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文本内容:
公文拟写的步骤与方法公文拟写工作的重要性,公文拟写者的修养,公文拟写的根本要求以及公文拟写的步骤和方法公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作相像,但是由于公文在性质、作用及其写作要求上不同,拟写时也有一些需要特殊留意的问题公文的拟写通常按以下步骤进展
一、明确发文主旨任何一份公文都是根据机关工作的实际需要来拟写的因此,在动笔之前,首先要弄明晰发文的主旨,即公文的主题和发文的目的,包括以下几项内容:
1、文件的中心内容是什么?比方布置工作,提出主要抓哪些问题,主要成果及存在问题,下一步的打算;再如恳求事项,拟请上级机关答复或解决什么问题等
2、根据文件内容,预备承受什么文种?比方,汇报工作情况,是写专题报告还是写情况简报;针对下级机关来文所反映的问题,是写一个指示或复函,还是写一个带有规定性质的通知等
3、明确文件发送范围和阅读对象比方,是向上级指导机关汇报,还是向下级所属单位介绍和推广工作阅历;是给指导干部、有关部门工作人员阅读,还是向全体干部或人民群众进展传达等
4、明确发文的详细要求例如,是要求对方机关理解,还是要求对方机关答复,是要求各收文机关贯彻执行,还是供对方参照执行、争辩参考、征求看法等总之,发文必需明确实行什么方式,主要阐述哪些问题,详细要到达什么目的,只有首先对这些问题做到心中有数,才可以落笔起草文件
二、搜集有关材料,进展调查争辩发文的目的和主题明确以后,就可以围绕这个主题搜集材料和进展确定的调查争辩,当然,这也要根据详细情况,并不是拟写每份文件都要特地进展这一步工作例如,拟写一个简短的指令、通知,写一封内容比拟简洁的公函,呈报一项请示等,一般来说不需要特地做搜集材料和调查争辩的工作,在明确发文主旨之后,稍加考虑就可以提笔写作了但是对于问题比拟冗杂,或虽有指导人对问题处理的原那么看法,但还没有形成详细有观点和材料,还要进展详细分析和归纳;或拟写篇幅较长的文件,拟定工作方案、进展工作总结,起草规章、条例,拟写工作指示和指导人讲话等,往往都需要搜集有关材料和进展一些调查争辩工作,因为概念的形成过程,推断的形成过程,推理的过程,就是调查和争辩的过程,就是思维的过程人脑是可以反映客观世界的,反映得比拟正确,比拟接近客观实际写出的文件要符合实际,也必需经过这样一个过程怎样为拟写文件搜集材料和进展调查争辩呢?一是搜集和阅读有关的文字材料;二是到实际当中搜集活材料例如,要草拟本部门的年度工作方案,首先需要查阅党和国家有关的方针政策和指不精神,上级机关布置的任务,本部门去年的工作方案和工作总结,以及参考兄弟单位的有关工作方案等还要认真争辩本部门今年面临的形势,今年的中心任务,上级要求;本部门当前的工作情况,存在的有利条件和不利因素,有什么潜力;争辩针对实际情况应当提出哪些详细指标,需要实行什么保证措施等再如,拟写一个全面的工作总结,需要查阅原订的工作方案,上级机关颁发的主要的指导性文件,这一时期本机关制发的主要文件、下属机关报送的主要文件,有关的重要会议文件,本机关的大事记等;请本机关各个部门的同志开个座谈会,理解各部门的工作情况和工作体会,召集有关人员酝酿争辩总结提纲等在全面调查和搜集了有关材料的根底上,分析争辩主女进展哪几项工作,获得的主要成果及其缘由,工作中的主要阅历教训等总之,搜集材料和调查争辩,是一个充分酝酿的过程是为了把握全面的、大量的素材,理解问题的各个方面然后经过分析考虑产生一个认识上的飞跃,从感性认识上升到理性认识
三、拟出提纲,支配构造在搜集材料调查争辩的根底上,草拟出一个写作提纲提纲是所要拟写文件的内容要点,把它的主要框架勾画出来,以便正式动笔之前,对全篇做到通盘支配、胸有成竹,使写作进展顺当,尽量避开半途返工提纲的详略,可以根据文件的详细情况和个人的习惯、写作的娴熟程度而定篇幅不长的文件,可以大致支配一下文件的构造,先写什么问题、依次再写什么问题,主要分作几层意思等篇幅较长的比拟重要的文件往往需要拟出比拟详细的提纲,包括文件共分几个局部每一局部又分作几个问题,各个大小问题的题目和要点及用法什么详细材料说明等提纲的文字不需要很多,也不需要在文字上推敲当然,需要集体争辩或送给指导批阅的提纲又当别论了拟写提纲是一个很重要的构思过程,文件的根本观点、可以召集确定的会议进展集体争辩争辩和修改,使提纲益臻完善由两人以上分工合写的文件,更需要共同争辩写作提纲,以免发生前后重复、脱节或互相冲突的现象
四、落笔起草,拟写正文构造支配好后,要根据提纲所列挨次,开宗明义,紧扣主题,拟写正文写作中要留意两点
1、要观点鲜亮、用材得当也就是说要用观点统帅材料,使材料为观点效劳运用材料要能说明问题,做到材料与观点全都行文当中,要留意明确观点,用语不能模糊不清,模棱两可,或词不达意,似是而非假设观点不明,令人不知所云,无所适从,或者简洁产生误会,造成歧义便会贻误工作和造成不应有的损失有些文件,只讲观点没有实际材料,就会使人感到抽象空洞,缺乏根据,不易信服而只排列材料没有鲜亮的观点,那么会使人弄不明晰要说明什么问题,不理解发文的意图,特殊是工作报告和情况汇报、经济情况介绍等一类的文件,需要既有观点,又有材料观点和材料的关系,犹如骨头和肉的关系一样,有骨有肉才显得饱满、生动、有力例如,说明某项方针、政策的指示和看法、往往要指出工作中的主要成果、存在的问题、值得留意的倾向,指明怎样去做会有什么好处,指明不应当怎样做,做了简洁产生什么后果,会有什么不利等可行性和必要性,就有必要恰当地运用一些详细材料来说明确定的道理再如,写一份工作简报、调查报告、的材料,以到达沟通情况,详细反映问题,或有生动的事实表彰、宣扬或训练、戒备的目的这样写的文件有理有据,才能使人感到生动真实,乐于信服我们在调查争辩中搜集到的材料是多种多样的,用法材料时必需经过选择与剪裁,使材料可以说明观点,并料严密围绕观点,这就是我们所说的用观点统帅材料材料用得不当,不说明问题,就会出现材料与主题脱节的现象这样的文件,会显得构造松散而杂乱,是缺乏说明力的因此,不能说明问题的材料,宁可不用,不行滥用,材料堆砌、生搬硬套,都是要不得的拟写文件要保持严峻性,要求用材料说明观点,用观点统帅材料,是说观点必要有实际材料加以说明,运用材料必需严密结合观点;绝不是说可以事先主观地划出一个思想框框,然后去拼凑材料,没有材料就去编造、移花接木、渲染拔高,用一些偶尔性的、非本质的虚假的东西作为表达某种观点和意图“根据〃这样来写文件,是违背实事求是的根本原那么,是决不容许的,必需严加制止还需要说明的是,拟写文件要有观点和材料,也并不是说任何文件都必需具有这两个方面例如,一封介绍信、一个详细问题通知、一个简要的批复、一项法规、法令等,一般都不需要引用什么材料来说明观点,而主等
2、要文句简练、交代明晰拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺,又要留意交代问题明晰明了假设为了说明晰问题,就写得啰嗦冗长,是不行取的;而为了简便省事,交代不清,使人莫名其妙,也是不符合要求的正确的写法,应当是宜简那么简,宜详点,如文中涉及的人名、地名、机关名称、或者用法标它机关发生重复和不至于误会,不得随意乱用简称如将“XX省委组织部、宣扬部〃简作“X省组宣〃《会使人看不用代称“沪〃、“渝〃县以下不为人们熟知的地名,前面应冠上所属的省名、地区名、县名等某些事物的全称很长,可以用法已为人们所纯熟的省略叫法,如“两个文明〃、“实现四化等不得随意制造使人难以理解的叫法文中引用的有关阐述,应注明出处引用其它文件时应写明它的发文机关、发文日期、发文号或文件的全标题;引用的语句,应加引号标明文中提及的人名,假设不为对方所纯熟,在第一次出现时,应当写明他的职务、身份和全名,以下可以简称文中遇有特殊生僻的词语,应加以注释总之,不能认为自己明晰的事,对方也必定会理解要从对方考虑别人读了这份文件是否明晰明确一般来说,拟写文件不仅要留意文具通顺、遵守文法规章、正确用法标点符号,还要留意是否交代明晰了什么机关、什么时间、什么地点、什么问题、什么情况、什么缘由、自己有什么处理看法、对对方有什么要求等为使文件的主题鲜亮、眉目明晰,除了简短的文件外一般均应开宗明义,首先交代全文的目的或结论,作为导语,然后再分几层意思说明,在全篇的结尾局部,还可以对全篇的要旨作一个适当的概括,并说明对收文机关的要求例如要求这份文件在什么时间、什么范围传达,什么时间开头执行,请示答复或仅是上报备案等
五、反复检查,认真修改初稿写出后,要认真进展修改写文章,必要下功夫自古以来,好文章都要经过反复修改的写文件也同样尤其是重要的文件,往往要经过几稿才能成熟拟写文件时,自己起草以后,确定要反复阅读几遍,认真地逐字逐句斟酌修改,连标点符号也不要放过
1、关于主题的修改看主题思想是否正确,主题的阐述是否集中,主题挖掘得是否深化只有主题改好了其他方面的修改才会有所根据
2、关于观点的修改修改公文要考虑观点是否正确表达有无问题凡属思想感情不安康,看法不够全面提法不够妥当,概念模糊,以及推理、论证不合规律的地方,都要进展修改
3、关于材料的修改材料是文件的根底,有了正确观点而无材料,或者有了材料而不能说明观点,或者材料过多而湮没了观点,就要对材料进展适当的修改
4、关于构造的修改修改文件的构造,包括文件总体构造的修正,起承转合的调整,层次位置的转变,以及详略的更动等等目的在于使文件更加严谨、畅达、均匀和完好
5、关于语言的修改主要是修改不通顺的字句,不标准的字以及标点符号,以到达语言准确、鲜亮、精炼、生动的要求修改工作要做到认真认真,必需有足够的耐烦和精益求精的精神通过修改,不仅可以进步文件质量,为审核、签发打好根底,也可从中进步写作力量。