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文本内容:
文件及记录控制程序版次:A/0编制审核批准受控分发号:2015年2月08日发布2015年2月08日实施XXXX有限公司
1.0目的确保本公司在推行社会责任系统文件能及时、正确地在各部流通,并保留适当记录以证明该系统的符合性
2.0适用范围本公司社会责任系统所有文件资料及记录的控制
3.0定义(无)
4.0权责文控中心对本公司社会责任系统文件进行发放、列帐及版本控制,并编制SA记录总览表
5.0作业内容
5.1SA文件控制
5.
1.1社会责任系统文件由SA管理者代表根据实际情况对照标准进行规划,并安排编写依该系统手册规定之相关权限批准后,交文控中心依相关规定发行、修订、回收、保存及作废管理,文件的发放由授权人指引发至相关部门,并执行文件分发的签收保证该有文件的地方皆有现行有效的版本可供需要时指导,防止作废文件在现场使用并定期对体系文件的适宜性充分进行评审
5.
1.2SA文件编码规则SA-P-A-001会责任系统文件阶别P表示程序A版本号001流水号SA-M手册SA社会责任M表示手册F-SA-001-A F表示表格,SA社会责任()01表示流水号A版木号
5.
1.3编码说明第⑴⑵码为社会责任系统英文简写,即用SA表示;第
(3)为文件阶别,即手册用M表示,程序文件为P表示;001)为流水号,由文控中心分别由001-999编号管制;
5.2文件的发放
5.
2.1文控发放的文件需盖有“受控”文件章,“受控”文件收文部门不得复印
5.
2.2文控发放的文件需填写“文件分发回收记录”,注明文件发放时间、回收时间(若版本修改回收时)、版本及签收人
5.2SA记录的控制
5.
3.1各部门相关人员负责依要求填写木部门社会责任系统所有相关记录,经权责人员核准后,由各部门自行做好标识分类归档
5.
3.2各项社会责任系统记录由文控中心统一登录在“文件清单表”上,并注明保存地点、期限,以方便查找
5.
3.3各项社会责任系统记录之储存应妥善维护,尤其注意储存环境,避免文件受潮
5.
3.4如有过期之SA记录,应统一进行销毁
5.
3.5各部门SA记录务必做到客观真实,并具有追溯性
5.
3.6所有SA文件及记录由文控中心统一监控管理
6.0参考资料(无)
7.0SA记录
7.1SA文件清单表
7.2SA文件分发回收记录。