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文本内容:
精品文章《光伏电站档案管理制度》
一、目的为规范公司的工程项目档案管理,防范与控制合同风险,有效地保护和利用档案,维护公司的合法权益,特制定本规定
二、工程项目档案归档范围本规定所指工程项目档案是指项目部在工程项目的设计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文件、图纸、方案、图录像等其主要包括中标通知书,工程承包合同,合同附件,劳务分包合同,专业分包合同,采购合同,工程预(结)算书,工程设计图纸,工程施工图纸,往来公函,传真,会议记录,委托书,开工报告,请款报告,技术资料,主要设备材料估检报告,施工记录验收报告,竣工报告等
三、资料员及其职责项目经理指定专人负责档案管理工作(即资料员),资料员负责档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅、交接等工作其主要职责包括
1、收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料;
2、档案材料的保管;
3、档案材料的查借阅、催还;
4、项目结束后与综合部相关负责人完成档案资料的交接
四、档案的立卷、收集、整理
1、以项目工程为单位,分别立卷,一项目一卷
2、在工程项目的招投标阶段开始立卷,收集该项目有关资料归档管理
3、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累,整理和及时移交归档,移交档案文件时,资料员必须在档案移交清单上进行登记
4、在档案的首页设卷内文件目录,并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息(见附表二)
5、在档案的次页设“合同概要”、“主要事件备要”,主要内容包括合同标的价金,对方单位,联系人,重要日期备忘,应收工程款记录等,该项工作由资料员负责,项目职能人员配合
五、档案的管理
1、对工程项目档案系统排列编号,确定保管期限,编制档案目录(卡片),按一定次序排列和存放
2、每月对档案进行一次清理
3、清除不必要保存的材料
4、对破损和褪色的材料进行修补和复制
六、档案要求
1、文件必须为原件、正文,符合文件格式
2、必须齐全完整,装订整齐,并适当管理
3、传真件应复印一份归档
七、档案的保管
1、档案管理人员应妥善保管,防虫蛀,防丢失,保证档案的安全
2、所有档案应专柜存放,加锁
3、所有档案不得随意查阅、变订,不得置于公共场所
八、档案的查借阅
1、因工作需要查阅档案的应填写好查阅登记...。