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文本内容:
硬核办公室主任的主要标志很高兴到XXXX与大家沟通在座的大都是办公室主任,我着重讲一讲硬核办公室主任的三条标志精准办文,高效办会,稳妥办事关于精准办文精准办文,包括起草公文和传递公文,重点和难点是起草公文所以,我们侧重商量公文起草问题主要讲以下五点:在近40年的各级机关生涯中,我基本上是与文字材料打交道,深切体会到,办文当然要有较好的文字基础,也就是说需要有才气,但这还远远不够,还需要有力气,更需要有好脾气具体来说,要发扬“四不怕〃精神一是不怕吃苦文字工作确实是一个苦差事、累差事业内戏称“四水干部〃喝墨水、费脑水、流汗水、尿黄水〔上火)记得我刚到机关工作的时候,流行着一首“好了歌〃人人都说秀才好,笔尖走马任逍遥怎奈头上紧箍带,吃苦受累谁见了说办文苦,首先它是艰苦的脑力劳动我在宣扬部门和组织部门都干过,无论是宣扬部门的新闻报道,还是组织部门的内部材料,都是创造性的劳动要步入笔下生花的境界,有文字功底当然重要,更重要的是要有思想笔杆子的“思想〃,不是凭空就有的,需要平常多调研、常积累、勤思索所以爬格子人的大脑,一天到晚都没有闲着的时候每当任务下达,犹如一块沉甸甸的石头压在了心上,走路的时候在想,吃饭的时候在想,连睡觉的时候也在想半夜时分突然有了灵感,再困再累也得爬起来记在纸上,生怕一觉醒来忘了办文之苦在八小时之外,没有吃苦耐劳、加班加点、连续作战的精神,是很难坚持的时下对于加班加点写材料、推材料,好像有一些不同的看法,我个人认为,“梅花香自苦寒来,不磨砺不成熟,不加班不成才真正有作为的“笔杆子〃都要经受吃苦过程,从接受任务那一刻起,就会感到沉重的压力,吃不下饭,睡不好觉,有时因为一个问题,因为一句话甚至一个字,要绞尽脑汁、冥思苦想、苦痛地琢磨好半天,还可能没有结果;有时感到脑力缺乏,身心疲乏,心理和生理承受到了极限;有时时间紧,往往夜以继日,连续加班,打通宵甚至连续几个通宵都不鲜见时常被累得眼睛红红的,眼圈黑黑的,脑袋懵懵的,身子飘飘的,两腿软软的,身心疲乏不堪,心理和生理的承受都到了极限所以,吃不了苦,受不了累,熬不了夜,是很难做好这项工作的要把文办好,就要自觉做到,不怕吃苦,甘愿吃苦,以苦为荣,以苦为乐,这是办文必备的精神之一二是不怕返工文章是改出来的,不是写出来的在实际工作中,写一遍就胜利的状况比较少见,反复修改,甚至多次返工的事常常发生有一次,我同国务院办公厅的局处级干部沟通体会,他们都是给国务院领导和部委领导起草讲话的大手笔,他们起草文件和讲话,也不是一遍就胜利了的,从起草前到成稿后,从内容到形式,反复商量,反复修改,千锤百炼常常搞文字工作的人,对“返工〃现象司空见惯,让变路子就痛痛快快地变路子,让改句子就痛痛快地改句子,让换例子就痛痛快快地换例子,改多少遍也不能发牢骚、发脾气三是不怕批判机关干部辛辛苦苦、加班加点细心搞出来的文字材料,不被领导认可,受到批判甚至严峻批判的事时有发生我所在的单位有一位领导,自己文字水平特殊高,对部属要求以文字刻薄而著称他看到机关干部送来的草拟文件不满意,常常不客气地说,真想不到你在机关工作这么多年了,竟写出这样烂的材料,还有脸呈送给领导,假如我是你,干脆从楼上跳下去算了有时候,他看完送来的稿子不满意,就自己动手修改改完后把起草的机关干部叫来,指着稿子说,你写的东西我改正了,只用了一个标点,还是换了地方用的宝剑锋从磨砺出不批判不进步假如你能经受得住批判的考验,就不愁成不了办文高手四是不怕无名同样是“爬格子〃,作家、理论家、教授和其他爱好写作的自由撰稿人,文章发表后可以拿到稿酬,可谓“名利双收〃,承办机关公文,不是为自己写作,做的是幕后英雄,干得是悄悄无闻的工作,不能处处张扬,不能自吹自擂所以,要成为办文高手,必需冲破名利思想的羁绊第
二、贵在积累资料有人问我,怎样才能尽快成为办文高手,有没有捷径可走?我想平常注重积累资料,可能就是一条最正确捷径机关干部需要积累的资料包括很多方面,可以说多多益善就办文的需要来讲,我认为可按“飞机型〃来积累飞机有机头、机身和机翼,有了它们就可以鹏程万里、翱翔蓝天〔一)“机头〃类资料“机头〃是管方向的起草机关公文,不是个人随心所欲,文中的思想观点、倾向性意见包括对策措施,都是要有根据的,这类资料就是保证你正确行文的根据具体来说,“机头〃类资料主要有如下三个方面一是大政方针类包括党和国家的路线方针政策、决策部署、重要文件和上级领导的重要讲话、指示、批示,它们决定着一个时期的进展思路、进展方向、基本原则,关乎国计民生、民族前途,是各级组织行动的指南、决策根据,必需搜集整理,把握手中,最好熟记心中二是政策法规类政策和策略是党的生命,如今又提倡依法行政,政策法规类的资料必需认真积累它们是国家大政方针的具体化,层次上涉及到宏观、中观、微观,内容上涉及政治、经济、军事、文化科技、外交、民生、宗教等各个方面,而且都是带有刚性、强制性,在实践中只能遵循不能违背任何人无论多聪明,不行能都记在脑子里,但是只要你留心把它们积累起来,用起来就查阅方便多了当然这有一个问题需要留意,涉密的资料要进行脱密处理或妥当保管,不能违背保密规定,更不能发生失泄密问题三是时事政策类大凡是办文高手,大都对国际国内总体形势、重大转变、进展趋势等方面有个总体的了解和把握,政治方面的如意识形态、军事、外交、人权,经济方面如主要理论和流派、进展模式和阅历教训、重要政策和机制创新,社会进展方面如重大事件、舆情动向、关注热点等,虽然积累这些资料在公文起草时未必能全部用的上,但是对于开阔视野、拓展思路、科学研判形势,在总体格局中找准工作前进的方向,都是特殊有益的〔二)“机身〃类资料“机身〃是基本载体,这类资料事实上指的是支撑公文主体的基本资料常言讲,巧媳妇难为无米之炊有了这类资料,“巧媳妇〃就会成为有“米〃之炊机关各类公文虽然写法各不相同,但都跳不出“说理、说事、说人〃的基本功能说理,就是阐述理论根据、思想认识、基本观点等;说事,就是是什么、做什么、怎么做等;说人,就是思想境界、精神状态、方法与作风、素养与能力要求等我们积累资料,就要围绕着满足公文这些功能去积累这样才能有的放矢,派上用场关于“说理〃的资料,已在“机头〃类的积累中涉及到这里主要是积累“说事、说人〃类的资料一是大事、要事资料这包括历史和现实的、国内和国外的、本地和外地的、物质文明和精神领域的重大事件、重要成果和重要阅历教训等等占有大事、要事资料,有利于起草公文时站在全局上观看问题、分析问题、提出问题、回答以下问题二是基本状况和进展动态基本状况是一个地方的人口、土地面积、行政区划、风土人情、决策部署、重大成就、存在问题、进展方向等,都需要积累起来,牢牢记在脑子里相对来说,基本状况是“死〃的,还简洁把握一些;进展动态则是“活〃的、是千变万化的,必需通过常常性的观看、分析、研判、综合才能把握得住假如这类资料积累不够,写起东西来要么腹中空空、无从下手,要么不得要领、乱写一气,要么拾人牙慧、缺乏特色三是典型事例、典型阅历运用典型指导和推开工作,是领导机关一贯的也是行之有效的工作方法在领导讲话、调研报告、工作总结和汇报材料中,都离不开典型事例和典型阅历,通过引用典型阅历激励先进、阐释观点、启发思路,提出任务和要求因此,平常要通过读书看报、浏览网页、调查商量等各种形式和机会,觉察和了解典型,包括地点、人物、事件、成果、主要阅历以及有关数据等,都要记下来,以备在起草文字材料时运用积累典型资料力求全方位,个人的、集体的,本地的、外地的,正面的、反面的,等等,都要多积累一些这样就能做到“手中有典型,下笔时不慌〃四是社情民意社情民意是社会的“晴雨表,是领导决策的重要根据,因此也是机关干部起草文字材料不行或缺的“信息源〃获取这类资料的渠道很多,包括专题调研、座谈沟通、问卷调查、个别了解、登门走访、网络搜寻等等,只有把社会上和单位里或行业中带倾向性、苗头性、规律性的东西都把握住,才能使起草的文字材料具有针对性、有用性〔三)“机翼〃类资料机翼是腾飞的翅膀这类资料事实上为公文增色、美容的资料那么,这类资料包括哪些呢?一是历史典故在人类历史的长河中,古今中外留下了很多脍炙人口的典故,这类资料看来与机关公文写作关系不是很大,但有时又确有用得上比方有时引用某个历史事件和历史人物,可增加文稿的厚度和可读性、生动性例如李瑞环同志在会见香港各界知名人士时的讲话中,运用了这样一个典故古书中记载了这样一个故事,汉朝时,京城田氏三兄弟田真、田庆和田广,始终和谐相处,庭院中有棵紫荆树,也长得花繁叶茂,但后来他们闹别扭,要分家,紫荆一夜之间就枯萎了,兄弟三人大为震惊,大受感动,于是兄弟不再分家,和好如初,紫荆花又盛开如故晋代陆机作诗说“三荆欢同株,四鸟悲异林〃唐代李白感慨道,“田氏仓猝骨肉分,青天白日摧紫荆〃实践证明,历史典故运用得当,可使公文增辉、增色二是名言警句这主要是指经典著作、文学作品、史籍和报刊上的某些精辟的语言,句子不长,但字字珠巩,意蕴深刻,闪烁着哲理和智慧的光辉引用到机关公文中,往往会成为“亮点〃、闪光点,引人注目,发人深思如“水能载舟亦能覆舟〃“先天下之忧而忧,后天下之乐而乐〃“鞠躬尽瘁,死而后已〃“上梁不正下梁歪〃“屋漏在下,止漏在上〃,等等,即通俗易懂,又一语中的,引用的好,画龙点睛,往往使文稿增色不少三是群众语言群众语言是特殊丰富的,既生动活泼,又具有很强的概括力如“打铁先得自身硬〃“群雁高飞头雁领〃“领导带了头,群众有劲头〃“单位好不好,关键在领导;班子行不行,先看前两名〃,等等,所以,积累和学习群众语言,是办文不行或缺的一个方面四是例文范文起草公文常常提出一些带战略性、纲领性的东西包括指导思想、奋斗目标、工作重点等,有些机关干部为查找合适的句子而煞费心机,而类似的句子在报刊文章和文件、信息上俯拾皆是,只要平常留意积累那些质量较高的公文例文范文,看看人家是怎么写的,思路就会豁然开朗五是流行新名词当前,我们处在瞬息万变的信息时代,学问的更新换代加速进行,日益丰富的社会生活,催生了大量的新名词,同样需要积累熟记,并把握其内涵如,中国梦、正能量、改革红利、量化宽松、安倍经济学、3D打印、大数据、微时代、光盘族、低头族、土豪、流淌性、社交网络、移动互联网、4G、吐槽、点赞等等流行语的积累和运用,能使公文语言跟上时代步伐第
三、精确把握领导意图机关行文的最正确模式是两个结合,一是上情与下情结合,二是领导意图与机关指导工作的总体思路结合其中精确把握领导意图是最关键环节平常机关草拟的某些文件,一遍一遍地被领导打回来,其中多数不是文字问题,而是与领导的意图不吻合,即使是文字问题,也说明没有正确表达领导的意图我以起草领导讲话为例,谈一谈精确把握领导意图的浅见大凡领导同志要在某个会议上发表讲话,都会把起草讲话的人员找来“面授机宜〃,即把意图交代清晰,如讲几个什么问题,着重强调什么和解决什么等等这时候你必需认真听,认真记,认真理解,最好把领导的话一字不漏地记下来因为这里面可能有两种状况,一种是领导已经事先经过缜密思索,打好了腹稿,讲出来的思路已经很成熟、成系统,稍加整理就成为很理想的文章框架了,所以你当然要全盘记下,这样写起来就会省劲的多另一种状况是,领导虽然事先做了认真思索,但说出来时可能不够连贯、不成系统,甚至可能是零零碎碎、重重复复,即使这样你也要把它全部记录下来,而后经过加工整理,使之连贯起来、系统起来领导的意图很明确、很完好那好办,假如不太明确、不太完好那怎么办?这种状况我们常常遇到,因为领导同志由于工作太忙,有时来不及作系统周密的思索,所交代的只是一个模糊的轮廓,一个粗略的想法,或者只点到现象而没有形成观点,或者只提到观点而没有串成一条清晰的思路,或者连点到的现象和提到的观点都未必正确在这种状况下,我们起草人员同样把领导的原话记录下来,然后认真琢磨领导心里想得是什么?他说得那些话想表达的是什么意思?还有什么话想说没有说出来?琢磨清晰后再加以梳理、完善和发挥,使领导的思路由不清晰到清晰,由不完好到完好从这方面说,机关干部的头脑,应当是领导头脑的扩张,机关干部的思维,应当是领导思维的延长还有一种状况比较难办,就是领导事先没有交代写作意图,叫你先列出个提纲来再说这里有儿种可能,一种是领导确实腾不出时间来思索,一种是他有意发挥起草人员的主观能动性,考考你的能力和水平,还有一种是他信任你的能力和水平,无须多作交代这种状况怎么办?要把握住两条,一条是,根据会议主题和上级的有关要求、本单位的实际状况,揣摩和预报领导可能要讲些什么另一条是,根据该领导历次讲话的特点和平常与领导的接触,弄清领导宠爱讲什么把这两个方面捏合起来,再加上自己的学问积累和分析思索,就可能八九不离十,简洁得到领导的认可这里还涉及到一个问题,作为领导意图,不只是起草讲话稿之前,包括平常也要多加留意与领导交谈,伴随领导参与各种活动或者下基层调查商量,听领导在一些场合的即席讲话,都是捕捉领导意图的极好时机因为一般来说,领导在考虑什么问题,对什么事情感兴趣,对当前和下步工作有何准备,不仅在正规场合,平常也会在言谈和行动上有所表现,特殊是他那些脱口而出的话,往往是他真实思想的表露,其中不乏真知灼见、妙语佳词把这些看似零散的东西记下来、集中起来,加以综合分析,就不难觉察领导的“关注点〃、“兴奋点〃,不难把握领导的思想脉络和思维习惯,这样,就是领导事先没有交代写作意图,也能做到临阵不慌了应当留意的是,精确把握领导意图,并不是确定“奉命行事〃,领导怎么说就确定要怎么写,哪怕说得不对也坚决照办,不能有丝毫更改事实上,有时候领导同志也会以商议的口吻交代意图,这时候,你当然要认真听、认真记,假如觉察有什么不妥,有什么疏漏,也可以而且应当大胆提出,只要领导认可,也就成了领导意图即使领导不是以商议的口吻交代意图,你也要敢于发表个人意见,要是你讲得有道理,领导还是会接受的这是发挥参谋助手的一个重要方面假如唯唯诺诺,见误不说,见错不纠,看似敬重领导,事实上是对领导、对工作不负责任还有一点需要明白的是,领导意图是不断深化的有时候,你根据他的意图起草出的讲话,他可能也不满意,而且推翻重来,这并不是说他原来交代的意图错了,而是经过更深入地思索,特殊是你给他提供的讲稿又启发他的灵感,对问题的认识又进一步深化,形成了新的想法和看法所以,在起草的过程中,不断转变,反复调整,反复修改是正常的,作为起草人员不要有任何抵触心情第
四、把公文写成美文.什么是美文?《辞源》的解释是奇特的文辞我觉得,美文是个与时俱进的概念通俗地讲,凡是写得好的文章,不管是文学作品,还是有用文章,就是美文那么,文章怎么叫好,怎么叫不好,怎么才能写好,这里面的道理很多,可以说,智者见智,仁者见仁不然就不会有“文无第一武无第二〃之说毛泽东曾经提出一个要求“文章和文件都应当具有这样三种性质精确性、鲜亮性、生动性〃我认为,具有这“三性〃的公文,就称得上是美文具体说来,把公文写成美文,至少要具备“通俗、深刻、简洁、生动〃等方面的特征一是通俗一一深入浅出,言近旨远文章的表现形式大致可分为四种深入深出,深入浅出,浅入浅出,浅入深出这四种以深入浅出为最好,以深入深出为最差其中的道理不言而喻我们写文章、写文件是给人家看的,不是给自己看的,所以只有你自己能看懂不行,最主要的是让人家看懂才好人家看不懂或不完全懂,就看不下去,即使硬着头皮看下去了,似是而非,也难以收到好的成效用毛主席的话来说,文章、文件“切忌死板、老套、令人看不懂,没味道,不起劲〃写文件要通俗,要有口语,要有目的性所以,起草公文要进行通俗化、浅显化、群众化处理二是深刻一一触及问题,观点鲜亮机关公文总的要求,就是一切立足于解决实际问题所谓深刻,就是要有鲜亮的立场和观点,敢于触及问题,提倡什么,反对什么,必需旗帜鲜亮因此,中央在一个《通知》中指出“一个领导者,起草一个文件,或者讲一篇带有指导性的讲话,总应当提出问题、分析问题、解决问题〃问题是公文的灵魂触及的问题越尖锐、越突出,引起的影响就越大;触及的问题涉及范围越广泛,引起的反响就越剧烈;触及的问题越难解决,在历史上反复的次数越多,影响就越长远有一首耳熟能详古诗“锄禾日当午,汗滴禾下土谁知盘中餐,粒粒皆辛苦”流传已经两千年了,到如今还在传颂,为什么它有那么强的生命力?这首诗针对的问题一一也就是有些人不珍惜劳动人民汗水的现象还广泛存在,据统计,中国人在餐桌上浪费的粮食一年高达2000亿元,被倒掉的食物相当于2亿多人一年的口粮正因为“舌尖上的浪费〃现象触目惊心,所以人们还常常举出这首诗来教育大家,什么时候浪费问题不存在了,这首诗就没有生命力了再如,上个世纪六十年月宣扬了焦裕禄这个典型,在当时引起反响很大,很剧烈半个世纪过去了,如今把焦裕禄搬上电影、电视,反响还是很大,不少人感动得流泪为什么,焦裕禄是针对有些干部的事业心不强、作风不廉洁的问题写的,这个问题在当时干部队伍中很突出,在如今的干部队伍中也很突出,所以能够在群众中引起剧烈的思想共鸣古今这两个典型事例充分说明,无论是实行哪种方式写文字材料,只要针对的问题越难解决,在人类历史上反复的时间越长,影响就越深远反之,生命力就短三是简洁一一反复推敲,删繁就简简洁就是行文简明扼,没有多余的话我觉得,简洁不仅文字作品是一种形式,更是文章的一种美的素养写出简洁的作品,不是一蹴而就的事情,需要有一个学习的过程和锻炼的过程一般地说,人的经受阅历越丰富,他的行文就越趋向简要把公文写得简练,把比较冗杂的意思用最短的话语表达出来,就犹如矿石提纯、元素浓缩一样,是要经过千锤百炼的所以公文写好后,要不厌其烦,反复修改,反复推敲,把可有可无字句段删去,力求用最经济的语言,阐释最丰富的内容四是生动一一能劝说人,能打动人胡乔木同志在《怎样写文件》中曾提出公文生动的三条标准,一要引人看,要有好的介绍方法,要有吸引人的力量;二要看得懂;三要能劝说人,打动人实践证明,写文件就是要用道理劝说人,不但劝说人,还要能打动人,劝说人着重在理智方面,打动人除了理智方面还带有一点感情,使看的人真正被你动员起来切实做到以理服人,以情动人,机关公文就会到达新的境界第
五、做到细心起草何为细心起草?有人把它概括成写前“四问〃,写中“四求〃,写后“四看〃,我们分别说一说先说写前“四问〃一要问写的是什么?文体不同,写法也各有不同讲话、指示、谈话、报告各有自己特定的写作要求,假如不加区分,就可能写出来的东西不对路比方首长讲话中的论述性内容与理论文章的论述性内容,请示中的部署性内容与指示中的部署性内容,计划方案中的政策性内容与指示中的要求性内容,是不一样的,假如混淆了,写出来的东西很可能就不伦不类二要问给谁写的?就是说,写东西首先要搞清晰稿子的主体身份是谁军委首长、总参首长、军区首长、部门领导,正职、副职等等,不同的身份,在思维层次、考虑问题的角度、内容重心、详略取舍、说话口气等方面,都应当有所不同军委、总部和军区首长向机关讲得东西就不能太琐碎,一般干部讲得东西就不能口气太大对上汇报的材料不能像老师教学生一样摆乎一通“道理〃,部门领导的讲话不能尽是“原则要求〃三要问写给谁看的要搞清晰,我们写的材料,是向上级领导汇报,还是对部属讲话;是给机关干部讲课,还是给基层官兵搞教育不同的对象有不同的要求,不同的场合有不同的口气比方,对上级汇报要简洁干练,对群众讲话要亲切通俗,对部队战前动员要斩钉截铁……公文只有增添针对性,才能受到读者的欢迎四要问起什么作用、到达什么目的要搞清晰,你写这个材料的目的,是对重要工作进行动员、部署、总结、指导,还是对重大问题进行报告、说明、解答;是对重要理论决策进行宣扬、阐述、辅导、讲解,还是一般场合的赞扬、庆贺、期望;是新话题还是老话题,是例行的讲话还是敏感的话题,是一般的表态性内容还是重大实质性问题目的不同,需求也不同,这是机关写作最重要的关节再说写中“四求一是求“高〃一一要做到思维层次上得去,把得准要站在领导机关的高度上去思索问题、谋篇布局,写出恢宏大气,写出理论高度、指导力度和思想深度二是求“新〃一一要做到视角新、思路新、概括新、语言新、事例新大家都知道的、都懂的东西要少写或不写,大家不知道的、不懂的要多写就是司空见惯、非写不行的东西,要尽量选择新的角度和表述方式三是求“实〃一一机关公文面对的是做实际工作的人,其基本功能是回答、解决实际工作中的种种问题和矛盾,必需紧贴实际,实实在在,不写或少写那些正确的废话、秀丽的空话、严谨的套话、违心的假话要做到状况分析归纳实在,紧密联系实际,指导性意见切实可行四是求“顺〃一一要做到基本思路顺,框架结构顺,规律关系顺,没有“硬伤〃机关公文必需通顺、精确、全面、妥帖,不能硬掰、硬扯、硬挂、硬拔,确定要防止片面性、模糊性公文是用来指导工作的,假如写得不顺,就会产生歧义,甚至导致偏差,造成不良影响甚者严重后果再讲讲写后“四看材料写完之后,不要头脑发热,忙着出手,要“跳〃出来,凉下来,回头看,自己当听众和读者再验收一遍一看到位不到位一一层次、看法、思想、语言是否符合要求二看得体不得体一一是否做到了符合发文机关的层次,维护发文机关的形象,顾及各方面的影响,把握好火候分寸,照应到相应关系三看严谨不严谨一一是否经得起检验、推敲,有没有立不住的说法和提法,有没有引用不实不当的数据、事例和状况四看细致不细致一一关键处有无文字错漏,有没有明显的病句,格式、排版、打印、装订、页码等是否恰当重要环节必需精确无误关于高效办会第一,会前预备要充分办会的大量工作都在会前,会议胜利不胜利,会前预备很关键除例会和小型会议及担忧排食宿的会议,预备工作可适当简化外,一般会议都应有以下五项一是制定会议方案对会议的名称、主旨、形式、规模、会期、日程支配、经费预算、组织领导机构等拿出意见,请领导审定后,作为办会的基本根据如做变动,须准时请示报告,切忌自作主见,随便转变方案二是下发会议通知会议通知起草后,要经主办会议的领导审定再下发一般包括“八要素〃会名、主要内容、参与人员、报到时间、会期、会址、着装、留意事项留意事项主要讲需要携带什么材料和物品,要不要提前报告与会人员名单,要不要报告报到时需接站的人数及所乘车〔航班)次,以及有问题如何联系等三是起草会议文件会议文件质量高低,决定会议质量高低重要文件要提早预备,集中精兵强将参与起草,文件形成要反复征求意见,成稿后要提交领导集体审定或主讲人定稿证、列席证、工作证、座签证以及车辆通行证等;⑵印制《会议册》一一包括与会人员和工作人员名册、会议须知等内含日程支配、会议编组、房间安排、餐桌划分、作息时间、留意事项等;⑶预备会议用品一一包括购置文具用品,如文件袋〔包)、笔、本;视状况购置奖品、纪念品以及其他用品;⑷设置会场一一一个是要布置好主席台,主要包括悬挂会标、摆放背景、排定座次、架设并试用话筒等;再一个是要布置好会场座区,一般要将正式出席会议的人员支配在会场靠前和中间位置,列席人员和工作人员支配在靠后或两边位置不行擅自主见,凭想当然支配另外,对会场供电、供暖〔冷)、音响设备等要全面了解,如无把握,要有应急方案五是做好生活预备主要为伙食保障、住宿保障、车辆保障、医疗保障四个方面,有的会议还要支配文化娱乐活动,安全警卫人员第二,会中服务要周到会中服务总的要求是周到细致机关干部在办会时,主要把握住这么几个环节一是组织好人员报到支配接站人员和车辆,准时去机场、车站、码头等候,把参与会议的人员接往会议住处确定专人,在开会通知指定的地点和报到时间内坚守岗位,保证自行到会的人员准时得到支配对一些临时状况,如与会人员所带司机或亲属伴侣等需要支配食宿的,报处处要准时把握,妥当支配准时核发会议证件、文具和会议资料准时向分管领导报告报到状况二是开好预备会议会议人员较多、会期较长或程序较冗杂时,人员报到之后、正式会议召开之前,一般应召开简短的预备会,由各组召集人或工作人员参与,大会负责人或秘书长主持主要内容是,简述会议筹备状况和开法,介绍会议服务保障支配和准备,征求各组意见和建议,并对如何开好会议提出期望和要求三是写好会议主持稿主要是议程支配、发言顺序、学习商量重点、传达贯彻意见等尤其是会议进行选举或表决等事项,会议主持稿等于“脚本〃,要认真撰写,才能保证会议顺利进行四是组织好大会发言如会前已排定发言名单的,预备好发言稿并已印有材料的,届时组织有关人员发言即可如会议期间临时支配发言的,应通知有关人员抓紧做好发言预备,并将发言题目收集整理,呈主持会议的领导审定发言顺序一般按编制序列,也可按发言的内容排列要准时按发言顺序提前把发言人请到前台或侧台就座,以免临时喊人,出入耽误时间对没有形成材料的发言,在发言后一般应将其发言稿留下,以便随后印发或留存备查对重要会议的发言,还应组织试讲五是做好会议记录要确定专人做会议记录,包括全体会议记录和分组商量状况汇报会记录重要讲话、报告要录音录像领导人的即席讲话,重要的也要录音,以便事后根据录音整理出讲话稿六是支配好分组商量分组商量前,首先要帮助各组落实好商量场所,与各组召集人或工作人员保持联系分组商量时,会务工作人员一般应分头参与各组的商量,把握第一手资料假如领导同志分头参与各组商量,要留意组织好协调、分组、通知等工作分组发言一般由各组工作人员负责记录,通过召集分组商量汇报会、碰头会或收集各组记录本的方式,加以汇总整理,向有关领导汇报七是组织好现场参观有的会议有现场参观内容,要事先派员察看参观现场,与被参观单位商定现场会的开法和参观路线,并对参观线路和项目进行模拟预演现场距离较远,需乘坐车辆时,要按组定车、编排车号、做好乘车组织工作和行车安全保卫工作参观时,会务人员要分工把口,加强联络协调,统一指挥调度,维持好参观秩序八是编好会议简报有的会议为使领导成员与参与会议人员之间和各组之间能互通情报,沟通状况,给领导主持和指导会议提供根据和参考,要编印会议简报编印简报的一般要求是,题目要醒目,内容要精练,篇幅要简短,印发要准时九是写好会议结束时的讲话会议结束的讲话有两种状况一是就会议本身进行总结,主要讲会议本身状况和贯彻意见;二是对会议状况只概括地讲一讲,着重对在贯彻会议精神中一些带方向性、原则性的问题展开论述后一种与会议讲话稿的写法大致相同,而多数会议特殊是小型会议和业务会,大都接受第一种写法所以,这里就常用的会议结束时的讲话的写法做一介绍十是回收好会议材料会议印发的属于保密范围的文件、材料,在会议结束前应予以收回,防止发生泄密事故对因特殊状况缺交、漏交的,会后仍要跟踪收回,不留死角尤其对新闻单位或其他临时赴会借阅文件的人员,发文时确定要登记和交代清晰,他们离会时准时收回十一是做好与会人员返程的服务事宜主要是关心订好车〔船、机)票,支配好送站车辆和人员保证与会人员安全顺利返回对个别拖延返程的,还要妥当支配好吃、住、行,需要送站时,届时还要支配好第三,会后收尾要准时会议结束后,会务工作不能同时结束,还要继续做好收尾的善后工作一是搞好财务结算准时核算结清文印、会场、伙食、住宿、医销的经费,都要做出处置,不要有遗留问题二是搞好会务总结会议结束后,大会秘书处应准时召集全体办会人员进行总结,确定成果,指出问题,找出阅历教训,对于表现好的人员进行表扬对从外机关抽调来的人员,要将其会议期间的工作表现告知所在单位,并明确回单位上班的时间,避开会议一散,各奔东西,没有个交代和说法三是搞好材料合订存留会议形成的一切文件资料,包括主持词和发言记录等,在会议期间就留意收集,会后系统排列,装订成册〔或制成电子光盘),留做资料,一般应装〔制〕2至3套,一套存留,其他可作为借阅资料四是会务用品的归还和整理每次会议结束后,对一些常用的会议用品,借来的应马上归还,自置的应加以整理,以便下一次再借和使用五是抓好会议精神的落实催办主办机关在会议结束后,要明确人员,最好是参与办会的人员,实行电话联系或其他方式,对会议精神的传达贯彻状况和会议决定办理事项的办理状况,向各有关单位进行了解和催促,务求把会议精神或决定办理事项落到实处,并将了解的状况准时向领导反馈关于稳妥办事在某种意义上说,“办事〃比“办文〃要求还高,难度也大办文一次不胜利,还可以重写和反复修改,你自己修改不好,还有其他同事和领导关心你修改;办事只能胜利,不能失败,办成什么样就是什么样,假如办“砸了锅〃是没有挽回余地的因此,在机关工作,要下功夫探究办事规律,力求做办事巧手也就是不管办任何事情,上级指示的、领导交办的,下级请示的、同事托付的、职责规定的,包括我们自己的私事,都是办得明明白白,不是稀里糊涂;都是雷厉风行,不是拖拖拉拉;都是严谨细致,不是粗枝大叶;都是有始有终,不是虎头蛇尾;都是严格有序,不是杂乱无章总之来讲,办事要滴水不漏,皆大高兴第一,按领导意图办这里所说的领导意图,是指领导在布置工作、下达任务、做出指示时的本意或精神实质,期望到达的目标和效果领导意图,既反映了领导对某项工作的思想和要求,又表达了其独特的领导艺术、思维方法和处事原则,往往具有切中要害、揭示规律、触及本质的特点我们机关干部,无论是决策之前当参谋、提建议,还是决策之后传达实施、抓好落实,都必需把领导意图理解准、领会透,使之得到效地贯彻落实〔一)领导有决心,你要有信念我们就从开国庆典礼炮确实定说起1949年建国前夕,全国政协召开会议,商讨新中国成立的具体事宜毛主席提出,“开国大典的礼炮要放28响〃对此,有人提出了质疑为什么要放28响?为什么不能放18响、38响、58响呢?听到委员们的异议,毛主席就叫大会筹委会的唐永健〔时任华北军区作训处处长)起草个说明解释一下,说明怎么写,他也没交待接到起草《说明》的任务后,唐永健同志想,毛主席定下了放28响礼炮的决心,自然有他的理由作为机关工作人员,必需围绕毛主席的意图想问题、办事情,不能有丝毫的含糊和迟疑他在《说明》中是这样写的中国共产党从1921年横空出世到1949年刚好28岁,28响礼炮,就是我们党28年奋斗史的礼赞!这个说明送上去后,毛主席二话没说,挥笔就签上了毛泽东的大名就这样,新中国在28响礼炮的轰鸣声中诞生了这个事例给我们机关工作以启示领导有决心,你要有信念不管遇到什么困难和阻力,都毫不迟疑和退缩,一切要以实现领导的决心为出发点和归宿〔二)领导有想法,你要有方法“田忌赛马〃的故事大家都很熟识战国时齐国有位大将军田忌,常常与齐威王赛马因为一个国家的好马大都集中在王家,田忌实力不如人,当然每次竞赛都是输田忌把孙膑从魏国救回齐国后,向孙膑吐露了反败为胜的想法孙膑到现场观看了他们的一场竞赛后觉察,齐威王的马比田忌的马跑得快不了多少,便对田忌说,再竞赛时,我有方法使你得胜田忌一听特殊高兴,为把前几次竞赛的损失找回来,这次竞赛他下了千金赌注竞赛开始前,田忌问孙膑有何锦囊妙计,孙膑告知他,你要先以下等马对威王的上等马,再以上等马对威王的中等马,最终以中等马对威王的下等马田忌依计而行,竞赛结果一败二胜,他终以总分获胜,一次赢了齐威王的一千斤黄金现实生活中,把领导的想法转化为现实的事例很多优秀的机关干部就应当具备这样的素养领导担忧的问题,你能提前预见;领导想到的问题,你能具体细化;领导期望解决的问题,你能有方法破解〔三)领导有指示,你要有落实有一年,我到一个旅去调研,觉察一个很好玩的故事他们进行营院综合整治时,旅长政委在如何修营区的排水沟上意见发生分歧旅长要求修明沟,认为这样节省经费;政委要求修暗沟,认为这样美观洁净两位领导都很有独特,互不让步,都要求机关根据自己的意见去办负责施工的机关干部便来了一个折中方案,营院道路边的一半修成暗沟,房后不引人留意的一半修成明沟既没有得罪某个领导,又把任务完成了这种办事的智慧值得学习借鉴因为机关干部所面对的领导,不仅是一个人,而是一个集体,每个领导的话都要听,每个领导的指示都要执行假如领导之间的意见一致时,落实起来一般没有问题但是,由于领导们的学识、经受不同,性格脾气不同,观看问题的角度不同,互相之间意见不一致,甚至互相有矛盾的时候并不少见,在这种状况下,机关干部也不能顾此失彼,要机敏敏捷,妥当处置也就是在不违背大的原则的前提下,对不同领导的意见尽量照看到,使每个领导的指示都要尽可能得到落实〔四)领导有疏漏,你要有补救领导的疏漏主要表如今两点,一是智者千虑,必有一失任何领导都有考虑问题不全面,处理事情不周到的时候二是状况是在不断的转变,计划不如转变快的情形时有发生遇到这种状况,是拘泥于成命,还是随机应变,最能考验一个人的智慧服从并不等于盲从按领导意图办,不是惟命是从,盲目服从,机械执行所以,毛主席曾告诫全党,“盲目地外表上完全无异议地执行上级的指示,这不是真正在执行上级的指示,这是反对上级指示或者对上级指示怠工的最妙方法〃尼克松讲过这样一段话有段话,“领导人必需建立一个忠诚的工作人员核心;这些工作人员要同他一样有使命感,充当他的预警系统,有敏锐的政治直觉,并且有能力爱护他,使他不至于由于自己的错误而受到损害〃机关干部处在工作一线,对实际问题体会更真实,更直接,了解更透彻,觉察领导的决心有哪些不妥当的,不能一任事态的进展,要准时实行有效措施给予补台,这是有事业心责任感的标志假如事事都顺着领导的话说,看领导的眼色行事,明知不对,少说为佳,明知是错,将错就错,这样建立起来的上下级关系,根本谈不上是良好的工作关系所以,还要记住这句箴言领导有疏漏,你要有补救〔五)领导有示意,你要有领会一般来说,领导者的讲话都是直截了当的,意图表达特殊明确,这时正确理贯彻解比较简洁但有时侯,由于受到某种限制,只好实行点到为止,旁敲侧击的方法,领导意图表达的十分隐晦模糊,有时可能只是某种示意比方,领导对某个事情或问题已经有所思索,但不好明确表态,这时可能选择一种模糊的表达方式,或签上一个名,或者画上一个圈,这是什么意思,是表示同意还是不同意?这就需要我们机关干部渐渐去体味;还比方,领导交代任务,就是简洁地几句话,一时让人摸不着头脑假如你对领导意图似懂非懂,也不多问,便凭想当然办事,结果,事办完后很可能与领导的要求南辕北辙,给领导留下个不会办事的印象,费劲不讨好;还有一些事情,看起来领导表态要办,其实内心不想办,需要机关干部在领悟之后给挡挡驾所以,机关干部理解领导意图,要能听得出弦外之音,看得出难言之隐,品得出个中奥妙,也就是说,“领导有示意,你要有领会〃,这样工作起来才会贴谱、上道、顺劲第二,按政策法规办按政策法规办事的意义不难理解,真正做到却很不简洁这与我们的传统文化有关我们还没有完全摆脱人治的羁绊,“权〃大于“法〃的现象时有发生;我们还是个人情社会,“情理〃大于“法理〃的问题还没有完全解决因此,机关在办事的过程中,常常受到权力的干扰,常常受到关系的干扰,常常受到说清风的干扰致使一些好办的事情变得不好办了,一些正常的事情变得不正常了实践证明,根据政策法规办事,一些矛盾和问题反而好解决,而不按政策法规办事,简洁使简洁的问题冗杂化,简洁解决一个问题引出另一个问题看看那些遗留问题,好多都是不按法规办造成的不管在制定法规方面,还是在执行法规方面,机关干部都肩负着重大责任,确定要把按法规办事作为雷打不动的铁律在办事的过程中,要时时提示自己,始终把党的路线方针政策、国家的法律法令,军队条例条令、单位的规章制度作为工作的基本根据和遵循不能持随便性看法,合意的就执行,不合意的就不执行,或者搞变通执行;更不能搞上有政策,下有对策,我行我素,甚至走法规的边缘,钻制度的空子尤其要警惕“以情代法〃、“以权代法〃等问题的发生,自觉维护法规的尊严,养成自觉按法规办事的良好习惯第三,按规定程序办程序是工作步骤和层次按既定程序办事,是做好机关工作的重要一环程序坚持得好,可以削减矛盾,提高办事效率,否则会贻害无穷把应走的程序省掉了比方说党委商量确定重大问题,特殊是重要人事问题,按程序要求,应是逐人汇报,逐个通过有时候由于人员太多搞一揽子汇报,一揽子通过这就是不按程序办事不出事没人过问一旦出了问题,就会追查我们办事机关的责任有一年开党代会,常委会商量确定党代表候选人建议名单,因为三四百人,为了节省时间,没有一一汇报事后,有人就告到上级领导机关,说是违背程序机关被迫承担责任,做出深刻检查有一次,我们参与一个军级单位的党委民主生活会,副书记给书记提批判意见,说前几天商量干部搞临时动议书记说,上会前我不是跟你商议了吗?你也同意了副书记说,什么时间商议的?那天上午我们在厕所一起小便,我跟你商议下午开常委会商量干部,你都容许了的副书记说,我那时正内急,没听见你说的是什么再说,厕所是商议工作的场所吗?是啊,商议工作也好,汇报工作也好,商量工作也好,应当正正规规,不能稀里马虎行,程序多了也不行多一道程序,画蛇添足,也会带来不必要的麻烦举一个最简洁的例子,比方请示工作,按规定你向直接领导请示即可,你请示了直接领导,还未得到回复,又去请示上级领导,假如两级领导的意见一致不会出问题,假如不一致呢,就会很难收场三是不能乱了程序谁先谁后,谁左谁右,谁上谁下,确定不能乱,乱了就会出问题比方,有一年,总部一个二级部决定宣扬一个先进典型这个部的业务工作由一个总部首长分管,而政治工作由另一个总部首长分管宣扬典型属于政治工作范畴,应先报分管政治工作的首长同意并批转分管业务工作的首长机关业务部门不懂办事程序,就给两个首长同事报了件,结果分管业务工作的首长先收到件,签署同意并批转了分管政治工作的首长分管政工的首长特殊恼火,大年三十晚8点让办公厅通知该部领导,第二天8点前上个正式报告,把这个问题说清晰害的机关职能部门春节联欢晚会没有看,本是高高兴兴的除夕之夜,写了一晚上检查,特殊郁闷第四,按工作职责办如今,不少机关都存在着“两个不均”的现象一是忙闲不均,一是苦乐不均有的人常常加班加点,超负荷运转,也有的无所事事,混天度日按理说,机关都是因事设位,因责设岗,也就是说,哪一级机关担负什么样的责任,设多少部门,需用多少人员,都是经过反复论证,科学编配的,只要各级都干好各级的事,人人都尽好自己的职责,就不会出现“两个不均〃的问题,也不会出现工作不落实的问题所以,必需强化按职责办事的意识一方面,要讲职业道德,谨防“不作为”心态不管在哪一级机关工作,不管在哪一个岗位工作,都要对自己的职责十分清晰,凡是属于自己职责范围的事情,不擅离职守,不上推下卸,不推委扯皮,认真去做,有所作为,这也是最至少的职业道德要求再一方面,要按级尽责,谨防“多管闲事也就是说,一级管好一级的事,一级尽好一级的责,不乱插手职责以外的事各级机关干部,都不要揽那些不该自己干、干不了、也干不好的事情,对他人放心、放手,不乱插手,一门心思把自己的事情办好。