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制度建设的重要意义 标准化管理是企业一项艰巨的、需要持续改良的工作,它是企业各项工作正常有效开展的根底,是企业健康有序开展的有力保障标准化管理同时也是提高工作效率和工作质量,降低业务运作风险的重要管理手段,缺少标准管理的企业其经营管理工作必将一盘散沙标准化管理涵盖的内容很广,按照当今比拟权威的解释,它主要包括以下几个层面,一是企业战略目标管理的标准化,二是企业组织流程设计的标准化,三是组织构架设计的标准化,四是制度建设(指制度的编制、执行、修订完善)的标准化,五是信息化建设的标准化而制度建设是企业标准化管理的一个极其重要的局部,各项工作的标准化管理水平那么直接表达在制度的建设上制度建设的根本流程为制度的编制、制度的执行、制度的修订完善,三个环节工作的标准性与系统性对是否能逐步形成适应企业自身开展需求的标准制度体系有着决定性的作用,也是能否进一步提高公司标准化管理水平的关键所在下面笔者就制度建设三个环节的一些思路方法谈谈自己的一些观点
一、制度编制的根本原那么 一个企业编制的制度必须是标准的,必须符合企业科学管理原理和企业行为涉及到的每一个事物的开展规律和规那么,没有标准的制度,就没有标准的制度执行过程企业编制的制度应具有可操作性、系统性、合法性、平等性——四大根本原那么制度的可操作性是指,在编制制度时应从业务实际需求和管理规律出发,以现有体系和制度为根底逐步地进行优化和完善,特别要注意的是,编制的制度不能脱离当前管理体系、人员素质、文化习惯的前提来实施彻底式的变革,否那么这样的制度不但很难具有可操作性,还有可能带来较大的管理风险;制度的系统性那么是指在编制制度时要坚持全面、统一的原那么,要从全局的角度出发,防止发生相互矛盾的情况,保证制度体系整体的协调顺畅;另外两个方面的根本原那么是制度的合法性和平等性,合法性是指制度不能与法律法规发生冲突,否那么就会缺少法律效力,平等性那么指编制的制度对各级管理层都应该一视同仁,不能因职位等方面的上下而有所区别,应坚持责任、权限、利益相一致的原那么,权利与义务不均衡是推进标准化管理的大敌,不平等的制度必将引起内部的矛盾与冲突,影响企业正常工作的开展
二、制度编制的根本思路
1、全员参与制度制订是一个“自上而下”和“自下而上”的过程,各项制度制订都要经过全方位的论证,都要充分考虑和吸收各方面的建议和意见,以形成大家能共同接受、共同遵守的合理制度,大家遵守合理的制度编制制度时仅仅单靠一个或几个人的苦思冥想是很难到达理想效果的,全员参与,多沟通、多论证是制度编制必须要做好的一个环节
2、借鉴引进每个企业都有自己优秀的管理思想和经验,而这些优秀的管理思想和经验的结晶往往都表达在制度或管理模式上,所以在制度编制时可以将企业好的管理制度借鉴到自己的企业中,与自己的管理文化和管理体系有机结合,形成企业自己的特色,为自己的企业效劳借鉴引进同时也是搞好企业制度建设的一项捷径
3、调查研究调查研究就是要运用正确的观点、合理有效的方法,抱着谦虚、的态度,深入企业实际了解情况,掌握第一手材料,进行综合分析,制订出切合实际、标准有效的制度,调查研究是编制制度极其有效的一种科学方法调查的方式一般可采用普遍调查、典型调查、会议调查、访问调查、收集书面材料等,编制时可根据制度类型的需要选取一种或几种调查方式只有经过调查研究制订的制度才会更科学、更具有可操作性
4、事无巨细制度化事无巨细制度化实际上是制度有效覆盖面的问题,是制度相对企业管理需要的充分性问题企业每一个重要的管理、工作和技术事项都应该用制度加以合理标准,使各项工作标准有序的进行,以提高工作效率,减少管理本钱制度健全完善的程度也表达出了一个企业的标准化管理水平的上下 另外,在编制制度时,制度内容的文字表述也是一个不可无视的方面,应做到语言准确、概念清楚、文字简练、通俗易懂 再完善的制度,如果不能得到很好的执行,对推进企业的标准化管理也是无济于事,大到企业战略目标的实现、小到企业日常工作的开展都需要制度执行力和执行效率来做强有力的保证制度执行力弱是企业都普遍存在的不良管理现象,也是企业管理中始终存在的矛盾和焦点,因此几乎所有的企业都在强调制度执行力的问题,在这方面大做文章
一、加强制度的宣传与学习 在企业内部,因年龄、文化、实践等方面的不同,每个人的标准化管理意识、制度执行意识也存在着较大的差异,必然有一局部人在意识上有所,而这些人也是企业管理的重点对象面对他们,首先要做到的是通过宣传、组织学习来提高他们的标准化管理意思,一个人只有意识提高了,观念改变了,才会改变自己的行为,从而 改变自己因此,宣传制度、组织学习制度、提高制度执行意识是一个企业提高制度执行力和执行效率的根底工作,根底工作做好了,才会创造一个良好的制度执行环境
二、干部应树立典范作用 陈总说过,一个员工差差一点,一个干部差差一片,这句话就非常精辟地阐述了干部典范的作用干部的一言一行是员工争先竞仿的对象,对员工有着非常大的影响,因此干部能做好自身形象,带头执行好各项制度,对员工会产生一种潜移默化的积极影响,反之,如果干部不注重自身形象或带头违反制度,就极有可能导致整个部门制度执行力的下降,就极有可能产生较差的管理局面和结果
三、加强日常的监督、检查和沟通 日常的监督、检查和沟通是及时了解制度执行情况的重要手段,也是企业控制和提高制度执行力必须做好的前期工作监督是每时每刻都应该进行的工作,一个企业应把监督融入到日常工作中,开展好部门内部的自我监督、横向部门的相互监督、职能部门的监督;检查那么可采用多种形式进行,一般来说可采用自查、职能部门抽查、专业检查、专项检查等多种形式,不同的检查形式所产生的效果会有所不同,但对推进标准化管理都有着不可无视的作用;沟通是了解制度执行情况的主要手段,及时沟通可以及时了解到制度执行情况,从而可以及时采取有效措施来确保制度的执行力,沟通一般可采取召开阶段性座谈会、开展问卷调查、下入基层了解等方法进行
四、将考核处理与教育鼓励相结合 标准化管理应与人性化管理有机结合,对受到处理的干部员工,要通过引导、教育、沟通,让干部员工被处理后有好的表现,让部门管理工作有新的提高这个方面工作往往容易被无视,其实制度的目的不是处理人,而是用以标准人的行为、提高人的素质,因此对违反制度的干部员工,做好他们的思想教育工作,提高他们的思想水平和思想素质,是提高一个企业整体制度执行力的一个不可无视的环节
五、标准制度执行过程 一个企业应坚持一切管理活动只对制度、标准负责,做到制度面前人人平等在制度执行过程中,一是要做到标准优先,即制度执行时,大家有意见也要等制度执行后再开展讨论,防止扯皮,维护制度严肃性二是对于重复问题和典型问题,严格考核处理三是严格实行分级管理,防止考核过程中的推诿、扯皮现象,同时也要杜绝护短、说情、办事拖拉等不良现象 企业的制度不是一成不变的,更不是一个“封闭的、静止的”的系统,随着业务流程、组织构架、市场需求的变化,制度要被不断地修订、更新、废止,以保持其有效性和适用性,适应企业管理和开展的需要企业内部任何一位干部员工都可以对制度提出修订完善的建议制度修订完善的原那么与制度的编制原那么是一致的,应考虑制度的可操作性、系统性、合法性和平等性制度修订完善的思路方法除在制度编制中提到的几个方面外,还应该注重以下两个方面
一、制度的修订完善应具有时效性 没有及时修订制度,没有致力于制度建设而导致制度失去适用性,这将会严重影响制度的权威性,甚至给工作带来一定的负面影响,因此对制度的有效性、适宜性、充分性进行不断的评审与更新,是企业任何一个部门都不可无视的工作,这项工作也是一项需要花费较大精力的、有较大难度的工作要想较好的保证制度的时效性,企业内部的每一个组织机构都应该抽出一定的人员和花费一定精力来致力于制度建设这个工作
二、制度的修订完善应坚持“边制订、边执行、边完善、边上报备案”的四边原那么 在工作过程中,随时可能碰到一些不确定的管理事项,甚至一些管理漏洞,这就需要我们通过完善制度来标准工作但制度的修订完善和正式是需要一段时间的,为弥补缺少明文规定的制度可能给管理工作带来的不良影响,及时防止和减少不标准的行为或做法,这时候我们就需要采取“边制订、边执行、边完善、边上报备案”的方法来解决这个问题在日常管理工作中,只要有好的想法、好的管理思想就要先遵照执行,而不是等到正式制度文件下发后才执行同时,按“四边”的要求来开展制度工作这也是较好保证制度时效性的一个有效方法 另外,有一点要在这里特别指出,那就是流程的修订完善,这个工作是制度建设中的一个的难点对已有的流程进行完善、创新或精简,减少一些重复工作和累赘环节,提高流程的效率与效果,是一个企业应该时刻关注的问题 制度建设是一项长期的、艰巨的任务任何制度都要经历一个从建立到不断完善的过程,任何制度的内容和形式都需要根据企业经营的变化而不断废止和更新企业应充分认识到制度建设的重要性,不断的思考、不断的总结,不断推进制度建设,努力建立健全并保持一个适应企业自身需要的标准制度体系,为提高企业的标准化管理水平提供一个强有力的制度保证 俗话说“没有规矩,不成方圆”社会秩序的建立与维护靠的是法律与道德,企业内部秩序的建立靠得是制度和文化作为企业管理的根底工作,制度建设就是对企业内部各项规章制度制定、公布、实施、修改、梳理直至废止的动态全过程,制度没有“最好”,只有“更好”,科学实用的制度,可以为企业降低“风险”、减少“本钱”、提高“效益”制度建设是企业标准化运作的必要保障,制度建设的目的是使企业内部做到“有章可依,有章必依,执章必严、违章必究”,也就是使所有的人按规矩办事,如果不按规矩办事,就要受到处分从这个角度来讲,制度是企业的内部法律,企业内部的行为标准以执行制度为最低标准,做到在制度面前“人人平等” 企划处的主要职责之一就是进行制度建设,原来的凯元制度也是自成体系的,有一系列比拟完备的规章制度,但是由于职能部门的简化与合并,导致监督和制约的职能无法表达,具体执行起来就存在着一定的弊端,制度就成了一纸空文现在职能部门已经根据监督与制约的机制建立起来了,下一步工作就是清晰的界定各部门的职责并进行业务流程的优化,将企业运行规那么调整到最适合企业开展的状态,将优化后的规那么以制度的形式合理地传播和固定下来,表到达管理的各个层面,从而到达促进管理水平提升的效果我们进行制度建设的重点在于把各种简洁高效的工作流程、业务规那么,按照凯元的特色以制度的形式确定下来 第
一、“说”的阶段——把我们要做的正确的事情大张旗鼓的进行宣传 凯元公司作为热电行业,有自己的行业特点,我们进行制度建设就要紧紧围绕集团文化结合凯元特色来进行我们首先要做的,就是将正确的信息通过各种渠道传导到管理对象层面制度编写并非单纯写作,而是将管理要求通过正确的形式表达出来检验管理制度编写质量的唯一标准是制度要求能否被执行并产生预期效果所以在编写制度过程中该说的,一定要说全面,要考虑操作时有无难度或实现的可能性,要让员工在理解上没有障碍 以经济责任制为例,在按照集团的统一要求建立经济责任制的过程中,企划处在考核指标的设定中不断的征求相关部门的意见和建议,力求把应该说的在制度中讲的明白同时在制定责任制的过程中几次进行修订,把需要考核的指标逐步的增加到责任制中,让制度给全体员工传达这样一个信息作为企业的一员就要关心企业的效益,企业效益好了我们的工资才更有保障,岗位工资要向效益工资过渡在责任制制定后,加大宣传力度,通过宣传栏、黑板报、竞赛台、班前会等各种形式让全体员工了解责任制考核什么,工资如何计算让职工真正了解责任制,认同效益工资,这样广阔员工就会真正把企业的利益与自身的利益紧密联系起来,让员工更加明确地认识到自己在文化变革和制度变革中的位置,并力求让他们心甘情愿地拥护新的制度,扮演新角色,从而减少在执行的过程中的难度 第
二、“听”的阶段——要让所有的人都听到,而且要保证让人听的有所偏差 管理制度是企业“法规”,应该通过适当的、正式的和顺畅的信息渠道在制度时,我们一定要保证我们所说的,全体员工都能够听得见,而且能够听得全面,可以“原汁原味”的理解,并不折不扣的记住执行 应该充分利用多种信息传播工具,特别注意信息渠道的可选择性,以防止过多无关信息而使接受对象产生选择疲劳使用计算机网络建立制度公布和管理的信息平台,并建立制度学习的责任矩阵关系,是比拟可行的方式之一建立信息读取的责任机制,如接收签名、阅读登记等等,也有利于制度信息的有效传达 同时,制度不但要传到达位,而且要促使管理对象理解到位,这就需要建立和完善企业制度培训职能只有向制度执行者提供及时的学习时机和咨询支持,才能促使其全面理解制度要求,扫清认知障碍 最后,建立定期的制度应知应会考核,强化制度执行者对制度内容的记忆,有助于其在日后工作中具体执行,也是一件常抓不懈的工作 第
三、“做”的阶段——“听到了,也记住了,可是,照做了吗?” 制度建设,有人说,有人听,最终的目的是有人去“做”制度表达和传播过程的合理性、适宜性和有效性,直接影响制度的贯彻落实和遵守执行合理、清晰、正确、目的性强的规那么,对企业员工来说,没有不予执行的理由;晦涩、繁杂、漏洞百出、不易理解的制度,光在理解层面就让人望而却步,员工拒绝执行,也是必然的结果在制度表达和传播都做到位的前提下,作为一项监督机制,频密程度合理,深度和广度适中的制度执行检查工作,对企业制度建设也有很强的促进作用,是一件不可缺少的工作 通过检查,管理者应该至少发现这些方面的问题我们的制度有条件做到吗?制度执行结果有效吗?执行的过程有监控和指导吗?制度在多大程度上被执行着?做的对不对?有无反应?如果没有这些管理也就成为了一种空话,管理制度就成了一纸空文 通过检查发现制度在执行过程出现的问题,并和相关责任人进行交流,找出出现问题的原因,找出对策,逐一解决经过执行、反应,调整,执行的循环过程,才能搞好制度的建设 总之,搞好制度建设是企业标准运作的保证,制度建设的好坏影响到企业效益的好坏,影响到职工的热情,所以我们一定要把制度建设搞好,使其标准化、程序化模板内容仅供参考 。