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文本内容:
贰、采购管理制度贰、采购管理制度目录
一、采购方案
二、询比议价作业
三、合约采购订约作业
四、订购作业
五、国外订购作业
六、订购变更作业
七、进口作业
八、到货追踪作业
九、验收作业
十、数量验收不符作业
十一、质量验收不符作业
十二、索赔作业
十三、应付帐款作业
十四、非仓储管理物品之请购作业
十五、非仓储管理物品之订购作业
十六、非仓储管理物品之验收作业流程图流程图流程图名验收作业数量验收不符作业质量验收不符作业质量验收不符作业--特采索赔作业应付帐款作业非仓储管理物品请购作业非仓储管理物品订购作业非仓储管理物品验收作业附表附表名称原材料采购预计明细表询比议价呈核表订购单进货日报表验收单进料检验日报表验退通知单特采认证单索赔通知单
一、采购方案P01作业程序适用于配合公司销售方案、生产方案及库存政策拟定材料、商品之采购计划作业本作业程序中之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下
(一)采购单位
(二)仓储单位采购单位对于各项材料、商品,应依其重要性不同,设定标准及前置期间,以决定其订购时期,并提供仓储单位作为存量控制及提出请购时间之依据所谓前置期间系指从开始请购材料、商品到验收、备料、发料所需的时间,包括
(一)处理订购单时间
(二)供货商制造准备期间
(三)运送交货时间
(四)进料检验、收料、备料、发料的时间为使材料、商品供给顺利,并降低库存量,配合库存政策对不同材料、商品类别实施不同的采购方案,其区分如下
(一)A类每年耗用量大且值巨之主要原料,如CHIPDRAMPCB
(1)采购单位配合年度营运预算之编制,依销售方案、生产方案、对所需材料,做通盘规划,调查各种材料,商品未来市埸供需情形、市场行情、预计用量变动、前置期间等因素拟定『原物料采购预计明细表』(附表P01)注明日期、编号、平安存量、方案进厂量、用量及预计单价、金额,经单位主管签核后据以编制年度预算P01-1
(2)采购单位对于主要原料之供给,应于平时即寻访市场上可供给本公司需求之供货商,且为确保供货来源的稳定,应依据采购方案对每项主要原料至少取得三家以上之供货商资料,以作为与供货商订定长期供给合约或订购之参考
(3)为因应未来市场状况之影响,对主要原料之采购,采购单位得衡量现货,期货市场价格变化、经济动向、汇率要动等因素,规划最正确之采购数量及进货时机B类包括包装材料及被动配件等1根据销售状况,以批次采购尽量降低库存为原那么2得视存货性质,依实际接单状况采购C类一般消耗性物料1依存货性质以定量采购或需要时再行采购方式处理2得视需要依合约采购订约作业与供货商签订长期供给合约于需用时,随时订彳匕贝商品1购进商品以零库存为原那么,以批次采购为之,按每次客户订单之数量为采购数量2对来源不易,前置期间长及考虑经济采购量等因素之商品,那么同A类原料管理,惟应注意其周转性,预防形成呆滞P01-2
二、询、比、议价作业
二、询、比、议价作业P02本作业程序适用于采购材料、商品、固定资产及工程发包之询、比、议价作业本作业程序中之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下
(一)采购单位
(二)财务单位
(三)会计单位采购单位人员收到『请购单』第一联后,如为合约采购,那么依订购作业程序办理订购,如非合约采购,那么依请购品名、规格、寻找供货商询价并建立『协力厂商基本数据表』并依以下不同情况,以径行采购或透过书面比、议价方式办理订购事宜,兹表达如下:符合以下条件者由采购单位人员径行采购,勿须先行办理书面比议价
(一)采购金额未达比议价额度者
(二)采购金额虽超过比议价额度,但采购工程非首次采购,且价格未变动及前次之『询比议价呈核表』未逾有效期间者除符合上述条件者外,采购单位人员须透过书面化比议价作业办理订购采购单位人员办理询比议价时应选择三家以上供货商进行比议价工作.并填写『询比议价呈核表』(附表P02)注明日期、品名规格、用途、最近进货日期、厂商、单价、数量、请购单号码、数量、日期、比议价厂商、单价、交货期、付款条件?并就拟购对象之选择加以分析及建议『询比议价呈核表』一式二联,依核决权限送呈签核,并加注有效日期,选定供货商后分送如下第一联连同『请购单』由采购单位据以办理订购事宜后,依编号顺序存盘备查第二联送会计单位依编号顺序存盘备查P02-1
三、合约采购订约作业
三、合约采购订约作业P03本作业程序适用于采购材料、商品、固定资产及工程发包之合约订立作业本作业程序中之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下
(一)采购单位
(二)测试单位
(三)品管单位
(四)会计单位
(五)行政单位
(六)财务单位本作业程序中之大宗采购、工程性订购.其意义如下
(一)大宗采购系该项材料每年耗用量大且值巨,为产品之主要原料,如CHIP、DRAM
(二)专案性订购系依市场行情及国外总代理权或总经销权争取或为开发主要原料之货源,工程申请属之采购经办人员应调阅『协力厂商根本资料表』了解过去采购及询价记录,并选出三家适合之供货商询价(假设合格之供货商少于(含)三家.那么应全选)采购单位假设向新厂询价,应同时请该厂商提供样品,并由厂商提供规格书或成认书一式三份,经单位主管签核,连同样品交由测试单位测试测试单位完成测试后,将测试结果填入『成认书』经由单位主管签核后,分送如下:第一份送采购单位列为比价之对象第二份连同『样品』送品管单位作为进料验收之依据第三份测试单位依填单日期顺序存盘备查P03-1采购单位收到『成认书』后,根据测试结果于『询出议价呈核表』上签注意见经单位主管签核后应依规定会财务单位主管就资金状况及各供货商付款件签注意见,再依核决权限送呈签核,选定供给厂商采购单位签订合约时应会同行政单位与供货商订定合约书正本二份,依财务管理印鉴管理作业办理用印后,影印二份分送如下
(一)合约书正本二份,一份送供货商留存,一份送行政单位存盘备查
(二)合约书复印件一份,连同『询比议价呈核表』第二联送会计单位,作为付款核对之依据,另『询比议价呈核表』第二联那么依编号顺序存盘备查
(三)合约书复印件一份连同『询比议价呈核表』第一联『成认书』单依编号顺序存盘并据以登入供货商档案及办理采购事宜P03-2
四、订购作业
四、订购作业P
04.本作业程序适用于采购材料、商品时之订购作业.本作业程序中之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下(—)采购单位
(二)会计单位.采购单位根据『请购单』第一联『询比议价呈核表』第一联,长期供给合约或工程核准之买卖契约,填写『订购单』(附表P03)注明订购日期、『请购单』及『询比议价呈核表』编号、付款条件、厂商名称、联络人、或号码、送货地址、材料编号、规格说明、数量、单价、金额,连同『请购单』第一联、『询比议价呈核表』第一联,依核决权限送呈签核.『订购单』一式四联经核准后,『请购单』第一联、『询比议价呈核表』第一联,由采购单位存盘备查,如为国外采购那么依国外订购作业办理订购事宜,如为国内采购,即将『订购单』分送如下:第一联送会计单位第二联依邮寄、快递、、等方式请供货商确认第三联送仓储单位依编号顺序存盘并作为验收核对之依据第四联由采购单位依编号顺序存盘,并据以跟催供货商如期交货,其后续作业详见『到货追纵作业』.会计单位收到『订购单』第一联后,应与『请购单』第二联核对,并将有关订购资料输入计算机后,依编号顺序存盘备查P04-1
五、国外订购作业P
051.本作业程序适用于采购材料和商品时之国外订购作业.本作业程序中之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下
(一)采购单位
(二)会计单位.采购单位依订购作业填写『订购单』一式四联,依核决权限送呈签核后,将『订购单』分送如下第一联送会计单位依顺序存盘备查第二联送国外采购单位,据以依邮寄、快递、、电报、等方式发出订购承诺电子国外厂商第三联送仓储单位作为验收核对之依据并依编号顺序存盘第四联由采购单位依编号顺序存盘,据以利于到货追踪作业
4.国外采购单位收到国外厂商之拟制发票(PRO-FORMAINVOICE)应先与『订购单』核对后,订购单第二联存档备查,再依据国外厂商之拟制发票办理进口作业P05-1
六、订购变更作业
六、订购变更作业P
06.本作业程序适用于订购后数量、单价、交期、付款条件、规格、变更或取消订单等作业.本作业程序中之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下
(一)采购单位
(二)会计单位.采购单位接获供货商通知,必需变更『订购单』工程时,如为价格变动,那么应依询比议价作业,办理询、比、议价,再根据变更工程填『异动事项通知单』,注明日期、原单据号码、异动型态、原内容、异动内容及异动原因等数据后,依核决权限送呈签核.『异动事项通知单』经核淮后,影印三份分送如下
(一)送会计单位
(二)送供给厂自存
(三)送仓储单位,置于原订购单下存档备查
(四)正本由采购单位,连同『订购单』第四联依『订购单』编号顺序存盘,并将异动料登入供货商资料表.会计单位收到『异动事项通知单』复印件,与原『订购单』第一联核对后将异动资料输入计算机更改原『订购单』数据后,依原订购单编号顺序存盘P06-1
七、进口作业
七、进口作业P
071.本作业程序适用于向国外采购之进口处理作业.本作业程序中之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下
(一)采购单位
(二)进出口单位
(二)财务单位采购单位收到『拟制发票』经单位主管签核后,假设申请开立信用状时,进出口单位应与财务单位协商决定开状银行,自行填妥各项必要数据后,如为FOBTERMS交易时,应即查询船公司或船务代理或空运公司,安排最适当之船期,在FOB及CFTERMS时,即依货物之性质,选定运输保险,以及其它必要之附加险进出口单位依一般费用报支作业申请开状费用,将信用状申请书(如为T/T那么无信用状申请书)交由财务单位至开状银行开立信用状财务单位于开状日后数日自银行取回有关单据文件后,送进出口单位存盘备查采购单位接获国外厂商之装船通知,应即通知进出口单位进出口单位收到国外厂商送来之装船文件副本后,与信用状核对,不相符通知国外厂商补运后,再依一般费用报支作业向财务单位申请赎单用款,并备具赎单所需文件交财务单位向开状银行赎回全部进口文件正本,交采购单位进出口单位填进口货物到货通知单收到进口文件正本应影印一份副本送验收单位作为验收核对之依据进口货物到港时,进出口单位应备报关文件交报关行办理报关提货,并应负责催促报关行尽办理进出口单位接到报关行转来之缴费通知,应即依一般费用报支作业向财务单位申请关税款,请报关行代缴后,据以向海关提货P07-1
八、到货追踪作业
八、到货追踪作业P
08.本作业程序适用于完成订购、国外订购、订购变更之到货追踪作业.本作业程序之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下采购单位.采购单位依据『订购单』第四联或『异动事项通知单』由计算机打印预定进货日期、供应商名称、或号码、订购单号码、料号、品名规格、数量、单价、金额累积进货数、未交数等资料,据以查核各供货商并催促交货进度.采购单位查核供货商,得悉将如期交货,应通知验收单位排定收料时间其后续作业详见『验收作业』,如供货商不能如期交货,应即填写『异动事项通知单』通知相关单位,其后续作业详见『订购变更作业』P08-1
九、验收作业
九、验收作业P
091.本作业程序适用于采购材料及商品之验收作业.本作业程序之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下
(一)仓储单位
(二)品管单位.仓储单位于收到『订购单』第三联及『异动事项通知单』复印件后,依采购类别、数量及约定送货日期预先安排适当储位及卸料工具之准备.供货商交货时,门禁人员应就供货商交货卡车数据输入进出厂登记薄,并通知仓储单位收料.仓储单位办理验收时应先查阅『订购单』、『异动事项通知单』复印件无误后,指示供应商卸货地点,且要求依规定之堆栈方式卸料.卸货完毕后,仓储单位应核对『订购单』、『异动事项通知单』登载之数曰r业/曰X如数至不相符那么依规定办理收料或退货,其作业详『数量验收不符作业』.仓储单位经验收数量后,依实际交货量填写『验收单』(附表P05)注明验收日期、厂商编号、名称、料号、品名规格、单位、送货量、累计交数量、订购单号码、订单量,品管单位依材料检验标准检验或使用单位抽检样品.品管单位检验后于『验收单』上签注验收意见后送回仓储单位并将验收结果登入『进料检验日报表』(附表P06)o如检验不合格应填『验退通知单』,其后续作业详『质量验收不符作业』.仓储单位收到品管或使用单位签注合格之『验收单』将交货量及累计交货量填入送单位主管签核后,分送如下第一联送会计单位依序存盘备查第二联连同厂商送来之发票
二、三联,送货单送会计单位据以核对入帐第三联送采购单位存盘备查第四联仓储单位据以登入材料卡并按编号顺序存盘,材料、商品那么存放于适当储位
10.采购单位收到『验收单』并于窗体上加注单价、金额、营业税、应付金额及付款条件,如注明补货或扣款者,应即通知厂商,其后续作业详见『索赔作业』P09-1
十、数量验收不符作业
十、数量验收不符作业P
10.本作业程序适用于采购材料、商品及固定资产之数量验收不符作业.本作业程序之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下
(一)仓储单位
(二)采购单位.仓储单位办理验收发现数量不符时,如系供货商超交,应通知采购单位,了解超交之原因决定是否收料,如超交部份拒收,采购单位应通知供货商限期取回.如超交数准予收料,那么将实收数填入『验收单』办理质量验收其后续作业详『验收作业』.仓储单位于办理验收时,经核对发现供货商短交时,应通知采购单位,了解供货商短交原因,如短交不予收料应由采购单位通知供货商限期取回,如短交不拒收那么依实际验收数量填入『验收单』办理质量验收P10-1
十一、质量验收不符作业.本作业程序适用于采购材料及商品之质量验收不符作业.本作业程序之功能单位依本公司现行组织系统及职掌划分如下
(一)仓储单位
(二)会计单位
(三)品管单位
(四)采购单位视购置物品授权状况区分.品管单位或使用单位人员检验后,如检验不合格,应填『验退通知单』(附表P07)—式三联,注明单号、供货商名称、材料/商品名称、编号、订单、验收单编号、交货数量、抽验数量、收料日期、检验日期、检验姑果及建议等数据,送单位主管签核并判定处理方式后?分送如下第一联送采购单位据以转销订购单及联络客户第二联送生管单位据以规划制程第三联送品管单位存盘备查品管单位于『验收单』上注明检验结果?假设不良品经判定拒受后送仓储单位办理退货经单位主管签核后,一式四联分送如下.不良品经判定以特采方式处理收料时,另填写『特采认证单』一式四联(附表P08)注明编号、日期、供货商名称、材料、商品名称及编号、进料日期、特采方式、数量、特采原因、不良内容及建议事项,送相关单位主管签核决定特采之处理方式后?分送如下:
7.品管单位或使用单位人员依相关单位主管签核后判定处理方式,如为有条件特采其后续作业详见『索赔作业』不管有无条件特采,均将『特采认证单』第二联依编号顺序存档,并将『验收单』、『验退通知单』、『特采认证单』送采购单位P11-1
十二、索赔作业.本作业程序适用于采购材料、商品及固定资产数量、质量验收不符之索赔作业.本作业程序之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下
(一)采购单位
(二)会计单位.采购单位取得数量及质量不符『验收单』,如属进口之材料、商品、固定资产,应即找公证行公证并出公证报告影印寄给厂商及保险公司,如属非进口之材料、商品、固定资产应即通知供货商补足数量或以折让扣款.采购单位依据『验收单』、『验退通知单』、『特采认证单』填『索赔通知单』(CreditNote)一式三联(附表P09)注明编号、日期、供货商名称、订购单号码、验收单号码、处理情形、索赔或扣款金额,经单位主管签核后,分送如下第一联送会计单位据以填折让单或索赔款收入入帐事宜第二联送交供给厂商第三联连同『验收单』、『验退通知单』、『特采认证单』依编号顺序由采购单位存盘P12-1
十三、应付帐款作业
十三、应付帐款作业P13本作业程序适用于采购材料、商品之应付帐款作业本作业程序之功能单位?依本公司现行组织系统及职掌划分如下会计单位会计单位收到『验收单』厂商之统一发票第
二、三联及送货单等相关单据应审核其记载是否符合以下规定
(一)买受人耕宇股份
(二)开立发票日期应与交货或预付货款之日期相同
(三)品名及数量应与所购材料商品相符
(四)单价及金额审核单价是否与订购单或异动事项通知单相符?并验算其金额
(五)营业税属应税
(六)统一发票应盖妥供货商之『统一发票专用章』
(七)前项供货商名称应与实际交货之供货商相符?并以统一发票所载供货商为付款对象
(八)所载买受人名称及营利事业统一编号?如有错误不得任意删改?应请供货商作废重开?如于次月使发现错误;亦要求作废重开?不得按销货退回或折让处理会计单位核对无误后?应即将『验收单』输入计算机(应付帐款管理系统)?定期打印『进货明细表』核对无误后?送单位主管签核后?编制传票及有关凭证依编号顺序存盘本公司之采购付款除特殊情形或与供货商合约规定须实时付款外?每月按供货商汇总于次月一次支付之会计单位应于付款日前打印『应付帐款明细表』送财务单位开立支票?其后续作业详见『财务管理出纳支出作业』P13-1
十四、非仓储管理物品请购作业本作业程序适用于非仓储管理物品之请购作业本作业程序中之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下
(一)总务单位
(二)会计单位请购单位依实际需求填『请购单』(附表P11)注明请购单位、需求日期、品名、单位、需求量等数据,依核决权限送呈签核『请购单』一式三联经核准后分送如下第一联送总务单位办理采购事宜,下接询比议价作业第二联送会计单位存盘备查第三联请购单位存盘备查P14-1
十五、非仓储管理物品之订购作业本作业程序适用于非仓储管理物品之订购作业本作业程序中之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下
(一)总务单位
(二)会计单位总务单位根据『请购单』第一联、『询比议价呈核表』第一联,填写『订购单』(附表P12)注明订购日期、『请购单』及『询比议价呈核表』编号、付款条件、厂商名称联络人、或号码、送货地址、规格说明、数量、单价、金额、连同『请购单』、『询比议价呈核表』依核决权限送呈签核『订购单』一式四联经核准后,『请购单』、『询比议价呈核表』由采购单位存盘备查,如为国外采购那么依国外订购作业办理订购事宜,如为国内采购,那么将『订购单』分送如下第一联送会计单位与请购单位核对后存盘备查第二联依邮寄、、快递封方式请供货商确认第三联送请购单位依编号顺序存盘,并作为验收核对之依据第四联由总务单位依编号顺序存盘,并跟催供货商如期交货,及办理验收之依据P15-1
十六、非仓储管理物品之验收作业本作业程序适用于非仓储管理物品之验收作业本作业程序之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下
(一)验收单位
(二)采购单位供货商交货时,门禁人员应先行登记进货厂商数据,并通知验收单位验货验收单位办理验收时应先查阅『订购单』,核对其数量、金额无误后填『验收单』(附表P13)注明验收日期、订购单日期号码、料号、品名规格及交货数量等数据后送请购单位办理质量验收请购单位完成质量验收合格之验收后于验收单上签注意见送回验收单位,验收不合格者,连同物品送回验收单位,并通知采购单位办理退货验收单位接到验收合格之验收单后,连同供货商发票送货单依核决权限送呈签核『验收单』一式三联经核准后分送如下:第一联连同供货商发票、送货单位会计单位,据以核对入帐第二联送采购单位存盘备查第三联由验收单位存盘备查P16-1P12-3P10请购单(非仓储管理物品专用)P14-3P11订购单(非仓储管理物品专用)P15-3P12验收单(非仓储管理物品专用)P16-3
一、采购方案第一联第二联第三联第四联送会计单位入帐附于传票后送会计单位依序号存盘备查送采购单位据以转销订购单及联络客户仓储单位并据以办理退料作业第一联第二联第三联送生管单位据以排定制程并存档备查送品管单位作为验收之依据并存档备查送生产单位存盘备查第四联送采购单位存盘备查。