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R/3功能详的财务会il目录ISAPR/3系统中的财会子系统
41.1企业结构的变化4L2管理手段
41.3决策的基础4L4国际性的应用系统4L5主要功能模块4L6财务会计4】61适用性4162集成性
41.
6.3关于各类凭证的原则5164文档系统5165会计科目表
51.
6.6货币5L
6.7资产负债表5168明细分类怅5L
6.9合并财务报表51610法定合并
51.
6.11应收帐款51612应付帐款6L
6.13固定资产会计核算61614特殊分类怅62财会子系统的组织结构
72.1财务会计和管理会计的集成
72.2公司代码
72.3集中式公司的管理模式
72.4分布式公司的管理模式
72.
4.1分布式系统ALE
72.5集团公司报表
72.
5.1集团公司73作为系统集成的中心一总分类帐74总分类帐基本术语841公司代码
84.2业务部门
84.3凭证
84.
3.1凭证原则8432基本凭证参数8433更改凭证
84.4会计科目表9441会计科目表的组织结构
94.
4.2在多种语言方面的灵活性
94.5总分类帐科目
94.
5.1总帐科目主记录的结构
94.
5.2对主记录的处理
94.
5.3行项目显示10454科目余额10R/3功能详的财务会il SAP的财务会计模块为创建总帐科目上记录提供多种方式.这些方式使用户能灵活简便地在系统中设定所需要的会计科目表用户既可以使用系统提供的会计科目表样本,也可以自己建立会计科目农,以卜方式可供用户选择使用:・复制一个会计科目表用户可以使用系统中的会计科目表作样本,复制一个自己的会计科目表,再根据优要,对其作一些改动・参照方式参照系统中现有的会计科11表,把所需要的样本科目设置到其中,让系统口动建立所有科目为用户使用标准系统时,这种方式最好,当然用户应当给科目新的名称和号码.・数据传送方式在先前系统中使用的总帐科目主记录可以传送到R/3系统中・样本科目方式在系统中预先定义一些样本科目,对许多科目的在记录中的字段预先定义这种方式在用户有儿个公司代码且它们的业务站本相似时最好用户也可以修改、冻结或删除个别的主记录中的字段,也能增加一些字段或增加新的总帐科H.系统提供了灵活多变的查寻功能,所有的输入都被记录下来,以保证对主记录维护的正确性
4.
5.3行项目显示行项目显示的功能使用户能得到某个科目中的未消项、统取科目和暂存项目的概况,用户能够确定哪些项口应当显示在屏窑匕即使在显示清单己经出现在那幕上时.用户也能动态地改变显示多种分类排序的选择.如按号码、凭证日期、科目分配等,使用户能以交互方式来选择、汇总利排列所需要的凭证项Lk查寻和汇总功能在相应的屏幕上可以方便地地使用行项目螃示功能适用于・在一个公司代码中的一个科目・用任务清单方式显示集团公司中的•个科目组用户可以随时从行项目清单切换到单个凭证的显示行项目清单可以由系统输出或在电子表格软件中处理,还可以通过SAP办公堂管理系统以电子邮件方式发给特定的人,他们可以相其存入自己的微机中,用Excel软件处理.
4.
5.4科目余额只要当凭证记帐到某•个科目,该科目的余额就被更新用行项LI显示的功能可以指出凭证中哪个行项目被记帐到相应的科目,用户可以显示科目余额和相应的凭证的行项口,科目余额按会计期间分借贷方向用户显示了与之相关的业务数据的概况.可用的分类指标包括科I1号码、公司代码、会计年度、业务部门和币种在科目余额显示中,用户可以直接进入行项目显示在SAP的财务会计模块中,总帐科目的功能是什么?大于总帐科目和其功能,以确保对业务处理的正确记帐,IM时仃效地管理凭证和显示行项目.5总分类帐的主要业务处理
5.1计划如果用户需要一份有意义的资产负债表和损益表,那么资产负债表和损益表中不同形式的计划和实际值的比较就很重要了由于以下原因,计划功能在SAP系统的财务会计模块中具有重要意义・计划中包括了公司代码、业务部门和总帐科目;・会计期间的详细数据・所有的相关参数・以不同的形式保存的在一个公司代码中,用户可以对科n或科目与业务部门的组合作计划计划是基于资产负债表和损益表结构的.SAP的标准系统包括一些以树状结构显示的可更改的计划模式,用户可以对以下方面输入计划值・完整的资产负债表和损益表・业务部门当计划值输入后,用户能够作以下工作・自动分配・按期间分配・作为参考・结转・复制它们可以快捷地以不同的形式整示并用于比较在预定义有关参数和结构的前提卜,财务会计模块能自动处理计划功能另外,用户可以方便地增加,改写和选择数据,这就确保了在所有层次上进行计划财务会计模块的计划的灵活性是如何体现的?总分类帐的计划功能可以在不同的盥织结构、期间和不同的形式中单独执行.用户可以肘定义其结构与内容.
5.2总分类帐科目记帐
5.
2.1一次性记帐的原则所有需要记帐的业务都必须在遵循仃关记帐的规则的前提卜记入公司代码中的相关部门与科目中只有在保证原始数据的前提下,记帐的数据才有可能是精确、可旅和完性的,这就意味着所有公司实体的原始数据的来源与责任部门均处「监控之中.R/3功能详的财务会il总分类帐的记怅数据来源于以下方面・如果SAP物料管理系统6IM)也安装使用并IL集成到系统中的话,诸如发货等经营业务就会自动地记帐到总分类帐中・在明细分类帐中的记帐,例如SAP的固定资产会计核算模块被使用与集成,资产的购置会生成总分类帐的凭证记帐・在总分类帐中的直接记帐与此同时,必须考虑与管理会计模块的关系凭证、科目的分配和对业务的记帐均取决于集成系统的类型.记帐的凭证、原始数据和科目的分配都同时反映在总帐和明细分类帐上
5.
2.2数据集成明细分类帐在下列层次上与总分类帐完全、综合地集成・主记录・业务数据・报表主数据的集成包括了会计科目我和成本核算相关联的明细分类帐的所有科目关系主数据的参数也可以共
7.数据可以相互检验正确性与有效性记帐数据的集成反映在以下方面・中央数据库是唯一-的业务数据的存储仓库;・核心凭证的,美行项目中包含原始数据和相做的科目之间的联系.个共享的数据库意味着・不会产生和维护数据冗余・可以完全验证的文档和检皆系统・对所有应用模块可以全面地存取数据・报表和信息系统的完整的设置数据的集成是明显的,因为对于个业务处理的所有凭证都是通过假定义的科目之间的关系而联系在•起的.所有的明细分类帐均能集成在•起是非常重要的在各个业务层次上彻底的数据集成是SAP系统的,个重要的优势,每个记过怅的业务将自动影响所有相关的评估,自动传输的数据确保了一个实时的和网络化的财务会计和管理会计系统的有效性,
5.
2.3明细分类帐与总分类帐的协调一致带有各种资产和资产负债科目的会计科目去为总帐和各明细分类帐之间建立了记帐的美联统驭科目的作用是当在明细分类帐中发生记帐业务时,其行项U将自动地记帐到相应的总分类帐科目(统驭科目)中,并且其结果将反映到资产负债表上对总帐科口余额的更新是自动地并且同时发生的,这就确保了•总分类帐与明细分类张始终是•致的•集成的报表可以显示在明细分类帐中记帐的具体凭证•财会信息系统可以印上使用所有与资产和损益相关的帐务•财会信息系统可以马上显示所有与资产和损益相关的帐务
5.
2.4数据输入的工具SAPR/3系统提供众多的数据输入[具和臼动功能,这意味着大量:不同的记帐数据可以有效、正确和完整地输入到系统中.使用系统的授权功能,每一个相关的人上可以使用许多这类功能来湎足特定的需求.系统提供以下功能来帮助凭证输入
1.技术性的愉入工具・数据维护・附加功能和调整未完成的数据输入・对统计性的注驿项的记帐・数据值的传送
2.参考方式・借用己经记帐的凭证、样本凭证或指定科目的凭证来更改或增加输入
3.自动记帐•周期性记帐处理•关联性记帐(现金折扣、增值税等)
4.控制功能・对凭证中字段的格式4内容进行检验・对凭证的确认
5.
2.5附加的检验功能SAP的财务会计模块允许用户对每个使用者和每•部分的信.息定义附加检脸,例如,可以对每个使用衣在下列应用领域检告其是否可以记帐・一个科目・一个业务部门・一个公司代码R/3功能详的财务会il・•个成本中心・一个成本对象对在凭证中的关联数据的有效性检验确保了所输入数据的正确性
5.
2.6多种货币的处理能力财务会计模块允许用户同时使用三种货币,以下货币类型是系统提供的・集团公司货币・全球公司货币・硬通货・索引货币在凭证上用户可以用任选的货币处理,与此同时.,在总帐科目中将记录相关的货币金额总分类帐确保了经营业务的集成,所有业务处理只需要输入一次原始记录,其数据可以集中处理和用于评估.
5.
2.7未清项管理在每个总分类帐科目中都可以使用未清项管理,这个功能使用户可以根据凭证来结清借贷方余额使用未清项管理功能的科目可以在业务处理中更新余额
5.3结算
5.
3.1在会计年度内的结算每天的结算不必通过记帐来调整.当用户输入有关业务凭证后,可使用卜列报表的功能・每天的准确无误的科目余额以及凭证的行项目;・用户指定日期和排序方式的凭证日记帐,凭证H记帐具有重要的检吩和对帐功能,而旦可以为期间结兑提供精确的数据用户叮以对每个公司代码和科目定义两个未结算的期间.财务会计模块允许客户用月结算来为年终结算作周期性的数据准备工作用户可以使用下列标准程序来处理结算・用统取项来更新余额审计线索・建立个完整的、自定义的和可排序的H记帐・对凭证和其总计金额进行对帐・对凭证进行垂新组织和归档处理这些准备匚作对那些在年终结算程序中要使用的科目和行项H进行了处理,此外.年终结算所使用的所有功能均可以用于月度或季度结算每天和月度结算使用户可以观察和评估明细的盈亏数据.
5.
3.2年终结算年终结算可以基丁月度结算的数据.但这并非必须要这么做SAP系统为年终结算提供一系列特定的功能.用于处理相应的科目和行项口以卜是对资产负债表作调整的重要步骤・关闭记帐期间・对未清项和总帐科目余缺进行外币评估・按付款期限对包括大清项在内的客户和供应商列出收付款清单;・确定客户帐户中的贷项和供应商帐户中的借项;・对外币评估、调悠和待摊预提项记帐・打印资产负体表和损益表以下是•些实时性的工具,它们可以为最终的资产负债表和损益表作准备・科H记帐的总金额・未清项余额审计线索・余额结转其他标准报表如关于未消项的报表,可以用广分析与监泄,它们为当前的会计业务与年终结算建立了联系所有的报表均可以交互式地使用总帐中重要的理估有以下这些・科目余歙表・资产负债表与损益表・总分类帐・增值税报表・凭证日记帐・记帐总金额・行项目清单・未清项余额审计线索・总分类帐科目清单由于年度结算是高度自动化的,因此有关报表的生成是非常快捷与可靠的R/3功能详的财务会il
5.
3.3结算报表
5.
3.
3.1评估的层次通常一个公司都有其资产负债表和经营组织结构的责任中心U次.前者是公计法规的嬖求,而后者则是内部管理的要求上述的两种层次结构是不同的由于经营管理上的需要,与内部管理相关的会计结构通常使用另种层次结构.•个有效的报表系统应当能结合这两种层次结构来使用相关数据,这些数据一方面可以供资产负债表利损益表使用,另一方面乂可为内部核算所用这就意味着用户可以选择任何部分的业务数据来显示业务部门的状况,可以对一个跨公司代码的业务部门作相应的评估
5.
3.
3.2报表结构财务会计模块为结和提供了许多报表,它们使用户可以直接从记帐数据中生成与评估报表,作为总分类帐的•个重要组成部分,资产负债表和损益表应当对所有业务定义资产项与负债项或者是费用项与收入项应当在报表中分别定义用户应当考虑以下几个方面・明细数据的层次和科目的分类・资产负债表和损益表中的项口与其子项目中科目的指定・文本信息的分配・是否显示总金额SAP系统允许用户使用许多种资产负债表和损益发,这种功能使用户可以对现存的科目按以下考虑的方面来分析与评估・商务和税务方面的法规・集团公司的要求・经营管理的需要用户还可以把成木从不同的会计科目表中汇总到•个报表里系统允许用户从不同的会计科目表中对公司代码的科目产生不同类型的报表进行分析与处理.
5.
3.
3.3资产负债表和损益表用户可以随时使用交互方式生成资产倒债表和损益表,包括分期间、计划值与实际值对以下数据进行比较・不同的科目和记帐凭证的增加值・通过明细分类帐查寻有关的行项目・详细的说明文本・图形化的处理・数据评估与分析.此外,资产负债表和损益表的结构还具有以下几个特点
1.不同形式的资产负债表和损益表可多达10个层次
2.不同类型的处理・到报表期间为止的索计值・余额结转后的期初余额・用户所选择的任何期间段的会计数据
3.不同类型的价值(计划值与实际值),不同期间(当年与去年)和不同形式的差异(绝对值、百分比)的比较
4.多种货币一个粽合的报表系统确保了对结算数据的准备工作财务会计模块的结帐是如何完成的?财务会计模块对年度的会计数据以高度自动化的方式.直接作结兑准备I•作.R/3功能详的财务会il6财务会计信息系统SAP的财务会计信息系统FIS是基于SAP的踪合信息仓库EIS的交丸式信息系统,它使用户可以在指定的数据参数的基础上对相应的财会数据作评估财务会计信息系统对卜列领域的经营管理提供有效和综合的支持:・不同币种的分析・总分类帐科目分析・资产负债表和损益表的分析总账科目信息系统同资产负侬表与损益表一样是基于总帐科目的业务数据其主要报表的类型就是资产负彼发的分析和资产负低表的主要数据的报表资产负债表的分析是按资产负债表和损靛表的层次结构而输入信息系统中的系统允许用户按照实际值和计划值作多种形式的分析,年度、半年、季度和月度比较均可用户也可以生成各种主要数据报表,同时参照系统提供的样本用户可以对所有的组织结构单元如公司代码、公司和业务部门和各种会计期间会计年度与会计期间进行评估.报表既可以用公司代码的货币.也可以用其他平行使用的货而如集团公司货币、硬通货等.仃了以上手段,用户可以根据经营或法规的要求,从业务中提取出相应的数据,同时还可以迅速地通过白定义的路径找到所需要的信息上述的财会信息系统的均有以下功能・用设理参数的方法来自定义、选择、评估与分析・用交互方式在屏幕上连接・与自定义的处理流程与报表相结合・用文本、注祥和消息的技术与所有业务流程集成.SAP的财务会计模块是如何支持经营管理的?•个符合所仃经营业务和会计法规要求的、详尽的、交互式的信息系统支持所有的系统功能R/3功能详的财务会il7特别用途的分类帐
7.1对象如果用户将其他系统与SAP的财会子系统•起使用.SAP为所彳.的应用模块提供多种评估方式,包括仲统的科目分析和对财务会计的结齐报表它们通常是菸于总帐科目和每月的借贷方记帐余额花成木会计核算中,系统提供的评估功能是基于贡任中心或成本的汇集者(如定彳1或成本结算对软屋这些功能也是基于杼月的数据,包括附加的计算也、待接和预提、以及按特定的参数所作的分配与分攫.
7.
1.1分析公司上周销仰了多少般料制品?这些成本发生在哪一个货任中心的什么产品组中以上问题都是财务会计中的总分类帐科目的余额所无法回答的用户可以从管理会计模块中得到这些数据管理公计模块的一个优势在于用户可以显示复杂的、与成本相关的数值和结算数据流特别用途的分炎也向用户提供套附加的评估体系,它能让用户在传统的科目基础上使用公司自定义的怅户系统通过对不同应用模块的字段的组合,用户可以生成与公司特定业务相关的销售分析报告,这种报告能方便地用于各种目的的评估.SAP系统允许用户附加并定义一些在传统的科目之外的帐户来方便灵活地对业务进行评估.
7.2帐户分配条件与总计格式
7.
2.1帐户分配在财务会计和其他模块中,所有与科目和附加帐户的分配相关的字段都能作为参数用于总计值的格式和用户的公司的报表系统通常报表会有各种要求,它们往往会基于以卜指标・时间(年、季、月、周、日)・类型(科目、成本中心、产品、地区);・比较方式(实际值、预兑、计划值、分配值、数量)・内部,外部的要求(法定的帐簿、合并的财务报表等)・特别选定的某些业务.例如.所有余额超过100,000本位币单位的销件收入科目英.考虑到以上指标,用户可以同时更新不同的分类帐,可以疥定将数据从哪些公司代码或公司传送到指定的分类帐通过使用与特定公司业务相关的帐户分配可以满足不同的要求.
7.3货币与数量
7.
3.1汇率在特别用途的分类帐中,用户可以同时使用三种货币来评估经营业绩・第一种货币是交易货币,它是处理经营业务的原始货币•第二种与第三种货币由用户自定义.用户可以选择一种货而来满足经营要求,如公司代码货币、集团公司货币等,这种货而始终可以按凭证记帐时适用的汇率来兑换
7.
3.2数量除了能用不同的币种外,用户还可以指定相关业务所涉及的数值单位.这一功能一般用于对总计数据的细分中.在一些行业中,一次业务交易右时会涉及几种数址单位例如,用户有时会采购若干吨的货物,可收到的却是儿个标准集装箱,在这种情况下,用户可以在特别用途的分类帐中产生两种单位的总计量在财务会计模块的特别用途分类帐中,SAP系统自动地考虑了跨国公司对货币的特殊要求
7.4灵活定义的会计期间系统可以对每周甚至每天的侑出额进行分析、基于业务发生的II期,系统对各分类帐确定总计额的相关期间,因此,用户可将一次业务指定到不同分类帐的不同期间里.
7.
4.1记帐期间•个分类帐可以仅包含用于每周销售报表的数执:,然血,相关的业务则可以同时传送到用于月度资产负债友的苏•个分类帐中在这种情况下,一个分类帐有52个期间,而另一个则只有12个期间.使用特殊用途的分类帐.用户可以定义多达365个记帐期间来保证任何细节方血的报友系统.对记帐期间的灵活定义使会计分析可以在任何数据和期间内进行特别用途的分类帐在SAP财务会计模块中的特定是什么_______________________________________________SAP的财务会计模块的特别用途分类帐为用户提供了多种选择,能使用户在选择相关科目分配、期间和货币的基宣上,生成不同的报表供业务分析R/3功能详的财务会il
7.5集成性
7.
5.1概况在SAP的特别用途的分类帐中的数据更新绝大多数是来源r在不同的公司代码中的业务处理的输入这些数据立即或周期性地传送到特别用途的分类帐中此外,系统外的数据也能透过标准接口传送到特别用途分类帐中.系统可对相应的数据在有效性检验特别用途分类帐中的数据是自动地从其他SAP模块或者非SAP的系统中传来的.
7.
5.2主数据
7.
5.
2.1主数据集成为了确保在系统中数据的•致性,所有传送到特别用途分类帐的数据都彻底地检验过,例如,特别用途分类帐用传送的模块的主记录的相关参数对有关项U如科目、成本中心或产品等进行帐户分配,这意味着相关的字段在传送的模块中必须输入相应的数据在整个系统内的主数据的集成确保了数据的一致性.
7.
5.3来自其他SAPR/3应用模块的数据更新
8.
5.
3.1数据传送用户可以指定哪些业务处理会更新特别用途分类张的数据,比如・财务会计模块的记帐・物料管理模块的业务・订单结算用户也能用一些特定的方式来确定哪些业务处理会更新哪个帐户在用户定义的规则和字段之间的关系的组合的基础上,业务可以作有效性检验、汇总以及•个或多个分类帐的累计,所定义的分类帐既可以实时,也可以定期地更新用户可以确定对不同的帐本进行不同方式和时间的更新
7.
5.4直接输入数据
7.
5.
4.1输入数据当用户使用多个SAPR/3的模块时,特别用途分类帐得到的绝大多数数据是从其他模块臼动传输来的,但羁尔用户也要直接输入一些数据,例如一些统计性的信息等系统为数据的充接输入提供了一个特定的功能,数据可以作为特别用途分类帐专用的凭证形式宜接输入,运用适当的参数,用户可显示这些特定的凭证类似统计性的调整项数据可以直接输入到特别用途分类帐中并且自动地累计
7.
5.5从非SAP的系统来的数据
7.
5.
5.1非SAP系统特别用途分类帐为非SAP的系统的数据传送提供了个标准的数据接I I,a用户想要把SAP系统与非SAP的系统结合使用时,或者用户想单独使用特别用途分类帐时,特别用途分类帐就必须使用外部数据.在银行业或保险业,特别用途分类帐往往被单独地使用用户可以在特别用途分类帐中将内部和外部数据结合使用
7.
5.6与其他SAP模块的协调一致
7.
5.
6.1协调在特别用途分类帐中,用户可以用指定的方式来确定哪些业务处理会影响哪些帐户,因此,用户需要能确保数据的致性SAP系统提供一个标准程序来作帐户的比较以保证数据的•致性,例如比较总帐科目的业务数据和个用户定义的帐户的数据等SAP系统能确保特别用途分类帐中的数据在任何时候均与其他模块保持一致特别用途分类帐是如何在抠个系统的信息网络内集成的?特别用途分类帐能自动地接收从其他SAP模块或115Ap的系统中传送来的数据,这也数据是按暨求指定到特定的帐户中的R/3功能详的财务会il
7.6分配
7.
6.1概述
8.
6.
1.1分配处理流程特别用途分类帐中的分配功能将发送方中的金额或数量的实际值或计划值自动地分配或分摊到接收方中,这种分配能以固定值、固定比例和动态比例的方式来处理例如.系统能对某个期间按展m数或销仰额来分配SAP财会子系统的特别用途分类怅模块支持重发分配的方式,因为需要分配的值在数据库中是分开存储的此外,用户可以显示不同的分配模式,数据的接收方也可以圾示数据的来源特别用途分类帐支持不同层次结构和重复的分配方式.
9.
6.2分配与分摊功能
10.
6.
2.1分摊类型SAP系统提供以下两种分撞的基本类型・在-一个领域内分搏,例如,从一个成本中心分挪到K他成本中心;・在不同领域的数据项之间分摊,例如,用户可以将某产品组的运费分傩到每一种产品上对以上两种基本类型,用户可以使用三种分操方式・固定金额方式用户可以定义分摊到接收方的固定金额;・固定百分比方式用户可以定义分捧到接收方的百分比金额・动态方式系统1*1动地确定分掩金撷.根据参数,用户可以指定单个的值、间隔和数据集
7.
6.
2.2数据集定义数据集这个术语在特别用途分类帐中是,个重:要的单元,而数据集的定义对于报表、计划和所有帐户处理都是基本的前提一个.数据集描述了数据的结构和数据之间的关系对于总计数值的特定部分,用户可以指定下列内容・简单的数值条件,如银行帐户・成本中心的层次结构・各厂商或公司之间的多层次的关系数据集中的数据可以用件通方式存储并被上述功能调用用户可以用灵活的规则来分配有关数值.在特别用途分类帐中,业务值是如何分推的?灵活多变的分配与分搏方式为各公司特定的业务评估提供了分析的内容°
7.7计划
7.
7.1概述如果用户想把特别用途分类帐作为内部控制的I.具,系统就会要求适当的计划值和累计的实际也来作比较计划值不能通过业务处理来宜接输入,它只能对•个或儿个期间作为总计值输入如果仃必要,数据可以用不同方式分配到不同的期间因此,计划数据的输入要运用同实际值输入不同的方式来完成,为此,特别用途分类帐向用户提供易于使用的计划工具.特别用途分类帐提供易于使用的计划功能.
7.
7.2计划参数
8.
7.
2.1计划技术公司特定的计划工作往往要花儿大甚至几周的时间计划业务是基于那些在系统中作为参数存储的数据与要求来进行的,这些参数有独一无二的标志与名称,并且总是按这个名称来调用的这些计划参数描述了用户的计划的基础值和系统建议的计划值,用户可以在核个计划期内使用这些计划值此外,这些计划参数还可以与用户的权限相连接,对特定的使用者限制使用特定的参数在计划参数中存储的信息包括以卜内容・计划的基础值・货币(业务货而、第二与第三货币)・数最(初始量与附加最)・分摊码(标准的或用户口定义的)・输入单位(百、千、百万)・计划值的小数位数・计划版本・计划对象在计划任务执行时,不同的计划参数值可以临时更改.R/3功能详的财务会il通常的计划数据在计划参数中指定
7.
7.3计划分摊.功能
7.
7.
3.1计划分摊通常情况上用户应符整个年度或季度的计划金额或数软输入到系统中,然后再按一个或多个分配码分摊到计划期间中公用户可以对不同的处理对恁如总销件额或总人员开支用不同的分旭码来处理.一个分配码在被定义后仍可用于不I川的处理对象例如,当用户在进行产品组计划时,用一个名称为“金属板材”的代码来分配金同板材的产品组,或对半成品使用一个标准的分配码,这些代码也可以用于生•产计划中的成本中心计划这些分配码存储在系统中,并且可以用「附加的计划期间和计划版本因此,年度的总金额能方便地按公司的有关要求分配到各计划期间内.此外•用户还能将金漱和数量立接输入到各期间中公司指定的分摊功能允许用户对总计值作基于期间的或个别的计划
7.
7.4计划值
7.
7.
4.1输入计划值计划值的输入必须基于计划参数,尤其是预定义的输入结构例如,用户可以指定一个与实际数据的帐户分配(成本中心)不同的计划层次(如成本中心范围)用户基于计划参数来进行计划I作,用分攘功能(平均分摊)和分配码(月I.作FI法)来将总计值分抻到计划期间中如果有必要,用户可以用自定义的值来取代系统H动生•成的建议值特别用途分类帐既允许集中式的计划(如对所方成本中心按类型计划),也支持分布式的计划(如对垠个成本中心计划),用户还可以在屏箱上交互式地更改计划的深度.系统对集中式和分布式计划输入计划值提供全面的支持在特别用途分类帐中计划的地位加何?特别用途分类帐以其成熟的计划功能而成为公司内部控制的范本单元.
7.8报表
7.I概述如果用户使用预定义生成的符合公司要求的报表来汇总数据时,特别用途分类帐就尤箕有用.
8.
8.
1.1报表编写器SAP系统提供了柄助用户对帐并检杳数据和为内部和外部审计生成检查路径的标准的报表用户还可以运用报衣编写器来为各自公司的报衣提供数据用户无须具有编程序的能力就能使用报表编写器来生成报表,通过各种自定义的报表,用户可以按不同的领域来评估总计数据
9.
8.
1.2报表生成器报表生成器是生成报表的另一个工具,其基本功能和报表编写器相似,用户可以在使用报表生成潴时运用大部分报表编写器的功能,然而用户不必了解报表编写渊的控制唯元,如数据集等,就可以在报表生成器上工作.当用户用报表生.成器牛.成报表时,可以用图形化方式来显示报表的行与列的位置,与实际产生的报表完全相同,即所谓“所见即所得”灵活的报表是特别用途分类帐的强有力的工具.
10.
8.2报表定义
11.
8.
2.1报表设计SAP的报表定义方式是菜单邨动方式.用户不必担心如何得到所需的数据因此.用户可以把注意力集中在如何在报表中安排与显示所需要的数据用户应确定以下内容・在使用系统货定义的标准报表时.确定报表格式的参数值,如列的宽度・在报表的行中使用哪个业务领域和汇总的层次・在报表的列中应该显示什么数值,实际值、计划值、月度值还是年度值・选择哪些数据;・是否使用公式,计算处理哪些数值・报表中的文木报表的行列格式的定义与报表本身是相互独立的.这些格式结构可以分开维护,并J1其他报友也可以使用这些结构.报表编写器和报表生成器允许用户设计符合各自公司业务要求的报表R/3功能详的财务会il
7.
8.3可变的输出媒介
7.
8.
3.1报表输出报我既可以交互式地生成,亦可以采用大量处理的方式以卜.输出媒介由用户选择・屏寤・打印机・顺序文件・微机文件・使用SAP的图形化业务功能的图形格式用户可以生成一个或多个报表,也可以保存报表,留待以后评估,保存下来的报表也可以被别人使用报表可以用多种媒介生成.
7.
8.4交互式报表
8.
8.
4.1使用对话方式显示报表当用户为在屏幕上对报表作分析,用户可以交互式地更改报表的结构例如,用户可以做以下工作・更改细节和江总的层次・更改报表的列的内容・切换到另一个报衣・通过报表的行深入到具体的凭证・通过报表的选择功能生成图形・打印部分或般个报表.这些功能使用户能迅速在相应的层次上获得所需的数据通过分析报表数据能获得所需要的最新的信息用户能使用什么评估的功能?特别用途分类帐的全面、灵活和易于使用的报表功能为用户的业务决策提供了有效的控制I.具.8财会日历财会日历是计划与监控的工具,它为结算提供了方便.财会日历主要用于计划、评估和对与结算相关的业务作有效性检验结合SAP系统的工作流程管理功能,财会日历允许用户对财务会计任务作计划,某些这类计划是周期性的,例如傕款、自动支付以及其他汇总业务它还能帮助用户将这些任务分配给特定的人.并且按时发出通知所有具仃相应权限的人都可以在任何时间使用与这些需要处理的任务和处理对象相关的数据,雇员们可以明确地知道自己将要处理的业务,例如,传个雇员均确切地知道什么时候月度结算必须结束所有这些任务均能预先计划好,这就使每个人均了解这些任务它们也可以按时间顺序指定到特定的人员财会日历提供以下功能
1.显示所仃计划好的任务・对于将来,作为预计或概貌•对于过去,则作为检查路径或仃效性检查的工具
2.对手工作业作计划•定义周期性的标准任务•对某个所有者指定任务•分配指定的任务•显示一个任务的状态财会日历以多种模式支持业务处理・说明某个任务计划在什么H期或期间进行・说明什么人在特定的H期或期间里处理某个业务.财会日历的功能是什么?财会n历是对财务会计中的周期性任务进行计划和监控的有效的工具R/3功能详的财务会il5总分类帐的主要业务处理
105.1计划
105.2总分类帐科目记帐10521一次性记帐的原则10522数据集成】I523明细分类帐与总分类帐的协调一致】1524数据输入的工具II
5.
2.5附加的检验功能11526多种货币的处理能力12527未活项管理
125.3结算
125.
3.1在会计年度内的结算12532年终结算12533结算报表136财务会计信息系统147特别用途的分类帐157」对象
151.
1.1分析
157.2怅户分配条件与总计格式15721帐户分配
157.3货币与数量15731汇率
157.
3.2数量
157.4灵活定义的会计期间15741记帐期间
157.5集成性16751概况概752主数据
167.
5.3来自其他SAPR/3应用模块的数据更新16754互接输入数据16755从非SAP的系统来的数据16756与其他SAP模块的协调一致
167.6分配17761概述17762分配与分摊功能
177.7计划】
77.
7.1概述
177.
7.2计划参数
177.
7.3计划分摊功能18774计划值
187.8报表
187.
8.1概述18782报表定义18783可变的输出媒介
197.
8.4交互式报表198财会日历199应收帐款会计核算20R/3功能详的财务会il9应收帐款会计核算R/3系统财务会计模块中的应收帐款保,并管理客户的会计数据它也是俏包管理的组成部分销售和会计对信息的要求相同,如信用程度、支付行为等因此,从交易的开始时(报价、订货)起,就应限制风险如果客户的订货导致发货,并开出发票,那么这些交易就自动地在会计系统中记帐.这个过程的不同阶段都会在包括流动计划变更在内的现金管理及侦测中实时地更新.为避免外币兑换中的损失,外币兑换业务被归属到外币兑换管理中与其邮本的固定资产及资产负债表科目一起,这个会计科目表就形成中央记帐系统中总分类帐及各相应客户科目之间的联系.“自动记帐原理”的使用意味着,每一项业务往来都同时地记帐到客户科目中这是通过指定的资产负债表科目,作为总分类帐的•个行项目,在总计的层次匕完成的这种密切协调的更新是自动完成的.它保证了总分类帐科LI和明细分类帐科U在指定的任何时刻都相”•致用户可以使用科II分析、f负瞥报表、到期日清单和•个央活的催款系统来追踪未清项11与之相联系的信函可为每个公司分别建立这对付款通知、余额确认、对帐单或利息计期也同样有效进帐通过各种对用户友好的功能由人工计入相应借项中这也可以用EDI或电子对帐单来进行电子化搽作借项凭单程序和支付则用支付程序来实现自动化余额清口、口记帐、余额审计线索或若干相应标准报表均可得到,以便在应收科目会计中将交易制成凭证为了进行关犍日期分析,要・重新估价外币项目・验明有贷方余额的客户・按剩余有效期将最终余额分类应收帐款会计核簿不仅仅是正常会计方法的•个基木要素它还通过它与销代部分的景常联系为有效的信贷管理提供数据并通过它与现金管理及预测的联系为流动规划的最佳化提供信息
9.1客户主记录
9.
1.1主记录的重要性客户主记录包含了公司可客户的业务关系中所需的一切信息这些数据控制着记帐过程以及后续的处理,如支付和侏款等客户主记录也为会计及销仰部分提供有关客户的信息客户数据的记录是集中地储存于系统中这就是说,这数据记录总是一致的,最新的,而且没有多余的内容客户主记录有以下特点・它在任何时刻都能提供一个客户的全部数据的概况・它允许以活地获取这些数据・它形成一个控制自动催帐及自动支付交易的数据库客户主记录的安排也为某些特殊要求留有余地
9.
1.
1.1一次性交易•次性帐户允许对次性客户或交易不频繁的客户进行有效管理并节约空间.诙性帐户仅包含最核心的控制信息,如统驭科IL这种帐户并无客户的专力.信息如地址或银行数据等客户的姓名、地址、电话号码、及银行细V等则是在发票收到时提供的用这种方法,一个•次性客户主记录就可用了多个客户支付或催款过程中所需的客户专有信息从发票获得
9.
1.
1.2总部及分支机构科目在!tin『业中由公司的代理部门完成的共同任务也可通过客户L记录表现出来如,分支机构在行地发出采购定单而由总部为发票付款通过将分支机构科目和总部为发票付款,就可为供应分支机构的货物开出发票.同时,销包数字则记帐到总部科H但是,有关分支机构的信息仍保留在凭证上因而催款通知可送至分支机构和总部
9.
1.
1.3代理付款人一位代理付款人的帐号也可以输入客户主记录中借项凭单及银行转帐的还款由不同付款人的限行数据决定.
9.
1.
1.4代理的催款书收件人如果催款通知不准送交应收款已到期的客户,那么就能指出另一位催款书收件人
1.
1.
1.5分支公司如果发票是发给一个分支公司,那么这一点就必须在集团公司的合井中有所反映,集团公司范围内的业务往来所达成的所有销售必须抵销.这样做时,集团公司的统一公司代码必须输入到主记家中统一公司代码在记帐时转移到凭证中.客户主记录构成处理同客户间业务关系的灵活数据库它也为特殊要求提供空间(一次性交易)R/3功能详的财务会il
9.
1.2结构主记录的三部分式结构能灵活地描绘出一项作业中的不同组织结构・一般性数据这是与每一个公司代码和公司中每一个销售部门都同样有关的数据・公司代码的数据这是反映公司专有的,与客户间协议的数据・销售数据这是有关公司各销作部门和销售渠道的不同特性的数据.•股性数据包括地址、电信数据(电话、电传、传真)、有关客户的股资料(工厂数、行业、集团归属)以及银行详情公司代码数据包括支付条款和日期・用于自动支付交易(银行托收)的.・用于信函的(帐号及客户所有地负贡人)・用于自动催款过程的此外,总分类帐会计的统驭科目是在公司的层次上指明的.这个总分类帐科FI的交易数字于记帐时在客户科目中自动更新有关定单处理、装运、及发票等资料可在销传专用的数据中找到这点在关于销售与分箱模块的相应SAP手册(R/3的销售和分销》中有详尽得多的说明.系统提供专门的选项来控制主数据的可靠度,使之与设置系统时公司的观念一致.诸如一个新客户是应该将整个公司包括进去还是只将其一个分支部门包括进去的这类战略性决策是集中地作出的闪此,所仃数据区都能集中地输入和更新会计和箱售既可以•起保存量性数据,也可以将数据分别地保存在它们相应的区域中客户主记录的结构能支持一致地、无冗余地使用会计及销售数据.
9.
1.3编辑主记录编辑客户主记录时分别仃.各种功能供使用,以便创建、更改和整示,这些功能的授权是根据员工的贡任范围来批准的每一个新的主记录都必须分配给一个科目组这样就能终按下列准则来将客户加以分类・编号指定的类型每一个书记录都有一个唯一的编号,这个编号可以是由系统指定(内部指定3也可以是由用户指定(外部指定)特别是当编号是承接自一个前躺系统时,外部编号指定就更合适系统保证每一个帐号只被赋与一次0・帐号范困(编号区间)编号区间是客户定义的供应商和客户可以定义成同•编号,或者也可以定义一种层级结构・用户界面的安排(屏荔图象)对于每i个客户组,用户可以指定哪些资料是强制性的,哪些资料处可选的不需要的资料可以从界面上消防掉用这种方式,就只要求有公司需用于处理业务的那些数据
9.
1.
3.1输入数据为保持数据无冗余,系统提供了范憎尽可能广泛的支持例如,用户可以使用•些方便的寻查功能来创建一个现有帐户的概况.•种白动重攵检化功能可保证上记录时「俏科和会计只创建一次当输入新的主记录时,一种笠贝功能即提供支持.一个主记录中的数据可以包括进一个新的主记录之中.此外,一组客户主记录可以从一个公司代码拷贝入另一公司代码
9.
1.
3.2更改数据用户可以指定哪些字段可被更改例如,授权可以用来防止统取科口被修改用户随时都可进入用户想更改的那些指定区域,如,只是支付数据系统将所作的全部更改加以记录,从而在任何时刻都可得到份更新后的概况
9.
1.
3.3显示数据用户可选择用户感兴理的区域加以显示.用户可以从当前的主记录显示中调用另一个主记录来显示或加以更改,也可以从显示中进入更改功能可设置的、易于使用的用户界面使用户能方便快捷地编辑和管理主记录什么是客户数据记录功能?客户数据记录及其数据(到达总分类帐的路/关r•业务伙伴的资料)构成应收帐款会计核灯的基础它也是SAP系统中销科功能和会计功能之间的联系通过其特有的性质,它提供专门的会计关联.
9.2科目有关会计业务
9.
2.1发票及贷项凭证集成地使用SAP的销售及财务会计系统,开票系统就能准备好发票并将它记帐来H另一个R/3开票系统的发票也可以通过接口转至会计,然后这些发票就被记帐,只有不是在R/3系统中创建的发票才必须人I记录,R/3功能详的财务会il
9.
2.
1.1凭证的格式一个凭证由凭证抬头和若干行项目构成抬头包含了适用于悠个凭证的资料,包括凭证日期、号码、以及类型行项目包含付款条款、科目的归属、以及金额.某些行项目,如销件税.是由系统力动生成的这些行项H补充人工生成的项II使凭证完整在凭证记帐之前,用户可以谢用并更改这些行项H中的任何一个除上述会计凭证之外,系统还特务了儿种专门的凭证,如周期性条目、样本凭证等
9.
2.
1.2周期性条目对于以金额相同为特征的正常周期性交易,用户可以生成周期性条H这方面的一个例子就是按月分期付款客户所付的应收款.这些条目在它们生成的时候并不影响会计.反之,它们只是在执行时记帐到会计系统中.所谓的“周期性条目原始凭证”包含为会计凭证记帐的数据,如金额与帐号等它也包含控制信息,如执行的起止日期和最后期限数据等
9.
2.
1.3样本凭证如果有关时间及金额的资料是记帐时的唯一不同之处,那么就可以使用样本凭证技术如果把样本凭证用作一个模型,则只需要很小的调整(如在记帐日期或金额等处八如果用样本凭证,•个L1有会计凭证也可用作模型
9.
2.
1.4输入工具系统提供若干支持功能以便输入发票和贷项凭证它们包括・设定缺省值・简单发票及贷项凭证的快捷条H・从以前的作业中摘出口期・多重交易中用户定义的数据保帝・编辑选项的调整・用于帐户、成本中心、等等的灵活查寻机制如果无法完成一个凭证的输入,则输入过程可在任何一处终止并保存起来.那么凭证可以在以后完成并记帐蛤入的数据立即被检杳,并H在杳出差错时提供修正只有当凭证是完整的而H没有差错,它才可以被记帐(并从而更新交易数字)完解的意思是・借方/贷方余额为零・已填入最低限度的科目,包括凭证H期、记怅口期、凭证类型、记帐关键字、帐号、以及金额等・系统设定时定义的所有要求的字段均已填满对于贷项凭证和转帐,可以用帐面交易,此时支持功能可以类似地使用.
9.
2.
1.5货币所有凭证都能以任何货币输入每个公司都赋于一种本位币可以指定多达两种的箕它货币.这种“平行货币’同本位币一样地被处理和更新系统储存从凭证中找到的,以本位币计和以凭证货币计的金额.一个包含逐n精确货币汇率的汇率表用来隹本位币与凭证货币之间换算当然,汇率也可以在记帐时直按指明用户可控制在制作凭证时是有本位币和凭证货币这二者(或只是凭证货币一•种)可以打开以便输入无论是用哪•种方式,两种货币的金触在凭证显示上都是可见的凭证必须以本位而计的和以凭证货币计的余额均为零时方可记帐由「换驾而会在许多行中产生的•个小的舍入差值会口动地被考虑到客户区中的交易数字只以本位币计“来H货物及服务的应收帐款”统驭科目则以本位币和以所有的记帐外币计输入发票和贷项凭证时有范围广泛的附加功能支持用户.为自动接受发票提供技术*
10.
2.2支付
9.
2.
2.1收款收款处理由下列两项操作组成・将支付记帐・用客户科目中的支付行项目结算未清的发票行项目这两个步骤可用纸面支付人「完成,纸面支付仃・支票・转帐.汇票如果爻于待结算发票的资料不充分,则可用查寻条件来找出客户的已付款项目任何凭证专有的信息均可用作查寻字用户可以搜集所需的资料对于扩展的银行功能和金库功能,快速输入技术显著地减少了人工处理这包括・人工对帐单・人工支票存入清单这些也可以自动进行・电子对帐单・锁箱(美国)・用支票打描器的支票存入业务R/3功能详的财务会il・POR程序(瑞士)如果已就借项凭单程序同客户达成了协议,那么全部发票均可使用支付程序按其到期口汇集起来类似地,退款给客户也可自动执行(通过支票或转发票)在“应付帐款会计核兑”一章中有对支付程序的详细说明
9.
2.
2.2支付的人工收据人工收据支付时,将待结算的发票/贷项凭证的凭证号码标示在已有的转帐条中,或者标示在相应的支付通知单中因此下列数据必须输入・银行科目号码・支付金额・任何银行手续费・待结算凭证的凭证号码如果所标示的发票的合计(经过扣除任何现金折扣之后)同输入的支付金额相符,则凭证被记帐,而支付就用发票结清结清的项目现在包含了进帐凭证的号码以及清帐的日期如果关于待结算发票的资料不充分,则可用查寻条件来找出客户的已付款项目.任何凭证专有的信息均可用作杳寻字用户可以搜集所需的资料以下是一些例子・参考号・记帐日期・发票余额在寻查中用户可以指定区间或单个数值.用户也可以从结果清单中移走项「I,或者通过一次新的寻查加入W”川的项目.未清项目的清单可以按各种条件来分类用户可以在清单中查寸单个的凭证或凭证组,以辨识出必须结算的那些行项H结果清单可以按任何准则来编制对r一个行项H用户可显示全部数据或者显示整个凭证一旦待支付的所有项目都已找到,它们就可以被记帐较小的差值自动地加到已付的现金折扣中,或者转到一个分立的帐户系统能接受的差值最大金额决定于•客户允差和用户规定的允差
9.
2.
2.3不能完整结清的凭证如果未支付金额不能完整地归类,或者找不到分推通知.那么在同一操作中对一次帐面收付记帐如果■张发票将只部分地被支付,划该发票将被结兑•个金额为未清应收款的新项H被牛.成另•种选择是,部分支付已被记帐之后,在发票上保留一个仍须付款的内部参考信息这些项目也可以自动地被选择(不用输入查条件).系统确定那些最接近支付金额的行项目,或占用另一种办法,按项目的到期日将金额加以分配银行收取的费用以现金收据的金额输入,系统会为收取的费用日动生成一个分开的凭证行项目人工支付可以用任何种货币进行.任何汇率的差异都自动记帐.支付结算也可以包含定金,并把供应商行项目考虑进去多市客户科目可同时结清结清多术公司代码也是可能的为每•个公司代码都生成个单独的清帐凭证
9.
2.
2.4支付通知单使用支付通知单,就允许在结清支付时自动寸簧未消项I!并自动赋值支付通知单在SAP系统中是以儿种不同的方式生成的・已经以书面形式存在的支付通知服可用人工输入・在处理时帐单、支票存入业务、或锁箱数据等时均会自动生成一个支付通知中..如।果由于有差值而不可能直接结清未清项目,它就保存详细资料.・作为接受支付的•部分由人工处理未消项目的时候,项LI的节前处理状态可用付款通知单的形式加以表明・付%通知单可以用EDI(电子数据交换接口)转入SAP系统不同于选取资料然后处理未清项目,只需要指出付款通知单的号码如果付款通知单和未清项目之间存在差异,系统就自动生.成剩余项目和帐面付款如果差异将由人工分配或者作为合计记帐,那么这些都可以取消
9.
2.
2.5快捷输入技术“人工支票存入”和“人工对帐票”功能使进帐的处理容易得多.不同于范国广泛的记帐记录,现在必须输入的只是收到的支票(支票、支票号码、金额兀支付被记帐到银行和客户科目并将支付结兑,这些都是自动进行的
10.
2.
2.6电子银行业务SAPR/3系统提供种自动处理进帐的选择这里不需耍输入数据或并将进帐赋入未清项目并结算它们自动处理过程提供了更高的效率它消除了人工输入和将收款指定到客户未清项目的必要只有当产生了支付差值和提供了不完全支付信息的时候才需要进行审查
11.
2.
2.7POR程序由银行或邮局提供的,按瑞LPOR程序编制的数据可以方便地转至财务会计并在那里记帐,
12.
2.
2.8锁箱在美国通过锁箱产生的支付业务在R/3财务会计模块中也作了描述支付被自动记帐而未清项目则被结加R/3功能详的财务会il
9.
2.
2.9电子支票存入业务类似地,由支票加描仪之类的外部数据输入系统所提供的数据也自动地被记帐到财务会计中
9.
2.
2.10电子对帐单电子对帐单提供了一种选择,以自动地描述系统中货币的流动,系统读取对帐单,获取资料来将支付从“给受款人的票据”字段中结清从那里系统读取凭证号码(例如.通过此凭证,;码进帐被献入未消项目并被结算)但是,用作结清信息的依据不能是凭证号码它可以是一个保险号蚂(按保险政策)或任何一种其它判据如果用户有特殊需要,用户可通过用户出口加入用户门」的纵村而不会改变标准系统对于总部在美国而子公司在英国和法国的公司,通过在各国的科目来处理支付业务,并且读取和投寄英国的和法国的对帐单除了BACS(英国)和ETEBAC(法国)之外,还提供「大量其它的国际格式•SWIFFMT940•MultiCash•CODA(比利时)•CSB,13(西班牙)•F IDES(瑞士)•ZENGlNKYO(n本)还有几种格式用于:•捷克共和国•瑞典设置系统结构的方式使新格式可以容易地结合进去R/3财务会计模块支持收款的自动化处理和结清个别的需求可以在不必改变标准系统的情况下得到满足自动投寄电子对帐单极大地减少了人工输入的工作量
9.
2.3特殊操作有些业务往来应记帐入客户,但是在总分类帐中来自货物和服务的应收款行项目内并不更新这种情况的一个例了•就是定金这些可在资产负债表上分别筑识出来使用专门的总分类帐标记,就能告诉系统,记帐不应在客户主记录的统驭科目内执行作为替代,这将在一个为此口的而C•门设置的总分类帐科目中完成
10.
2.
3.1定金如果客户预代定金,那么一项定金请求就将作为统计记帐输入到系统中它会在项甘显示中表现出来,但并不导致改变客户分类帐或总分类帐中的交易数字但是,这项定金请求会被催款.利用支付程序,会山银行托收生成•次定金记帐在为定金请求记帐时,系统将行项目赋入•个专门的总分类帐科目任何时候用户都可以生成预付定金当为定金记帐时,在客户科目中可以选择期示总值或净值净值表示定金科目衣现的是定金减去税款,而整示总值是,税款包括在定金科目的行项目中.在税款结清科目中生成一个附加行,作为,个清帐条目.在每一种情况下,都保证资产负债表中的显示是正确的在为地终结算记帐时,会出现一个关于已有定金的票据它们就可以全部或部分地转帐但是,按发票结清就只有在收到付款后才能进行集成使用SAP的成本会计和财务会计,定金可以赋给项目、定单、或成本中心等帐户
11.
2.
3.2汇票汇票在系统中也是作为专门的总分类帐业务来处理的.这些业务11动保留在与其它业务分开的明细分类帐中它们被记帐到总分类帐中的一个专门的总分类帐科目这就保证了在任何时刻部可以生成一个应收及应付汇票的概况显示资产负债表时转怅记帐并不需要用汇票为发票付款时,原始的应收帐款被结清这个过程相当「正常的收款过程.但是,并不向银行科目记帐作为替代办法.当客户生成一个戚收汇票这个应收保款发票将一宜保留在那里,宜到该汇票被卖出(被取消)或付款使用递交清单则付款可闩动进行另一种功能使用户能够通过为汇票的到期n输入一个关键n期,就能开出各种应收汇票.汇票清单也可以由系统中生成..每个公司代码中,贴现百分率、托收手续费、及汇票税款指标均设定缺省值手续费应记帐到分开的科口中为汇票向客户收取的金额也是自动半.成的统计记帐、再筹资金票据及付款担保也能用c门的总分类帐指标来处理有各种功能可供使用,使系统操作安全而容易.除此之外,用户还可以在系统中设定用户自己的专用总分类帐业务R/3财务会计模块允许灵活地记帐、检查、及管理特殊交易特殊交易也可在总分类帐中更新业务往来在应收帐款会计核算中是如何描述的呢?业务往来在财务会计中是自动描述业务往来的输入是自动化的,使用SAP的多种I.具,它可以高效率地和安全地完成
12.3凭证和科目的处理
13.
3.1凭证和科目的显示当业务往来被记怅到一个科目,系统就自动更新科目余额系统也记卜凭证中的哪些项目已被记账到这个科目中因此,任何科日的科目余额和各行项目均可以检资R/3功能详的财务会il
9.
3.
1.1科目余额科目余额提供一个按期间、分成借方或贷方的交易数字概况与此类似,斑个期间的行业额和特殊的总分类帐业务如定金及该会计年度的两付汇票等均可一目了然这里,用户就可以立接进入项目的显示
9.
3.
1.2行项目显不行项口显示提供一个科目的未清和己结清项目的概况.用户可以指定各个项口的哪些资料出现在麻幕上例如,一位用户可能对支付条款有娱趣而另一位可能对行项目的催帐数据更感兴趣但是,即使用一经准备好的项目清单,检查仍可动态地改变在行项目显示中使用范围广泛的合计和选择功能.例如,可对许一种凭证类型计算合计值,以分别显示杼种凭证类型的行项H也可使用寻查和合计功能,使从头开始显示所仃的项H不再必要对以F区域可用行项目显示功能・公司代码中的科目・公司代码组中的科目组例如,可以显示表现在不同客户主记录中的•个合并组任何时候用户都可以从行项目清单转入凭证显示如果需要盹示一个单一•的,凭证则必须指明凭证号码和公司代码.换一种方法,则可用月台功能,它使用户能用记帐口期或者凭证类型来找到个凭证,对「含有跨公司代码记帐的交易,会显示右关凭证的个清单于是用户就选择显示单个凭证的各个行项H,或拧显示与交易有关的全部行项目用于科目分析的其它选项包括・欠款天数(按过期的天数)・净值/现金折扣概况・显示支付行为・显示信贷限额(关于这方面的更多资料可在本章稍后的“信贷管理”中找到)单科目显示使用户能快速、高效地找到全部所需的凭证
9.
3.2凭证更改为了更改己记帐的凭证可用不同的功能更改时用户可以・调出单个凭证•对于包含跨公司代码记帐的交易,编辑各个凭证・语求份某供应商全部凭证的清单,并更改指定的凭证・请求一份某供应商全部凭证的清单,对某些字段实行总更改(例如,免除支付)这些功能就同交易的显示一样易丁•使用.己导致数据更新的那些字段不能再更改,它们包括・凭证号码・记帐代码・记帐日期・金额・税务信息有许多字段,式更改的能力取决于某些在会计之外安装的R/3系统模块因此,如果数据是在成本会计中更新,则成本中心就不田能更改最后,与凭证状态仃关的其它规则.自然,•旦项目已结清,支付条款就不再能更改除了这些固定的规则,用户还可以对所有字段规定,•个字段能否,以及在什么条件下能允许更改例如,用户可规定,只有当凭证的记帐期间仍然开放,可以记帐时,某些附加的科目指定才能更改.如果该月份对J会计目的已经关闭,ihj数据乂已送到别的系统中去审定,那么更改这个数据就是被禁止的这是用系统设置来设定的更改凭证的功能相当于显示凭证及科目的功能全部寻查和分类选项都有有了适当的授权,用户就可以动态的从显示功能转入更改功能,而并不失去刚才选择的窗口凭证可按用户的需要快速而容易地调整,同时确保精确的记帐记录e FI系统怎样支持编辑一个科目指定的项目?FI系统通过大址的显示、中查、及调整选项来支持用户用户可以设定并使用这些功能“
9.4催款通知经常有客户不能及时履行他们的义务而造成欠款此时就应发出催款通知提醒他们有未消的债务.催款由催款程序自动处理谈程序决定・将被催款的科目和项目・该科口的催款等级・基丁催款等级的催款通知催款通知被打印出来,所决定的催款数据按项目和科U分类
9.
4.1催款程序的功能催款程序提供以下功能・可定义任意多种催款程序催款程序控制催款过程R/3功能详的财务会il・对年•种他款程序可建立多重催款等级他款等级以未清项目的欠款天数为必础决定它也可与催款的金额或百分比有关(由与营业额相关的催款等级确定)此外,可以在科目水平上规定,只有当达到某一金额或百分比时才达到起始催款等级.・催款可按催款区域分别实行,催歙区域是在一个公司代码之内处理催款的企业实体催款区域可以相当于一个利润中心或销自企业当为一个未清项目记帐时用户就选择-一个催款区域用这种方式,各项目可以按傕款区域在以后分别催款・催款文本根据催款等级来选择.文本可用不同语言写成“在每一•种情况下,文本均使用相应业务伙伴的主记录中所指明的语言・催款程序可用来催客户,也可用来催供应商如果供应商由于贷项票据而有了负债余额,这就能适用了如果客户也是一个供应商,那么用户就可以将这个科H的总余额作为催款的决定因素子・催款的利息和手续费可以有选择地适用,到期项目的支付技上口期可以打印在催款信中.・催款信中的项目和合计应统一用凭证货币和/或本位币・在有总部/分支机构关系的地方,催款通知般是送达总部也可以有当地催款
9.
4.2催款过程催款过程分为三步・生成催款建议・编辑催款建议・打印催款信
9.
4.
2.1生成催款建议为了启动1*1动催款,用户要为到期「I校台决定一个关键口期,并决定哪些科目应被检杳催款程序就检位指定科目中未清项目的到期日该程序然后就生成•个它建议催款的科口和未消项目的清垠(催款建议清单)
010.
4.
2.2编辑催款建议用户要以编辑催款建议清单项目和科目的催款等级可以更改项目(科目)可以按催款而豁免或冻结所仃更改都有记录,所以催款过程的结果始终是透明的催款建议可以根据需要频繁地生成能做到这一点是因为催款数据只有在催款信被打印时才在项目和科目中被更新
11.
4.
2.3打印催款信如果催款建议已被接受,则可以打印出催款通知信SAP系统已经备仃样本格式,用户可以对它进行修改样本格式可以拷贝下来,用户只需插入地址之类的有关变量但是,用户也可以使用SAPscripMSAP文字处理程序)来指定催款信的布局和文本.
12.
4.
2.4其它的催款功能用户可以指定:・用户是否将使用全集团公司统•的格式・用户是否将只使用特定文本部分中的公司代码专有数据・个别公司代码是否使用它们fl己的格式除了作为批处理功能的催款之外,系统也准备了向单个科H的催款,在这种情况下,应该指明单个催款的文本(它与标准文木不同)同编辑记录一起,还生成以卜记录・已冻结项日和科目的清单・具仃特殊催款标志的项口的涓电・催款统计
9.
4.
2.5财务日历使用财务日历,则催款过程之类的周期性重复工作就可以预先安排并分配给适当的员工,以便及时处理应在适当时间通知员工.用这样的方式,则授权的员「.在任何时候都可以生成催款过程的现状报告.用户可以按用户的需要构建催款通知的生成方式财务会计系统中催款如何进行?用户可以设置催款过程以适陶用户的需要,用户可以介入自动过程以构建满足用户的要求的催款建议清单.
9.5信函同催款通知一道,其它类型的信函也由系统牛.成”这包括以下寄给客户的标准报告・支付通知・信件形式的对帐单和未清项目清单・一一股信件・余欲确认书・凭证摘要R/3功能详的财务会il・汇票现费结算单・利息计算处理科H和凭证时用户可以提出信函申请信函可以在某个环节自动生成,或者由人工自动书面通知应使用业务伙伴的语言来生成.
9.
5.1支付通知系统H动土成支付通知,告诉业务伙侔哪些未清项目已收到他们的支付如果结清时出现基值,若要求业务伙伴澄清或为之付款如果一经支付而尚未进入未清项目,则要求业务伙伴说明该项支付,用户可以生成一个网信允许在科口中的支付指定未消项目对;其它在清帐过程中本应记帐面尚未指定的贷方凭证,用户也可以做同样的事客户的未清项目在这个通知中列成清单.客户们可以筑识出应付款的未清项FI并提供进一步的陈述
10.
5.
1.1对帐单和未清项目清单用户对帐单用于对帐,并为业务伙伴提供信息它提供以下信息・结转的余额・所选期间的全部项目・科目的期末余额未消项目清单是对帐单的特殊形式.它是为对假或提供信息目的而寄给业务伙伴的仃时候,这个清单也用作催款单直到要求的到期11之前的未活项目都可从这个清单中看出两种类型的通知包含凭证号码或另外的参考信息它们包括・凭证号码・凭证日期・凭证类型・货币・每个项目的金额・在关键H期未消项目的余欷如果选用,对帐单也可以包括结清的凭证号码如果分支机构被包括在致总部的通知中,则它们的地址在通知东尾列成清单通知的布局是通过一个格式来指定的,通知可以包括在到期日每个项目欠款的天数,或者其它信息,决定于所用的格式.
9.
5.
1.2一般信件提出信函请求时,用个别就信件能输入个别的文本文本是分别保存的系统白动决定屈F客户的信息.如I地址,个别信件就同个别文本一样打印对于标准信件,指定的文本已经存在,可以为帐户正在被处理的客户调出这个标准信件系统自动决定地址等属于客户的资料.例如,若公司公计部门中有人事上的变动,用户就可以发一封标准信件给客户
10.
5.
1.3余额确认书余根确认书很需要选择的可变性,例如,应首先决定那些余欷城多的客户其次,这为这些客户生成余额确认书.然后可以(用剩余的科目)用选择和随机选择决定出数量仃代表性的•批科H,为他们生成余额确认书
11.
5.
1.4凭证摘要用凭证摘要,用户可以以一•种有目的性的方式告知你的客户某•特别的行项目(例如贷项凭证).系统会记录卜哪些凫证行项目曾被选择
12.
5.
1.5汇票手续费结算单如果客户已用汇票支付了发票,则生成•个汇票手续费结算总同时自动生成信函,告知客户被收取了哪些费用.将发给客户或供应商的所有信件的格式都储存在文字处理程序中相应主记录中语言代码控制格式用何种语言打印
13.
5.
1.6利息计算也可生成前仃关利息数据的信函该数据涉及・行项目利息计算向尚未支付和已经超期的行项目或者净支付在到期日后才付完的项H,收取利息•科目利息计算利息由科目余额中收取例如可以用这种方法计算雇主借款科目的利息在这两种情况卜,都生成有结算信息的阳信,系统配备有为此目的的信件,用户可以对它进行修改
9.
5.
1.7内部凭证内部凭证使用户能够生成具有全部已输入系统的字段的完整凭证如果没有原始凭证的话,这种内部凭证就用作内部使用的凭证.它们也可用作打算在公司流通的凭证.汇票消单保存所行的木满汇票.作为种补充.1要求时也可显示己消汇票.财务会计系统产生何种客户S用的信函?R/3功能详的财务会il记帐业务中的全部重要信息都可以书面记录并以通知的形式发出
9.6报表R/3财务会计模块提供大量关于客户的标准报表,这些报表可以打印出来,或者直接在屏窑上显示原则上,报表系统是这样的设定所有报表都可以并行地运行打印时,用户可以选择先将此信息存储在一个哲在文件中此后,用户可以决定该数据是否要,以及在何处进行物理输出
9.
6.1主记录清单可得到土记录资料的标准报表,并仃许多选择条件选择条件包括按邮政编码的报表或按统驭科目的报表,由用户指定将找卬到清单中的字段数例如,可以生成只有客户地址信息的清单另个清单可以也包括银行,信息.用户也可以得到•个仃客户主记求的全部字段的清单,当报收被调用时,将清单分类也是一个选项.
9.
6.2客户分析可以得到凭证客户项目的报表例如,对于任何到期R部可以制出一个未清项口的清单(在这些项口仍可在系统中获得的条件下)有些报表中未消项口已被分类,这里用户可以指定分类的区间
9.
6.3科目经常,由于存储容量方面的考虑.项目在清帐之后就不能再招在系统中为了在年末为科目全部项目出文档,而又不必去杳找全部的档案,各项目都是保存在另•个与凭证分开的文件中,只仃客户行项H中的信息可以在这里找到.此外,这个文件是这样分类的已清项目出现在每一科目的开始,清帐业务按清帐日期和已结清凭证号码来分类.这可使前后关系清晰,在关健「I期仍未清帐的项目则列在每一科目的末尾为第一个科目和统为科II输出对帐合计,佟之储够同会计系统的其它部分相协谢.财务会计系统的报表功能如何设定?“I以得到多种有关客户数据的标准报及它们支持对客户帐户的处理和管理.这些报我也“I以被打印出来.
9.7客户信贷管理客户信贷管理提供了一种选择,根据对客户信用程度的评估,决定是否接受订货.这是通过信贷限撷来实行的这个限额在财务会计和己记帐销包中检查,如果超过了这个限额,系统就发出一个警告或•个差错信息,这决定于系统的设置,凭证可以被记帐其它的操作可以继续一个例子就是对主记录中一个客户或一个集团的杳脸信贷限额可定为不同的丁母.信贷限额利用“信用控制区域”来分配和监测一个信用控制区域由一个或多个公司代码组成如果己经设置了一个信用控制区域,而且已为一个客户规定了预值,那么在设置客户主记录时信贷数据就被自动设置
9.
7.1分配信贷限额可以对特定客户或若干客户分配一个信贷限额.为了将客户按业务风险分类并启动相应的检查,用户可以为客户设定风险等级风降等级规定了在订货过程中要进行哪些检置.此外,客户可以按行业、国别合并成组
9.
7.2监控信贷限额对信用控制区中的俗一个客户,系统计算并显示以下数据・来自销住的应收款,如果它们未被脸明是有争议的・来自特殊的总分类帐交易的应收款,如果它们被验明与信贷限额仃关,(例如定金)・定单价值,由未清羊、未清发货、和未清发票组成・总负债(其它的总和)所显示的总负债当发票被记帐时门动增加而当收到付,款时就减少如果总负债超过了信用控制区中客户的信贷聚欲,系统就提供•个警告但是,仍然可以输入发票信贷限额被超过的日期由系统记录信贷限额以控制区域单独信贷限额货币维护该货币与本位币无关系统将金额加以换算以更新信贷限欷这并不影响交易额更新与记帐核心数据可以用任何一种货而产生,与控制区域货而无关
9.
7.3显示及分析功能系统用各种功能来支持信贷限颔的监测在任何时候用户都可了解当前的概况用户可以显示关于一个客户的下列数据・主记录中的变动・最陈旧的到期项目・客户的定单价值,分为未清单、未清发货和未清发票・最后一次支付・行项目・催款和支付数据如果一个会计注意到了临界数据.引起关注此犷的一个内部备忘录.该会计就可发出或开始检台客户或一批发货为了使反应迅速灵活,系统提供了多种分析选择客户可以按营业额和支付行为来分析用户可以从信贷管理移入财务信息系统.可以进行到期日分析、对支付行为的诳•步评价、或者DSO指标(日俏售未清指标)的计R/3功能详的财务会il算这种评估的结构或分别指定数据可以随意压缩或扩展(从未清项目显示到客户的信贷管理数据).评估也可以用图形来准备和描述为了资料或文档的H的,可以从行项目显示、科目分析、及信贷管理开始,建立信贷记录表这个表包含以下数据・地址和通信数据・信贷限额,上次通知客户的R期・来口信贷管理主记录的字段・未清发货、发票及定单的合计・余额、欠款天数、客户的税款、以及支付行为集成使用会计和销售,就可以从信贷管理中显示和编辑销售凭证
9.
7.4定单接收和发货中的信贷控制为了确保用户的信贷限额不被超过,在收到定单的当时和以后临发货之前,都有必要进行信贷检查集成地使用SD系统,就他进行自动信贷审核,其中也可以描述复杂的生效规则根据客户被指定的风险等级,实行下列检隹•统计的信贷限额检查•考虑到发货截止H和到期H的动态信贷限额检查其它信息可考虑为信贷审查用的附加输入值,这包括•凭证价也•支付条款等关健性字段的变化•超期项目的结构客户信贷管理有什么特点?客户冷贷管理为监控和分析客户的信用程度提供了多种选择,它使用户能够对困难情况以及时和恰当的方式作出反应10应付帐款会计核算R/3财务会计模块应付帐款会计核算保存和管理所仃供应商的会计数据,此外,它还是采购系统的一个完整却成部分,定单、发货及发票按供应商保存,有助于对供应商的评估,R/3财务会计模块根据业务臼动记帐提供现金管理和预测功能的同时,也提供定单和发票的价值,使你能做出最好的流动规划.业务过程可以为发票管理的目的而灵活地描述用户可以将资料还不完全或者尚未指定科目的发票暂时录入.当公司需要时就作个部的进•步处理,发票自动转交给执行相应功能(如完成或发出凭证)的员.1支付程序管理陶付款,同时不断关注现金折扣的生大化,它也支持所有通常的国内和国际支付模式支付业务已部分地或全部地计算机化.应付帐款会计核算实时地同总分类帐集成所仃对供应商怅户的记帐也将同时被记入总分类帐交易更新各个总帐科目(如应付款及定金)灵活的科目分析功能和到期「1预测为用户提供了单个供应商科目现状的概览在信函方面,系统允许用户将余额确认书、利息结兑及其它通知等按不同的公司个别处理在应付帐款会计核算中为业务制证时,系统使用了余欷确认、FI记帐余额审计线索和J
1.它评估方法,对「截止日分析,系统将•重新评估价外币项目•决定仃借项余额的那些供应商•就乂剩余项H项算出的余欷列成清单应付帐款会计核算按照相应的会计原则负有保护公司机密的货任它也被用作采购最优化的信息来源除止之外,该系统9现金侍理和预测系统的宜接连接是流动规划的一个有价值的工具
10.1供应商主记录
10.
1.1供应商主记录的作用供应商主记业包含公司与客户商的业务关系所需要的全部数据.这些数据控制着记帐业务也控制若记帐数据的处理会计部门和采购部门都需使用这个书记录供应商主记录在系统中是集中存储的这就保证了数据了一致性、实时性和无冗余供应商记录提供・某些供应商全部数据的概况・灵活的数据获取・用于控制支付业务并表现业务过程的基准数据(初始发票记帐)此外供应商主记录的灵活设计能很对地适应以卜一的特殊需要
10.
1.
1.1描述一次性交易对于只偶然发生业务的供应商,可使用一次性帐户这使用户能用最少的资源来管理这些供应商这种一次性帐户只包含最必要的控制信息(如统取科目)地址和锹行数据是在发票或贷项凭证记帐时提供的供做商专仃的数据从发票或贷项凭证本身取得因此,•个i次性供应商主记录能用于i个以上的供应商
10.
1.
1.2总部及分支机构科目供应商主记录也用来说明供应商各分类支机构的不同分工对于1若I各仃其白主销包权限的分支机构的供应商,会计和进帐功能可以在中央合并起来R/3功能详的财务会il
9.1客户主记录
209.
1.1主记录的重要性
209.
1.2结构
219.
1.3编辑主记录21*2科目有关会计业务21921发票及贷项凭证2】922支付22923特殊操作
249.3凭证和科目的处理24931凭证和科目的显示24932凭证更改
259.4催款通知25941催款程序的功能25942催款过程
269.5信函
269.
5.1支付通知
279.6报表28961主记录清单28962客户分析
289.
6.3科目
289.7客户信贷管理28971分配信贷限额
289.
7.1监控信贷限额
289.
7.2显示及分析功能28974定单接收和发货中的信贷控制2910应付帐款会计核算
2910.1供应商主记录
2910.
1.1供应商主记录的作用
2910.
1.2结构
3010.
1.3处理主记录
3010.2应付帐款会计核算系统中的会计业务
3110.
2.1发票和贷项凭证311022贷项凭证
3210.
2.3支付321024特殊交易
3510.3凭证和帐户的处理351031凭证和帐户的显示351032凭证的更改
3510.4信信
3610.
4.2®表
3610.
4.3主记录清单
3710.
4.4供应商分析
3710.
4.5科目37R/3功能详的财务会il通过将分支机构科目和总部科目连接起来,则每次记帐到分支机构科目时都门动地记帐到总部分支机构号存储在凭证中使用户既能集中地乂能局部地完成分析和保存信函
10.
1.
1.3代理受款人用户可以在供应商记录为代理受款人指定一个帐号支付就按指定的地址进行,或者按这个供应商科口的侬行细节来进行.
11.
1.
1.4分公司在为集团公司的合并进行销帐时,分公司的任何贷项金额都必须考虑到.同时,在供应商主记录中用户必须轴入唯一的公司编号,记帐时.这个编号介并到凭证中,并且可用于合并的目的.供应商主记录是管理与供应商的业务联系的一种灵活的方法,供应商主记录的灵活设计能很好地适应特殊需要(如一次性交易).
12.
1.2结构每一个主记求都包含三类数据它葩助用户说明特定操作中的不同组级结构・一般数据对每个公司代码及公司采购部门都同样适用的数据・公司代码数据反映公司与供应商向特殊安排的数据・采购部门数据能一个公司的采购部门的不同而不同的数据一般数据包括地址和电信数据(电话、传真及电传的资料)、供应商的一般资料(集团公司、行业分支),也包括银行详情公司代码数据包括公司关于支付业务催款程序和信函资料等规定,这数据包括达成协议的支付条款和支付方法(用支票、电汇、或者汇票)、此外,通过统取科目就建立•起与总派的连接.这个总分类帐科目中的交易数字在记帐到供应商科目时就会自动更新采购部门数据包括育询、定单、及发票核杳等资料只有当使用SAP系统的采购功能时用户才会需要这的数据这些数据可以在用户需要的任何时候加入或修改关于这个功能的详细资料请见有关物料管理系统模块的F册在己经集成了SAP财务会计和物料管理模块的系统中,用户可以单独建立供应商主记录,也可建立联合的供应商主记录它们可以如下进行・在公司代码层次上分别完成・在采购区域U次上分别完成・同时在公司代码和采购区域的层次上集中地完成按照用户的组织结构,这个特点使用户能集中保存供应商的数据用户可以允许采购部门和会计部门都处理一般性的供应商数据,但各部门分别处理各H的数据供应商主数据的格式有助于保证采购和会计部门所使用的供应商数据是一致的并且无冗余.
10.
1.3处理主记录为了处理供应商主记录,系统提供了创建、更改、和显示功能用户可以根据员工的职责处理这些功能的授权,结果是,一组指定的员工将只能显示数据,另一组则允许创建和更改数据.每一个主记录都赋给一个科目组.科目组按下列条件将供应商分・按编号指定的类型每一个主记录都由系统或用户献绐一个唯一的编号(分别是内部的或外部的编号)当编号是承接目前外部编号指定特别合适.无论用哪一•种方法系统都保证每个科目编号只被指定一次.・按用户界面的布置当处理书记录时用户可决定哪些资料必须或者可以,被饰入不必需的资料可以从用户界面中压缩当用户建一个新的供应商主记录时,用户只需要输入公司需用于处理交易的那些资料,
10.
1.
3.1数据输入R/3财务会计模块有许多功能博助数据冗余数据输入功能帮助用户既快又容易创建•个新的上记录,种容易使用的?查功能为用户提供已仃科H的概况.系统的自动检查保证采购部门和会计只创建一个主记录拷贝功能允许用户将主记录数据并入•个新的主记录中用户也可把•组主记录从•个公司代码拷贝入另一个公司代码
10.
1.
3.2更改数据用户决定哪些字段可以在以后更改例如,授权被用来防止统驭科目受到偶然性的更改用户随时都可以直入用户想更改的区域.系统会记卜.所有作过的更改,所以用户任何时候都能看到更改过程的一个概况
10.
1.
3.3显示数据显示功能也使用户能够只进入那些用户感兴趣的区域.用户可从显示转入更改功能,也可以调出另一个主记录来显示或更改可客户化的用户界允许用户快速需容易地处理和管理主数据.供应商主记录有什么功能?R/3功能详的财务会il保存在供应商主记录中的数据构成应付帐款会计核算系统的是础此外,供应商主记录还是R/3系统的采购功能和会计功能之间的联系它的特殊性质允许用户描述特定的会计相互关系
10.2应付帐款会计核算系统中的会计业务
10.
2.1发票和贷项凭证
10.
2.
1.1发票接收采购对于已经集成了采购和财务会计模块的SAP系统,或以用•个特殊功能,用物料管理的发票审核功能,用户可能输入收到的发票.这个功能可以为定单加上参考信息并发送数据
10.
2.
1.2发票接收财务会计项目在未集成采购和财务会计模块的系统中,收到的发票是在财务会计系统中处理的,为每个凭证输入一个标题和几个行项目其它行项目如进项税记帐等则由系统自动补充在为凭证记帐前.用户可以调出这些行项目并改正它们
10.
2.L3发票接收扫描输入的凭证利用存档连接(ArchiveLink)接口,发票能直接扫描输入系统中发票可转交给有关的会计人员进行审核
10.
2.
1.4发票接收EDI(电子数据接口)收到的发票也可以用电/数据接口(EDD收入财务会tl系统数据转换成SAP的凭证格式传给财务会讲系统如果在这个过程中产生了任何误差,就会自动通知•个相关的会计人员误差信息提供来源的一个详细清单这个会计人员可以沿一个分支直入相应的区域(如原始EDI凭证、发票输入)以改正这个误差.除上述的会计凭证之外,系统还准备了其他凭证,如周期性凭证及样本凭证等
10.
2.
1.5周期性录入对于一些以固定的时间间隔发生金额相同的会计业务(如租金发票).系统允许用户创建周期性录入凭证这种凭证在创建时并没有会计效用它们只是在执行时才记入会计系统中周期性录入凭证包含记帐所需要的全部信息这些信息包括•些指明期限和产生记帐的支付间做的数据.相应的记帐由系统力动产生.
10.
2.
1.6样本凭证样本凭证用于不同时间进行的记帐或者用于每次均不相同的记帐.这种凭证在凭证输入时被用作一种模板.需要改正的只是金额和日期.信息包含r样本凭证作为模板,来代替样本.
10.
2.
1.7输入帮助系统仃若T功能帮助用户输入发票和贷项凭证,并保证高效的凭证输入这些帮助包括・以先前的操作为基础确定缺省值,例如,从科目”记录或用户在记录中设定・保尔那些经过若干次输入过程仍然保持不变的数据・简单发票及贷项凭证的快速输入・对科目和成木中的灵活寻资功能・客户化的处理选项
10.
2.
1.8科目分配模型科目分配模型这一功能使用户能够快速安全地输入发票和贷项比证这适用「•用户不得不完成大量相同的科目指定的情况(如在若卜公司代码、科目或者成本中心之间分配金额)科目分配模型是•种凭证输入的模型,并包含任意数量的总分类帐科H项H与样本凭证不同,科H分配模型中包含的总分类帐科H项H不必是完整的任凭证输入时,数据可以按要求更改、补充、或者删除用户只需要输入总金额系统就将在模型包含的不同行项目之间按比例分配这个总金额
11.
2.
1.9核对总额和复检系统立即检杳所仃的输入,并且发现误差就建议改正.内置的控制功能防止用户偶然将发票输入两次系统也在不同层次核对总额以确保发票的输入是完能和无误差的
12.
2.
1.10编辑不完整的凭证如果输入过程被阻防系统允许用户在随时格凭证保存起来,用户可以在用户中断的地方继续编辑该凭证系统提供种预制凭证输入功能供用户使用这种情况的•个例/就是缺少科目归属的发票或者需要审查的发票
13.
2.
1.11预制凭证输入预制凭证输入功能允许用户在任何阶段中断凭证输入,并将数据作为一种暂存凭证保存起来创建预制优证并不更新交易数字,因为此时会计业务尚未完成但是,可以限示统计数据用户也可以使用包含在预制凭R/3功能详的财务会il证中的数据来作最新的分析例如,用户可以把与便制凭证相联系的金额用r值付销件税返还的H的预制凭证和支付请求结合起来也用于保证及时支付发票以免损失现金折扣在预制凭证输入之前可以产生多种不同方案,它们牵涉到不同的人例如.一项凭证可以由一个会计人员暂时输入.然后转交给成木中心的负贡部门,以便支付凭证返回给该会计人员去完成然后该凭证再提交给负货部门发出全部金额此时凭证才发出并被记帐,“处理收到发票”的过程在SAP工作流程术语中定义,它包括以卜要素・触发事件EDI发票、扫描的、凭证人工帐证单输入・输入的会计格式预制凭证输入,带支付冻结樗的记帐・负贡的企业部门・负责员工的工作地点・授权路径系统允许用户描述这些工作流程或类似的工作流程,系统备仃工作流程方案供用户使用用户也可以定义用户自己的工作流程,为参与工作过程的人协及决策者制作工作流程.以及制作公司的工作流程
10.
2.
1.12多公司的未清项目通过允许多公司记帐(如收回物料),系统可支持集中的未清项目对不同公司代码的货物或服务引起的发票,发票项目被输入到保留有该未清项目的公司代码总分类帐科目在不同的公司代码间分配输入过程4在公司代码中输入凭证时所用的过程相同.为每个公司代码输入的项目不必余额都是零.你.是所有项目的总余额则必须是零.当交易被记帐时,系统自动为公司代码之间产生的应付款和应收款创建行项目它也为年个有关公司代码生成•个单独的凭证同凭证编号一起,所有凭证还都被设定一个联合交易编号这个编号用于随时描述总体交易
11.
2.
1.13货币用户可以用所需要的任何一•种货币输入凭证每个公司代他都被指定一种本位币e用户可以指定多达两种的附加本位币这些“并行的“货币也按与本位币相似的方式被处理和更新系统以凭证货币、本位而和并行货币来保存凭证金额,系统公将凭证从本位币换鸵成凭证货币它使用汇率表中的汇率或用户在记帐时入的汇率另一种办法是,系统可以设定为只允许用凭证货币,或者允许本位币和凭证货币都用,米输入一定的金额系统会进行一般性检查,看以本位币汁的和以凭证货币计的凭证余额是否都为零由丁•货币换算引起的任何舍入差值均自动校正
12.
2.
1.14净值记帐“净值记帐”的意思是,输入供应商发票时现金折扣考虑进去系统自动地从费用科目或物料科目中减去现金折扣的金额它也牛.成•个附加的行项目以表明现金折扣对r用支付程序支付的发票,系统为已记怅发票的现金折扣记帐按它使用挣额记帐和支付时仃效的现金折扣率时帐,最初计算的现金折扣和实际所用的现金折扣之间的任何差值被记帐到个分开的费用科目中这个过程能正确评估已仃的流动资产和固定资产,以及相应的费用这个过程避免/以后必须重新记帐的现金折扣金额对凭证高人而言,总额记帐与净值记帐之间并无不同.只是对于用总额记帐记帐的发票,用户可以在凭证或支付建议中对现金折扪期限作屈续的更改在这两种情况下用户输入的都是总价值系统修正这些行项目并自动记帐到清帐科LU这两种过程在系统中可以并行地使用有许多功能能简化收到的发票输入R/3的应付帐款会计核算.系统能够自动处理收到的发票.单个公司层次上的多种会计业务都可以同预制凭证的输入联系起来说明
13.
2.2贷项凭证到期时,贷项凭证记帐到系统中后就通过支付程序自动冲销支付程序按相做的发票自动冲销与发票相关的贷项凭证.在贷项凭证不能岐冲销的情况下,可以用催款程序要求供应商完成支付
14.
2.3支付支付程序按输入系统中的定金请求创建供应商定金这些请求包含定金所需的全部信息这些请求中也包含一个到期口,在这个日期之前必须付出定金.定金请求作为一个凭证存储起来这个凭证并不更新科目余额,用户可以在任何时候显示单个请求、时指定供应商的所彳I■请求、或者全部己输入的请求
15.
2.
3.1定金定金本身是自动生成的在输入发票的时候,系统指出已支付的所有定金在收到的发票已被记张之后.已交的任何定金都按发票全部或部分冲俏支付程序最后管理的是发票金裁减去任何贷项定金定金无论是以总值交付(包括销售税)或是以净值交付(不包括销售税)都反映在供应商帐户或总分类怅科目中、在这两种情况下,资产负债表正确地反映了净值R/3功能详的财务会il
16.
2.
3.2支付自动支付业务管理显示了SAP的应付帐款会计核算系统的最大优点,系统也支持人I的支付结兑,如供应商的借项凭证程序这个过程在应收怅款会计核算的一章中说明自动支付过程分三步进行・创建支付建议・编辑支付建议・支付凭证记帐、生成支付表格和数据媒体
10.
2.
3.3支付程序流程支付程序最初是生成一个支付建议清单这个清单是基于凭证中的数据、供应商主记录、特殊表格、以及用户的选择条件支付建议可以编辑支付也可以被直接引发对于大宗支付业务,若干个会计人员可为支付建议同时工作.他们可以作下列更改・珞建议的支付程序或者银行换成另一个・为需付款的项目更改现金折扣期限・冻结某些支付项H或者将其它项目并入支付中支付程序利用基于修改过的建议的相应记帐来生成支付.应付款被结清并连接到该项支付匕打印出表格并H可以生成数据媒体系统记业下支付的过程,使用户在任何时候都可以检查并监控交易
10.
2.
3.4支付程序的控制策略已到支付期限的项目由支付条款和现金折扣的施础金额决定,它们是当发票输入系统时存储的SAPR/3系统册别多层次的支付条款包括多达两种的现金折扣和一个挣值支付被止口用户可以将支付条款作为一个组截止期输入(如14天内3%折扣),也可将它作为一个组日期输入,如下月15日以前在不损失任何适用的现金折扣的条件除系统般总是尽可能迟地支付.它计算项目的到期H,保证得到最高的现金折扣系统也允许利用系统设置来将控制策略灵活地客户化,以支持用户的公司在支付业务方面的特殊需要在某些国家(如法国)支付般是在收到发票后立即以汇票进行.这就是说汇票的到期日和净发票金额的到期U是相同的在这种情况下,支付程序用汇票支付所有在特定时间范附内(如30—40天)到期的发票
10.
2.
3.5支付方式系统支持所有常用支付办法,包括支票、电汇、汇票、邮政支票、以及多种各国特有的方法•支票/汇票程序(德国)•POR程序(端上)•LCA和LCC(法国)•RicevufaBancarja(意大利)对每一个国家可以选择多种不同方法用户可以为每个供应商输入多达I种的不同支付方法.到期项目可以大量一并处理,也可以个别处理,每个项目按其支付凭证来处理.
10.
2.
3.6银行选择在选择了支付方法之后,支付程序就决定支付应送达的银行旬个供应商的各种怨行详情和公司代码的开尸银行在这个选择过程中都起作用支付程序决定・适于支付的开户银行・最理想的供应商银行(在电汇的情况下)系统基卜种优先权捽制决定开户银行.这种捽制会考虑到每次向银行存入的金额开户银行的选择是基于受款人的业务地点(按邮政编码),或者与供应商的银行详情无关这个功能允许用户从利息的观点来优化支付过程此外,用户也可以指定将在供应商主记录中或任凭证中使用的银行
10.
2.
3.7支付格式与数据媒介作为支付过程的最后一步,系统打印出相应的表格或者生成一个数据媒体交换用的支付表格此外,SAPscript(SAP文字处理)功能允许用户根据需要生成新的及格或者修改已为的去格.系统为数据媒体交换生成,个包含所彳支付信息的文件,这些信息符合所涉及国家的银行规则,数据可以转移到微机中,并保存在盘上
10.
2.
3.8数据媒体管理数据媒体管理功能支持对支付业务中产生的那些数据媒体的管理用户可以对每一个数据媒体制作一个最重要数据的概况,它包括・支付过程标识符・开户银行・结算中心・计算的金额用户也可以显示包含在数据媒体中的凭证,并将它的内容输出到屏幕上或打印机中R/3功能详的财务会il
10.
2.
3.9支票管理当不用支付凭证编号而开出支票时,支票管理功能提供有效的支持这发生于以卜的情况中・管理预先编号的支票在美国、英国、法国、加拿大、澳大利亚,银行提供已编号的支票・管理必须按银行编号或者•必须按公司的要求编号的支票如果支付凭证的编号太长就会发生这种情况为了避免在若卜尔后发生支票编号的重复.管理支票编号也是必须的由银行或由打印机发出的支票被分成组,每组被给予•个编号范国打印程序决定下•个可用的支票编号.并将支票编号与支付凭证编号的分配与存储起来这个程序H动更新支票编号的状态如果银行用电子方法(利用磁盘或文件》提供了作废支票的信息,信息就门动转入SAP系统如果银行提供了已作废支票的发制件,用户就能利用“已人工兑现的支票”这一功能输入系统中.从发出支票科目记帐到银行科目是白动发生的支票兑现的H期存储在支票登记文件中已被兑现的或无效的支票可以档用户仍然能够随示已回档的支票用户可使用支付凭证或支票的编号在任何时候调用支票以及有关的支付凭证信息,用户也可用箕它条件如受款人、开票II期、等来寻杳支票为亍生禧一个*京清单来检算收到的支票,用户可创建一个文件,将每一个开户银行的所有支票列成清单类似地,用户也可以创建一个包含存储干系统中的全部支票信息的支票总登记表支付程序的其它功能包括・给代理受款人的支付・包含一个以上公司代码的支付・与客户销帐
10.
2.
3.10代理受款人系统也允许用户向代理受款人支付.用户可以如下建立代理受款人・为所有支付建立在这种情况下,用户应将代理受款人的帐号输入供应商主记录的一般数据中・为指定公司代码的所有支付建立将适当的说明输入该公司代码专有的主记录数据中.・为特殊发票的支付建立输入凭证的用户必须输入必要的信息,用户也可对已记帐的凭证作后续的更改系统必须明确地允许将一个代理受款人输入到供应商主记录中
10.
2.
3.11牵涉多个公司代码的支付业务SAP系统也支持牵涉多个公司代码的支付业务用户可将公司合并成组,并为传组指定•个控制公司代码所涉及的公司代码的所有到期项目一道处理,完成单次支付对每一次支付,系统产生几项凭证•在控制公司代码中产生个支付・为每一个完成支句的公司代码产生一个清帐凭证系统自动为代码之间的应付付款和应收款产生记帐.
10.
2.
3.12同客户销帐如果供应商也是一个客户,则系统允许人工地或自动地冲销其借项和贷项,这样做时用户必须在两个主记录中输入相应的科H编号,用户也必须明码授权在公司代码的主记录数据中冲销这就允许用户决定,是合要为公司代码单独地冲俏
11.
2.
3.13支付接收用户也可以H动地处理支付接收系统支持各种借项凭证程序,也支持某些国家中常用的汇票程序,如汇票请求、银行本票等虽然这些程序上要是用于R/3的应收帐款会计核算中,它们也能用于R/3的应付帐款会计核算中在要求仃托收授权的地方,主记呆指出托收授权可适用的钺行.
12.
2.
3.14货币未消顼的支付总是使用凭证用的货币来进行有专门的支付程序用「支付外币凭证选作支付用的银行帐户与货币无关因此,用户可用适当的外币帐户来完成外币支付从接收发票到付款的期间产生的汇率差值可以自动记帐
13.
2.
3.15财务日历财务日历允许用户在财务会计系统中安排周期性乘复的工作,如支付业务用户也可以把它们交给负贡的员工便于及时处理.该员工就将在规定的时间接到通知这个功能给被授权的G工个仃关支付过程现状的概况该功能也允许这些G工追随并检杳过去完成的支付过程自动化的支付业务在最佳时刻支付未结的和到期的应付款,并将各个公司定义的支付条件考虑进去系统利用一般的支付程序将支付条件考虑进去.系统利用一般的支付程序,如支票、电汇、汇票等,支持有现金折扣的和没有现金折扣的支付它也支持特定国家特有的支付方法,如表格、数据媒体交换R/3功能详的财务会il
14.
2.4特殊交易对于应付帐款业务,会计业务如发票、贷项凭证和向供应商科目的支付的记帐,也导致相与之联系的总分类帐科H同时发生变化.这个总分类帐科H被称为统取科FI并被输入到供应商的主记录中对于许多特殊的会计业务,系统更新一个林代的总分类帐科口,以下情况就是如此・己交的定金・应付票据的责任这些特殊业务在R/3系统中用个特殊的总分类帐标记指出若干特殊的总分类帐业务可输入系统中,些例子包括・定金请求・冲销定金・应付票据用户可以用供应商的剩余项目一起处理特殊的总分类帐业务,也可以单独处理它们.每个用户都能够容易地将特殊业务加进系统中系统有合适的功能以处理R/3财务会计应付帐款会计核算中的特殊会计业务(定金、汇票、担保)这些功能保证了资产负债表的准确性在R/3财务会计改付帐款会计核兑中公计业务是如何体现的?系统为价入非自动处理的会计业务提供了最佳支持,这使用厂能够既快速乂没有差错地管理每天的业务
10.3凭证和帐户的处理
10.
3.1凭证和帐户的显示系统的功能允许用户显示・凭证・牵涉多重公司代码的交易・科目余额・指定供应商的个别行项目用户可以用凭证号码和公司代码显示个别凭证R/3系统也有容易使用的式功能,使用户能够快速地得到所诉的凭证用户也可以通过处理代码显示牵涉多公司代码的交易,对于该交易中所涉及的所有凭证,这个号码都是相同的.有一个概况能显示相关的凭证和行项目.在这个阶段用户也可以使用显示全部凭证的功能
10.
3.
1.1科目余额科目余欲表示出每一指定期间交易数字的概况,它分成借项和贷项.用户可以容易地看到各期间的营业额.也可以看到整个会计年度的特殊营业额(定金、汇票等)用户可以立即进入屏幕上所显示的项目
11.
3.
1.2行项目用户可以按用户喜欢或要求的方式设置行项目的显示这使用户可以按照定的标准将项目范围阳制到•个更易管理的数量用户可以整示个别项目或者显示总计.例如,用户可以对每一个业务范闱总计所有项目进而将它们按期间和凭证类型分解.用户可以定义任何总计变式这些变式也结合进显示之中用户也可以按用户的需要格式化项目清单如果用户定义了不同的显示变式显示项目时用户就可以在它们之间交替选择用户也可以按用户选择的条件(金额、货币、记帐日期)来分类项H清单此外,系统还备有对杳功能.它使用户能钞显示清单的某些部分.利用这些功能,用户可以显示・一个记帐期间的所有项目・指定货币的所钉项目・某金额以上的所有项目用户也可以显示一个以上公司代码的行项目当支付涉及多个公司代码时这个选项就特别看用,如果几个供应商属于•个合并的集团公诃,用户可以显示所仃相关供应的未清项目的个概况如果供应商也是一个客户,则合并显示使用户能将借项项目和贷项项目都表现出来以下功能保证用户能够对特定的供应商科目跟踪全部的会计业务・行项口显示・显示牵涉多重公司代码的交易・包括了用户控制的先择、合计和分类的行项目也示・对合并的集团公司显示所彳项目・科目余额显示,其中仃余额、供项及贷项合计、以及营业额合计
10.
3.2凭证的更改系统仃若「•支持更改已输入凭证的功能,用户可以按下列方式更改・通过调出个别凭证・通过编辑多业务的凭证・通过请求指定供应商全部项目的清单,从该清总中更改选中的凭证・通过请求指定供应商全部项目的清中.,成批更改特定字段R/3功能详的财务会il这此功能同显示功能•样易于使用已经更新过科H余额的某歧数据以后不能更改,这包括帐号、金欲、和控制记录对于财务会计模块与其它部件集成的系统,则还有不能更改的其它字段例如,如果系统使用这个成本中心会计模块,用户不能对凭证的成本中心作后续更改用户可以决定大多数字段在什么条件下,可以被更改例如用户可以指定只要不曾支付则支付期限就可以更改用户也可以指定只有当凭证记帐期间仍未被止时,某些特定的科目指定才能被更改所有凭证更改都列成清雎并且徒统以法即■的形式批示用户可以更改个别凭证或者更改若干凭证,作为用户可以指定可更改的条件,系统将记录所有的更改.R/3财务会计提供何种凭证及科目编辑功能R/3财务会计模块灵活的显示及更改功能允许用户在任何时候杳看指定供应商的帐户余额从而能长期注意其发展
10.4信函系统提供多种方式来分析供应商张户例如,用户可以产生下列类型的信函・信件形式的对帐单和未清项清单・一般信件・帐户确认书・凭证摘要・利息结算单系统允许用户在特定时段,或对于特定情况,自动产生信函所有信函都是以用户的业务伙伴的出言生成的
10.
4.
1.1对帐单和未清项目清单供应商对帐单用于对帐,或者用来获得业务伙伴的信息对帐单指出起始余额、选定时段内的所仃项H、以及最终余额.未清项目清单是对怅单的特殊形式它也可以为对帐或信息的目的送交业务伙伴仃些时快未清项目清单也用作催款*这个消总指出指定结帐日期之前的所有未消项目这两种清单都包含・凭证号码或参考号码・凭证的H期和类型・每个项目的货币和金额・到结算日每个项目的余数如果适用.科目余额也包括清怅凭证号码致总部的信件将其分支机构的地址列在信的末尾R/3系统使用衣格作为信件的模板因此,用户的信件可以包含附加的信息,如每个项目延迟的天数和结算日期等
10.
4.
1.2一般信件个别信件允许用户在产生信函时输入个别的文本这个文本将分开保存系统自动决定供应商的资料,如地址用户输入信件就如同输入文本一样.
10.
4.
1.3标准信件功能标准信件功能使用孩先定义的文本用户只需要对其正在处理供应商提出标准信件请求系统自动决定供应商资料,如地址当会计人员变动时就可以发送•的标准信件给供应商
10.
4.
1.4凭证摘要凭证摘要功能允许用户就某一特定行项F1(如贷项凭证)通知供应商用户可以设定哪些行项目可以在系统中选损
10.
4.
1.5帐户确认书帐户确认书要求多种选择作为第一步,用户总是决定哪些供应商有必高的余额,并为这些供应商户产生帐户确认1九然后用户可以用各种选择条件从剩余的帐户中选出数嫉仃代表性的帐户用户也可以随机选择生成替代的帐户确认书.
10.
4.
1.6内部凭证内部凭证使用户将己输入系统的凭证完整地输出当用户没有原始凭证时,或者需要内部流通的凭证时,都可以使用内部凭证R/3财务会计模块提供何种用户专用的信函功能?对记帐业务之外发生的所有筮要事实用户都可以产生书面记录,并把它们包括在用户寄出的信函中.
10.
4.2报表虽然用户可以进行多种在线评估,但即使在R/3财务会计系统中用户也会需要制作某些报表史制件也许由于待分析的数据数依巨大有时用户也会需要将豆制件打卬出来或占将某些报表制成缩微胶片制作报表的能力般是这样来设定使用户可以在线运行所仃报表用户将输出送入屏懵或者打印机如果用户将输出送入打印机,用户可将清单保存在■-个留存文件中,并商定以后是否要输出,和向哪里输出R/3功能详的财务会il
10.
4.3主记录清单系统提供若「工记录信息评估和选样条件,这包括按邮政编码和按统驭科目评估用户可以指定该清单中打印的字段数目例如,用户可以生成一个仅包含供应商地址信息的清单,第二个清单可能有很行信息,第三个清单可包含供应商主记录中的所有『段,在调出报表时,用户也可以在一定程度上影响将清单分类的方式.
10.
4.4供应商分析系统备有一些为供应商项目提供的报衣例如,用户可以选定的一个结怅日期写出一份未清项目的清单,当然这些项目在系统中可以杳到还有包括了未清项清单的分析,它们允许用户定义制作报衣的范用
10.
4.5科目由于内存紧张,用户不能将所仃项目在结清之后在系统中无限期地保留为了提供所仃项目的情况,而乂不必将档案数据也包括进去,系统将这些项H从凭证中分开存储,这些记录只包含那些在供应商行中的信息,此外,这些记录经过分类,将已清项H放在每个科H的起始结帐业务按结帐日期和结帐凭证号码分类,所以用户总是能追随结帐业务,在结帐11期仍保持未清的那些项目列「•每个科目的最后这些记求为每个帐户和统取科目产生对帐总额这使用户能与会计系统的其它部分对帐R/3财务会计的报表编制功能是如何构建的?系统为用户提供多种方式分析供应商数据这些分析对管理供应商信息很有助益用户也可以将这些分析打印出来R/3功能详的财务会il1SAPR/3系统中的财会子系统
1.1企业结构的变化企业经营管理的全球化和多元化推动了世界范围内企业结构的变化,井且使业务流程「I益复杂.这种趋势推动/产品和业务流程的革新和对信息高速公路的应用所有这眼都要求以更短的反应时间来进行更多的协调与控制工作有时效性的决策必须拓于不断地提供的实时的信息SAPR/3系统提供包括所有业务领域的业务处理流程的集成的解决方案.
1.2管理手段由财务会计、管理会计和金库三个模块组成的财会子系统是整个解决方案中重要的部分通过财会子系统内不同的检块之间的联系和与其他应用模块如后勤和人力资源模块的集成,SRPR/3的财会子系统就成为公司所有部门的管理「具与后勒供应桂中从采购到销售的数据接口能够优化经营管理业务流程.而包括与客户、供应商以及金融机构的策略性业务伙伴在内的功能则更进•步强化了SAP的解决方案的有效性
1.3决策的基础除了提供财会数据,财会「系统必须首先为公司的战略决策处理经营数据,对经营状况的计划、控制和监测功能都J经加入到文档和管理功能中SAPR/3系统的财会了系不受公司规模的局限小到一个销伐代理办事处,大到一个跨国集团公司均可以应用其功能,该系统同时也能适应不同行业和国家的需要预先设定的系统可以直接用于不同的行业,例如特别设置的会计科目农等
1.4国际性的应用系统对于跨国公司,R/3系统提供了可塑性很强的可应用于不同国家的功能R/3系统能蚣满足•些主要的工业化国家在多语种、多币种以及那些在税收政策、报表和支付方式方面的特殊需求运用SAPR/3系统可以构筑•个能撼对不同国家和地区的子公司进行法定会计合并的会计系统“
2.5主要功能模块SAPR/3财会子系统向您提供一整套强有力的应用模块财务会计FI山总分类帐、应收帐歆和应付帐款、固定资产、法定合并以及特殊统计会计功能组成金库模块TR由现金管理、金库管理和基金管理组成管理会计CO由一般究用成木核算、生产成本核卬和获利能力分析组成以上模块提供了处理经营管理业务的基本功能,并且满足了基于决策需求的报表功徙SAPR/3系统还针对您的业务提供了•些集成的、强有力的附加功能.投资管理IM该模块允许用户在整个公司范国内对资产投资项目作计划,并.11对每•项具体的投资进行控制业务计划与控制EC包括管理合并和利洞中心会计核算执行信息系统EIS提供更广泛的业务数据L6财务会计•个有效的、现代的财务会计系统必须满足内部的和法定的会计核算方.血的要求法定会计必须能够按有关规定向股东、债权人、劳I.组织以及社会公众披渤井提供所需的信息,而由.效的公司管理会计必须包括控制和转移的功能
1.
6.1适用性SAPR/3系统对会计信息的公开性依据仃关各国会计法规进行了相应的定义,同时也适用于国际性的企业,R/3的财公子系统符合40多个主要I业国其中包括中华人民共和国的会计法规的有关规定,在此,SAP公司保证其软件系统符合国际性应用的要求
1.
7.2集成性SAPR/3系统的集成性确保了会计信息能筋满足自动更新的要求.当用户在后勤模块处理业务时,例如物料的收到和发运.这些业务所引起的财务上的变动将立即自动地记入会计系统SAPR/3系统充分考虑了关于公司和财税方面的法规此外,SAPR/3系统为其用户提供了电子化处理同业务伙伴之间的数据交换的功能,例如勺客户、供应商、银行、保险公司以及其他信贷机构的业务往来.获取信息是任何业务往来的重要组成部分.明晰的参考数据和各种协议保证r白动处理功能,即使用户没有完整的信息也不妨碍业务,比如处理付款-般讲,只有些例外情况才需要手工处理SAPR/3的工作潦功能包括定义周期性业务处理任务・将这些周期性业务指定到相应的业务部门・保证用户要求的期限R/3功能详的财务会il
1.
6.3关于各类凭证的原则在SAPR/3系统中发牛•的所行业务都将依据凭证的有关规定记帐这种规定将保证从资产负债表到每一张凭证的审计线索在用户完成记帐之后,可以立即看到凭证本身,科目的余额以及相关科目的消单.用户也可以立即对资产负债表和损益表进行分析,当然,这一切都是清晰准确地整示在您的计算机屏幕上.
1.
7.4文档系统完整的文档系统也是保合的与集成的控制系统的基本要素只有对所有的业务进行全面的确认才能保证对企业的决策层和经营层的监测财会子系统确保用户的控制部门能实时地提供相关信息财会子系统由以下模块组成・总分类帐・法定合并・应付帐款・应收帐款・固定资产・特殊分类帐
1.
6.5会计科目表总分类帐会计核算所使用的会计科口表既可以用于单个的公司,也可以运用于整个集团公nJ如果SAP的系统必须同时满足跨国公司和特定国家的法规的要求,用户可以分别定义会计科目表,保证财会方面的功能SAP提供的样板会计科目表可以使用户方便地实现这方面的功能当然,用户也可以重新创建•个(或多个)会计科目表.
1.
6.6货币为了满足许多国家对货币的法规的要求,SAP系统允许用户同时使用多达三种货币作为记帐和结算的本位币所有的业务处理均施以记帐本位币、集团公司货币以及客户自定义的硬通货记入帐本R/3系统提供了自动处理有关外币评估、信息分类以及应收帐款到期处理的功能.这些将对用户的月末和年终结算有很大帮助
1.
6.7资产负债表SAPR/3财会子系统可.以根据不同的类型,维护不同的资产倒使表・科目余欷湎单・资金流的分析表・结算H期的资产负债表・年度财务报表系统甚至允许客户向外界如银行和新闻界提供适巧的关于企业运作状况的信息在后勤和人力资源管理;系统发生的与财务相关的业务也会实时地更新有关记录在后勤子系统记录的业务处理会自动地记入财会系统,如果有必要,也能记入管理会计系统,这就保证了在后勤f系统发生的诸如收到货物和销售产品这样一些业务,能够同时反映到财会系统中,有效地保证了数据的一致性同样地,诸如I资、奖金等业务也会得到同样的处理
1.
6.8明细分类帐除了能防籽后勤:系统与财会子系统集成之外,在财会r系统内,总分类帐同样能够明细分类帐案密连接所有与明细分类帐中借方和贷方科目(包括固定资产模块)有关的业务,均会同时反映到总分类帐和资产负债表上因此,明细分类帐与总分类帐之间总是一致的
1.
6.9合并财务报表与单独的企业财务报农机比,合并财务报表已经址得日益卡耍SAP系统允许客户能够选择多种方式来对集团公司下属的各个子公司的业绩进行评估集团公司的合并资产负债表不是简单地将子公司的资产负债表进行简单地相加而得合并资产负债表应当反映对资产、应收帐款、债务、利润和销伟收入进行歪新分类、评估和合并.
1.
6.10法定合并在SAPR/3财会/系统的法定合并模块中,对这•功能仃北常形象的描述通过与财务会计和固定资产系统的集成,数据可以更接从各个财务报表中汇总过来,这就使法定合并的业务处理大为筒化,此外,还可以减少因为不同的软件的使用而造成的数据转移中带来的错误除了法定合并以外,SAP系统允许用户在计划值的基础上经常地结算和作合并会计报表,另外,用户还可以对不同的业务领域白行定义报表
1.
6.11应收帐款应收帐款模块是在SAPR/3财会子系统中对客户帐户进行监测与控制的模块.在此模块中.帐户分析、示警报告、逾期清单以及灵活的催款功能,都使用户可以方便地处理客户未清项而信函功能能适合任何企业的要求,可以用于付款通知书、对帐雎和帐户清球R/3功能详的财务会il在收款时,用户既可以用简便的直接辘入方式,也可以使用自动数据传输方式同销皆与分销模块、现金管理模块以及在损益式中的客户特定的功能之间的接口,为所有业务处理提供更多的信息此外,SAP的信贷管理、流动资金计划以及利润核算功能也能提供实时的和一致化的数据.
1.
6.12应付帐款SAPR/3财会「系统的应付帐款模块对所有供应商的财会数据进行管理它是与采购模块集成的个部分.也是俏售与分销模块中关于发货、发票和付款数据的来源包括折扣在内的付款功能可以用正规的节面形式和电子数据交换媒介如EDIFACT,EDI来处理,系统支持所方国际支付方式为检索未清项.系统提供帐户分析、逾期分析、以及风险分摊的功能在应收帐款模块中,余额审计线索、怅户清单和凭证日记帐记录下所行的业务处理
1.
6.13固定资产会计核算在SAPR/3财会子系统中的固定资产模块中,加入了许多新功能它们反映了在固定资产管理领域中的新需求,如・在生产自动化方面H益增长的需求・质疑要求不断提高‘・越来越复杂的设备和更多的法规方面的要求SAPR/3财会/系统的固定资产管理模块能涵盖所自主要工业国家在法定报衣和对资产价值的评估方面的要求能处理资产的购置、废弃、转移和折旧等业务的输入、计并和处和除了法定的对资产价值的评估,用户可以自定义许多折旧和评估的方法系统提供了试活的功能使用户可以对资产进行不同方式的折旧、估算利息以及保险金方面的处理同样,用户也可以在内部分析时选择不同的指标和顺序来处理报表功能用户白定义的对资产价值的评估模拟优化了用户的计划处理这种模拟的功能为用户提供了对资产价值的不同视角,并且能处理计划信和实际的投资,
1.
6.14特殊分类帐SAPR/3财公子系统的特殊分类帐模块为特定的客户提供了特殊的计算功能“在此模块中,一个分类帐可以通过对科目的特殊设置如成本中心、产M等,获得不同的视用来反映科目的余额它能满足不同的厂商对报表的要求用户可以对每••个分类帐进行计划、分配利货币转换处理当实际业务发生时,这些特殊分类帐也能自动地更新R/3功能详的财务会il2财会子系统的组织结构•个仃效的会计系统不仅仅包拈帐本、科目和凭证,组织结构也是其基本组成部分组织结构针对公司制度、税收制度和管理上的要求来设置参数
2.1财务会计和管理会计的集成SAPR/3系统运用明确的或隐含的科目分配原则,将相应的组织结构单元来更新分类帐系统还允许用户在那些属于SAPR/3管理会计模块中的管理会计项FI,如成本中心、订单、成木对象和利润中心等之间轿移实际价值.对节前公司结构和未来策略的描述取决卜用户在SAPR/3财会子系统中如何使用这些组织结构的术语・集团公司・公司・公司代码・业务部门・利润中心
2.2公司代码在最简化的情况F.公司代码就是•个会计实体,在其内部没有任何法定报表的要求”在比较我杂的公司结构中,R/3系统的分级功能往往用「划分或集成公司的组成郃分,这就引出了两个通常的公司概念一一集中式模式和分布式模式
2.3集中式公司的管理模式公司代表了一个独立法人实体,由一个或多个公司代码组成公司代码是一个法定的会计主体.在公司代码中确定会计年度、币种以及税务报发.业务部门能帮助描述出企业内部的结构,用户可以用业务部门来对产品组或地区性结构的资产和也“状况进行分析利润中心是一个富有灵活性的管理会计概念,用于对企业内部的业务领域的职责进行分析一个公司内部的一些项目如成本中心、资产、物料以及型生产和客户订单.等衡量企业经营状况的项目都被归结于利润中心”此外,利涧中心中的内容嬖比业务部门更为详尽.
2.4分布式公司的管理模式公司是个独立法人实体.在此同集中式相同公司代码在:这种模式下衣示•再高度独并且分布式的业务单位,这些部门可以汇集到会计单元中,SRPR/3的财会r•系统能够自动处理跨公司代码的业务,系统对年个涉及这类业务的公司代码产生凭证业务部门和利润中心的概念在此与集中式模A中相同
2.
5.1分布式系统ALE这里对公司业务结构的考虑超出「计算机系统在描述•个公司的业务流程方面的精限公司业务是可以分离的例如,分布式的后勤系统与一个集中式的财会子系统的组合,或占一个分布式的客户和供应商管理系统与一个集中式的金库广系统的组合用户可以使用应用连接系统AI.E在几个/系统之间完成这种组合,它允许财会子系统保持集中式的功能.系统能以高度的协调和业务的汇总来避免数据的冗余此外,现代的财会系统己经不仅仅是一个确保会计数据的适用性和完整性的工具,它们已经成为适应变化中的业务环境的灭活的电算化系统了
2.5集团公司报表
2.
5.1集团公司目杂的组织U益需要一个全景式的会计报表.与单独的会计报表相比,集团公司会计报表显得越来越®:要“另一个趋势是,用在特定的方针下作出的资产负债表来描述一个集团公这同单独的会计报表是不同的集团公司可以细分为一些介并的单元它们可以是致业务部门那样基于法规要求的独立的公司在集中化的公司里,经营性的公司代码中的数据都百接集中到集团公司总分类帐中.否则,这些数据就周期性地使用ALE协议记录到集团公司总分类帐中.用户可以从非SAP的系统中获得数据,SAP为此提供特殊的I.具.对法定合并单位和集团公司进行重组的能力是国际性会计系统的基本要求SAP的系统满足用户对数据在法规方面的要求,这也包括满足全国性的和地区性的分布式公司的要求3作为系统集成的中心--总分类帐作为R/3财会子系统的集成的中心,总分类帐为对外会计的要求提供广泛的功能其公开性、集成的数据流和对用户友好的界面,满足了作为现代的,国际化使用的财会系统的要求,箭化了财务决策的业务处理流程集成的总分类帐使用户可以得到公司的所仃重要的业务流程的数据R/3功能详的财务会il在满足国际会计惯例的前提下,用户可以用不同的会计科目表和货币将有关项目记怅到总分类帐中使用多种资产负债表结构的灵活的报衣功能可以从不同的汇总层次上向用户提供明晰的相关数据此外,系统可以让用户方便地查寻科目的余额和行项目特殊用途的分类帐可以作为总分类帐模块报表系统的补充.完成其无法达到的功能会计年历可以用于控制周期性的工作如期末结和等,它可以帮助用户建立工作计划,并将不同的工作分配给特定的人4总分类帐基本术语
4.1公司代码根据国际会计标准(IAS),法定的或独立的会计实体是财务会计的核心概念对独立会计实体的一个基本要求是披露资产负债表和损益及在SAP系统中,公司代码就代表了独立的会计实体它是从许多不同的业务部门中汇总会计数据的中心组织结构单元公司代码也是对外会计系统的城小组织结构单位,它代去了个完整独立的会计系统一个公司代码将综合考虑税务、商务和其他方面的因素,与•个独立的法人公司非常相似公司代码在财会子系统中的功能是什么?公司代码是财会子系统的中心组织结构单元,它控制了资产负债表和损益表数据的披露.
4.2业务部门公司代码定一个法定实体,代表个独立的会计单位,除此之外,用户还可以在公司代码之外建立代表特定的业务领域或责任中心的组织结构,可以将输入到财务公计中的数据分配到指定的单元中,业务部门中可以包括各种单位,如产品组、利材中心、工厂、办公室等在一张凭证上,每一个记帐到总分类帐中的行项H均可以指定到某个业务部门在此,系统还允许用户对记帐到不同的公司代码中的数据组合成新的数据汇总.所有主要的会计项目,如完集的损益表、固定资产、鹿收帐款和应付帐款、库存焚物等,均可以在业务部门中得到评估业务部门在财会子系统中的功能是什么?业务部门是在公司代码之外的个组织结构,它为企业内部的业绩评估提供了不同的U次和视角.
4.3凭证
4.
3.1凭证原则SAPR/3的财会广系统遵循严格的财务会计凭证原则所有的会计业务都以会计凭证方式记帐到会计系统中凭证是一个数据载体,它包含了能影响科H余额的数据,即行项目凭证具有以F功能・准备创建资产负债表的内接数据来源・通过凭证,用户可以将有关数据分配到成本中心、订单和项目中・它为许多明细分类帐的业务处理如付款和催款等提供数据・个独特的凭证创建系统、结算记帐规则和严格地审核凭证的格式与内容的体系,确保了只有完整工确的比证才能记帐到财会子系统中.在财务会计模块中,所仃的科目余额和汇总数据都能正确地网测到每一个正确记帐的凭证中为了能用唯一的标准来处理大量的业务,财务会计模块提供以卜功能・用独特的记帐和输入规则来创转凭证・由大量的参数来控制凭证输入凭证抬头是凭证的重要组成部分凭证抬头包括凭证号码和凭证H期等数据,凭证的1体是若干个行项U,它们都代表了特定的业务行项目中记录了业务金额、科口和附加的科目分配
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3.2基本凭证参数以下基本凭证参数是用于•标识每一个业务处理的・凭证类型凭证类型包含用于管理不同的凭证的控制数据・记帐码(输入类型)记帐码用于确定行项目记帐的方向,借记或贷记它还确定了记帐科目的类型(总帐科目或明细分类帐帐户)和记帐数据输入的屏静格式.・凭证号码:每•张凭证都仃唯•的号码,有的是系统自动分配,有的是用户自定义在任何情况下,SAP系统确保凭证号码的唯一性系统允许用户按业务类型(发票、懂付定金等)定义凭证号码位的范围,这就意味若不同的凭证能被正确地分类和存储・科口内容和类型包括付款条件和其他科目的指定SAP的财务会计模块提供所行关于凭证管理方面的功能,包括在以前的会计期间记怅等花凭证记帐后,其数据可以显示、更改、冲侑和归档整个凭证始终是一个单元,而凭证之间的联系也始终存在.独特的凭证原则确保了所有桀成的系统和其业务或行项目在业务上的连接.
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3.3更改凭证凭证在被记帐后也可以更改,当然,所有影响科目余领的字段是不可更改的,这些字段包括・记帐金额・科日号码R/3功能详的财务会il・记帐码・会计年度・税额有些可以更改的字段取决于•同财会子系统一起安装的模块,用户可以对其他字段定义相应的规则.确定在什么情况下,什么时候和如何进行更改用户可以指定某些科目分配可以在记帐期间未关闭时更改,还可以设置系统参数,确保数据不被更改在会计部门结算后,把数据传送到其他系统中更改凭证可以做显示科目和凭证那样使用排序和查?功能.只要有适当的授权,用户可以方使地切换显示与修改而不会丢失当前显示的视图在SAP财务会计模块中,凭证有什么功能?SAP的综合凭证管理体系符合凭证的林本原则,凭证可以快捷方便地按用户的需要进行调整,并且正确地记帐.
4.4会计科目表SAPR/3的财务会计模块能满足在法规、资金流和记帐分类方面的要求,提供灵活可变的方式来建立总分类帐.会计科目表是会计系统用来记业资产价值和价值流的分类系统.此外,它还确保了科口文本的正确翻译在SAP系统中,会计科目表有以下形式・作为经营需要的会计科目表经营用的会计科目表包含了H常经营管理所需要的科目,也允许进行特殊的,在公司范围内的业务处理财务会计和成本核兑都使用同一个会计科目表・作为地区性的会计科目表地区性的会计科目表包含r为满足当地仃关法规而电的科目,记怅的数据是基于政府的规定和预先定义的一些规则而处理的,其项目和经营用的会计科目表有所区别・作为集团公司的会计科目表集团公司会计科目表包含了在集团公司内使用的所有科II,其记帐数据是基于外部集团公司会计的要求,集团公司会计科目表的项目与经营用会计科目表不同.SAP系统提供定义不同的会计科目表的功能,使灵活多变的评估成为可能记帐数据叮以在公司的层次结构的不同层面上处理H常的凭证是记帐到经营性会计科目表中的,同样,用户也能按某个国家的特定要求进行会计评估,也可以将经营用会计科目表集团公司的需要相结合
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4.1会计科目表的组织结构为了满足不同的要求来建立会计科目表,SAP的财务会计模块提供网种不同的方式来建立一个或多个会计科目表・使用集中式的组织结构,用户指定一个特定的,通常是在能团公司层面上包括所有科日的会计科目表,供在集团公司内的所有公司代码使用.・使用分布式的组织结构,在公司代码层面建立会计科LI表,对每•个公司代码定义一个会计科目表它们可以是跨国公司,有许多分部和利河中心,以及跨几个行业的集团公司
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4.2在多种语言方面的灵活性只要指定所需要的语言代码,每个会计科目我就可以被翻译成多种语言SAPR/3的国际性设置使用户在同・会计科目表中使用多种语言其科目名称在用多种语言输入后,可以为用户显示其所箫的语言的内容在财务会计模块中的会计科H表有什么功能?会计科目表在不同层次上的使用,使用户可以在公司结构的不同层次上处理会计数据
4.5总分类帐科目每一个用r记帐的科目都在总分类帐中定义,它们包含了描述其功能的信息,这些信息是保存在每个科口的主记录中的,它们控制着对该科目的记帐和对记帐数据的处理
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5.1总帐科目主记录的结构总帐科目主记录分为两部分・关r会计科H表的数据,这部分数据用r整个主记录,如总帐科H号码,科目名称.确定科目是资产负债表科目还是损益表科目此外,用户还可以用它来规定由记录中用于公司代码部分的数据的有关控制信息,如科目组和屏幕格式・关于公司代码的数据.这部分数据包含了如何控制业务数据的输入与记帐的参数,如何管理科目的数据.以及其他与公司代码相关的数据,如货币、税码、统驭科口、行项目的显示和未清项的管理等基于公司的组织结构,两部分数据既可以分开处理,也可以同时处理这就允许用户按门己公司的惯例来控制对主记录的责任比如,用户可以在整个集团公司内预先定义好所有科目中关于会计科目表部分的数据,而属于各子公司的雇员则只1权力来处理关广公司代码的数据.当然,用户也可以给其雇员处理两部分数据的权限.
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5.2对主记录的处理SAP系统可以将创建、修改和品示总帐科目上记录的功能分开.用户可以对其雇员按照职贲要求给予不同的权限,每个新的主记录都被分配到一个科目组中,科目组是以下列指标来对总帐科目进行分类的・科目号码的分配对于有相同或相似用途的科目,如银行存款科目等,用户可以为之预定义总帐科目号码的数字范围.・用户界面的屏幕格式.用户可以对总帐科目组指定一些强制性的或选择性的字段,不需要的字段可以去掉。