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职场中如何汇报能够事半功倍 很多在职场中的新人提到汇报工作多少都容易忐忑,很多职场老人提到汇报的时候也难免会面露难色,那么职场中如何汇报能够事半功倍呢?一起来学习下吧 有一次安排一位小伙伴设计海报,我把我的想法逐一罗列了过去但是当我看到作品时,我发现跟我想要的完全不一样于是我又再次把我的意见告知对方,可改了几次依然没有看到满意的画面 他总是保持他的主见,每次修改都无法到达我想要的效果,我忍不住问他,为什么你就不能多做几个版本给我呢? 我告诉他,你完全可以有更好的选择,你做一个我要的版本给我,再做一个你认为很好的版本,或者你再多做一个平衡两者的版本你给我几种不同效果,我作为一位不懂设计语言的人就更加容易把握到我要的方向 又或者你在做之前,给到我一些参考的画面,我找到我认可的风格以后你再去做,也不至于偏离这么多,既花了时间,又没到达效果 在实际的职场里,很多人对于上级提出的任务都喜欢做单项选择题,老板说要看方案,你就做一份筹划,老板说要看方案,你就只做了一个方案,老板说要问价格,你就只问了一种价格……这样的做法在周遭似乎还不少 但其实,由于和阅历都还在成长阶段,你很难完全把握到对方的需求,哪怕已经是职场老手了也未必每次都敢这么干 反而,多做一点点,给对方多一些的选择,看起来你多花了时间,但这个过程里你锻炼了能力,让思维插上发散的翅膀,看待工作的角度更多元化,和对方的沟通也会更进一步,更容易把握到需求的方向,何乐不为呢? 顺便说一句,如果能够在接到任务的时候,尽可能复述一遍就简直完美了很多时候我们看起来拿了,拿脑子背了,但做出来的时候好似还是有遗漏,或者方向不对 试着在接到任务的时候,把对方转达给你的需求复述一遍,问对方是这样吗?是这样对不对?是这样意思对吧?得到对方确认后再开始做,根本都不会太偏离 想要节省时间,又快又好地完成任务,其实就在于这么一点点小细节 有个经典的不少人都听过,虽然是职场真理,但却常常被人无视 约翰和哈里两个年经人同期来到公司,一天哈里向总经理抱怨“约翰的薪水已经增加了一倍,职位也升到了部门主管而我每天勤勤恳恳地工作,从来没有迟到早退过,交代的任务总是按时完成,可是为什么我的薪水一点没有增加,职位依然是公司的普通职员呢?” 总经理意味深长地对他说“这样吧,公司现在打算预订一批土豆,你先去看一下哪里有卖的,回来我再答复你的问题” 于是,哈里走出总经理办公室,找卖土豆的蔬菜市场去了 半小时后,哈里急乎乎地回到办公室,向总经理汇报“二十公里外的集农蔬菜批发中心有土豆卖”总经理问“一共有几家卖土豆的?”哈里挠了挠头说“我只是看到有卖的,没有留意有几家,你等一会儿,我再去看一下”说完又急乎乎跑出去 二十分钟后,哈里喘着气跑回总经理办公室汇报,“报告总经理!一共有三家卖土豆的”总经理问“土豆价钱是多少?三家价格都一样吗?”哈里楞住了,挠了挠头说“总经理,你再等一会儿,我去问一下价格”说完,又要往外跑总经理叫住他“你不用再去了,你帮我把约翰叫来吧” 约翰和哈里一起进了总经理办公室,总经理先对哈里说“你先坐下来休息一下吧”然后对约翰说“公司现在打算预订一批土豆,你去看一下哪里有卖的?” 四十分钟后,约翰回来向总经理汇报“在二十公里外的集农蔬菜批发中心有三家卖土豆的,其中两家是
0.9美元一斤,但一个老头只卖
0.8美元一斤我看了一下他们的土豆,发现老头的最廉价,而且质量最好,因为他是自己农场种植的 “如果我们需求量大,价格还可以优惠,并且他有货车,可以送货我已经把老头带回来,就在大门外等着,要不要让他进来具体谈一下?” 总经理说“暂时不用了,你让他先回去吧”这时,总经理对目瞪口呆的哈里问“你都看到了吧!如果你是总经理,你会给谁加薪晋职呢?”哈里惭愧地低下了头 其实这个故事说的就是职场里最常见的汇报技能,真正优质的汇报并不是答复完后,还让对方有很多问题可以问,而是在你汇报完后只需要回复好和不好,做最终判断即可这才是完美的职场汇报术应该到达的要求 这就要求你在汇报工作的时候,要有极强的同理心,想想对方需要什么,可能想知道的内容有哪些,什么样的信息有助于对方进行判断,这些就是在汇报之前需要想清楚的 很多人害怕汇报或觉得汇报压力大,都是因为在汇报的过程中,主管问的很多问题答不上来,或者汇报不完整让主管一个接一个问问题,双方都倍感疲惫很多员工面对上司的提问,往往在内心里抛下一句话“为什么之前都不说清楚呢,说清楚我就都去查了呀!” 可是就跟这个故事里的哈里一样,你看不到其他人做得更好的一面,而且问题是一样的,如果你汇报这件事都做成这个样子,我为什么一定要给你涨工资? 可见汇报这件事情在职场里真是至关重要又最频繁的一门在汇报的逻辑结构上,可以参考金字塔原理 不管是写文章还是做汇报,做,你都要弄清楚自己想传递给对方的论点是什么,把这个论点放在金字塔的最顶端 然后,再去思考这个论点会引发对方怎样的疑问,把这些疑问列出来,然后一一解答,之后如果还有进一步的疑问,再把它们列出来继续解答,直到所有疑问都解答完 这样你就可以让他人沿着你的思路一步步进行推导,也就不会对你的讲述有所质疑,因为你到最后把对方的所有疑问都已经解答掉了 现实中很多人在汇报的时候,根本上讲了半天都讲不到你心里的东西,要不然就是在她汇报完之后你还要问很多问题,这样的过程就会让人觉得很累所以汇报工作的方法很重要,否那么就像最上面的例子一样,在来回的过程里,浪费了彼此的时间,还增加不信任感 其实每次的汇报都是你和上司增加信任度的好时机,汇报的时间越短代表默契更多,反而不断被提问不断被问到懵逼,就意味着你的工作里有太多需要改善的局部,你做的太少了,你就应该像故事中的约翰一样,想到更多并行动更多 在职场中,见面汇报,邮件汇报都是非常重要的汇报形式,而在互联网信息高度兴旺的当下,使用微信汇报也成为了职场的常态那么在微信中汇报工作,有什么特别需要注意的地方呢? 我们总以为我们的信息对方会第一时间看到,会第一时间看完,但其实往往忽略了每个人有自己的工作环境和强度,特别是高度忙碌人群,一翻开微信可能都处于爆炸状态,上百条上千条消息都是常态 信息越频繁和兴旺,人们对于微信上的长文字越不适应我经常看到很多创业者朋友收到下属的汇报,都是一大段的文字,大局部的时候视觉习惯只能扫一眼,没有时间处理详细的信息,因此收到这些长信息也颇为苦恼,不知道重点到底要说什么 建议有详细的内容要发的时候,发邮件同时要发微信的话,尽可能简化为
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3、4,同时分段来进行发送,每次发送的时候尽量不要太多行,六七行是在普遍能接受的最正确阅读范围,再超过读起来就累了 如果内容确实比拟长,就建议以公众文章的形式发送给对方,并附上截图,以发送文章的形式容易被对方忽略有效的提醒和发送内容是同样重要的 有时候确实要沟通复杂的事件,又不方便和邮件的时候,应该如何最好地利用微信呢?我觉得文字和语音的结合,再配合图片带来的场景感,是非常适宜的汇报策略 如果都是发一大段的语音过去,对方不一定有耐心听,而且也会觉得还不如打方便,说实在的,要听一段又一段的语音对人的耐性也颇为考验,且容易漏掉重点如果是长文字,我们上面说了,也不利于交流 比拟推荐的形式是,按照
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3、4的汇报原那么,在文字中汇报重点信息,有需要细节描述的局部,配合语音进行说明如果发现对方还不太有场景感,还可以配合相应的图片或是手绘的框架图其实拿起笔画一画,对方是很容易一目了然的,也非常有利于沟通 微信汇报有一个误区,就是我们千万不要认为把内容发过去叫汇报,而是要去想象对方看到微信后的感受 是一大段文字或是连续好几行的长语音让自己头皮发麻,还是看到有段落有重点,在自己想要特别了解的局部还有语音协助更清晰,或者有清晰的配图让对方一下子有画面感,以便对整个情况有全局和完整的了解 当我们发之前能更多地考虑看的人的体验感时,就会出更多的方法来达成沟通 很多人在群管理里,常常会发很多重要的文件,或是对群内人员进行提醒,可是往往忽略了现代人往往群信息过多的事实 于是常常出现有人说,为什么这个信息我不知道,而你理直气壮地说,我发在群里了呀!翻开群一看,内容似乎在里面,但实际上,这是绝对的无效汇报 只要在发群信息的时候,注意发送完后及时@相关人员就可以很好地解决这个问题我们很多人往往觉得反正发在群里,大家都会看得,这种想当然的态度并不能帮助我们很好地沟通和汇报,最恰当的做法就是多@,及时@ 我自己在群聊天的时候,只要对方没有及时回复都会@提醒,如果是重要的文件,除了群内提醒外,也会单独再发一份给个人,并再次提醒 好的汇报并不只是发送就完成,而是要及时提醒和PUSH,如果我们希望达成良好的汇报局面,就要保证双方都及时回应 当我们无法要求对方一定按照我们想要的进程往前时,我们就一定要从自己身上找到可以提高效率的方式,提醒和PUSH无疑是很好的进程加速方式 其实汇报和沟通的大原那么是一样的,都是要站在对方的角度越多地为对方着想,就越有可能赢得交流的良好局面而我们所总结出来的小方法,都是站在这个角度所总结出来的小经验 随着时代的开展,汇报和沟通的形式会越来越多种多样,但为对方着想而进行交流的前提是不会变的,一切都是形式,唯有这个是核心模板内容仅供参考 。