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公司财务档案管理规章制度总结 财务档案是机关企事业单位经济活动与日常档案工作中的一个重要组成局部,为了做好财务档案管理工作应着力提高财务档案管理的意识建立健全各项管理下面爱汇的公司财务档案管理规章制度,供你参考 第一章总那么
1、为加强重庆江荪贸易会计档案管理工作,进一步完善会计档案管理体制,健全内部监控机制,依据《中华人民共和国会计法》等法律、法规和《公司章程》的规定,特制定本制度
2、本制度所称的“会计档案”包括会计凭证、会计账簿、税务申报资料、会计报告、审计报告、验资报告、资产评估报告、财务费用管理制度以及经营管理有关的其他重要文件第二章会计档案的保管期限
1、会计凭证类1原始凭证、记账凭证、汇总凭证保管15年2银行存款余额调节表和银行对账单保管5年
2、会计账簿类1日记账保管15年,其中现金和银行存款日记账保管25年 2明细账、总账、辅助账保管15年 3固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管5年
3、会计报表类1主要财务指标报表包括文字分析保管3年2月、季度会计报表包括文字分析保管5年3年度会计报表包括文字分析永久保管
4、其他1会计档案保管清册、销毁清册、会计档案销毁鉴定意见书永久 保管2主要财务会计文件、、协议永久保管3会计软件的全套文档资料及会计软件程序包括每次升级后的软件程序视同会计档案保管,保管截止到该软件停止使用或有重大更改之后的5年 第三章会计档案的保存
1、财务部设置档案管理岗位负责保管会计档案,定期将财务部归档的会计资料按类别、装订后按顺序立卷登记
2、除未装订的当月凭证外,其余会计档案放置于固定的上锁文件柜中 未装订的也应妥善保管,防止丧失
3、档案管理人员在会计资料时应注意凭证所记附件数是否与原始附件张数一致
4、装订现金、银行凭证时,“现金盘点表”“银行存款余额调节表”放在最后页 第四章会计档案的借用和
1、财务人员因工作需要查阅会计档案时,必须按规定顺序及时复原处,假设要查阅入库档案,必须办理有关借用手续;公司内各单位假设因公需要查阅会计档案时,必须经本单位领导批准,财务负责人同意,方能由档案管理人员接待查阅
2、外单位人员因公需要查阅会计档案,应持有单位介绍信,经财务负责人同意后,方能由档案管理人员接待查阅,并由档案管理人员详细登记查阅会计档案的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理 由
3、会计档案一般不得带出室外,如有特殊情况需带出室外复印时,必须经财务负责人批准,由档案管理人员陪同,并限期归还
4、由于会计人员变动,会计档案需要转交时,须办理交接手续,并由监交人、移交人、接收人签字或盖章 第五章会计档案的销毁会计档案保管期满需要销毁时,由会计档案管理人员提出销毁意见,经财务负责人审查,公司总经理批准后执行 上述相关人应在《会计档案销毁鉴定意见书》上签字,由会计档案管理人员编制档案销毁清册,销毁时应有公司财务部审计部等有关人员共同参加,并在销毁单上签名或盖章
一、财务档案的内容及分类
1、凭证类主要有原始凭证、记账凭证、其他会计凭证;
2、账簿类主要有总账、明细账、日记账、各类辅助账簿、其他会计账簿
3、报告类主要有月度、季度、年度会计报告、财务分析及管理报告、专题报告、其他报告;
4、银行资料;
5、税务资料;
6、各类合同;
7、财务档案;
8、公司制度文件;
9、其他类主要有会计移交清册、会计档案保管、销毁清册、税务申报资料、各类证照、银行对账单、银行存款余额调节表、财务档案借阅登记簿、其他财务档案、其他日常核算和财务管理过程中形成的档案材料
二、凭证的管理
1、票据粘贴、填制、装订标准,详见财务操作指引
2、附件标准、内容及粘贴顺序参照《报销付款操作标准》
三、账册的打印装订及存档
1、会计账簿包括总账、科目余额表、日记账、明细账和其他辅助性账簿
2、现金日记账和银行存款日记账不得用银行对账单或者其他方法代替
3、会计账簿必须在年度终了后2个月内打印装订
4、账簿打印一律用A4纸打印,按照账务设置的要求打印数量账、三栏账、多栏账、日记账,且必须打印到最明细级应当按实际使用的账页顺序编定连续页号,不得缺号或重号
5、明细帐只打印末级科目往来账有辅助核算的要打印客商辅助核算帐页
6、账簿原那么上按“资产、负债、所有者权益、收入、本钱费用”分类装订,考虑的装订本钱和装订厚度问题,可适当合并装订,每册内封后附账簿科目目录
7、分档案类别进行按年度汇总装订,用蓝色皮纹纸做封皮,左侧装订,封皮打印上“公司名称、公司LOGO、报告名称、报告年度”
8、会计账簿由封面、账页、封底三局部组成,装订应符合美观、牢固、易于保管的原那么每本厚度适中,以不超过3CM为宜
四、档案归档管理
1、财务档案归档总体要求
1.1归档的会计档案应具有连续性、系统性、综合性和完整性,必须真实准确地反映财务活动的全过程和历史面目
1.2归档分类及顺序,参照总部的《财务档案归档目录》,详见附件
1.3归档时,各种会计档案都必须按规定装订成册,按统一规格,内容详细填写封面和端面,并将单位、年月、名称、卷号等全部写明,不得随意省略,填写时要用钢笔或签字笔,不得用圆珠笔,铅笔或红笔
1.4会计档案的封面及档案文件盒侧封,详见附件,要求统一标准,严格执行要求按照标准顺序进行摆放
1.5财务人员在接收各类档案前必须进过严格审查,审查各档案要输是否填写完整,相关签字是否齐全,审查合格后与送达方当面共同签收
1.6财务人员在接收到各类会计档案后,必须在当天进行登记归档
2、各类档案的归档要求举例
2.1每类档案要求资料齐全、完整,以翻开该档案资料不用翻阅其他资料为标准,以《纳税申报资料档案》为例,所需档案资料说明如下 1封皮; 2目录假设资料较多; 3纳税申报表; 4各税种税款计算清单假设有; 5税票、完税证假设有、拨款回单假设有复印件; 6付款审批单、纳税OA审批假设有复印件
2.2装订要求
2.
2.1分档案类别按月或按次、按年装订
2.
2.2按月或按次时,每月或每次都要有用A4白纸打印的封皮,封皮打印上公司LOGO
2.
2.3分档案类别进行按年度汇总装订,用蓝色皮纹纸做封皮,左侧装订,封皮打印上“公司名称、公司LOGO、档案名称、档案年度”
2.
2.4此类档案日常进行,归入档案盒,会计年度结束后统一进行装订
2.
2.5图片
3、各类档案的存档方式
3.1订本式零散度高、查阅频度低的文档,通常采用订本式存档,防止散失适用类型通常有会计凭证、会计账簿、银行对账单、会计报表等
3.2活页式.零散度高、查阅频度高的文档,通常采用活页式存档,装入、取出方便适用类型通常有合同、公文、公司制度、台账等
3.3盒装式零散度低、查询频度低的文档,通常采用盒装式存档适用类型通常有审计报告、验资报告、会计档案保管清册等
3.4袋装式零散度低、查询频度高的文档,通常采用袋装式存档,便于翻阅、查找、抽取适用类型通常有税务登记证、开户许可证等证照类型的档案存放同类档案的档案袋应装入档案盒中存档
4、经济合同档案管理
4.1经济业务合同存档分类
4.2合同接收前的审查 1使用集团规定的文本,是否未经审批改动集团标准文本,不能使用集团规定文本的,是否经过相关审批; 2审查公司法律参谋出具的书面意见 3经办人按合同审批意见完善合同文本,确保拟签文本同审批文本内容一致; 4合同文本含附件超过两页含两页的,必须“骑缝”盖章,确保每页均有印痕; 5合同签章页必须含有正文内容,不得单独成页; 6当事人主体名称与印章是否一致; 7如有授权代理人,那么需查验是否有授权文件; 8合同内容是否完整; 9附件是否完整; 10签署时间是否填写等
4.3合同归档
4.
3.1财务部必须以合同原件归档;
4.
3.2按
4.1合同类别分类归集、装订、保管合同档案,合同文本超过一个档案盒时,在档案的侧封上标注“
一、
二、三”进行分类;
4.
3.3合同补充条款或补充文件,必须同主合同一起保管;
4.
3.4直接委托审批资料附在合同后面,招投标合同仅把合同审批OA附后,其他招标资料单独存放
4.4采购合同的档案要求
4.
4.1符合制度的直接委托合同后附要件 1合同审批OA; 2符合制度的直接委托审批表原件; 3《询价函》三方比价为所有供方反应的《询价函》原件; 4《三方比价会签表》2万元以上直接委托业务原件; 5价格及合同谈判会议纪要原件; 6拟委托单位的营业执照、资质证书如有等文件复印件加盖单位公章; 7外聘律师审核意见
4.
4.2不符合制度的直接委托合同后附要件 1不符合制度的直接委托审批表原件; 2市场调研报告原件; 3拟委托单位原始报价单盖章原件; 4价格及合同谈判会议纪要原件; 5拟委托单位的营业执照、资质证书如有等文件复印件加盖单位公章; 6外聘律师审核意见
4.
4.3招投标合同的后附要件 1后附合同签订审批OA; 2合同谈判记要原件; 3合同审批表原件; 4中标单位调整报价假设有; 5律师审核意见书原件
4.
4.4续签合同后附要件 1合同续签审批OA; 2履约评估表原件; 3价格及合同谈判会议纪要
4.5招投标采购档案管理
4.
5.1年度招标采购方案 1审批OA; 2年度招标采购方案审批表各公司原件; 3年度招标采购方案调整表
4.
5.2入围单位及招标文件审批资料
4.
5.
2.1无合格供方库入围单位及招标文件审批流程附件要求 1入围单位及招标文件审批OA; 2招标小组成员审批表原件; 3单项招标方案倒排表; 4入围单位评定资料,包括投标单位推荐表,拟入围单位根本信息评审标准,投标单位根本信息调查表加盖投标单位公章,拟入围单位评审表,现场考察方案,现场考察评分表,拟入围单位现场考察评定表,投标承诺函,入围单位评定会签表; 5入围单位营业执照及资质证明加盖对方印鉴的复印件包括但不限于有效的营业执照复印件加盖单位公章,税务登记证复印件加盖单位公章,组织机构代码复印件加盖单位公章,有效的企业资质等级证书复印件加盖单位公章,企业近三年的财务报表如有复印件加盖单位印章,企业平安生产许可证如有复印件加盖单位公章,质量、环境及职业健康平安认证证书如有复印件加盖单位公章,近三年内所承揽的类似工程业绩清单,并附主要工程合同复印件; 6招标文件会签表原件; 7招标文件
4.
5.
2.2有合格供方库入围单位及招标文件审批流程附件要求 1入围单位及招标文件审批OA; 2招标小组成员审批表原件; 3邀请投标的合格品牌库; 4邀请单位投标承诺函原件; 5招标文件会签表原件; 6招标文件
4.
5.3定标审批资料要求 1定标审批OA; 2定标审批表原件; 3评标报告原件包括包括封皮、回标登记表、开标记录表、符合性与完整性评审表、技术标评分表、技术标评分汇总表、商务评分表、评分汇总表、定标会签表等原件; 4各单位投标文件包括技术标和商务标原件; 5对招标过程的特别说明会议签到表、会议纪要等
1、财务部须购置专用移动硬盘,用于电子财务档案的备份管理
2、财务电子档案须每季度集中进行电子档案的.存档
3、电子档案目录的建立参照附件《财务档案归档目录》
4、电子文档收集需要编制电子版的《电子文件登记表》,该表与电子文件同时保存重要书面文档需要进行扫描存档
5、电子文档归档前,档案管理员对电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定检验,验收合格后存入相关档案目录
6、归档载体的保管归档载体应由兼职档案管理人负责保管,防止丧失;存放时应远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离;环境温度选定范围17-20℃;相对湿度选定范围35%-45%
7、电子文档的利用归档电子文件的封存载体不应外接;未经相关批准不得擅自复制电子文件
六、档案室的管理
1、档案室要求
1.1财务部争取设立部门独立的档案室
1.2档案室必须安装防盗门、防盗窗窗户不易过大,保持通风
1.3档案室配备消防喷淋、烟感、灭火器等消防设备、设施
1.4不得使用木质档案橱柜
1.5环境温度选定范围14-20℃;相对湿度选定范围50%-60%
2、档案管理员的岗位职责
2.1财务部指定一名财务人员作为兼职档案管理员,出纳不得兼任档案管理员
2.2按照本指引要求建立财务档案
2.3要求兼职档案管理员,了解一定的档案专业知识负责对财务部形成的各种文件材料的收集、、立卷、归档工作进行监督和指导
2.4集中统一管理本部门各种门类载体的档案,积极提供利用,为各项工作效劳
2.5按规定向公司档案室移交应相关档案
2.6办理领导交办的其他档案业务工作
3、档案室平安标准
3.1财务负责人为财务档案室平安管理第一责任人
3.2档案库房要保持枯燥清洁,做到防雨、防潮、防虫、防尘、防晒、防鼠、防霉变,应配备降温、去湿、温湿度测试等设备及时清理杂物,保持室内整洁卫生
3.3严谨存放和使用私人物品、易燃、易爆等危险品和化学品,严谨任何火种带入室内,严谨使用酒精炉、燃油炉、煤气炉、气化炉等明火器具,不准使用蜡烛照明室内消防器材、报警设备常年完好,性能良好有效
3.4除财务装订机和室内空调外,严谨在档案时内使用其他任何电气设备,装订机使用完毕必须拔除电源
3.5档案室是机密部位,非工作人员未经批准,不得随便进入室内档案室门、箱柜门应巩固防盗及时上锁,钥匙应制定专人负责保管,工作人员随手关窗锁门非档案管理人员不得擅自进入档案室
3.6各类资料进入档案室,必须严格登记制度、归还制度,机密资料、人事档案严防丧失,严防泄密事件的发生
3.7档案工作人员每月应对所保存的档案进行一次检查,并做好检查记录,发现问题应及时汇报并采取相应的措施
3.8下班前或工作结束时,做全面平安检查,切断电源、关好门窗、消除一切隐患假期、节日要特别加强看护、确保平安
1、档案管理人员必须树立高度的保密观念,遵守公司各项保密制度
2、凡未经公布的统计数字,未作结论的事项,应作内部管理,不得擅自扩散
3、凡作秘密和内部管理的档案,应严格履行查阅审批手续,严禁擅自拍照和复制,利用者应严格遵守保密规定,不得泄露公司秘密
4、不得泄露所管理档案内容,不将档案借给无关人员,不准无关人员进入档案室
5、定期检查不平安因素,发现问题及时补救,保证保密档案的绝对平安
6、凡涉及不宜公开的档案资料和数据,应作秘密保管并严格控制查阅范围,需要查阅者,须经公司相关领导批准
7、严格档案借阅审批手续,因工作需要,须复印、摘抄相关保密档案时,必须经相关领导批准
1、公司内部借阅会计档案,需填写《档案借阅审批表》,经部门负责人签批后报财务负责人审批,审批通过前方可进行借阅;
2、公司外部人员借阅会计档案需持正式介绍信等有效证明,填写《档案借阅审批表》,经公司业务经办部门负责人、公司总经理及财务负责人批准同意后,方可借阅;
3、借阅人员不得将会计档案携带外出,特殊情况需带出室外或需要复制的须经本单位财务负责人同意并限期归还;档案资料的借出时间,不得超过半个月,确需继续借阅,必须办理续借手续;
4、应设立《财务档案借阅登记簿》,登记借阅档案名称、借阅时间、归还时间、备注等内容,借阅人应在登记簿签字
5、查阅档案时,严禁吸烟,严禁在文件材料上划线、打钩、做记号、折角等,严禁涂改和拆、撕档案
1、财务档案的移交
1.1会计档案归档应填写《档案移交清册》,一式两份,双方各留一份,以便备查
1.2超过两年的会计档案,财务部每年统一移交到行政部公司档案室,移交时须填写好《档案移交清册》,双方应就移交档案进行核对,并在移交目录上签字确认
1.3部门调离职时,应交档案手续好后填写《财务工作交接单含交接清册》进行移交
2、财务档案的销毁
2.1财务档案一般保管期限为15年,期满后可根据具体情况办理销毁手续
2.2档案销毁首先须经过鉴定,确认已无查证和保存价值之后,列出清单,登记造册,由存档部门提出申请和分管领导审批同意后,同意销毁
2.3对批准可销毁的档案,要填写好《档案销毁清册》再销毁
2.4销毁工作应由鉴定小组监销,并在《档案销毁清册》签字
2.5档案销毁后,要及时在相应的查询工具中予以注销,并保存好销毁记录 1目的 2范围 3会计档案的定义和分类
3.1会计档案是指会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据会计档案分为以下几类
3.
1.1会计凭证包括外来的和自制的各种原始凭证、记账凭证、汇总凭证,其他会计凭证,涉及对外对私改造资料,银行存款借款对账单及余额调节表等
3.
1.2会计账簿包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等
3.
1.3财务报告月、季、年度会计报表,报表附注及财务情况说明书上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告
3.
1.4发票增值税专用发票和普通发票,收款收据
3.
1.5其他会计资料银行存款余额调节表,银行对帐单,物资盘存表,领料单,其他应当保存的会计核算专业资料,补助工程申报资料,工商年检资料等 4会计档案的
4.1会计凭证 1每月完成会计结帐后,于次月下旬将会计凭证装订成册,根据凭证的多少,分散装订,做到整齐、牢固、美观,每本凭证
2.0cm厚左右 2会计凭证装订封面的所有内容要填写齐全,包括单位名称、年度、月份、起止日期、凭证起止号、凭证册数、装订人签章等
4.2会计账簿各种会计账簿办理完年度结账后,除跨年使用的账簿外,其它均需妥善保管 1会计账簿在办理完年度结账后,于次年3-4月份打印,分类装订存放档案室 2会计账簿的装订顺序会计账簿装订封面-按本账簿页数顺序装订账页-会计账簿装订封底 3装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角,掉页现象 4会计账簿装订封面的所有内容要填写齐全,包括单位名称、年度、账簿名称、加盖装订人印章等
4.3会计报表 1会计报表编制完成并按时报送后,按月留存报表,会计报表、税务报表申报完成后于次年2月前按年装订成册,统一归档保管统计报表申报完成后于次年3月按年装订成册,统一归档保管 2装订封面的所有内容要填写齐全,包括单位名称、年度、报表名称、加盖装订人印章等
4.4财务报告收到报告后,统一编号入档,编号为签发单位第一位字母缩写XX—年度XXXX-月XX-流水号XX工程审计报告按补助工程申报资料
4.5发票 1出口发票存根联每本开完后加封面装订成册,封面内容填写齐全单位名称、发票起止号、 开票起止日、开票人、装订人签章 2增值税发票抵税联按发票认证月份,于次月25日前每100份装订一册,统一归档保管按开票日期先后顺序装订,装订顺序封面—认证结果通知——认证清单——发票——封底,封面内容填写齐全单位名称、发票认证所属年月、份数、汇总金额按同类税率分类汇总、册数、装订人签章 3收款收据、作废、红冲发票按年,于次年2月装订成册,统一归档保管按开票日期先后顺序装订,装订顺序封面—目录—发票收据—封底,封面内容填写齐全单位名称、年份、份数、装订人签章
4.6其它会计资料 1银行存款余额调节表、银行对帐单按年,年度对帐结束后,按月顺序装订成册归档保管,装订顺序封面—银行存款余额调节表、银行对帐单—封底,封面内容填写齐全单位名称、年、资料名称、装订人签章 2出口备案资料正式申报后,按凭证多少装订成册,每本凭证3cm厚左右,统一归档保管装订顺序封面—目录—备案资料—封底,封面内容填写齐全单位名称、年月、资料名称、装订人签章 3物资盘点表按月装订,封面内容填写齐全单位名称、年月、资料名称、装订人签章 4领料单每月封箱存放档案室 5补助工程申报资料按工程分类归档保管 6工商年检资料按年归档保管
4.7会计年度终了后,应将装订成册的会计档案进行 5会计档案的归档保管
5.1财务部设专人保管会计档案,出纳人员不得兼管会计档案会计档案管理人员负责全部会计档案的、保管、调阅、销毁等一系列工作
5.2当年的会计档案在会计年度终了后,由财务部按照归档要求,负责装订成册,编制《档案管理台帐》,移交至财务部会计档案管理人员
5.3保存期限15年以上的档案会计年度终了后,3年内存放在档案柜标识年份、起止月份、档案名称,3年满后放入纸箱封存保管,封箱标识年份、起止月份、档案名称
5.4会计档案管理人员调动时,应办理交接手续,由原管理人员编制《文件记录移交销毁申请单》,将全部案卷逐一点交,接管人员逐一接收 6各种会计档案的保管期限
6.1会计档案保管期限参见附表《会计档案保管期限表》
6.2会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起
6.3会计档案的具体名称如有同本制度附表所列档案名称不相符的,可以比照类似的保管期限办理 7会计档案的借阅使用
7.1会计档案不允许随意借阅、复制,不得自行借出、复制,需经财务部经理批准前方可借阅,填写《文件借阅、复制记录》,且借阅资料不可转借
7.2涉及司法案件需查阅、复印会计资料时,应事前由公司财务总监批准
7.3借阅会计档案人员,不得将会计档案携带出外,如有特殊需要,经财务总监批准
7.4借阅会计档案人员,不得在档案中标画,不得拆卸,更不得抽换,归还时保证档案资料完整无损
7.5归还档案时需经会计档案管理人员审核无误后才可入档,并填写归还时间,保存备查 8会计档案的销毁
8.1每年9月份,会计档案保管人员对保管期满会计档案进行,提出提出《文件记录移交销毁申请单》报经财务总监批准后,方可销毁对其中未了结的债权、债务的原始凭证,应单独抽出,另行立档,由档案保管部门保管到结清债权、债务时为止正在工程建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁
8.2监销人在销毁会计档案前,应当按照《文件记录移交销毁申请单》所列内容清点核对所要销毁的会计档案
8.3销毁会计档案时,应当由行政部和财务部共同派员监销销毁后,应当在《文件记录移交销毁申请单》签名盖章,《文件记录移交销毁申请单》永久保存。