.会议表决D.会议讨论
二、多选题
1、会议议程的制定程序首先要明确()A.目标B.陈述目标C.列出会议参加者D.时间安排
2、决定会议讨论的形式有()A.典型的会议形式B.头脑风暴形式C.团队列名方法D.小型团队
3、以下关于会议日程的编制方法说__确的是.A.制定议程表时应注意议题所涉各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定B.制定议程之前还需明确会议活动的人员、日期、时间和地点、有关的餐饮安排C.尽量将同类性质的问题集中排列在一起D.保密性较强的议题,一般放在后面
4、在选择会议地点的时候,除了要考虑交通便利和场地租用成本是否合理之外,还要考虑以下因素()A.会场大小与会议规模是否相符B.场地是否有良好的设备配置C.场地是否受外界干扰D.有无娱乐场所
5、会议酒店按类型划分可分为()A.商务型酒店B.度假型酒店C.涉外酒店D.星级酒店
6、大型会议几乎每一个方面都可以谈判,包括()以及其他大量细节A.房租B.宴会费用C.会议场地费D.宣传和邮件费
7、召开会议的好地点包括()A.酒店和宾馆B.会堂和礼堂C.疗养院和度假村D.学校
8、对于秘书亲临现场应注意的事项,以下说__确的有()A.会见能作决策的人有利以后解决可能出现的问题.B.无论何时不管什么原因都可以去酒店参观.C.不要带家属同行参观.D.要考虑另外一两家酒店作为“备选”
9、__台就坐者都是主办方的.A.负责人B.贵宾C.主持人D.__团成员
10、关于__台的座次安排应注意的惯例,以下说法不正确的是()B.为工作起见会议主持人有时需在前排的边座就坐有时可按职务顺序就坐.C.__台座次的编排应制成表先报最高__审核然后贴于贵宾室、休息室或__台入口处的墙上.D.在__台的桌上,于每个座位的右侧放置姓名台签
11、中大型会议会场内座位的安排,常见的安排方法有()A.横排法B.竖排法C.左右排列法D.字母顺序法
12、较大型的会议一般在()__A.礼堂B.会堂C.会议室D.体育场馆
13、中大型会议要保证一个绝对中心,因此多采用()的形式A.半圆形B.马蹄形C.大小方形D.长方形
14、中小型的办公会、专题会、研讨会一般在()进行A.会议室B.会议厅C.临时设置的会客室D.会堂
15、中小型会议的座次,可摆放成()等形式A.方拱形B.半月形C.马蹄形D.半圆形
16、在确定会议住宿地点之前,应随意抽查()的设备A.一个商务间B.一个双人间C.一个单人间D.一个套间
17、为了便于与会者寻找,便于到达所有的会议地点,秘书要检查()A.会议登记部门B.会议管理服务部门C.其他后勤部门D.娱乐场所
18、会场的__台和场内座次一般根据()安排A.职务的高低B.代表的性别C.选举的结果D.是否是正式代表
19、会场的附属性声像设备包括()(A)耳机(B)电脑控制的多镜头幻灯(C)同声传译(D)立体电视
20、会场的附属性音响设备包括()(A)麦克风(B)全息电影(B)扩音设备(D)组合录象
21、会场的附属性设备中的布置装饰包括()(A)会标(B)会徽(C)照明(D)旗帜
22、会场整体布局首先要确定会场形式不同的会场形式取决于()等因素(A)会议内容(B)会场大小和形状(C)会议的需要(D)会议性质
23、会场__台的布置要注意整体性和和谐性,如是工作会议,__台的布置基调应为()(A)红色(B)兰色(C)绿色(D)粉色
24、会议通知的传递可以通过()的形式进行(A)当面告知(B)打__(C)发传真(D)____
25、会议文件的分出方法有()(A)提前发出(B)签到时发出(C)会后发出(D)现场发出
26、发布会议信息前要进行报审的内容包括()(A)审核会议新闻稿(B)审核提供给新闻单位的__(C)审核提供给新闻单位的表格(D)审核提供给新闻单位的音像资料
27、根据媒体的来源,会议发布信息策略中可利用的媒体可以划分为()(A)地方媒体(B)全国性媒体(C)自有媒体(D)电子媒体
28、提供给新闻单位的__、表格和音像资料要重点审核()(A)是否已经过一定的技术处理(B)__和音像资料的成本(C)是否涉及知识产权(D)是否涉及商业秘密
29、会议签到时发给与会人员的文件一般有()(A)工作报告(B)会议议程(C)日程安排(D)会议须知
30、会议会中发出的文件资料一般包括()(A)__讲话(B)会议快报(C)会议简报(D)会议纪要
31、会议召开前,秘书一般应在会议__的桌位上放置()(A)会议会标(B)会议日程(C)会议文件(D)上次会议记录
32、会议议题___包括()(A)会务管理文件(B)预算决算报告(C)各项会议的草案(D)会议典型发言
33、安排会议住宿时,()要适当照顾(A)长者(B)尊者(C)女士(D)__
34、具体安排与会人员住宿时,要根据与会人员()综合考虑,统筹安排(A)职务(B)年龄(C)健康状况(D)性别
35、在选择会议住宿的招待所、饭店、宾馆、会议中心时,要充分考察其(),然后综合进行选择(A)基本设施是否齐全(B)安全性如何(C)__是否合理(D)环境是否安静
36、会议佳宾的安全保卫包括()(A)佳宾的人身安全保卫(B)佳宾私人贵重物品的安全保卫(C)佳宾所携重要文件的安全保卫(D)会场和驻地的安全保卫
37、会议的来宾资料一般有()(A)会议手册(B)会议文件资料(C)笔记本(D)开幕词
38、会议记录的内容包括()(A)会议描述(B)与会者姓名(C)一般事务(D)其他事务
39、会议信息的口头反馈方式有()(A)团队反馈B一对一反馈C会议反馈D__反馈
40、收__议信息的方法有()A召集开会B个别约见C个别催退D限时交退
41、整理会议录音除了要借鉴整理文字记录的方法和技巧,也要结合录音的特点,掌握()等方法和技巧(A)删除(B)增加(C)修改(D)送审
42、会议纪要的种类包括()(A)办___纪要(B)工作会议纪要(C)协调会议纪要(D)研讨会议纪要
42、会议经费结算时,与会人员可采用()等支付方式(A)现金(B)支票(C)记帐(D)___
43、有些会议要由与会人员向主办方支付的费用包括()(A)资料费(B)培训费(C)住宿费(D)餐饮费
44、在会议经费的付款方法中,预定时交定金,活动之后按花掉的钱__票,支票__的有()(A)食品饮料(B)会议地点(C)文具(D)打印
45、会议住宿费一般不包括()的费用(A)长途__费(B)客房小酒吧(C)在酒店签单(D)市话费
46、会议财务管理应遵循的原则包括()(A)遵守制度,严格手续(B)量入为出,收支平衡(C)明确职权,书面汇报(D)精打细算,厉行节约
47、会议决定事项的传递方式有()(A)口头传达(B)录音录象传递(C)印发文件(D)__传达
48、会议信息按照保密性划分可分为()(A)保密性会议信息(B)内部性会议信息(D)公开性会议信息(D)指导性会议信息
49、会议催办的方式有()(A)发文催办(B)__催办(C)派员催办(D)约请承办部门来人汇报
50、会议反馈表的内容有()(A)反馈者基本情况(B)反馈者对会议的评价(C)反馈者的整体满意度(D)反馈者对会议改进___
三、实务题背景说明您是天地公司的行政秘书钟苗,下面是行政部经理李伟给您布置的几项任务要您完成
(一)便条钟秘书定于下周一上午900召开的2月份的总经理办公会,目前决定上会的事项有研究总经理助理的人选问题、3月份组织青年员工参加野外拓展训练活动的实施问题、春节慰问老职工的费用额度问题、生产部主管人员调整问题以及春节后如何开展2007年第一次的春季商品促销活动请你将拟写的会议议程于明天一早交给我(注请考生在备注中说明自己安排事项先后的原因)另外,我正在修订公司的会议管理规定,请你就会议时间的长短问题谈谈你的看法行政经理李伟二00七年六月十日
(二)___发给秘书钟苗发自行政部经理李伟日期2007年5月8日主题关于日程安排内容2006年5月14日公司将召开科技成果研讨会,会议内容包括上午900—1030在二楼会议室听报告;1030—1200观看科技成果演示;1200—1300公司餐厅用餐下午1330—1500专家专题讲座;1500—1700现场观摩科技成果应用;1730—1830用晚餐;2000—2130联谊活动请你设计一份会议日程安排表,用传真的形式发给我谢谢
(三)便条钟苗公司拟于2006年6月3日至4日召开新产品研究和__会议,各分公司经理及工程师以职称人员全部参加,会议规模100人,会期2天,赵总经理希望安排在一处安静、封闭的场所开会请你发一份____,介绍以下选择会议的技巧,并介绍一至两家好的开会地址(请说明你的理由)谢谢行政经理李伟二00七年五月__日
(四)便条钟苗5月20日公司要召开成立十___典大会,届时将邀请合作单位和友好单位以及有关__参加,预计参会人数有1000人以上请你设计一份__台和会场布置及座次安排的方案,用___的形式发给我谢谢行政经理李文二00七年五月八日
(五)便条钟苗公司下周三要举办一个贸易洽谈会,请你就如何安排与会人员的餐饮提出建议,用____发给我,以便我参考谢谢行政经理李伟××年×月×日
(六)便条钟苗11月12日,公司拟召开定货会,拟邀请一些国内外企业作为嘉宾出席会议,请你将邀请嘉宾的要求和程序,以___的形式提供给我谢谢行政经理李伟2007年10月11日
(七)便条钟苗公司对于文件的收集和整理有规范的要求,请你将会议文件收集的内容和要求、会议文件立卷归档的意义以___的形式提供给我谢谢行政经理李伟2007年5月15日
(八)便条钟苗公司对于会议值班制度以及值班工作任务有明确规定,请你将它们用____发给我谢谢行政经理李伟2007年7月10日
(九)便条钟苗下周二公司召开住房制度__会议,主要内容是推出新的住房制度__方案,组织与会人员充分讨论方案的实施问题这次会议非常重要,我已安排新来的秘书张黎担任会议记录,请你根据经验,给她提供一些关于如何做好会议记录的建议,用____的形式直接发给她谢谢行政经理李伟2007年8月13日
(十)便条钟苗;公司正在召开的人事__会议就要结束了,总经理要求将本次会议的精神用会议纪要文件下发到各分公司和部门,请你将会议纪要的内容和拟写要求用___发给我,以便我参考谢谢行政经理李伟2007年4月23日
(十一)便条钟苗公司举办的贸易洽谈会已经结束,新来的秘书小李负责会议经费的结算工作,请你给他介绍一下会议经费结算方法(包括会议的收费与付费方法、结算的程序及注意事项)谢谢行政经理李伟2007年5月17日答案
1.答
一、会议议程表宏远公司2007年第二次总经理办___程表宏远公司2007年第二次总经理办公会定于2007年2月5日星期一上午900在公司总部的三号会议室__1.如何开展公司2007年第一次春季商品的促销活动2.春节慰问老职工的费用额度问题3.3月份组织青年员工参加野外拓展训练活动的费用和实施问题4.生产部主管人员调整问题5.研究总经理助理的人选问题第一项议程的讨论时间为40分钟,其他每项议程的讨论时间为20分钟总经理办公室二○○七年一月三十日(备注按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序第一个事项比较重要,而且放在前面,这有利于大家开展头脑风暴应把每一个事项所需的处理时间清楚地标示出来这样,会议__可以让某些人晚到,也可以让某些人提早离开第二和第三个问题都有关费用,有一定__,所以安排在一起一般会将涉及秘密事项的议程安排在最后)
二、有关会议时间问题的建议1.会议时间超过两小时或者涉及的问题太多,会议效果都会下降2.如果议程要求的时间很长,应安排一系列的短时间会议3.报告内容较长,应要求演讲者提交一份书面报告以利于记录,口头报告只涉及最重要的项目或需要__讨论的事项评分标准1.本题满分15分2.会议议程表的结构完整、事项安排顺序正确给7分,其中,标题与开头语正确2分,每项事项1分,共5分3.备注内容3分其中第一项1分,
2、3项1分,涉密事项1分4.第二大点5分
1、2小点各2分,第3小点1分5.若考生答案与参考答案有距离,只要阐述符合情理,即可参照各点分值酌情给分6.在叙述中出现错字、别字,每3个字可扣除1分,但最多扣除3分第2章事务管理本章重点第一节接待
一、制定接待工作计划
(1)接待计划的主要内容接待计划的主要内容有4项确定接待规格、日程安排、经费预算、工作人员
(1)确定接待规格接待规格有3种高规格、对等规格和低规格接待规格的确定,秘书首先要了解来宾的身份和来访目的,据此确定由哪位高层管理者出面(由谁主陪)、其他陪同者、住宿、用车、餐饮的规格等另外,接待规格还要考虑以下一些因素的影响1)对方与我方的关系2)一些突然的变化会影响到既定的接待规格3)对以前接待过的客人,接待规格最好参照上一次的标准
(2)日程安排日程安排要具体,包括日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等,一般以表格的形式列出
(3)经费预算接待经费包括1)工作经费租借会议室、打印资料等费用2)住宿费3)餐饮费4)劳务费讲课、演讲、加班等费用5)交通费6)参观、游览、娱乐费用7)礼品费8)其它费用
(4)工作人员根据接待规格和活动内容确定工作人员的构成和数量
(2)接待工作的程序
1、了解掌握背景资料
(1)了解来访的目的
(2)了解来访者的基本情况
2、草拟接待计划
3、与本单位相关部门沟通情况
4、与来访者沟通情况
5、报请上司审批
(3)注意事项
1、如果本单位有接待方面的规章制度,秘书应严格遵照执行,不得擅自更改接待标准
2、要注意了解来宾的饮食习惯,特别是与宗教相关的饮食忌讳
3、在接待过程中,要特别注意作好保密工作
二、安排迎送来访团体
(一)礼节知识
1、用车的礼节常识应根据来访团体的人数和接待规格来确定用车
(1)乘小轿车的礼节首先,根据驾驶者的身份决定车上座位的高低;然后,再根据乘车者的身份安排座次1)驾驶者是主人2)驾驶者是专职司机
(2)乘车的次序
2、团体见面礼节常识__训练题
1、单项选择题(每题只有一个正确答案)
1、接待规格中最常使用的接待方式是()A.高规格接待B.低规格接待C.对等规格接待D.正规接待
2、秘书应该根据()、人员数量、活动内容作出接待费用的预算(A)对方的要求B人员职位C接待规格D接待地点
3、当驾驶者是主人时,双排五座轿车的最上座应该是()A.后排右座B.后排左座C.副驾驶座D.后排中座
4、当驾驶者是专职司机时,双排五座轿车最上座应该是()A.副驾驶座B.后排右座C.后排左座D.后排中座
5、正式的宴请时间以()居多A.中午B.下午C.晚上D.周末
6、正式宴请的地点以()为佳,应该是包间A.低档餐厅B.中高档餐厅C.宾馆餐厅D.豪华餐厅
7、秘书安排客人的招待娱乐活动可以分为()和参与项目A.歌舞项目B.地方特色项目C.传统项目D.观看项目
8、在布置办公室时,主管位应位于员工座位之(),使主观易于观察工作地点发生的事情A.前方B.后方C.中间D.左边
9、在布置办公室时应使自然光()A.来自桌子的左上方或斜前上方B.来自桌子的右上方或斜后上方C.来自桌子的左上方或斜后上方B.来自桌子的右上方或斜前上方
10、布置办公室的三大原则是()A.有利于沟通,便于监督,协调、舒适B.有利于保密,便于监督,协调、舒适C.有利于沟通,便于监督,严肃、紧凑D.有利于保密,便于活动,开放、舒适
11、办公室的__最好是()平方米范围一部,以免接__离座位太远A.3B.4C.5D.
612、办公室环境美化是()的保证A.成功B.工作效率C.心情舒畅D.企业良好形象
13、一般而言,每人的办公空间,大者可(),普通者()即可A.2-7㎡1-8㎡B.3-8㎡
1.5-9㎡C.3-10㎡
1.5-8㎡D.3-6㎡2-8㎡
14、《隐患记录及处理表》用于记录()A.办公环境中出现的故障B.办公设备出现的故障C.办公设备和办公环境出现的故障D.办公设备及环境出现的隐患
15、()的说法是不正确的A.不准随意更换公章管理人员B.不准将公章交于他人管理C.__的保管者也是具体用印者D.应由专业技术人员保管__
16、销毁旧公章要登记造册,经上司批准后,要有()监督A.1人B.2人C.3人D.4人
17、为确保安全,__应选择在()等地方存放和保管A.机要室B.办公室的保险箱C.办公室抽屉D.带锁的办公室抽屉
18、秘书对开具介绍信和使用__具有()A.签批权B.申请权C.监督权D.__权
52、一份介绍信只能用于(0A.1个单位B.2个单位C.3个单位D.4个单位
53、填写介绍信要用()A.毛笔B.钢笔C.铅笔D.圆珠笔
54、为安全起见,取公章应实行()同行制A.2人B.3人C.4人D.5人
61、上级单位询问本公司经理行踪及本公司工作情况,值班人员如果对情况清楚,应()A.直接报告B.灵活应对C.避而不答D.拒绝回答
62、一个单位建立健全的公务接洽制度不包括:A.岗位责任制度B.登记制度C.记录制度D.交__制度
63、公务接洽的职责范围包括()A.传达、承办____指示、通知和其他__事项B.负责所属单位的__请示、报告的传递和答复C.负责同各方面派来的办事人员接洽D.负责转办或落实上司临时交办的事项
64、经验告诉我们,值班时应当注意以下几点()A.问明情况,作好记录B.重要情况,及时报告C.谨防假冒,避免失误D.突发__,紧急处理
65、值班工作中遇到突发__或紧急情况时,应注意如下几点()A.尽快作出合理的反应B.准备了解具体情况C.积极主动做好预测D.亲自到现场协助处理
66、值班时,秘书要做好的值班记录包括()A__记录B工作日志C来访记录D值班日记
67、通常值班表中包括()的内容A值班时间B值班人C替班人姓名D带班人
68、零用现金通常是由()批准后由秘书保管和支出A企业__B人力资源总监C财务负责人D会计
41、秘书在报销差旅费时,应()A.将__用胶水粘贴在差旅费报销单背面B.将__用大头针别于差旅费报销单正面C.将__装入信封后,附于差旅费报销单背面D.将收据用胶水粘贴在差旅费报销单正面
68、当库存余额达到( )时,必须采取紧急行动检查是否已经预定,确保很快交货A.最大库存量 B.最小库存量C.再订货量 D.库存容量69.数码相机图像的存储格式一般为( )格式A.GIF B.JPEGC.BMP D.__I70.关于数码相机保养的叙述,错误的是()A在正常的工作环境下,相机和镜头并不需要过于频繁地清洗B如果有必要,可以用酒精来擦洗相机的金属部分C要注意保持镜头的清洁,镜头上的微量尘埃会影响图象的质量D相机在低温下可能会停止工作
71、在用扫描仪扫描文字时,分辨率在()dpi时扫描效果最好A.200B.300C.400D.
60072、如果扫描仪在工作时发出的噪音很大,通常的解决方法是()A.将扫描仪摆放平稳B.降低扫描速度C.提高扫描分辨率D.更新驱动程序
73、刻录机的读写速度是用“倍速”表示的,8X表示每秒钟能够传输()的数据A.400KBB.800KBC.1200KBD.1600KB
83、秘书直接用感官或借助其他工具认识客观事物而获取信息的方法是()A感觉法B认识法C观察法D体验法
84、按照信息存储的顺序逐件登记的形式称为()A个别登记B顺序登记C总括登记D连续登记
85、表示趋势及比较___宜采用()A框图B饼状图C折线图D流程图
2、多项选择题(每题有多个正确答案)
1、秘书首先要了解客人的(),据此确定由谁来出面接待最合适A.身份B.地位C.来访目的D.年龄
2、影响接待工作的因素有()A.对方的要求B.对方与我方的关系C.突然的变化D.上一次的接待标准
3、企业交往过程中,实施高规格接待的主要目的是表明己方()A.对客人的重视B.对客人的友好C.对客人的欢迎D.满足客人的需求
4、上司生病或临时出差,只能让他人代替接待,应当()A.说明己方的不便B.向客人解释清楚C.向客人道歉D.保持冷静
5、了解来访者的基本情况,应包括其所在单位的全称、()、姓名、性别、身份、民族宗教信仰等A.业务范围B.来访的目的C.发展态势D.来访者人数
6、在拟订接待计划时,秘书要()A.与本单位相关部门沟通情况B.与来访者沟通情况C.与下级单位沟通情况D.报请上司审批
7、秘书必须能根据来访者的()确定接待规格A.性别B.年龄C.身份D.地位
9、当接待规格定下来之后,秘书应当把我方主要陪同人员的()以及日程安排告知对方,征求对方意见,得到对方认可A.姓名B.爱好C.身份D.性别
10、接待日程安排包括()A.日期B.时间C.地点D.活动内容
12、接待的经费预算包括()A.住宿费B.餐饮费C.宣传、__费D.礼品费
13、了解来访者的基本情况,应包括其所在单位的全称、()、姓名、性别、身份、民族(国籍)、宗教信仰等A.来访的目的B.业务范围C.发展态势D.来访者人数
14、在具体制定接待计划时,应有如下内容()A.主要陪同人员B.主要工作人员C.参观游览地点D.住宿地点
15、应该根据来访团体的()来确定用车A.人数B.接待规格C.身份D.地位
20、就餐使用筷子时忌讳吸吮筷子、()A.用左手B.挑挑拣拣C.用筷子敲打碗碟D.用自己的筷子为客人夹菜
21、就餐使用汤匙的礼节主要有()A.用公用匙盛菜B.用公用匙盛汤C.用公用匙盛调料D.左右开弓
22、在为客人选择住宿宾馆时要考虑以下因素()A.交通是否便利B.档次是否合适C.环境是否安静优雅D.__是否便宜
24、以下属于娱乐活动观看项目的是()A.听音乐会B.看话剧、京剧C.看芭蕾舞剧D.跳舞
25、以下属于娱乐活动参与项目的是()A.打高尔夫球B.唱卡拉OKC.打台球D.听音乐会
26、参观、娱乐的相关礼节主要有()A.不迟到B.不大声喧哗C.必须买节目单D.注意着装
27、在布置办公室时,采用一大间办公室,对于(),比采用同样大小的若干办公室为优A.光线B.通风C.监督D.沟通
32、办公室应根据不同情况,设置(),以便存放必要的资料、文件和卡片等A.垂直式档案柜B.旋转式卡片架C.来往式档槽D.直角式办公桌
33、办公室环境美化主要是指()A.办公室选择适当B.办公室布局合理C.办公室布置现代化D.豪华
36、下列哪些现象应记录在《设备故障登记表》中()A.安全通道标识牌掉了B.传真机卡纸C.计算机屏幕反射太阳光D.办公室暖气漏水
37、下列哪些现象应记录在《隐患记录处理表》中()A.设备电器插头打火B.站在带__的椅子上举放物品C.乱扔烟头D.计算机遭病毒攻击不能工作
39、健康、安全的办公环境的基本要求包括()A.光线应充足B.室温要适宜C.办公室噪音要低D.布局应注意通风
40、办公区的建筑应达到的要求是()A.门窗开启灵活B.装修豪华C.天花板完好整洁D.__充足
41、办公室的光线达到的要求是()A.局部照明清晰B.灯光不闪烁C.阳光直晒的窗户__窗帘D.越亮越好
42、秘书部门掌管的__有()A.单位__(含钢印)B.单位___“公用”的私章C.业务部门的公章D.秘书部门的公章
43、单位__的作用是()A.标志作用B.权威作用C.法律作用D.凭证作用
44、一般来说,公务__包括()A.正式__(含钢印)B.套__C.___签名章D.专用章
49、秘书出具的介绍信必须有()A.被介绍人的姓名B.接待方人员的姓名C.骑缝章D.接洽事项
50、介绍信具有()的作用A.说明B.权力C.介绍D.证明
51、使用单位__、介绍信,要经()批准A.上司B.办公室负责人C.秘书D.介绍信管理者
55、__在启用前的准备工作有()A.选定__的启用时间B.向有关单位发出正式启用___并附印模C.填写印模卡D.指定专人保管
56、加盖单位的公章应由()审核签字A.本单位主要负责人B.主要负责人授权的专人C.办公室负责人D.__管理人员
57、公章的使用必须登记,登记的内容包括()A.用印日期和编号B.用印单位及姓名C.文件名称D.批准人
58、加盖公章时要()A.谨慎B.清晰、端正、庄重B.盖在署名中间D.上不压正文,下要骑年盖月
59、秘书值班工作的任务与要求包括()A.__上司交办的事项B.上传下达,沟通内外C.认真处理来函来电D.负责接待工作
60、秘书值班工作规范有()A.坚守值班岗位B.认真处理事务C.做好值班记录D.加强安全保卫
61、健全的公务接洽制度应包括()A.岗位责任制度B.登记、记录制度C.安全保卫制度D.协调服务制度
62、值班日志有利于()A.下一班值班人员了解情况B.保持上、下班工作的连续性C.上司了解、检查、考核值班工作D.编写情况反映、工作简报、大事记等
63、值班工作是保证组织()而开展的经常性工作A.生产经营正常运转B.安全需要C.进行正确决策D.获得准确信息
64、秘书值班时要做好信息的()A.接收B.传递C.存档D.记录
65、值班表提醒人们按值班要求值班,它通常用在()A.值班室B.秘书办公室C.节假日值班办公室D.__办公室
66、值班工作中要建立交__制度,要注意以下几点()A.必须当面交接不能委托他人B.交清值班记录说明班内出现的问题及处理方法C.值班人在值班记录上签名确认记录内容D监督值班人员
67、秘书为上司__机票时,可以()A.用自己掌管的零用现金去__B.提交申请报告并__支票__C.向财务部门审请__现金__D.先自己垫付费用__,再去财务部门报销
68、秘书保管的零用现金是()A.办公室设立的备用现金B.办公室设立的周转金C.秘书有权支出的现金D.可以用支票支付的现金
69、零用现金可以用于()的支出A住宿费B茶点费C机票费D快件费
70、秘书在管理零用现金时必须建立一本零用现金帐簿,注明()A领用现金人的姓名B收到现金的数目C支出现金的日期、金额D零用现金凭单编号
71、员工__零用现金时,秘书要认真核对其提交__上的()是否与零用现金凭单上填写的完全一致A费用金额B日期C用途D内容
72、申请人提交差旅申请报告或填写费用申请表,详细说明()A需要经费的人员B出差的事由C经费的用途D需要的金额
73、无论是使用支票还是使用现金,都要获得相应的__,__中填写的()应与实际使用的情况相符A.使用单位B.使用时间C.使用金额D.发生的项目
74、企业工作人员为方便国内外出差,经常请秘书代为__()A.现金支票B.___C.旅行支票D.快汇
75、__护照一般应携带()A.主管部门的出国任务批件B.出国人员政审批件C.所去国有关公司的邀请书D.2寸证件照
76、上司临时交办事项具有()等特点A.重要性B.临时性C.具体性D.紧迫性
77、关于库存保管的叙述,正确的有()A.各类物品要清楚的贴上标签,标明类别和存放地B.新物品要置于旧物品的上面或前面C.体积大、分量重的物品放在最下面D.小的、常用的物品应放在较大物品的前面
78、关于数码相机的叙述,正确的有()A.数码相机的图象质量逊于传统相机,达不到传统相机的分辨率B.数码相机的分辨率越高,图象的质量就越高C.ISO值底低的相机,适合在光线较弱的场合拍摄D.数码相机的色彩位数越高,图象就越细腻
79、关于扫描仪的叙述,正确的有()A.扫描仪的色彩位数反映了扫描仪所能识别的颜色范围B.要实现文字识别,必须要__文字识别软件C.用户应注意升级扫描仪的驱动程序D.在每次使用扫描仪之前最好在计算机打开之前接通扫描仪的电源
80、CD-R刻录机的速度指标有()A.刻录速度B.擦写速度C.读取速度D.转速
81、关于光盘刻录机的叙述,正确的有()A.CD-R光盘刻录机中只能刻录CD-R光盘B.刻录机的缓存容量越大,刻录的成功率越高C.刻录机在读盘方面的性能与专业的读盘光驱一样好D.再__内置式可录机时要把它__在最下面的那个座架上
82、投影仪带宽过窄容易引起()的现象A图象模糊B画面分辨率不高C聚焦不良D断口无输入__
83、数字摄象机的主要优点有()A经多次__后图象质量基本不会下降B能够与计算机相连并进行影像处理C带有自诊断系统,可检测数字处理中的问题D使用高密度记录方式、数据压缩与处理技术等新的技术
84、信息传递的要素包括()A.信码B.信源C.__D.信宿
85、信息分类的方法有()A.主题分类法B.时间分类法C.逻辑分类法D.标准分类法
86、信息存储的载体有()A.软盘B.磁带C..光盘D.纸张
87、信息校核的方法有()A.比较法B.技术法C.逻辑法D.网络法
73、在库存保管工作中,办公用品的摆放方法应是()A体积大的物品放在上面B分量重的物品放在下面C新物品置于旧物品的前面D小件用品放在大物品的前面
74、在办公室设备和办公用品的发放中,特别要注意()A建立物品发放的相关制度B做好出货记录C固定在特定时间发放D货物的库存余额
75、最大库存量是由()决定的A费用B使用量C储存空间D保存期限76再定货量是由()决定的A____情况B业务运行情况C物品使用情况D物品交货时间的长短77库存控制卡除最大库存量、最小库存量、再定货量等内容外,还包括()A接受量B发放量C使用量D余额78准确的库存记录用来保证()A监督任何丢失造成的经济损失B监督个人对物品的使用情况C物品的安全情况D物品的及时供应79秘书做办公用品库存记录的目的是()A估价库存金额B减少空间浪费C监督使用情况D保证库存充足80办公设备和办公用品的库存管理要求保持()的三卡一致A进货卡B领用卡C出货卡D库存卡81秘书在编制时间表时应尽量明确()A编制时间的周期B主要活动或任务C负责人D活动的时间地点82秘书经常用()等简单的时间管理手段来分配和管理时间A__文件夹B流言板C商务通D工作日志83__们的会议或活动的月安排表通常由()制定A秘书B主管__C__D各位__提出__仪定,主要__审核84与手工工作日志相比,计算机电子工作日志具有()的特点A携带方便B可以迅速修改C体积小巧D更新不流痕迹85秘书手工填写工作日志的方法包括()A标明各项活动的时间地点B提前了解__活动的信息C在__日志中标出自己应完成的任务D__日志变化是也要更改自己的工作日志86工作日志填写好后,通常有一些变化,主要是()A原定结束时间超时B工作日志填写的信息不明确C活动的时间因故调整D增加新的活动87秘书确定要变更工作日志的项目后应按()的顺序做好善后工作A先修改__的工作日志,再修改自己的工作日志,然后通知对方B先通知对方,再修改__的工作日志,然后修改自己的工作日志C先修改自己的工作日志,再修改__的工作日志,然后通知对方D先通知对方,再修改自己的工作日志,然后修改__的工作日志88下面()的内容,应记录在秘书为上司填写的工作日志中A下午3点前落实上司举办的晚宴人数B上司下午4点看望住院员工C上司要求秘书今天完成统计表D医院约上司上午9点去看牙医__在工作日志里安排活动时应特别注意()A遵守先重急后轻缓的原则B各项活动之间要留10分钟的间隔C每天进行检查和更新D两本日志的一致性90秘书应确保__日志信息的保密,只给()查阅A上级机关B秘书C上司授权的人D__家属第3章文书拟写与处理本章鉴定要点与重点提示
一、鉴定要点
二、重点提示__练习
1、单选题74.“XX省商业储运公司关于XXFC16SA大卡车存在严重质量问题要求赔偿损失的()”括号处应填写的最恰当的文种是()A.问复函B.请准函C.商洽函D.知照函
75、“人是能够制造和使用生产工具的动物”此句话所用的说明方法是()A.分类B.比较C.定义D.诠释
76、《___关于加强水土保持工作___》,其主题词使用正确的是()A.水土保持工作通知B.农业水土保持通知C.水土保持农业通知D.工作水土保持通知
77、“XX省___关于同意XX大学新建教学楼的()”括号处应填写的最恰当的文种是()A.函B.批复C.通知D.决定
78、()的句子用语得体A.“本人不慎将支票丢失,承蒙您及时送回,不胜感激明天我将于百忙之中专程前来致谢届时请等候”B“贵公司刚刚成立,如果在管理方面需要帮助的话,我们将不吝赐教”C“销售科经过调研,写出了《XX牌抽油烟机在XX市销售情况的调查报告》,文中提出了改进措施,并责成公司__研究落实”D“奉上拙著一本,鄙人才疏学浅,书中谬误甚多,敬请斧正”79.在公文写作中使用数字时不应使用汉字的是()A.成文时间B.惯用语C.缩略语C.发文字号
80、对文书进行誊抄缮写的工作称为()A.撰写B.__C.缮印D.制文
81、按照来源、时间、内容和形式方面的异同,将形成的挡案划分为若干类别的工作是()A档案分类B档案立卷C档案整理D档案__
82、年度分类法是按照()的年度,将档案分成若干类别A文件起草B文件形成C文件签收D文件审核
2、多选题
113、文章的构成要素包括()A主题B材料C结构D语言___、在日常事物文书中,开头需写称谓的有()A启事B感谢信C请柬D___
115、()是可以联合行文的机关A人事局和财政局B市人民__和市人事局C省委和___D省教委、省___、市委组织部
116、意向书的特点具有()A规范性B协商性C简略性D灵活性
117、简报按其内容分有()A专题简报B工作简报C会议简报D动态简报
118、“就据预测,生产100万吨牛肉,大体上需在54万平方公里的土地放牧牛群,而生产100万吨单细胞蛋白质只需要
1.8平方公里的厂房就足够了”此段话所用的说明方法有()A.数字说明B.比较说明C.定义说明D.诠释说明
119、传阅文书的方法主要有()A.集中传阅B.分工传阅C.自行传阅D.建立阅文室
120、档案检索工具有()A.移交目录B.卡片目录C.分类目录D.归档文件目录
121、档案鉴定工作的内容包括()A.判定档案的价值B.分析档案的功能C.确定档案的保管期限D.剔除无保存价值的档案。