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文本内容:
《采购管理程序》(采购流程)第一部分目的规范采购管理,保证采购的物资按质、按量、按时到货,满足生产需要,控制生产成本,确保企业产品符合规定的要求第二部分范围包括生产用物资,各部门行政事务用品及研发团队所需物资、仪器设备等第三部分职责L仓库负责对建立库存要求的物资仓储及使用情况进行管控,根据设定的物资使用及数量提出采购需求,上报公司领导批准
2.采购部根据批准后的申购信息实施采购活动,负责供应商选择及评估、建立供方档案、就采购要求与供应商沟通、跟进采购产品的验收及所购入物资的异常处理等活动
3.品管部:根据客户信息及产品要求,确定生产物资的技术规格,根据标准和规范要求实施进货检验,对发现的质量异常进行判定并提出处理意见,参与生产物资的样品检验W评价第四部分程序内容L采购信息确认1由研发团队提供信息确认对生产物资的要求,提供样品、指定物料或技术规格等要求2由品管部根据客户的产品要求确定生产物资的质量和其他要求,制订相应的样品、技术规格3辅助材料和配件等采购信息由使用部门提出并作确认4采购部门以明确的技术规格、样品作为生产物资的采购信息5客户或使用部门对申购物资有特别要求时,采购人员应提出书面确认的要求;
2.采购过程的控制1采购的生产物资信息由研发团队或品管部确认后,由采购部门组织供应商的选择和评定,评估项目包括供应商提供产品的能力、价格、交货期、财务配合等方面,以确保符合规定要求2对于合格供应商,采购部门负责实施采购活动并按要求作定期评估,对于关键物资的供应商,采购部门视其供货周期、质量等每年进行一次组织现场审查3对于关键物资需确保有2-3个后备供应商,定期对供应商供货能力进行确认,并保持固定、长期合作的关系4要求供应商如存在供货能力、工艺变更的情况下必须提前一个月通知采购部门,如有必要需重新送样确认
3.合格供应商的选择和评价1供应商情况调查采购部门在确定采购关系前,应对供应商情况进行调查并建立资料库、逐步完善以便评估,供应商基本信息包括并不仅限于供应商名称、地址、联系方法、经营性质、主要产品、产能、交期、客户情况,打样/送样情况报告,对供应商评估的信息也应加入资料库对体系建立时既已建立合作关系并发生3批以上供货的供应商,应在体系建立的三个月内按以上要求补充、完善供应商资料供应商调查办法包括电话、电邮等形式与供应商取得联系,从网络、相关供应商/客户处收集、了解该供应商的生产及产品情况,必要时进展实地考察;若供应商如能提供质量体系认证资质和有效证书,在未出现品质异常的情况下此类供应商可免作现场审核,应注意证书有效期及其延续情况2供应商的沟通采购部门应与供应商保持良好、畅通的沟通,确保传递的信息准确、有效•,与供应商沟通的渠道包括但不限于电话、网络交流、邮件等等采购订单应采取书面形式进行确认对于考察合格、可正式进行采购的供应商,如其供应产品为成品组分或直接接触成品的包装物料,采购部应根据供方提供书面证明文件的能力要求其签订供方环境协议3供方的评价和选择供方评价包括供应商资质评估及实物评价产品/样品两个方面;体系建立时,既已与我公司建立有合作关系并发生3批以上供货的供应商直接列入合格供应商名录,根据所供应的产品分为
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二、三类供应商,采购部按本程序办法在后续合作中定期评估和管理研发团队指定的供应商,首次采购时直接列入合格供应商名录,根据所供应的产品分列入
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二、三类供应商,后续合作中按照本程序评价办法作定期评估和管理质量体系建立后的新开发供应商,按照本评价方法评估后判定是否符合列入合格供应商名录的要求,如符合则后续定期评估并管理供应商资质评估由采购人员搜集以下信息并实施评估第一种尚未合作关系的供应商在行业内的品牌、知名度、生产设备能力、产品质量控制能力、价格、售后配套、资金、交货期、现有客户等第二种已建立合作关系的供应商应增加到货表现(包括交期、质量及异常情况处理)及改善、酉己合情况、财务票据准确性等,涉及交货质量的信息由品管部提供基础数据实物评价(产品/样品):采购人员按采购信息反馈供应商并收集、提供样品,由需求部门或品管部参与评价和判定采购部就评估信息进行汇总、整理后提出评审结论,如评审合格则将合格供应商按
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二、三类供应商的分类标准定级并登录在合格供应商名录供应商的评价以采购部、品管部为主,如需其他部门参与评价应在供应商评审报告中签署意见进行确认采购人员应按规定完成供应商的定期评估并将供应商评审报告送部门负责人审核
(4)供应商复审及定期考评采购部门组织对供应商组织定期的重新评价,以确保供应商具备长期、稳定提供产品的能力列入合格供应商名录的供应商进行定期评估考评内容包括供货质量情况、质量改善情况、货期达成、配合度表现两次评估结果为不合格的供应商,暂停合作并从合格供应商名录中删除;至少3个月后方可恢复合作关系,后续按新供应商流程进行评定新增供应商第一年内评估两次,至合作满一年后按相应的分类等级进行评估各类供应商复审评分不符合等级要求的,在合格供应商名录中进行备注〃待定考察〃及考察期限,同时应通知供应商整改;整改考察期为半年,如在考察期无未观察到明显改善者,采购人员应上报主管并启动新增后备供应商的措施待定考察期间的供货,采购人员应通知仓库及品管部门考虑进行加严检验5采购申请流程生产物资由仓库根据库存、定单需求、生产耗用、采购周期及MOQ等信息,填写申购单,经审核、批准后予以采购其他物资:由需求部门填写申购单按照财务费用审批政策进行审批后,传递给采购部门,由采购员购入后将物品送交仓库,由申购人办理领用手续生产设备的更新、维修用的零配件、器材等:由需求部门提出申购,批准后由采购部门根据金额大小进行购置,必要时应在需求部门的监督下实施6采购的实施所有生产物资必须选择合格供应商名录中的供应商进行采购临时采购的非生产物资零星批次如使用非合格供应商,采购人员应通知需求方并告知验收人员作加严验收采购订单必须经过审批后方可发出;采购订单签发后,采购员应保持与供方的适时沟通,以掌握采购物品信息,跟催到货时间,以及可能的变动情况;如发生更改、补充需经过相同的审批手续7采购产品的验证生产物资入库前,由仓库人员知会品管部准备来料检验,品管人员进行抽样及检验;品管部完成来料检验后,对质量情况进行判定并将结果通知仓库人员,仓库根据品管部信息执行对物资的处置只有检验合格的产品,仓库方可正常入库、后续发料等必要时,采购部应协调品管人员到供应商现场作质量检验,如合格,则由采购人员在供应商送货日甜是交品管结论给到仓库,以便办理入库手续;如现场检验不合格,则由采购人员协调供应商进行处理,再次检验合格后方可送货生产物资由品管部负责验收,其他^生产物资由需求部门确认物料的符合程度、实施验收及确认8异常品的处理生产物资出现品质异常问题时,由采购人员会同品管部门进行处理;非生产物资出现质量问题时,采购人员协调供应商和需求部门协商解决9采购过程中所形成的记录须归档保存。