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接待客人筹划方案接待客人筹划方案 为确保事情或工作高质量高水平开展,时常需要预先制定一份周密的方案,方案是有很强可操作性的书面方案那么优秀的方案是什么样的呢?下面是的接待客人筹划方案,欢送大家分享
(一)目标 熟悉接待方案的主要内容
(二)拟定接待方案 接待来访者,特别是接待来访团体的第一项工作,就是要拟定出切实可行的接待方案接待方案的主要内容包括
1、接待方针,即接待的指导思想
2、接待规格针对不同的客人采用不同的接待规格第一种是对等接待,即陪同人员与客人职务、级别大体一样,大局部接待都是对等接待第二种是高规格接待,即陪同人员比客人职务要高,适用于比拟重要的接待第三种是低规格接待,即陪同人员比客人职务要低,主要适用在基层
3、接待日程安排接待日程安排应当制定周全,尤其是接待活动的重要内容不可疏漏,比方安排迎接、拜会、宴请、会谈、参观、游览、送行等事宜接待日程安排还要注意时间上的紧凑,上一项活动与下一项活动之间既不能冲突,又不能间隔太长
4、接待形式
5、接待经费开支
(三)相应知识 我国是一个多民族的国家,在制定接待方案和接待工作时,一定要尊重少数民族的礼仪、习俗下面简单介绍局部少数民族礼仪、习俗情况,供接待少数民族来访者时参考
(一)学习目标 熟悉接待工作的具体事项,更好地制定接待方案
(二)熟悉接待工作具体事项
1、首先要了解清楚来宾的根本情况,包括所在单位、姓名、性别、职务、级别及一行人数,以及到达的日期和地点
2、填报请示报告卡片,将来宾情况和意图向有关领导报告,并根据对方意图和实际情况,拟出接待方案和日程安排的初步意见,一并报请领导批示
3、根据来宾的身份和其他实际情况,通知具体接待部门安排好住宿
4、根据实际工作需要,安排好来宾用车和接待工作用车
5、在国家规定标准的范围内,尽可能周到地安排好来宾的饮食
6、根据来宾的工作内容,分别做好以下安排 如来宾要进行参观学习,那么应根据对方的要求,事先安排好参观点,并通知有关部门或单位准备汇报材料,组织好有关情况介绍、现场操作和表演、产品或样品陈列等各项准备工作
7、根据对方的工作内容,事先拟订出各个工程陪同人员的,报请领导批准后,即通知有关人员不要外出,并作好准备
8、根据来宾的身份和抵达的日期、地点,安排有关领导或工作人员到车站、机场、码头迎接
9、来宾到达并住下后,双方商定具体的活动日程,尽快将日程安排印发有关领导和部门按此执行
10、在适宜的时机按照大体对等的礼仪原那么,安排有关领导同志看望来宾,事先安排好地点及陪同人员
11、根据领导指示或来宾要求,作好游览风景区和名胜古迹的安排
12、在条件许可的情况下,为来宾安排一些必要的文化娱乐活动,如电影、地方戏剧、晚会、书画活动、参观展览等
13、根据来宾要求,安排好体育活动,通知体育场馆作好场地、器材等准备,并安排陪同人员
14、来宾如有重要身份,或活动具有重要意义,那么应通知有关新闻单位派人进行采访、报道,负责介绍情况,安排采访对象谈话,并受领导委托对稿件进行把关
15、事先征询来宾意见,预订、预购返程车船或飞机票
16、来宾离去时,安排有关领导或工作人员到住地或去车站、码头、机场为客人送行
(三)相应知识 为制定好接待方案,必须熟悉接待工作的具体事项,同时也要熟悉接待来访者的见面礼节
1、见面礼节
(1)致意 致意是用语言或行为向别人问好,表示自己的慰问致意是社交应酬的最简单、最常用的礼仪例如见面时问好、点头、举手、抬身、脱帽等都是致意 打招呼是两个已经认识的人见面时的礼节一天中首次见面,或一次活动中初遇,应问好,对方主动问好时,一定要相应答复 打招呼是构成人际关系的重要内容一双坦诚的眼睛,一副面带微笑的面容,声音热情地向人打招呼,是一个成功的.秘书人员应具备的素质
(2)握手 握手是表示友好的举止,是一种非常普遍的礼貌行为当两个陌生人被人介绍相识时需要握手,朋友见面时需要握手,辞别时也需要握手它还是一种表示祝贺、感谢、慰问相互鼓励的善意行为 通常双方相见时,主人,年长者,职高者,女士应先伸手;客人,年轻者,身份低者,男士可先问候,待对方伸手后立即随应再握手 行握手礼时,距离受礼者约一步,上身稍前倾,两足立正,伸出右手,四指并齐,拇指张开向受礼者伸出,在齐腰的高度与对方恰到好处地认真一握,一般3—4秒,礼毕即松开如初次见面,握手时间不宜过长;如老朋友意外相见,握手时间可适当加长,以表示不期而遇的喜悦男士与女士握手,时间应较短 一个人与多人握手时应遵守先高后低,先长后幼,先主后宾,先女后男的原那么多人同时握手时不要交叉,待别人握完后再伸手,也不可同时伸出双手与两人握手
2、引见介绍
(1) 自我介绍是在没有中介人的情况下,树立自己的形象和价值的一种重要方法与手段 通常本人要镇定,充满信心,亲切自然,友善可掬,先向对方点头致意,得到回应后,向对方介绍自己的姓名、身份、单位,并可随之递上名片自我介绍要根据交往目的、对象来决定介绍内容的繁简
(2)介绍他人 为他人介绍时,介绍顺序为先把年龄轻的介绍给年长的;先把职位低的介绍给职位高的;先把宾客介绍给主人;先把男士介绍给女士在双方的地位和年龄差不多时,应该先把与自己关系密切的人引见给另一方如果把一个人介绍给众多人时,首先应该向大家介绍这个人,然后再把众人逐个介绍给这个人集体介绍可以按照座位次序或职务次序一一介绍
3、递接名片
(1)递送名片 名片的递送,要讲究礼仪通常是在自我介绍后或被别人介绍后出示的 递送名片时应起立,上身向对方前倾以敬礼状,表示尊敬并用双手的拇指和食指轻轻地握住名片的前端,而为了使对方容易看,名片的正面要朝向对方,递时可以同时报上自己的姓名
(2)接收名片 对待名片应像对其主人一样尊重和爱惜假设接名片,要用双手由名片的下方恭敬接过收到胸前,并认真拜读,此时,眼睛注视着名片,认真看对方的身份、姓名,也可轻轻读名片上的内容接过的名片忌随手乱放或不加确认就收入包中,这是很失礼的
(四)考前须知 礼节的一般关系外表看来礼节只是待人接物的一种形式,但礼节的方方面面要求中都渗透着一定的人文道德观念如
1、讲究态度尊重他人态度
2、弄清关系不同关系,就有不同的礼仪标准
3、把握分寸礼节之美就表达在分寸上
4、送礼贵在适宜对回报别人好意,是没有特别时间限制的 迎接工作的一般步骤是(开始)准备→欢送→安排生活(结束)
1、准备
(1)准确掌握客人(团组)抵达的时间、地点、所乘交通工具以及给予的礼遇等
(2)迎接前检查预定客房、车辆及餐饮
(3)通知宾馆、车辆等部门做好准备;重要来宾以及重要团组的接待,根据需要通知保卫、新闻、卫生、机场、车站等部门做好准备
(4)通知并组织有关领导和部门按预定的时间、地点前往迎接
(5)做好其他准备工作
2、迎宾
(1)准确掌握抵达时间提前到达以示欢送与尊重,不让客人久候或自寻目的地
(2)出示接站牌因初次见面和迎接地点拥挤喧闹,为便于识别,高举接站牌、横幅、小旗等迎接,使客人能从远处看到,主动前来接洽;应礼貌地问清客人情况,不要接错人,既保证接站顺利,又增加客人的自尊、自豪感,增进双方感情
(3)热情相迎主动上前打招呼、握手、问候以示欢送;自我介绍或递名片(可由身份者将迎接人员介绍给来宾,接着介绍来宾,先介绍身份地位高的人);主动与客人应酬,征得同意后帮客人提皮箱、行李,引领至车上
(4)帮助客人与机场或车站联系签票、领取行李,组织装运行李
3、安排生活
(1)将客送至住地,先让其洗浴更衣,以解旅途疲劳,再安排客人就餐
(2)及时向客人提供《接待手册》,并征求客人对日程安排的意见和要求(如客人对日程安排提出变化要求,应报告有关领导同意后迅速通知各有关部门)问客有无私人活动(探亲访友、购物)需帮助安排
(3)分手时礼貌道别,并交待下次会面地点、时间、联系方法 送客是公务接待工作最后一环,可适当馈赠礼品,提醒别忘所带物品送客的一般步骤是(开始)准备→欢送(结束)
1、准备
(1)核实客人离境的准确时间、地点、所乘交通工具;商定集合、出发的时间
(2)通知宾馆、车辆等部门提前做好准备;重要来宾以及重要团组的接待,根据需要通知保卫、新闻、卫生、机场、车站等部门提前做好准备
(3)通知并组织有关领导和部门按预定的时间、地点前往欢送
(4)组织装运行李,检查客人是否有遗漏物品
2、欢送
(1)为表隆重,参加接待效劳的人员可在客人住地列队欢送
(2)送客人至机场(车站、码头)
(3)挥手辞别并配以关切牵挂的道别语,待飞机起飞(车船开动)后再离开
1、严格照接待方案安排和组织迎送
2、准确掌握客人抵离时间、地点和所乘交通工具,及早通知全体迎送人员和有关部门如有变化,应及时通知
3、接站人员应提前到达机场(车站、码头)迎候客人,以示欢送与尊重;送客要待飞机起飞(车船开动)后再离开
4、根据需要事先安排贵宾休息室;对首次来访、彼此又不认识的客人,应事先准备好接站牌
5、客人抵达住地后,不宜马上安排活动,应稍事休息,给对方留下更衣时间
6、在迎送过程中,应热情周到,效劳标准,善始善终,文明礼貌
7、对需要购置回程飞机、车、船票的客人,要事先了解离开的日期,乘坐何种交通工具,收齐预付款,交票务人员办理票办妥后,要提前通知客人 所谓接待筹划,指的是接待方对来宾接待工作所进行的具体规划与安排制定好尽可能完善的接待方案,便可以使接待工作在具体操作时按部就班,有备无患一般认为,正规的接待方案均应包括下述八个方面的内容 在此是指接待工作的指导思想与总体要求从总体上讲,要提倡互相尊重、平等相待、礼待宾客、主随客便等从具体上讲,在接待身份不同的来宾时,其着重点又应各有侧重例如,接待中央首长应强调平安保卫;接待少数民族客人,应强调尊重其特有的风俗习惯;接待宗教界人士,那么应强调遵守党的宗教政策 即接待来宾的具体日期安排其根本内容应包括迎送、会见、谈判、参观、游览、宴请等在一般情况下,接待日程的具体安排应完整周全,疏密有致它的制定,通常应由接待方负责,但亦须宾主双方先期有所沟通,并对来宾一方的要求充分予以考虑接待日程一旦最后确定,即应向来宾立即进行通报 指的是接待工作的具体标准它不仅事关接待工作的档次,而且被视为与重视来宾的程度道接相关接待规格的根本内容有三一是接待规模的大小,二是接待方主要人员身份的上下,三是接待费用支出的多少 在具体运作上,接待规格确实定有五种方法可循第一,可参照国家的明文规定第二,可执行自己的常规做法第三,可采取目前通行的方式第四,可比照对等的常规做法第五,可学习他方成功的先例 要真正做好接待工作,首先有赖于接待人员表现出色凡重要的接待工作皆应精选专负其责的接待人员工作负责者、年轻力壮者、相貌端正者、善于交际者、具有者、通晓接待对象语言或习俗者、与接待对象民族或宗教信仰相同者,以及与接待对象相熟者,都是选择接待人员时应予优先考虑的 选定接待人员后,一般还有两件事情要做其一,是要进行明确的分工其二,是要在必要时对其集中进行培训 从总体上讲,接待工作的方方面面均受制于接待费用的多少在接待工作的具体开销上,务必要勤俭持家,严格遵守上级有关部门的规定要坚决压缩一切不必要的接待开支,提倡少花钱,多办事某些需要接待对象负担费用的接待工程,或需要宾主双方共同负担费用的接待工程,接待方必须先期告知接待对象,或与对方进行协商,切勿单方面作主 制定接待方案时,对来宾的饮食住宿问题万万不可等闲视之在这些具体细节问题上稍有闪失,便会直接败坏来宾的情绪,致使整个接待工作前功尽弃具体安排来宾食宿时,大致应注意三点一是遵守有关规定,二是尊重来宾习俗,三是尽量满足来宾需求 出于方便来宾的考虑,对其往来、停留期间所使用的交通工具,接待方亦须予以必要的协助需要接待方为来宾联络交通工具时,应尽力而为;需要接待方为来宾提供交通工具时,应努力满足;而当来宾自备交通工具时,那么应提供一切所能提供的便利 接待重要来宾时,平安保卫与宣传报导两项具体工作通常也应列人方案之内 就平安保卫工作而言,一定要“谨小慎微”不但需要制定预案,思想上高度重视,而且还需要注重细节,从严要求就宣传报导而言,那么应注意统一口怪,掌握分寸,并报经上级有关部门批准有关的图文报导资料,一般应向接待对象提供,并应自己存档备案。