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文本内容:
14.8应付款管理
1.1概述规定了XX股份集团总部及其下属公司(下属公司是指XX股份投资(参股或控股)或托管或由上海XX托管的公司)有关涉及集团采购款项的申请、审批、付款、账务记录、对账、账龄分析的工作流程,旨在确保集团按时支付供给商款项,确保应付账款财务信息真实性以及确保集团资金平安等
1.2适用范围适用于XX股份集团总部及其下属公司
1.3相关制度应付账款管理制度
1.4职责分工商务管理部(或各公司履行此职责的部门)负责与供给商对账,接收和审核采购发票,管理和回签采购订单,编制付款方案,提交付款申请财务部负责应付账款核算,发票匹配与管理,并根据商务管理部付款申请和银行结算制度办理应付账款的结算,确保应付账款、预付账款的准确性
1.5流程图
1.6控制目标1-7控制矩阵序号《内控手册》唯一具体控制目标编号控制目标目标类别
114.8-CT1确保应付款管理权限明确经营效率目标
214.8-CT2确保应付款流程中不相容职务别离资产保全目标
314.8-CT3确保集团应付账款数据真实准确财务信息真实性目标
414.8-CT4确保款项支付经过适当授权审批资产保全目标
514.8-CT5确保按时支付应付账款经营效率目标
614.8-CT6确保退款得到适当审批经营效率目标
714.8-CT7确保集团预付账款经过适当审批经营效率目标风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定1存在和发生/真实性;2完整性;3权利与义务;4估价或分摊;5表达和披露12345罚报表工程
14.8-R1应付账款管理权责不清,导致应付账款支付管理混乱,影响集团资金支付平安
14.8-CT
114.8-CA1物流部负责收料及入库事宜预防型应付账款管理制度应付账款管理制度
14.8-CT
114.8-CA2商务管理部负责与供给商对账,接收和审核采购发票,管理和回签采购订单,编制付款方案,提交付款申请预防型应付账款管理制度应付账款管理制度、部门职责
14.8-CT
114.8-CA3财务部负责应付账款核算,发票匹配与管理,并根据商务管理部付账款的结算,确保应付账款、预付账款的准确性预防型应付账款管理制度应付账款管理制度、部门职责风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定1存在和发生/真实性;2完整性;3权利与义务;4估价或分摊;5表达和披露12345会计报表工程
14.8-R2货款支付业务全程由一人负责办理,无他人监督检查,导致资金截留风险
14.8-CT
214.8-CA4所有材料付款必须按权限审批每月15号前,由商务管理部根据供给商的付款条件按付款方式、付款币别、付款类型拟制当月度付款方案急单付款由商务管理部根据采购需求或供给商请款在符合要求下提出支付申请申请/审核/录入/付款预防型应付账款管理制度付款计划、付款申请单、付款记账凭证
14.8-R3各职能部门之间无法定期有效地进行应付账款核对,造成应付款管理混乱
14.8-CT
314.8-CA5应付账款对账由商务管理部发起,定期反应对账信息给财务部,并分析对账差异原因、提出解决方案和跟进差异处理情况预防型应付账款管理制度应付账款对账单
14.8-R4款项支付未经过审批,导致集团资金流失,影响资产保全目标
14.8-CT
414.8-CA4所有材料付款必须按权限审批每月15号前,由由商务管理部根据供应商的付款条件按付款方式、付款币别、付款类型拟制当下月度付款方案急单付款由商务管理部根据采购需求或供给商请款在符合要求下提出支付申请/审核/录入/付款预防型应付账款管理制度付款计划、付款申请单、付款记账凭证风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定1存在和发生/真实性;2完整性;3权利与义务;4估价或分摊;5表达和披露12345会计报表工程申请
14.8-R5款项支付前未核对相关表单票据,导致支付的金额与相关单据不匹配,影响集团资产保全目标
14.8-CT
414.8-CA6财务部对批准后的付款申请进行核对,核对付款申请的批准程序是否合规、手续及相关单证是否齐备、金额计算是否准确、支付方式是否妥当、是否填写约定的结算方式、发票是否已立账,对于信用证付款,审核发票与货物收据是否一致申请/审批预防型应付账款管理制度付款申请单、原始单据VV应付账款
14.8-R6款项紧急支付无领导书面审批单据且事后未补办审批程序,导致财务人员重复支付款项,造成集团资金损失
14.8-CT
414.8-CA7未获得授权审批人员的审批不支付账款预防型应付账款管理制度V应付账款
14.8-R7货款支付不及时,导致供货方扣押货
14.8-CT
514.8-CA8商务管理部根据供给商的付款条件按付款方式、付款币别、付款类型拟制当发现型应付账款管理付款计划风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定1存在和发生/真实性;2完整性;3权利与义务;4估价或分摊;5表达和披露12345会计报表工程物,影响企业正常生产经营以及供给商合作关系月度付款方案及时付款制度第九条
14.8-R8发生采购退货时,采购部门未及时与财务部沟通,导致财务部多支付款项,造成集团资金损失
14.8-CT
614.8-CA9因所购物资产生质量问题等原因发生退货时,由使用部门通知SQE进行复判,确定是有质量问题的直接退回仓库的不良品仓,然后仓库通知采购人员办理退货申请/审批预防型应付账款管理制度检验单、不良品出入库记录
14.8-CT
614.8-CA10采购部应当及时在信息系统上更新退货信息预防型应付账款管理制度信息系统退货记录
14.8-CT
614.8-CAll财务部应当及时根据信息系统中的退货信息进行相应退货处理预防型应付账款管理制度退货记账凭证VV应付账款
14.8-R9应付账款核算不准确、不及时,导致
14.8-CT
314.8-CA12采购部在收到供给商发票后应当及时提交给财务部并申请付款预防型应付账款管理采购发票V应付账款风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定1存在和发生/真实性;2完整性;3权利与义务;4估价或分摊;5表达和披露12345会计报表工程集团财务信息不真实、不完整制度
14.8-CT
314.8-CA13财务部须保证订单、收货单据、发票等匹配,系统中的采购订单号、采购单价、数量必须与供给商回签的对账单及供应商开出的增值税发票中单价、数量、总金额保持一致经办/审核预防型应付账款管理制度订单、收货单据、发票V应付账款
14.8-CT
314.8-CA14匹配相符的发票经过审核,形成供给商的应付账款,同时冲销暂估应付款预防型应付账款管理制度相应会计凭证V应付账款
14.8-R10会计人员未定期与采购人员核对应付款发生额及余额,导致应付账款账账不符,应付款管理混乱
14.8-CT
314.8-CA5应付账款对账由商务管理部发起,定期反应对账信息给财务部,并分析对账差异原因、提出解决方案和跟进差异处理情况预防型应付账款管理制度应付账款对账单VVV应付账款风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定1存在和发生/真实性;2完整性;3权利与义务;4估价或分摊;5表达和披露12345会计报表工程
14.8-R11财务部未定期与供应商核对应付款余额,导致应付账款账实不符,应付款管理混乱
14.8-CT
314.8-CA15关联方对账财务部每月6日前向关联方发出对账单核对数据,要求关联方于3个工作日内反应经确认的对账单由对方财务经理以上领导签字并加盖财务章发现型应付账款管理制度应付账款对账单VVV应付账款
14.8-CT
314.8-CA16与供给商对账由商务管理部发起,定期反应对账信息给财务部,并分析对账差异原因、提出解决方案和跟进差异处理情况发现型应付账款管理制度应付账款对账单VVV应付账款
14.8-R12预付账款没有经过审批,导致集团资金流失,影响资产保全目标
14.8-CT
714.8-CA17集团一般应当采用货到后付款方式进行支付结算,对于合同和招标文件有预付款条款规定的除外授权人员根据审批通过的采购订单审批银行付款通知单,确保预付账款支付的合理性,降低资金风险经办/审批预防型应付账款管理预付账款申请单VV预付账款风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定1存在和发生/真实性;2完整性;3权利与义务;4估价或分摊;5表达和披露12345会计报表工程
14.8-R13对于长期挂账的应付账款未进行调查,导致无法发现可能存在的问题,影响财务报表准确性
14.8-CT
314.8-CA18财务部每月进行应付账款账龄分析,对于账龄较长的应付账款应当同商务管理部一起分析原因如果是供给商不需集团付款,那么应当作核销账务处理发现型应付账款管理制度应付账款账龄分析V应付账款。