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文本内容:
文件与资料管制程序目的制订本程序以确保公司文件制订、修订、发放、回收、废止、保管均得到有效控制适用范围凡属本公司与质量系统有关的管理文件和资料的制作与管理均适用之(例如手册、程序文件、作业标准文件、指导书、表格、ISO9001:2008族标准、法律法规等)职责
3.1总经理负责批准、发布品质手册和程序文件;
3.2管理者代表负责审核品质手册、程序文件和审批其它体系文件(包括质量记录表格);
3.3各部门主管负责本部门相关文件的编制、使用和保管;
3.4品质部负责组织对体系文件的定期评审、发放和回收,负责各种标准的收集与管理;
3.5各部门负责与质量管理体系有关文件的收集、整理和归档定义
4.1质量手册(一阶文件)让客户或公司员工了解公司质量管理系统要项的主要文件
4.2程序文件(二阶文件)就是将如何进行活动的步骤,管制项目及管制结果记录的一种质量文件例制程控制、订单审查、内部审核等质量手册内所订定的各项程序
4.3作业标准文件(三阶文件)为支持质量程序于执行阶段时重要的依据或指导文件例作业指导书、格格书、技术图面等
4.4表单(四阶文件)表单是为显示质量管理结果所使用的单据例“空白表单”
4.5受控文件受更改控制的文件
4.6非受控文件不受更改控制的文件(例如在投标时提供给客户的《手册》等)
5.作业方法
5.1文件的制定与核准
5.
1.1公司所有文件在发布前必需得到批准,以确保文件是充分、适宜、有效的
5.
1.2内部文件管制权限表(见下表)内部文件管制权限表
5.
1.3文控与工程文员按上表负责各自所管辖之文件汇总填写于《文件管制一览表》确保各部门,各岗位使用有效文件发放和回收应登记在《文件发行记录表》中,确保文件使用的各场所都能得到相关文件的适用版本
5.
1.4外来管理性文件、标准和法律法规文件由文控中心负责登记、发放并备案保存记录于《文件管制一览表》中
5.2文件发行
5.
2.1各部门文件核准后(一二阶文件需会签,必要时需召开会议讨论,由制订部门会签至其它部门),将原稿与电子档统一交由文件管制人员发行及管制文件管制人员分类并登陆,再加盖“受控文件”章,发放给受文单位收发文件需登记相应的文件名、编号、部门、日期、接收人员并签字于文控一览表
5.
2.2新版文件发行时接收者确认签字,文件管制人员要回收旧版文件且加盖“作废章”加以识另U文件管制人员处要适切保存旧版文件以利备查
5.
2.2各部门收到文件后,要在适当的地点保存、建档、让使用者能方便取得,以作为工作之依据,文件不得遗失,以确保文件有效与适用如有遗失,由责任部门开具《联络单》由总经理核准后方可补发
5.3文件编号系统
5.
3.1内部文件编号采用下列格式
5.
3.2文件级别“T级公司手册;“2”级程序文件;部门手册“3”级作业办法包括承认书、规格书、SOP、蓝图/流程图、QC工程图等、I BOM/材料分析表“4”级各类表单记录
5.
3.3部门代码
5.
3.4版本编号所有文件从A版开始,依次变更为B/C/D至Z版本如“A~Z”24字母用完后可从A1/B1/C1/D/至Z1/版循环,依次类推A2~Z
2、A3~Z3°
5.4文件的保存与销毁
5.
4.1文件保存
5.
4.
1.1与质量体系相关的文件都必需分类放在干燥通风、防潮、防虫、安全的地方各部门文件由本部门文员自行保管,文件管制人员每季度对各部门文件保管情况进行检查
5.
4.
1.2任何人不得在受控文件上乱涂乱画,不准私自外借,文件使用单位应确保文件的清晰、易于识别和检索
5.
4.
1.3各部门质量记录由各部门文员自行保存,超过保存期限的文由文控进行处理
5.
4.2文件的作废与处置
5.
4.
2.1所有失效或作废文件由责任单位从使用场所撤出,加盖“作废章”,防止作废文件的非预期使用
5.
4.
2.2为某种原因需保留的任保作废文件,应加盖“作废章”后分开放置以示区别
5.5文件的更新及重新核准
5.
5.1文件的更新与重新核准与
5.1操作步骤相同,但一二阶文件需会签所有部门(财务除外)涉及流程性动作的文件如“客退品处理办法”、“制程异常处理办法”等文件需会签影响该动作操作的部门,以确保文件的适切性和可操作性
5.6文件的查阅、调阅及补发
5.
6.1可公开的文件、资料、查阅部门可向文件管制人员借阅
5.
6.2对外发行的文件、资料,如客户等需查阅、索取,需经部门主任确认后,才可发放
5.
6.3经发行的文件如经讨论不适用需取消时,由责任单位提出书面《联络单》申请,经评审后方可取消,文件管制人员亦同时收回己发行的文件,做好记录
5.7外来文件的管制及分发
5.
7.1外来文件类型客户标准、图样、国家标准、行业标准、管理体系标准、环保测试报告
5.
7.2文控负责收集管理体系最新版本标准、人事行政部负责收集国家法律法规标准、工程部负责收集与产品有关的法律法规标准、收集的资料转交至文控处建立外来文件《文件管制一览表》建档保存
5.
7.3客户图纸图样等资料由各自部门自行保管,各部门文员建立《文件管制一览表》建档保存
5.8电子档系统管理
5.
8.1文件管制人员将公司ISO文件采用电脑信息系统对电子文档进行管理,提高管理效率
5.
8.2文档分类管理并建立电子目录,应做到文件一目了然,查找方便
5.
8.3所有电子文档应备份管理,以防止因意外原因导致电子文档遗失
5.
8.4非文件管制人员,不能私自更改电子档系统内容
6.使用表单
6.1《质量手册》
6.2《品质记录管制程序》
6.3《文件管制一览表》
6.4《文件发行记录表》文件编号XX-2-7-016文件版本D版制订部门品质部制订日期2019年04月20日修订日期2020年08月04日页次/页数1/6会签部门品质部核准审核制订制造部人事行政部资材部工程部业务部标题文件与资料管制程序文件编号XX-2-7-016文件版本D版修订日期2020年08月04日制订部门品质部页次/页数2/6修订履历修订日期修订页次原版本新版本修订摘要标题文件与资料管制程序文件编号XX-2-7-016文件版本D版修订日期2020年08月04日制订部门品质部页次/页数3/6标题文件编号XX-2-7-016文件与资料管制程序文件版本D版修订日期2020年08月04日制订部门品质部页次/页数4/6文件阶层文件名称制订会签审查核准管制人1阶质量手册品质部各部门管理者代表总经理文控2阶程序文件部门主管各部门管理代表总经理文控3阶检验规范类品质部品质主管总经理文控3阶规格书/制程SOP工程部工程师工程文员3阶承认书工程部工程师工程文员3阶机器设备操作指引工程部工程主管总经理文控3阶其它制订单位视情况而定部门主管总经理文控4阶记录表单制订单位部门主管总经理文控标题文件与资料管制程序文件编号XX-2-7-016文件版本D版修订日期2020年08月04日制订部门品质部页次/页数5/6编号1234567部门财务部总经办业务部工程部资材部人事行政部制造部品质部标题文件与资料管制程序文件编号XX-2-7-016文件版本D版修订日期2020年08月04日制订部门品质部页次/页数6/6。