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单证管理自查报告范本单证管理岗为了能够使得公司的出单工作更加趋于标准化以及正规化,与此同时确保出单的整个过程都不会出现失控的现象,做好管理工作以下是的单证管理自查报告范文汇总,欢送阅读!20xx年过去了,过去的一年里,我在公司领导和各位同事的帮助下工作有很大的进步,个人业务能力得到了很大提升,但还是有很多做的不到位的地方,在接下来的工作中我会继续努力改良在20xx年新的一年里,我将更加努力完善本职工作,望各位领导、同事多多帮助在过去的一年里我的具体工作总结和在新的一年里的工作安排如下
一、个人岗位职责内容
1、收到客户订单以后,仔细检查订单的总件数和金额,最重要的是交货期,先跟工厂落实好了送货时间以后再给客户确认交期,以免最后耽误交期,有需要做外销合同的就给客户做外销合同,然后给工厂下购销合同,合同里要特别注意产品描述,数量,单价,总金额,付款方式和交货时间
2、购销合同下去以后,在准备面料的这段时间里,抓紧时间和客户沟通确认一些包装的细节问题,并安排辅料的生产,在面料到工厂之前把辅料安排好,以免耽误使用安排包装的时候需要注意不管新客户还是老客户,不管是新订单还是翻单,一定要把包装细研究透,有不懂得地方一一列明,写邮件询问客户,复杂的包装要求客户寄包装样品,可跟据客户寄要的实样安排生产,例如彩卡,可看一下材质和颜色;如果是翻单也要给客户写邮件确认一下包装是否同上一个订单
3、所有的包装都清楚以后,给工厂发包装要求,在发出去之前自己要研究明白,而且要交代清楚,水洗标怎么钉,钉在什么位置,彩卡的实用方法,袋子的挂钩方向,以及一些不干胶贴的位置,画图给工厂以免理解上产生异议
4、寄样品按照订单上客户的要求,该给客户寄确认样的寄确认样,该寄船样的寄船样工厂寄来的样品,寄给客户自己自己一定要仔细检查,做工,尺寸,颜色等,特别是寄船样一定要仔细检查,做工,尺寸,颜色(大货的颜色要和之前确实认样比一下),包装(水洗标,彩卡,条码,折叠尺寸等都要经自己的手仔细检查,每一步都不能少)另外如果是给客户寄新样品,一定要编号留样存档,实在没有样品留时候也要拍照片每个客户的留样样品,样品布和样品照片都要归类保存,以便以后下订单的时候容易查找
5、注意跟进工厂的生产进度,催工厂按时寄客户要求的样品,提前告知最后的出货数,如果实际的出货数和合同数相差很多,要及时通知客户,如果超出客户给的范围,不管是多出还是少出都要得到客户许可在交货期的前2个星期,询问货物准备的情况,是否能按时交货,以便安排申请验货和订舱不能按时交货要及时跟客户商议,告知不能按时交货的原因以及可以交货的时间估算出大概的尺码发托单给货代,询问其船期,最晚送货时间和截单时间,并催要入货通知及时的将入货通知发给工厂以便工厂跟据此送货时间安排生产和送货需要注意的两点
(1)对于客户需要来验货的货一定要强调工厂,在验货通过以前方可送货
(2)验货出现问题的货,要求工厂抓紧时间按照要求该翻箱的翻箱,该修改的修改;修改完以后得到客户的许可以后才可安排送货
6、报关和单据及时将报关资料发给指定的报关行,货代指定报关的要提前将单据寄到指定的地点,报关要按照实际的出货情况来报,件重尺,商品名称,商品编码都要按照实际的来,要确保商品名称和商品编码一致在告知货代最后的件重尺的同时要与货代核对提单草本,并安排产地证等相应的客户清关需要的单据开船以后要写邮件给客户,告知出货的情况,船名航次,以及箱单发票,提单产地证等先关的单据,崔其安排付款客户款到账以后将清关单据正本寄走并通知客户快递单号所有的单据都要做的单单一致,单证一致
二、在新的一年里工作中需要注意和改良的地方过去的一年自己也作出了不少成绩,但是还是犯了很多的错误,给公司带来了损失和影响
1、工作马虎,不够仔细,经常犯一些低级的错误,像有一票提单唛头确认出错,某些给工厂的唛头的内容出错,包装辅料定错等都是由于我不够仔细,工作不认真,工作的时候没有静下心来造成的在以后的工作当中的要更加仔细认真,保持严谨的工作态度,养成良好的工作习惯
2、在跟工厂沟通和跟客户沟通的时候有很多事情考虑得不周全,容易漏掉一些细节问题,例如在研究包装的时候只考虑一片产品的包装,怎么样才美观,而没有想到工厂包装大货的时候是否可行,没有站在工厂的角度去考虑问题没有实际的经验,而且对产品知识不够了解,对做工,生产工艺,加工过程不熟悉,这是目前比拟欠缺的一局部,所以不能完整的与客户和工厂沟通,在订单的操作过程中也有阻碍,希望以后自己能不断加强这方面的学习
3、语言沟通能力欠缺,工作一年多了还是只能写个简单的邮件,稍微有点难度得邮件,就要研究半天,而且最后写出来得还不是很完美,我自己也很补满意,以后要不断的提高沟通的技巧以及英语邮件的写作,其实我自己也一直在练习,只不过是进步的比拟慢
4、有很多没有接触过的东西,有很多不懂得地方但是又没有及时的询问以后会多学习,开拓知识面希望在新的一年能比上一年有所进步,能上一个更高的台阶
三、对公司的建议希望不定期的能开一次例会,对一段时间内的工作做下总结,把最近需要做的事情梳理一遍,有哪些需要特别注意的,有哪些特别着急需要加强跟进的工作罗列出来,把一些工作的进展情况作出汇报,领导和同事之间多沟通一下,开展工作的时候做到心中有数新年伊始,20xx年已经过去,之前我在本职工作上还有很多需要学习和提升的地方,在新的一年里我将尽我的努力,踏踏实实的把工作做好,竭尽全力完本钱职工作,辅助其他同事完成公司安排,以个人的能力为公司的下步开展添枝加叶在新一年的工作中,可能会出现的这样的缺陷和那样的缺乏,还请领导和各位同事多多指证,多多帮助希望在下一年和同事在工作上能取得更大的成绩,在大家的共同努力下,公司明天越来越好,个人开展的平台和提升的空间越来越宽广;祝大家,新年快乐,家庭幸福美满!转眼间踏出校园步入社会已经半年了,回忆这半年,首先,很庆幸能分到我们组,无论是工作和生活上,都给予了我很大的关心和帮助,工作的时候节奏紧凑,业余的时候也相处融洽其次,从开始的门外汉到渐渐熟悉,对于自身来说,是一个逐步成长和进步的过程在这20xx年即将结束,新的工作阶段就要开始的时候,有很多事情需要坐下来认真的思考一下,需要很好的进行总结和回忆当然,我们不能仅仅沉浸在自身取得的进步中,如何总结过去半年工作中的经验教训,从而更好地开始下一阶段工作才是关键通过半年的工作学习,我对船务单证工作有了一定的了解,具体有以下几个步骤
一、业务员会定期把提供订单信息,在每次安排工厂查货的时候提供查货的时间和信息
二、根据订单上的走货时间,结合工厂查货时间跟货代联系订仓,送货
1、制作托书时要严格根据订单上的REF#,UPC等信息,根据工厂提供的装箱单严格制作,提供货代准确的货好时间让货代帮助安排
2、同时要开始准备报关商检资料,及时安排工厂做商检,这些资料我们宜早不宜迟,要给工厂足够的时间来做商检
3、按时向货代索要进仓通知,然后安排交待工厂按时送货进仓
4、在货送仓库的同时,要提供应货代准备的报关资料,可能这期间货物件数,毛重有更改,我们要及时通知货代更改数据,有时候事有紧急,我们可以提前寄一些空白单据以备不时只需
三、货送仓库后的工作
1、跟工厂确认是否货到仓库,同时索要最终装箱单
2、根据最终装箱单做清关文件,做清关文件的时候需要仔细认真,尽量减少犯错的可能性
3、有些客人可能会要求我们这边提供一些原产地证,如FORMF,FORMR,CO通过接触,我了解到不同原产地证的效力是不一样的
4、船开前,货代会跟我们确认提单,确认提单是一件需要小心谨慎的步骤,因为这直接影响到客人的提货,所以我们要注意出运港,目的港,客人名称地址,通知人,发货人,逐字核对,件数,毛重(不要显示成了净重),体积,出运日期,根据不同客人的不同要求,显示装船指示上要求的内容
四、船开后的工作
1、由于我们是付款买单,所以我们要及时向货代索要发票付款,拿到提单
2、拿到提单后,提单要妥善保存,如果是T/T付款,出正本提单的话,在收到客人的付款后,及时给客人集体单如果是信用证交单,在单据准备齐全后,尽快交单银行
五、按时收汇和给工厂安排付款
1、一般T/T的,根据之前的条款按时核对是否收汇,如超期未收到货款,要提醒客人安排付款信用证的话,相对平安
2、根据业务员提供的核价,给工厂做开票资料,拿到工厂的发票后也要仔细核对,因为增值税发票影响到核销,上面的品名,数量要跟报关时一致
3、及时给工厂安排付款到此,可能一整个工作才算完成而回忆半年来的工作,自己也有一些经验教训,暂且不能称之为心得
1、犯错的最主要原因,还是不熟悉,一旦熟悉了要点和注意点,是很难犯错的,所以尽快熟悉自己手头上的工作是关键
2、要有责任心在实际工作中,有相当大的一部份工作不是靠能力来完成来做好的,而是靠对公司对部门对自己的一种强烈的责任心来完成来做好的有责任心,不仅是对工作负责,对团体负责,更是对自己负责的一种表达
3、团结,有良好的沟通我们要认清我们是一个整体,跟工厂,客人,货代要做好沟通但是我们要注意,工厂和我们是一个整体,我们同属于供货商,我们要始终保持统一战线
4、进一步加强向领导、向同事、向客户学习的力度,不断完善自己学无止境,特别是对于我们年轻人,要时刻保持一颗谦虚上进的心
5、加强订单,文件资料的,理顺电脑和文件夹中的资料
6、加强产品知识、外贸知识上的学习
7、进一步标准自己的工作流程,加强工作的方案性标准的工作流程可以大大减少出错的几率在新的一年里要严格按照标准的流程操作订单,防止一些低级性的错误出现,减少,养成良好的工作习惯增强自己工作的方案性,这样可以防止遗忘该做的事情,减少丢三落四现象的出现
8、争取更多的时机,发挥更大的作用,为部门各方面的开展做出自己应有的奉献
9、总之,我要从自身的实际情况出发,发挥自身优势,有针对性的采取各种措施弥补自身存在的缺乏,不断完善自己各方面的能力,抓住我们部门阔步大开展的大好机遇,努力工作,积极进取,与部门同事团队作战,通力合作,尽我自己的努力做好本职工作,为我们业务目标的完成和飞速开展作出自己应有的奉献20xx年x月份我很荣幸的成为##国际贸易的一名员工外贸是一个和外国人打交道的行业,需要的是丰富的知识和绝对百分百的细心,这些对于一位刚跨进##之门的我来说完全是一个数,没有接触过外贸,没有令人充满信任的外语,此时“零”恰是我真实的评价,是迈祺一手教会了我如何去工作,如何去做人,我想做人比做事更重要时间飞逝,转眼十个月已经过去,而现在的我在各方面是否还是零了,扪心自问,不敢说我在这过去的十个月里所做的工作百分百,不敢说同事评价我这过去十个月百分百,不敢说我学了百分百的知识,但我敢说我用的是百分百的真心接触外贸,首先接触的是外贸单证——外贸的根底性工作外贸单证即制作有利于外贸工作开展的一切表格包括出货之前的租船订舱、工厂的发货通知、报关单证的制作,其中有需要商检的必须在报关前完成、提单确实认、费用确实认、还有一些后续问题等等现将我在20xx年里并学习并工作的一些详细知识列为以下
1、租船订舱租哪里的船,订哪里的舱,怎么订一般FOB为客人指定货代,并由我公司代客户做租船订舱的指示性工作,运费为倒付,即FREIGHTCOLLECT,在这个情况下产生运费为客人承当,而像其他的订舱费、报关费等人民币费用由我公司承当(当然也可以和客户商议)另外走CIF货时,我们就必须根据货代报给我们的价格去决定给谁做,此时运费预付,即FREIGHTPREPAID,既由我公司来承当在货代公司效劳下产生的一切费用当然所有的只要是有利于公司的,我们就可以做,只要是不利于公司的,我们绝不模糊注在租船订舱时,本人会放松警惕,所以自工作以来犯了一些错误,常犯错误为FREIGHTCOLLECT写成FREIGHTPREPAID;一些不从上海港走的货写成了SHANGHAI
2、发货通知这个环节关系到出货的及时和准时问题,同时牵扯到船期和客人可以准时收到货物这一环节要将货代给我们的进仓通知巧妙的写给每一家工厂的送货通知,根据不同特点的工厂,给予不同的时间限制比方我这边有一家工厂浙江三门湘顺,这家公司出货总是有问题,所以给他的时间就必须提前注在做发货通知时起先的方式不是很完美,并且按照那样的方式容易产生错误,后来经过冯经理的指导,使用更标准的形式,所以这一环节没有错误的发生并希望以后能够做的更好,和催货方面做的更到位
3、商检有些产品需要商检才能出货,在为期十个月里,接触到需要商检的产品是空气滤清器(温州林泰)、电珠(海宁宁帅)商检时需要提供发票、装箱单、外销合同此时提供的发票和装箱单中的数字在以后的报关数据相一致注商检比拟简单,所以不会犯错误,值得注意的就是要及时催商检屏条,并及时将商检屏条转给货代在报关前
4、报关在报关时我必须提供应货代全套的单据,包括发票,装箱单,报关委托书,海关预录单,核销单报关是一个说简单又不简单的程序,一不小心就会犯些很低级的字母、数字错误,所以在这个过程需要检查最起码两遍同时还要记下核销单号码,以便日后查用还需要将三份外销发票交给财务注在报关的时候,一开始的时候经常犯一些低级错误,比方金额不对,还有就是外销发票忘记给财务,这些都是我需要极其重视的
5、提单确实认提单确实认是一个字母游戏,必须按照事实去写,发货人是我们公司的英文名字,字母必须一样,收货人一栏必须要和冯经理提供的资料一致提单确实认是绝对不可以犯错误的,如果是按照信用证的方式,那么只要有一个不符点,造成的损失是巨大的从一份提单上可以学到很多东西,如收货人,船名航次,是FOB还是CIF,是整箱还是拼箱注曾经犯过一个错误,但也不完全是我的责任,也有货代公司的责任(我不是在逃避责任,实事求是),好在可以寄回去重新修改,也就万事大吉了,不过现在想来其实当时很紧张,碰到提单出错,神经绷的很紧,这可关系重大啊
6、保险如果是CIF方式走货的话需要做保险保险是以报关时的发票为基准的,加上重要的船名航次、保险金额、保险时间注保险虽简单,但也容易出错,我曾经给李经理做的一份保险就反反复复改了三次,我提供的资料是没有错误的,不知道怎么就改了三次,令我费解,当然有我的责任,就是那种拣了芝麻丢了西瓜的感觉
7、原产地证书原产地证书是兴旺国家对开展中国家的一种优惠政策所以不是全部单证都需要做这个工作,但只要碰到需要做原产地证书的客人,以后每次出货都必须做做原产地证书,需要给商检局提供一套完整的单据,包括提单复印件,发票,装箱单,原产地证书的申请表格,以及原产地证书表格原产地证书是很容易犯错误的,人为的因素比拟大,所以我们自身的核对很重要注曾经就有一次疏忽,被商检局的人把字母给打错了,当时我没有查出来,不过后来通过我的真诚抱歉,商检局的同事没有收我的费用,真是万幸
8、开票资料出货之后需要跟货代索要海关预录单,用来给工厂开票时的准确数字的对照,工厂开出的票必须和报关相一致碰到那种不开票的产品,自然也就不需要报关了(当然这只能是内部说说了)注开票资料是要和工厂打交道的,所以必须写清楚,也必须和工厂交代清楚,否那么犯错误是十有***
9、议付单据议付单据是要寄给客人的,是一套完整的出货资料,包括提单正本,还有保险资料,原产地证书,发票和装箱单议付单据不仅只是简单的完成就罢,而最重要的是要使之完美,使之完善注议付单据是不能出错的,寄到国外的单据我没有犯过错误,当然那都已经被冯经理或者王经理帮我审核无误后寄的,不过我很自信的说这个环节我会警惕的
10、退单退核销单一般在出货一个月之后跟货代催要,一般情况下,都是付款买核销单,所以在这之前还做一个资金审批注一开始的时候这个环节总是疏忽,虽然这是个只需一个就可以解决的事情,殊不知就是经常忘记,不过现在已经成为一种工作习惯,自然不会忘记
11、资料这是工作的尾声了,需要我做的是要将纸张形式的资料放在文件夹里,同时还需要输入出口发票注资料我自认为做的不够完美,虽然这个环节不会造成利益冲突,但是作为一个单证员,需要投入更大的时间去思考如何将资料做的更好以上便是我20xx年工作的一个粗略的总结,总而言之细心,要有百分百的细心;知识,要有百分百解决问题的知识,为迈祺之蓬勃开展而努力爆竹一声辞旧岁,总把新桃换旧符辞别20xx年,迎来了充满希望的20xx年,20xx年,我必须更努力,只有努力才能到达心中想要的硕果累累现拟订20xx年工作目标以上只是一个很理性的图表,对于每一个环节的要求都比20xx年高了些,我相信我会用实际行动来证明一切细细想来,其实在每一个工作岗位上的人们,每天接受的都是简单、平凡的事情,把工作做好,也就是要做好每一件小事,每一件平凡的事,就如用饱满的工作热情去和客户通一个,如用真心去制作一份重要的单据等等,所以接受平凡,接受简单,才能水滴石穿最后真诚的祝福××在新的一年里更加的蓬勃开展,祝福迈祺每一位同事在新的一年里事事顺利单证管理自查报告根据公司要求,进一步加强单证管理力度,确保单证管理的稳健、平安,市区收展部开展单证自查工作,具体情况汇报如下
一、无遗失、超期、作废、停用单证长期不公告、不核销或不按规定销毁及流失在外的情况,且单证的领用发放、核销登记与库存一致
二、重要单证不存在超期现象,均已按照《单证管理方法》缴纳管理补偿金;且重要单证无超量现象,已按照《单证管理方法》履行相关审批手续进行发放通过自查未发行重要单证丧失现象
三、未销毁的作废单证各联次均加盖作废章,作废单证假设为多联,单证联次均齐全
四、系统记录销毁数据与《单证销毁清单》均保持一致,且按照《单证管理方法》规定及时定期销毁并履行审批手续
五、自查过程中不存在最终使用人离司未缴回的单证手工核销的重要单证已填写《重要单证手工核销清单》,均有相关人员签字,且有收付费截屏
六、严格按照《单证管理方法》要求打印日清日结单
七、按照《单证管理方法》要求,每月第一个工作周内进行重要单证盘点,格式按照单证管理方法附表,每季进行一次普通单证盘点,格式参照重要单证盘点清单
八、单证领用(入库)、核销(出库)登记簿,均有每月盘点纪录,且与系统、实物相符并且,单证的领用(入库)、核销(出库)登记簿均填写标准模板内容仅供参考 。