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文员的工作内容「最详细」 文员是公司的基层职员,一般从事文件处理工作,也有许多的公司从薪金上划分员工/文员/职员的级别,但有些公司对文员的要求很高,也赋予一些权力也有可能是踏入管理阶层的第一步下面,为大家分享文员的工作内容,快来看看吧!
1、接待来访来访者不同,事有大小,文员要区别对待对应该会见的人,应直接转达对方的意图,并引其进入会客室或告知各部门接洽人,不管对方要求见面还是预约对不宜会见的人,在请示相关人员后以“不在”、“正在开会”或“工作很忙”等为由,拒绝对方或是将个人意见报经理后接受答复
2、接听接听时一定要先声明“这里是××公司”,然后记下对方的姓名、工作单位等,根据对方情况,不阻碍时可明确答复,但一般不说总经理是否在
3、转达需要转达时要正确听取对方的身份和要转达的内容,并准确、迅速地转达
4、文件的收发及分送收到的邮件或送来的文件首先要区别是直接呈送办公室主任的,还是需文员再进行处置和的,或者是私用文书这些区分的范围需事先请示主任需主任办理的要直接送主任,主任不在时如果有于之人直接有关的留言、电报、快递,可用告知
1、日程的设计及其安排对所确定的应由主任处理的事项如会见、出席会议的日期和时间进行记录,并随时进行调查,协助主任制定出日程表日程方案应记入每月日程表,必要时在上面记下预定内容和变更情况
2、准备及安排有些工作需要特别的准备和安排,这些工作通常都有一定的时间限制,因此必须提前做好适当的准备 文员应将主任工作中所需要的文件资料、各项用品及备用品事先准备齐全
1、在办公室内平常经常使用的物品及备用品,应在适宜的地方放置适宜的数量,为此,应设计一张用品及备用品的明细表,在上面记下品种和一月或一周所需数量以及补充的数量和补充日期
2、主任外出时主任外出时需使用的钢笔、铅笔等,每天都应该注意事先做好准备好一定数量,需要收入提包内的物品也要做同样考虑这些需要准备的物品应在询问过主任后制做一张明细表事先贴好以防遗漏
3、文件、资料的准备首先要弄清楚那些文件是重要的,如果不明白要详细询问,以便将可能会用的文件材料一并准备齐全,然后画一张文件明细表以方便使用
1、为使主任处理完毕或正在使用的文件不丧失、散乱,并且随时可以提用,需要对文件进行工作首先要根据主任的意见将文件分类,并放入固定的装具和内容器内,使用中还要经常,做到很容易查到文件
2、工作的关键是分类工程确实定和保管及文件用品的选择与、借阅手续的完善
3、业务用的文件分为正在处理的文件、正在运行的现行文件和已处理完毕的文件,此外还有机密类的文件根据应用情况还可以分为每日必用、常用和不常用的三种
4、经过后,对文件进行装订,并给每一个文件集合体以一定的户头名称应在听取合租人意见后再制作一张文件分类的明细表,将表贴在保管场所或保管人的桌子上以便于参照
1、清理桌面台历每天调整日期,桌子要擦抹干净,常用品要准备好,并按要求备齐数量,将前一天取出的图书、文件放回原处,有破损和污染的物品要清扫更换
2、室内的物品要放在固定的地方模板内容仅供参考 。