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最新版公司档案管理制度范本 如何制定公司档案管理下面是给大家收集的公司档案管理制度范本,供大家阅读参考
1、为加强本公司档案工作充分发挥档案作用全面提高档案管理水平有效地保护及利用档案为公司开展效劳特制定本制度
2、公司档案是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录公司档案分为受控档案和非受控档案
3、承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整公文上的各种附件一律不准抽存结案后及时归档工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚不得擅自带走或销毁
1、公司指定专人负责文件材料的管理
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责交总经理审阅后归档
3、一项工作由几个部门参与办理的在工作中形成的文件材料由主办部门或人员收集交行政部备案会议文件由行政部收集
1、重要的会议材料包括会议的、、决议、、典型发言、等
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书
3、本公司的各种、总结、报告、、、会议记录、统计报表及
4、本公司与有关单位签订的、协议书等文件材料
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料
6、本公司的及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等
1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点保持文件之间的有机联系区别不同的价值便于保管和利用
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整
3、在归档的文件材料中应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件分别立在一起不得分开文电应合一归档
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列密不可分的文件材料应依序排列在一起即批复在前请示在后;正件在前附件在后;印件在前定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列
6、案卷封面应逐项按用钢笔书写字迹要工整、清晰
1、按照有关规定做好文件材料的收集、、分类、归档等工作
2、按照归档范围、要求将文件材料按时归档
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守努力维护公司档案的完整与平安
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅借阅者都要填写《借阅单》报主管人员批准后方可借阅其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准受控文档的借阅要由总经理签字批准
2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案档案管理人员要定期催还发现损坏、丧失或逾期未还应写出书面报告报总经理处理
3、必须严格保密不准泄露档案材料内容如发现遗失必须及时汇报追求责任
4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容如确有需要必须经领导批准才能摘抄或复制
5、必须保护档案保持整洁不准在档案材料中写字、划线或作记号等
6、不准转借必须专人专用
7、用毕按时归还如需延长借阅时间必须通知档案管理人员另行办理续借手续模板内容仅供参考 。