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IT项目管理办法信息系统项目建设项目管理文档
1.项目管理
1.1项目范围管理
(1)概述项目范围管理就是要明确项目目标是什么,界定哪些工作必须做,并将项目目标分解到可以___分包的程度,形成工作分解结构(WBS),并以此作为控制项目范围变更的基准即项目范围管理是确保项目包含且只包含项目所必须完成的工作很多项目经常由于有做不完的报表、解决不完的问题而导致项目无法验收,很大一部分原因就是因为项目的范围没有定义清楚或者项目范围经常发生无可控制的变更所致事实证明,缺少正确的项目范围定义和范围的核实是导致项目失败的主要因素因此,项目管理最重要的也是最难做的一项工作就是确定项目范围,并使项目范围在控制中,这就是项目范围管理的范畴,即项目范围管理就是项目该做什么,不该做什么,以及确保该做的事情必须做到,不该做的事情不能做在项目的规划阶段和蓝图设计阶段的前期,我们通过售前阶段的资料和项目现场的需求调研,确定项目该做什么,这就是经常说的定义项目范围
(2)管理内容
1、定义项目范围1)定义项目范围重要的参考资料和依据一般如下l项目售前实施方案;l项目主合同;l许可软件通用条款及清单;l___实施服务和工作任务书;l支持服务条款;l战略合作承诺书;l建设单位内部正式发问的项目实施意见书2)口头承诺定义范围除了依据上述可见的项目资料外,售前阶段的一些口头承诺也是定义项目范围的重要信息,因此在项目准备阶段与售前进行内部交接时,一定不能忘记交接口头承诺的内容,实践证明,口头承诺的往往是在项目实施过程中难以交付的或者需求范围不好清晰界定的,正是范围管理的难点通过范围定义,可形成详细的范围说明书,以及对项目管理计划进行更新
2、项目范围范围是指项目所提供的产品或服务的总和,它包括以下两种含义l产品范围产品或者服务的特性与功能,其衡量标准为产品要求,即产品需求说明书l项目范围为交付所需产品(具有特定属性和功能)和服务而必须完成的工作,其衡量标准为项目管理计划、项目范围说明书、WBS及WBS词汇表项目实施的产品范围的描述一般应该通过两个维度,即产品功能模块和公司范围两个维度,清晰的描述出哪些公司具体实施、哪些产品的功能模块,对于集团型企业一定要以企业法人作为实施的公司范围借用EXCEL建立功能模块与法人公司的二维表格来描述项目实施范围更加清晰
3、工作分解结构1)工作分解结构概念项目实施过程中,最能清晰描述和界定项目范围的工具是工作分解结构(WBS),这是一种以结果为导向的分析方法,用于分析项目所涉及到的工作,所有这些工作构成了项目的整体范围也是制定项目管理计划重要的基本文件,因为它是制定和管理项目进度、成本和变更控制的基础一些项目管理专家认为,未包含在WBS里的工作是不应该做的WBS通常被表示为一个以任务为导向的活动家谱图通常围绕项目产品或者项目阶段展开,我们公司实施方___已经把信息实施项目的实施过程划分了五个阶段,并且根据项目经验把五个阶段常见的任务进行了分类和总结因此,在制定信息实施项目的WBS时,实施方___的五个阶段及其常见任务,是很好的WBS分解结构框架的参考这种运用已有的类似项目的WBS作为起点,进行新的项目WBS制作的方法就叫类比法2)创建工作分解结构的意义项目的工作结构分解,对项目管理有着重要的意义,主要表现如下l通过工作结构分解,把项目范围分解开来,使项目相关人员对项目一目了然,能够使项目的概况及组成明确、清晰、透明、具体l保证了项目结构的系统性和完整性l通过工作结构分解,可以建立完整的项目保证体系,因为这个分解过程将项目的总目标的重点,如进度、成本和质量等分解到可控制的各项目单元,便于执行和实现项目要求l项目工作分解结构能够明确项目相关各方的工作界面,便于责任划分和落实l最终工作分解结构,可以直接作为进度计划和控制的工具l为建立项目沟通管理提供依据,便于把握信息重点l是项目各项计划和控制措施制定的基础和主要依据l3)工作分解结构的表示形式lWBS的表示形式主要有以下两种l分级的树型结构,类似于___结构图l表格形式,类似于分级的图书目录
4、范围确认范围确认是项目干系人正式接受已完成的项目范围的过程范围确认需要审查可交付物和工作成果,以保证项目中所有工作都能准确地、满意地完成项目范围确认应该贯穿项目的始终,从WBS的确认(或合同中具体分工界面的确认),到项目验收范围的检验对于项目经理或项目管理人员来说,可通过“检查”来实现范围的确认检查包括测量、测试、检验等活动,以判断结果是否满足项目干系人的要求和期望,检查也可被称为审查、产品评审和走查等当然,我们在实施过程中,主要在项目实施阶段结束时,通过功能验收、竣工验收等项目验收来进行项目范围确认
5、范围变更控制范围变更控制是为了更好的管理好项目范围,采取必要的范围管理工具或者技术IT项目的需求有时是需要变更或者调整的,这是项目的本身具有的特点独特性和渐进明细性所决定的但许多IT项目变更过于频繁,特别是在项目的后期,一些很小的需求变更有可能对项目造成很大的影响,甚至需要项目返工因此,有效地范围变更控制是项目实施成功重要的保障项目范围变更产生的原因l项目外部环境发生变化l项目范围的计划编制不周密详细,有一定的错误或遗漏l出现了或是提出了新技术、手段或方案l项目实施___本身发生变化l客户对项目、项目产品或服务的要求发生变化l有关改进项目范围管理的建议如下l制定并严格遵循需求管理程序在项目的准备阶段,就要和甲方的项目经理制定项目过程中需求变更管理的程序,并经甲乙双方重要高层___审批确认该程序l对所有需求都要记录在案,以确保这些信息甲乙双方易于理解和交流可以借用一些工具,如项目重要______、项目问题联络单、项目会议纪要等,重要的是备案的资料中都要记述清楚与需求相关的人员、时间、地点以及达成的明确的决议l要对产品进行足够的测试,以确保项目产品能够符合客户期望的需求这一点很多实施团队(特别是对于年轻的实施团队)容易忽视,往往由于对公司产品功能的不熟悉而导致无法实现客户的需求l运用评审过程,从系统思维的角度,评审客户提出的变更要求例如,项目范围变更必然会引起相应项目成本的变更和进度的变更,这些都需要经项目重要的干系人的认同l强调项目交付时间,严格按照项目进度计划执行来控制项目范围蔓延
6、注意事项项目范围管理特别重要,特别是对于IT项目而言,很多的项目任务是不可见的,更是如此,项目实施团队必须对项目范围进行很好的搜集,清晰界定项目范围,并为项目所涉及到的工作内容编制计划,运用WBS技术把工作分解为易于管理的细小工作包,并在实施的过程中由项目干系人对项目范围进行核实同时,对项目范围的变更进行管理和控制,防止“镀金行为”和“范围蔓延”的发生l范围蔓延指在客户的要求下,没有经过正常的范围变更控制批准程序,而直接扩大了项目范围定义的工作内容l镀金行为指在范围定义的工作范围以外,项目团队主动增加的额外工作l当范围变更后应该做什么?l项目经理运用相关措施对变更的因素施加影响,决定提交一个变更申请,并平衡三重约束之间的矛盾,花更多的时间制定范围基准可以使项目范围变更的可能性降至最低l将范围变更的原因、采取的措施和理由及经验教训记录在案,形成正式书面文件l将项目内容立即修正或重新制定相应的项目绩效度量基准并及时颁布执行l及时通知有关的项目干系人,并采取相应的纠正措施l作为项目经理确保项目实施团队,完成且只完成确保项目成功所必需的全部工作
1.2项目里程碑
1、研发期间里程碑包括需求调研、需求___、需求评审、系统详细设计、详细设计评审会、详细设计完善、应用功能___、系统出厂测试
2、实施期间里程碑包括系统部署、系统现场测试、系统培训、功能验收、试运行、试运行验收、正式投运
1.3培训方案
(1)培训概述培训是我公司为广大建设单位提供全方位服务的一个重要方面,专业化、持续化的培训为协调合同双方的工作提供了一个良好的基础,这是一个“双赢”的举措通过培训,可以在技术上更好地指导建设单位,而建设单位又可以更好地使用4大系统完成业务工作和监督系统维护工作实施我公司将协助建设单位编制招标范围内的系统培训计划,编制系统培训课件,搭建系统培训临时坏境,开展系统培训前的各项准备工作,包括数据准备、系统测试等内容,依据培训计划开展系统培训工作,并依据被培训人员的参与情况确认培训签到表,提交信息系统培训记录具体培训内容和计划安排由双方另行协商
(2)培训宗旨教学相长、共同进步提供售前、售中、售后的___,使建设单位相关业务人员及系统管理人员能够熟练地使用系统,同时,我们也虚心聆听建设单位给我们提出的宝贵建议和意见,功能意见和需求文档,提交我公司,推动我公司不断完善系统,从而提高建设单位相关业务人员及系统管理人员工作效率
(3)培训需求收集我公司项目负责人协助编制培训需求收集表格,由建设单位下发各辖下单位,收集基层业务人员、业务管理人员的系统使用培训需求,或根据建设单位工作考核需要,将培训需求填入培训需求收集表格,发由我公司项目负责人进行汇总、,编制相应培训计划,再提交建设单位管理人员审核,确定最终培训计划
(4)乙方服务方式1)实施人员驻点建设方提供场地进行实时服务;2)通过___、传真、___传递的服务请求,2小时之内响应并提出可行的解决方案;3)需要专业技术人员提供的现场服务,我方需提供以下的具体解决方案A、最高级应用系统程序设计错误;响应时间2小时,终身,必要时提供上___B、优先级重要的错误包括应用系统模块及附属功能的设计问题;响应时间4小时,终身,必要时提供上___C、中级应用系统不能按照甲方想象的方式进行操作,但不影响一般性功能操作;响应时间24小时D、低级非应用系统文件问题或《业务详细需求确认书》以外的应用要求;响应时间24小时;在经用户授权后,远程登录用户计算机系统提供技术支持,2小时响应并提出可行的解决方案
1.4项目进度管理
(1)概述进度控制的目的是通过控制以实现工程的进度目标如只重视进度计划的编制,而不重视进度计划必要的调整,则进度无法得到控制为了实现进度目标,进度控制的过程也就是随着项目的进展,进度计划不断调整的过程进度控制并不仅关系細施工进度目标能否实现,它还直接关系到质量和成本在实践中,必须树立和坚持一个最基本的管理原则,即在确保工程质量的前提下,控制工程的进度建设项目是在动态条件下实施的,因此进度控制也就必须是一个动态的管理过程它包括1进度目标的分析和论证,其目的是论证进度目标是否合理,进度目标有否可能实现如果经过科学的论证,目标不可能实现,则必须调整目标;2在收集资料和调查研究的基础上编制进度计划;3进度计划的跟踪检查与调整;它包括定期跟踪检查所编制进度计划的执行情况,若其执行有偏差,则采取纠偏措施,并视必要调整进度计划
(2)管理内容建设项目的总进度目标指的是整个项目的进度目标,它是在项目决策阶段项目定义时确定的,项目管理的主要任务是在项目的实施阶段对项目的目标进行控制在进行建设项目总进度目标控制前,首先应分析和论证进度目标实现的可能性若项目总进度目标不可能实现,则项目管理者应提出调整项目总进度目标的建议,并提请项目决策者审议在项目的实施阶段,项目总进度应包括1设计前准备阶段的工作进度;2设计工作进度;3招标工作进度;4施工前准备工作进度;5物资采购工作进度;6项目动用前的准备工作进度等建设项目总进度目标论证应分析和论证上述各项工作的进度,以及上述各项工作进展的相互关系在建设项目总进度目标论证时,往往还没有掌握比较详细的设计资料,也缺乏比较全面的有关工程发包的___、施工___和施工技术等方面的资料,以及其他有关项目实施条件的资料,因此,总进度目标论证并不是单纯的总进度规划的编制工作,它涉及许多项目实施的条件分析和项目实施策划方面的问题
(3)进度计划的编制和调整方法
一、横道图进度计划的编制方法横道图是一种最简单、运用最广泛的传统的进度计划方法,尽管有许多新的计划技术,横道图在建设领域中的应用仍非常普遍通常横道图的表头为工作及其简要说明,项目进展表示在时间表格上按照所表示工作的详细程度,时间单位可以为小时、天、周、月等这些时间单位经常用日历表示,此时可表示非工作时间,如停工时间、公众假日、假期等根据此横道图使用者的要求,工作可按照时间先后、责任、项目对象、同类资源等进行排序横道图也可将工作简要说明直接放在横道上横道图可将最重要的逻辑关系标注在内,但是,如果将所有逻辑关系均标注在图上,则横道图简洁性的最大优点将丧失横道图用于小型项目或大型项目的子项目上,或用于计算资源需要量和概要预示进度,也可用于其他计划技术的表示结果横道图计划表中的进度线(横道)与时间坐标相对应,这种表达方式较直观,易看懂计划编制的意图但是,横道图进度计划法也存在一些问题,如1工序工作之间的逻辑关系可以设法表达,但不易表达清楚;2适用于手工编制计划;3没有通过严谨的进度计划时间参数计算,不能确定计划的关键工作、关键路线与时差4计划调整只能用手工方式进行,其工作量较大;5难以适应大的进度计划系统
二、工程网络计划的编制方法国际上,工程网络计划有许多名称,如CPM、PERT、CPA、MPM等工程网络计划的类型有如下几种不同的划分方法
1.工程网络计划按工作持续时间的特点划分为1肯定型问题的网络计划;2非肯定型问题的网络计划;3随机网络计划等
2.工程网络计划按工作和___在网络图中的表示方法划分为1___网络以节点表示___的网络计划;2工作网络1以箭线表示工作的网络计划(我国《工程网络计划技术规程》JGJ/T121—99称为双代号网络计划);2以节点表示工作的网络计划我国《工程网络计划技术规程》JGJ/T121—99称为单代号网络计划3工程网络计划按计划平面的个数划分为1单平面网络计划;2多平面网络计划多阶网络计划,分级网络计划
三、进度计划调整的方法在计划执行过程中,由于___、管理、经济、技术、资源、环境和自然条件等因素的影响,往往会造成实际进度与计划进度产生偏差,如果偏差不能及时纠正,必将影响进度目标的实现因此,在计划执行过程中采取相应措施来进行管理,对保证计划目标的顺利实现具有重要意义进度计划执行中的管理工作主要有以下几个方面1检查并掌握实际进展情况;2分析产生进度偏差的主要原因;3确定相应的纠偏措施或调整方法
四、进度计划的检查一)进度计划的检查方法
1.计划执行中的跟踪检查在网络计划的执行过程中,必须建立相应的检查制度,定时定期地对计划的实际执行情况进行跟踪检查,收集反映实际进度的有关数据
2.收集数据的___处理收集反映实际进度的原始数据量大面广,必须对其进行、统计和分析,形成与计划进度具有可比性的数据,以便在网络图上进行记录根据记录的结果可以分析判断进度的实际状况,及时发现进度偏差,为网络图的调整提供信息
3.实际进度检査记录的方式1当采用时标阿络计划时,可采用实际进度前锋线记录计划实际执行状况,进行实际进度与计划进度的比较实际进度前锋线是在原时标网络计划上,自上而下从计划检查时刻的时标点出发,用点画线依此将各项工作实际进度达到的前锋点连接而成的折线通过实际进度前锋线与原进度计划中各工作箭线交点的位置可以判断实际进度与计划进度的偏差2当采用无时标网络计划时,可在图上直接用文字、数字、适当符号或列表记录计划的实际执行状况,进行实际进度与计划进度的比较二)网络计划检査的主要内容.1关键工作进度;2非关键工作的进度及时差利用情况;3实际进度对各项工作之间逻辑关系的影响;4资源状况;5成本状况;
五、进度计划的调整一)网络计划调整的内容1调整关键线路的长度;2调整非关键工作时差;3增、减工作项目;4调整逻辑关系;5重新估计某些工作的持续时间;6对资源的投入作相应调整二)网络计划调整的方法
1.调整关键线路的方法1当关键线路的实际进度比计划进度拖后时,应在尚未完成的关键工作中,选择资源强度小或费用低的工作缩短其持续时间,并重新计算未完成部分的时间参数,将其作为一个新计划实施2当关键线路的实际进度比计划进度提前时,若不拟提前工期,应选用资源占用量大或者直接费用高的后续关键工作,适当延长其持续时间,以降低其资源强度或费用;当确定要提前完成计划时,应将计划尚未完成的部分作为一个新计划,重新确定关键工作的持续时间,按新计划实施
2.非关键工作时差的调整方法非关键工作时差的调整应在其时差的范围内进行,以便更充分地利用资源、降低成本或满足施工的需要每一次调整后都必须重新计算时间参数,观察该调整对计划全局的影响可采用以下几种调整方法1将工作在其最早开始时间与最迟完成时间范围内___;2延长工作的持续时间;3缩短工作的持续时间
3.增、减工作项目时的调整方法增、减工作项目时应符合下列规定1不打乱原网络计划总的逻辑关系,只对局部逻辑关系进行调整;2在增减工作后应重新计算时间参数,分析对原网络计划的影响;当对工期有影响时,应采取调整措施,以保证计划工期不变
4.调整逻辑关系逻辑关系的调整只有当实际情况要求改变施工方法或___方法时才可进行调整时应避免影响原定计划工期和其他工作的顺利进行
5.调整工作的持续时间当发现某些工作的原持续时间估计有误或实现条件不充分时,应重新估算其持续时间,并重新计算时间参数,尽量使原计划工期不受影响
6.调整资源的投入当资源供应发生异常时,应采用资源优化方法对计划进行调整,或采取应急措施,使其对工期的影响最小网络计划的调整,可以定期进行,亦可根据计划检查的结果在必要时进行
(4)进度控制的措施
一、项目进度控制的___措施___是目标能否实现的决定性因素,为实现项目的进度目标,应充分重视健全项目管理的___体系在项目___结构中应有专门的工作部门和符合进度控制岗位资格的专人负责进度控制工作进度控制的主要工作环节包括进度目标的分析和论证、编制进度计划、定期跟踪进度计划的执行情况、采取纠偏措施以及调整进度计划这些工作任务和相应的管理职能应在项目管理___设计的任务分工表和管理职能分工表中标示并落实应编制项目进度控制的工作流程,如1定义项目进度计划系统的组成;2各类进度计划的编制程序、审批程序和计划调整程序等进度控制工作包含了大量的___和协调工作,而会议是___和协调的重要手段,应进行有关进度控制会议的___设计,以明确1会议的类型;2各类会议的主持人及参加单位和人员;3各类会议的召开时间;4各类会议文件的、分发和确认等
二、项目进度控制的管理措施建设工程项目进度控制的管理措施涉及管理的思想、管理的方法、管理的手段、承发包模式、合同管理和风险管理等在理顺___的前提下,科学和严谨的管理显得十分重要建设工程项目进度控制在管理观念方面存在的主要问题是1缺乏进度计划系统的观念—分别编制各种___而互不___的计划,形成不了计划系统;2缺乏动态控制的观念—只重视计划的编制,而不重视及时地进行计划的动态调整;3缺乏进度计划多方案比较和选优的观念—合理的进度计划应体现资源的合理使用、工作面的合理安排、有利于提高建设质量、有利于文明施工和有利于合理地缩短建设周期用工程网络计划的方法编制进度计划必须很严谨地分析和考虑工作之间的逻辑关系,通过工程网络的计算可发现关键工作和关键路线,也可知道非关键工作可使用的时差,工程网络计划的方法有利于实现进度控制的科学化承发包模式的选择直接关系到工程实施的___和协调为了实现进度目标,应选择合理的合同结构,以避免过多的合同交界面而影响工程的进展工程物资的采购模式对进度也有直接的影响,对此应作比较分析为实现进度目标,不但应进行进度控制,还应注意分析影响工程进度的风险,并在分析的基础上采取风险管理措施,以减少进度失控的风险量常见的影响工程进度的风险,如1___风险;2管理风险;3合同风险;4资源人力、物力和财力风险;5技术风险等重视信息技术(包括相应的软件、局域网、互联网以及数据处理设备)在进度控制中的应用虽然信息技术对进度控制而言只是一种管理手段,但它的应用有利于提髙进度信息处理的效率、有利于提高进度信息的透明度、有利于促进进度信息的交流和项目各参与方的协同工作
三、项目进度控制的经济措施建设工程项目进度控制的经济措施涉及资金需求计划、资金供应的条件和经济激励措施等为确保进度目标的实现,应编制与进度计划相适应的资源需求计划资源进度计划,包括资金需求计划和其他资源人力和物力资源)需求计划,以反映工程实施的各时段所需要的资源通过资源需求的分析,可发现所编制的进度计划实现的可能性,若资源条件不具备,则应调整进度计划资金需求计划也是工程___的重要依据资金供应条件包括可能的资金总供应量、资金自有资金和外来资金以及资金供应的时间在工程预算中应考虑加快工程进度所需要的资金,其中包括为实现进度目标将要采取的经济激励措施所需要的费用
四、项目进度控制的技术措施建设工程项目进度控制的技术措施涉及对实现进度目标有利的设计技术和施工技术的选用不同的设计理念、设计技术路线、设计方案会对工程进度产生不同的影响,在设计工作的前期,特别是在设计方案评审和选用时,应对设计技术与工程进度的关系作分析比较在工程进度受阻时,应分析是否存在设计技术的影响因素,为实现进度目标有无设计变更的可能性施工方案对工程进度有直接的影响,在决策其选用时,不仅应分析技术的先进性和经济合理性,还应考虑其对进度的影响在工程进度受阻时,应分析是否存在施工技术的影响因素,为实现进度目标有无改变施工技术、施工方法和施工机械的可能性模板内容仅供参考。