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文本内容:
物资采购系列管理制度(涵盖计划、审价、采购、检验等制度)
一、物资计划管理制度物资供应计划是组织物资供应的主要依据,是物资供应的中心环节各部门应根据实际生产需要,分别编制年、季、月物资申购计划为此特制定本制度
1、各部、分公司每年必须在12月底之前做好物资分公司下发的第二年度材料计划的申请表填报工作
2、在填报第二年度材料计划时,各单位应根据公司下达的年度任务情况,认真准确地地订出全年生产所需材料用量计划,确保本单位材料计划符合生产和维修的需要
3、对已审定的各单位年度计划,一式二份由材料计由申请单闰负责人、物资分公司经理签名盖章后生效,双方单位各执一份
4、物资分公司对各单位所签订的年度材料计划设立帐本进行材料计划执行情况管理,做好材料计划在领用过程中帐务方面的记录
5、为了加强物资计划管理,物资分公司对于计划外材料的领用应严格控制,有少发和不发的权力
6、物资分公司每月根据生产计划和仓库保管员提供的正常物资储备计划,分析编制每月物资采购计划和资金使用计划,经主管领导审签后分别送财务资产部、物价委员会采购员在计划限额内进行采购,确保供应和减少积压,用活资金
二、物资采购审价管理制度为了加强公司物资采购价格的管理,维护财经纪律,提高经济效益,特制定物资采购价格管理制度
1、公司成立价格审查委员会,在公司经理层负责指导下,由财务审计部、纪委、生产计划部、综合管理部等部门负责人组成,财务审计部为组长单位,综合管理部为副组长单位
2、价格委员会的职责审查外购原材料、外协件、外购件、设备采购的市场价格,审批最高购价;审查土建工程造价,限定合理费用限额;审彳比废旧设备、废旧物资和边角余料的处理,限定最低变卖价格;参与经济合同评签,确定产品的签约价格和最低限价,注意市场动态,及时收集各类物资和产品的价格信息
3、必须坚持物资采购价格审计签证制度凡公司所购的所有材料,用于生产和非生产的所购设备,都要严格执行先经价格审查委员会审计后采购的规定各种物资采购,不经审计签证,经办单位不得签订合同或采购物资,财务审计部不得预付货款或办理货款结算
4、物资采购前,由经办单位提出审查申请,并报送有关资料,审查委员会受理后,提出审查意见,发送经办单位和财务审计部,但需审查委员会前往调查或随同签订合同时,时间不受限制
5、根据第二条规定,经办单位必须报送下列资料
(一)、经过批准的物资采购计划;
(二)、物资采购品名、规格或型号、数量、用途和价格等;
(三)、供货单位的详细地址和联系电话;
(四)、货物的主要供应地;
6、审查的主要内容
(一)、重点审查物资采购价格的真实性、合理性;
(二)、审查物资采刚强的手续是不明齐全;
(三)、审查购销合同的完整性
7、特殊情况的处理急需购买的物资,而财务审计部调查了解又来不及时,报审查委员会同意,可以先购买后审计一次采购量特别大,价值特别高的物资采购价格,审查委员会可以召集有关部门的专业人员讨论,并报公司办公会同意的方式定价
8、处理原则—、经办单位申请的物资采购价格,审查委员会出具同意或不同意的意见;对未提供完整资料的物资采购价格申请,审查委员会可以不受理
二、未以审计的物资采购价格,除责令停办外,追究单位领导责任酌情给予经济处罚物资内部计划价格管理办法由于公司存货品种繁多,收发频繁,适用计划价格法,这样可以简化会计处理工作,而且通过实际成本与计划价格对比,可以促使采购部门降低采购成本,节约开支根据《中华人民共和国会计法》,特制定公司内部计划价格管理制度
1、由财务审计部与物资分公司制定每一品种规格存货的计划成本存货计划成本的组成内容与其实际成本构成一致,包括买价、运杂费和有关税金等制定的计划成本应尽可能接近实际,上下浮动不超过实际价格的5%o每年根据物资采购情况对计划价格调整一次,除一些特殊情况外,计划价格在年内_般不做调整
2、由物资分公司根据制定好的存货计划编制计划成本目录,规定存货的分类、各种存货的名称、规格、编号、计量单位和计划单位成本
3、由物资分公司设制数量金额明细账,财务审计部设制金额三栏账物资分公司收入材料时,编制收料单,分别填制实际价格与计划价格发出材料时按计划成本填制领料单,将单据按计划成本登记入数量明细账中,并于月末时交财务审计部进行稽查
4、财务审计部收到存货单时,按采购实际成本记入”物资采购”,按计划成本记入“原材料“,计算计划成本与实际成本的差异登记材料成本差异,该科目借方登记实际成本大于计划成本的数数额,即超支额,贷方登记实际成本小于计划成本,即节约额
5、财务审计部在月末时将材料成本差异在已发生的材料进行分配,即本月发出材料应负担的差异=发出材料的计划成本x本月材料成本差异率,且从材料成本差异”账户转入”生产成本””管理费用”等账户
6、期末结存存货的实际成本可通过存货账户和材料成本差异账户反映即实际成本=计划成本士成本差异
7、材料成本差异随着材料的入库而形成,随着材料的出库而减少,如领用材料,灿售材料,消耗材料等,财务审计部每月计算本月材料差异率即本月成本差异率=(月初结存材料的成本差异+本月收入材料的成本差异)一(月初结存材料的计划成本+本月收入材料的计划成本)
四、物资采购管理制度为加强公司物资采购管理,建立完备的物资供应网络,把好物资采购质量和采购成本,提高生产效益特制定本制度本规定所指物资采刚强管理包括采购计划管理、物资采购管理、合格供方管理
(一)采购计划管理
1、编制物资供应计划时,应严格依据技术部门制定的产品材料消耗定额、技术标准和产品外购配套目录,生产计划部应根据产品生产计划结合实际库存,参照消耗规律,正确编制半成品采购计划
2、编制物资供应计划时,要充分考虑先进合理,略有余地,坚持节约,压缩库存,合理储备,在保证生产的原则下,减少占用资金,加速资金周转
3、凡材料型号,材料规格需要代用时,物资分公司应填写产品零件著者代用申请单,交技术部门会签同意,开好材料代用单交库,随着发料单交各分厂进行使用
4、产品所需外购配件的使用,由物资分公司计划员与技术部门的有关人员联系,书面签字同意后方可备料
5、物资分公司计划员根据生产投料和现有库存所需原材料配件的品种规格,在编制物资定额资料时,应与公司有关部门协商以便纳入物资供应计划,为组织好货源做好准备,产品消耗定额在实施过程中,如有变动,技术部门应及时会同修改
(二)物资采购管理
1、物资采购工作应凄守国家政策法规和公司的各项管理制度,采购业务员应认真学习国家颁布的《中华人民共和国合同法》和有关法律法规树立主和翁思想,不徇私情,不谋私利,兢兢业业搞好物资供应工作
2、采购物资必须符合国家有关质量标准或企业标准,坚持专业化、高起点、就近、择优的原则,选择合格供应商,采购物资必须在合格供应商名单中选择,因特殊原因需在合格供应商名单外采购物资,经公司技术部、质量保证部同意,经总工程师批准方可临时采购
3、采购业务员应严格按采购计划中规定的物资名称、规格、型号、数量、按图纸、技术要求或企业标准进行采购,需签订合同的应认真填写合同内容,及时进行合同审核会签,按计划要求组织采购物资回公司
4、物资进公司后,采购业务员必须在三天内进行交验,并办理入库手续入库单应详细填写各项内容物资入库应有明显标识,当月采购物资的有关凭证(发票、入库单)应在25日前交财务结算
5、采购业务员应对采购物资质量负责,出现质量问题不能能用的物资,确属供应商责任的应进行索赔,索赔又分为退货、更换、降级降价处理或其他方式,同时要加强对合格供应商的质量控制做好质量记录,作为评价合格供应商质量状况的依据
6、为控制产品成本,采购业务员应依照公司审定的价格采购物资,超过限价的经办理审批手续,未规定采购价格的外购件应按公司的有关规定采取招标、议标等式逻辑方式比质比价采购
7、对用户提供的产品,按公司管理规定,手续齐全后接收,并视同自已采购的物资办理入库手续(=)合格供应商(外协、夕卜供单位)应具备的质保能力及基本条件评定方法合格供应商应具备的质保能力基本条件及评定方法:
1、具备工商部门下发的下式营业执照,税务登记证、组织机构代码证
2、有完完善的质量保证体系,质量管理,质量检验和计量人员具有相应的资格证书
3、进厂原材料质量稳定,进货渠道正规生产的连续批产品质量稳定有质书备查
4、对不格品处理有制度和规定,且不合格品标记明显,不混淆
5、必须具备能满足公司产品(夕卜协)需要的基本生产能力、检验手段
6、工艺管理有严格的工艺规程,生产现场工艺流转符合要求,且各道工序业务有书面记录可查
7、对各种有用器具,仪表抽查应在周期有效期内
8、对各种材料进厂化验,机械性能试验等原始记录应妥善保存
9、文明生产满足要求,零件不落地,在制品运转无磕碰划伤
10、严格按照国家标准或供需双方有质量保证协议生产检验
11、关键项目性能指标要100%合格合格供方评定方法:
1、公司成立合格供方评定小组,由总工程师任组长,技术部、质量保证部、物资分公司为组员,开展合格供方认定和审批工作
2、初步资格认定程序:、生产计划部、物资分公司根据生产及配套需要选定符合基本条件的意向性单位、生产计划部、物资分公司填写合格供方评定申请表,申请表后附意向性单位的营业执照、计量等级证书、质量认证证书、设备清单、人员结构图及业绩或获奖证书、银行帐号必须与合同帐号一致、质量保证部牵头组织技术部、物资分公司等单位人员或委派若干人员到申请单位进行调查,按基本条件做好调研报告、质量保证部根据历年验收记录,提供申请单位产品实物质量状况,作为认定依据之
一、由总工程师主持不定期的对供方的质量审查会议
3、合格供方管理供方提供的产品配件质量状况在外协供货检验台帐和外购货检验台帐上反映,质量保证部每月向综合管理部提供物资质量状况数据合格供方评定小组采取抽查的方式到供方现场实地调查质量管理和实物质量状况,作为为调整供方的依据造成公司重大质量事故提供不合格产品的供应商质检部负责提供数据经评定合格供方评定小组研究立即撤消合格供方资格凡供方造成的质量损失,由本公司责任单位负责追赔,根据质量损失统计结果在货款中扣除或补料五物质检验计量验收制度
1.对物资检验计量验收过程进行控制,确保进厂物资符合公司规定要求以达到最终产品满足技术文件要求
2、适用范围本制度适用于所有产品的原材料、夕卜协件的检验验收控制
3、职责
3.1原材料检验员负责进厂原材料的产地、数量、批号、批号核对与抽取样品,对原材料的外观、夕卜协件的外观、尺寸等进行检验,理化测试后根据理化测试报告单出具合格证或不合格通知单
3.2理化室负责对进厂原材料进行理化测试并出具测试结果通知单
3.3计量室负责对外协件进行计量验收并出具不合格通知单或入库检定合格证
3.4过磅员负责对需要过磅的进厂原材料过磅并出具过磅单程序
4.1原材料L1物质分公司根据采购控制程序进行采购,根据组批规则对原材料进行组批,填好托验单送检验部门托验
4.
1.2原材料检验员接到托验单后在一天之内对原材料的产地、数量、批号复核后,对原材料的外观进行检验,外观合格的进行抽样送检,外观不合格的直接开具不合格通知单
4.
1.3理化室在接到原材料检验员托验后两天之内对原材料进行理化测试,理化室主任对理化室测试结果审核后开具理此测试结果通知单
4.
1.4原材料检验员根据理化测试结果通知单和进厂原材料验收标准对原材料合格与否进行判定,(按要求允许重取样的可以进行重新取样送检),开具合格证或不合格通知单经部门领导审核盖单后返还物资分公司
4.2夕卜协件
4.
2.1物资采购部门根据采购控制程序采购后,根据组批规则对外协件进行组批填好托验单送检验部门托验
4.
2.2原材料检验员接到托验单后在两天之内对外协件的产地、数量、批号复核后,根据对应验收标准对外协件进行检验验收,经部门领导审核盖章后出具合格证或不合格通知单
4.
2.3计量检定人员对外协件根据对应检验规则对外协件进行计量检验后,经室主任审核开具合格通知单或入库检验合格证。