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医用耗材SPD一体化效劳方案XXXX年月曰1业务流程:高值耗材配送流程配送目标建立一套高值医用耗材的全程跟踪管理系统,在高值医用耗材进入医院开始到最终用到病人身上都可以受到全程监控,做到每个耗材都能向上追溯到生产厂商、向下追溯到患者个体,可对全过程进行一对一的质量管理和质量跟踪同时可以完成厂商资质的审查、高值耗材注册证信息管理以及提供各种证件有效期提醒,供给商评估,科室使用耗材情况评估等综合查询功能,为本钱核算打下根底采购环节1供给商管理系统,对供给商资质、信用、履约情况进行管理,为合理选择供给商提供科学支持当供给商的三证及授权等资质时效到期时,系统自动飘红、报警,直到供给商重新提交有效的资质文件后,该供给商提供的高值耗材才能被采购把供给商的资质扫描件导入系统,需要检查时可以快速调出资质文件,节省人力2对产品资质进行动态管理,严格审核,严防采购资质不合规的产品3国家未进行统一招标采购的高值耗材品种,组织有关临床和管理专家进行公开、公平、公正的谈判或招标,确定采购品种4国家统一招标采购的高值耗材品种,根据医疗机构自身的特点,组织有关临床和管理专家进行二次遴选,确定采购品种和份额5在确保医疗工作需要的前提下,尽可能减少高值耗材规格品种6减少代理商渠道长度,能选择医用高值耗材生产企业、进口总代理的,不选择代理商;能选择一级代理商的,不选择二级代理商7与供给商签订诚信供货协议,对于不供货、缺乏量供货、不及时供货的供给商/提供不合格或不符合有效期规定的产品的供给商/向科室和个人提供各种“回扣”、“违规赞助”或行贿的供给商两年之内实施“禁入”库房环节1所有医用高值耗材必须办理入出库手续,未经入库,不得使用、试用2首营企业和首营耗材管理系统,对供给商和采购品种建立原始账页详细记录公司营业执照、经营许可证、产品注册证、产品有效期、消毒有效期等关键信息3高值耗材支持寄卖和跟台模式,产品在进入库房后不计入医院总账只有在使用后才正式办理出入库手续,计入科室使用本钱因此,设置了运营方库房,进行耗材的管理高值耗材分为两类,一类为一般高值耗材,如吻合器、疝补片等,一般采用寄卖模式该类耗材由RFID智能柜进行存储和管理,一物一码;另一类为特殊高值耗材,通常是根据相应手术确定使用的高值耗材,如骨科耗材等,这类耗材一般采用跟台模式4高值耗材仓储实行分区分类管理,货位相对固定,货位号与高值耗材管理系统相互对应,通过管理系统可以顺畅检索到对应的库存产品5高值耗材的出入库高值耗材在术前取用后自动生成手术备货单;手术完成后,该备货单根据还货和退货情况自动转化为手术实际消耗单,并对实际库存进行消减;计费完成后,生成最终手术耗材使用清单6管理系统实时监控近效期产品和滞销品种,自动提示库管员及时填写产品换货单交采购中心与供给商联系调换7对到期产品,管理系统自动显示红色报警提示,条码扫描无法实现,自动禁止出库,确保临床应用品种合格、平安、有效8根据医疗工作实际需要,制定科学的库存定额,低于定额下限自动提示订货9通过高值耗材管理系统,库管员能够随时进行供货商资质和产品合法性的查询10对高值耗材定期进行盘点,保证账实相符,对于信息系统反映出的近效期产品和滞销品种与实盘时出现的偏差能做到及时发现、及时纠正使用环节1在重要科室(如介入中心、手术室)设立二级库,由运营方完成院内配送,设立专门的管理员对高值耗材统一管理,把使用科室从非专业工作中解脱出来,充分发挥其专长,更好地为患者提供医疗效劳2设置平安库存,优化订货流程,缺货产品及时通知临床科室更换适宜的产品,防止因缺货而造成医疗风险3手术室在患者的手术记录上粘贴高值耗材条形码,器械科和临床科室在信息系统中记录所使用的高值耗材的品种、规格型号、批号等信息,满足快速可追溯的要求4对使用过的医用高值耗材,由器械科统一监督销毁,确保高值耗材不被重复使用5认真进行高值耗材不良事件和不良反响的监控和分析,为高值耗材的采购与合理使用提供指导6医院每月对高值耗材的使用情况进行公示,根据谈判、招标、二次遴选确定的采购原那么和实际使用情况进行宏观调控,确保耗材的合理使用、其它环节1认真关注国家食品货品监督管理局国家医疗器械质量公告,动态调整高值耗材采购品种2严格医用高值耗材档案管理,为处理医疗纠纷提供准确依据通过以上措施,严格控制高值医用耗材采购环节,强化高值医用耗材仓储管理,跟踪高值医用耗材临床使用各环节,最终形成从高值医用耗材准入直至临床应用、全方位、可追溯、全过程综合管理,确保医疗质量和医疗平安3财务管理主要完成供给商的付款管理、科室本钱核算和相关报表打印功能4消毒流程对于需要消毒的高值耗材,器械护士打包后送供给室消毒后使用普通耗材配送流程配送目标建立普通医用耗材的全程跟踪管理系统,在普通医用耗材进入医院开始到最终用到病人身上都可以受到全程监控,做到绝大局部耗材都能向上追溯到生产厂商、向下追溯到患者个体,可对全过程进行一对一的质量管理和质量跟踪同时可以完成厂商资质的审查、普通耗材注册证信息管理以及提供各种证件有效期提醒,供给商评估,科室使用耗材情况评估等综合查询功能,为本钱核算打下根底采购环节1管理系统对供给商资质、信用、履约情况进行管理,为合理选择供应商提供科学支持当供给商的三证及授权等资质时效到期时,系统自动飘红、报警,直到供给商重新提交有效的资质文件后,该供给商提供的普通耗材才能被采购把供给商的资质扫描件导入系统,需要检查时可以快速调出资质文件,节省人力2对产品资质进行动态管理,严格审核,严防采购资质不合规的产品3在确保医疗工作需要的前提下,尽可能减少普通耗材规格品种4与供给商签订诚信供货协议,对于不供货、缺乏量供货、不及时供货的供给商/提供不合格或不符合有效期规定的产品的供给商/向科室和个人提供各种“回扣”、“违规赞助”或行贿的供给商两年之内实施“禁入”5管理系统集成普通耗材智能需求分析功能,提供多种需求分析规那么如上下限、同期消耗、库存充足率等,帮助生成采购方案,减轻方案人员的工作量
3、库房环节1所有医用普通耗材必须办理入出库手续,未经入库,不得使用、试用临时特殊急需的产品在使用后三日内补齐入库手续2通过首营企业和首营耗材管理系统,对谈判、招标、二次遴选确定的供给商和采购品种建立原始账页,详细记录公司营业执照、经营许可证、产品注册证、产品有效期等关键信息3普通耗材在进入医院库房后不计入医院总账,只有在使用后才正式办理出库手续,计入科室使用本钱将普通耗材分为两类,一类是其最小包装能直接与患者使用直接挂钩可以收费;一类为无法与患者使用挂钩的,不能单品收费第一类货物验收后在系统中录入有效期、生产批号等信息,系统自动按最小包装为单位自动入库,由电子货柜进行管理第二类货物验收后系统中填入有效期、生产批号等信息,不赋码,不打码,该类耗材由智能货柜进行存储和管理4普通耗材仓储实行分区分类管理,货位相对固定,货位号与普通耗材管理系统相互对应,通过管理系统可以顺畅检索到对应的库存产品库管员在发货时可以节约拿货时间,提高工作效率,新手上岗也可以很快熟悉业务5普通耗材的出入库由电子货柜存储的普通耗材在取用和归还时系统自动生成实际消耗单,并对实际库存进行消减;计费完成后,生成最终耗材使用清单由智能货柜存储的普通耗材按照双基数的方式进行管理每次刷卡将完成1产生一个基数(可设定)的补货请求,运营中心将根据该请求完成补货;2产生一个基数的耗材消耗清单,用于本钱结算6管理系统实时监控近效期产品和滞销品种,管理系统自动显示红色报警提示,自动提示库管员及时填写产品换货单交器械科与供给商联系调换对到期产品,条码扫描无法实现,自动禁止出库,确保临床应用品种合格、平安、有效7根据医疗工作实际需要,制定科学的库存定额和基数,极大地降低医护人员的耗材管理工作量8通过普通耗材管理系统,库管员能够随时进行供货商资质和产品合法性的查询9对普通耗材定期进行盘点,保证账实相符,对于信息系统反映出的近效期产品和滞销品种与实盘时出现的偏差能做到及时发现、及时纠正
4、使用环节1运营方配送人员系统自动生成或者科室人工下达的需求信息,以科室为单位,对耗材进行加工出库,货品送达科室后,护士扫描出库单上的科室产品条码可以直接读出该批送货产品明细,并与实货进行核对,在系统中确认收货,同时在出库单上签字确认2对于需要向患者收费的普通耗材,当患者使用后,由护士完成计费在系统中录入患者住院号,扫描普通耗材条形码进行计费,系统将自动把使用的普通耗材信息与患者进行关联3系统提供交接班盘点及定期库存盘点功能,确保账实一致和防止漏费与重复收费5^其它环节1认真关注国家食品货品监督管理局国家医疗器械质量公告,动态调整普通耗材采购品种2严格医用普通耗材档案管理,为处理医疗纠纷提供准确依据3财务管理主要完成供给商的付款管理、科室本钱核算和相关报表打印功能3仓储及办公设施改造方案本方案根据医院实际仓库情况进行设计改造改造后设施、设备一般情况下按照以下标准配置,以实现全库房的信息化管理•扫码枪假设干;•条码打印机假设干;•移动终端假设干;•智能柜假设干;•电子货柜假设干;•智能货柜假设干;•普通货架、周转箱、配送小车等设备如图4信息化管理方案ra二!医用耗材具有品种繁多、材质多样、规格型号复杂、专业性强的特点,其中很多耗材只能根据患者术中的实际情况才能确定材料的型号、规格,增加了采供管理的难度,医用耗材管理系统结合上述特点,对采购、申请、领取、使用、追踪等环节进行高效的管理与跟踪,采用条码管理对采购入库的医用耗材打印唯一标识的一维条形码,在院内各流通环节扫描条形码对医用耗材进行有效管理与HIS系统患者信息相结合,实现了医用耗材的全程追溯SPD智能耗材管理系统主要由以下模块构成根底数据模块该模块由以下局部构成首营企业管理,主要功能有供给商资质文件、证照管理、人员管理、经营范围管理、供给商停用/退出管理等;首营耗材管理,主要功能有耗材品规、包装、类别、招标文件、证照、启用/停用控制、存储条件、类别、灭菌方式、生产厂家等;机构设置管理,主要功能有医院科室在设置、仓库设置等;用户和权限管理;采购管理模块采购管理模块,根据当前库存状况、库存限额设置、最低库存、各科室材料需求方案制订医院材料采购方案采购方案人员制订方案,由负责人对采购方案进行审批,审批时要考虑本期每种材料采购的数量、总金额不能超过本期预算消耗定额产生采购方案清单、方案执行情况采购预算执行情况主要功能:1科室需求方案提供各科室材料需求方案的编制、审核功能2采购方案根据当前库存状况、最低库存、各科室材料需求方案制订医院材料采购方案3统计分析:a)科室需求方案汇总表(物资类别)按物资类别统计某时间范围内的医院或科室需求方案,时间范围可精确到月,提供查询、打印功能b)科室需求方案汇总表(材料)按材料统计某时间范围内的医院或科室需求方案,时间范围可精确到月,提供查询、打印功能c)采购方案汇总表(物资类别)按物资类别统计某时间范围内的医院或科室采购方案,时间范围可精确到月,提供查询、打印功能d)采购预算执行情况按月、年统计每类材料预算执行情况显示内容物资类别名称、预算金额、方案执行金额库存管理模块
(1)库存管理通过记录各种入出库单、移库业务、以及盘点业务,管理物资流水账、库存台账,核算物资实物的收发存数量,提供实时的物资结存数量提供监督物资的平安库存,保质期限、呆滞积压等的报警管理,提供物资二级库管理,物资发放及记账使用与医生医嘱、处方联系从而提高物资记录的准确性,控制物资在一个适当的数量上并在此根底上对物资收发存进行统计分析,提供诸如物资收发存汇总表、出入库汇总表重点表达以下几个方面1)对各科室建立二级库,对科室间接应用于临床的不可单独计费材料和科室自用材料,借助智能货柜进行管理,并定期进行盘点督导科室材料使用;对直接应用于临床的可单独计费耗材,借助电子货柜,实现实耗实消2)对高值耗材如骨科材料等的,预入库、移库、记账使用,实现条码全程跟踪管理,自动生成正式入库单、出库单3)物资材料的储藏建立库存预警机制及效期管理防止积压、防止过期浪费并加快周转率4)库存盘点管理,并且提供盘点的盘亏盘盈处理5)寄卖耗材管理6)跟台手术包管理
(2)主要功能(预入库、移库)入库、出库、领用、销售(记账使用)、库存、盘点1)入库管理入库单是根据采购到货签收的实际数量填制的单据,采购入库和退货都作为入库单,退货作为负数提供入库单的填制、修改、验收确认、审核(取消审核)、入库确认、冲账、打印、查询等功能物资采购到达验收后,必须在系统中填制采购入库单,根据业务流程可以选择提取采购方案、采购订单或储藏定额进行自动生成,如果有变化可以进行调整物资验收无误,选择对应的入库单进行验收确认验收确认后,进行审核,审核后的入库单不能再修改,如果发生误操作,可以通过取消审核后再修改如果已经入库确认的物资要退货,可以填制负数入库单冲抵原入库单的数据采购入库之前物资验收,检查物资名称、型号与方案是否相同是否标明产地、批号、灭菌日期,包装物等项内容如果入库确认后发现有错误,可以通过冲账,将原入库单冲负,重新制作此模块处理采购入库单、盘盈、退库单2)出库管理材料出库提供出库单的填写、审批、出库确认等功能,通过审批后的出库单才能提交库房进行出库确认在填写和审批出库单时要考核本科室材料消耗定额和平安库存库管员根据科室请领出库单,确认发放物资进行发放确认同时提示是否目前库存低于平安库存,与消耗定额的差:如果超出消耗定额,给予提示和控制,限领消耗定额内的物资数量消耗定额本月未执行完,可以累计到下个月超出平安库存,给予提示此处材料出库管理包括科室材料领用、盘亏、报废、有价调拨、无价调拨3)寄卖和跟台入库对耗材进行入库管理,提供入库单的增加、修改、删除可以通过移库操作进行库存转移到其他二级库,只有在正式使用后再同步生成正式的消耗清单消耗管理模块有4种类型的耗材消耗1通过智能货柜的普通耗材消耗医护人员只需要通过刷卡就能实现消耗和补货同步完成,操作简便;2通过电子货柜的向患者计费的普通耗材消耗关联手术或患者后系统自动形成消耗清单;3通过RFID智能柜的寄卖类高值耗材消耗关联手术或患者后系统自动形成消耗清单;4粘贴RFID标签的跟台类手术包消耗关联手术或患者后系统自动形成消耗清单;财务模块完成发票、付款单、退款单的增加、修改、删除等管理功能,发票管理到入库单,付款管理到付款单编辑时,自动与入库单核对,并且提供货到款未到明细表追踪每一笔业务的赊购和付款情况,逐笔编制凭证主要功能⑴发票管理发票单是从供给商获得付款凭证,本模块提供对发票的增加、修改、删除、查询、审核功能付款管理付款单是从供给商获得付款凭证,本模块提供对付款单的增加、修改、删除、查询、审核和财务记账功能;退款单是从供给商获得退款凭证,功能与付款单相同账表查询货到票未到明细表一般按条件查询开发票的入库单显示内容为入库单明细内容票到款未付明细账一般按条件查询未结算的发票显示内容为发票内容应付款明细账供给商应付款明细账应付款期初数据维护对各供给商的应付款的期初数据进行增加、修改、删除管理如果期初数审核确认,不能提供修改功能年末结转年底期初数据结转报表模块该模块可实现各类统计报表的展现、导出、打印功能展现的形式多种多样,包括EXCEL文件、饼状图、变化曲线图、柱状图、趋势预测图等具体包含以下内容,并可以根据医院的具体要求和特色化管理进行增加⑴采购统计分析本子模块实现采购相关的统计分析功能主要功能:采购明细账a)入库明细账根据采购入库单产生,一般按条件列出入库单反映的物资入库信息显示内容b)代销结算明细账根据采购入库单产生,一般按条件列出代销入库单物资入库数量、发出数量、结算数量、及结算金额2)采购汇总统计a)采购汇总(按材料)提供按时间、供给商、采购员等查询条件选择,对满足条件的采购入库单按材料代码汇总b)采购汇总(按供给商)提供某一时间段供给商的金额汇总提供查询打印功能c)采购汇总(按供给商)提供某一时间段供给商的金额汇总提供查询打印功能3)采购分析a)采购本钱分析根据入库单对某段日期范围内的物资与参考本钱进行价格比照分析并,提供查询和打印功能b)供给商价格比照分析根据入库单,对同一种材料比拟一下不同厂家的价格c)采购类型结构分析根据入库单,分析计算每种采购类型占据的总采购金额的比重d)供给商价格比照分析根据入库单,对同一种材料比拟一下不同厂家的价格e)采购资金比重分析根据入库单,按供给商、业务员、物资大类、采购类型进行某段时期内各种货物占用采购资金比重分析0采购费用分析根据入库单,按供给商、业务员、物资类统计计算某段时期内各类物资的采购金额和本金额占总金额的比重愆)采购趋势分析分析一段时期内某科室某物资在一个月的上、中、下旬或者某年内采购趋势⑵账务管理:本子模块实现账务管理相关的统计分析功能主要功能:1)账表管理a)材料明细账输出某时间段某种物资某个批次的收发存数量与金额的变化,数据来自库存记录表b)材料费用表输出某时间段某科室某类物资发出的金额c)材料收发结存表统计显示每个材料某个月份的数量、金额期初数据、入库数、出库数d)科室出入库查询表按照查询条件统计显示材料某段时间内的出入库操作、数量及金额e)期末盘存表统计显示每类材料某个月份的金额,期初金额、本期收入、本期支出、盘亏盘盈金额、结存金额2)统计分析a)收发存汇总表(仓库)按仓库统计某一时间段的仓库收发存金额数据b)收发存汇总表(物资类别)按物资类别统计某一时间段的物资类别收发存金额数据c)收发存汇总表(业务类型)按科室统计某一时间段的物资收发结存金额数据3)储存分析a)保质期预警查询用户指定日期范围内将要失效或已失效的材料保质期预警输出的内容包括仓库、材料、结存数量、结存件数、批号、失效日期、当前日期、状态(临近、到期、过期)、天数、供货单位、科室、业务员等信息b)平安库存预警通过对各种材料当前库存量和平安库存量的比照分析,对超过或低于平安库存量的材料进行报警,并可查询当前库存量等于平安库存量的材料平安库存预警输出的内容包括材料、材料的平安库存量、当前库存量及当前库存量与平安库存量的差c)超高限预警通过对各种材料当前库存量和最高库存量比照分析当前库存量超过最高库存量的材料表示超储材料超储材料查询输出的内容包括材料、材料的最高库存量、当前库存量及超储量d)短缺货预警通过对各种材料当前库存量和最低库存量比照分析当前库存量低于最低库存量的材料表示短缺材料短缺材料查询输出的内容包括材料、各材料的最低库存量、当前库存量及短缺量C)证件效期预警查询物资材料的注册证、许可证等相关证件将要失效或已失效的证件编号证件效期预警输出的内容包括仓库、材料、证件名称、证件编号、起始日期、截止日期、当前日期、过期天数,状态(临近、到期、过期)、天数、供给商、生产商等信息f)呆滞积压物资分析系统提供呆滞积压材料的分析方法是按材料周转率分析的当前库存量与最高库存量或平安库存量比拟,周转率低于呆滞积压标准且超过最高库存量(或平安库存量)的材料为积压材料,周转率低于呆滞积压标准且未超过最高库存量(或平安库存量)的材料为呆滞材料呆滞积压材料分析输出的内容包括材料、各材料的最高库存量(或平安库存量)、当前库存量、短缺量、周转率、周转率与最低周转率(呆滞积压标准)的差、状态(表示该材料是呆滞材料还是积压材料)力在库分析反映存货在仓库中停留的时间将结存数不为零的各存货各批次的入库日期和当前日期进行比拟,其差额即为库龄库龄分析输出的内容包括仓库、存货、结存数量、结存件数、批号、入库日期、当前日期、库龄、供货单位、科室、业务员等信息
(3)综合分析:本子模块实现系统的相关综合统计分析功能主要功能1)费用差异分析a)全院材料费用差异分析把每一类材料的本期材料费用与上期费用、上年同期、预算、平均值进行比拟,计算出差额和百分比b)科室材料费用差异分析把每个科室每一类材料的本期材料费用与上期费用、上年同期、预算、平均值进行比拟,计算出差额和百分比c)科室材料消耗趋势分析分析一段时期内某科室某种物资在一个月的上、中、下旬或者某年内消耗趋势2)全院价量因素分析相对与基数来说,统计由于价格变动,工作量增加,造本钱月材料消耗增加的金额并且进一步计算出非正常消耗金额从而指导管理者加强控制浪费功能通过双重链接,表达科室本期消耗情况和材料价格变动后,单位工作量消耗计算情况3)物资储藏分析a)物资储藏差异分析通过比拟分析的方法,对每类材料的储藏与上期、去年同期、定额比拟b)物资储藏增量原因分析提供分析某一种某一类或全部物资的物资周转率c)物资周转分析提供分析某一种某一类或全部物资的物资周转率d)物资周转差异分析提供季度或年,计算物资类别本期周转次和周转天与上期、同期进行差异分析和比拟对于周转次比上期少的物资材料类别c)物资报废分析分析一段时期内报废物资总额占物资消耗、库存物资的比率5质量控制体系首营企业管理,主要功能有供给商资质文件、证照管理、人员管理、经营范围管理、供给商停用/退出管理等;首营耗材管理,主要功能有耗材品规、包装、类别、招标文件、证照、启用/停用控制、存储条件、类别、灭菌方式、生产厂家等供给商管理系统,对供给商资质、信用、履约情况进行管理,为合理选择供给商提供科学支持当供给商的三证及授权等资质时效到期时,系统自动飘红、报警,直到供给商重新提交有效的资质文件后,该供给商提供的高值耗材才能被采购把供给商的资质扫描件导入系统,需要检查时可以快速调出资质文件,节省人力对产品资质进行动态管理,严格审核,严防采购资质不合规的产品6应急方案信息应急方案□原那么•信息系统重大故障(7*24小时)、非重大故障(5*8小时)全天候快速响应机制-按照不同故障等级,设定相应的应急处理流程及处理要求-明确运维组、信息部门处置故障职责、分工•建立重大故障通报、上报制度-加强运维组、信息及其他业务部门协作处理突发故障能力-按不同故障场景,设定处置预案和临时替代方案-应急保障体系-5*8(工作日时间),由运维团队效劳台接受故障申报・7*24(非工作日时间、节假日),由信息技术总部指定值班人员接受故障申报-值班负责人7结算方式在医院确认物品的使用数量和入库数量前,物品的所有权属于公司,医院确认后属于医院工程任务W1W2W3W4W5W6W7W8W9W10W11W12W13W14W15W16品种梳理信息方案确认系统接口确认设备接口确认客制化、测试、优化硬件采购测试环境部署系统联调测试关键用户培训上旋行9实施团队组织结构及人员名单组织结构及工作小组人员清单如下:11信息系统配备设备清单12网络部署方案中心机房(信息科)SPD系统效劳器二级库(综合楼3F)院内局域消毒供给室运营中心(综合楼2F)操作电脑操作电脑操作电脑操作电脑(综合楼2F)操作电脑操作电脑扫描枪扫描枪扫描枪扫描枪扫描枪扫描枪条码打印机普通打印机条码打印机普通打印机条码打印机普通打印机智能柜智能柜序号品名型号配置备注数量单位1效劳器1套2电脑假设干台3交换机假设干台4打印机假设干台8无线路由器假设干个。